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7 / 6.4 Les comptes de travaux exceptionnels I. définition des travaux
exceptionnels A. conservation ; entretien ;
maintenance 2. les clauses de garantie totale II. ouverture des comptes et
engagement C. garantie de paiement des entrepreneurs 2. prélèvement sur provision pour travaux
futurs 5. paiement des entreprises par
l’établissement de crédit b) acomptes sur situations à l’avancement 2. Paiement par l’établissement de crédit
(prêt au syndicat) 3. Paiement en cas de cession de la créance
professionnelle (Loi Dailly) IV. compte définitif du chantier A. plus values et actualisations 2. Incidence correcte de clauses
contractuelles 2. Emploi partiel d’une provision pour
imprévus 1. Contrôle administratif et comptable 2. Paiement des soldes dus aux intervenants -
retenues de garantie 3. Plus values soumises à ratification V. mise en répartition du solde VI. vente d’un lot en cours de
chantier Les travaux exceptionnels, tels qu’ils sont entendus traditionnellement sont régis par l’article L 14-2. Ils représentent l’essentiel des « dépenses non comprises dans le budget prévisionnel » I. définition des travaux exceptionnels L’article 44 nouveau du décret du 17 mars 1967 précise que « Les
dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes : « 1° Aux travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble,
autres que ceux de maintenance ; « 2° Aux travaux portant sur les éléments d’équipement
communs, autres que ceux de maintenance ; « 3° Aux travaux d’amélioration, tels que la transformation
d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants, l’adjonction d’éléments
nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de
tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ; « 4° Aux études techniques, telles que les diagnostics et
consultations ; « 5° Et, d’une manière générale, aux travaux qui ne
concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou
à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble. A. conservation ; entretien ; maintenance En 1°) L’article 44 impose de distinguer les travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble et ceux de maintenance. Ceux-ci sont définis dans l’article 45. On retrouve ici les distinctions figurant dans le projet de modernisation du régime des charges locatives récupérables qui traite de la maintenance courante préventive et corrective (Rapport Pelletier). On peut donc songer à une harmonisation future des deux régimes de charges. En 2°) L’article reprend la même distinction pour les éléments d’équipement communs . En 3°) et 4°), l’article traite de ce que l’on nomme couramment les améliorations, puis des études techniques auxquelles il assimile les diagnostics. En 5°) Le texte établit la synthèse des paragraphes précédents : sont des « dépenses non comprises dans le budget prévisionnel » celles qui sont générées par des travaux et interventions qui ne relèvent pas de la maintenance. L’article D 45 définit les travaux de maintenance : « Les travaux de maintenance
sont les travaux d’entretien courant, exécutés en vue de maintenir l’état de
l’immeuble ou de prévenir la défaillance d’un élément d’équipement commun ;
ils comprennent les menues réparations. « Sont assimilés à des travaux de maintenance les
travaux de remplacement d’éléments d’équipement communs, tels que ceux de la
chaudière ou de l’ascenseur, lorsque le prix de ce remplacement est compris
forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d’entretien y afférent. « Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement communs. » Ce sont des travaux d’entretien courant ayant pour objet : · pour le bâtiment : de « maintenir l’état de l’immeuble » · pour les éléments d’équipement commun(s) : de prévenir leur défaillance. C’est la maintenance préventive. Dans tous les cas ils incluent les menues réparations (maintenance corrective) 2.
les clauses de
garantie totale En outre, ils comprennent les travaux de remplacement d’éléments d’équipement communs « lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d’entretien y afférent ». L’hypothèse envisagée est celles des contrats de longue durée avec garantie totale de type P3 en chauffage. Il s’agit généralement de contrats d’exploitation et non de contrats de maintenance ou d’entretien. Ces clauses ont un coût spécifique. Leur régime juridique, comptable, voire fiscal est particulier. Ces clauses génèrent progressivement, au titre de l’obligation de maintenance, une créance du syndicat sur l’entreprise qui n’est effacée qu’à l’occasion du constat d’état satisfaisant du matériel en fin de contrat. L’assimilation est-elle justifiée par la nécessité d’insérer le coût de la redevance annuelle dans le budget prévisionnel ? On peut le supposer, mais la redevance périodique constitue pour le syndicat un préfinancement des coûts de remplacement qui sont forfaitisés. Ce mécanisme est conforme aux règles de la gestion prévisionnelle organisée comme la constitution de provisions pour travaux futurs. On lui reproche un certain caractère aléatoire et l’espérance du gain final qu’aurait l’entrepreneur à avoir remplacé le moins de pièces possible. Ce gain est fonction de la bonne qualité de l’entretien courant qui ne peut pourtant pallier l’usure normale. La garantie des intérêts du syndicat est liée à la fiabilité du contrôle technique en fin de contrat. Le renouvellement du contrat présente un intérêt commun pour les partenaires. Ces indications doivent être connues par les syndics non-professionnels et les comptables des syndics professionnels. Dans ce dernier cas, c’est néanmoins le gestionnaire qui endosse la responsabilité de la qualification exacte des travaux. On considère ici comme chantier [1] un ensemble déterminé et cohérent de travaux de construction, réparation, réhabilitation du bâtiment pouvant comporter l’installation d’éléments d’équipement nouveaux ou l’aménagement du terrain, des voiries et réseaux divers. Un chantier peut toutefois être limité à une opération d’un genre unique comme la remise en peinture d’une cage d’escalier. L’autonomie d’un chantier résulte de l’unicité de la décision d’exécution prise par l’assemblée générale. Sa réalisation peut être organisée par tranches étalées dans le temps. Sur le plan comptable il est recommandé de prévoir des comptes spécifiques pour chacune des tranches. Cette méthode est d’ailleurs conforme à la nécessité de passer au titre des tranches des écritures d’engagement sur exercices futurs. La décision de l’assemblée doit comporter mention - du crédit global ouvert pour le chantier avec le détail des montants ouverts pour chacun des lots [2] (couverture, maçonnerie, etc.). Ces montants correspondent habituellement à ceux des devis acceptés, - des dates ou époques prévues pour l’exécution, voire des tranches d’un plan pluriannuel. - du (ou des) mode(s) de répartition des coûts de travaux en fonction de leur nature ou de la partie d’immeuble traitée - des dates, montants et bases de répartition des appels de fonds que les syndic devra effectuer pour le préfinancement En l’absence de précisions relatives aux dates d’exigibilité et montants des provisions nécessaires au préfinancement des travaux, le syndic ne peut effectuer aucun appel de fonds régulier auprès des copropriétaires (art. L 14-2) ; La mention de la base de répartition interdit toute contestation sur ce point. II. ouverture des comptes et engagement Des comptes ou sous-comptes distincts doivent être ouverts pour l’enregistrement des charges et produits liés à ce chantier. Ces comptes seront maintenus jusqu’à la clôture de l’exercice même si le chantier est achevé avant la date de cette clôture. Le syndic doit ouvrir des comptes affectés Dans la classe 1 Un compte 102 (provisions pour travaux décidés) : il enregistre au crédit le montant global des « sommes appelées pour financer les travaux décidés par l’assemblée générale en attendant le paiement des travaux correspondants, conformément au vote de l’assemblée générale ». Il s’agit du montant global de chacune des provisions prévues par l’assemblée. La contrepartie est le débit des copropriétaires (450). L’arrêté indique qu’ensuite le compte 102 est débité par le crédit du compte 702 (provisions pour travaux) « au fur et à mesure de la réalisation des travaux ». L’ensemble des mouvements se présenterait comme suit :
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