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7 / 5.1 La répartition des charges et produits I. incidences de la réforme SRU II. les grilles de répartition des
charges A. état de répartition des charges 1. Définition des catégories de charges 2. Les état de répartition complexes 1. Les bases de répartition consolidées 2. Les bases de répartition non consolidées III. mécanisme
de la mise en répartition A. répartition initiale entre les lots B. répartition finale entre les propriétaires
de lots 1. Traitement des groupes de lots 2. Traitement des démembrements de propriété 3. Traitement des lots en indivision a) les conventions entre
indivisaires b) le régime légal de
l’indivision C. mise en répartition des charges D. mise en répartition des produits 1. Exclusion des produits internes (provisions
sur charges) 2. Rôle de l’assemblée générale (affectation
des produits) 3. Indépendance des répartitions de charges et
de produits 4. Produits courants et récurrents IV. PRÉSENTATION DE la répartition
des charges B. incidence du nouveau régime comptable La répartition des charges entre les copropriétaires doit être effectuée conformément aux dispositions de l’état de répartition des charges figurant dans le règlement de copropriété (art. D 1). Ces dispositions, - seraient-elles illégales -, demeurent applicables tant qu’elles n’ont pas été modifiées soit par une décision régulière de l’assemblée générale, soit par une décision judiciaire passée en force de chose jugée. Le syndic ne peut créer des grilles de répartition que dans la mesure où elles sont conformes à une catégorie de charges définie dans l’état de répartition des charges, mais non accompagnée du tableau correspondant. Il y a exception toutefois lorsque la création d’une grille a pour objet la mise en œuvre d’une disposition du statut de la copropriété telle que l’article L 10-1 pour ce qui est de l’exonération des frais de procédure au profit du copropriétaire triomphant dans un litige avec le syndicat. La tolérance par les copropriétaires, pendant une durée plus ou moins longue, de l’utilisation d’un mode de répartition non conforme à celui figurant dans l’état de répartition n’est pas créatrice d’une règle opposable. C’est à tort que l’on a cru pouvoir émettre un avis contraire en vertu d’un arrêt de la Cour d’appel de Rennes du 17/01/2002 [1] . Dans ce cas, en effet, la Cour s’est bornée à retenir que les comptes irrégulièrement établis avaient été approuvés successivement par l’assemblée générale. La Cour, en énonçant : « les résolutions sont donc désormais définitives à l’égard du copropriétaire qui ne les a jamais contestées dans les conditions prévues par l’article 42 de la loi du 10 juillet » , adopte de plus la conception extensive des effets juridiques de l’approbation des comptes. A contrario, l’arrêt exprime que le copropriétaire aurait obtenu satisfaction s’il avait contesté la décision d’approbation Le syndic doit, en vertu de son obligation de conseil, signaler l’illégalité d’une clause de l’état de répartition mais ne peut lui substituer une grille de répartition légale de son propre chef. La répartition des charges entre les copropriétaires comporte deux opérations distinctes : En premier lieu le syndic doit procéder au classement des dépenses entre les différentes catégories énumérées dans l’état de répartition des charges figurant au règlement de copropriété. Il s’agit d’une prestation intellectuelle exigeant parfois un choix raisonné entre deux options. Elle aboutit à la détermination chiffrée du contenu de chaque rubrique et de chaque catégorie. Les totaux calculés constituent les « masses à répartir ». Cette opération se poursuit tout au long de l’exercice. En second lieu, une opération purement technique, souvent automatisée, permet la répartition des masses entre les copropriétaires au prorata de leurs obligations contributives. Cette opération n’est réalisation qu’à la fin de l’exercice. La clôture de l’exercice exige en premier lieu la perfection de la répartition des charges et produits conformément à l’article L 10. Les copropriétaires sont tenus de participer aux charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun en fonction de l’utilité que ces services et éléments présentent à l’égard de chaque lot. Ils sont tenus de participer aux charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots, telles que ces valeurs résultent des dispositions de l’article 5. Le règlement de copropriété fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges. A la répartition virtuelle et immédiate en cours d’exercice, l’opération substitue une répartition matérialisée par · un état général des charges et produits de l’exercice. · des comptes individuels déterminant, pour chaque copropriétaire, sa quote-part dans chacune des catégories de charges et produits et sa position financière à l’égard du syndicat après imputation des provisions appelées[2] en cours d’exercice. La répartition des charges et produits caractérise la spécificité du syndicat de copropriétaires. Dans une société, le résultat est un solde comptable autonome générant des obligations notamment fiscales. Les associés ne participent aux bénéfices ou aux pertes qu’en fonction des décisions de l’assemblée générale . La répartition des charges met en œuvre les grilles de répartition établies pour chacune des catégories de charges conformément à l’état de répartition figurant au règlement de copropriété. I. incidences de la réforme SRU Après la réforme SRU, le statut conserve la distinction fondamentale posée par l’article L 10. Il faut insérer dans le cadre légal les sous-classes créées par l’article D 44 et par les articles 3 et 4 du décret comptable. On se trouve alors en présence d’un tableau dont la cohérence n’est pas évidente :: Charges entraînées par les services collectifs et les
