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8 / 4.4

Incidences financières et comptables de la mutation de lot

 

 

Mise à jour 08/06/2014

La loi ALUR a profondément modifié les règles juridiques applicables à la vente d’un lot de copropriété.

Une réforme bienvenue est l’amélioration de l’information des acquéreurs au moment de la convention préparatoire.

Malheureusement le législateur a inutilement alourdi le dossier d’information.

Vous trouverez dans l’étude 8 / 4-1-1 les dispositions législatives nouvelles. Elles doivent être complétées par un décret d’application. Nous attendons la publication de ce décret pour procéder au remaniement des l’étude.

 

 

 

I.         les pratiques anciennes

A.       le compte prorata temporis établi par le syndic

B.       APUREMENT DES COMPTES ENTRE LES PARTIES

II.        l’article 6-2 nouveau du décret du 17 mars 1967

A.       comptes entre le syndicat et les parties

B.       apurement du compte entre les parties

1.        rôle du notaire

2.        apurement du compte entre les parties

 

 

Le décret du 27 mai 2004 modifiant celui du 17 mars 1967 a mis un terme aux controverses relatives à l’établissement des comptes entre le vendeur et l’acquéreur, d’une part, et leurs relations financières avec le syndicat, d’autre part.

Il est nécessaire de rappeler les pratiques anciennes.

Nous commenterons ensuite les nouvelles dispositions.

I.          les pratiques anciennes

En l’absence de dispositions précises du statut de la copropriété, certains syndics professionnels avaient pris l’initiative d’établir un décompte répartissant prorata temporis les charges entre le vendeur et l’acquéreur.

Il s’agissait d’une pratique de la région parisienne, où la pratique des comptes trimestriels était prédominante. Le décompte prorata temporis était effectué sur les charges du trimestre au cours duquel le transfert de propriété avait eu lieu.

Ces décomptes étaient très approximatifs. Certaines charges annuelles réparties dans les comptes d’un trimestre précédant n’étaient pas prises en compte (la prime annuelle d’assurance payée d’avance par exemple). Les copropriétaires s’en contentaient néanmoins pour la plupart.

Un inconvénient majeur était que les décomptes ainsi établis par le syndic étaient considérés comme établis « au nom du syndicat » et enregistrés comme tels dans sa comptabilité. Or, ils prenaient en considération des clauses insérées dans le contrat de vente, alors qu’elles étaient réputées inopposables à la copropriété. C’était le cas notamment pour les clauses relatives au coût de travaux votés avant la vente.

 

Le Notariat parisien considérait que

- la mutation entraîne la substitution du cessionnaire au cédant.

- le fonds de roulement est conservé par le syndic et doit être remboursé par le cessionnaire au cédant

- les comptes entre les parties doivent faire l'objet de conventions, inopposables au syndicat, établies en fonction des renseignements recueillis

 

La douzième Recommandation de la Commission avait conforté cette position lorsque, précisant la nature des sommes visées par l'art  D 5 a (ancien) relatif à l'état daté, elle indiquait que ce sont « celles, correspondant à la quote-part du copropriétaire cédant [1], qui pourront être demandées à l'acquéreur, si elles deviennent exigibles après le transfert de propriété ou la constitution du droit réel. »

 

Un courant minoritaire de jurisprudence a fini par admettre que le syndic était tenu d’établir un décompte prorata temporis entre les parties.

à l’encontre, nous avons indiqué que la mutation d'un lot n'imposait au syndic aucune prestation comptable particulière : « A réception de la notification de la vente le syndic pourrait se borner à modifier l'immatriculation du lot vendu. »

 

A.        le compte prorata temporis établi par le syndic

Dans la pratique, les notaires demandaient au syndic s'il acceptait de donner son concours (moyennant rémunération) à l'exécution desdites conventions.

Certains décomptes ainsi établis ont fait l’objet de contestations. Elles portaient essentiellement sur le critère à retenir pour intégrer ou non une dépense dans l’assiette de la répartition.

