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7 / 5.4 Approbation des comptes de l’exercice clos I. éléments comptables soumis à la vérification II. portée
de l’approbation des comptes de charges A. portée extensive de l’approbation des comptes B. portée restrictive de l’approbation des comptes III. effets
juridiques de l’approbation des comptes de charges 1. Conséquences de la
novation 2. Conservation des
privilèges et hypothèques C. ratification des initiatives du syndic D. rétroactivité de l’approbation à la date de clôture IV. refus
d’approbation des comptes B. effets juridiques du refus d’approbation des comptes 1. Non-exigibilité des
soldes débiteurs individuels 2. Non-exigibilité des
soldes créditeurs individuels 3. Report de la clôture
définitive de l’exercice 4. adoption contestable
d’un budget prÉvisionnel 5. Présentation de
nouveaux comptes V. approbation partielle des
comptes ; sort des réserves A. Conditions juridiques de l’efficacité d’une réserve Le rôle de l’approbation des comptes de l’exercice excède largement la reddition des comptes qui est imposée à tout mandataire. Il est vrai qu’à cette occasion le syndic doit rendre compte de l’exécution de sa mission pour ce qui est de la gestion financière et comptable. Mais par ailleurs l’approbation des comptes est une procédure collective qui présente des aspects totalement indépendants de la simple reddition de comptes d’un mandant. Certaines dépenses ont été engagées par le conseil syndical en vertu d’une délégation de l’assemblée. D’autres ont été imposées par des incidents ou accidents aux conséquences desquels il a fallu remédier sans désemparer. Plus généralement, l’objet de l’approbation des comptes n’est pas seulement de rendre quitte le syndic sur le plan financier, mais aussi de rendre opposables aux copropriétaires les comptes de l’exercice pour permettre leur apurement définitif et le parachèvement, pour l’exercice considéré, de la contribution des membres du syndicat aux charges collectives. Le mécanisme n’est pas singulier. On le retrouve dans la plupart des institutions collectives. En matière de copropriété, il a la particularité d’être au cœur du débat judiciaire relatif au recouvrement de charges. L’omission de l’approbation des comptes est invoquée par un débiteur dépourvu d’autre moyen. Son existence est avancée par le syndic comme argument péremptoire à l’appui de sa demande. Or la portée de la décision d'approbation demeure imprécise. L'approbation est-elle limitée au pointage de la liste des dépenses et recettes avec vérification des justifications comptables (une écriture, une facture) ? S’étend-elle aux modes de répartition de ces charges et produits ? Détermine-t-elle alors les positions comptables individuelles de manière irréversible ? Telles sont les questions que l’on retrouve fréquemment dans les recueils de jurisprudence. I. éléments comptables soumis à la vérification Les éléments soumis à l'examen et au vote de l'assemblée comportent : - la reprise des soldes de l’exercice antérieur - les charges et produits constituant les dettes et créances du syndicat - les modalités de répartition de ces charges et produits entre les lots - les dépenses payées, les recettes encaissées et les engagements constatés - les soldes individuels des copropriétaires générés par ces facteurs -
les charges payées
ou constatées d’avance - les produits encaissés d’avance - le solde de la trésorerie syndicale résultant des mouvements de fonds - la situation financière collective incluant les engagements - la cohérence des données comptables avec les données physiques (banque et caisse s’il y a lieu) L’importance prédominante des comptes de charges et produits ne saurait occulter les autres domaines concernés par l’approbation des comptes : Tenue générale de la comptabilité Comptes de trésorerie Comptes de provisions et avances Comptes sensibles comme les comptes d’attente notamment. Sur ces points, les documents de synthèse en fin d’exercice et les commentaires du conseil syndical doivent permettre aux copropriétaires d’avoir une connaissance suffisante de la situation exacte du syndicat et des difficultés éventuelles qu’elle peut présenter. On doit considérer que tous les éléments d’information présentés par le syndic et vérifiés par le conseil syndical sont validés et figés par la décision d’approbation des comptes. Force est d’admettre que la réalité n’est pas toujours conforme à ce principe lapidaire. Mais il est bien certain que les copropriétaires sont présumés connaître un risque d’insuffisance de trésorerie du syndicat après avoir reçu notification d’une situation révélant des retards de paiement importants imputables à deux ou trois d’entre eux. La fiabilité des informations a pourtant ses limites. S’agissant de la trésorerie du syndicat, la vérification par le conseil