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Mise à jour 20/06/2008 GUIDE D’UTILISATION DU
PLAN COMPTABLE CLASSE 4 Le guide suit la numérotation du plan comptable Références : art. DC 10 = article 10 du décret comptable du 14 mars 2005-08-30 De même :….art. AC 10 = article 10 de l’arrêté comptable du 14 mars 2005 La Classe 4 du plan comptable comporte l’ensemble des comptes de tiers. Il s’agit classiquement des comptes suivants : Fournisseurs Personnel Sécurité sociale et autres organismes sociaux État et collectivités territoriales Il s’agit de tiers « partenaires »habituels de tout syndicat. Ils sont des tiers externes. Dans le cas particulier des syndicats de copropriétaires, il est techniquement nécessaire de considérer les copropriétaires comme des tiers, bien qu’ils soient membres du syndicat. Ils sont des tiers internes. On doit donc les ajouter à la liste : Copropriétaires Enfin le plan comptable des syndicats reprend des comptes utilisés par la comptabilité classique : Débiteurs et créditeurs divers Comptes d’attente Comptes de régularisation Dépréciation des comptes de tiers 40 Fournisseurs On entend par « fournisseur » tout partenaire du syndicat ayant vocation à lui facturer des fournitures ou prestations de services, exclusion faite des « partenaires » dotés d’un compte de tiers spécifique (salariés, sécurité sociale et organismes sociaux, État et collectivités locales). Chaque fournisseur est doté d’un code (002 à nnnn). Le syndic rémunéré a pour code 001. Si le plombier Dupont a pour code 126, son compte fournisseur pour les factures parvenues est 401126. Chez un syndic professionnel, le plombier Dupont conserve son code 126 pour tous les immeubles dans lesquels il intervient. Son compte est alors complété par le code de l’immeuble : 105-401126. Il existe trois sortes de comptes fournisseurs. 401 Fournisseurs – factures parvenues Le fonctionnement de ce compte est très simple. La facture de Dupont de 112 € est enregistrée (en ttc) au crédit de son compte 401126 (le syndicat est débiteur de la facture) par le débit du compte de charges approprié (6nnn). Lors du paiement de la facture, le compte 401126 est débité par le crédit du compte de la banque (5nnnn). L’article AC 10 prévoit qu’est
ainsi enregistré le montant des factures, mémoires, situations, parvenus
avant la clôture de l’exercice. Dans le cas particulier des honoraires du syndic, les charges correspondantes doivent être ventilées dans les différents comptes 621 à 6223. On s’interroge sur la fonction du compte 6222 (prestations particulières). On songe a priori aux honoraires liés à des prestations exceptionnelles exigées par des opérations individualisées (honoraires en cas de mutation ou de recouvrement des charges). Mais ils ne doivent figurer dans la comptabilité du syndicat que s’ils sont effectivement facturés au syndicat et payés par celui-ci, puis décomptés aux intéressés comme charges individuelles. Il n’en est pas ainsi lorsqu’ils sont facturés directement par le syndic aux vendeurs par exemple. Pourtant, dans ce cas, ils sont souvent payés par le notaire en même temps que les sommes dues au syndicat par le vendeur ou l’acquéreur (reconstitution des avances). Les fonds passent dons par le compte bancaire du syndicat et doivent être enregistrés d’une manière ou d’une autre dans la comptabilité syndicale. 408 Fournisseurs – factures non parvenues Le plombier Dupont, bien qu’ayant effectué la réparation demandée, n’a pas adressé sa facture avant la date de clôture de l’exercice. En comptabilité classique, on utilise alors la procédure d’engagement simplifié en fin d’exercice pour assurer l’exactitude des comptes. Les tenants de l’utilisation de ce mécanisme pour les syndicats suggèrent de passer une écriture au crédit du compte 408 soit pour un montant précis correspondant au devis accepté (ici 112 €) soit pour un montant estimé. La contrepartie est passée au débit du compte de charges approprié. Ce mécanisme exigera une régularisation au cours de l’exercice suivant. L’article
