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La
violation flagrante des règles comptables I. Les
règles de la comptabilité d’exercice A. Le rattachement des écritures à l’exercice
concerné. B. L’indépendance des exercices II. les infractions constatées B. les infractions « vénielles » Nous avons signalé les insuffisances du régime de la
comptabilité des syndicats de copropriétaires établi par la loi SRU du 13
décembre 2000, le décret et l’arrêté du 14 mars 2005. On ne saurait néanmoins
méconnaître l’intérêt de sa mise en place. Il a le mérite d’encadrer strictement la tenue et la
présentation des comptes syndicaux et de comporter un plan comptable leur
assurant une normalisation qui
manquait cruellement aux dispositifs mis en place depuis près de
quarante ans par les syndics professionnels sérieux et compétents. Force est de constater que les règles comptables les plus
élémentaires sont systématiquement violées par un certain nombre de syndics
professionnels. Nous nous proposons ici de faire un bref inventaire de
ces violations et de montrer qu’il en résulte pour les copropriétaires un préjudice
manifeste. Il n’a aucune prétention à l’exhaustivité. Nous rappelons préalablement quelques dispositions
primordiales du régime comptable des syndicats. I. Les règles de la comptabilité d’exercice Les comptes d’une personne morale sont établis pour une
période déterminée, habituellement une année civile. Les comptes de
l’exercice N comportent exclusivement les opérations constatées ou
réalisées du 1er janvier
au 31 décembre de l’année N. L’article 5 du décret du 14 mars 2005 énonce que
« l’exercice comptable du syndicat des copropriétaires couvre une
période de douze mois. Les comptes sont arrêtés à la
date de clôture de l’exercice. » A. Le rattachement des écritures à l’exercice concerné. L’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 précise que
les comptes du syndicat comportent notamment « les
charges et produits de l’exercice ». L’article 2 du décret du 14 mars 2005 énonce en son
dernier alinéa que « sont rattachés à l’exercice les produits acquis
(produits reçus et à recevoir) et les charges supportées (charges réglées et
à régler) au titre de l’exercice ». Le plan comptable prévoit néanmoins le traitement des
charges ou produits attachés à deux exercices. Les comptes 486 (Charges
constatées d’avance) et 487 (Produits encaissés d’avance) permettent d’enregistrer
à ce titre des écritures qui seront
reprises à l’ouverture de l’exercice N + 1. Il est ainsi possible de ventiler
des factures portant sur l’exercice N pour une partie et sur N + 1 pour le
solde (une prime d’assurance par exemple) Il permet également d’évoquer des opérations prévisibles
à la date de clôture. Ainsi pour des factures prévisibles mais non encore
reçues ou des chèques reçus mais non
remis en banque. Il est aussi possible de régulariser une charge omise
dans l’exercice N – 1. Elle peut être mise en répartition dans les comptes de
l’exercice N mais doit apparaître distinctement comme une charge antérieure.
Cela permet de ne pas en tenir compte pour l’établissement du budget
prévisionnel. B. L’indépendance des exercices Cette règle, liée à celle du rattachement, interdit
d’enregistrer dans les comptes de l’exercice N des opérations effectuées en N
+ 1. C’est le cas pour le paiement effectué en N + 1 d’une charge rattachée
légitimement à l’exercice N. Il est nécessaire par contre de régulariser en N une
charge rattachée à l’exercice N mais constatée d’avance en N – 1 dans le
compte 486 et reprise au 1er janvier N. Nous verrons en outre que la clôture de l’exercice N
détermine strictement les soldes de certains comptes apparaissant au 31 décembre
N et susceptibles d’être repris au 1er janvier N + 1. La clôture définitive d’un exercice interdit au syndic
d’enregistrer de nouvelles écritures dans l’exercice clôturé. A cet effet
l’article de l’arrêté du 14 mars 2005
précise : « Une procédure de
clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l’intangibilité des
enregistrements est mise en œuvre à la date d’arrêté des comptes ».
