Les syndics professionnels ;

(avis et rapport du 18 février 1997 du groupe de travail du Conseil national de la consommation)

Nous reproduisons ce texte peu connu car il conserve un intérêt malgré son ancienneté. La plupart des questions traitées demeurent en suspens. Après le « chapeau » reproduit en une colonne unique, le texte figure en colonne à gauche et les commentaires en colonne à droit. Ces commentaires ont été établis en 2005.

Rapport sur les syndics de copropriété
Dans le cadre d’un mandat proposé par Monsieur Yves Galland, Ministre délégué aux finances et au commerce extérieur en charge de la consommation, le Conseil national de la consommation a constitué un groupe de travail sur les syndics de copropriété dans l’objectif de : I - donner des suites positives à la recommandation de la commission des clauses abusives relatives aux contrats des syndics de copropriété : à ce titre seront particulièrement examinés l’établissement de contrats clairs et précis, la définition détaillée des rémunérations du syndic et le partage des honoraires entre gestion courante et prestations particulières, les conditions de renouvellement du contrat ; II - améliorer le contrôle de l’exécution des prestations relevant du contrat de mandat III - améliorer les procédures de passation des marchés de travaux et de services pour le compte de la copropriété. Le groupe s’est réuni six fois ; la première réunion a eu lieu le 2 avril 1996, la dernière le 22 novembre 1996. Il a rendu un rapport et un avis communs aux collèges des consommateurs et des professionnels, au Conseil national de la consommation réuni le 18 février 1997. Le présent rapport, qui est commun aux deux Collèges a été établi en collaboration par les deux rapporteurs, Madame Frédérique Rastoll (Confédération Générale du Logement), pour le Collège des consommateurs, et Monsieur Jean Pierre Léonard (Conseil National du Commerce), pour celui des professionnels. La copropriété concerne des millions de logements et recouvre des situations très diverses, de l’immeuble comprenant moins de 10 logements au grand ensemble d’habitation de plus de 1000 logements. Ce mode de propriété met en relation : · les copropriétaires dont la collectivité forme le syndicat des copropriétaires, personne morale. · le conseil syndical élu par les copropriétaires et chargé de contrôler la gestion du syndic et de l’assister. Il est l’organe de liaison entre les copropriétaires et le syndic. · le syndic mandaté par le syndicat de copropriétaires. Les textes applicables à la copropriété sont : · la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis · le décret du 17 mars 1967 d’application de la loi du 10 juillet 1965 · la loi 2 janvier 1970 réglementant les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce. · le décret 20 juillet 1972 d’application de la loi du 2 janvier 1970 Par ailleurs la Commission relative à la copropriété élabore des recommandations. La Commission des clauses abusives a aussi émis une recommandation relative aux contrats proposés par les syndics de copropriété (BOCCRF du 24 janvier 1996). Ces recommandations n’ont pas de caractère obligatoire ni pour les copropriétaires ni pour les praticiens. Les organisations de professionnels membres du Conseil national de la consommation diffusent les recommandations et demandent à leurs adhérents de les appliquer. De leur côté, les organisations de consommateurs les publient dans leurs journaux. Cependant, il convient de noter qu’elles sont mal connues et peu appliquées. Or chacun s’accorde pour dire qu’il y aurait intérêt à ce que ces recommandations soient suivies d’effet.
Texte du rapport	Commentaires
La pratique ayant révélé de nombreux litiges entre copropriétaires et syndics, le groupe du travail du Conseil national de la consommation est chargé de chercher comment améliorer les relations entre copropriétaires et syndics.
L’amélioration des relations passe par une bonne information et une clarification des relations. Pour cela, le contrat du syndic doit être clair et pouvoir être comparé avec d’autres.
Les deux collèges sont d’accord pour dire qu’il convient d’assurer le respect de la libre concurrence, cette dernière n’intervenant réellement que s’il y a transparence sur les prix et sur les prestations fournies.