On trouve dans la jurisprudence de nombreuses décisions relatives à la détermination du fait générateur de la liquidité et de l'exigibilité des charges. Il s'agit généralement, et notamment pour la Cour de Cassation, du vote des travaux [2], de leur début d'exécution [3], de la détermination du crédit ouvert [4] ce qui revient à la solution du vote puisque celui ci n'est parfait qu'après détermination d'un engagement de crédit. En dernier lieu, et avant la réforme de 1994, la Cour de Cassation paraissait avoir définitivement opté pour « la date où les comptes personnels des copropriétaires sont débités dans les rapports copropriétaires / syndicat [5].

Aucune allusion n'était jamais faite à l'obligation pour le syndic d'établir le compte entre les parties. L'inopposabilité au syndicat des conventions particulières de l'acte est au contraire affirmée péremptoirement.

Il est donc certain qu'à l'occasion d'une mutation de lot le syndic n'était tenu à aucune prestation comptable autre que le changement d'immatriculation du compte.

L'établissement de comptes dits prorata temporis relevait d'une simple pratique dépourvue de fondement juridique et de logique comptable. Nous avions donc suggéré d’adopter le principe de l’apurement des comptes entre les parties, faculté étant laissée au syndic de les assister mais à titre purement personnel et hors du cadre de son mandat de syndic.

B.        APUREMENT DES COMPTES ENTRE LES PARTIES

En fonction de notre interprétation des dispositions anciennes, nous proposions une procédure simple : à réception de la notification de la mutation, le syndic

·         modifie l'immatriculation du compte du lot en remplaçant le nom du vendeur par celui de l'acquéreur. En fait, il clôture le compte du vendeur et ouvre un compte au nom de l’acquéreur.

·         vire à un compte « vendeurs débiteurs », le cas échéant, le solde débiteur liquide et exigible du vendeur.

Sa tâche est alors terminée. Les appels de fonds ultérieurs, quelle que soit leur nature, seront adressés au cessionnaire qui en sera débiteur à l'égard du syndicat.

Nous en déduisions les conséquences suivantes :

Les sommes détenues par le syndicat à titre d'avances ou de provisions (quote-part de l'avance permanente de trésorerie ou d'un fonds de prévoyance travaux), figurant dans l'état daté au titre de l'art D 5 a) demeurent inscrites au crédit du compte du lot. Elles sont remboursées par l'acquéreur au vendeur le jour de la signature.

Les charges courantes de la période comptable en cours (trimestre ou année) ne font l'objet d'aucune liquidation particulière.

Si les comptes sont établis trimestriellement, - ce qui était permis à l’époque -, les charges courantes du trimestre au cours duquel la vente a eu lieu seront débitées à l'acquéreur dans leur totalité. Les parties à l'acte pourront faire une estimation de la quote-part prorata temporis incombant au vendeur en tenant compte de l'estimation donnée par le syndic, du montant des charges de l'exercice passé, et du budget prévisionnel de l'exercice en cours

Si les comptes sont établis annuellement, les appels provisionnels déjà effectués demeurent au crédit du compte du lot, qu'ils aient été ou non payés [6]. Les appels postérieurs à la mutation seront débités à l'acquéreur et le solde des charges de l'exercice sera porté, à la clôture de l'exercice, au crédit ou au débit de son compte. Ici encore les parties pourront, en fonction des mêmes éléments, faire l'estimation de la quote-part prorata temporis incombant au vendeur.

Dans les deux cas, le vendeur verra, le jour de la signature, le prix de vente amputé du montant ainsi estimé des charges lui incombant.

En ce qui concerne les travaux votés avant la mutation :

·         Les appels de fonds déjà effectués demeurent au crédit du compte du lot cédé, qu'ils aient été réglés ou non.

·         Les appels de fonds ultérieurs seront portés au débit de l'acquéreur et réglés par lui. Le solde sera crédité ou débité à son compte.

Les parties régularisent leurs comptes, hors intervention du syndicat, le jour de la vente, en fonction des indications figurant dans l'état daté et des clauses de l'acte. Le prix  est amputé des sommes appelées non réglées ou non encore appelées.