AC 10 limite l’utilisation de ce compte à l’enregistrement du montant des
fournitures réceptionnées, des prestations de services effectuées ou de
travaux réalisés au cours de l’exercice et dont la facture n’a pas été reçue
au cours de l’exercice. Dans ce cas, la procédure d’engagement n’est utilisée qu’en fin d’exercice. Nous estimons qu’au contraire la procédure d’engagement juridique doit être utilisée tout au long de l’exercice. Le fait générateur de l’engagement est alors l’ordre de service qui rend le syndicat débiteur, sous condition de l’exécution de la prestation demandée. Nous avons déjà indiqué que, sur ce point, le décret et l’arrêté comptables du 14 mai 2005 ne respectent pas les dispositions de l’article 14-3 de la loi. Si l’on retient le mécanisme de l’engagement simplifié qui semble avoir la préférence des praticiens, l’engagement (facture non parvenue) est enregistré au crédit du 408 par le débit du compte 6 (charges) correspondant à la nature de la prestation. Cette charge sera mise en répartition. L’écriture figurant au crédit du 408 sera reprise dans le même sens au premier jour de l’exercice suivant (N+1). A ce moment elle n’a plus de contrepartie spécifique car la charge correspondante disparaît à la clôture de son exercice de rattachement. La situation est dénouée au jour de la réception de la facture. Son montant est enregistré au crédit du compte 401 du fournisseur. Pour déterminer la ou les contreparties, il faut vérifier si le montant de la facture est strictement identique à celui de l’engagement. Dans l’affirmative, il suffit de débiter le 408 par le crédit du 401 du fournisseur. Si le montant de la facture 115 € est supérieur à celui de l’engagement (112 €), il faut enregistrer 115 € au crédit du 401, 112 au débit du 408 et 3 au débit du compte des charges. Il n’y a pas en effet d’autre solution que de déroger au principe du rattachement de la charge à l’exercice puisque l’exercice précédent est clos. Si le montant de la facture est inférieur, la même opération est effectuée mais la différence est inscrite au crédit du même compte de charges. ENGAGEMENT EXERCICE N
PURGE DE L’ENGAGEMENT N+1
Dans le cas ci dessus (facture > engagement), les comptes 401 et 408 sont soldés. Le paiement est enregistré au crédit de la banque et 3 € sont passés dans les charges. Si la facture est égale à l’engagement, l’opération ne génère aucune charge complémentaire en N+1. Si la facture est de 109 €, c’est un solde de 3 € qui apparaît au crédit des charges de N + 1. 409 Fournisseurs débiteurs Ce compte est utilisé pour enregistrer les acomptes versés aux fournisseurs lors de la commande. L’acompte versé au fournisseur 126 est enregistré au débit du compte 409126 (le syndicat reste créancier de la somme en cas de non-exécution du travail commandé) par le crédit de la banque 5nnn (article AC 10). A réception de la facture qui est enregistrée au crédit du 401126, il est crédité par le débit du compte du 401126 . De cette manière le paiement d’avance est imputé sur le montant de la facture. En principe l’opération comptable correspond exactement aux indications figurant sur la facture qui doit faire mention de l’acompte reçu et faire apparaître le solde finalement dû. Notez qu’en cas d’erreur de paiement (une facture de 112 € est payée pour 132 €), la différence demeure au compte 401126 pour régularisation, sans être virée au compte 409. Le paiement du solde de la facture sera enregistré comme indiqué plus haut au débit du 401126 par le crédit de la banque. 