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11 / 1.2 La répartition des charges I. État de répartition des charges A. catégories et rubriques de charges B. Les état de répartition complexes 1. tableaux ou grilles de répartition C. répartition des charges exceptionnelles II. plan comptable des charges
(classe 6) III. traitement automatisé de la
répartition IV. solutions jurisprudentielles
spécifiques 3. traitements et Équipements liÉs G. Équipements sportifs et de loisirs M. sÉcuritÉ (services et Équipements de) La répartition des charges entre les copropriétaires comporte deux opérations distinctes : En premier lieu le syndic doit procéder au classement des dépenses entre les différentes catégories énumérées dans l’état de répartition des charges figurant au règlement de copropriété. Il s’agit d’une prestation intellectuelle exigeant parfois un choix raisonné entre deux options. Elle aboutit à la détermination chiffrée du contenu de chaque rubrique et de chaque catégorie. Les totaux calculés constituent les « masses à répartir ». Cette opération se poursuit tout au long de l’exercice. En second lieu, une opération purement technique, souvent automatisée, permet la répartition des masses entre les copropriétaires au prorata de leurs obligations contributives. Cette opération n’est réalisation qu’à la fin de l’exercice. Nous présentons ici, principalement, la première de ces deux opérations. Pour une étude complète de la répartition des charges, veuillez vous reporter à l’étude 7/5.1. L’article D 1 est ainsi conçu : Le règlement de copropriété mentionné par l'article
8 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée comporte les stipulations relatives
aux objets visés par l'alinéa 1er dudit article ainsi que l'état de
répartition des charges prévu au [dernier Cet état définit les différentes catégories de charges et distingue celles afférentes à la conservation, à l'entretien et à l'administration de l'immeuble, celles relatives au fonctionnement et à l'entretien de chacun des éléments d'équipement communs et celles entraînées par chaque service collectif. L'état de répartition des charges fixe, conformément aux dispositions de l'article 10 (alinéa 3) et, s'il y a lieu, de l'article 24 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965, la quote-part qui incombe à chaque lot dans chacune des catégories de charges ; à défaut, il indique les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges. I. État de répartition des charges L’état de répartition des charges inclus dans le règlement de copropriété · définit les différentes catégories de charges · distingue · celles afférentes à la conservation, à l’entretien et à l’administration de l’immeuble (article L 10 alinéa 2) · celles relatives au fonctionnement et à l’entretien de chacun des éléments d’équipement communs (article L 10 alinéa 1) · et celles entraînées par chaque service collectif (article L 10 alinéa 1). · fixe « la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges », comme le prévoit le dernier alinéa de l’article L 10. · à défaut, il indique les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges » A. catégories et rubriques de charges On admet généralement qu'il
existe deux catégories de charges : · Celles visées par l'article 10 alinéa 1 (services et éléments d'équipement) · Celles visées par l'article 10 alinéa 2 (conservation de l'immeuble) Or un règlement de
copropriété peut déterminer 10 catégories de charges s'il y a lieu. L'article
D 1 précise que l’état de répartition : « indique les bases selon
lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories
de charges ». Une catégorie de charges
groupe les charges attachées · à une partie commune (hall d'entrée) · à un élément d'équipement commun et, le cas échéant au service lié (chaudière et chauffage) · à un ensemble déterminé de parties communes (gros œuvre, couverture.) · à un ensemble déterminé d'éléments d'équipement communs et, le cas échéant aux services liés (consommation d'eau, surpresseur) · à un service (salaires et charges sociales de gardiennage), lorsqu'elles
sont réparties en fonction d'une même base de répartition, telle qu'elle est établie par un tableau ou une grille indiquant
pour chaque lot concerné sa quote-part contributive. Dès lors : · les charges communes générales · les charges communes spéciales dans chacun des bâtiments A, B, C · Les charges d'ascenseur dans chacun de ces bâtiments · les charges de chauffage pour l'ensemble sont
huit catégories de charges qui font l'objet de huit colonnes dans l'état de
répartition des charges, Pour
la présentation des comptes de charges, celles ci doivent, dans chaque
catégorie, être groupées, selon leur nature, en rubriques. Sous chaque
rubrique, chaque dépense constitue un article. Nous avons ainsi :
Les articles sont, de préférence,
classées chronologiquement. On
devra retrouver ces catégories et rubriques dans les documents de synthèse de
fin d'exercice du nouveau régime comptable. On comprend aisément que le
classement correct des dépenses doit être un souci constant du syndic.