Au cours des débats, le collège des professionnels a insisté sur le rappel du principe de la liberté contractuelle qui permet aux parties de négocier le contrat en tenant compte des caractéristiques propres à la copropriété. Ainsi un contrat type a paru inadapté. Chaque immeuble a ses caractéristiques propres, chaque copropriété doit donc pouvoir demander au syndic des prestations différentes. Le collège des professionnels propose de dégager des principes directeurs qui doivent régir les contrats de syndic.	Rappel : le contrat-type annexé à l’accord de régulation du 16 janvier 1982 est toujours en vigueur.
De son côté, le collège des consommateurs pose le problème de la possibilité réelle des copropriétaires de négocier, du fait d’un manque d’information sur les mécanismes de la copropriété et d’un manque de transparence. En effet, la négociation n’est possible que si les copropriétaires ont les moyens de comparer différents contrats. Ainsi certains membres du collège des consommateurs pensent qu’un contrat type est de nature à clarifier les relations entre le syndicat des copropriétaires et le syndic. D’autres membres du même collège ne sont pas favorables à l’établissement d’un contrat type qui peut entraîner certains risques :	Le représentant légal d’une personne morale doit faire tout ce qui est nécessaire dans le cadre de son objet social. Une liste exhaustive n’est donc pas concevable. Il est seulement possible de régler certaines difficultés prévisibles.
· difficulté d’interprétation due à l’imprécision des termes
· réduction de la marge de négociation
· désengagement des copropriétaires
1. Suites à donner à la recommandation des clauses abusives, établissement de contrats clairs et précis, définition détaillée des rémunérations du syndic, partage des honoraires entre gestion courante et prestations particulières, conditions de renouvellement du contrat
Les débats ont conduit le groupe de travail à étudier l’élaboration de clauses, sur la base de la recommandation de la Commission des clauses abusives, qui auraient pu figurer dans les contrats de syndic et ainsi faciliter la comparaison entre les différents contrats de syndics proposés aux copropriétaires. Pour les mêmes raisons que celles qui ont été exposées en ce qui concerne des contrats-types, le groupe de travail a finalement renoncé à cette perspective, mais a souhaité définir des axes de progrès pour la rédaction des clauses qui ont donné lieu à des abus.
1.1. La démission du syndic
La Commission des clauses abusives a recommandé que la clause qui permet " au syndic de démissionner sans prévoir pour le syndicat des copropriétaires la possibilité de résilier le contrat en cours d’exécution " soit éliminée des contrats proposés par les syndics de copropriété.
Le syndic ou le syndicat peut à tout moment mettre fin au contrat. Dès que l’une des parties use de cette possibilité, il faut éviter que la copropriété ne se trouve en difficulté. Le cas de démission du syndic qui a lieu en assemblée générale pose notamment problème. En effet, en cas d’incident de séance, le syndicat se retrouve sans syndic. Son successeur doit être désigné par l’assemblée générale. A défaut, le Président du tribunal de grande instance désigne un administrateur provisoire notamment chargé de convoquer l’assemblée générale en vue de la désignation d’un nouveau syndic.	Le rapport a négligé de faire référence au particularisme du mandat social. La démission fautive, comme la révocation abusive, ont toujours été sanctionnées par la jurisprudence. Mais il est vrai qu’elles ont potentiellement un effet immédiat qui peut être préjudiciable au syndic comme au syndicat.
Dans le souci d’éviter les frais et délais de justice, les deux collèges sont d’accord pour rechercher une solution transitoire au moment d’un changement de syndic.
Ainsi, plusieurs voies ont été envisagées par le groupe :
· introduction d’une disposition réglementaire, obligeant le syndic à convoquer l’assemblée générale appelée à désigner le successeur.
