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Le syndic
doit-il diffuser le relevé général et dÉtaillÉ Nous répondons par l’affirmative à cette question. Il y a près d’un siècle, les administrateurs de
biens-syndics de copropriété ont pris l’initiative d’adresser périodiquement
aux copropriétaires un relevé général des charges et produits du syndicat.
Ils ont ainsi conservé la pratique courante et plus ancienne encore des
redditions de comptes de gestion locative. Le relevé général était établi trimestriellement lorsque
les comptes de charges étaient établis en fin de chaque trimestre ou
annuellement dans les autres cas. Il comportait la liste, ordonnée en fonction des
catégories de répartition, de toutes les dépenses de la période, même les
plus modestes. Il comportait aussi, le cas échéant, et dans le même ordre,
les produits à répartir entre les copropriétaires. La diffusion du relevé général des charges assurait
l’information complète des copropriétaires. Les bailleurs gérant leur bien en
direct y trouvaient les éléments nécessaires à l’établissement des décomptes
de charges locatives. Il était possible d’y retrouver, plusieurs années
après, des renseignements précieux. Le syndic lui-même y trouvait son compte puisqu’il était admis
que l’approbation du compte de charges valait ratification des initiatives
qu’il avait pu prendre au cours de l’exercice, dès lors que le facture
correspondante figurait clairement dans le relevé général. Le relevé était aussi une pièce indispensable dans les
instances en recouvrement des charges. On ne trouve pas trace du relevé général des charges dans
le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat. Même
constatation à la lecture de l’arrêté de même date ! On peut s’en étonner alors que le défaut de transparence
est un reproche fréquent à l’égard des syndics. Ce sont les pouvoirs publics
qui suppriment ainsi une obligation que les syndics eux-mêmes s’étaient
imposées. Nous sommes au temps des premiers comptes présentés
conformément à la nouvelle réglementation comptable. C’est aussi le temps des
mauvaises surprises. Certains administrateurs de biens ont décidé de conserver
la bonne pratique. Beaucoup d’autres semblent vouloir s’en tenir à la lettre
des textes. Ils présentent les annexes qui ne fournissent que des indications
globales et incontrôlables pour le commun des copropriétaires. Les bailleurs
ne peuvent ni établir les comptes de charges récupérables ni, bien sur, les
justifier. Juridiquement, la position des syndics qui se fondent sur
le silence des « textes comptables » n’est pas tenable. L’obligation de fournir un relevé général des dépenses
est étrangère au régime comptable. On la trouve dans le Code civil qui, à cet égard, n’a subi aucune
modification. Il a toujours été admis que le relevé général des dépenses
trouve son fondement dans l’article 1993 du Code civil ainsi libellé : « Tout mandataire est
tenu de rendre compte de sa gestion, et de faire raison au mandant de tout ce
qu’il a reçu en vertu de sa procuration, quand même ce qu’il aurait reçu
n’eût point été dû au mandant » Les articles 1268 et 1269 du Code de procédure civile, traitant de la reddition des comptes, ne précisent pas ses modalités. Mais la notion de compte se suffit à elle-même. Si le mandataire a reçu 200 et restitue 150 au mandant, il doit justifier article par article l’écart de 50. Un exemple classique est le compte de tutelle. La reddition de comptes, imposée dans de nombreux régimes
particuliers, a été formalisée de différentes manières. On en trouve un
exemple dans les articles R*442-15 et suivants du Code de la construction et
de l’habitation à propos du mandat de gérance d'immeubles qu'accorde ou
accepte un organisme d'habitations à loyer modéré. Lorsque le mandataire est
une personne privée, le mandat doit fixer les modalités de reddition des
comptes. Lorsqu’il s’agit d’un comptable public, l’article R*442-20 décrit
comme suit la reddition des comptes : « V. - Lorsqu'il entre dans
les pouvoirs du mandataire de recouvrer des recettes ou de procéder à des
dépenses, la reddition des
comptes intervient dans des délais permettant au comptable public du mandant
de produire son compte financier. « La reddition des comptes retrace la totalité des opérations de dépenses et de recettes décrites par nature sans contraction entre elles ainsi que la totalité des opérations de trésorerie par nature. « Elle comporte en outre : 1° La balance générale des comptes arrêtée à la date de la reddition ; 2° Les états de développement des soldes certifiés par le mandataire conformes à la balance générale des comptes ; 3° La situation de trésorerie de la période ; 4° L'état nominatif des impayés par débiteur ; 5° Les pièces justificatives des opérations retracées dans la reddition des comptes. Pour les dépenses, ces pièces justificatives, reconnues exactes par le mandataire, sont celles prévues dans la liste annexée à l'article D. 1617-19 du code général des collectivités territoriales. Pour les recettes, le mandataire justifie le cas échéant leur caractère irrécouvrable. » Il s’agit d’un texte spécial, certes, mais il ne fait que
reprendre les pratiques habituelles de la reddition des comptes. Au sujet des syndics de copropriété, MM. Bouvet et
Cabanac écrivaient [1] en
1954 : « La production d’un compte
n’est juridiquement soumise à aucune forme particulière. Le compte doit
seulement présenter le détail des dépenses et des recettes et
s’appuyer sur des pièces justificatives. Ces pièces sont les lettres, les
factures, les récépissés, les livres régulièrement tenus. « Dans la pratique, le
syndic, quelques jours avant la date fixée pour la tenue de l’assemblée
adresse à chaque copropriétaire un relevé contenant a) d’une part le compte
général de la copropriété ; b) son compte particulier, fonction des millièmes
représentés par un lot. » Dans le même sens, la Recommandation n° 6 de la
Commission relative à la copropriété, dans sa dernière version,
indique : « Considérant que la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice est effectuée à l'arrêté des comptes ; qu'il s'agit d'un document préparatoire et provisoire qui doit nécessairement faire apparaître la quote-part de chacun des copropriétaires après la répartition des charges et des produits de l'exercice ; « Considérant que ce document est destiné à être soumis aux copropriétaires en vue de leur approbation par l'assemblée générale ; » En conclusion : Le régime de la reddition des comptes imposée au syndic
de copropriété par l’article 1993 du Code civil demeure inchangé. Il impose la communication aux copropriétaires du relevé
général et détaillé des charges et produits de l’exercice échu, et celle d’un
relevé individuel précisant à chacun les modalités de calcul de sa
contribution et les résultats de ce calcul. L’approbation du compte des charges (et produits) par
l’assemblée, votée sans communication préalable de ces documents, doit être
considérée comme annulable. Les annexes sont les documents, distincts, nécessaires à
l’approbation de l’ensemble des comptes de la copropriété. |
Mise à jour |
[1] Bouvet et Cabanac Le syndic dans le régime de la copropriété des immeubles Ed. Les cahiers de la copropriété Lyon 1954 p. 56