Dans la pratique, les logiciels professionnels de
comptabilité comportent un dispositif de verrouillage interdisant l’accès aux
écritures de l’exercice clôturé. S’agissant des syndicats de copropriétaires, la clôture
de l’exercice est subordonnée à l’approbation des comptes par l’assemblée
générale. Cette approbation pouvant être assortie de modifications à apporter
aux comptes, les logiciels comportent un dispositif de clôture provisoire
et de réouverture permettant d’effectuer les rectifications décidées.
Le syndic doit ensuite mettre en œuvre la clôture définitive. Celle ci interdit tout nouvel accès et garantit
l’intangibilité des écritures. Mécanisme de la
clôture Les formateurs écrivent couramment que « La clôture d'un exercice ne présente pas de grande difficulté, elle se fait simplement par le menu « Clôturer », les réelles difficultés résident dans les opérations à réaliser avant cette clôture ». On ne peut cliquer sur « clôturer » qu’après avoir édité un grand-livre et une balance puis vérifié qu’il n’existe aucune anomalie. La clôture des comptes d’un syndicat de copropriétaires présente une réelle spécificité par comparaison avec la clôture des comptes d’un établissement commercial mais les principes élémentaires sont identiques. Dans notre domaine le « résultat » n’est ni une perte ni un bénéfice. La clôture de l’exercice fait
apparaître un « résultat » au titre des charges courantes.
Pour les syndicats de copropriétaires, c’est la différence entre le montant
des charges et celui des provisions appelées. C’est une insuffisance (charges
> provisions ) ou un excédant (charges < provisions) Pour ce faire les comptes de
charges 60 à 66 sont soldés par le débit de 701. Elle comporte impérativement
la répartition des charges et produits entre les lots et
finalement entre les copropriétaires auxquels ils appartiennent. La
répartition emporte les conséquences suivantes : Les charges sont débitées aux
comptes 450nn des copropriétaires par le crédit du 701 Les provisions appelées sont
créditées aux comptes 450nn des copropriétaires par le débit du 701. Ces opérations soldent le
compte 701. S’il y a lieu, elle fait
aussi apparaître un « résultat » au titre des charges
exceptionnelles comme les dépenses de travaux de l’article 14-2 de la loi
de 1965, pour des chantiers achevés avant la
date de clôture et dont les comptes ont pu être établis avant cette date.
Il s’agit pareillement de la différence entre le coût des travaux et le
montant des provisions appelées. Le mécanisme est identique.
Il met en jeu le compte 671nn ouvert pour le chantier (et le cas échéant 672)
et le compte 702. Le compte 671nn est soldé par le débit de 702. La
répartition du coût des travaux et la restitution des provisions appelées
permettent de solder le compte 702. Effets de la
clôture Elle impose en premier lieu
de solder les comptes de charges et les comptes de produits comme on vient de
le voir. Nous
limitons ici cette observation aux comptes 6 et 7 couramment utilisés et
faisons ici abstraction des particularités relatives à certains de ces
comptes (par exemple 677 et 678 ou 78) Elle impose également, sauf
impossibilité légitime, de solder
différents autres comptes. Par exemple les comptes 46 (débiteurs et
créditeurs divers) et 47 (comptes d’attente). Un grand nombre de comptes
demeurent normalement débiteurs ou créditeurs à la date de clôture. Ainsi par
exemple les comptes 1031 (avance de trésorerie) et 512 (banque) qui sont soit
créditeur pour le 1031, soit débiteur
