|
00043608 CHARTE Ne
sont autorisées que 2)
les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration 3)
l’insertion d’extraits dans un ouvrage de formation associées, pour 2) et 3) à la citation du site |
Le projet de décret relatif au plan comptable (2002) B. objectif de l’établissement des comptes du
syndicat 1. objet de l’établissement des comptes a) approbation
des comptes de l’exercice clos b) adoption
du budget prévisionnel c) discrimination
des charges courantes et des charges exceptionnelles d) information
fiable des copropriétaires et des tiers 2. contenu des comptes de l’exercice 3. définition de l’exercice comptable C. pièces comptables justificatives II. constatation des charges et produits 1. charges constatées pour les opérations
courantes 2. produits constatés pour les opérations
courantes B. travaux et autres opérations exc
eptionnelles 1. charges sur travaux ou opérations
exceptionnelles (1) préfinancement et procédure d’engagement (3) chantiers couvrant plusieurs exercices (4) clôture et apurement des comptes de travaux
exceptionnels 2. produits sur travaux et opérations
exceptionnelles a) nature
des produits sur travaux et opérations exceptionnelles b) constatation
des produits sur travaux ou opérations exceptionnelles III. organisation des comptes de tiers IV. documents de synthèse annuelle A. documents de synthèse obligatoires B. comptes de l’exercice clos et mise en
répartition D. présentation des charges d’opérations
courantes A la suite de l’étude, nous reproduisons l’Avis n° 2002-17 du Conseil National de la Comptabilité relatif au projet de décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires. ****** L’article 14-3 nouveau de la loi du 10 juillet 1965 (Loi n° 2000-1 208 du 13 décembre 2000, art. 75-I ) est ainsi rédigé : Les comptes du syndicat comprenant le budget prévisionnel, les charges et produits de l’exercice, la situation de trésorerie, ainsi que les annexes au budget prévisionnel sont établies conformément à des règles comptables spécifiques fixées par décret. Les comptes sont présentés avec comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé. Les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement ou dès réception par lui des produits. L’engagement est soldé par le règlement. Le Conseil national de la comptabilité a émis un avis favorable sur le projet de décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires (avis n° 2002-17 du 22 octobre 2002). Cette approbation est accompagne de fortes réserves. Le CNC estime que les auteurs du projet n’ont pas tenu compte de l’hétérogénéité du parc immobilier concerné. Les nouvelles règles comptables sont inadaptées aux petites copropriétés, soit la moitié environ des syndicats, et la majorité de ceux susceptibles de recourir à l’autogestion ! Le projet doit être soumis à la Commission relative à la copropriété. Un décret en Conseil d’État doit préciser les travaux ne relevant pas de la gestion courante. Les modalités d’établissement des comptes du syndicat seront précisées par une Instruction à paraître. La mise en application des dispositions définitives exige l’adaptation ou le remplacement des progiciels et la formation des syndics professionnels ou bénévoles et de leurs collaborateurs. Il faudra enfin initier les copropriétaires à la lecture des nouveaux documents comptables. Il sera difficile de respecter la date du 1er janvier 2004, prévue pour l’entrée en application. Examinons sans plus tarder le contenu de ce projet approuvé, mais contesté.. Le projet précise le champ d’application de la nouvelle réglementation et ses objectifs. Il complète les dispositions du statut de la copropriété relatives aux pièces comptables justificatives. L’article 1er précise le champ d’application du décret : Les règles comptables spécifiques prévues au présent décret s’appliquent exclusivement aux syndicats des copropriétaires. Elles ne s’appliquent pas, en conséquence, à la comptabilité du syndic qui obéit à ses règles propres. Elles ne s’appliquent pas non plus à la comptabilité d’autres entités, telles que les unions de syndicats ou les associations syndicales régies par la loi du 21 juin 1865. Les statuts de ces dernières peuvent, toutefois, prévoir que leurs comptes sont tenus conformément aux règles comptables propres aux syndicats des copropriétaires, à l’exception des associations assujetties de plein droit au règlement n° 99-01 du Comité de la réglementation comptable (CRC). La réglementation concerne exclusivement la comptabilité des syndicats de copropriétaires, quelles que soient leur nature (classique, coopératif, etc.) et leur importance (petites copropriétés, groupes d’immeubles, ensembles immobiliers). Elle ne s’applique pas à la « comptabilité du syndic ». Le syndic professionnel, seul concerné par cette remarque, demeure soumis aux dispositions du plan comptable des administrateurs de biens. Notons qu’il subsiste un lien entre les deux régimes comptables lorsque le professionnel assure la gestion financière de certaines copropriétés au moyen d’un compte unique ouvert à son propre nom. Elle ne s’impose pas aux entités telles que les unions de syndicats ou les associations syndicales régies par la loi du 21 juin 1865. Les statuts de ces dernières pourront toutefois prévoir la tenue de leurs comptes dans les mêmes conditions. Une décision de l’assemblée devra donc réunir la majorité requise pour une modification statutaire. Celle ci devra être effectivement réalisée. B. objectif de l’établissement des comptes du syndicat Il est précisé par l’article 2 : Conformément aux articles 14-1 et 14-2 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 modifiée par la loi n°2000-1208 du 13 décembre 2000, le syndicat des copropriétaires approuve les comptes de l’exercice clos et vote le budget prévisionnel en distinguant les « dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement, et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble » et les « dépenses pour travaux » selon les règles et les modalités de présentation précisées ci-après, afin de donner une information fiable aux copropriétaires et aux tiers. Les comptes de l’exercice comprennent les charges et produits pour les opérations courantes et les charges et produits pour les travaux et autres opérations exceptionnelles. Conformément à l’article 14-3 de la loi susvisée, sont rattachés à l’exercice les produits acquis (produits reçus et à recevoir) et les charges supportées (charges réglées et à régler) au titre de l’exercice. 1.