éléments d’équipement commun (article L 10 alinéa 1) o les dépenses comprises dans le budget prévisionnel qui, d’une manière générale, concourent à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble (D 44) o les charges constatées pour les opérations courantes : sommes versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat (décret comptable) o les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, relatives aux travaux sur équipements communs autres que ceux de maintenance, aux travaux d’amélioration , aux études techniques (D 44) o les charges pour les travaux et autres opérations exceptionnelles, sommes versées ou à verser pour les travaux prévus par l’article L 14-2 (dépenses non comprises dans le budget prévisionnel) et votés par l’assemblée générale (décret comptable). Charges relatives à la conservation, à l’entretien et à
l’administration des parties communes (art. L 10 alinéa 2) o les dépenses comprises dans le budget prévisionnel qui, d’une manière générale, concourent à la maintenance et à l’administration des parties communes (D 44), o les charges constatées pour les opérations courantes : sommes versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat (décret comptable) o les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, relatives aux travaux sur parties communes autres que ceux de maintenance, travaux d’amélioration, études techniques (D 44) o les charges pour les travaux et autres opérations exceptionnelles, sommes versées ou à verser pour les travaux prévus par l’article L 14-2 (dépenses non comprises dans le budget prévisionnel) et votés par l’assemblée générale. (décret comptable) On retrouve ces distinctions dans toutes les prescriptions du décret comptable relatives à la présentation des comptes et à la ventilation des comptes individuels des copropriétaires. De plus, pour les comptes et le budget prévisionnel une double présentation est imposée : · par nature de charges (regroupement des charges d’électricité par exemple) · par catégories de charges (charges ascenseur bâtiment A, charges ascenseur bâtiment B par exemple) Les services ne sont visés que par le décret comptable qui, par contre, ne fait aucune référence aux travaux de maintenance au titre des charges pour opérations courantes. L’article 4 du décret comptable n’envisage d’autre part les charges exceptionnelles que pour des travaux ou opérations votés par l’assemblée générale. La règle traditionnelle s’impose donc désormais au comptable qui doit considérer le procès-verbal d’assemblée comme une pièce justificative de ses écritures. L’enregistrement des charges doit être conforme à ces différentes prescriptions. C’est finalement la tâche du gestionnaire qui est rendue plus difficile par la rigueur des textes, pour ce qui est de la régularité des engagements de dépenses. II. les grilles de répartition des charges On entend par « grille de répartition » un tableau présentant l’organisation constante de la répartition des charges et produits entre les lots en fonction des quotes-parts contributives qui leurs sont affectées par le règlement de copropriété dans chacune des catégories de charges. L’article D1 est ainsi conçu « Cet état définit les différentes catégories de charges et distingue celles afférentes à la conservation, à l’entretien et à l’administration de l’immeuble, celles relatives au fonctionnement et à l’entretien de chacun des éléments d’équipement communs et celles entraînées par chaque service collectif. « L’état de répartition des charges fixe, conformément aux dispositions de l’article 10 (alinéa 3) et, s’il y a lieu, de l’article 24 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965, la quote-part qui incombe à chaque lot dans chacune des catégories de charges ; à défaut, il indique les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges. » Pour certaines catégories de charges, le règlement de copropriété initial, quand il a été établi avant la construction de l’immeuble, se borne à indiquer une base de répartition. Il peut indiquer ainsi que les charges de chauffage seront réparties proportionnellement à la surface de chaque lot desservi. Il est alors nécessaire de procéder, après l’achèvement de l’immeuble, à la consolidation de la base de répartition en établissant un relevé de ces surfaces et en procédant à l’établissement d’une grille indiquant la quote-part calculée de chaque lot. Cette grille doit être annexée au règlement de copropriété et publiée. A. état de répartition des charges L’état de répartition des charges inclus dans le règlement de copropriété - définit les différentes catégories de charges - distingue - celles afférentes à la conservation, à l’entretien et à l’administration de l’immeuble (article L 10 alinéa 2) - celles relatives au fonctionnement et à l’entretien de chacun des éléments d’équipement communs (article L 10 alinéa 1) - celles entraînées par chaque service collectif (article L 10 alinéa 1). - fixe « la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges », comme le prévoit le dernier alinéa de l’article L 10. - à défaut, il indique les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges » 1.