II.         l’article  6-2  nouveau du décret du 17 mars 1967

Il est ainsi conçu :

« A l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot :

« 1° Le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur ;

« 2° Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l’exigibilité ;

« 3° Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes. »

L’article D 6-3 (nouveau) ajoute :

« Toute convention contraire aux dispositions de l’article 6-2 n’a d’effet qu’entre les parties à la mutation à titre onéreux. »

Il faut enfin rappeler l’article D 5 traitant de l’état daté indique en son 3° :

« Dans la troisième partie, le syndic indique les sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire, pour le lot considéré, au titre :

« a) De la reconstitution des avances mentionnées à l’article 45-1 et ce d’une manière même approximative ;

« b) Des provisions non encore exigibles du budget prévisionnel ;

« c) Des provisions non encore exigibles dans les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel. »

 

On constate ainsi que le nouveau dispositif est conforme à nos suggestions. Prenons l’exemple d’une vente signée le 7 juillet 2006

L’état daté établi le 14 juin 2006 se présente comme suit :

 

1° sommes dues au syndicat par  cédant 

a) provisions exigibles du budget prévisionnel

 Provision 2/2006

420,00

b) provisions exigibles des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel ;

2e appel travaux de peinture 01/05/06

320,00

c) charges impayées sur l exercices antérieurs 

0

d) sommes mentionnées à l’article 33  ;

0

e) avances exigibles.

0

2° sommes dues au cédant :

a) avances mentionnées à l’article 45-1;

avance trésorerie

325,00

b) provisions du budget prévisionnel 1rendues exigibles en raison de la déchéance du terme (article L 19-2) 

0

3° sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire :

a) reconstitution des avances article 45-1;

avance trésorerie

325,00

b) provisions non exigibles du budget prévisionnel

Provisions 3 et 4/06

840,00

c) provisions non exigibles dans les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel.

3e et 4e appels travaux de peinture  01/07 et 15/09/06

640,00

 

S’agissant de travaux exceptionnels, le syndic ne peut en faire état que si la décision de l’assemblée a déterminé le préfinancement en fixant le montant du crédit global ouvert ttc, les modalités précises de répartition du ou des divers coûts, le nombre et l’affectation des appels de provisions, la date d’exigibilité et le montant global de chaque appel.

A.        comptes entre le syndicat et les parties

Le vendeur doit la provision au 1er avril et celle échue le 1er juillet, soit 840.

Il doit l’appel travaux échu le 1er mai et doit payer celui échu le 1er juillet (640 €).

Le syndicat doit lui rembourser l’avance de trésorerie pour 325 €

L’acquéreur doit reconstituer l’avance de trésorerie pour 325 €

Compte tenu de la date de la vente il devra seulement payer ultérieurement les derniers appels tant pour la provision sur charge que pour les travaux (420 + 320).

Bien entendu, le syndic n’a pas adressé au notaire le certificat prévu par l’art. 20.

 

Dans ce cas, - très fréquent -, l’état daté a été correctement établi mais la situation est modifiée à la date de la signature : un appel de provision sur charges courantes et un appel travaux sont devenus exigibles. C’est au notaire qu’il appartient de relever ces modifications dont la nécessité apparaît clairement à la lecture de l’état daté.

N’ayant pas reçu le certificat de l’article 20 il doit

·          d’une part notifier le transfert de propriété au syndic

·          mais également lui adresser l’avis prévu par l’article 20.

Ces deux notifications sont effectuées distinctement. La première doit être effectuée sans délai. La seconde doit être effectuée dans un délai de quinze jours à compter de la date du transfert de propriété. Cette distinction s’explique par le fait qu’il y a souvent concours de deux notaires pour la réalisation de la vente. Dans ce cas le notaire de l’acquéreur notifie le transfert de propriété et le notaire du vendeur, qui a reçu les fonds, notifie l’avis de l’article 20.

 

 

Le syndic, à réception de l’avis de l’article 20, doit notifier opposition à concurrence des sommes réellement dues par le vendeur à la date de la vente, soit 1480 €, comme nous venons le voir.

Il aura préalablement, à réception de la notification de transfert ouvert un nouveau compte 450 au nom de l’acquéreur.

 

Il ne faut pas oublier néanmoins qu’il est, de son côté, créancier de 325 € au titre du remboursement de l’avance de trésorerie.