objet
de l’établissement des comptes L’établissement des comptes a pour objet : · de permettre l’approbation des comptes de l’exercice clos · de permettre « l’adoption du budget prévisionnel » · de distinguer dans celui ci les « dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement, et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble » des « dépenses pour travaux » · de donner une information fiable aux copropriétaires et aux tiers a)
approbation des comptes de l’exercice clos Les effets de l’approbation des comptes concernent le syndicat mais aussi le syndic. Elle devrait consolider définitivement les comptes du syndicat et les rendre définitivement opposables aux copropriétaires. Cet effet est contesté par la jurisprudence. Elle consacre également l’exécution par le syndic, mandataire social, de rendre compte de sa gestion financière et comptable. b)
adoption du budget prévisionnel Cet objectif ne peut, en l’état des textes nouveaux, être atteint. En évoquant l’adoption du budget prévisionnel le décret s’abstient prudemment de préciser à quel exercice est rattaché ce budget prévisionnel. L’article 14-3 prévoit en effet que « les comptes du syndicat comprenant le budget prévisionnel, les charges et produits de l’exercice, la situation de trésorerie, ainsi que les annexes au budget prévisionnel sont établies conformément à des règles comptables spécifiques fixées par décret. Les comptes sont présentés avec comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé ». Un exemple montre que l’on se trouve ainsi en présence d’exigences légales contradictoires. Le montant global de l’appel provisionnel exigible au 1er janvier 2004 est égal au quart du montant du budget prévisionnel adopté pour l’exercice 2004. Il est donc nécessaire que ce budget prévisionnel 2004 ait été approuvé par l’assemblée avant le 1er janvier 2004. Or la loi dispose que · L’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent · Les comptes sont présentés avec comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé Le budget prévisionnel 2004 ne peut donc être approuvé régulièrement que dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable 2003, et en tout cas après le 1er janvier 2004 ! Cette difficulté réelle n’est pas évoquée dans le décret. Les praticiens ont adopté une solution provisoire : le budget prévisionnel 2003 a été adopté à l’occasion de l’assemblée annuelle tenue en 2002. C’est à partir des charges courantes de l’exercice 2001 qu’il a été élaboré. Il est difficile de « coller à la réalité » dans de telles conditions. Il suffit pour s’en convaincre de consulter les graphiques des cours de certains produits de première nécessité, dont le fioul. c)
discrimination des charges courantes et des charges
exceptionnelles Il s’agit ici d’une excellente mesure. C’est toutefois une modalité de la procédure d’établissement des comptes plus qu’un objectif. d)
information fiable des copropriétaires et des tiers C’est un objectif primordial. L’information des tiers fait songer au bilan des sociétés commerciales. La loi du 13 juillet 2000 indique clairement que les comptes syndicaux ne peuvent être assimilés à un bilan. Ils ont un objet commun qui est la détermination la détermination des « résultats d’exploitation », exclusion faite de tout profit pour les syndicats. Mais les comptes syndicaux n’ont pas pour objet de déterminer la valeur du bien commun à la clôture de l’exercice. Le syndicat n’a pas de patrimoine réel et sa nature juridique est exclusive d’activités commerciales. C’est une autre innovation de la loi SRU qui, exploitée de manière appropriée, peut constituer un outil voisin. Il s’agit bien entendu du carnet d’entretien qui peut permettre de déterminer des « amortissements » et une gestion technique prévisionnelle. En ce sens, sa communication aux acquéreurs éventuels est parfaitement justifiée. 2.
contenu
des comptes de l’exercice Les comptes de l’exercice comprennent · les charges et produits pour les opérations courantes · les charges et produits pour les travaux et autres opérations exceptionnelles. En vertu de l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 (art L 14-3), sont rattachés à l’exercice · les produits acquis (produits reçus et à recevoir) au titre de l’exercice · les charges supportées (charges réglées et à régler) au titre de l’exercice. Les mouvements comptables correspondent à des charges et à des produits. Ces notions sont banales dans la comptabilité commerciale traditionnelle.. La transparence du syndicat impose une distinction entre les produits internes (provisions et soldes de cotisations dus par les copropriétaires, tiers virtuels) et les produits externes (rémunération des fonds, indemnités après sinistre, loyers de parties communes louées, provenant de tiers réels). On admet par ailleurs que l’organisation comptable exige de considérer les comptes des copropriétaires comme des comptes de tiers, comme l’imposent les dispositions de l’article 7 du projet. 3.