Définition des
catégories de charges Les catégories groupent les charges qui sont réparties selon une même base de répartition (charges spéciales bâtiment A par exemple). Une catégorie est attachée à une partie commune ou à un ensemble de parties communes, à un élément d’équipement commun ou à un ensemble d’éléments d’équipement commun, à des service(s) lié(s) ou indépendants. Dans un groupe d’immeubles il peut exister des grilles de même nature selon la localisation des parties ou éléments de rattachement (ascenseur bâtiment A, ascenseur bâtiment B). A des parties communes spéciales doivent être attachées des grilles de répartition spéciales, mais le règlement de copropriété peut aussi établir des grilles de répartition spéciales pour des parties communes non spécialisées. Il en est ainsi a fortiori pour les éléments d’équipement commun qui n’ont d’utilité qu’à l’égard de certains lots seulement (ascenseur, chauffage). L’article L 10 distingue deux catégories de charges - celles relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes, réparties « proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots, telles que ces valeurs résultent des dispositions de l’article [L] 5 ». Ces valeurs relatives se retrouvent dans les quotes-parts des parties communes respectivement attachées à chaque lot, pour lesquelles on utilise couramment l’expression « tantièmes de copropriété ». - celles entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun , réparties en fonction de l’utilité que ces services et éléments présentent à l’égard de chaque lot Pour l’application de ce texte, l’article D 1 semble conférer aux charges entraînées par chaque service collectif un régime particulier. Il est vrai que la notion de service présente ici des aspects différents. Dans un immeuble en copropriété, les services peuvent être assurés - soit par des éléments d’équipement commun - soit par des personnes, salariés du syndicat ou prestataires contractuels[3]. - soit par des concessionnaires[4] ou prestataires de services Le service s’entend ainsi principalement de la prestation de confort fournie par un élément d’équipement commun. La chaudière est un élément d’équipement commun. Le chauffage est un service. Mais des services sont également assurés soit par des personnes salariées comme la gardienne (gardiennage et entretien de propreté) ou par des prestataires de services extérieurs (entretien de propreté ou des espaces verts). Dans les cas les plus simples, les charges peuvent n’être relatives qu’à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes. Elles sont alors réparties « proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots », c’est à dire en fonction des tantièmes des parties communes respectivement attachés à chacun des lots. Le règlement se borne alors à indiquer « les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges » En l’espèce le règlement renvoie à une base unique , la quote-part des parties communes, parce qu’il n’existe qu’une seule catégorie de charges. 2.
Les état de répartition complexes Les immeubles sont généralement plus complexes. Le règlement de copropriété est alors plus explicite. L’état de répartition des charges « fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges » sous la forme d’un tableau en deux colonnes : liste des numéros des lots concernés et liste des tantièmes de charges affectés à chaque lot dans la catégorie. Voici un exemple : CHARGES DE CHAUFFAGE
Les charges de conservation peuvent également être groupées en catégories différentes, soit parce qu’il existe des parties communes à certains copropriétaires seulement, soit parce qu’il existe plusieurs bâtiments sans organisation en syndicats secondaires. Une base de répartition s’entend d’une caractéristique commune à tous les lots (la surface habitable par exemple), objectivement appréciable, permettant, en fonction de sa valeur relative par rapport à celles attachées aux autres lots, de calculer la quote-part contributive de chaque lot dans la catégorie de charges concernée. Il peut s’agir de sa surface, de son volume chauffé, des surfaces chauffantes installées. Dans ce cas le règlement de copropriété indique par exemple que « les charges relatives au chauffage central de l’immeuble (entretien de la chaufferie, combustible, etc.) seront réparties entre les propriétaires des lots n° 1 à 35 en fonction des surfaces chauffantes installées ». Le tableau des quotes-parts a été établi mais il n’a pas toujours été inséré dans le règlement de copropriété. Il n’a donc pas été publié. Il est superflu d’insister sur les inconvénients de cette méthode. 1.
Les bases de
répartition consolidées La consolidation d’une base de répartition exige l’établissement d’un relevé effectué par un technicien compétent. Il doit établir pour chacun des lots la liste complète des radiateurs installés et, en fonction de leurs caractéristiques techniques, calculer la surface chauffante de chaque radiateur puis le total des surfaces chauffantes pour chaque lot. Il doit ensuite établir un tableau faisant apparaître pour chacun des lots n° 1 à 35 le total des surfaces chauffantes. Ce tableau constitue le projet de grille de répartition à soumettre à l’assemblée générale pour approbation. Cette approbation ne peut être refusée que pour des motifs techniques solidement établis. La décision d’approbation doit être accompagnée d’une décision d’insertion de la grille de répartition ainsi établie dans l’état de répartition des charges figurant dans le règlement de copropriété. Une copie du procès verbal de l’assemblée accompagnée de la grille de répartition approuvée sera déposée au rang des minutes du notaire ayant reçu le règlement de copropriété et publiée à la Conservation des hypothèques. La nouvelle grille de répartition sera ainsi opposable aux tiers, notamment aux futurs acquéreurs et locataires. 2.