42 Personnel Le compte 421 (rémunérations dues) est crédité, mois par mois, des sommes « net à payer » figurant sur les bulletins de paye des salariés du syndicat. A cet effet il est possible d’ouvrir des sous comptes 421001, 421002, etc., pour assurer le classement par mois. La contrepartie est le compte 641 des charges de salaires. Il est également possible d’ouvrir un sous-compte pour les avances faites au personnel. Le compte 421 est débité par le paiement des salaires. La contrepartie est le compte de banque 5nnn. Mais par ailleurs le traitement des salaires génère automatiquement les charges sociales qui sont portées au crédit des comptes 431 et 432. Ils se cumulent jusqu’à la date d’établissement des déclarations sociales. Il faut tenir compte également de la taxe sur les salaires due par certains syndicats. Elle est portée au crédit du compte 443 par le débit du compte 643. Généralement, le traitement des salaires est effectué au moyen d’un logiciel spécifique. Les données sont ensuite copiées dans le traitement informatisé de gestion. Dans les copropriétés importantes, il est conseillé d’ouvrir un compte pour provisionner les indemnités de congés payés des salariés. Il est alors possible mieux renseigner les demandes d’information présentées par les notaires à l’occasion d’une vente de lot. Il peut également être utile de constituer une provision pour le départ à la retraite d’un salarié. Ces questions seront approfondies ultérieurement. 43 Sécurité
sociale et autres organismes sociaux Le compte 431 est affecté à l’enregistrement des cotisations à verser l’URSSAF (au crédit du compte, par le débit des charges ) et à celui des paiements (au débit du compte par le crédit de la banque). Dans le compte 432 (autres organismes sociaux), il convient d’ouvrir autant de sous-comptes (4321, 4322, etc.) qu’il y a d’organismes tels que le GARP, la CRIP, etc. Dans chacun de ces comptes les mouvements sont identiques à ceux relatifs à l’URSSAF. Nous rappelons à ce sujet nos observations présentées ci dessus (42) 44 État et
collectivités territoriales Le compte 441 est affecté à l’enregistrement des écritures relatives aux subventions à recevoir de l’État ou d’autres organismes publics. Ce point a été traité dans la partie du guide consacrée à la classe 1 (compte 131). Le compte 442 est affecté aux écritures relatives aux impôts et versements assimilés. Il peut s’agit de l’impôt foncier ou de la taxe sur les salaires par exemple. Les montants dus, soit en vertu d’un avertissement, soit en vertu des déclarations établies, sont passés au crédit du compte par le débit des charges 6nnn. Les paiements effectués sont passés au débit du compte par le crédit de la banque 5nnn. Le compte 443 est affecté aux écritures relatives aux aides qui ont été accordées par des collectivités territoriales. L’article AC 10 précise qu’il fonctionne comme le compte 441. Nous renvoyons donc également à la partie du guide consacrée à la classe 1 (compte 131) 45 Collectivité
des copropriétaires Les comptes 450 sont affectés aux comptes particuliers des copropriétaires. Ici, la personne prime le lot. Chaque copropriétaire doit être doté d’un code. Cette affirmation est facile à formuler. Sa mise en oeuvre est parfois plus complexe. Dans la plupart des cas, un copropriétaire est propriétaire d’un lot principal et d’un ou plusieurs lots accessoires (parking et cave par exemple). La pratique courante est de créer les codes des copropriétaires en fonction de la numérotation des lots principaux. Dubois, propriétaire du lot 1, est doté du code 450001. Le propriétaire du lot 2 est doté du compte 450002, et ainsi de suite. Cette codification correspond aux exigences minimales. Elle peut être établie de manière différente. L’article AC 10 prévoit que l’assemblée générale peut exiger du syndic la ventilation permanente des écritures en quatre sous-comptes : 450-1 Copropriétaire – budget prévisionnel 450-2 Copropriétaire – travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles 450-3 Copropriétaire – avances 450-4 Copropriétaire – emprunts Dans ce cas les codes sont 450001-1, 450001-2, 450001-3, 450001-4 et idem pour les autres copropriétaires. Quand le syndic est un professionnel, ces codes sont précédés du code de l’immeuble : 325-450001 par exemple ou 325-450001-1 le cas échéant. Comme la répartition des charges est effectuée, dans un premier temps, entre