L’enregistrement des factures est effectué tout au long de l’exercice. Il
impose une codification dont la qualité garantira celle des documents
présentés aux copropriétaires. Il
faut toutefois préciser que ce mode de présentation, sans lui être réservé,
concerne principalement le traitement des charges courantes, dites du budget
prévisionnel, régies par l’article 14-1. Dans les immeubles les plus
simples, les charges peuvent n’être relatives qu’à la conservation, à
l’entretien et à l’administration des parties communes. Il n’y a pas
d’élément d’équipement commun et pas de service lié. Le seul service est
celui de l’entretien de propreté. Toutes les charges sont alors réparties
proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises
dans les lots », c’est à dire en fonction des tantièmes des parties
communes attachés à chacun des lots. Le règlement renvoie alors à une base
unique , la quote-part des parties communes, parce qu’il n’existe qu’une
seule catégorie de charges[1].
B. Les état de répartition complexes Les immeubles sont généralement plus complexes. Le règlement de copropriété est alors plus explicite. L’état de répartition des charges « fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges » sous la forme d’un tableau en deux colonnes : liste des numéros des lots concernés et liste des tantièmes de charges affectés à chaque lot dans la catégorie. Voici un exemple : CHARGES DE CHAUFFAGE
Les charges de conservation peuvent également être groupées en catégories différentes, soit parce qu’il existe des parties communes à certains copropriétaires seulement, soit parce qu’il existe plusieurs bâtiments sans organisation en syndicats secondaires. 1.
tableaux ou grilles
de répartition Dans les meilleurs cas, le règlement de copropriété comporte, pour chacune des catégories de charges un tableau dont chaque colonne correspond à une catégorie de charges et précise, pour chaque lot concerné, sa quote-part contributive dans la catégorie traitée. Dans d’autres cas les articles du règlement de copropriété traitent successivement des différentes catégories et comportent des grilles précisant de la même manière les quotes-parts à prendre en considération. Une base de répartition s’entend d’une caractéristique commune à tous les lots (la surface habitable par exemple), objectivement appréciable, permettant, en fonction de sa valeur relative par rapport à celles attachées aux autres lots, de calculer la quote-part contributive de chaque lot dans la catégorie de charges concernée. Il peut s’agir de sa surface, de son volume chauffé, des surfaces chauffantes installées. Dans ce cas le règlement de copropriété indique par exemple que « les charges relatives au chauffage central de l’immeuble (entretien de la chaufferie, combustible, etc.) seront réparties entre les propriétaires des lots n° 1 à 35 en fonction des surfaces chauffantes installées ». Dans tous les cas, le tableau des quotes-parts a été établi mais il n’a pas toujours été inséré dans le règlement de copropriété. Il n’a donc pas été publié. Il est superflu d’insister sur les inconvénients de cette méthode. a)
Les
bases de répartition consolidées La consolidation d’une base de répartition exige l’établissement d’un relevé effectué par un technicien compétent. Il doit établir pour chacun des lots la liste complète des radiateurs installés et, en fonction de leurs caractéristiques techniques, calculer la surface chauffante de chaque radiateur puis le total des surfaces chauffantes pour chaque lot. Il doit ensuite établir un tableau faisant apparaître pour chacun des lots n° 1 à 35 le total des surfaces chauffantes. Ce tableau constitue le projet de grille de répartition à soumettre à l’assemblée générale pour approbation. b)
Les