Les bases de
répartition non consolidées Dans certains cas, cette procédure n’a pas été entièrement respectée. Le tableau a été établi mais il n’a pas été publié et parfois même il n’a pas été soumis à l’approbation de l’assemblée générale. Il a été exploité par le syndic. Les comptes ont été approuvés au fil des années, ce qui ne suffit pas à lui conférer l’opposabilité nécessaire. Le défaut de consolidation de la base de répartition rend possibles des modifications de l’installation dans les parties privatives, souvent effectuées sans autorisation ni même concertation, qui génèrent des conflits lorsque le propriétaire du lot prétend à une réduction de sa quote-part contributive. Or les approbations successives des comptes de charges ne purgent pas le vice juridique. Il reste toujours possible de consolider une grille de répartition mais cette régularisation, si elle est effectuée dans un environnement conflictuel, rend parfois nécessaire l’intervention d’un expert judiciaire. De plus, sa tardiveté interdit au syndicat de se prévaloir des infractions commises au détriment de la collectivité. III. mécanisme de la mise en répartition La répartition des charges et produits est effectuée entre les lots. Il n’est possible de procéder au regroupement des cotisations sur la personne qu’au terme de cette opération.. La mise en répartition des charges effectuée en fin d’exercice est matérialisée par l’établissement - d’un relevé général des charges et produits courants de l’exercice annuel, ventilé par catégories et rubriques - le cas échéant des comptes de travaux ou opérations exceptionnels clôturés en cours ou en fin de l’exercice - d’un relevé individuel propre à chaque copropriétaire comportant - le calcul des cotisations sur charges courantes et le cas échéant, des parts sur produits courants en fonction des quotes-parts attachées à ses lots. - le cas échéant, le calcul des charges sur travaux exceptionnels ou opérations exceptionnelles dont les comptes ont été clôturés en cours ou en fin de l’exercice. Elle fait apparaître globalement sur les relevés individuels, par catégories : - Au débit : - le montant total des charges courantes imputables - le montant total des charges exceptionnelles imputables - Au crédit - le montant total des produits courants, hors appels provisionnels - le montant total des produits exceptionnels, hors appels provisionnels - le remboursement des provisions sur charges courantes - le remboursement des provisions sur charges exceptionnelles, s’il y a lieu et finalement le solde individuel global, créditeur ou débiteur. A. répartition initiale entre les lots L’article L 18 impose au syndic « de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat ainsi que la situation de trésorerie du syndicat ». Le texte concerne avant tout les professionnels administrant plusieurs syndicats, mais il est applicable en réalité à tous les syndics. Il exprime l’obligation de considérer la personne comme pivot exclusif du système comptable. Cette obligation s’étend aux partenaires, créanciers et débiteurs du syndicat, et tout particulièrement aux fournisseurs, au sens le plus large du terme. La comptabilité, telle que conçue par la loi du 10 juillet 1965, a pour double objet de faire apparaître à tout instant, et au moins périodiquement : - la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat, sous la forme d’un solde global pour tous les lots appartenant à un même copropriétaire. Cette position peut toutefois être ventilée par groupes de lots appartenant à un même copropriétaire. - la situation de trésorerie du syndicat La personne copropriétaire est au cœur des traitements comptables. Les informaticiens ont donc retenu pour l’élaboration des progiciels dédiés le rôle privilégié de la personne et l’obligation impérative de son unicité dans le fichier. Chaque personne est dotée d’un code, ce qui permet de remédier aux problèmes d’homonymie. Le mécanisme de la répartition des charges impose une dérogation au principe de la comptabilité par personne. La répartition des charges ne peut être faite qu’entre les lots car c’est aux lots seulement que le règlement de copropriété affecte les quotes-parts déterminant les cotisations. A cet effet, le règlement de copropriété comporte toujours, serait-ce sous une forme simplifiée, un état descriptif de division qui énumère et décrit chacun des lots, précise son emplacement exact dans l’immeuble (étage, escalier, etc. ) et la quote-part des parties communes qui lui est attachée (74/1000 par exemple) et lui affecte enfin un numéro. Cet état descriptif de division se présente, pour le régime de la publicité foncière, sous la forme d’un tableau récapitulatif.. Le fichier des copropriétaires, qui comporte la liste des lots dont chacun est propriétaires, permet le regroupement des cotisations dues par chaque copropriétaire pour l’ensemble de ces lots. B. répartition finale entre les propriétaires de lots La répartition des charges entre les lots étant achevée, il convient de regrouper les résultats afférents aux lots appartenant à une personne déterminée. Ce regroupement doit être effectué pour tous les copropriétaires. L’opération ne pose aucun problème particulier. Manuellement, un syndic bénévole regroupe les comptes des lots 6 (appartement), 22 (chambre individuelle) et 44 (cave) du copropriétaire Dupont et totalise les charges par rubriques et catégories. Il peut utiliser une feuille de tableur prétraitée. L’ordinateur d’un syndic professionnel effectue automatiquement les opérations nécessaires s’il a été correctement configuré et renseigné. Ces trois lots, qui sont des fractions de l’immeuble dans la terminologie de la publicité foncière, auraient été constitués en un lot autrefois. Ils constituent de nos jours un groupe de lots. Les lots accessoires 22 et 44 sont liés au lot principal 6. Une même personne peut être propriétaire de plusieurs lots principaux dans un immeuble, ainsi que des lots accessoires correspondants. Si ces lots sont loués, ce copropriétaire souhaite recevoir un compte séparé pour chaque groupe de lots, afin de pouvoir justifier les décomptes de charges locatives présentés à ses locataires. Le mécanisme de la répartition peut être schématisé pour le cas très simple d’un immeuble à deux groupes de deux lots (appartement et chambre) appartenant l’un à Dupont, l’autre à Durand. Les données constantes du traitement sont fournies par le fichier de l’immeuble et le fichier des copropriétaires.
Le fichier des charges à répartir fournit le total des dépenses à répartir dans l’unique catégorie 10 « charges générales ». La base de répartition est en centièmes. La masse à répartir est de 377 €. La valeur de l’unité (1/100) est donc 3,77. Le tableau 4 montre le mécanisme de répartition par lot.