définition
de l’exercice comptable Il est nécessaire d’insérer dès à présent les dispositions de l’article 5 relatives à l’exercice comptable L’exercice comptable du syndicat des copropriétaires couvre une période de douze mois. Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice. Pour le premier exercice, l’assemblée générale des copropriétaires fixe la date de clôture des comptes. Le privilège spécial immobilier du syndicat garantit les créances afférentes aux charges et aux travaux de l’année en cours et des deux dernières années échues. Il prévoit un régime plus égalitaire pour les deux années antérieures à celles-ci. L’article D 5-2 précise que l’année s’entend en ce cas de l’année civile comptée du 1er janvier au 31 décembre. Il est souhaitable, mais non obligatoire, que l’exercice comptable coïncide également avec l’année civile. D’autres considérations pratiques militent en faveur de la clôture de l’exercice à la date du 31 décembre mais la clôture au 30 juin présente également des avantages. Elle permet en particulier aux professionnels d’étaler la tenue des assemblées sur l’ensemble de l’année et plus généralement d’intégrer à l’exercice les coûts précis d’une saison de chauffe. Les syndicats conserveront sans doute les périodicités en cours. Le texte semble interdire toute décision modificative à cet égard car elle imposerait un exercice transitoire raccourci ou allongé alors que cette durée est impérativement fixée à douze mois. Toutefois, la disposition finale de l’article 5 du projet n’est pas réservée aux nouveaux syndicats. Les syndicats existants peuvent donc, à l’occasion du changement de régime comptable, adapter les dates de début et de fin des exercices comptables. Il est souhaitable de faire coïncider la périodicité des contrats divers souscrits par le syndicat avec l’exercice afin de faciliter le rattachement des redevances à l’exercice concerné. Cette précaution évite la multiplication des engagements à reporter sur l’exercice suivant et facilite la détermination des besoins financiers aux différentes époques de l’exercice. Elle présente l’inconvénient de regrouper à certaines dates de nombreux règlements à effectuer à ce titre. Il ne semble pas insurmontable.. C. pièces comptables justificatives L’article 6 est ainsi conçu : Les pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable, doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l’immeuble), être datées et conservées par le syndic pendant dix ans sauf dispositions expresses contraires. En cas de changement de syndic, les documents comptables et les originaux des pièces justificatives sont transmis au successeur, le syndic sortant prenant ses propres dispositions afin de conserver les copies des pièces justificatives qu’il estime nécessaires, pour la justification des opérations comptables qui lui incombaient. On notera l’obligation de conservation des pièces justificatives pendant dix ans et l’obligation, pendant ce délai, de transmission par un syndic sortant à son successeur. Le texte laisse au syndic sortant le soin de prendre ses propres dispositions afin de conserver les copies des pièces justificatives qu’il estime nécessaires, pour la justification des opérations comptables qui lui incombaient. Cette disposition judicieuse ne peut se suffire à elle-même. Elle devrait être accompagnée de mesures propres à permettre au sortant de déterminer quels documents sont nécessaires à la sauvegarde des ses intérêts. En d’autres termes, il doit être reconnu que tout refus d’approbation des comptes et/ou de quitus préalable à un refus de renouvellement du mandat doit être motivé précisément. II. constatation des charges et produits A cet égard le projet de décret distingue les opérations courantes des travaux et opérations exceptionnelles. L’article 3 est ainsi conçu Les charges constatées pour les opérations courantes comprennent les sommes versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services consommés par le syndicat. Les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l’obligation légale leur incombant, enregistrées à la date d’exigibilité, conformément à l’article 14-1 de la loi susvisée, ainsi que les indemnités d’assurances et les produits divers, tels que les loyers des parties communes[1] 1.
charges
constatées pour les opérations courantes A propos du budget prévisionnel l’article 1er du projet mentionne les « dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement, et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble ». L’article 3 fait état « des fournitures et services consommés par le syndicat ». Les deux expressions doivent être rapprochées pour la détermination du contenu de ce poste. D’une autre manière il correspond à la notion de « gestion courante » utilisée pour la fixation des honoraires du syndic professionnel, telle qu’elle a été clairement définie dans le passé par les arrêtés préfectoraux de taxation des honoraires. 2.
produits
constatés pour les opérations courantes Ils comprennent : · « les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l’obligation légale leur incombant », que nous qualifions de produits internes. · les indemnités d’assurances · les produits divers, tels que les loyers des parties communes Nous considérons ces deux dernières rubriques comme des produits externes. Le décret précise que l’affectation des produits externes doit faire l’objet d’une décision de l’assemblée générale. Dans la pratique, elle devra être antérieure à l’enregistrement sauf à admettre que les affectations décidées par le syndic et approuvées par le conseil syndical, qui a vocation à donner avis sur la répartition des charges et produits, pourront systématiquement être remises en cause. A la lettre du texte, l’obligation d’enregistrement à la date d’exigibilité est limitée aux produits internes (les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire). « conformément à l’article 14-1 de la loi susvisée ». A la vérité, le décret, on le verra, étend fort justement aux produits la portée de la procédure d’engagement qui est limitée aux charges dans la loi du 13 décembre 2000 : Les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement ou dès réception par lui des produits. L’engagement est soldé par le règlement. L’enregistrement par le syndic « dès réception par lui des produits » est exclusif de toute procédure d’engagement. L’article L 14-1 nouveau fixe la date d’exigibilité des appels provisionnels mais ne traite pas de la date d’enregistrement. Elle doit correspondre à la date d’exigibilité, même si l’appel de fonds « papier », exigible le 1er janvier 2004, est adressé en décembre 2003. Les progiciels devront pourvoir à cet impératif. L’usage est d’enregistrer globalement au crédit le montant de tout appel de fonds, la contrepartie étant constituée par le cumul des cotisations portées au débit des comptes individuels des copropriétaires. On pense que cette procédure demeurera tolérée, si la confrontation de ces comptes avec le compte de trésorerie permet à tout moment de connaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat, conformément aux exigences de l’article L 18. L’application de la procédure d’engagement aux produits courants externes ne paraît pas interdite. B. travaux et autres opérations exc eptionnelles Le projet de décret traite successivement des charges et des produits relatifs aux travaux ou aux opérations exceptionnelles. 1.
