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7 / 5.3 Le contrôle des comptes de l’exercice clos I. contrôle par le conseil
syndical II. contrôles individuels par les
copropriétaires A. modalités du contrôle individuel des
comptes B. etendue du contrôle individuel des comptes III. les
particularités du régime coopératif V. contrôle de la balance générale VI. documents de synthèse : les
annexes L’article L 21 énonce comme suit les missions confiées au conseil syndical et les prérogatives dont il dispose pour leur exécution : « Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. « En outre, il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L’assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l’article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. À la même majorité, elle arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire; « Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné son avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. « Il reçoit, en outre, sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. » L’article D 26 précise en outre « Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution. « Il peut recevoir d’autres missions ou délégations de l’assemblée générale dans les conditions prévues à l’article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 et à l’article 21 du présent décret. « Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. » L’article D 27 ne permet plus au conseil syndical de se faire assister : « Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération. « Le conseil syndical peut, pour l’exécution
de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut
aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout
professionnel de la spécialité. » « Les dépenses nécessitées par l’exécution de
la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes
d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic. » C’est une mission impérative pour le conseil syndical que de procéder, au moins une fois dans l’année, avant l’assemblée générale annuelle, à la vérification des comptes du syndicat. Le nouveau texte ne permet plus au conseils syndicaux d’imposer au syndic la présence d’un expert-comptable ou autre assistant à l’occasion du contrôle des comptes. On peut supposer que cette modification inattendue du texte a pour objet d’inciter les copropriétaires à acquérir les connaissances nécessaires à l’exécution de cette mission. Elle a aussi pour objet, sans doute, de maintenir cette vérification comptable dans son cadre strict. Pour autant, Il n’est pas interdit qu’un accord puisse intervenir entre les intéressés au sujet de la présence d’un spécialiste, qui peut présenter dans certains cas un intérêt certain. Enfin l’article L 18-1 prévoit au profit des copropriétaires ne faisant pas partie du conseil syndical une possibilité de contrôle des comptes : Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l’assemblée générale. Celle-ci peut décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces mentionnées ci-dessus, tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l’assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour. L’article D 9, relatif au contenu de la convocation, prescrit, par application de l’article 1er du décret n° 86-768 du 9 juin 1986 : « La convocation rappelle les modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu’elles ont été arrêtées par l’assemblée générale en application de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965. » I. contrôle par le conseil syndical Dans la plupart des cas le conseil syndical exerce son contrôle tout au long de l’exercice. Les comptes étant désormais établis annuellement, il est souhaitable que le contrôle final des comptes de charges et produits soit effectué sur le projet établi par le syndic. Les autres éléments des comptes peuvent être vérifiés au cours d’une réunion destinée à la préparation de l’assemblée. Le contrôle est effectué par un ou plusieurs membres du conseil syndical. Le contrôle est effectué « au bureau du syndic ou au lieu arrêté avec lui ». Le conseil syndical ne peut donc exiger unilatéralement le déplacement des pièces. La portée du contrôle est élargie à tous les éléments formant « les comptes du syndicat » tels qu’ils sont énumérés par les nouveaux textes. On doit insister pourtant sur le fait que cette opération est limitée aux aspects purement comptables de la gestion. Elle ne s’étend pas à l’opportunité des dépenses et encore moins à la qualité des prestations fournies par un entrepreneur. C’est en ce sens que nous avions indiqué plus haut qu’il convenait de la maintenir dans son cadre strict. Le syndic doit considérer le contrôle comme une opération naturelle et mettre spontanément les moyens, pièces et documents nécessaires à son exécution. Un contrôle des comptes bien exécuté a la vertu de faciliter le déroulement de l’assemblée générale annuelle. L’article 11 de l’arrêté comptable du 14 mars 2005 dispose que « le syndic tient à disposition, à l’occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances et, le cas échéant, les journaux auxiliaires. Rappelons à propos des balances qu’il s’agit, en vertu de l’article 3 de l’arrêté : · d’une balance éditée selon la nomenclature comptable du présent arrêté · d’une balance éditée selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Le conseil peut formuler des remarques et suggérer des rectifications à la présentation des comptes. Notons en particulier qu’en vertu de l’article D 26, ces remarques peuvent porter sur la répartition des dépenses. On peut en tirer argument pour prétendre que l’approbation des comptes par l’assemblée générale s’étend aux modalités de leur répartition, ce qui est contesté par la jurisprudence dominante. Le syndic n’est pas tenu de se conformer aux observations du conseil syndical. Il doit évidemment s’assurer du bien-fondé de son opinion mais il ne saurait se plier à l’exigence d’une modification qui serait manifestement illicite. II. contrôles individuels par les copropriétaires Les modalités de ce contrôle, telles qu’elles ont été fixées par une précédente assemblée, doivent être impérativement rappelées dans la convocation. L’omission de cette formalité, malheureusement fréquente, peut justifier l’annulation de la décision d’approbation des comptes et, le cas échéant, de toute décision qui aurait un lien avec cette approbation. Tel pourrait être le cas de la décision d’approbation du budget prévisionnel de l’exercice suivant puisqu’il est alors tenu compte des données fournies par les comptes de l’exercice clos. Les dispositions édictées par le décret n°86-768 du 9 juin 1986 seraient matériellement inapplicables si tous les copropriétaires voulaient s’en prévaloir. A. modalités du contrôle individuel des comptes Une décision d’assemblée générale doit fixer le jour ouvré d’exercice du droit de contrôle. Il n’est pas nécessaire de porter ce choix à l’ordre du jour des assemblées suivantes mais les modalités de consultation doivent être rappelées dans toute convocation pour une assemblée appelée à délibérer sur les comptes. L’article L 18-1 prévoit la possibilité pour l’assemblée générale de « décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces [mentionnées ci-dessus], tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l’assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour ». Le refus de cette solution n’est donc pas ouvert aux copropriétaires défaillants lors de cette assemblée. La combinaison des textes montre que les considérations pratiques n’ont effleuré ni le législateur ni le pouvoir réglementaire. Dans les faits, les incidents sont rares. Les syndics considèrent fort justement qu’il est plus efficace de traiter des contestations éventuelles avant l’assemblée. B. etendue du contrôle individuel des comptes La portée du droit de contrôle individuel est restreinte par l’article L 18-1 à : · la consultation des pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants · la vérification de la quantité consommée et du prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges Le copropriétaire consultant peut formuler des observations. Si elles révèlent une erreur manifeste ; le syndic peut en tenir compte mais doit en aviser le conseil syndical préalablement. III. les particularités du régime coopératif Les textes relatifs au contrôle des comptes semblent viser essentiellement les syndics professionnels. L’apparence est trompeuse car ils s’appliquent aussi bien aux syndics copropriétaires. Toutefois la réforme SRU comporte des dispositions particulières aux syndicats de forme coopérative. L’article L 17-1 dispose dans ce cas : L’assemblée générale désigne une ou plusieurs personnes physiques ou morales qui peuvent être des copropriétaires ou des personnes extérieures qualifiées pour assurer le contrôle des comptes du syndicat Cette disposition privant le conseil syndical d’un syndicat de forme coopérative de la mission de contrôle s’explique par l’implication importante du conseil dans la gestion du syndicat. Il est apparu nécessaire au législateur de ne pas laisser subsister un mécanisme d’autocontrôle du conseil syndical et du syndic, président de ce même conseil. Elle renforce le particularisme de la gestion syndicale coopérative et explique les rapprochements souvent faits avec les pratiques de gestion des associations syndicales libres. La réalité est en effet que les conseils syndicaux coopératifs s’impliquent fortement dans l’administration du syndicat et la gestion de l’immeuble. Le contrôle comptable s’accompagne fréquemment de vérifications certainement utiles, mais qui lui sont étrangères. Il s’agit par exemple de la vérification des contrats et de l’application des clauses d’indexation qu’ils contiennent, de l’évolution des salaires, de l’examen des dossiers de recouvrement de charges, etc. Il s’agit là d’opérations de contrôle de gestion qui entrent bien dans la compétence du conseil syndical. Elles alourdissent d’autant plus le contrôle purement comptable qu’elles requièrent l’intervention de collaborateurs autres que le comptable. Nous conseillons de distinguer soigneusement