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Mise à jour 15/06/2008 Révision
12/06/2008 GUIDE D’UTILISATION DU
PLAN COMPTABLE CLASSE 5 Le guide suit la numérotation du plan comptable Références : art. DC 10 = article 10 du décret comptable du 14 mars 2005 De même : .art. AC 10 = article 10 de l’arrêté comptable du 14 mars 2005 Voir la
note du 12 juin 2008 relative à l’absence du détail du compte 512 dans le
grand-livre lorsque le syndic a été dispensé d’ouvrir un compte séparé. Cette
pratique n’est pas correcte (note insérée sous 512) Les comptes de la classe 5 sont les comptes de trésorerie. Ils enregistrent les encaissements et décaissements du syndicat des copropriétaires. On y trouve aussi les placements de fonds effectués au titre des avances et provisions diverses. La structure de cette classe comporte trois catégories principales de comptes En 50 les fonds placés En 51 les fonds disponibles en banques En 53 la caisse en espèces Le mode de gestion des fonds syndicaux (compte bancaire séparé ou compte unique du syndic) n’a pas d’incidence sur les modalités d’application du plan comptable. Il n’affecte que leur régime juridique. Cette question n’entre pas dans le cadre de la présente étude. 50 Fonds placés Le syndicat peut placer · une ou plusieurs provisions sur travaux futurs, · tout ou partie de la réserve de trésorerie, · une indemnité d’assurance dont l’emploi est prévu pour les travaux rendus nécessaires par le sinistre correspondant. · Et, plus généralement des produits divers. Il peut s’agir du prix de vente d’une partie commune affecté à la constitution d’une provision sur travaux futurs. Le placement ne peut être effectué que dans le cadre juridique du régime des réserves. En vertu de l’article D 45-1 elles sont constituées par des avances remboursables. Dans le cas particulier du placement du prix de vente d’une partie commune, il faut admettre une fiction juridique : le prix de vente est sensé avoir été distribué mais un appel de fonds pour constitution d’une réserve a été effectué en même temps et le syndic a été autorisé à conserver les fonds pour constituer la réserve par compensation ! On doit remarquer que la distinction entre provisions et avances prescrite par l’article D 45-1 s’applique difficilement aux « provisions sur travaux futurs » qui sont des avances puisqu’elles ont pour objet la constitution de réserves. La décision de placement est prise par l’assemblée générale qui doit en même temps préciser les modalités de placement. Le syndic doit veiller à inscrire l’ensemble de la question à l’ordre du jour de l’assemblée, même si on peut considérer que la définition des modalités est implicitement liée à la question du placement lui-même. Dans le cas de gestion par le compte unique du syndic, il est vivement conseillé d’ouvrir néanmoins un compte au nom du syndicat pour le placement. La dispense d’ouverture d’un compte bancaire séparé ne s’étend au placement des fonds. Il est également inopportun de laisser les fonds placés à la disposition du syndic même s’il s’engage à rétrocéder une partie de la rémunération bancaire qu’il pourra en tirer. Le plan comptable distingue : Les comptes 501 pour les comptes à terme, frappés d’une relative indisponibilité Les comptes 502 pour les comptes assurant une relative disponibilité des fonds. Des sous-comptes (501010, 501015, etc.) sont créés pour assurer une parfaite distinction entre les différents placements réalisés. Il n’est pas interdit de faire masse des fonds pour les placer sur un seul compte, si cela peut améliorer la rémunération des fonds. Le syndic doit alors veiller à conserver le contrôle des abondements et des intérêts perçus. Il ne faut pas oublier que les réserves peuvent être constituées avec des modes de répartition différents. Le syndic ne peut abonder le compte de placement d’une réserve qu’en fonction du montant des fonds effectivement encaissés à ce titre par le syndicat. Si cette prescription n’est pas respectée, l’abondement excessif s’accompagne d’un prélèvement anormal sur la trésorerie courante. C’est le cas lorsqu’un appel de fonds de 10 000 € a été effectué pour la constitution d’une réserve et qu’un placement de 10 000 € alors que l’appel de fonds a été honoré pour 7 500 € seulement. On constate un prélèvement de 2 500 € sur la trésorerie courante. A l’occasion de l’emploi des fonds, ceux-ci doivent transiter par un compte de produits avant leur utilisation effective. Il ne faut pas régler un entrepreneur par un virement émis sur un compte de placement. 