syndical de la cohérence rigoureuse entre les soldes constatés sur le relevé de banque et la comptabilité du syndicat ne garantit pas la parfaite représentation des fonds lorsque le syndicat n’est pas titulaire d’un compte séparé ouvert à son nom. Il faut enfin remarquer que si le contrôle comptable permet de relever certaines anomalies ou percevoir certains signaux d’alerte, il ne comporte pas le traitement immédiat des affaires en cause, qui relève exclusivement du contrôle de gestion. Le conseil syndical peut noter que M. Dupont est débiteur. C’est à un autre moment qu’il pourra examiner la situation du dossier de recouvrement. Par contre les incertitudes comptables doivent être levées sans délai. Ainsi pour une reprise de solde en début d’exercice qui n’est pas clairement identifiée. Les problèmes concernant ces questions ne présentent généralement pas de difficulté juridique tant qu’elles ne prennent pas un caractère contentieux. Il en va autrement pour l’approbation des comptes de charges. II. portée de l’approbation des comptes de charges L’approbation des comptes emporte ratification de la gestion financière du syndic et interdit toute révision ultérieure des dépenses de copropriété dont l’assemblée générale a eu connaissance, sauf en cas d’erreur, d’omission ou de présentation inexacte [1]. Elle vaut également ratification des actes accomplis par le syndic et qui se sont traduits par l’engagement des dépenses entérinées, même en cas d’engagement initialement irrégulier [2] Il en est ainsi, bien entendu, en l’absence de contestation aboutie à bonne fin de la décision de l’assemblée. La liste des dépenses et le montant global sont ainsi figés. Reste le problème de la répartition de ces dépenses entre les copropriétaires. Un compte équilibré est indivisible. [3] La rectification d'un article du compte impose la rectification corrélative d'un ou plusieurs autres articles. Un problème se pose dès lors qu’un article modifié concerne directement un copropriétaire en aggravant ses obligations. L'approbation d'un compte porte sur l'ensemble des articles qui le composent. Son but est la consolidation définitive des écritures et des rapports financiers entre les parties intéressées : copropriétaires, partenaires divers du syndicat, et même le syndic en cas de gestion par compte unique. Le caractère définitif de la clôture des comptes est un facteur primordial de sécurité juridique et financière. Cette consolidation ne peut être remise en cause qu'en cas d'erreur, omission, faux ou de présentation inexacte (Art 1269 NCPC). Abstraction faite de la fraude qui corrompt la décision d'approbation, il est seulement possible de redresser les erreurs matérielles dont la rectification n'affecte que les comptes individuels concernés, sans incidence sur un compte de tiers. Le syndic peut ainsi rectifier l’omission du règlement effectué par un copropriétaire au crédit de son compte par le débit de la banque. Les comptes des autres copropriétaires ne sont pas bousculés. A. portée extensive de l’approbation des comptes L'approbation des comptes généraux du syndicat couvre l'ensemble des opérations financières, tant pour leur réalité que pour leur montant et les modalités de répartition entre lots qui ont été appliquées. Cette règle a été exprimée par la Cour de cassation dans ses arrêts des 13/03/1979 et 09/03/1988. [4]. Elle s’étend à la détermination définitive des soldes individuels à la date de clôture de l’exercice. Elle implique que, outre le compte général des charges et produits, les comptes individuels soient notifiés avec la convocation, dans le cadre des documents comptables justificatifs. Elle couvre enfin, sur le plan financier, les engagements de dépenses contestables du syndic tout en laissant à l'assemblée la faculté de le sanctionner par une autre décision relative à l'octroi ou non du quitus. Nous traitons cet aspect ci-dessous en III-C. A l’appui de cette conception extensive on invoque essentiellement ses effets sur la nécessaire consolidation définitive des comptes. On fait en outre remarquer que l’assemblée est parfaitement informée sur ce point puisque la répartition des charges entre dans le champ de contrôle du conseil syndical. De même les comptes individuels sont notifiés avant l’assemblée. Les copropriétaires peuvent donc débattre sur ces différents points en toute connaissance de cause. B. portée restrictive de l’approbation des comptes Un courant désormais dominant de jurisprudence limite toutefois les effets de l’approbation aux comptes de charges, exclusion faite des modalités de répartition Citons l’arrêt de la 23e chambre B de la Cour de Paris en date du 22/02/2001 : « L’obligation pour chaque
copropriétaire d’acquitter sa quote-part dans les charges communes telles
qu’elles sont avalisées par l’assemblée générale ne saurait tenir en échec le