les deux opérations qui sont d’ailleurs distinctes par nature. Le contrôle de gestion est une opération qui doit être effectuée périodiquement, mais en cours d’exercice pour l’essentiel. Le contrôle comptable, au contraire, ne peut être effectué qu’en fin d’exercice, ce qui n’interdit pas des contrôles intermédiaires dans les syndicats importants. Le syndic peut contribuer, dans son propre intérêt, à l’allègement souhaité en tenant à jour quelques documents permanents facilitant l’information spontanée du conseil syndical. Ils peuvent être examinés et commentés au cours des réunions du conseil syndical tenues en cours d’exercice avec sa participation. Il est alors possible de maintenir le contrôle des comptes dans son cadre naturel. Les documents indispensables pour ce contrôle sont : · le grand livre du syndicat et la balance générale · les pièces justificatives des dépenses de l’exercice · les relevés bancaires · le relevé général des charges et produits de l’exercice (projet)
Le contrôle se limite trop souvent à la vérification des factures et à l’exactitude de leur enregistrement comptable (montant et mode de répartition). Notons que le vérificateur peut à cette occasion relever différentes indications (durée de certaines interventions et éléments de leurs coûts par exemple). Mais il ne s’agit pas là de données comptables et il est inopportun de vouloir les examiner dans ce cadre. Mieux vaut consacrer plus de temps à la comptabilité elle-même. Il est en effet indispensable qu’après avoir pointé les factures, le vérificateur examine les différents comptes du grand livre, qui seront désormais organisés conformément aux dispositions du plan comptable des syndicats. Il est conseillé pour ce faire d’utiliser la balance générale du syndicat. Les comptes des avances font apparaître l’avance de trésorerie (fonds de roulement), les avances au titre de provisions sur travaux futurs, le cas échéant des subventions au syndicat. Il convient en particulier de vérifier les comptes de fournisseurs. Ceux si sont-ils ponctuellement payés ? Pourquoi le compte du fournisseur X présente-t-il un solde créditeur anormal (le syndicat lui doit une certaine somme) ? Pourquoi des factures de février sont-elles enregistrées au crédit des fournisseurs fin mars ou courant avril ? Les comptes de copropriétaires permettent de vérifier le paiement ponctuel des provisions et au contraire de constater le retard de tel ou tel. Il y aura lieu de vérifier les diligences du syndic. Les comptes d’attente requièrent une attention toute particulière. Ils peuvent révéler qu’un dossier est en panne mais il faut aussi savoir que certains comptes sont voués à une relative pérennité (vendeurs créditeurs injoignables par exemple). Même observation pour les comptes de créditeurs et débiteurs divers qui peuvent receler des écritures oubliées. Les comptes financiers doivent être contrôlés : conformité du solde indiqué avec l’état de rapprochement, cohérence des dates de débit des chèques avec les dates de paiement figurant dans le grand-livre. Les comptes de charges présentent moins d’intérêt dès lors que la vérification en a déjà été effectuée. Toutefois elle n’a pas porté sur les comptes de travaux non achevés à la clôture de l’exercice. Il n’est donc pas mauvais d’y jeter un coup d’œil. Les comptes de produits sont également intéressants lorsque le syndicat perçoit des produits périodiques tels que les loyers d’une partie commune. Il convient de vérifier que les produits engagés en fonction de leur date d’exigibilité ont bien été perçus.
On conçoit facilement que ces vérifications exigent un soin particulier. Il est donc souhaitable de conserver le temps nécessaire. Le conseil syndical peut en tirer des enseignements importants. V. contrôle de la balance générale Nous indiquons dans le tableau qui suit, dans l’ordre des comptes du plan comptable des syndicats, le contenu potentiel de chaque compte et les vérifications qui peuvent, le cas échéant, être effectuées. . N’oubliez pas que · la balance en fin d’exercice est établie après répartition des charges et produits · la balance générale, pour un compte déterminé comporte successivement le total des débits de l’exercice, le total des crédits de l’exercice et enfin le solde dans la colonne des débits si total débits > total crédits et dans celle des crédits dans le cas contraire. Le solde est = 0 si les deux totaux sont égaux. · selon les différents comptes il est normal que le solde soit au débit (banque), ou au crédit (avances) ou nul. · vous devez pouvoir retrouver dans le GL le détail des écritures d’un compte. · un compte peut comporter des sous-comptes. Ils sont assujettis aux mêmes contrôles que ceux préconisés pour le compte principal · en présence d’une balance il ne faut pas rechercher d’emblée la contrepartie d’une écriture. Il suffit de consulter le grand-livre. Nous utilisons les abréviations suivantes : OPEX = opération exceptionnelle AF = appels de fonds PTF = provisions sur travaux futurs GL = grand-livre
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