les lots, le système informatique permet ensuite le rattachement des lots et des montants liés au compte du copropriétaire concerné, en fonction des données permanentes enregistrées. Le système informatique permet également le traitement de situations particulières. Ainsi pour un propriétaire de plusieurs appartements dans le même immeuble. Il peut se contenter d’un compte unique pour tous ses lots mais peut aussi exiger un compte par groupe de lots pour faciliter la gestion des charges locatives récupérables respectivement attachées à chaque groupe. Il permet encore, en cas de vente d’un groupe de lots, de laisser coexister, pendant le temps nécessaire à l’apurement du compte du vendeur demeurant débiteur envers le syndicat, un compte de vendeur et un compte d’acquéreur pour le groupe vendu. Il suffit d’ajouter un élément de codification approprié. Pour les indications qui suivent, nous négligerons l’hypothèse d’une ventilation en quatre sous-comptes des écritures. Nos indications pourront être appliquées, mutatis mutandis, à ce cas particulier. Dans les comptes 450, les mouvements sont simples. Il s’agit pour l’essentiel d’enregistrer : > au débit du compte : les divers appels de fonds effectués par le syndic, soit au titre du budget prévisionnel, soit au titre des travaux de l’article 14-2 et des opérations exceptionnelles, soit au titre des avances diverses. les insuffisances de provisions révélées par l’approbation des comptes d’un exercice (solde sur charges ou comptes de travaux ou opérations exceptionnelles) les charges individuelles justifiées les régularisations éventuelles > au crédit du compte les paiements effectués les trop-perçus sur provisions révélés par l’approbation des comptes d’un exercice (solde sur charges ou comptes de travaux de l’article 14-2 ou opérations exceptionnelles), si l’on s’en tient aux prescriptions de l’article AC 10. Il nous paraît plus correct de faire apparaître les provisions appelées pour le lot considéré. Le résultat mathématique est identique mais la procédure est plus orthodoxe et facilite le contrôle du copropriétaire. les régularisations éventuelles, notamment les virements d’indemnité après sinistre encaissés par le syndicat et revenant au titulaire du compte. Les débits ont pour contrepartie un compte de produits 7nnn ou un compte d’avance 1nnn Les provisions du budget prévisionnel vont au crédit du 701 Les provisions pour dépenses « hors budget prévisionnel » vont au crédit de 102 ou 702 L’avance « fonds de réserve » va au crédit du 1031 Les « avances » pour provisions sur travaux futurs vont au crédit du 1032 Les autres avances vont au crédit du 1033 Les règlements effectués par les copropriétaires vont au crédit de leurs 450nn par le débit de la banque 5 nnn Les subventions et emprunts font l’objet de traitements particuliers. Le compte 459 (copropriétaires – créances douteuses) est utilisé pour isoler les comptes des copropriétaires faisant apparaître un risque financier pour le syndicat. Le montant du risque est passé au débit du 459 (le syndicat reste créancier) par le crédit du compte 450nn du copropriétaire concerné. La position de ce compte, immédiatement après les comptes 450 permet de maintenir ces positions débitrices dans une « liste des débiteurs ». 46 Débiteurs et créditeurs divers Il est ventilé en deux sous-comptes 461 (débiteurs divers) et 462 (créditeurs divers) dans lesquels il est possible des créer des sous-comptes (4611 et 4612 par exemple) permettant d’isole les écritures concernant une affaire particulière. Il est possible en particulier d’enregistrer une indemnité d’assurance après sinistre dont le montant a été fixé mais qui n’a pas encore été payée par l’assureur. Le montant est alors passé au débit du compte 461 par le débit du compte 713. Ce mécanisme nous paraît vicieux car il s’agit en fait d’un produit à recevoir. Il n’existe aucun compte prévu à ce titre. Ces comptes ne doivent pas recevoir d’écritures relatives à des fournisseurs. Le