droit, pour un copropriétaire, de réclamer une correction de son compte
individuel tenu par le syndic si le montant des sommes imputées sur son
compte se révèle inexact en raison d’erreurs constatées dans la répartition
entre les membres du syndicat du montant des dépenses approuvées par
l’assemblée. » Il est jugé que la question soumise à l’assemblée ne porte pas sur la répartition. Un opposant, sur le mode de répartition seulement, n’est donc pas tenu de contester judiciairement la décision d’approbation. Son action est soumise à la prescription décennale commune aux actions personnelles nées du statut. Certains auteurs approuvent cette conception restrictive. M. Vigneron
a écrit : « [l'approbation] ne préjuge pas l'authenticité du compte
individuel dont il reste possible d'en contester le montant parce qu'il
n'aurait pas été établi par une application correcte de la clé de répartition
des charges prévue au règlement de copropriété, élément tout à fait
indépendant du montant global des dépenses et recettes du syndicat objet de
l'approbation des comptes ». D’autres
l’ont contesté. MM. Capoulade et Giverdon expriment un
avis radicalement contraire. Ils lient cette question à celle de la détermination
des soldes individuels en fin d’exercice et précisent que cette solution
justifie l'obligation pour le syndic de notifier avec la convocation la liste
des soldes individuels. Cette notification est obligatoire car tous les
articles du compte doivent être portés à la connaissance des copropriétaires
appelés à voter sur ce point. MM. Givord et Giverdon avaient précédemment affirmé que « la décision de l’assemblée ne préjuge pas du décompte individuel de chaque copropriétaire, à moins qu’il lui ait été préalablement notifié et qu’aucune réserve ou protestation n’ait été émise » [5] La Cour de Cassation a confirmé par arrêt du 2 décembre 1992 [6] cette relation implicite entre l'approbation des comptes et celle des systèmes de répartition adoptés dans le cas pourtant contestable ou l’irrégularité de la répartition était manifeste. La Cour précisait qu'en présence d'une décision d'approbation des comptes devenue définitive faute de contestation, l'irrégularité manifeste d'une répartition est inopérante : « Mais attendu que l’arrêt, qui retient, par motifs propres et adoptés, que la répartition des charges de chauffage pour les exercices antérieurs a été régulièrement approuvée par les assemblées générales contre lesquelles aucune contestation n’a été élevée, est, par ces seuls motifs, légalement justifié de ce chef » Voir l’arrêt Le principe comporte des exceptions. C’est le cas lorsque les modalités de répartition auraient dû faire l'objet d'une décision préalable de l'assemblée (division d'un lot ou travaux d'amélioration aux frais du syndicat). Il en est a fortiori de même lorsqu’une notification de transfert de propriété n’a pas été prise en considération par le syndic. Le compte du lot n’est pas modifié mais les charges sont à répartir entre vendeur et acquéreur. On trouve un autre cas particulier dans un arrêt de la Cour d'appel de Paris [7] du 25 octobre 1993. Le copropriétaire demandeur avait approuvé les comptes et demandé ensuite que soient déduits de son compte individuel des frais de recouvrement imputés en vertu de la clause d'aggravation des charges incluse dans le règlement de copropriété. Il a obtenu satisfaction mais nous sommes alors dans le cas différent d’une imputation individuelle abusive qui est étrangère à la répartition générale des charges. On invoque à l’appui d’un revirement de la Cour de cassation un arrêt du 6 juillet 1994 écartant les effets de la déchéance prévue par l’article L 42 al. 2 en présence d’une demande de « rectifications d’erreurs commises par le syndic dans l’établissement des comptes individuels » [8]. D’autres arrêts proclament de manière plus générale que la répartition des charges n’entre pas dans le champ d’effectivité de l’approbation des comptes [9]. La Cour de Cassation l’admet [10] à nouveau dans un arrêt du 20/07/1999, tout en rejetant le pourvoi faute de preuve d’une quelconque erreur de répartition. Les deux arrêts de la Cour de cassation ne sont pas péremptoires car il s’agissait dans les deux cas d’une répartition à effectuer entre le vendeur et l’acquéreur d’un lot. Ce n’est pas alors la répartition générale des charges qui est en cause. La contestation de la répartition de certaines charges est parfois l’accessoire d’une demande en nullité de la clause du règlement de copropriété qui la détermine. Le problème fondamental n’est plus alors celui de la portée de l’approbation des comptes mais celui de l’effet rétroactif de l’annulation de la clause. On considère classiquement que l’annulation d’une telle clause ne porte effet qu’à compter d’une décision judiciaire définitive. De manière surprenante