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7 / 5.1 La répartition des charges et produits I. incidences de la réforme SRU II. les grilles de répartition des
charges A. état de répartition des charges 1. Définition des catégories de charges 2. Les état de répartition complexes 1. Les bases de répartition consolidées 2. Les bases de répartition non consolidées III. mécanisme
de la mise en répartition A. répartition initiale entre les lots B. répartition finale entre les propriétaires
de lots 1. Traitement des groupes de lots 2. Traitement des démembrements de propriété 3. Traitement des lots en indivision a) les conventions entre
indivisaires b) le régime légal de
l’indivision C. mise en répartition des charges D. mise en répartition des produits 1. Exclusion des produits internes (provisions
sur charges) 2. Rôle de l’assemblée générale (affectation
des produits) 3. Indépendance des répartitions de charges et
de produits 4. Produits courants et récurrents IV. PRÉSENTATION DE la répartition
des charges B. incidence du nouveau régime comptable La répartition des charges entre les copropriétaires doit être effectuée conformément aux dispositions de l’état de répartition des charges figurant dans le règlement de copropriété (art. D 1). Ces dispositions, - seraient-elles illégales -, demeurent applicables tant qu’elles n’ont pas été modifiées soit par une décision régulière de l’assemblée générale, soit par une décision judiciaire passée en force de chose jugée. Le syndic ne peut créer des grilles de répartition que dans la mesure où elles sont conformes à une catégorie de charges définie dans l’état de répartition des charges, mais non accompagnée du tableau correspondant. Il y a exception toutefois lorsque la création d’une grille a pour objet la mise en œuvre d’une disposition du statut de la copropriété telle que l’article L 10-1 pour ce qui est de l’exonération des frais de procédure au profit du copropriétaire triomphant dans un litige avec le syndicat. La tolérance par les copropriétaires, pendant une durée plus ou moins longue, de l’utilisation d’un mode de répartition non conforme à celui figurant dans l’état de répartition n’est pas créatrice d’une règle opposable. C’est à tort que l’on a cru pouvoir émettre un avis contraire en vertu d’un arrêt de la Cour d’appel de Rennes du 17/01/2002 [1] . Dans ce cas, en effet, la Cour s’est bornée à retenir que les comptes irrégulièrement établis avaient été approuvés successivement par l’assemblée générale. La Cour, en énonçant : « les résolutions sont donc désormais définitives à l’égard du copropriétaire qui ne les a jamais contestées dans les conditions prévues par l’article 42 de la loi du 10 juillet » , adopte de plus la conception extensive des effets juridiques de l’approbation des comptes. A contrario, l’arrêt exprime que le copropriétaire aurait obtenu satisfaction s’il avait contesté la décision d’approbation Le syndic doit, en vertu de son obligation de conseil, signaler l’illégalité d’une clause de l’état de répartition mais ne peut lui substituer une grille de répartition légale de son propre chef. La répartition des charges entre les copropriétaires comporte deux opérations distinctes : En premier lieu le syndic doit procéder au classement des dépenses entre les différentes catégories énumérées dans l’état de répartition des charges figurant au règlement de copropriété. Il s’agit d’une prestation intellectuelle exigeant parfois un choix raisonné entre deux options. Elle aboutit à la détermination chiffrée du contenu de chaque rubrique et de chaque catégorie. Les totaux calculés constituent les « masses à répartir ». Cette opération se poursuit tout au long de l’exercice. En second lieu, une opération purement technique, souvent automatisée, permet la répartition des masses entre les copropriétaires au prorata de leurs obligations contributives. Cette opération n’est réalisation qu’à la fin de l’exercice. La clôture de l’exercice exige en premier lieu la perfection de la répartition des charges et produits conformément à l’article L 10. Les copropriétaires sont tenus de participer aux charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun en fonction de l’utilité que ces services et éléments présentent à l’égard de chaque lot. Ils sont tenus de participer aux charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots, telles que ces valeurs résultent des dispositions de l’article 5. Le règlement de copropriété fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges. A la répartition virtuelle et immédiate en cours d’exercice, l’opération substitue une répartition matérialisée par · un état général des charges et produits de l’exercice. · des comptes individuels déterminant, pour chaque copropriétaire, sa quote-part dans chacune des catégories de charges et produits et sa