Le tableau 5 montre la répartition finale entre les deux copropriétaires.
1.
Traitement des
groupes de lots Les groupes de lots sont organisés de différentes manières. Soit, comme dans l’exemple précédent, les lots 6 (appartement), 22 (chambre individuelle) et 44 (cave) du copropriétaire sont groupés logiquement. Soit le propriétaire bailleur de plusieurs lots principaux a indiqué les lots accessoires qu’il entendait attacher à chacun des lots principaux. Dans tous les cas le traitement de ces groupes comporte : - la rattachement à la personne du propriétaire - la désignation des lots composant le groupe - la totalisation cohérente des quotes-parts de charges et produits - l’établissement d’un relevé de charges (et produits) propre au groupe de lots 2.
Traitement des
démembrements de propriété Un lot de copropriété peut faire l’objet d’un démembrement qui laisse la propriété à une personne mais confère certains de ses attributs à une autre personne. Deux démembrements nous intéressent à ce titre : l’usufruit et le droit d’habitation. Dans les deux cas, le nu-propriétaire et le propriétaire du bien grevé de droit d’habitation, d’une part, l’usufruitier et le bénéficiaire du droit d’habitation, d’autre part, sont titulaires d’un droit réel. A ce titre ils sont tous membres du syndicat des copropriétaires et tenus à contribuer aux charges communes. Mais ils ne sont pas unis dans une personne morale et le principe de la comptabilité par personne ne heurte à une évidente difficulté. Les praticiens y avaient porté remède en insérant dans le règlement de copropriété une clause précisant celui des deux partenaires qui devait être l’interlocuteur privilégié du syndicat (usufruitier ou nu-propriétaire, propriétaire du bien grevé ou bénéficiaire du droit d’habitation). Elle était complétée par une clause leur imposant une obligation solidaire au paiement des charges. La loi de 1965 leur a imposé la désignation d’un mandataire commun pour tout ce qui concerne la convocation et la tenue des assemblées générales. Elle n’a rien prévu pour ce qui concerne la répartition et le paiement des charges. La jurisprudence postérieure a cru devoir déclarer non écrites les clauses du règlement de copropriété relatives aux modalités de contribution aux charges et à la solidarité. Elle a imposé, de fait, au syndic d’établir un compte pour chacun des partenaires. Cette obligation ne peut être sérieusement respectée puisque le syndic ne connaît pas les conventions intervenues entre les parties et ne pouvait se constituer arbitre de litiges éventuelles. Dans la pratique, les syndics ont adressé les comptes au mandataire commun (généralement l’usufruitier et le propriétaire du bien grevé) en étendant ses pouvoirs dans la formule de désignation. La jurisprudence a récemment évolué en admettant la validité des clauses désignant le destinataire des comptes et des clauses de solidarité [5]. Le syndic peut donc adresser les comptes à l’un des deux partenaires. Il leur appartiendra de faire leurs comptes entre eux. 3.
Traitement des lots
en indivision On retrouve une difficulté identique lorsque la propriété du lot est indivise entre plusieurs personnes. a)
les
conventions entre indivisaires La loi n° 76-1286 du 31 décembre 1976 a toutefois permis aux indivisaires d’établir des conventions relatives à l’exercice de leurs droits respectifs et, pour tout dire d’organiser l’indivision (articles 1873-1 à 18 du Code civil). Pour autant l’indivision, malgré la possibilité de désigner un gérant de l’indivision, n’est pas dotée de la personnalité morale. Les indivisions organisées n’étaient pas jusqu’à présent pas majoritaires. De plus le caractère organisé d’une indivision n’était pas toujours connu des syndics. Ceux-ci ont pratiqué comme en matière d’usufruit, adressant les comptes au mandataire commun. La jurisprudence a également écarté les clauses insérées dans les règlements de copropriété (en particulier celles de solidarité des indivisaires) et imposé aux syndics d’adresser des comptes à chaque indivisaire en fonction de sa quote-part de l’indivision. De manière identique, la jurisprudence a évolué favorablement et, à tout le moins, reconnu la validité des clauses de solidarité. Cette solution évite au syndic d’avoir à assigner de nombreuses personnes lorsque les charges d’un lot indivis demeurent impayées [6]. b)
le
régime légal de l’indivision La loi n° 2006-728 du 23 juin 2006 favorise l’organisation des indivisions en créant un « régime légal de l’indivision » par modification des articles 815-1 à 815-14 du Code civil et renvoi aux dispositions des articles 1873-1 à 18 susvisés. Le premier alinéa de l'article 815-3 est remplacé par sept alinéas ainsi rédigés : « Le ou les indivisaires titulaires d'au moins deux tiers des droits indivis peuvent, à cette majorité : « 1° Effectuer les actes d'administration relatifs aux biens indivis ; « 2° Donner à l'un ou plusieurs des indivisaires ou à un tiers un mandat général d'administration ; « 3° Vendre les meubles indivis pour payer les dettes et charges de l'indivision ; « 4° Conclure et renouveler les baux autres que ceux portant sur un immeuble à usage agricole, commercial, industriel ou artisanal. « Ils sont tenus d'en informer les autres indivisaires. A défaut, les décisions prises sont inopposables à ces derniers Le régime légal permet de pallier le silence ou l’opposition d’un indivisaire. Les co-indivisaires titulaires d’au moins deux tiers des droits indivis peuvent prendre des décisions