la Cour de Cassation s’est récemment prononcée en sens contraire pour revenir peu de temps après à la solution traditionnelle. Le bon sens a triomphé mais ces errements sont bien fâcheux trente cinq ans après l’entrée en vigueur de la réforme de 1965. L’article D 45-1 précise que « l’approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale ne constitue pas une approbation du compte individuel de chaque copropriétaire ». En reprenant les termes utilisés par la jurisprudence ce texte ne clôt pas la discussion. Sa légalité à l’égard de l’article 1269 du Code de procédure civile demeure contestable. Faisons le point pour les praticiens : ils doivent savoir que l’approbation des comptes n’interdit pas actuellement à un copropriétaire, serait-il non opposant, de contester la répartition d’une ou plusieurs catégories de charges. Il dispose à cet effet du délai décennal de droit commun en matière de copropriété. Le caractère excessif des conséquences pratiques exige une modification de la règle. III. effets juridiques de l’approbation des comptes de charges L’approbation des comptes a toujours un effet novateur et un effet extinctif pour ce qui concerne les comptes eux-mêmes. Occasionnellement elle peut comporter la ratification de certaines initiatives du syndic. La novation prévue par les articles 1271 du Code civil est l’opération qui éteint une obligation pour la remplacer immédiatement par une autre. Le droit classique admet, à côté des novations par changement de créancier ou de débiteur, celles par changement de cause et c’est bien le cas ici. Un exemple courant de la novation par changement de cause est le compte courant commercial qui est caractérisé par la substitution aux créances et dettes réciproques du solde final, sous la condition préalable de l’établissement d’un arrêté de compte. Mutatis mutandis, nous sommes dans une situation identique. La pratique du compte-courant est apparue en Italie au XIIe siècle. C’est une convention
conclue entre deux ou plusieurs commerçants qui sont couramment en relation
d'affaires. Pour simplifier le traitement comptable et financier de leurs créances
réciproques, le mécanisme prévoit que les écritures (articles de compte)
passées à leur actif comme à leur passif, se compenseront. à une date fixée par la convention, le compte-courant
présente un solde résultant de la compensation qui sera seul exigible.
Dès qu'elle est passée chaque écriture fait perdre à l'opération qui la cause,
son individualité. C’est l’effet novatoire du compte-courant, qui constitue une
opération unique et indivisible. Dans notre domaine, le mécanisme autonome et spécifique de
la répartition des charges s’insère dans la relation entre les
copropriétaires eux-mêmes d’une part, entre les copropriétaires et le
syndicat, d’autre part. La source des obligations financières entre les copropriétaires et le syndicat résulte désormais de comptes approuvés et non plus de comptes proposés. L’approbation des comptes assure aux soldes individuels un caractère certain et liquide [11]. Il faut y ajouter désormais l’exigibilité des soldes, tant à l’encontre des copropriétaires qu’à l’encontre du syndicat au profit des copropriétaires créditeurs. On peut remarquer que, dans les textes, l’effet novateur n’est qu’implicitement évoqué. L’article D 45-1 se borne à indiquer que « les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part ». On cherche vainement le texte permettant au syndic d’exiger le paiement par une copropriétaire de son solde débiteur. L’article D 35 reste muet sur ce point. 1. Conséquences de la novation Les copropriétaires dont les comptes présente un solde débiteur en fin d’exercice sont tenus de le payer sans délai, son exigibilité n’étant plus contestable. De son côté le syndic, pour le compte du syndicat, est tenu de restituer aux copropriétaires dont le solde est créditeur en fin d’exercice le montant trop perçu. Cette obligation peut se solder par l’inscription du solde créditeur au crédit de leur compte. Il s’impute alors sur le prochain appel provisionnel. Si le syndic omet de respecter cette obligation, les copropriétaires peuvent opposer la compensation au paiement d’un appel provisionnel suivant. Si le solde créditeur est important et excède le montant de l’appel provisionnel suivant, ils peuvent en demander le remboursement effectif. Les modifications résultant de l’approbation des comptes s’inscrivent dans le cadre défini par l’article 1271 du Code civil. L’animus novandi est formellement établi par l’inscription de la question à l’ordre du jour de l’assemblée, le débat et la vote qui s’ensuit. 