position financière à l’égard du syndicat après imputation des provisions appelées[2] en cours d’exercice. La répartition des charges et produits caractérise la spécificité du syndicat de copropriétaires. Dans une société, le résultat est un solde comptable autonome générant des obligations notamment fiscales. Les associés ne participent aux bénéfices ou aux pertes qu’en fonction des décisions de l’assemblée générale . La répartition des charges met en œuvre les grilles de répartition établies pour chacune des catégories de charges conformément à l’état de répartition figurant au règlement de copropriété. I. incidences de la réforme SRU Après la réforme SRU, le statut conserve la distinction fondamentale posée par l’article L 10. Il faut insérer dans le cadre légal les sous-classes créées par l’article D 44 et par les articles 3 et 4 du décret comptable. On se trouve alors en présence d’un tableau dont la cohérence n’est pas évidente :: Charges entraînées par les services collectifs et les
éléments d’équipement commun (article L 10 alinéa 1) o les dépenses comprises dans le budget prévisionnel qui, d’une manière générale, concourent à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble (D 44) o les charges constatées pour les opérations courantes : sommes versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat (décret comptable) o les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, relatives aux travaux sur équipements communs autres que ceux de maintenance, aux travaux d’amélioration , aux études techniques (D 44) o les charges pour les travaux et autres opérations exceptionnelles, sommes versées ou à verser pour les travaux prévus par l’article L 14-2 (dépenses non comprises dans le budget prévisionnel) et votés par l’assemblée générale (décret comptable). Charges relatives à la conservation, à l’entretien et à
l’administration des parties communes (art. L 10 alinéa 2) o les dépenses comprises dans le budget prévisionnel qui, d’une manière générale, concourent à la maintenance et à l’administration des parties communes (D 44), o les charges constatées pour les opérations courantes : sommes versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat (décret comptable) o les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, relatives aux travaux sur parties communes autres que ceux de maintenance, travaux d’amélioration, études techniques (D 44) o les charges pour les travaux et autres opérations exceptionnelles, sommes versées ou à verser pour les travaux prévus par l’article L 14-2 (dépenses non comprises dans le budget prévisionnel) et votés par l’assemblée générale. (décret comptable) On retrouve ces distinctions dans toutes les prescriptions du décret comptable relatives à la présentation des comptes et à la ventilation des comptes individuels des copropriétaires. De plus, pour les comptes et le budget prévisionnel une double présentation est imposée : · par nature de charges (regroupement des charges d’électricité par exemple) · par catégories de charges (charges ascenseur bâtiment A, charges ascenseur bâtiment B par exemple) Les services ne sont visés que par le décret comptable qui, par contre, ne fait aucune référence aux travaux de maintenance au titre des charges pour opérations courantes. L’article 4 du décret comptable n’envisage d’autre part les charges exceptionnelles que pour des travaux ou opérations votés par l’assemblée générale. La règle traditionnelle s’impose donc désormais au comptable qui doit considérer le procès-verbal d’assemblée comme une pièce justificative de ses écritures. L’enregistrement des charges doit être conforme à ces différentes prescriptions. C’est finalement la tâche du gestionnaire qui est rendue plus difficile par la rigueur des textes, pour ce qui est de la régularité des engagements de dépenses. II. les grilles de répartition des charges On entend par « grille de répartition » un tableau présentant l’organisation constante de la répartition des charges et produits entre les lots en fonction des quotes-parts contributives qui leurs sont affectées par le règlement de copropriété dans chacune des catégories de charges. L’article D1 est ainsi conçu « Cet état définit les différentes catégories de charges et distingue celles afférentes à la conservation, à l’entretien et à l’administration de l’immeuble, celles relatives au fonctionnement et à l’entretien de chacun des éléments d’équipement communs et celles entraînées par chaque service collectif. « L’état de répartition des charges fixe, conformément aux dispositions de l’article 10 (alinéa 3) et, s’il y a lieu, de l’article 24 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965, la quote-part qui incombe à chaque lot dans chacune des catégories de charges ; à défaut, il indique les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges. » Pour