compte 409 (fournisseurs débiteurs) a pour vocation notamment d’enregistrer les acomptes versés à la commande (voir ci-dessus) Dans son ouvrage, M. Picault suggère l’ouverture d’un compte 4618 pour les produits de loyers à recevoir. Il serait possible d’ouvrir un compte de même type pour les indemnités d’assurance. En comptabilité classique il est d’usage d’utiliser des sous-comptes 4686 et 4687 pour enregistrer des charges à payer ou des produits à recevoir. Il est ainsi possible d’inscrire au débit une indemnité d’assurance après sinistre dont le paiement est attendu. On peut s’interroger sur la possibilité d’utiliser le compte 4686 pour inscrire des engagements juridiques au sens de l’article 14-3 de la loi. Nous avons indiqué ci dessus qu’à notre avis l’enregistrement de factures non parvenues au compte 408, limité aux factures de fournitures livrées et de travaux réalisés, ne répond pas au vœu de la loi. Voir sur ce même point nos observations dans « 48 – comptes de régularisation ». 47 Comptes d’attente On enregistre en compte d’attente des opérations dont l’imputation comptable ne peut pas être effectuée dans l’immédiat. C’est le cas pour une indemnité après sinistre dont l’affectation et/ou la répartition doivent être déterminées par une décision de l’assemblée générale. On retrouve également dans les comptes d’attente des chèques émis par le syndicat, non encaissés par les destinataires. Il est parfois impossible de retrouver ceux-ci. C’est souvent le cas pour le remboursement au propriétaire vendeur d’un solde créditeur après la vente d’un lot. Les fonds doivent être conservés pendant la durée de la prescription soit dix ans. La tenue des comptes d’attente doit être d’autant plus scrupuleuse que de nombreuses critiques ont été faites aux professionnels à ce sujet. L’article AC 10 impose aux syndics de solder les comptes d’attente en fin d’exercice. A défaut un compte d’attente doit « être justifié ligne à ligne ». Une bonne solution peut être d’ouvrir des sous-comptes d’attente dont le libellé permet un contrôle facile. Il faut ajouter qu’au début de l’exercice suivant les comptes d’attente non soldés doivent être repris en « à nouveau » dans les mêmes conditions (ligne à ligne). Les conseils syndicaux doivent apporter un soin particulier au contrôle des comptes d’attente. Ils peuvent en effet révéler des carences de gestion administrative. Par contre, il est normal de retrouver pendant dix années consécutives un solde de compte de vendeur. 48 Comptes de régularisation L’article AC 10 impose deux sous-comptes : 486 : Charges constatées d’avance 487 : Produits encaissés d’avance Il précise que « les charges ou produits se rapportant en totalité ou en partie à l’exercice suivant sont à inscrire dans ces comptes pour les montants correspondants ». Le mécanisme est simple. Prenons la facture d’une période de contrat d’entretien courant du 01/11/2005 au 31/01/2006, son montant doit être rattaché pour 2/3 à l’exercice 2005 et pour 1/3 à l’exercice 2006. Ce dernier tiers doit être inscrit en 486. Pour ce faire, la pratique habituelle est de passer d’abord le montant intégral au débit du compte de charges 6nnn concerne et de créditer ensuite le compte de charges par le débit du 486. En comptabilité classique, cette opération exige un traitement spécifique de la TVA. Cela n’est pas nécessaire en principe dans la comptabilité des syndicats. Mais certains copropriétaires, ou leurs locataires, ont vocation à récupérer la TVA. Le traitement simplifié doit donc permettre la ventilation de la TVA entre les deux exercices. De même, pour un produit lié à deux exercices, le montant total est porté au crédit d’un compte 7nnn. Ce compte est ensuite débité du montant prorata temporis rattaché à l’exercice suivant, qui est inscrit au crédit du 487. Les soldes des comptes 486 et 487 sont repris au début de l’exercice suivant dans les mêmes comptes. Ceux ci sont régularisés par crédit du 486 (au débit des comptes de charges appropriés) et débit du 487 (au crédit des comptes de produits appropriés). 