2. Conservation des privilèges et hypothèques L’article 1278 pose, en cas de novation, le principe de la disparition des garanties de l’ancienne créance « à moins que le créancier ne les ait expressément réservés ». Cette nécessité n’existe pas dans notre cas puisque la loi elle-même y pourvoit dans les articles L 19 [12], L 19-1 et dans l’article 2103 1° bis du Code civil (désormais art. 2374 ) . L’assiette de la répartition n’est plus contestable. Le contenu des comptes ne peut être remis en question [13]. Cette affirmation s’applique sans nul doute aux charges et produits mis en répartition et figurant à ce titre dans le relevé général des charges et produits. Un copropriétaire opposant ou défaillant peut demander l’annulation judiciaire de la décision de l’assemblée dans les formes et conditions habituelles mais la décision d’approbation lui reste opposable jusqu’à ce qu’une décision judiciaire définitive prononce la nullité de la décision. Il est donc tenu de payer un éventuel solde débiteur sur les charges de l’exercice et le syndic peut en effectuer le recouvrement forcé. Seule, la découverte d’une fraude du syndic dans l’établissement des comptes de charges ou dans la tenue de la comptabilité permet la remise en cause de l’approbation. Le courant jurisprudentiel favorable à la portée restrictive de l’approbation des comptes, s’agissant des modalités de répartition, atténue la force des observations qui précèdent. On peut espérer que le recours à la notion de novation aura raison de cette résistance. C. ratification des initiatives du syndic Une dépense peut résulter d’une initiative contestable du syndic. Il est admis que l’approbation des comptes emporte l’approbation des actes accomplis par le syndic et la ratification de ceux qui, nécessitant une décision préalable de l’assemblée, ont été réalisés sans cette autorisation [14] Encore faut-il - que la dépense en question apparaisse distinctement dans le relevé général des charges, sans être « noyée » dans un regroupement de charges diverses. - que le projet de relevé général des charges ait été annexé à la convocation. L’article 11 II 5° du décret du 17 mars 1967 prévoit désormais la nécessité de joindre à la convocation « le projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire ». Cette obligation relève de l’obligation d’information des copropriétaires sans lien avec la validité des décisions ! La validité d’une éventuelle ratification est subordonnée à la communication aux copropriétaires du relevé général des charges et celle des relevés individuels ne peut que conforter sa régularité. D. rétroactivité de l’approbation à la date de clôture Insertion
JPM-COPRO 26/11/2012 La répartition des charges et produits doit être effectuée avant la clôture provisoire des comptes et l’établissement de l’annexe 1. Cela rend possible l’envoi aux copropriétaires, joint à la convocation pour l’assemblée ordinaire, d’un « projet d’état individuel de répartition des comptes ». Les écritures nécessaires sont passées dans les premières semaines de l’exercice suivant, mais elles sont datées du jour de clôture de l’exercice, - par exemple le 31 décembre 2011 -. Lorsque l’assemblée approuve purement et simplement les comptes, la décision d’approbation n’impose aucune écriture comptable nouvelle. Il ne reste au syndic qu’à procéder à l’édition des comptes et à leur diffusion. L’opposabilité des comptes est en effet soumise à la condition suspensive de l’approbation par l’assemblée. La décision d’approbation vaut accomplissement de la condition. L’article 1179 du Code civil précise que « la condition accomplie a un effet rétroactif au jour auquel l’engagement a été contracté ». Par contre, c’est bien à la date de la décision d’approbation que se place l’exigibilité des soldes. On peut également songer au régime de l’obligation à terme. La clôture de l’exercice impose au syndic d’effectuer l’apurement des comptes de l’exercice, puis impose aux copropriétaires et au syndicat de payer les soldes selon qu’il s’agit d’une insuffisance ou d’un trop-appelé. Cette dernière obligation est affectée d’un terme qui est l’approbation des comptes. La notion d’obligation à terme est plus appropriée car l’article 1185 du Code civil indique : « Le terme diffère de la condition, en ce qu’il ne suspend point l’engagement, dont il retarde seulement l’exécution ». Dans notre cas, l’engagement apparaît au dernier jour de l’exercice, le 31 décembre par exemple. Si l’assemblée réunie le 15 mars suivant approuve les comptes, l’exercice pourra faire l’objet d’une clôture définitive au 31 décembre. Les soldes engagés à la date du 31 décembre deviendront exigibles à la date du 15 mars suivant. Nous indiquons dès à présent que cela reste vrai dans le cas, - évoqué ci dessous -, d’approbation assortie d’une ou plusieurs réserve(s). L’assemblée doit prescrire les rectifications à effectuer et donner délégation au conseil syndical pour vérifier la réalisation de cette opération. On se trouve alors en présence d’une seconde condition qui est accomplie après