relatives au bien indivis et les rendre opposables aux autres co-indivisaires. Ils peuvent en particulier donner un mandat général d’administration soit à l’un d’eux soit à un tiers. C. mise en répartition des charges Dans l’hypothèse d’une gestion totalement informatisée, que nous retiendrons ici, la mise en répartition des charges est automatique. Le programme assure le classement des charges par catégories et rubriques en fonction des codifications saisies lors de l’enregistrement de chaque facture. Cette affirmation lapidaire mérite quelques indications complémentaires et une observation préalable. L’observation d’abord : si nous traitons de la répartition des charges dans le cadre de la clôture des comptes, nous ne devons pas oublier qu’il s’agit d’une opération qui se poursuit tout au long de l’exercice au fur et à mesure de l’enregistrement des factures. C’est la ponctualité régulière de l’ensemble des opérations comptables qui permet de « tirer » à chaque instant une situation fiable de la trésorerie et des opérations du syndicat. Venons en au traitement informatisé. Il est effectué généralement en utilisant les fonctionnalités d’une base de données appropriée. Nous retiendrons toutefois pour nos explications une procédure semi-automatique utilisant un tableur. Cette technique est en effet mieux connue des non-professionnels. La procédure de répartition des charges comporte une phase statique et une phase dynamique. La phase statique, pour un syndicat déterminé, comporte le pré-établissement d’une feuille de calcul reproduisant de manière appropriée - d’une part l’état de répartition des charges avec ses catégories de charges et ses rubriques - d’autre part la liste des lots avec les quotes-parts qui leur sont affectées pour chacune des catégories de charges. La feuille de calcul doit comporter également des cellules contenant les formules nécessaires - au calcul des totaux de rubriques et de catégories - au calcul du total général des charges du syndicat - au calcul des quotes-parts afférentes à chaque lot pour chacune des catégories - au calcul du total général des charges pour chaque lot Les mêmes dispositions doivent être prises pour le traitement des produits. La phase dynamique. L’enregistrement manuel d’une première facture (libellé, montant, etc.) dans la plage correspondant à la rubrique dédiée dans la catégorie appropriée génère un sous-total de rubrique, un sous-total de catégorie et un total des charges de l’immeuble. Ces résultats sont provisoires, dans l’attente d’autres enregistrements. Il génère également les montants des quotes-parts afférentes à chaque lot dans cette rubrique de charges. Au fur et à mesure de l’enregistrement des factures l’opérateur voit s’établir la répartition des charges de l’exercice. Si nous reprenons l’exemple précédent, l’enregistrement de la facture d’entretien du hall, donnera les résultats suivants :
L’enregistrement, à la suite, de la facture d’électricité donnera les résultats suivants :
La répartition entre les lots est effectuée en temps réel. La situation est différente si on utilise un logiciel profession. Les enregistrements sont conservés dans les fichiers comptables, mais la répartition est effectuée à la demande. Il est généralement possible d’effectuer une répartition provisoire en cours d’exercice pour l’un des syndicats administré par un professionnel. Il est bien entendu possible de procéder de la même manière s’il existe deux catégories de charges 10 et 15. Il suffit de prévoir un tableau 4 bis pour la catégorie 15 et de prévoir les liaisons nécessaires. Dans la pratique, ces ventilations entre catégories sont effectuées au moyen d’un traitement analytique (voir //4.4). Un syndic bénévole peut tenir la comptabilité d’un petit immeuble sur un tableur. La feuille de calcul devra comporter des plages appropriées pour la tenue de la trésorerie et celle des comptes de fournisseurs. Les fichiers d’immeuble (liste des lots et des copropriétaires entre autres) devront également être créés. Les progiciels dédiés à la gestion professionnelle sont, quant à eux, des bases de données organisées pour ce type de comptabilité et plus généralement pour répondre à tous les besoins de la gestion syndicale. La normalisation comptable va permettre l’uniformisation des plans comptables préétablis qu’ils comportaient. L’enregistrement des écritures s’accompagne de la saisie des codes permettant le classement automatique des écritures dans les catégories et rubriques souhaitées. Il génère toutes les écritures de contrepartie (par exemple dans le compte fournisseurs). Les progiciels de bonne qualité comportent des aides à la saisie qui facilitent considérablement le travail des comptables. Certaines pièces exigent une réflexion préalable à l’enregistrement et surtout des précisions fournies par le gestionnaire de l’immeuble. Elles peuvent faire l’objet d’un classement provisoire qu’il ne faut pas oublier de régulariser dès que cela est possible. D. mise en répartition des produits Le mécanisme de la répartition est identique à celui que nous venons de décrire pour la répartition des charges. La seule différence réside dans la position des montants qui viennent au crédit des comptes des copropriétaires et non plus au débit. La répartition des produits impose des observations d’un autre ordre. Les règlements de copropriété ne traitent que rarement cette éventualité. Les produits à répartir sont exceptionnels et il faut d’ailleurs préciser en premier lieu leur nature. 1.