bases de répartition non consolidées Dans certains cas, cette procédure n’a pas été entièrement respectée. Le tableau a été établi mais il n’a pas été publié et parfois même il n’a pas été soumis à l’approbation de l’assemblée générale. Il a été exploité par le syndic. Il reste toujours possible de consolider une grille de répartition mais cette régularisation, si elle est effectuée dans un environnement conflictuel, rend parfois nécessaire l’intervention d’un expert judiciaire. De plus, sa tardiveté interdit au syndicat de se prévaloir des infractions commises au détriment de la collectivité. C. répartition des charges exceptionnelles Les charges relatives aux travaux et opérations non compris dans le budget prévisionnel doivent être également réparties en fonction des catégories figurant dans l’état de répartition des charges, sauf dans le cas où il s’agirait d’améliorations régies par l’article L 30. Dans ce cas la décision de l’assemblée doit fixer la répartition du coût des travaux et de la charge des indemnités prévues à l’article L 36. Elle doit également fixer la répartition des dépenses de fonctionnement, d’entretien et de remplacement des parties communes ou des éléments transformés ou créés. II. plan comptable des charges (classe 6) Le décret du 14 mars 2005, conformément aux exigences de l’article L 14-3, comporte un plan comptable imposé à tous les syndicats de copropriétaires. Dans ce plan comptable la classe 6 est bien entendu affectée aux charges du syndicat. Nous la reproduisons intégralement ci dessous. Les lignes en caractères normaux correspondent à des comptes imposés. Les lignes en italiques correspondent à des exemples de sous-comptes facultatifs mais autorisés :
Remarquons que les comptes 671 à 673 correspondent aux travaux visés par l’article L 14-2 (charges exceptionnelles). Pour l’essentiel, tous les autres comptes correspondent à des charges courantes et permettent de respecter les modalités de présentation des documents de fin d’exercice. Ainsi les comptes 62 permettent de joindre à la convocation pour l’assemblée l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération (article D 11-II-2°)², ventilé le cas échéant en sept postes ! III. traitement automatisé de la répartition Les syndics, professionnels ou non, utilisent des logiciels de gestion automatisée des syndicats. Dans la plupart des cas la répartition des charges est effectuée par le biais d’une comptabilité analytique dont les éléments sont établis en classe 9. Le particularisme de la classe 9 est qu’on y retrouve le reflet fidèle de l’état de répartition des charges du règlement de copropriété. Les catégories de charges y figurent sous la forme de centres de regroupement affectés d’une numérotation spécifique étrangère à celle du plan comptable des charges et par exemple : C1 Charges communes générales C2 Travaux généraux C5 Prestations Cette numérotation peut fait l’objet d’une hiérarchisation appropriée d’une très grande souplesse (C210, C220, C230). Elle peut rappeler la division d’un groupe d’immeubles (C210A , C210B, C210C) pour les différents bâtiments. Dans chacune de ces catégories et sous-catégories viendront s’insérer les articles de dépenses dans l’ordre des comptes et sous-comptes du plan comptable officiel. Ainsi la facture de location d’une salle pour la tenue de l’assemblée générale du syndicat est codifiée 9-C1500-61310 pour apparaître comme suit dans le compte général des charges 9C-1500 FRAIS D’ADMINISTRATION 61310 Location salle de réunion 160,12 Si le syndic est un professionnel, la codification comporte en outre le numéro attribué au syndicat concerné. Ce mécanisme est également utilisé pour fournir les indications relatives aux charges locatives récupérables dans une catégorie comportant à ce titre une ventilation en pourcentage. C’est le cas pour les charges de gardiennage imputées pour 25% au propriétaire bailleur et pour 75% au locataire. L’utilisation de la classe 9 permet de respecter les prescriptions nouvelles relatives à l’établissement du compte de gestion pour opérations courantes (annexe n°3 du décret comptable). Dans ce cas, ce sont les sous-totaux par catégories et sous-catégories de dépenses qui apparaîtront dans le tableau. Au contraire le compte de gestion général (annexe n°2) fera apparaître les