vérification de la rectification par le conseil syndical. Il y a rétroactivité au 31 décembre 2011 pour l’ensemble. Ces indications nous conduisent à proclamer que la pratique de certains syndics consistant à n’effectuer réellement la répartition qu’après approbation des comptes par l’assemblée est dépourvue de fondement sérieux. Elle contrarie en outre les efforts doctrinaux tendant à faire disparaître la modification de l’article 45-1 du décret. Elle s’accompagne enfin d’une utilisation vicieuse des comptes d’attente dont la vocation n’est pas d’abriter les insuffisances ou excédants révélés en fin d’exercice. IV. refus d’approbation des comptes Nous revenons ici à l’ensemble des comptes. L’assemblée peut refuser l’approbation des comptes. Les opposants doivent, à notre avis, motiver leur refus d’approbation, dont il convient de rappeler les conséquences juridiques. Le statut n’impose ni à l’assemblée ni aux copropriétaires opposants, seraient-ils minoritaires, de motiver leur refus d’approbation des comptes. Cette motivation est néanmoins indispensable. Le fonctionnement de la copropriété exige que l’on parvienne, d’une manière ou d’une autre, à la consolidation définitive des comptes. La validation d’un refus non motivé permettrait aux copropriétaires débiteurs en fin d’exercice de s’exonérer unilatéralement de toute obligation au paiement. La motivation doit s’inscrire dans le cadre précis de la question posée. Le tarif horaire du plombier, le nombre des interventions constatées, l’insuffisance des prestations de la femme de ménage ne justifient pas un refus d’approbation des comptes. A cet égard les errements sont beaucoup trop fréquents et il convient de rappeler aux copropriétaires, et parfois aux Juges, les principes élémentaires du droit de la copropriété. Il est donc souhaitable de provoquer, à l’occasion des votes sur ce point, les explications des opposants et, le cas échéant, d’en faire mention au procès verbal. Cette pratique présente l’avantage de préciser les rectifications comptables qui seraient justifiées et de conserver la preuve du caractère abusif de certains votes. B. effets juridiques du refus d’approbation des comptes Le refus d’approbation des comptes a pour effet l’impossibilité de mettre en recouvrement les soldes individuels débiteurs. Il est également impossible de rembourser les soldes individuels créditeurs. Ils ne sont ni certains ni liquides. 1. Non-exigibilité des soldes débiteurs individuels Elle se déduit de nos précédentes indications relatives aux effets de l’approbation des comptes. Toutefois le refus d’approbation ne permet pas à un copropriétaire de demander le remboursement des provisions versées en cours d’exercice. Le refus d’approbation ne fait pas disparaître l’exigibilité qui résultait d’une décision antérieure approuvant un budget prévisionnel qui demeure valable. 2. Non-exigibilité des soldes créditeurs individuels Les copropriétaires dont les soldes individuels apparaissaient créditeurs dans les comptes présentés ne peuvent pas non plus en demander le paiement. 3. Report de la clôture définitive de l’exercice On peut considérer que le refus d’approbation des comptes interdit au syndic de clôturer définitivement les comptes de l’exercice et de reporter les soldes pour l’ouverture de l’exercice suivant. Il perturbe donc de manière significative le fonctionnement de la copropriété. Cette solution n’est pas évidente. Si le refus motivé laisse une possibilité de rectification des comptes, la question ne se pose pas vraiment. Si le refus d’approbation est le prélude à un litige il semble nécessaire de clôturer l’exercice. 4. adoption contestable d’un budget prÉvisionnel Nous avons déjà noté que le refus d’approbation des comptes de l’exercice clos peut fragiliser la décision d’adopter le budget prévisionnel de l’exercice suivant celui en cours. 5. Présentation de nouveaux comptes Lorsque le refus s’avère justement motivé, il appartient au syndic de rectifier les erreurs constatées et de présenter de nouveaux comptes à une nouvelle assemblée. Il est possible d’éviter cet inconvénient. L’assemblée peut approuver les comptes sous réserve d’une rectification clairement précisée et conférer au conseil syndical la mission de vérifier la bonne exécution de la rectification demandée. Le syndic peut alors diffuser de nouveaux comptes accompagnés d’un rapport du conseil syndical attestant que la régularisation a été effectuée. V. approbation partielle des comptes ; sort des réserves Révision du 15/07/2010 Le refus global d’approbation des comptes présentés est rarement justifié. Dans la plupart des cas, il est judicieux d’approuver les comptes en insérant des réserves, voire des décisions de modification, dans la résolution. Les réserves peuvent se présenter sous les aspects suivants Rejet d’une dépense Défaut de justification