charges
sur travaux ou opérations exceptionnelles L’article 4 du décret est ainsi conçu Les charges constatées pour les travaux et autres opérations exceptionnelles comprennent les sommes versées ou à verser, pour les travaux prévus par l’article 14-2 de la loi susvisée et votés par l’assemblée générale des copropriétaires. Les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations. Lorsque les travaux ou prestations s’effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondants aux travaux et prestations votés à effectuer sur exercices futurs sont mentionnés en « engagements sur exercices futurs » dès la signature du contrat et comptabilisés au titre de l’exercice au cours duquel ces travaux ou prestations sont réalisés. Les travaux décidés par l’assemblée sont également mentionnés dans les engagements. Les charges comprennent également les dépréciations sur créances douteuses à estimer selon les difficultés de recouvrement. En ce qui concerne les dépréciations des créances sur copropriétaires, elles sont à constater par le syndicat après avoir mis en œuvre les diligences nécessaires au recouvrement, et au plus tard au moment du commandement de saisie immobilière. Il s’agit des travaux visés par l’article L 14-2 : Ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel les dépenses pour travaux dont la liste sera fixée par décret en Conseil d’État. Les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l’assemblée générale. La liste en sera fournie par un décret en Conseil d’État, non publié à ce jour. (1) préfinancement et procédure d’engagement Il appartiendra à l’assemblée, comme dans le passé, de déterminer les conditions d’exigibilité, c’est à dire les montants et dates des appels de fonds que le syndic devra établir. Cette décision doit tenir compte des stipulations contractuelles des marchés, et notamment de la nécessité du versement d’un acompte à la commande. Le procès verbal de l’assemblée justifiera : · le passage en engagement du montant total des crédits ouverts pour un chantier déterminé, à la date de signature des marchés. Les montants correspondants aux honoraires particuliers du syndic, aux coûts d’assurance et aux frais annexes (voirie ou autres) seront intégrés · les appels de fonds successifs dont les montants globaux seront passés au crédit d’un compte de produits exceptionnels par le débit des comptes des copropriétaires concernés, avec réduction à due concurrence du montant de l’engagement. Les travaux supplémentaires devront faire l’objet de décisions régulières et seront soumis aux même prescriptions comptables. Le projet prévoir la comptabilisation des charges par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations. Cette formule n’est pas contraire au respect des clauses contractuelles classiques en matière de marchés de travaux. Indépendamment de l’acompte à la commande, les acomptes successifs feront l’objet de bons d’acompte émis par le maître d’œuvre s’il en existe un ou directement par les entrepreneurs si le chantier est suivi par le syndic. (3) chantiers couvrant plusieurs exercices La durée d’un chantier peut entraîner son rattachement à deux exercices ou plus. L’assemblée peut organiser un programme de travaux différents s’étalant sur plusieurs années et faisant l’objet de décisions définitives. Dans ce cas les montants correspondants aux travaux et prestations votés à effectuer sur exercices futurs sont mentionnés en « engagements sur exercices futurs » dès la signature du contrat. Ils seront ensuite comptabilisés au titre de l’exercice au cours duquel ces travaux ou prestations seront réalisés. Notons toutefois que l’assemblée de 2003 pourra décider l’exécution de travaux dont la durée prévue sera de trente mois. Elle pourra prévoir un appel de fonds à réaliser en décembre 2003 pour financier une tranche à exécuter à partir de janvier 2004. Le montant de cet appel sera déduit de l’engagement avant clôture de l’exercice 2003. La réactualisation des devis en vertu d’une clause contractuelle pourra être constatée dès qu’elle aura fait l’objet d’un décompte approuvé comme conforme à la clause. (4) clôture et apurement des comptes de travaux exceptionnels La clôture comptable d’un compte travaux ne peut résulter que de son approbation par l’assemblée générale. Ce principe doit être approuvé. Pour autant, il est inopposable aux cocontractants qui sont en droit de réclamer le paiement du solde dans les conditions prévues aux marchés. Les assemblées doivent donc voter l’ouverture de tous les crédits nécessaires au respect des stipulations contractuelles. La pratique généralisée des cautionnements de retenues de garantie justifie cette solution. Le syndicat dispose par ailleurs des moyens d’assurer la sauvegarde de ses intérêts en cas de malfaçons. On peut s’interroger sur les conséquences comptables d’une réception sans réserve des travaux lorsqu’ils comportent des travaux supplémentaires n’ayant pas fait l’objet de décisions préalables. Il pourrait être opportun d’enregistrer l’engagement correspondant. L’approbation du compte permet au syndic de mettre en répartition le solde, débiteur ou créditeur du compte. Le projet de décret introduit dans la comptabilité des syndicats de copropriétaires une notion et des opérations jusqu’à présent inconnues. L’actualité récente montre que leur maniement par les comptables professionnels n’est pas toujours aisé. Les syndicats ne connaissaient jusqu’à présent que la constatation définitive de l’insolvabilité du débiteur. Malgré l’ambiguïté du texte du projet, et bien qu’elle n’entraîne pas d’abandon partiel, la dépréciation d’une créance ne peut être constatée qu’après décision de l’assemblée générale. Le projet de décret ne précise pas les conséquences financières de la dépréciation qui peut exiger sa couverture par un appel de fonds. Il s’agira souvent de créances sur copropriétaires. Le texte précise qu’elles sont alors constatées après avoir mis en œuvre les diligences nécessaires au recouvrement, et au plus tard au moment du commandement de saisie immobilière. On peut se demander si les rédacteurs du projet ont pris en considération les particularités de la mise en œuvre du privilège spécial immobilier, en particulier dans le cas d’une procédure collective affectant le copropriétaire débiteur. Nous rappelons en outre que le caractère occulte du privilège prive le syndicat de toute information préalable par le représentant des créanciers. Il s’agit par exemple de l’acquisition d’une partie privative pour création d’un local de conciergerie ou de rangement. Dans ce cas la signature d’une convention préparatoire exigera le passage en engagement d’un montant équivalent au prix et aux frais de l’opération. Les indications fournies ci dessus demeurent valables mutatis mutandis. 2.