· en cas de non convocation de l’assemblée générale par le syndic, possibilité pour le président du conseil syndical de la convoquer lui même.	Ces solutions présentent de graves inconvénients. Il est souhaitable que le président du CS ne soit pas impliqué dans la gestion dans un environnement difficile. On doit en outre considérer qu’il n’est pas matériellement en mesure de convoquer, même si cela n’est pas toujours exact
· possibilité pour le président du conseil syndical d’assurer la fonction de " syndic provisoire ". Toutefois l’attention est attirée sur le fait qu’il n’est pas souhaitable d’étendre les pouvoirs du conseil syndical, du fait de la responsabilité que cette tâche peut engendrer
· délai de préavis en cas de démission du syndic. Pendant ce délai, le syndic serait obligé de convoquer l’assemblée générale pour la désignation du nouveau syndic. Dans cette hypothèse, la question est posée de savoir quel délai est nécessaire pour la convocation de l’assemblée générale. En effet, un délai trop bref risque de ne pas laisser un temps suffisant aux copropriétaires pour rechercher des candidat syndics.
Il a été signalé qu’un conseil syndical actif pouvait agir dans un délai de 15 jours. Cependant, toutes les copropriétés n’ont pas de conseil syndical " modèle ", de même, certaines copropriétés ont pu décider de se passer de conseil syndical.	Le problème majeur de l’obtention de la liste des copropriétaires écarte cette possibilité
1.2. Le renouvellement du contrat
La recommandation de la Commission des clauses abusives recommande que soit supprimée la clause qui prévoit ou laisse supposer une reconduction automatique du contrat à la fin du mandat et le maintien en fonction du syndic au-delà de la durée légale sans vote de l’assemblée générale.	On ne connaît pas de clauses en ce sens, mais seulement des décisions de jurisprudence qui ont étendu à trois ans la durée non fixée d’un mandat
Aux termes de l’article 28 du décret du 17 mars 1967, le contrat de syndic ne peut excéder trois ans et l’assemblée générale doit renouveler les fonctions du syndic à la majorité de tous les copropriétaires.
Dans la pratique il est fréquent de rencontrer un contrat qui prévoit que le mandat " prend fin à la prochaine assemblée générale ". Or si cette assemblée générale intervient après le délai imposé par la loi ou par le contrat lui-même, le mandat a pris fin et le syndic n’a plus qualité pour représenter le syndicat. La copropriété est alors dépourvue de syndic. Par conséquent, il est nécessaire que la durée du contrat de syndic soit clairement précisée.
Également, au cours des débats a été étudiée la distinction entre :	On trouve cette distinction dans le statut. Elle a été renforcée par l’exigence prétorienne de votes distincts, recommandés par la Commission de la copropriété. Il est exact qu’en réalité les éléments de la désignation du syndic forment un bloc
· la désignation du syndic votée à la majorité de tous les copropriétaires
· les conditions de la rémunération du syndic et les modalités particulières d’exécution de son mandat votés à la majorité des copropriétaires présents et représentés.
Pour le collège des professionnels, lorsque l’assemblée générale désigne le syndic, les conditions essentielles du contrat ont été préalablement discutées. Mais le collège des consommateurs souligne que lors du renouvellement du mandat, les conditions du contrat sont rarement rediscutées. Ainsi, le mandat du syndic est renouvelé mais les conditions contractuelles ne changent pas.
Les deux collèges estiment que lors du renouvellement du mandat les conditions du contrat doivent être rediscutées entre les deux parties.	Il suffit de dire qu’ils peuvent être rediscutés. Il appartient aux parties de faire leur choix
1.3. Compte unique ou compte séparé et produits financiers
La Commission des clauses abusives recommande de supprimer les clauses qui ont pour objet ou pour effet :
· de présenter comme légalement obligatoire l’ouverture d’un compte séparé au nom du syndicat, ou, au contraire, l’utilisation d’un compte unique au nom du syndic.	C’est pur bon sens.
· d’imposer sans contrepartie au syndicat des copropriétaires la renonciation à percevoir les fruits et les produits financiers des sommes placées sur un compte séparé	Même remarque
La loi prévoit que lors de sa première désignation, et au moins tous les trois ans, le syndic doit faire voter en assemblée générale l’ouverture ou non d’un compte séparé au nom du syndicat.	Cette question n’est plus d’actualité mais les problèmes subsistent.