51 Fonds disponibles en banques Ce compte enregistre les mouvements de trésorerie courants du syndicat : encaissements des versements effectués par les copropriétaires ou autres produits et décaissements des différentes dépenses. Le plan comptable distingue · les comptes 512 pour les comptes bancaires · et 514 pour les comptes postaux. Un compte du plan comptable ne peut enregistrer que les mouvements d’un compte bancaire ou postal déterminé, qu’il s’agisse du compte unique du syndic ou d’un compte séparé ouvert au nom du syndicat. Si celui-ci est doté de deux comptes différents, deux comptes ou sous-comptes doivent être ouverts dans la comptabilité. Il faut conférer à l’un des deux comptes la qualité de compte principal. Il était courant jusqu’à présent pour un syndicat d’avoir un compte bancaire principal et un compte postal accessoire pour la facilité des copropriétaires dotés eux-mêmes d’un compte postal. Dans ce cas il faut programmer des virements automatiques au profit du compte principal dès que le solde du compte postal accessoire dépasse un certain seuil. Les décaissements doivent être effectués par le compte principal. Les comptes bancaires ou postaux doivent être pointés régulièrement et les rapprochements doivent être établis en fin de chaque mois. Lorsque la trésorerie du syndicat est maniée par le truchement d’un compte bancaire unique ouvert au nom du syndic professionnel, le rapprochement est effectué en fonction du solde de fin de mois indiqué par le syndic. De toute manière il est impossible de vérifier si le syndic est en mesure de représenter les fonds correspondant à ce montant. C’est l’inconvénient majeur du système du compte unique. Note JPM du 12 juin 2008 Dans le cas de gestion financière par compte unique ouvert au nom du syndic, le détail du compte 512 n’apparaît pas dans le grand-livre communiqué au conseil syndical lors de la vérification des comptes. Cette pratique est sans aucun doute irrégulière. La codification d’un encaissement doit impérativement comporter le numéro du syndicat concerné. Il en va de même pour toutes les écritures relatives au compte de banque. Dès lors que le code propre à l’immeuble (nnn) figure bien dans l’enregistrement de l’écriture, rien ne s’oppose à l’édition du compte 512 nnn et à son insertion dans le grand livre. Il est seulement possible que certains auteurs de logiciels n’aient pas prévu cette procédure. Ils doivent alors y remédier sans tarder. Nous savons que dans la balance du syndicat, · Un solde figurant au crédit (à droite) représente une dette du syndicat · Un solde figurant au débit (à gauche) représente une créance du syndicat Si le solde du compte 51 apparaît au débit, cela signifie que la banque doit ce montant au syndicat. Dans le langage courant : le syndicat a de l’argent sur son compte. La situation est satisfaisante. Si le solde apparaît au crédit, cela signifie que le syndicat doit ce montant à la banque qui lui a consenti un découvert. Dans le langage courant : le compte du syndicat est « dans le rouge ». La situation n’est pas satisfaisante ! Un décaissement effectué par le syndicat est enregistré au crédit d’un compte 51. Le montant de la créance du syndicat sur la banque sera diminué quand elle aura payé le chèque. Si le chèque est de 500 € alors que le solde du compte à la banque est seulement de 300 €, le paiement fera même apparaître une créance de la banque pour 200 €. La contrepartie d’un décaissement est le débit du compte d’un créancier du syndicat. Il peut s’agir d’un fournisseur, de l’Urssaf, etc.. Un encaissement est enregistré au débit du compte. 51, par le crédit du compte d’un débiteur du syndicat. Il s’agit le plus souvent d’un copropriétaire. Vous retrouvez ce mécanisme dans l’exemple ci dessous
Le 14 septembre, la situation financière (très simplifiée !) du syndicat se présente comme indiquée par les lignes 1 à 3. Il a 810 € en banque. Il doit une facture de 360 € au plombier et le copropriétaire 1 lui doit un appel de fonds de 500 €. Le syndic reçoit au courrier un chèque de copro 1. Il décide alors de payer le plombier. Ces évènements sont traduits dans la comptabilité par les écritures 4 et 5. On constate que le syndicat s’est enrichi de 500 – 360 = 140 €. Il dispose désormais à la banque d’une somme de 810 + 140 = 950 €. 53 Caisse Les mouvements en espèces sont rares pour les syndicats de copropriétaires. Un cas particulier est la « petite caisse » du gardien de l’immeuble pour de menus achats. Il reçoit périodiquement une somme modeste et doit tenir un compte de son emploi. Ce compte est repris dans la comptabilité du syndicat. A tout moment le solde comptable doit correspondre exactement aux espèces représentées physiquement par le gardien. Le solde en caisse ne peut être que créditeur ou nul. Il est vivement recommandé aux copropriétaires de ne pas payer des appels de fonds en espèces. Toutefois le syndic ne peut pas, en principe, refuser un tel paiement. Il doit délivrer un reçu puis déposer les fonds sur le compte bancaire du syndicat. Ces mouvements successifs sont fidèlement enregistrés. |
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