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7 / 2.3 Charges courantes et charges exceptionnelles D. Synthèse (charges courantes) III. traitement
comptable des charges Nous rappelons ici les dispositions principales du régime des charges et dépenses. Pour une étude plus détaillée, nous renvoyons aux études de la partie 11. L’article L 10 distingue : les charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes (répartition en fonction des tantièmes) les charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun (répartition en fonction de l’utilité) La réforme SRU a ajouté une distinction fondamentale entre les dépenses courantes et les dépenses exceptionnelles. On en trouve le principe dans les articles L 14-1 et L 14-2 qui s’appliquent respectivement : aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble qui font l’objet du budget prévisionnel aux dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel. L’article D 44 détermine les dépenses exceptionnelles : Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel
sont celles afférentes : 1° Aux travaux de conservation ou d’entretien de
l’immeuble, autres que ceux de maintenance ; 2° Aux travaux portant sur les éléments d’équipement
communs, autres que ceux de maintenance ; 3° Aux travaux d’amélioration, tels que la
transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants,
l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage
commun ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la
surélévation de bâtiments ; 4° Aux études techniques, telles que les diagnostics
et consultations ; 5° Et, d’une manière générale, aux travaux qui ne
concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou
à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble. L’article D 45 complète en définissant les travaux de maintenance Les travaux de maintenance sont les travaux d’entretien
courant, exécutés en vue de maintenir l’état de l’immeuble ou de prévenir la
défaillance d’un élément d’équipement commun ; ils comprennent les menues
réparations. Sont assimilés à des travaux de maintenance les
travaux de remplacement d’éléments d’équipement communs, tels que ceux de la
chaudière ou de l’ascenseur, lorsque le prix de ce remplacement est compris
forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d’entretien y afférent. Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement communs. » Nous utilisons ici indifféremment les termes « dépenses » ou « charges » pour préciser le contenu des deux catégories, tout en rappelant les deux distinctions qu’impose le régime : entre charges du syndicat et charges des copropriétaires, d’une part, entre les charges et dépenses d’autre part. Elles comprennent, aussi bien pour les parties communes que pour les éléments d’équipement commun La notion est celle qu’on trouve dans les articles L 10 et D 1. On considère habituellement comme frais d’administration : les impôts les primes d’assurances les honoraires du syndic et ceux des techniciens ou spécialistes appelés à assister le syndicat ou à donner des avis au conseil syndical. Toutefois les honoraires des techniciens intervenant dans la réalisation de travaux exceptionnels doivent être intégrés dans le coût de ces chantiers, de même que les frais accessoires comme les redevances de voirie ou autres. les frais de procédure et les indemnités susceptibles d’être mises à la charge du syndicat. L’habitude a été prise d’inclure également dans cette catégorie : les frais de gardiennage y compris ceux d’entretien de propreté qui entrent dans les tâches usuelles d’une concierge ou gardienne d’immeuble[1]. Il en est de même lorsque ces prestations sont assurées par une entreprise extérieure. Cette solution ne remet pas en cause la qualification de service commun mais il est jugé que son utilité objective est présumée équivalente pour tous les lots. les frais de consommation d’eau froide en l’absence de compteurs divisionnaires. La loi de 1965 a repris sur ce point les usages anciens de la copropriété. La solution est également appliquée à la consommation d’eau chaude mais elle est alors contraire aux dispositions des articles R 131-9 à R 131-14 lorsque l’immeuble est assujetti à l’obligation de comptage divisionnaire qu’ils prescrivent. On ne peut méconnaître la survivance des usages anciens de la copropriété qui érigeaient en principe général la répartition des charges au prorata des tantièmes généraux. On verra d’ailleurs que le domaine d’application de la distinction imposée à cet égard par l’article L 10 s’est peu à peu restreint depuis la réforme de 1965 en raison de l’impossibilité pratique de déterminer équitablement l’utilité d’un service ou d’un élément d’équipement commun à l’égard de chaque lot. Il en résulte que la catégorie des charges d’administration est devenue peu à peu une catégorie fourre-tout. On ne parlait avant la loi SRU de frais de fonctionnement qu’à propos du syndicat, et dans le cadre des frais d’administration. Ce n’est plus le cas. Il est par ailleurs difficile de parler du fonctionnement des parties communes qui, par nature, ne fonctionnent pas. Si l’on s’en tient à l’article L 14-1, Les frais de fonctionnement ne sont ni des frais d’administration ni des frais de maintenance, ni des coûts de travaux. Il s’agit du fonctionnement des parties communes et des éléments d’équipement commun Le fonctionnement des services n’est pas visé Les frais de fonctionnement peuvent être répartis aussi bien en fonction de l’alinéa 1 qu’en fonction de l’alinéa 2 de l’article L 10 Les frais de fonctionnement ne concernent que les éléments d’équipement commun. Il s’agit des fournitures nécessaires comme le fioul pour le chauffage. L’article D 44-5° confirme cette interprétation en distinguant la maintenance et l’administration des parties communes, d’une part, la maintenance et le fonctionnement des équipements communs, d’autre part. Il s’agit de travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble et de travaux portant sur les éléments d’équipement commun qui présentent les caractéristiques énoncées par l’article 45. « Les travaux de