Au travers des discussions du groupe, il ressort que pour le collège des professionnels le compte unique avec des sous-comptes est plus facile à manier. Les professionnels considèrent que le compte unique est également plus sûr car en cas de difficultés le syndic possède une garantie. De plus, le compte unique est un élément de l’actif de la comptabilité du syndic qui est soumis à vérification.	Cette affirmation est absurde. Par contre certains copropriétaires comptent sur des avances du syndic lorsque la position du syndicat est débitrice.
Le collège des consommateurs n’est pas convaincu par ces arguments et au-delà des avantages et inconvénients d’un compte séparé ou unique, se pose la question des produits financiers.	L’indication de 15 % est précieuse mais le fonds du problème n’est pas traité. Le compte unique permet au syndic de réduire ses honoraires GC de 15 %. Le syndic gérant par compte séparé est donc désavantagé lors d’une mise en concurrence. C’est le vice fondamental du système actuel. La protection de la libre concurrence exige sans aucun doute que soit imposée la pratique du compte séparé. D’autant que les écarts de rémunération sont souvent supérieurs à 15 %
En effet le compte unique qui permet au syndic de placer les fonds du syndicat, assure à celui-ci des produits financiers. Par contre, le compte séparé prive le syndic des produits financiers qui peuvent représenter selon les professionnels 15 % du chiffre d’affaires du cabinet.
Le collège des consommateurs estime qu’il est nécessaire de savoir ce qui est fait des fonds du syndicat. Les copropriétaires doivent donc être suffisamment informés. Ainsi, ils peuvent choisir en connaissance de cause (compte séparé ou compte unique) et, en cas de compte unique, le fait de connaître le montant des produits financiers peut être un élément pour la négociation des honoraires du syndic.
1.4. Frais de relance
La Commission des clauses abusives recommande que soit éliminée la clause qui fait supporter au copropriétaire défaillant une rémunération au profit du syndic à l’occasion des frais de relance et de recouvrement.
La loi du 9 juillet 1991 sur les procédures d’exécution ne permet pas de faire supporter les frais de relance au débiteur défaillant.
De plus, le syndicat contracte avec le syndic ; le copropriétaire est par conséquent un tiers qui ne peut être rendu débiteur des frais de relance exposés par le syndic au nom du syndicat. Ainsi, ce type de clause ne doit pas figurer dans un contrat de syndic.
Le collège des professionnels et certains membres du collège des consommateurs, soulignent le fait que ces frais sont supportés par l’ensemble de la copropriété alors qu’ils ont été occasionnés par un copropriétaire défaillant. De même le collège des professionnels demande si l’on ne pourrait pas demander au copropriétaire défaillant de contester lui-même les frais de relance devant le tribunal et d’introduire une exception en matière de copropriété afin que le copropriétaire défaillant supporte les frais qu’il a occasionnés.	Il suffit de considérer que le syndicat paie au syndic les frais de relance. La dépense est ensuite passée en charge individuelle. Cette solution est proposée également pour les honoraires de mutation dus par le vendeur
Toutefois, il faut rappeler que le règlement de copropriété peut prévoir une clause, dite d’aggravation des charges, qui permet de réparer le préjudice subi par le syndicat du fait de la faute d’un copropriétaire. La mise en oeuvre de cette clause implique une action en justice. Il est rappelé qu’en l’absence de clause d’aggravation des charges dans le règlement de copropriété, le syndicat peut agir contre le copropriétaire défaillant du fait du préjudice subi (art. 1382 du Code Civil).	Le recours à la clause d’aggravation des charges est rendu inutile par la procédure suggérée ci dessus.