(en principe) pour le 512. Ces soldes seront repris au 1er janvier
N + 1 en « à nouveau ». Elle fait au
contraire disparaître les sous-totalisations et totalisations des opérations
de l’exercice N que l’on trouve notamment dans la balance comptable classique. On ne doit en aucun cas les retrouver en N + 1. Dans bien des comptabilités
syndicales, l’omission de clôture effective des exercices fait apparaître des
cumuls aberrants dans les balances. Pour éclairer cette dernière indication, nous
reproduisons ci dessous un extrait d’une balance classique :
Exemple :
Si le syndic n’a pas clôturé l’exercice 2010, les soldes à fin 2011
reprendront les totaux des mouvements antérieurs : 36421,49 et
17042,15 !!! II. les infractions constatées Nous en trouvons un échantillon significatif dans les
comptes d’une copropriété parisienne groupant une vingtaine de
copropriétaires. Elle est administrée par un syndic professionnel dépendant
d’un groupe justement réputé qui fait rarement la « une » des
publications consuméristes dédiées. Nos observations portent sur les comptes de l’exercice
2011, mais il faut savoir qu’il a été constaté, dans un premier temps, que la
tenue et la présentation des comptes de 2009, qui avaient été approuvés par
l’assemblée générale, se sont révélées par la suite incohérentes. Notons
toutefois que les irrégularités n’affectaient pas le décompte des charges à
répartir. Comme le conseil syndical avait limité ses contrôles à ce décompte,
- ce qui est très fréquent -, les incohérences n’avaient pas été relevées. Pour obtenir la remise en ordre, il a été nécessaire de
demander l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire
tenue en 2011 de deux questions tendant à l’annulation de l’approbation des
comptes 2009 décidée par l’assemblée générale ordinaire tenue en 2010. Finalement le syndic a pris en considération les
observations présentées et il a présenté un grand-livre et une balance
rectifiés dans un délai permettant le retrait de la demande d’inscription. Le
conseil syndical, seul, a été tenu informé de l’incident. Les comptes de 2010 ont été vérifiés en même temps que
ceux, rectifiés, de 2009. A propos de 2010, des observations ont néanmoins
été formulées sur le caractère irrégulier de certaines pratiques. On trouvait ainsi
dans les comptes arrêtés au 31 décembre 2010 des paiements effectués en 2011
sur les travaux de remplacement d’un interphone réalisés en février
2011 ! Le compte de définitif de ces
travaux avait pu être établi en mars 2011. Il était donc possible de
présenter ce compte à l’approbation de l’assemblée, mais seulement sous la
forme d’un document extra comptable dactylographié. Le syndic n’a pas pris
cette précaution. Ces écritures de 2011 ont été intégrées dans l’exercice
2010. L’omission de clôture
provisoire de l’exercice 2010 a permis cette énorme bévue. On peut penser que
le logiciel aurait dû rejeter l’insertion d’écritures datées de 2011. Il a été pris acte de ce que la mise en place d’un
nouveau logiciel commun, - semble-t-il -, à tous les cabinets du groupe,
devait permettre une amélioration sensible. De fait, il est apparu, à l’occasion d’un contrôle au
cours de l’exercice, que le nouvel outil fournissait des documents comptables
de meilleure qualité. Mais les prestations d’un logiciel dépendent en grande
partie de la bonne qualité de son maniement ! En fin d’exercice, l’annexe 1 (État financier après
répartition des charges et produits) comportait des anomalies
flagrantes : Dans le cadre II Créances il
existe une ligne 408 Factures non parvenues 580 €.