maintenance sont les travaux d’entretien courant, exécutés en vue de
maintenir l’état de l’immeuble ou de prévenir la défaillance d’un élément
d’équipement commun ; ils comprennent les menues réparations. « Sont assimilés à des
travaux de maintenance les travaux de remplacement d’éléments d’équipement
communs, tels que ceux de la chaudière ou de l’ascenseur, lorsque le prix
de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance
ou d’entretien y afférent. « Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement communs. » La maintenance de l’article 45 est essentiellement préventive. Elle comporte les menues réparations tant pour l’immeuble que pour les équipements communs. Les travaux de remplacement d’éléments d’équipement ne sont inclus que lorsqu’ils sont effectués dans le cadre d’un contrat d’exploitation comportant une clause de garantie totale (contre de chauffage avec clause P3 par exemple). Dans ce cas il n’y a, en principe, aucun financement à prévoir. Mais l’opération doit être
constatée dans la comptabilité de l’immeuble, en contrepartie des versements
effectués périodiquement par le syndicat à ce titre. Les travaux d’amélioration et les études techniques, telles que les diagnostics et consultations sont exclus de cette catégorie. Pour éviter toute confusion, les techniciens parlent de maintenance lourde à propos des travaux de ravalement par exemple. Les travaux de maintenance lourde sont exclus de la catégorie des charges courantes. D. Synthèse (charges courantes) Les charges courantes, prévues au budget prévisionnel, comportent : les dépenses courantes d’administration et de maintenance des parties communes les dépenses courantes d’administration, de maintenance et de fonctionnement des éléments d’équipement commun exclusion faite des travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance, à l’administration et au fonctionnement des éléments d’équipements communs, des travaux d’amélioration et des études techniques telles que les diagnostics et consultations. Nous avons ajouté l’administration des éléments d’équipement commun puisque le coût en est inclus dans les honoraires de gestion courante du syndic. On peut dire grossièrement que sont exceptionnelles les dépenses ou charges qui ne sont pas courantes. Il n’y a pas en principe de catégorie intermédiaire. Ce caractère résiduel ne doit pas occulter l’importance financière, souvent très lourde, de ces charges. L’article 14-2 n’évoque à ce titre que les dépenses pour travaux. Elles peuvent concerner en réalité d’autres opérations comme l’acquisition d’éléments mobiliers, de matériels divers, voire d’un bien immobilier qui sera affecté à l’usage commun. Dans certains cas, l’acquisition d’un lot par le syndicat est forcée. Elle résulte d’une obligation légale lorsque le syndicat a poursuivi le recouvrement de charges impayées et procédé à l’exécution de la décision judiciaire par voie de saisie immobilière. En l’absence d’enchérisseur lors de la vente par adjudication, le syndicat créancier est déclaré adjudicataire à concurrence de la mise à prix. Les copropriétaires sont alors tenus de contribuer au financement de l’opération ou de décider la souscription d’un emprunt. Le préfinancement des charges exceptionnelles doit faire l’objet d’une décision de l’assemblée générale assurant son exigibilité. Les prévisions à ce titre ne doivent pas figurer dans le budget prévisionnel. Par comparaison avec nos précédentes observations, et sous les réserves qu’elles contiennent, on peut dire qu’il s’agit des travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance, à l’administration et au fonctionnement des éléments d’équipements communs, des travaux d’amélioration et des études techniques telles que les diagnostics et consultations. Elles font l’objet de dispositions comptables particulières. Elles ne bénéficient pas des dispositions de l’article L 19-2 pour le recouvrement des appels provisionnels. III. traitement comptable des charges L’article L 14-3 impose l’enregistrement des charges dès leur engagement juridique. Dans le plan comptable imposé par l’article 8 de l’arrêté du 14 mars 2005, les comptes de charges figurent en classe 6. Mais par ailleurs la répartition des charges entre les copropriétaires doit être effectuée conformément aux prescriptions de l’état de répartition des charges prévu par l’article D 1 et figurant dans le règlement de copropriété. Dans les systèmes comptables automatisés des professionnels, on trouve alors en classe 9 (comptes analytiques) un plan comptable des charges et produits propre à chaque syndicat administré. Dans ce plan comptable , les charges sont reclassées par catégories et rubriques. Ce mécanisme peut être utilisé par les syndics non-professionnels d’immeubles relativement importants. Ces dispositions permettent aux syndics de respecter les prescriptions du décret du 14 mars 2005 relatives à la présentation des comptes en fin d’exercice. L’article 10 dispose que les charges pour opérations courantes et les charges pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles font l’objet d’une double présentation : · par nature au sein du compte de gestion général et du budget prévisionnel (annexe 2) · ventilation analytique par catégories de charges pour le compte de gestion générale et pour le budget prévisionnel (annexes 3 et 4). Une tenue incorrecte des écritures tout au long de l’exercice rend donc impossible la présentation correcte des comptes en fin d’exercice. |
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