Exclusion des
produits internes (provisions sur charges) Les produits internes (provisions sur charges courantes) sont régularisées en fin d’exercice mais ne sont pas répartis au sens propre du terme. Le mécanisme, pourtant, est bien celui d’une répartition de produit. C’est pourquoi il faut veiller, lors du traitement informatique, à utiliser la clé de répartition utilisée pour les appels de provisions. Un appel provisionnel effectué avec la clé « charges communs générales » ne doit pas être remboursé en utilisant la clé « charges bâtiment B » ! Une autre difficulté se présente lorsque la consistance d’un lot a été modifiée pendant le cours de l’exercice (division de lot ou réunion de lot). 2.
Rôle de l’assemblée
générale (affectation des produits) L’affectation des produits externes fait généralement l’objet d’une décision de l’assemblée générale, surtout lorsqu’il s’agit d’un produit exceptionnel comme le prix de la vente d’une partie commune. L’assemblée peut décider d’affecter la somme encaissée à la constitution d’une provision spéciale ou au contraire sa mise en répartition soit immédiate, soit à l’occasion d’un appel de fonds périodique. Les conséquences comptables de la décision doivent être traitées sans délai. Elles ne présentent pas de difficultés majeures. 3.
Indépendance des
répartitions de charges et de produits La mise en répartition des produits et celle des charges doivent demeurer indépendantes. Les copropriétaires doivent avoir connaissance de la liste complète des charges comme de la liste complète des produits sans qu’une opération préalable de compensation partielle puisse affecter la qualité de l’information. L’obligation d’indépendance des écritures subsiste lorsque la nature d’un produit le lie à une charge. C’est le cas d’une indemnité versée par un assureur (produit) par rapport à la charge des travaux de réparation consécutifs au sinistre. Encore faut-il établir judicieusement le lien : à la suite d’un dégât d’eau, l’indemnité couvre les travaux de remise en peinture d’une partie commune, et non les travaux de réparation de la couverture, qui ne sont pas pris en charge par l’assurance. Il faut, en toute hypothèse, faire apparaître aussi bien le montant de la facture (charge) que celui de l’indemnité (produit) pour assurer une information satisfaisante. 4.
Produits courants
et récurrents Ces produits sont utilisés, sous réserve d’encaissement effectif, conformément à la décision prise à leur sujet par l’assemblée générale. S’ils sont mis en répartition à l’occasion des appels de fonds périodiques, la règle d’indépendance des mises en répartition doit être respectée. Les relevés individuels doivent porter mention de l’appel de fonds, d’une part, de la mise en répartition des produits d’autre part. Les mêmes prescriptions sont applicables lorsque la mise en répartition est effectuée en application d’une décision de l’assemblée générale. La compensation joue de plein droit avec les soldes débiteurs éventuels des copropriétaires et le syndic doit alors veiller à stopper les procédures de recouvrement de charges en cours. En vertu de la théorie de la répartition immédiate, on doit admettre que la compensation a joué à la date de la dernière opération : si un copropriétaire était débiteur de 1 000 euros depuis le 1er janvier, la compensation jour à la date du 12 mars qui est celle de l’encaissement par le syndicat d’une indemnité lui revenant pour une quote-part de 800 euros. A compter du 13 mars, il n’est plus débiteur que de 200 euros. Notons que le produit de la vente d’une partie commune
est doté d’un régime particulier fixé par
l’article 16-1 de la loi du 10 juillet 1965 : « Les sommes
représentant le prix des parties communes se divisent de plein droit entre les
copropriétaires dans les lots desquels figuraient ces parties communes et
proportionnellement à la quotité de ces parties afférentes à chaque lot. La
part du prix revenant à chaque copropriétaire lui est remis directement par
le syndic et ce, nonobstant l’existence de toute sûreté grevant son
lot. » La répartition « de plein droit » est réalisée
immédiatement dès la signature de l’acte de vente et le syndic doit effectuer
les paiements sans aucun délai. Si l’assemblée a décidé
l’affectation intégrale du prix à une opération quelconque, le syndic
doit : - en premier lieu, effectuer un
appel de fonds de ce montant, réparti en fonction des quotes-parts des
parties communes. Cet appel est porté globalement au crédit d’un compte
approprié ouvert pour l’opération envisagée (un compte de placement par
exemple), par le débit des comptes 450 des copropriétaires. - en second lieu répartir le prix
par le crédit des comptes 450 et le débit du compte sur lequel a été
enregistré le paiement du prix. Les comptes des copropriétaires
portent ainsi la trace des deux opérations comptables sans que leurs soldes
soient modifiés. Dans le cas contraire, le syndic
établit des chèques au profit des copropriétaires. Il n’y a pas lieu de conserver purement et simplement les fonds au compte bancaire du syndicat pour conforter la trésorerie. IV. PRÉSENTATION DE la répartition des charges Les modèles annexés au décret comptable ne concernent pas les relevés généraux et particuliers de charges adressés aux copropriétaires mais les documents de synthèse à établir en fin d’exercice pour l’approbation des comptes. Ces contraintes porteront nécessairement sur la présentation des relevés de charges. La lecture de tous les documents en sera facilitée. Les modèles présentés ci après paraissent, à quelques variantes près, être utilisés majoritairement. Ils répondent, en tout cas aux exigences les plus courantes de ceux qui sont appelés à les exploiter sans avoir une pratique quotidienne de la copropriété. Les comptes doivent impérativement respecter les catégories de charges, telles qu'elles sont établies par le règlement de copropriété. Au sein de ces catégories, les charges sont constituées en sous groupes par rubriques en fonction de leur nature :