produits
sur travaux et opérations exceptionnelles Traitant des charges, nous avons évoqué les produits sur travaux et opérations exceptionnelles. Ils font l’objet de précisions complémentaires figurant également dans l’article 4 du projet : Les produits constatés pour les travaux et autres opérations exceptionnelles comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chacun des copropriétaires en vertu de l’obligation leur incombant résultant de l’article 14-2 de la loi susvisée, les emprunts contractés par le syndicat pour couvrir les dépenses pour travaux, les subventions notifiées, les indemnités d’assurance et les loyers des parties communes1, ainsi que les produits divers issus des placements décidés par le syndicat et les intérêts des sommes dues au syndicat. Les produits pour travaux et autres opérations exceptionnelles sont à constater au titre de l’exercice de leur exigibilité. Les subventions sont à constater dès leur notification, à l’exception des subventions dont le versement s’effectue sur plusieurs exercices, qui sont à mentionner en « engagements sur exercices futurs » dès leur notification et inscrites en comptabilité sur la base des dispositions prévues par la décision accordant la subvention. a)
nature des produits sur travaux et opérations
exceptionnelles Les produits constatés pour les travaux et autres opérations exceptionnelles comprennent · les sommes reçues ou à recevoir de chacun des copropriétaires en vertu de l’obligation leur incombant résultant de l’article 14-2 de la loi susvisée, · les emprunts contractés par le syndicat pour couvrir les dépenses pour travaux, · les subventions notifiées, · les indemnités d’assurance, · les loyers des parties communes1, · les produits divers issus des placements décidés par le syndicat, · les intérêts des sommes dues au syndicat. Cette liste n’est pas exhaustives mais couvre la majorité des produits potentiels. b)
constatation des produits sur travaux ou opérations
exceptionnelles Les produits pour travaux et autres opérations exceptionnelles « sont à constater » au titre de l’exercice de leur exigibilité. Toutefois les subventions « sont à constater » dès leur notification, à l’exception des subventions dont le versement s’effectue sur plusieurs exercices, qui sont à mentionner en « engagements sur exercices futurs » dès leur notification et inscrites en comptabilité sur la base des dispositions prévues par la décision accordant la subvention. On croit pouvoir formuler les observations suivantes : · les emprunts contractés par le syndicat pour couvrir les dépenses pour travaux devraient être constatés dès la réalisation définitive des conventions nécessaires, lorsque le versement des fonds est subordonné à l’avancement des travaux ou de l’opération. Les dispositions comptables appropriées doivent être prises lorsque le règlement est effectué directement par l’organisme de crédit aux entrepreneurs, à un notaire chargé d’une opération exceptionnelle, ou à tout autre tiers qualifié.. · les indemnités d’assurance destinées au syndicat devraient être constatées dès notification définitive de l’accord de l’assureur si leur versement est soumis, serait-ce partiellement, à une condition telle que l’achèvement des travaux. · les produits divers issus des placements décidés par le syndicat et les intérêts dus au syndicat devraient être passés en engagement à la clôture de l’exercice si la liquidation en est effectuée à cette date avec règlement prévu à une date postérieure. Ces dispositions ne posent pas de problème particulier mais certains cas pratiques se présenteront sans doute. On peut évoquer le cas des appels de couverture financière effectués sur décision de l’assemblée lorsque la position débitrice d’un ou plusieurs copropriétaires perturbe la trésorerie syndicale. III. organisation des comptes de tiers L’article 7 du projet concerne exclusivement, malgré son titre, les comptes des copropriétaires dont on doit effectivement admettre la qualité de tiers sur le plan comptable. Il est ainsi conçu : L’organisation du syndicat doit permettre de ventiler comptablement les sommes exigibles à recevoir de chaque copropriétaire suivant les rubriques suivantes : – créances sur opérations courantes ; – créances sur travaux et autres opérations exceptionnelles ; – créances sur avances ; – créances sur emprunts obtenus par le syndicat des copropriétaires. La disposition n’est pas neutre, quand on sait qu’une créance sur emprunt obtenu par le syndicat des copropriétaires n’est pas forcément garantie par le privilège spécial immobilier du syndicat. Son respect pose le problème de l’imputation des acomptes versés par un copropriétaire débiteur au cours d’une procédure de recouvrement ou même en vertu d’une décision judiciaire lui ayant octroyé des délais de paiement. Il s’agit en général de versements périodiques de montants variables ou fixes. L’application à ce genre d’espèce des dispositions des articles 1253 à 1256 du Code civil présente d’incontestables difficultés. Celles ci sont aggravées par les dispositions de la loi du 13 décembre 2000 qui procure au syndicat un moyen spécifique de recouvrement (référé aux fins de déchéance du terme). Le débiteur peut prétendre que son intérêt est d’imputer les acomptes versés par priorité au crédit de ce poste. Il serait nécessaire de prévoir des règles d’imputation dérogatoires aux dispositions du Code civil. La ventilation imposée peut, par contre, faciliter le travail du syndic à l’occasion de l’établissement d’une note de renseignements préalable à une mutation. IV. documents de synthèse annuelle Le projet de décret modifie fondamentalement la présentation de la synthèse annuelle des comptes du syndicat. L’article 8 est ainsi conçu : Les comptes arrêtés à la clôture de l’exercice font l’objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires, qui comprennent nécessairement l’état financier, l’état des engagements sur exercices futurs et le compte de gestion général du syndicat des copropriétaires. L’état financier, qui présente l’état des créances et des dettes, comporte la situation de trésorerie mentionnée à l’article 14-3 de la loi susvisée et fait apparaître les engagements pour les exercices suivants prévus par l’article 4 du présent décret. Le compte de gestion général présente les charges et les produits, en distinguant les charges et produits pour opérations courantes et les charges et produits pour travaux et autres opérations exceptionnelles. L’état financier et le compte de gestion général sont établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux annexes n°1, 2 et 2 bis du présent décret. Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l’exercice précédent. Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts de millièmes afférentes à chaque lot dans les différentes catégories de charges. Il est précisé que pour les charges et produits pour travaux et autres opérations exceptionnelles, la répartition est opérée selon la même procédure et ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune des opérations concernées. A. documents de synthèse obligatoires Les comptes arrêtés à la clôture de l’exercice font l’objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires, qui comprennent nécessairement : · l’état financier, qui présente l’état des créances et des dettes, comporte la situation de trésorerie mentionnée à l’article 14-3 de la loi susvisée et fait apparaître les engagements pour les exercices suivants prévus par l’article 4 du projet de décret. ·