certaines catégories de charges, le règlement de copropriété initial, quand il a été établi avant la construction de l’immeuble, se borne à indiquer une base de répartition. Il peut indiquer ainsi que les charges de chauffage seront réparties proportionnellement à la surface de chaque lot desservi. Il est alors nécessaire de procéder, après l’achèvement de l’immeuble, à la consolidation de la base de répartition en établissant un relevé de ces surfaces et en procédant à l’établissement d’une grille indiquant la quote-part calculée de chaque lot. Cette grille doit être annexée au règlement de copropriété et publiée. A. état de répartition des charges L’état de répartition des charges inclus dans le règlement de copropriété - définit les différentes catégories de charges - distingue - celles afférentes à la conservation, à l’entretien et à l’administration de l’immeuble (article L 10 alinéa 2) - celles relatives au fonctionnement et à l’entretien de chacun des éléments d’équipement communs (article L 10 alinéa 1) - celles entraînées par chaque service collectif (article L 10 alinéa 1). - fixe « la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges », comme le prévoit le dernier alinéa de l’article L 10. - à défaut, il indique les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges » 1.
Définition des
catégories de charges Les catégories groupent les charges qui sont réparties selon une même base de répartition (charges spéciales bâtiment A par exemple). Une catégorie est attachée à une partie commune ou à un ensemble de parties communes, à un élément d’équipement commun ou à un ensemble d’éléments d’équipement commun, à des service(s) lié(s) ou indépendants. Dans un groupe d’immeubles il peut exister des grilles de même nature selon la localisation des parties ou éléments de rattachement (ascenseur bâtiment A, ascenseur bâtiment B). A des parties communes spéciales doivent être attachées des grilles de répartition spéciales, mais le règlement de copropriété peut aussi établir des grilles de répartition spéciales pour des parties communes non spécialisées. Il en est ainsi a fortiori pour les éléments d’équipement commun qui n’ont d’utilité qu’à l’égard de certains lots seulement (ascenseur, chauffage). L’article L 10 distingue deux catégories de charges - celles relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes, réparties « proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots, telles que ces valeurs résultent des dispositions de l’article [L] 5 ». Ces valeurs relatives se retrouvent dans les quotes-parts des parties communes respectivement attachées à chaque lot, pour lesquelles on utilise couramment l’expression « tantièmes de copropriété ». - celles entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun , réparties en fonction de l’utilité que ces services et éléments présentent à l’égard de chaque lot Pour l’application de ce texte, l’article D 1 semble conférer aux charges entraînées par chaque service collectif un régime particulier. Il est vrai que la notion de service présente ici des aspects différents. Dans un immeuble en copropriété, les services peuvent être assurés - soit par des éléments d’équipement commun - soit par des personnes, salariés du syndicat ou prestataires contractuels[3]. - soit par des concessionnaires[4] ou prestataires de services Le service s’entend ainsi principalement de la prestation de confort fournie par un élément d’équipement commun. La chaudière est un élément d’équipement commun. Le chauffage est un service. Mais des services sont également assurés soit par des personnes salariées comme la gardienne (gardiennage et entretien de propreté) ou par des prestataires de services extérieurs (entretien de propreté ou des espaces verts). Dans les cas les plus simples, les charges peuvent n’être relatives qu’à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes. Elles sont alors réparties « proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots », c’est à dire en fonction des tantièmes des parties communes respectivement attachés à chacun des lots. Le règlement se borne alors à indiquer « les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges » En l’espèce le règlement renvoie à une base unique , la quote-part des parties communes, parce qu’il n’existe qu’une seule catégorie de charges. 2.
Les état de répartition complexes Les immeubles sont généralement plus complexes. Le règlement de copropriété est alors plus explicite. L’état de répartition des charges « fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges » sous la forme d’un tableau en deux colonnes : liste des numéros des lots concernés et liste des tantièmes de charges affectés à chaque lot dans la catégorie. Voici un exemple : CHARGES DE CHAUFFAGE
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