dépenses dans l’ordre précis des comptes et sous-comptes du plan comptable. Ces traitements distincts, dont la nécessité n’est pas évidente, seront très astreignants pour les syndics ne disposant pas d’une comptabilité analytique. IV. solutions jurisprudentielles spécifiques Nous indiquons ci dessous les solutions pratiques généralement appliquées à différentes catégories de charges et rappelons les positions adoptées par la jurisprudence. A. antennes et réseaux câblés L’antenne collective classique (râteau) est un élément d’équipement commun. Elle ne présente toutefois d’utilité que pour les fractions dans lesquelles il est raisonnablement concevable d’installer un poste de télévision. On doit donc appliquer le critère de l’utilité objective. Tout propriétaire d’un lot susceptible d’être raccordé doit participer aux frais d’installation, d’entretien et de remplacement des parties communes de l’installation au prorata des tantièmes de copropriété attachés à la fraction raccordée [2]. Mais les frais de raccordement à la colonne commune, généralement identiques pour tous les lots, constituent une charge individuelle. Les copropriétaires ne demandant pas le raccordement en sont exemptés. L’imputation des charges relatives aux balcons dépend avant tout de la qualification juridique qui leur est donnée par le règlement de copropriété : partie commune ou partie privative. Mais, en outre, il faut déterminer ce qu’il faut entendre exactement par balcon par rapport à l’ensemble de la façade. Il est techniquement défini comme une plate-forme à hauteur de plancher, faisant saillie sur la façade, fermée par une balustrade ou un garde-corps, parfois par une combinaison des deux. Dans les immeubles modernes, la structure de la plate-forme fait corps avec le gros-œuvre. La bonne solution est de considérer que l’ensemble du balcon est une partie commune. Les charges de chauffage comportent : - les frais relatifs à la conduite et à l’entretien des installations de chauffage et ceux d’utilisation de l’énergie électrique pour le fonctionnement des appareillages (instruments de régulation, pompes, brûleurs, ventilateurs, etc. - les frais de combustibles ou d’énergie Les premiers sont indépendants de l’utilisation effective du service fourni par la chaufferie et l’ensemble de l’installation. Les règlements de copropriété anciens ne tenaient généralement pas compte de cette distinction et répartissaient généralement les charges de chauffage au prorata des tantièmes de copropriété. Après la promulgation de la loi de 1965, les auteurs de règlements de copropriété ont créé des bases de répartition fondées sur deux conceptions radicalement différentes de l’utilité : - répartition en fonction des surfaces ou volumes chauffés. Dans ce cas tous les lots de volume identique contribuent pour des quotes-parts égales. - répartition en fonction des puissances installées. Dans ce cas, un lot mal exposé ou mal isolé contribue pour une quote-part supérieure à celle d’un lot de volume identique mieux exposé et/ou mieux isolé. Il est en effet nécessaire de prévoir des radiateurs plus nombreux et/ou plus puissants dans le premier pour obtenir une température identique dans les deux. Il est maintenant reconnu que le seconde solution est injuste mais ce mode de répartition subsiste dans un certain nombre de copropriétés. Par ailleurs, les auteurs de règlements de copropriété ont généralement continué à ignorer la distinction entre les deux catégories de charges. Plus tardivement, la première crise pétrolière a généré des campagnes en faveur des économies d’énergie. Il s’est avéré possible de mesurer les consommations individuelles. Ce contexte a incité les pouvoirs publics à établir un régime impératif de répartition des frais de chauffage incluant l’installation d’appareils permettant d’individualiser les frais de chauffage collectif. Ce régime est établi par les articles L 131-1 à 6 et R 131-1 à 8 du CCH. Il est complété par les dispositions de l’arrêté du 30 septembre 1991. D’autres textes comporte |