l’état
des engagements sur exercices futurs · le compte de gestion général du syndicat des copropriétaires qui présente les charges et les produits, en distinguant les charges et produits pour opérations courantes et les charges et produits pour travaux et autres opérations exceptionnelles. L’état financier et le compte de gestion général sont établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux annexes n°1, 2 et 2 bis du projet de décret. B. comptes de l’exercice clos et mise en répartition Les comptes de l’exercice clos doivent être soumis à l’approbation de l’assemblée avec le budget voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l’exercice précédent. Le projet de décret se borne à reprendre une procédure qui était devenue courante avant la loi du 13 décembre 2000. Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts de millièmes afférentes à chaque lot dans les différentes catégories de charges. Sur ce point encore, le projet de décret reprend une pratique ancienne mais moins répandue chez les syndics professionnels que celle relative aux charges et produits sur opérations courantes. Notons que l’expression « sont répartis à l’arrêté des comptes » semble en contradiction avec la nécessité de l’approbation préalable des comptes par l’assemblée. Pour les charges et produits pour travaux et autres opérations exceptionnelles, la répartition est opérée selon la même procédure et ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune des opérations concernées. L’article 9 est ainsi conçu : Les charges pour opérations courantes et produits attendus sur opérations récurrentes, à l’exception des provisions sur copropriétaires, font l’objet d’un budget prévisionnel, soumis au vote des copropriétaires. Ils sont présentés dans un document récapitulatif conforme aux modèles des annexes n°3 et 3 bis, reprenant les mêmes rubriques que les annexes n°2 et 2 bis. Il eût été préférable de viser à ce propos les dispositions des articles L 14-1 et L 14-2 qui constituent désormais le fondement juridique du budget prévisionnel.. Le texte comporte une innovation justifiée puisque le budget comporte, s’il y a lieu des prévisions de recettes sur opérations récurrentes. C’est le cas des locations de parties communes pour des panneaux d’affichage ou des antennes de téléphonie mobile. C’est avec prudence que ces produits doivent être pris en considération pour le financement des charges. A défaut de paiement ponctuel des loyers le préfinancement des charges se trouverait compromis. Par ailleurs l’utilisation de ces produits pour le préfinancement risque d’occulter les obligations fiscales correspondantes. Il est donc préférable de les affecter à la constitution de provisions sur travaux futurs par exemple. D. présentation des charges d’opérations courantes L’article 10 impose une double présentation des charges sur opérations courantes Les charges pour opérations courantes dans le compte de gestion général et celles du budget prévisionnel font l’objet d’une double présentation : – présentation par nature au sein du compte de gestion général (annexe 2) et du budget prévisionnel (annexe 3) ; – ventilation analytique par catégories de charges pour le compte de gestion général (annexe 2 bis) et pour le budget prévisionnel (annexe 3 bis) ; – le total des charges ventilées par catégories pour les annexes 2 bis et 3 bis doit correspondre respectivement au total des charges des annexes 2 et 3. La prescription de double présentation n’a d’effet qu’à l’égard du compte de gestion général et dans le budget prévisionnel. Le relevé général des charges, pour sa part, comporte classiquement leur ventilation par catégories et rubriques. On entend par catégorie un groupe de charges soumises à un même grille de répartition (charges communes générales, charges bâtiment A, etc.). · Les grilles de répartition utilisées par le syndic sont en principe celles figurant dans le règlement de copropriété. · Dans certains cas le règlement se borne à indiquer le critère à utiliser pour établir la grille de répartition : les surfaces chauffantes installées pour les frais de chauffage par exemple. La grille correspondante a été établie en fonction d’un relevé de ces surfaces établi à une certaine époque. Elle a été approuvée par une assemblée générale mais n’a pas toujours été reprise dans le règlement et n’a pas fait l’objet d’une publication foncière · Enfin certaines répartitions ont été modifiées à la suite de l’entrée en vigueur de la loi du 10 juillet 1965. C’est le cas pour les charges d’ascenseur dans les syndicats anciens dont le règlement prévoyait la contribution des lots du rez du chaussée à ces charges. On peut souvent formuler les mêmes observations que dessus à propos de ces grilles. Au sein des catégories, les charges sont groupées par rubriques en fonction de leur nature (eau, électricité, chauffage, entretien ascenseur, etc.). Elles sont classées dans l’ordre du plan comptable et chronologiquement. Dans l’esprit du projet de décret · La présentation par nature comporte les montants totaux, prévus ou constatés, par rubriques : électricité, eau, etc. · La présentation analytique comporte les montants totaux, prévus ou constatés, par catégories (charges communes générales, charges bâtiment A, charges bâtiment B). Cette prescription n’est pas sans intérêt car elle affine le budget prévisionnel et permet une ventilation des appels prévisionnels qui est souhaitable. Elle facilite également l’information préalable des acquéreurs quant aux montant des charges prévisibles pour un lot déterminé. . Par contre, l’obligation systématique d’établir les deux modes de présentation sur deux tableaux séparés alourdit inutilement le mécanisme alors qu’il est possible, pour beaucoup de syndicats, de les présenter correctement sur un seul document. Le projet de décret comporte cinq modèles imposés. · Annexe 1 : État financier après répartition · Annexe 2 : Compte de gestion général (par nature) · Annexe 2 bis : Compte de gestion général (par catégories) · Annexe 3 : Budget prévisionnel (par nature) · Annexe 3 bis : Budget prévisionnel (par catégories) Ces modèles sont joints à notre étude. Voir les modèles L’annexe 1 présente l’avantage