Or l’enregistrement d’une facture non parvenue ne peut être qu’au crédit et
donc dans les dettes. De plus il ne peut y avoir de dette du syndicat au
titre d’une facture non parvenue. Notons
qu’il y a sur ce point controverse à propos du modèle officiel de l’annexe 1. L’article
10 de l’arrêté indique que le compte 40 (qui figure seul dans le cadre II
Dettes) « comprend trois comptes 401 Factures parvenues, 408 Factures
non parvenues et 409 Fournisseurs débiteurs ». Il n’est pas douteux que
le solde du compte 401 doive figurer dans le cadre II dettes. On ne sait pas
si le compte 408 doit également y figurer. Il est par contre certain que le
compte 409 ne peut y figurer car il s’agit d’une créance
conditionnelle du syndicat correspondant aux acomptes versés à la
commande aux fournisseurs. Pour
un chantier déterminé, l’acompte versé doit être restitué au syndicat si
l’entrepreneur s’avère défaillant dans l’exécution du chantier. Si au
contraire l’entrepreneur respecte son obligation, la somme figurant au débit
du 409 est imputée prioritairement sur les premières situations de travaux
adressées au syndic. Pour chaque situation le 409 est crédité du montant de
la situation par le débit du 4010 de l’entrepreneur, et ce jusqu’à épuisement
du 409. Or
le modèle de l’annexe 1 ne mentionne pas le compte 40 dans le cadre II
Créances Il reste que la ligne 408
incriminée est illicite. Dans le cadre II Créances, le
compte 471 (compte d’attente débiteur) présente un solde de
2261 € qui correspond en réalité à l’insuffisance finale au titre des charges
courantes apparaissant dans la colonne N de l’annexe 2. Cette pratique malheureusement courante montre qu’en
réalité l’annexe 1 est établie avant répartition. L’examen de
la balance montre effectivement que les comptes de charges et le compte 701
ne sont pas soldés. Sur ce point, les syndics
font valoir que le projet de comptes des charges peut être modifié par
l’assemblée générale. L’objection doit être rejetée. La répartition doit être
réalisée en fonction du projet. En cas de modification, il convient de lever
la clôture provisoire, passer les rectifications décidées puis effectuer une
nouvelle répartition. Une anomalie beaucoup plus
grave est la présence d’une ligne orpheline (sans numéro de compte)
baptisée « Résultat classe 600 à 799 » pour un montant de 3961 €
pris en compte dans la totalisation du cadre Dettes de l’annexe 1. Or l’état financier doit être
établi conformément au modèle officiel qui ne permet d’y faire figurer que
des soldes correspondant à l’un des comptes figurant dans le modèle. Il n’est
pas permis de faire figurer des lignes supplémentaires sans numéro de compte. Une vérification a permis de
constater qu’il s’agissait d’une masse fourre-tout dans laquelle avaient été
insérés des soldes divers, soit débiteurs soit
créditeurs. Il s’agit d’une nouvelle infraction puisqu’il est interdit
de pratiquer la compensation d’écritures débitrices
et créditrices. Dans l’annexe 4 (travaux terminés), on ne trouve aucune
trace des travaux de remplacement de l’interphone
effectués et payés en février 2011. Nous avons indiqué plus haut qu’ils
figuraient dans les comptes de l’exercice 2010 !!! Elle comporte à juste titre les comptes d’un chantier de
peinture effectué et achevé en 2011. Le rapport du conseil syndical indique que les dernières
factures ont été remises au syndic avant la clôture de l’exercice et que le
montant total du coût du chantier était de 19 818 € (hors honoraires du
syndic). On trouve bien ce montant dans l’annexe 4.
Mais on ne le retrouve pas dans le compte 4010 de l’entrepreneur, crédité de
seulement 17 654 € ! Force est de constater que les dernières
factures n’ont pas été enregistrées, observation étant faite que leur montant
total correspond bien à la différence entre les montants sus indiqués, soit
2164 €. On devait en outre trouver cette même somme dans le cadre
II Dettes en 401 puisque les dernières factures demeuraient impayées à la
clôture de l’exercice. Dans la balance présentée on constate les conséquences de
l’omission systématique de la clôture des exercices.
Le budget courant de ce syndicat est de l’ordre du 30 000 €. Les appels
provisionnels au titre des charges courantes sont bien évidemment d’un
montant identique. Or on constate qu’au titre des charges courantes de la
classe 6 la totalisation est de 334 092 €. Le cumul reprend en fait les
totalisations des quatre exercices traités par le syndic depuis son entrée en
fonction. L’énormité de la somme s’explique par le fait qu’à plusieurs
reprises le syndic a dû effectuer des régularisations globales. Pour un même
exercice, la totalisation a pu être de 60 000 voire 90 000 ou même 120 000 €.
