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7 / 6.8 Le traitement comptable des salaires et charges sociales A. particularisme du régime des gardiens
d’immeuble B. les outils de traitement comptable II. le traitement élémentaire des salaires III. incidence du traitement des
avantages en nature Nous n’envisageons pas de décrire ici l’intégralité du
traitement comptable des salaires et charges sociales. Notre propos est exclusivement de critiquer la méthode
ayant pour effet de présenter dans le relevé des charges de copropriété le
salaire net du salarié, d’une part, et le cumul des cotisations salariales et
patronales d’autre part. Dans le cas particulier des copropriétés, le relevé
détaillé des charges se présente comme l’élément essentiel de la reddition
des comptes par le syndic. S’agissant des charges de personnel, il doit faire
apparaître distinctement le salaire brut, les cotisations salariales et les
cotisations patronales. Au particularisme du statut de la copropriété, il faut
ajouter celui du régime juridique et social applicable aux concierges, gardiens
et employés d’immeuble. Nous en rappelons les grands traits avant de
présenter le traitement comptable qui doit être respecté. A. particularisme du régime des gardiens d’immeuble De nombreux syndicats de copropriétaires emploient des
salariés. Il s’agit dans la plupart des cas de concierges, gardiens et/ou
employés d’immeuble qui relèvent de la Convention collective nationale du 11
décembre 1979. Le régime juridique et social de ces salariés est
totalement autonome et présente des disparités fondamentales par rapport aux
dispositions générales du Code du Travail. C’est le cas notamment pour la
détermination du salaire et les différents régimes sociaux. Un autre
caractère propre est, pour certaines catégories de ces salariés, la mise à
disposition d’un logement de fonction qui constitue l’un des critères de
détermination de la classe d’emploi. Ces particularités justifient le recours à des logiciels
professionnels spécifiques pour le traitement comptable des salaires et des
charges sociales. Ces logiciels doivent permettre, après traitement pour une
période déterminée, le déversement d’un certain nombre de données vers le
logiciel de comptabilité des syndicats de copropriétaires ou autres mandants
s’il y a lieu. Ces données font ensuite l’objet de traitements appropriés
pour la répartition entre les copropriétaires des charges générées par les
emplois propres à chaque syndicat. B. les outils de traitement comptable Dans la quasi-totalité des cas, le syndic professionnel
ayant opté pour un logiciel de comptabilité des syndicats n’a d’autre choix
que d’adopter le logiciel de paie agréé par l’auteur ou mieux l’exploitant du
logiciel de comptabilité. Le concepteur d’un logiciel de comptabilité des syndicats
de copropriétaires ou d’un logiciel de paie des concierges est réputé
connaître toutes les règles propres à ces matières dès lors qu’elles peuvent
avoir une incidence sur la structure du logiciel et les traitements
nécessaires à l’exécution des tâches imposées aux clients. Cette présomption
s’étend au vendeur ou à l’exploitant d’un tel logiciel. Plus clairement : le statut de la copropriété impose
au syndic - D’arrêter les comptes du
syndicat au dernier jour de l’exercice (le 31 décembre N par exemple). - D’établir à cette date une
simulation de la répartition des charges et produits - De soumettre ces comptes à
l’approbation de l’assemblée ordinaire annuelle à tenir en mars N+1 - De modifier éventuellement les comptes conformément aux
décisions de l’assemblée accompagnant l’approbation sous réserve de quelques
rectifications L’exploitant du logiciel de comptabilité doit garantir à
ses clients syndics qu’ils pourront : - Établir et conserver un arrêté des comptes
au 31 décembre N avant répartition - Établir et conserver un arrêté des comptes
au 31 décembre N après répartition -
Effectuer une clôture provisoire de l’exercice N et une ouverture provisoire
de l’exercice N+1 sans reprise impérative des à nouveaux. -
Rouvrir l’exercice N pour effectuer les corrections exigées par l’assemblée
et effectuer l’édition définitive des comptes de cet exercice puis enfin
clôturer définitivement l’exercice N. Il ne peut invoquer, pour dégager sa responsabilité,
qu’une impossibilité technique liée à l’incohérence de tel ou tel texte
réglementaire. C’est le cas pour certaines dispositions des textes du 14 mars
2005 mais cette question sort du cadre de la présente étude. II. le traitement élémentaire des salaires Pour revenir au traitement
comptable des salaires et charges sociales liés aux emplois de
concierges, gardiens et employés d’immeuble, nous avons constaté que certains
syndics présentent dans les comptes de charges de copropriété D’une part le salaire net payé au
salarié D’autre
part, et pour chacun des postes de charges sociales, le cumul des cotisations
patronales et des cotisations salariales précomptées. Nous critiquons ce mode de
traitement. C’est le salaire brut qui doit
apparaître en 641 dans le relevé des charges. Ce
sont exclusivement les quotes-parts patronales qui doivent apparaître en 642 Nous invoquons à cet égard
l’autorité de M. Gérard Picault [1]
C’est également la solution retenue par l’ARC dans son Guide de la
comptabilité [2] et
encore par M. Philippe Schnepf [3]. Nous présentons ci-dessous le tableau des opérations qui
doivent être réalisées pour obtenir une présentation correcte. Veuillez noter
que les écritures à prendre en considération sont celles figurant dans la
colonne « Journaux » en débit (à gauche) et crédit (à droite). La
partie grisée a pour objet de faciliter la lecture du tableau en suivant
l’évolution des comptes 421, 43nn et 64nn (charges). Pour simplifier, nous n’avons retenu que les charges
URSSAF, GARP (chômage) et CRIP (retraite). Le traitement est identique pour
les autres charges sociales comportant une cotisation salariale. Notez enfin que les taux utilisés sont purement fictifs.