comptable d’une dépense Irrégularité d’engagement d’une dépense Contestation partielle d’une facture Imputation à un copropriétaire d’une dépense (CA Aix 15-02-2008-1) Modification de la répartition d’une dépense ou d’un profit Insertion d’un profit L’expérience montre que jusqu’à présent la formulation de réserves apporte une satisfaction de l’esprit mais qu’elle est rarement suivie d’effets pratiques. Dans la version initiale de cette étude nous avons présenté les observations suivantes : « Ces décisions ou réserves doivent être précises. Elles doivent faire l’objet de scrutins majoritaires distincts. Il est souhaitable d’y ajouter une délégation au conseil syndical permettant à celui-ci de vérifier l’exécution des décisions mais également les réserves émises et de statuer. On peut citer le cas d’une facture non présentée lors du contrôle des comptes et dont le syndic devra demander une copie. Cette procédure permet de diffuser des comptes rectifiés sans nécessité d’une nouvelle assemblée. « Il peut être opportun d’enregistrer des réserves individuelles. Un copropriétaire peut approuver la liste des dépenses présentée, mais contester seulement une imputation personnelle. Il est alors possible de lui en donner acte qui figurera au procès-verbal, ce qui lui permet d’approuver les comptes. » Elles sont insuffisantes. Nous nous proposons ici de rechercher les remèdes qui pourraient être apportés à cette situation. Pour éclairer cette recherche, il faut connaître les rares solutions jurisprudentielles relatives à cette difficulté. L’arrêt rendu le 15 février 2008 par la Cour d’appel d’Aix en Provence est particulièrement important. A. Conditions juridiques de l’efficacité d’une réserve Les réserves tendant à l’imputation individuelle d’une
dépense incluse par le syndic dans les charges générales exigent généralement
l’inscription d’une question singulière à l’ordre du jour et un scrutin
spécifique de l’assemblée. Dans l’affaire jugée par la Cour d’Aix (voir l’arrêt), les copropriétaires contestaient l’insertion dans les charges communes générales de deux factures. Il s’agissait d’un problème survenu à la suite, semble- t- il, d’ une défectuosité de l’échangeur desservant la piscine de l’appartement de monsieur X... qui a nécessité le changement de deux vases d’ expansion. L’assemblée, délibérant dans le cadre de la question « approbation des comptes de l’exercice », avait adopté la résolution suivante : « L’ assemblée générale approuve les comptes de l’ exercice du 01 / 01 / 2003 au 31 / 12 / 2003 et l’état de répartition des charges entre les copropriétaires, à l’exception de deux factures de l’entreprise BAGGIERI (135, 04 € et 1. 214, 16 €) que l’ assemblée générale demande au syndic d’ imputer sur le compte privatif de monsieur X... au titre de l’ aggravation des charges » M. X avait contesté la validité de cette résolution. Il faisait valoir que la question traitée n’avait pas été inscrite à l’ordre du jour. La Cour d’appel a accueilli cette
prétention et jugé « que
l’ imputation d’ une dépense spécifique à un copropriétaire déterminé,
contraire au principe de répartition prévu par le règlement de copropriété,
justifie en elle- même une délibération singulière qui comme telle doit
figurer à l’ordre du jour et en tout cas, dès lors qu’elle fait grief à ce
copropriétaire et peut être de nature à rompre le principe d’égalité, ne
saurait être traitée sans la moindre mention particulière dans le cadre de la
question générale de l’approbation des comptes et de la répartition des
charges ; » Il est en effet normal que certains projets de modification aux comptes présentés par le syndic fassent l’objet d’une inscription spécifique à l’ordre du jour dès lors qu’il ne s’agit pas de la simple rectification d’une erreur évidente mais de l’imputation individuelle d’une dépense impliquant la mise en cause de la responsabilité du copropriétaire concerné. Au demeurant le respect du principe du caractère contradictoire du débat exige l’information préalable de ce copropriétaire pour assurer l’égalité des armes au cours du débat, autre règle fondamentale. Une observation identique peut être formulée à propos de contestations concernant le syndic. Ainsi pour le défaut de présentation de certains justificatifs. Le cas est plus rare. Ces infractions sont généralement relevées au cours des opérations de contrôle des comptes. Le syndic en est alors informé. Dans ces cas, le traitement de la difficulté doit faire l’objet d’une préparation soigneuse. Nous reviendrons plus loin sur ce point. Les réserves les plus courantes tendent au rejet d’une dépense insérée dans les comptes de charges courantes. Les cas les plus fréquents sont les suivants : Défaut de justification comptable d’une dépense : lors de la vérification des comptes, le syndic n’a pas été en mesure de présenter