On retrouve des errements identiques pour la totalisation des appels de
provisions qui apparaît pour 334 114 €. Ces anomalies sont d’autant plus graves que la gestion de
la trésorerie est assurée par un compte bancaire unique ouvert au nom du
syndic et sans sous-compte individualisé. Dans ce cas, le contrôle physique
de la trésorerie syndicale est impossible. On considère souvent que le
montant de la trésorerie représente en réalité le solde des écritures de
l’exercice, soit une sorte de variable d’ajustement. Cette pratique est, bien
entendu, inadmissible. Dans un syndicat de ce type, il est généralement facile
de s’assurer que le montant indiqué est au moins vraisemblable dès lors que
l’ensemble des écritures est cohérent. Il est légitime de s’interroger sur
l’exactitude de l’indication fournie par le syndic lorsque la comptabilité
comporte des erreurs aussi flagrantes. Pour autant, on ne met pas en cause
l’intégrité du syndic, incontestable en l’espèce. Il faut préciser à cet égard que le grand livre présente
un compte 512 (banque) détaillé mais difficilement contrôlable en raison des
cumuls de soldes antérieurs évoqués ci dessus. B. les infractions « vénielles » Pour vénielles qu’elles soient, les infractions décrites
ci dessous ne sont pas dépourvues d’incidences critiquables sur la gestion
financière du syndicat. Bases d’établissement du budget prévisionnel non
pertinentes Le relevé des charges courantes pour l’exercice 2011 est
présenté pour 35761 € soit 32 080 pour les charges communes générales et 3681
pour les charges d’ascenseur. Dans la catégorie des charges générales figurent une
facture liée à l’exercice 2010 et
trois factures qui auraient dû être passées dans les comptes de travaux. Le
tout représente un montant de 3686 €. Dans la catégorie des charges d’ascenseur : même
observation pour une facture de 621 €. On admet volontiers que, financièrement, les erreurs de
classement sont sans conséquence car ces factures devaient être réparties. Il par contre évident que pour l’établissement des
budgets prévisionnels, il ne fallait retenir que le montant réel des charges
courantes de l’exercice, soit 31 454 €
L’erreur est de 14 % Traitement des salaires et charges sociales En ce qui concerne le traitement des salaires et charges
sociales liés à l’emploi d’une concierge, le syndic, comme bien d’autres,
fait apparaître dans le relevé des charges le salaire
net payé. Il ajoute le montant cumulé des charges
sociales patronales et salariales. Or c’est le salaire brut qui doit figurer dans le relevé
des charges, auquel il faut ajouter exclusivement les charges sociales
patronales. Cette pratique complique le contrôle des comptes
puisqu’elle ne permet d’utiliser le rapport usuel en pourcentage existant
entre les salaires et les charges sociales. Elle a en outre l’inconvénient de masquer le traitement
des avantages en nature (notamment l’indemnité de logement) qui devraient
apparaître en produits dans les comptes. Traitement des charges locatives récupérables Le syndic n’est pas officiellement tenu de faire
ressortir les charges locatives récupérables au profit des copropriétaires
bailleurs. De fait c’est absolument nécessaire puisqu’en cas de litige, le
syndic est fatalement mis à contribution pour fournir les pièces à un expert
judiciaire. Juridiquement, l’utilisation par un syndic de formules comportant
une colonne pour ce traitement a pour effet de pouvoir considérer qu’il
s’oblige à le réaliser. Il n’est tenu qu’à présenter des informations qui doivent
être utilisées par les bailleurs en fonction des différents régimes de
location. Dans le cas de ce syndicat, les indications fournies en 2009
étaient grossièrement erronées. Les charges récupérables étaient majorées de
20 % environ. Un mécanisme de contrôle préalable a été mis en place pour
éviter ces dérives incompréhensibles. Cette défaillance est d’autant plus surprenante que le
syndic professionnel pratique également la gestion locative. Défaut de communication du projet d’état individuel de