(**) Les
écritures 10 et 11 ont pour contrepartie le débit des comptes 450 des
copropriétaires. Au final le salaire et les charges sociales apparaissent
comme suit dans le relevé général des charges : Salaire
concierge : 2000 Charges
sociales : 777 Le mécanisme critiqué fait apparaître : Salaire
concierge : 1600 Charges
sociales : 1177 On remarque en premier lieu qu’il s’agit alors
d’une comptabilité de trésorerie, prohibée par le régime comptable
désormais applicable. Ce sont les paiements effectués ou à effectuer qui sont
ainsi enregistrés, et non pas les charges elles-mêmes. La charge de salaire est abusivement réduite à 1600 €
alors qu’elle est bien de 2000 €. Le paiement des cotisations salariales par
l’employeur au nom et pour le compte du salarié est une simple modalité
légale de paiement dans l’intérêt commun du salarié et de l’organisme
créancier. Elle n’a aucune incidence sur la charge pesant sur le syndicat. Ce mécanisme vicieux implique l’inclusion des cotisations
salariales dans le montant des charges sociales à répartir (777 + 400) entre les copropriétaires. C’est une pratique
contestable. Il faut encore noter que lorsque les
copropriétaires souhaitent accorder une augmentation conventionnelle au
salarié, son pourcentage doit s’appliquer au salaire brut et non pas au
salaire net. Si l’assemblée souhaite aboutir à une augmentation
déterminée du salaire net, il est facile de calculer le taux à appliquer au
salaire brut pour y parvenir. Il est vrai que, mathématiquement, les résultats sont
identiques. Les copropriétaires doivent supporter une charge globale de 2 777
€. Mais l’objet de la réforme du régime comptable a été de normaliser les
procédures comptables pour faciliter aux copropriétaires la lecture des
comptes et aux conseils syndicaux leur contrôle. On ne peut donc admettre que
le syndic Dupont traite les charges de personnel d’une manière et que le
syndic Durand les traite d’une autre manière. Il est donc impératif de prohiber l’utilisation de ce
mécanisme. III. incidence du traitement des avantages en nature La rémunération du gardien peut comporter une partie de
salaire en nature correspondant à la mise à sa disposition du logement de
fonction (pour la partie à son usage purement personnel) et les fournitures
d’électricité, gaz, eau chaude sanitaire et chauffage. Pour ces dernières, le
titulaire prend directement sa charge les frais lorsqu’ils sont facturés à
partir de compteurs posés au frais de l’employeur pour un prix du kWh fixé
par des arrêtés successifs. En l’absence d’un
tel dispositif de comptage les prestations sont, de fait, fournies par
l’employeur. Les consommations personnelles sont évaluées en fonction d’une
estimation en kWh fixée par la Convention collective. Le coût global est
déterminé en fonction prix du kWh. Il est déduit du salaire net pour
déterminer le salaire net à payer. Ce mécanisme aboutit à ce
que, d’une certaine manière, le salarié contribue pour une modeste part aux
charges de la copropriété. Il doit faire l’objet d’un traitement comptable
spécifique. On peut dire de la même manière que le salarié paie une
redevance mensuelle à la copropriété pour l’usage de la partie strictement
privée du logement de fonction. Les sommes ainsi déduites du salaire net reviennent au
syndicat et sont réparties entre les copropriétaires comme les produits qui
viendraient de la location d’une partie commune à un tiers. On doit en outre ajouter les déductions imposées par la
législation fiscale au titre de la CSG non déductible et de la CRDS.
Le dispositif comptable est identique à celui utilisé pour le précompte des
cotisations salariales. Nous reprenons le tableau présenté ci-dessus et ajoutons
en partie inférieure le traitement des éléments suivants : CSG
et CRDS 40
€ Indemnité
de logement 70
€ Avantage
en nature chauffage 45
€
Les écritures 6 à 8 (trame jaune) constituent le
traitement spécifique évoqué. La retenue au titre de la CSG et du CRDS débite le 421
(net à payer) et crédite le 431 URSSAF. Dans ce cas il n’existe aucun profit
pour les copropriétaires. L’opération est neutre à leur égard. Au contraire les écritures 7 et 8 débitent encore le 421
(net à payer) mais alors c’est au profit des copropriétaires. Pour la
simplification du tableau l’écriture 15 se présente comme une réduction des
charges de 115 €. Cette somme est portée au crédit d’un compte 64nn.,
mais la procédure correcte exige de passer un profit. Le résultat pratique
est bien entendu identique. Nous avons ainsi décrit les différents traitements
permettant une présentation convenable des opérations relatives aux salaires
et charges des préposés du syndicat. |
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