En tout état de cause, le groupe de travail rappelle que le syndic doit faire diligence pour le recouvrement des impayés. Il doit pour cela :
· demander des intérêts de retard (art. 36 décret 17.03.67)
· ne pas attendre que la dette soit lourde
· utiliser toutes les voies de recours
1.5. Répartition des tâches du syndic entre gestion courante et prestations particulières
Les débats au sein du groupe de travail ont mis en évidence la nécessité de mettre au point une répartition précise des tâches du syndic entre " gestion courante " et " prestations particulières " afin d’éviter les excès signalés par la Commission des Clauses Abusives, à savoir la restriction de la notion de gestion courante par l’accumulation des prestations particulières et/ou par le recours à la rubrique divers.	Mépris de l’expérience Le groupe de travail a commis une lourde erreur en ne se référant aux études et pratiques antérieures. On oublie qu’au temps de la taxation des honoraires, la même distinction a été faite. Il était donc bien inutile d’engager de nouveaux pourparlers sans tenir compte de cette expérience. On était alors parvenu à établir des critères simples, même s’ils étaient souvent maltraités pour des raisons purement politiques.
Au delà de la distinction entre " gestion courante " et " prestations particulières ", le collège des professionnels a proposé de faire une classification en distinguant :
· les tâches à caractère répétitif et à cadence régulière et constante qui entreraient dans la gestion courante,
· les tâches répétitives à caractère aléatoire qui seraient des prestations particulières,
· les tâches purement aléatoires qui seraient des prestations particulières.
Pour le collège des organisations de consommateurs cette classification ne peut pas être retenue comme définition de la gestion courante et des prestations particulières car elle pourrait permettre la prise en compte de tâches non listées par le groupe de travail. Seul un travail sur les listes elles-mêmes est en mesure d’éclairer concrètement les copropriétaires et les syndics sur la répartition des tâches.	On connaît l’inconvénient majeur du listage exhaustif : il n’est jamais à jour. Solution simple : listage des frais exceptionnels seulement. Il peut être actualisé chaque année. Les prestations non prévues dans la catégorie exceptionnelle sont réputés inclus dans les prestations courante, sous les réserves indiquées ci dessous dans l’examen des rubriques
En ce qui concerne la rémunération des tâches, le groupe a souligné que les modes de rémunération devaient faire l’objet d’une négociation entre les signataires au contrat de syndic et devaient être clairement précisés dans le contrat.
Les honoraires pour la gestion courante font l’objet d’un montant forfaitaire annuel hors taxes avec l’indication de la TVA, en faisant ressortir le prix total T.T.C. Pour le collège des consommateurs, le remboursement des frais de photocopies et des frais postaux sont compris dans le montant forfaitaire. Le collège des professionnels quant à lui prévoit l’ajout de ces frais à la rémunération forfaitaire.	C’est avant tout le coût facturé qui est généralement très excessif. Il est facile de calculer un nombre de photocopies dont le coût serait inclus dans la gestion courante, le surplus étant facturé.
2. Amélioration du contrôle de l’exécution des prestations relevant du contrat de mandat
L’amélioration de ce contrôle passe notamment par un renforcement de l’information des copropriétaires et des membres du conseil syndical. Par ailleurs, la voie de la médiation par l’intermédiaire de commission a été étudiée par le groupe.	Oui, sans doute, mais il faut aussi améliorer la diligence de certains conseils syndicaux.
2.1. Information des copropriétaires
Le collège des consommateurs souhaite que le contrat de syndic qui a été adopté par l’assemblée générale soit annexé au procès verbal. Il rappelle également que les syndics doivent être tenus d’un devoir d’information et que d’une manière générale l’information des copropriétaires doit être renforcée.	La mesure est totalement inutile dès lors qu’il a déjà été joint à la convocation pour l’assemblée. Il suffit de mentionner dans le PV, le cas échéant, les précisions adoptées.
2.2. Rôle du conseil syndical
Un rappel est fait de la loi du 10 juillet 1965 qui prévoit que le conseil syndical :
· assiste le syndic et contrôle sa gestion, notamment la comptabilité, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et les contrats..
· participe à l’élaboration du budget prévisionnel
· est obligatoirement consulté pour la passation des marchés et la conclusion des contrats dont le montant dépasse un seuil fixé par l’assemblée générale
· peut se saisir lui même de toutes les questions concernant le syndicat
· adonne son avis à l’assemblée générale et au syndic sur toutes les questions concernant le syndicat et pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui même.