répartition des comptes L’article 11 II 5° ( issu du décret 2010-391 du 20 avril
2010) impose d’annexer ce document à la convocation pour l’assemblée appelée
à approuver les comptes. Il s’agit en fait du relevé individuel des charges
pro-forma. Cet envoi est imposé « pour l’information des
copropriétaires » et non « pour la validité de la décision ». Il ne faut pas, à notre avis, en déduire que son omission
est dépourvue de sanction. L’information préalable des personnes appelées à
participer à l’assemblée d’une institution collective est, depuis deux mille
ans une condition fondamentale de la validité de l’assemblée. Sur ce point,
la distinction en I et II qu’on trouve dans l’article 11 du décret est très
contestable. C’est particulièrement vrai pour le projet d’état individuel de répartition des comptes qui est un élément primordial
d’information. Chaque copropriétaire doit pouvoir vérifier le décompte
détaillé de sa participation finale aux charges de l’exercice, en fonction du
relevé général des charges et de sa contribution dans chaque catégorie de
charges. Ici, le syndic joint en annexe 7 un état des soldes des
copropriétaires présentant en colonne 1 les soldes antérieurs éventuels, en
colonne 2 les « soldes en attente d’imputation » (c’est à dire les
quotes-parts individuelles globales dans les insuffisances ou excédents) et
en colonne 3 le cumul des colonnes 1 et 2. Ce document est dépourvu d’intérêt Il y a beaucoup à dire à propos de la comptabilité des
syndicats de copropriétaires. La réforme a été beaucoup trop tardive. Il faut néanmoins
saluer son apparition. Elle n’a pas été « accompagnée » efficacement
(information des syndics, des copropriétaires … et des informaticiens
spécialisés). Elle n’a pas été « suivie » (traitement des
observations des auteurs et utilisateurs ; comblement des lacunes). Mieux encore elle a été violée. Sa partie législative a
été violée par les auteurs de son décret d’application pour ce qui est d’un
de ses principes essentiels. L’Association des Responsables de Copropriétés,
qui a apporté son concours à l’établissement des textes, n’hésite pas à
proclamer que le décret a « balayé » la notion d’engagement
juridique ! Ce mauvais exemple est suivi plus modestement par
certains syndics professionnels. Nos observations ne relèvent pas des pratiques anciennes
de l’adjudant de quartier. L’honnêteté du syndic concerné ne saurait être mise en
doute. Il peut être considéré comme la première victime de sa légèreté
assimilable à une incompétence coupable. Quand nous indiquons que l’on
peut douter de son indication relative au montant de la trésorerie (par
exemple 5 200 €), cela veut dire que la trésorerie réelle est peut-être de 5
600 €, mais aussi bien qu’elle est peut-être de 4800 €, et encore que le
montant indiqué est peut-être exact mais qu’il est impossible de le vérifier. Les comptes de certains syndicats de copropriétaires sont
contrôlés par des intervenants extérieurs. Certains d’entre eux relèvent des infractions de ce type.
D’autres non. Elles sont rarement
sanctionnées par les assemblées générales. La responsabilité des conseils syndicaux (plus exactement
de certains au moins de leurs membres) peut-elle être mise en cause ?
Sans aucun doute lorsqu’ils ont été alertés par un intervenant extérieur et
demeurent passifs. Mais, plus généralement, il faut reconnaître que l’on ne
peut exiger de tous les conseillers syndicaux une compétence suffisante pour
déceler toutes les anomalies d’une comptabilité défectueuse. Et, d’autre
part, on ne peut pas prétendre que le régime comptable des syndicats de
copropriétaires est excessivement complexe. S’il était possible d’établir pour une année déterminée
les conséquences financières de tels errements pour tous les syndicats
français, on serait sans doute surpris de leur importance globale. Il est alors surprenant de constater l’importance des
certaines controverses sur des difficultés certaines mais finalement assez
mineures et le relatif silence qui entoure les infractions de ce type. |
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