49 Dépréciation des comptes de tiers Classiquement, le traitement des créances présentant un risque de non-recouvrement comporte deux phases : Constatation du caractère douteux ou litigieux Apurement définitif au dénouement de l’affaire Ici encore l’article AC 10 impose deux régimes et deux sous-comptes : 491 : copropriétaires (nous disons tiers internes). Il s’agit alors de créances plus douteuses (insolvabilité du débiteur) que litigieuses. Dans ce dernier cas, ce qui est jugé non dû par un copropriétaire est généralement à répartir entre les autres copropriétaires. 492 : personnes autres que les copropriétaires (nous disons tiers externes) Il précise que ces comptes « enregistrent les montants qu’il est nécessaire de provisionner et qui correspondent aux sommes qui sont estimées perdues » Pour le compte 491, il ajoute que « le montant à provisionner résulte de la décision de l’assemblée générale de procéder à la saisie immobilière ». Cet ajout est ambigu. Le mécanisme de la dépréciation fait intervenir au moins six comptes : 450 - copropriétaires 459 - copropriétaires créances douteuses 491 - dépréciation des comptes de copropriétaires 677 - pertes sur créances irrécouvrables 680 - dotations aux dépréciations sur créances douteuses 780 - reprises de dépréciations sur créances douteuses Dans de nombreux cas, il est nécessaire de demander aux autres copropriétaires de contribuer au rétablissement de la trésorerie syndicale par la voie d’un « emprunt du syndicat auprès des autres copropriétaires ». Le montant est inscrit dans un compte 1031 (ou 1033 ?). Dans tous les cas une créance est douteuse lorsque apparaît un risque de perte au moins partielle. Elle est irrécouvrable quand est constatée l’insolvabilité évidente du débiteur. Une créance de 2000 € peut être considérée comme douteuse à concurrence de 800 € lorsque le syndicat bénéficie, d’une manière ou d’une autre (fonds bloqués chez un notaire au titre du privilège spécial par exemple) d’une garantie à concurrence de 1200 €. Ayant obtenu une décision judiciaire définitive validant sa créance et ordonnant le déblocage des 1200 €, le syndicat, par ailleurs créancier inscrit en second rang doit apprécier les chances qu’il a de récupérer le solde compte tenu de la valeur du bien d’une part, du montant de la créance inscrite en premier rang d’autre part. Il peut apparaître évident que ces chances sont nulles. La valeur du lot est estimée à 60 000 € au maximum et le montant de la créance prioritaire est de 73 000 €. Il est évident que l’assemblée générale ne prendra pas alors la décision de faire procéder à la saisie immobilière. De même, en présence d’une procédure collective affectant une société copropriétaire, une procédure de saisie immobilière n’est pas possible. La condition de décision de pratiquer saisie immobilière pour constater le caractère irrécouvrable pose donc problème. Quand un « emprunt du syndicat auprès des copropriétaires » a été effectué. Le montant figure au crédit d’un compte 1031nn (ou d’un compte 1033nn). Il paraît logique de régulariser, au moins pour la plus grande partie, la charge de dépréciation par le débit de ce compte 1031nn. Un problème se pose si le lot du débiteur a été vendu entre temps. L’acquéreur doit-il contribuer ou non à la charge de dépréciation ? Nous n’en débattrons pas ici. Cette question sera reprise dans la partie consacrée au recouvrement des charges et provisions. Les mouvements en cas de dépréciation d’une créance interne sont les suivants (en l’absence d’un emprunt) : Les tableaux ci-dessous ne
sont pas des journaux comptables. Ils ont pour objet de montrer les
mouvements liés aux différentes phases de l’opération. Ils peuvent néanmoins
servir de guide pour l’enregistrement des écritures générées par la
constatation d’une dépréciation de créance. Constatation
en N du caractère douteux
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