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Fichier et liste des copropriétaires Nous présentons ci après un tableau des données personnelles susceptibles de figurer dans le fichier des copropriétaires tenu à jour par le syndic. Il peut servir de guide pour l’établissement des masques de saisie informatisée. Nous attirons l’attention des lecteurs sur la nécessité de respecter les prescriptions générales de la loi Informatique et liberté et celles concernant plus particulièrement les professionnels immobiliers, édictées par la norme simplifiée n° 21. Ces prescriptions sont également opposables aux syndics non professionnels. La norme indique que peuvent être licitement enregistrées les données suivantes : « a) […] « - pour l’acquéreur, le candidat acquéreur, le copropriétaire ou le propriétaire, l’associé, le conjoint du copropriétaire ou du propriétaire, leur partenaire signataire d’un pacte civil de solidarité (sous réserve de l’accord exprès des intéressés) à condition qu’il ait des droits dans la copropriété, chacun des co-indivisaires en cas d’indivision, le ou les titulaires des droits visés à l’article 6 du décret du 17 mars 1967 : nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, situation familiale, régime matrimonial, adresse, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification (à l'exclusion du numéro d'inscription au répertoire national d'identification). « - coordonnées du mandataire commun en cas d’indivision ou du gérant qui gère les lots « b) identité bancaire ou postale ; « c) […] « d) numéro d’identification, identité et coordonnées du porteur du support électronique d’identification pour l’accès aux immeubles. » Dans la pratique, d’autres données doivent être enregistrées parce qu’elles sont indispensables pour les nécessités de la gestion. Ces enregistrements doivent être justifiés par l’existence de textes propres au statut de la copropriété ou de textes généraux dont l’application est requise pour la gestion des syndicats de copropriétaires. Les données ne peuvent être utilisées qu’en respectant la règle fondamentale de la finalité du traitement. En d’autres termes : pour assurer exclusivement les opérations de gestion et d’administration du syndicat. Elles doivent être collectées licitement et les copropriétaires et titulaires de droits réels doivent être informés de l’existence d’un droit d’accès aux informations enregistrées. Une fiche de copropriétaires se présente comme suit :
Le support de la fiche est un lot, un groupe de lots, ou un ensemble de groupes de lots appartenant à une personne ou à un groupe de personnes physiques déterminées (nous présenterons également un modèle de fiche pour les personnes morales). Le modèle présenté peut être utilisé pour une personne unique ou un couple, quel que soit son statut juridique. Il peut s’agir par exemple de deux indivisaires. Les systèmes informatiques permettent d’aménager d’une manière ou d’une autre les masques pour permettre le traitement d’un groupe de personnes plus important. Le numéro de compte est la référence principale, correspondant généralement au numéro du sous-compte 450-NNN dans le plan comptable. Certains systèmes dont le critère principal est la « personne » peuvent comporter une organisation différente. La qualité de la personne correspond à la nature de son droit réel sur le lot : ainsi du copropriétaire au sens plein du terme, de l’usufruitier, du nu-propriétaire, etc. Il peut être opportun de mentionner la quotité attachée à ce droit, dans le cas des indivisions par exemple. L’état se présente sous deux aspects. État 1 permet d’enregistrer l’existence d’une incapacité juridique éventuelle. État 2 précise la situation matrimoniale ou assimilée. En cas d’existence d’une incapacité, L’une des rubriques tutelle ou curatelle doit être servie pour enregistrer le nom et les coordonnées du tuteur ou du curateur. Notez que le tuteur seul doit être convoqué à l’assemblée, alors qu’en cas de curatelle le copropriétaire incapable et le curateur doivent être convoqués. Les indications relatives au domicile sont distinguées selon qu’il s’agit du domicile réel (qui doit toujours être connu, où qu’il se trouve) ou du domicile élu. Rappel est fait qu’il peut y avoir élection de domicile imposée par la loi ou volontaire. Le masque permet de préciser la date du document portant élection de domicile et les modalités de celle-ci. Il est également possible d’enregistrer les données relatives au mandataire commun désigné par les indivisaires, en ce compris les époux séparés de biens ayant tous les deux qualité de copropriétaire. Enfin la fiche permet de noter l’existence d’inscriptions hypothécaires et celle d’oppositions sur les indemnités d’assurance représentatives du bien notifiées au syndic par les créanciers inscrits. La liste des copropriétaires est établie à partir du fichier des copropriétaires. Dans la pratique elle est éditée sous la forme de documents divers comme la feuille de présence et la feuille d’enregistrement des votes pour la tenue des assemblées. Il arrive que la communication en soit demandée au syndic. Elle ne doit pas porter atteinte à la confidentialité des données enregistrées. La liste des copropriétaires est alors éditée au moyen d’un masque ne comportant que les numéros des lots ou groupes de lots, le nom, le prénom et l’adresse de chaque copropriétaire ou titulaire de droits réels. Ces données sont filtrées comme dans le cas d’établissement d’une feuille de présence. L’adresse correspond au domicile élu pour l’a notification des convocations. Le conseil syndical peut avoir un accès plus large au fichier des copropriétaires. Mais le syndic doit veiller à ce que la communication des données soit justifiée par une nécessité de gestion. Par exemple l’incapacité juridique d’un copropriétaire peut être à l’origine de délais inhabituels à l’occasion de procédure de recouvrement. Le syndic doit alors indiquer au conseil syndical les motifs de ces délais. Les membres du conseil syndical sont eux-mêmes tenus à sauvegarder le caractère confidentiel des indications qu’ils recueillent ainsi. |
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