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7 / 6.2 Ventes et autres transferts de propriété à titre onéreux d’un lot I. Établissement de l’État daté II. exploitation de la notification
de transfert de propriété III. comptes
entre le syndicat et les parties B. opérations courantes imposées IV. exploitation de l’avis prévu par
l’article L 20 A. opposition au versement du
prix de vente 1. décompte détaillé des créances alléguées 2. rattachement aux années civiles 3. sanction de la présentation défectueuse V. les « honoraires de
mutation » du syndic Notre propos est ici de décrire la nature et l’importance des prestations que doit fournir le service comptable à l’occasion des ventes ou autres transferts de propriété d’un lot. Nos observations concernent tout autant les syndics copropriétaires et les organismes d’assistance. Elles se combinent avec les indications fournies dans les études 8-4-1 à 8-4-4. Le service comptable participe en premier lieu à l’établissement de l’état daté. Cette opération exige une concertation avec le gestionnaire. Elle doit porter sur les différents points de l’état daté et sur l’opportunité de délivrer le certificat prévu par l’article L 20. En principe le service comptable n’a plus ensuite à intervenir qu’après réception par le syndic de la notification de transfert de propriété (art. D 6) et, le cas échéant, de l’avis prévu par l’article L 20. A ce stade, les obligations financières et comptables du syndic sont déterminées par l’article D 6-2 nouveau, ainsi conçu : « A l’occasion de la
mutation à titre onéreux d’un lot : « 1° Le paiement de la
provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa
de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur ; « 2° Le paiement des
provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à
celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de
l’exigibilité ; « 3° Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé
par l’approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de
celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes. » Il faut rappeler l’article D 5 traitant de l’état daté indique en son 3° : « Dans
la troisième partie, le syndic indique les sommes qui devraient incomber au
nouveau copropriétaire, pour le lot considéré, au titre : « a) De la reconstitution des avances mentionnées à
l’article 45-1 et ce d’une manière même approximative ; « b)
Des provisions non encore exigibles du budget prévisionnel ; « c)
Des provisions non encore exigibles dans les dépenses non comprises dans le
budget prévisionnel. » L’article D 6-3 (nouveau) ajoute enfin : « Toute convention
contraire aux dispositions de l’article 6-2 n’a d’effet qu’entre les parties
à la mutation à titre onéreux. » I. Établissement de l’État daté Nous rappelons ici que l’état daté se présente comme suit :
Il doit être établi avec un soin minutieux. Les erreurs ou omissions peuvent entraîner la mise en cause de la responsabilité du syndic, notamment pour les conséquences dommageables d’une erreur à l’occasion de l’établissement d’une opposition à paiement de prix ou de la mise en œuvre du privilège spécial. II. exploitation de la notification de transfert de propriété ll appartient généralement au service comptable de mettre à jour la liste des copropriétaires. Cette opération exige le concours du gestionnaire qui est en principe plus qualifié pour exploiter les données juridiques fournies par le notaire (démembrement de propriété, régime matrimonial, nationalité, etc.) A réception de la notification de mutation le syndic met à jour la liste officielle des copropriétaires et crée une fiche au nom de l’acquéreur. La fiche du vendeur est archivée. Si l’on s’en tient aux dispositions nouvelles du statut, la mutation d'un lot n'impose au syndic aucune prestation comptable complexe. A réception de la notification de la vente le syndic se borne à clôturer le compte du vendeur. Il ouvre un nouveau compte au nom de l’acquéreur. Le syndic procède alors à l’apurement des comptes entre le syndicat et les parties. Il rembourse éventuellement au vendeur le solde créditeur qui lui revient. La situation est différente lorsque le vendeur reste débiteur envers le syndicat après notification du transfert de propriété. III. comptes entre le syndicat et les parties Le syndic n’a pour obligation que de purger les rapports du syndicat avec chacune des parties. à l’occasion
de la mutation à titre onéreux d’un lot : 1° Le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur ; Si la notification de la mutation parvient au syndic le 20 octobre 2006, la provision sur charges courantes exigible et appelée le 1er octobre doit être payée par le vendeur. 2° Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l’exigibilité ; Il s’agit ici des provisions sur travaux ou opérations exceptionnelles. Les dates d’exigibilité sont celles fixées par la décision de l’assemblée. Cette décision doit comporter le montant total du crédit ouvert pour les travaux et les modalités de répartition des dépenses, donc aussi des appels de préfinancement. Elle doit comporter également les dates d’exigibilité, montants et bases de répartition des appels à effectuer. A défaut de ces mentions le syndic ne peut pas effectuer d’appel de fonds au titre des travaux décidés. 3° Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes. Dans notre exemple ci dessus, les comptes de l’exercice 2006 seront approuvés lors d’une assemblée réunie en mars 2007. Le solde (trop ou moins perçu) sera porté sur le compte de l’acquéreur. C’est pratiquement toujours le cas, mais le compte définitif entre les parties reste à établir si cela est prévu dans l’acte. Toute convention contraire aux dispositions de l’article 6-2