La présentation de la catégorie « charges bâtiment A » peut être affinée par l’utilisation d’une sous catégorie Ascenseur A qui distinguera les rubriques « contrat d’entretien » et « EDF ». Cela facilite le regroupement des différentes rubriques « EDF » dans le budget prévisionnel. Le classement par catégories et rubriques est facilité par le traitement analytique des charges (Voir 7 / 4.4) Voyez un relevé général des charges traditionnel (sans prendre en considération les libellés !) La mise en répartition des charges est matérialisée par - un relevé général des charges (et produits) commun à tous les lots et comportant, outre la liste ordonnée de tous les articles du compte, des sous totaux par rubriques et par catégories - un relevé individuel de charges (et produits) propre à chaque groupe de lots appartenant à un même copropriétaire, qui comporte la détermination des quotes-parts incombant à ce groupe et un historique comptable depuis la dernière mise en répartition . Le relevé individuel doit permettre à chaque copropriétaire de vérifier les bases utilisées pour le calcul de sa cotisation : assiette, quote-part et résultat du calcul. Les catégories et sous-catégories et les masses financières correspondantes doivent figurer dans le même ordre sur le relevé général et sur le relevé individuel. L’absence d’une catégorie ou d’une sous-catégorie dans le relevé individuel est justifiée par le fait que le copropriétaire concerné ne contribue pas aux charges correspondantes. Il est courant de trouver dans le relevé général une catégorie « charges privatives ». Il arrive fréquemment qu’une intervention technique soit demandée par le syndic sans qu’il soit possible au départ de connaître l’origine exacte de l’anomalie. Elle peut se trouver sur une partie privative et le syndic ne l’apprend qu’à réception du rapport technique et de la facture. Dans ce cas, le syndic procède néanmoins au paiement de l’entrepreneur (en sa qualité d’auteur de la demande d’intervention) mais il impute la charge au débit du copropriétaire concerné. On retrouve également dans cette catégorie les régularisations effectuées sur les charges déterminées par comptage (notamment pour la consommation d’eau chaude sanitaire). Il peut être opportun de les faire figurer dans une rubrique distincte. La lecture comparative des deux relevés permet également aux copropriétaires de vérifier qu’ils ne sont pas appelés à contribuer aux charges d’une rubrique qui ne les concerne pas. Le relevé individuel comporte en outre : - le rappel de la composition du groupe de lots traité avec mention des tantièmes généraux correspondant à chaque lot - le rappel (position à la clôture de l’exercice) des quotes-parts des avances appelées pour le groupe de lots (réserve de trésorerie, provision sur travaux futurs, etc.). - le rappel en historique de la situation du copropriétaire à l’égard du syndicat. Voyez un relevé individuel des charges, qui correspond au relevé général ci dessus. Il faut encore indiquer les mouvements comptables constatant la répartition des charges. L’article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005 dispose : « à l’arrêté des comptes, [le compte 450] est débité ou crédité de l’excédent ou de l’insuffisance sur opérations courantes par la contrepartie du compte 701 ». Pour les uns le système couramment utilisé dans le passé pour le traitement des comptes annuels répond aux exigences de l’article 10. Pour d’autres, les traitements globaux du système traditionnel ne sont conformes ni à l’esprit du nouveau texte ni à sa lettre. Les comptes (6nnn) de charges sont crédités par le débit des comptes 450nn des copropriétaires. C’est la répartition des charges. Un mouvement inverse permet la répartition des produits affectés. Le compte 701 est débité par le crédit des 450nn (remboursement des provisions).
Nous avons repris notre exemple précédent. Le compte de banque comporte, pour contrepartie, les paiements sur provisions pour charges courantes. Il ne joue aucun rôle dans le mécanisme de répartition. Les comptes de l’exercice font apparaître un trop perçu
sur provision de 800 – 777 = 23 € pour l’ensemble des copropriétaires. Que
sont devenus ces 23 € ? Il suffit d’éditer le grand-livre pour le
savoir :
Nous constatons qu’ils apparaissent sagement au crédit de chacun des copropriétaires, pour respectivement 9,89 et 13,11 euros. On les retrouverait pareillement en éditant la balance des comptes. Notez que, pour des raisons de commodité, nous avons laissé de côté le compte de banque qui est sans intérêt pour notre exposé. Le compte des produits est soldé. Le compte des charges est soldé. Cette méthode permet de présenter aux copropriétaires un compte de fin d’exercice reproduisant tous les mouvements comptables de l’exercice. Nous retrouvons bien les mêmes résultats, mais, cette fois, chaque écriture est dotée d’un numéro de compte. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||