de grouper sur un document unique la situation de trésorerie et l’état des dettes et créances ainsi que l’état des engagements sur exercices futurs. On doit seulement signaler que les informaticiens spécialisés avaient mis au point dans le passé différents modèles de balances générales récapitulatives qui présentaient l’avantage d’une présentation homogène et synthétique de la situation d’un syndicat. Elles pouvaient être accompagnées, selon l’importance du syndicat, de tableaux complémentaires. Ce système présentait l’avantage d’une relative simplicité. L’annexe 2 n’appelle pas d’observation autre que celle qui vient d’être formulée. L’annexe 2 bis comporte le tableau par catégories des charges pour opérations courantes. Nous avons déjà indiqué l’intérêt qu’il présente. Sa mise en œuvre ne devrait pas poser aux informaticiens de problèmes insurmontables. L’annexe 3 est consacrée au budget prévisionnel établi par nature de charges et de produits. L’annexe 3 bis présente le budget prévisionnel par catégories. Il n’appelle pas d’autre observation que celle présentée pour l’annexe 2 bis. Le projet de décret ne comporte aucun projet de plan comptable. Il apparaîtra sans doute dans l’instruction annoncée. Il imposera sans doute un cadre de codification des écritures par classes correspondant à celles du plan comptable général. Sous cette réserve, les praticiens disposeront d’une relative liberté de codification des charges. La consultation des modèles permet de constater l’utilisation des classes traditionnelles : Classe 1 : Provisions sur travaux Avances Subventions en instance d’affectation Emprunts Classe 4 Comptes de
tiers Copropriétaires Fournisseurs Débiteurs et créditeurs divers Comptes de régularisation Classe 5 Comptes de trésorerie Fonds placés Banque Caisse Classe 6 Charges Les charges pour opérations courantes sont classées de 60nnnn à 64nnnn Les charges pour travaux et opérations exceptionnelles comportent les rubriques 66 (charges sur emprunts) 671nn (travaux) 677nn (pertes sur créances irrécouvrables) 678 (charges exceptionnelles 68 (dépréciations sur créances douteuses) Classe 7 Produits 701 (provisions copropriétaires) 702 (provisions pour travaux) 703 (avances versées par les copropriétaires) 711 (subventions sur frais de fonctionnement) 713 (Indemnités d’assurance) 714 (produits divers) 716 (produits financiers) La copropriété est sur le chemin de la normalisation comptable. Il semble malaisé. et l’on s’en étonne car les praticiens, professionnels ou autogestionnaires, l’ont largement débroussaillé. L’organisation comptable envisagée est, pour l’essentiel, satisfaisante. La procédure d’engagement trouve une consécration officielle. C’est un progrès incontestable. On peut en dire autant de la distinction entre les opérations courantes et les travaux ou opérations exceptionnelles. Les aspects positifs ne sont donc pas négligeables. Les dispositions relatives aux documents de synthèse annuelle sont plus contestables. La pratique d’une balance générale de fin d’exercice structurée et suffisamment détaillée présente l’avantage d’un document unique qui, accompagné du relevé général des charges, permet de constater la situation syndicale en ses différents aspects. Elle peut être assortie de documents annexes en fonction de l’importance et de la complexité de l’immeuble. La lisibilité et la fiabilité de ces documents peuvent résulter du respect d’une obligation simple : faire apparaître clairement un ou plusieurs soldes identifiables dans la balance générale et/ou dans le relevé général des charges. L’existence d’un compte bancaire propre au syndicat facilite évidemment le contrôle de la trésorerie. Ces systèmes ont l’avantage d’exister. Ils peuvent être améliorés sans exiger la reconstruction complète de logiciels nouveaux. On peut leur demander des services nouveaux : contribuer efficacement à l’établissement des budgets prévisionnels et, après approbation des assemblées, à leur suivi. Dans certains cas, la normalisation permettra la simplification de ces logiciels. Ils permettent parfois de respecter des procédures diverses dont certaines sont désormais sans objet. On comprend en effet les réserves du Conseil national de la comptabilité. La complexité du dispositif proposé est de nature à décourager les syndics bénévoles, seraient-ils assistés. Quant aux professionnels, ils seront dans l’obligation, après le bogue de l’an 2000, le passage à l’euro et l’ouverture de comptes séparés, de procéder à des modifications importantes et coûteuses de leur organisation. Notons incidemment que la normalisation pourrait s’étendre à certaines données élémentaires des fichiers syndicaux sans interdire pour autant les initiatives de certains syndics. La codification des lots et groupes de lots pourraient ainsi être imposée, de même que la présentation des grilles de répartition des charges. Cela faciliterait les transmissions de fichiers en cas de changement de syndic. La normalisation présente encore l’avantage, peu signalé, de permettre aux syndicats de conserver des copies sur support informatique de leurs fichiers. Leurs droits sur ces fichiers doit être reconnu, sans qu’il soit interdit pour autant aux syndics de les conserver également. Cette pratique impose aux progiciels de rendre possible l’extraction autonome des données concernant chaque syndicat. La réorganisation comptable des copropriétés exige de tous un effort qui sera mieux consenti avec le sentiment intime de sa réelle utilité. Avis du conseil national de la
comptabilité L’avis reproduit ci-dessous appelle quelques observations A propos du recours à la procédure d’engagement juridique, il est indiqué : « Principe
de la tenue d'une comptabilité d'engagement « Selon les dispositions de l'article 14.3 de la loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000 : « ...Les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement ou dès réception par lui des produits. L'engagement est soldé par le règlement ». « Cette notion d'engagement reprise à l'article 2 du projet de décret a été explicitée comme suit : « Conformément à l'article 14.3 de la loi susvisée, sont rattachés à l'exercice les produits acquis (produits reçus ou à recevoir), et les charges supportées (charges réglées ou à régler) au titre de l'exercice ». Le CNC retient la notion d’engagement, mais pas la notion d’engagement juridique. Il n’a pas relevé la mention de l’engagement des produits dès leur réception ! Le corps de phrase « ou dès réception par lui des produits » a été supprimé par intervention législative. II.2.9 - Avis n° 2002-17 relatif au projet de décret
relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires II.2.9.1 - Note de présentation Le projet d'avis a été présenté par M. Christian Libéros, président du groupe de travail. Le Conseil national de la comptabilité a été saisi pour avis le 5 mars 2002 par le Ministère de l'équipement, des transports et du logement du projet de décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires, en application de l'article 2 du décret n° 96-749 du 26 août 1996 relatif au CNC. 1 - Le cadre juridique La loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000 relative à la solidarité et au renouvellement urbain (SRU) modifie les règles d'administration des biens collectifs placés sous le régime de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. En particulier, cette loi prévoit l'élaboration par décret de règles comptables et institue un nouveau dispositif de gestion budgétaire et comptable. S'agissant d'un dispositif comptable prévu par un projet de décret et non par un règlement, l'avis ne sera pas soumis au CRC, comme le prévoit d'ailleurs la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée en son article 14-3 par la loi « SRU ». Fondement juridique du dispositif mis en place L'élaboration du projet de décret précité décline au plan comptable les principes prévus par les textes suivants : * la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, la loi SRU organisant la gestion budgétaire et comptable du syndicat des copropriétaires à partir des articles 14-1 à 14-3 nouveaux de la loi de 1965 ; * le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi de 1965, en cours de modification et dédiant sa section V à la comptabilité du syndicat de copropriétaires. Ces textes constituent le cadre juridique du décret comptable présenté. La mise en place d'une gestion budgétaire est prévue aux articles 14-1 et 14-2 de la loi de 1965 précitée, entrés en vigueur le 1er janvier 2002. La mise en place d'une gestion comptable est prévue par l'article 14-3, entrant en vigueur le 1er janvier 2004. Distinction entre les deux types de charges des copropriétés Les articles 14-1 et 14-2 nouveaux de la loi SRU distinguent deux catégories de charges : * les charges afférentes aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble ; * les dépenses pour travaux, dont la liste sera fixée par décret en Conseil d'Etat. Principe de la tenue d'une
comptabilité d'engagement Selon les dispositions de l'article 14.3 de la loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000 : « ...Les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement ou dès réception par lui des produits. L'engagement est soldé par le règlement ». Cette notion d'engagement reprise à l'article 2 du projet de décret a été explicitée comme suit : « Conformément à l'article 14.3 de la loi susvisée, sont rattachés à l'exercice les produits acquis (produits reçus ou à recevoir), et les charges supportées (charges réglées ou à régler) au titre de l'exercice ». 2 - Le cadre comptable La modification du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 à venir, prévoit une organisation comptable pour les comptes du syndicat des copropriétaires, qui ne constitue pas un plan comptable au sens du règlement n° 99-03 du Comité de la réglementation comptable relatif au plan comptable général. Aussi, le groupe a préparé un projet de décret explicitant les principes comptables applicables aux comptes du syndic de copropriété et élaboré des documents de synthèse. Champ d'application du projet de décret Le projet de décret s'applique exclusivement aux comptes du syndicat des copropriétaires, et ne s'applique pas à la comptabilité du syndic qui obéit à ses propres règles. Le projet de décret ne s'applique pas non plus à la comptabilité d'autres entités que celles visées précédemment, ni aux unions de syndicats de copropriétaires. Principales modalités comptables - Distinction entre charges courantes et charges pour travaux et autres opérations exceptionnelles * les charges pour opérations courantes, visées à l'article 14-1 de la loi SRU, comprennent notamment les charges relatives à l'eau, à l'électricité, au chauffage, au nettoyage des locaux, aux contrats de maintenance, à l'entretien, aux petites réparations etc. * les charges pour travaux et autres opérations exceptionnelles correspondent aux sommes versées ou à verser pour les travaux prévus à l'article 14-2 de la loi SRU. La gestion budgétaire de ces deux types de charges se traduit par une ventilation du compte de gestion général avec un compte de gestion annuel des dépenses courantes et un compte de gestion travaux et autres opérations exceptionnelles, votés séparément par l'assemblée générale des copropriétaires, et exécutés par appels de fonds propres à chacun. - Comptes de tiers L'organisation du syndicat doit permettre de ventiler comptablement les sommes exigibles à recevoir de chaque copropriétaire. - Travaux et subventions - tableau des engagements Les travaux une fois votés, sont comptabilisés au fur et à mesure de leur réalisation et les subventions au fur et à mesure de leur perception. Les travaux restant à effectuer et les subventions restant à recevoir au delà de l'exercice sont mentionnés dans le tableau des engagements. - Comptabilité en partie double Le système d'organisation comptable prévu par le décret du 17 mars 1967 en cours de modification se traduit par la mise en place d'une comptabilité en partie double, dont les modalités seront décrites dans un projet d'instruction à paraître ainsi que la nomenclature des comptes. - Documents de synthèse Les documents de synthèse comprennent : * l'état financier, qui présente la situation de trésorerie et l'état des créances et des dettes du syndicat ; * le compte de gestion général présente les charges et produits en les distinguant selon les modalités évoquées précédemment, avec une ventilation des charges par nature et par catégories ; * le budget prévisionnel relatif aux charges soumis au vote de l'assemblée générale (pour l'exercice suivant), avec une ventilation par nature et par catégorie. - Mesures de simplification Le CNC n'a pas compétence pour fixer des obligations comptables ou décider de seuils d'application de régimes différents. Toutefois, la section a demandé que le vœu suivant, recommandant la mise en œuvre de mesures de simplification pour les syndicats de copropriétaires de petite taille, soit inséré dans l'avis : « Le CNC recommande, pour les syndicats de copropriétaires de petite taille (dont la définition peut résulter de plusieurs critères, comme la nature et le nombre de lots, le budget annuel du syndicat, le caractère bénévole ou professionnel du syndic,...), la mise en œuvre de mesures de simplification, conformes aux principes énoncés par la loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000. A ce titre, pourrait être envisagé un dispositif comptable simplifié reposant par exemple sur l'enregistrement des opérations en comptabilité de trésorerie en cours d'exercice, et le rétablissement des droits constatés en fin d'exercice (créances acquises et charges à payer) ». |
Mise à jour |