n’a d’effet qu’entre les parties à la mutation à titre onéreux. » Il résulte par ailleurs de la combinaison des articles D 5 et D 45-1 que les avances sont remboursables au vendeur et que l’acquéreur est tenu de les reconstituer lors de la mutation du lot. Les appels de fonds diffusés avant la notification de la mutation au syndic restent à la charge du vendeur. Ceux diffusés après cette date sont à la charge de l’acquéreur. Les parties doivent effectuer entre elles l’apurement de leurs comptes respectifs. Les conventions qu’elles ont pu passer à ce sujet sont inopposables au syndicat . Ces nouvelles dispositions mettent un terme à la pratique des « comptes prorata temporis » et permettent le classement rapide des dossiers de mutation, exception faite du cas dans lequel le vendeur reste débiteur d’un arriéré de charges. C’est aux parties qu’il appartient d’établir un compte définitif hors la vue du syndic. B. opérations courantes imposées Les opérations comptables imposées sont les suivantes : · Un compte est ouvert au nom de l’acquéreur. · Les avances (réserve de trésorerie et réserve pour travaux futurs, ou autres) sont remboursées au vendeur et débitées à l’acquéreur. Ces mouvements sont effectués à concurrence des montants appelés disponibles [1] à la date de la notification. L’acquéreur doit être invité à reconstituer les avances pour les montants appelés, même si le vendeur reste débiteur à ce titre. Si le vendeur demeure débiteur à ce titre, le montant dû se retrouve dans celui de sa dette globale. Il est hautement souhaitable que la reconstitution des avances soit effectuée le jour de la signature de l’acte en l’étude du notaire. Il y a lieu de prévoir un avis à cet égard dans les nouvelles formules d’état daté. Le syndic aura avantage, en présence d’un compte un peu complexe à établir pour le notaire un tableau des opérations à effectuer pour la régularisation des comptes au jour de la vente. · Il faut veiller, le cas échéant, à l’apurement de certaines situations particulières : existence de subventions, d’emprunts collectifs ou individuels. · Le compte du vendeur est définitivement arrêté. Il est clôturé s’il présente après l’arrêté un solde nul. Il est souhaitable d’obtenir l’accord écrit du vendeur sur le compte présenté. Il est concevable d’isoler les comptes de mutation pendants, dans un compte spécifique. Chaque opération doit être dotée d’un sous-compte Cette méthode permet au conseil syndical et aux copropriétaires de suivre l’évolution des différents apurements quand ils font l’objet d’une instance contentieuse. De plus la liste des copropriétaires débiteurs ou créditeurs reste ainsi limitée aux titulaires en place. La balance générale doit faire apparaître le solde de chaque sous-compte. Révision 25/11/2006 Un compte de vendeur débiteur peut être ouvert en 459 (copropriétaires créances douteuses) après la délivrance d’une opposition sans paiement immédiat. Un compte de vendeur créditeur peut être ouvert en 462 (créditeurs divers). C’est le cas impérativement lorsque le solde créditeur d’un vendeur injoignable n’a pu lui être restitué. La prescription est alors de 10 ans. Pendant ce délai, l’écriture devra être reportée d’un exercice au suivant La ligne doit mentionner la nature de l’écriture et le nom du vendeur et être reportée telle que. A l’expiration du délai de prescription, l’assemblée générale sera invitée à affecter les fonds qui lui reviennent. Tous les appels de fonds et comptes de charges réparties établis et diffusés après l’arrêté de compte sont portés au débit du compte de l’acquéreur et lui sont adressés. Cette règle est incontournable. . Lorsqu’il y a lieu de prendre en considération des éléments particuliers de la mutation, les régularisations sont effectuées par des moyens appropriés et respectant son intégrité. Le rôle du syndic dans l’apurement des comptes de la mutation est alors terminé. Prenons l’exemple d’une vente signée le 7 juillet 2006. L’état daté établi le 14 juin 2006 se présente comme suit :
Le vendeur doit la provision au 1er avril et celle échue le 1er juillet, soit 840 €. Il doit l’appel travaux échu le 1er mai et celui échu le 1er juillet (640 €). Le syndicat doit lui rembourser l’avance de trésorerie pour 325 € L’acquéreur doit reconstituer l’avance de trésorerie pour 325 € Compte tenu de la date de la vente il devra seulement payer ultérieurement les derniers appels tant pour la provision sur charge que pour les travaux (420 + 320). Bien entendu, le syndic n’a pas adressé au notaire le certificat prévu par l’art. 20. Si le notaire joint à la notification de transfert de propriété le règlement des sommes dues par le vendeur et atteste que l’avance de trésorerie a été directement remboursée au vendeur par l’acquéreur, nous avons les opérations suivantes :
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