Nous considérons que la reconstitution de l’avance doit être effectuée par l’acquéreur le jour même de la vente. La solution la plus simple est que son paiement soit effectué entre les mains du vendeur. Le notaire ajoutera à la notification du transfert de propriété une mention attestant ce remboursement.

Si cette procédure est respectée, le syndic vire le montant de l’avance de trésorerie au profit du compte de l’acquéreur sans mouvement de fonds. Il n’y a plus lieu d’imputer le remboursement de l’avance au vendeur par compensation puisqu’il a récupéré les fonds directement.

De toute manière, il convient d’éviter au syndicat l’obligation de s’en remettre au bon vouloir de l’acquéreur pour la reconstitution.

 

 

A réception de l’opposition, le notaire détenteur des fonds effectue, avec l’accord du vendeur, le paiement de la somme de 1480 €.

Les comptes entre le syndicat et les parties seront alors apurés et le syndic devra adresser sans délai le certificat de l’article 20.

 

Il est possible de simplifier ces formalités et d’éviter les soucis et frais de l’opposition. Il suffit que le notaire joigne à l’avis de l’article 20 un chèque de 1480 €. Le syndic doit alors délivrer le certificat puisque le vendeur est à jour de ses obligations envers le syndicat.

 

Si le vendeur conteste les prétentions du syndicat et refuse au notaire l’autorisation de payer, il faut envisager le recouvrement judiciaire. Le notaire doit conserver les fonds.

 

Ces opérations, nous l’avons précisé, ne clôturent pas les comptes entre les parties elles-même.

B.        apurement du compte entre les parties

Depuis l’entrée en vigueur du décret du 27 mai 2004, le rôle de conseil du notaire est renforcé. Nous allons préciser ce point. Nous décrirons ensuite les modalités d’établissement du compte définitif.

1.         rôle du notaire

Lorsque la vente est réalisée par un seul notaire, il est tenu aux mêmes obligations vis à vis des deux parties, même si l’une d’elles est son client attitré. Lorsqu’il y a intervention des deux notaires, chacun d’eux informe son client.

Le notaire doit faire connaître aux parties les dispositions du statut de la copropriété nouvellement entrées en vigueur. Cette information doit être fournie dès l’ouverture du dossier. C’est pourquoi on peut penser à une brochure remise à ce moment à celle des parties qui saisit son propre notaire et adressée à l’acquéreur.

Bien entendu, lorsque le notaire est dans un premier temps chargé d’établir la promesse de vente, elle est remise à ce moment. C’est à ce moment d’ailleurs que la plupart des dispositions à prévoir devraient être fixées et reproduites, le cas échant, dans la promesse.

L’information peut s’étendre à des questions de détail comme la nécessité d’effectuer contradictoirement un relevé des différents comptages.

 

Un autre aspect de l’obligation de conseil apparaît lorsque le notaire reçoit l’état daté établi par le syndic.

Dans notre exemple il doit remarquer en premier lieu l’existence de travaux prévus ou en cours. Si la prise en charge n’a pas été prévue dans une promesse de vente, il doit inciter les parties à se concerter à ce sujet. Il est inopportun d’attendre le rendez-vous de signature pour régler cette question.

Si c’est finalement le vendeur qui doit supporter la charge des travaux, le notaire doit proposer les dispositions à prendre pour assurer le remboursement ponctuel à l’acquéreur des provisions non encore exigibles qu’il aura à payer au syndic. Ce point est extrêmement important lorsqu’il s’agit de travaux très coûteux.

Il faut en outre prévoir le sort du solde définitif. Cela ne pose pas de problème quand il n’y a pas de dépassement du crédit ouvert par l’assemblée générale. Si des travaux supplémentaires ont été votés ou même ratifiés après la signature de la vente la pratique habituelle est que l’acquéreur s’engage à en supporter la charge.

Il doit également attirer l’attention de l’acquéreur sur la nécessité de reconstituer l’avance de trésorerie le jour même de la signature. A défaut, l’acquéreur, qui aura éventuellement participé à une assemblée postérieure à la vente, devra les supporter.

Compte tenu de la date prévisible de celle ci il peut indiquer au vendeur qu’il aura à payer la provision exigible au 1er juillet. On doit considérer que le notaire doit prévoir les conséquences découlant de la présence d’un premier jour de trimestre dans le délai courant entre les dates d’établissement de l’état daté et de signature.