une facture justificative. L’incident doit être signalé dans le rapport du conseil syndical. Cette mention prouve que le syndic a été informé. Dans la plupart des cas, la régularisation est effectuée avant l’assemblée. A défaut, et s’il s’agit d’un montant important, le syndic doit être invité à retirer la facture et à indemniser le syndicat si elle a été payée. En cas de refus, le conseil syndical doit envisager le non-renouvellement du mandat du syndic, voire sa révocation. Iil convient en outre d’inscrire à l’ordre du jour la question de l’autorisation à donner au syndic (qui sera son successeur) pour agir en Justice pour remboursement du paiement indu. Irrégularité d’engagement d’une dépense : Nous rappelons en premier lieu que, dans la quasi-totalité des cas, l’irrégularité de l’engagement est inopposable au fournisseur créancier. Les cas sont très divers et la position des copropriétaires n’est pas toujours justifiée. Parfois l’irrégularité est manifeste : par exemple un changement d’assureur inopportun sans même une consultation préalable du conseil syndical. Dans d’autres cas, des travaux d’entretien justifiés, opportuns et utiles ont été commandés en toute bonne foi par le syndic. Quoiqu’il en soit, la solution est identique à la précédente. En cas de conflit avec le syndic sur une dépense importante, le syndicat doit agir en justice car la décision de rejet prise par l’assemblée n’est pas exécutoire. Contestation partielle d’une facture : Le syndic doit enregistrer pour son montant toute facture parvenue. Il doit en principe la mettre en répartition. Comme précédemment la position de l’assemblée peut être justifiée mais ne l’est pas toujours. On revient d’ailleurs parfois au cas précédent quand le syndic a entériné des travaux supplémentaires. Si l’assemblée maintient sa position et en l’absence d’accord amiable il faut envisager la nécessité d’une action judiciaire. D’autres réserves peuvent être mises en œuvre plus facilement. Modification de la répartition d’une dépense ou d’un profit : Dans de nombreux cas, il s’agit de rectifier des erreurs matérielles. Une facture de prestations concernant l’ascenseur du bâtiment C a été passée dans les charges « ascenseur » du bâtiment B. L’erreur a été signalée lors du contrôle des comptes mais n’a pas été rectifiée. L’incident a été signalé dans le rapport du conseil syndical. L’assemblée peut imposer la rectification sans nécessité d’une inscription à l’ordre du jour car les copropriétaires du C ne peuvent pas arguer d’un préjudice sérieux. Dans ce cas, un copropriétaire peut même signaler en cours d’assemblée une erreur qui aurait échappé au contrôle du conseil syndical. Imputation d’un produit encaissé : Il peut s’agir d’un produit affecté dont l’imputation a été omise. On est alors en présence d’une simple rectification comme dans le cas précédent. Il peut s’agir aussi d’un produit n’ayant fait l’objet d’aucune affectation. Si le montant est modeste, l’assemblée peut décider l’affectation et la rectification des comptes. Dans d’autres cas, il peut être prévisible que l’affectation puisse générer un débat. Il faut alors inscrire la question à l’ordre du jour. En conclusion, la pratique des réserves doit être approuvée, mais il faut veiller à ce qu’elle ne soit pas limitée à la proclamation de vœux pieux. Le contrôle des comptes en cours d’exercice, complété par un contrôle final aussi proche que possible de la fin de l’exercice est un bon moyen de prévention de ces difficultés. Il ne faut pas abandonner l’apurement des erreurs mineures au risque de valider un certain laxisme de la gestion. Encore faut-il qu’il s’agisse vraiment d’erreurs, et non de simples divergences d’interprétation pour lesquelles on estime que le syndic a toujours tort. En présence d’une difficulté importante, et de relations conflictuelles avec le syndic, le conseil syndical doit veiller à ce que son rapport écrit comporte des indications sur la nature et les conséquences de la difficulté. Il doit exiger l’inscription à l’ordre du jour d’une question accessoire à celle de l’approbation des comptes, et distincte. Le projet de résolution correspondant doit comporter une autorisation au syndic d’engager une action judiciaire. Il peut aussi permettre une procédure de médiation ou assimilée. Il est évident que le syndic en place, et visé par l’action, ne peut pas agir contre lui-même. Cette procédure implique un changement de syndic. Une procédure de médiation n’exige pas forcément un tel changement. Les pouvoirs publics doivent songer à la création d’une procédure réellement efficace de médiation pour ce genre de conflits. Il n’est pas rare qu’un syndicat, tout en contestant un point précis de gestion, soit plus généralement satisfait de son syndic et veuille le conserver. |
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