 

Si ces précautions ont été prises, le rendez-vous de signature sera beaucoup plus bref. C’est un avantage pour tout le monde !

Les points évoqués auront fait l’objet de clauses inscrites dans l’acte. Il est précisé dans l’article D 6-3 nouveau que « toute convention contraire aux dispositions de l’article 6-2 n’a d’effet qu’entre les parties à la mutation à titre onéreux ». Ce texte marque bien que le syndicat reste étranger à la mise en œuvre de ces clauses.

Cette mesure a pour objet la protection des intérêts du syndicat. Elle n’interdit pas, à notre avis, une modalité dérogatoire qui ne peut leur nuire. C’est le cas si le vendeur sur qui pèse la charge de l’ensemble des travaux votés, accepte de payer immédiatement au syndicat le montant total des appels non encore exigibles. Le syndic doit alors accepter ce règlement qu’il doit enregistrer de manière appropriée.

2.         apurement du compte entre les parties

Il ne peut être effectué qu’après l’approbation des comptes de l’exercice au cours duquel la vente a été signée (2006 dans l’exemple), par l’assemblée générale du syndicat. Le délai sera donc, dans notre exemple, de huit à dix mois, voire une année entière. C’est un inconvénient certain. En l’espèce, le vendeur aura payé la provision au titre du troisième trimestre venue à échéance le 1er juillet alors qu’il ne devrait, prorata temporis, qu’un douzième des charges de ce trimestre.

Il est possible de réduire les inconvénients liés à ce délai. Les parties ont la possibilité :

·         D’apurer les charges qui font l’objet d’un comptage, en fonction du relevé qu’elles auront établi.

·         de convenir que l’acquéreur remboursera au vendeur sans délai tout ou partie de la provision échue au 1er juillet

·         De convenir d’une répartition forfaitaire des charges non décomptées en fonction des éléments fournis dans l’état daté, notamment la quote-part du budget prévisionnel pour les autres rubriques, avec réserve ou non d’un décompte définitif à la production d’un relevé validé des charges de l’exercice.

À l’encontre des observations critiques formulées à propos de ces moyens on peut faire valoir que les décomptes prorata temporis du temps passé ne présentaient pas toujours le caractère équitable qu’on veut maintenant leur prêter. De toute manière, il est impossible d’effectuer une répartition strictement incontestable des charges entre vendeur et acquéreur. Si le remplacement d’une pompe de chaufferie a été commandé le 28 juin, il est vrai que l’engagement est antérieur à la date de la vente, mais il plus vrai encore que c’est bien l’acquéreur qui aura l’entier profit de la pompe neuve.

Pour procéder à l’apurement, il faut déterminer le montant des dépenses respectivement imputables au vendeur et à l’acquéreur puis les sommes versées à ce titre par l’un et par l’autre, en tenant compte du fait que le solde de fin d’exercice est payé par l’acquéreur s’il est débiteur, encaissé par lui s’il est créditeur.

 

Nous ne pouvons évidemment qu’approuver un mécanisme que nous avions suggéré et que M. Lafond avait bien voulu appuyer de son autorité.

Nous avons signalé l’inconvénient lié à la tardiveté de l’apurement définitif des comptes entre les parties, mais aussi les remèdes qui peuvent lui être apportés. Cet inconvénient existait déjà, avant la réforme SRU, dans le cas des syndicats ayant opté pour l’annualisation des comptes de charges.

Il constitue une solution fort heureuse pour les syndicats de copropriétaires.

 

 

 

 

Mise à jour

09/03/2011


Révision

07/06/2007

 



[1] Nous dirions pour notre part : à la quote part afférente au lot cédé.

[2] Cass Civ 3  19/06/83 RDI 84 229 et 19/07/83  Adm Janv 84

[3] CA Aix 24/11/70  Adm Juillet 1971

[4] CA Versailles 20/02/84  D 85 IR 426 Note Giverdon

[5] Commentaire de M. Capoulade sous Cass Civ 3 17/11/93 précité.

[6] La contrepartie des appels non réglés figure dans le solde liquide et exigible dû par le vendeur