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7 / 4.2.1

Guide d’utilisation du plan comptable (Classe 1)

 

Références :  art. DC 10 = article 10 du décret comptable du 14 mars 2005-08-30

De même :….art. AC 10 = article 10 de l’arrêté comptable du 14 mars 2005

 

 

102         Provisions pour travaux décidés

L’article AC 10 est ainsi rédigé :

« Le compte 102 « Provisions pour travaux » est utilisé pour enregistrer les sommes appelées pour financer les travaux décidés par l’assemblée générale en attendant le paiement des travaux correspondants, conformément au vote de l’assemblée générale des copropriétaires.

« Il est crédité des provisions appelées par le débit du compte 450 « Copropriétaire individualisé » ou, s’il a été créé, du sous-compte 450-2 « Copropriétaires - travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles ». Il est débité par le crédit du compte 702 « Provisions pour travaux » au fur et à mesure de la réalisation des travaux. »

 

Le respect de ces prescriptions imposerait les opérations suivantes (hors mouvements de trésorerie) :

 

compte

libellé

Provision

102

Provision

702

copropriétaire

fournisseurs

charges

01

102nn

appel provision 1

1000

 

01

450-01

appel provision 1

600

 

01

450-02

appel provision 1

400

 

 

02

401nn

facture X

350

 

02

671nn

facture X

350

 

 

03

102

appro fac X

350

 

03

702nn

appro fac X

350

 

 

350

1000

350

1000

350

350

 

 

 

Le compte 102 ne présente, à notre avis, d’utilité que lorsqu’un syndic, avec l’accord de l’assemblée générale, exige le préfinancement complet d’un chantier avant de passer l’ordre d’exécution.

Dans la majorité des cas un premier appel de fonds est effectué avant le début du chantier. Il permet le versement de l’acompte initial prévu au marché. Les appels de fonds suivants accompagnent l’avancement du chantier. Il est alors plus simple d’enregistrer les appels de fonds au crédit du compte 702nn ouvert pour le chantier concerné. [1]  Cette solution est recommandée par la Commission relative à la copropriété (Recommandation 6 du 07/12/2006).  

On a alors les écritures suivantes :

 

compte

libellé

Provision

102

Provision

702

copropriétaire

fournisseurs

charges

01

702nn

appel provision 1

1000

01

‘450-01

appel provision 1

600

01

450-02

appel provision 1

400

02

401nn

facture X

350

02

671nn

facture X

350

1000

1000

350

350

 

 

A l’appui de cette opinion on peut ajouter les arguments suivants :

Les indications relatives aux modalités d’approvisionnement du compte 702nn par le débit du 102nn sont fort vagues : « au fur et à mesure de la réalisation des travaux ».

De plus, l’article AC 10 indique que le compte 12 reçoit « le solde des opérations sur travaux ou opérations exceptionnelles qui ne peuvent pas être clôturées en fin d’exercice ». Il ne précise pas le ou les comptes à débiter. Cette opération sera confuse s’il existe des fonds sur les comptes 102, d’une part et 702, d’autre part.

Une solution intermédiaire est de prévoir l’enregistrement initial dans le compte 102, accompagné d’un virement immédiat au compte 702.

 

On ne trouve dans les dispositions du statut aucune trace de la procédure d’engagement imposée par l’article L 14-3. Dans la comptabilité des collectivités territoriales, seules jusqu’à présent à utiliser cette pratique, l’engagement juridique résulte de la signature du marché.

Cette définition a été reprise dans les mêmes termes par Madame Caroline Jaffuel, qui a contribué de manière significative à la préparation de la réforme. Elle écrivait [2] : « l’engagement de la dépense résulte de la signature par le syndic du marché conclu en exécution de la décision de l’assemblée générale ». Madame Jaffuel était à l’époque magistrat au Bureau du droit immobilier du Ministère de la Justice et présentait l’avantage de connaître parfaitement les règles et les pratiques du droit immobilier. On peut penser que les auteurs du projet de loi se sont inspirés des principes de la loi LOLF de 2001 relative à la comptabilité publique.

Sur ce point M. Laporte estime qu’il n’y a engagement que si le bien a été livré ou si la prestation a été exécutée à la clôture de l’exercice. Or cette condition ne s’applique pas à l’engagement mais à sa liquidation.

La comparaison du décret comptable publié avec le projet initial montre bien que le principe imposé par la loi a été finalement écarté, du moins pour les dépenses. La procédure d’engagement, qui doit être pratiquée tout au long de l’exercice, a été réduite à l’enregistrement des factures non parvenues qui n’est effectué qu’au dernier jour de l’exercice. C’est une pratique habituelle de la comptabilité commerciale. Pour un exercice calendaire, elle ne permet pas la prise en considération d’un ordre de service, même important, donné début décembre à exécuter en janvier suivant. Le syndicat est pourtant engagé !

 

Il aurait alors été préférable de modifier l’article L 14-3, pour éviter aux dispositions réglementaires un risque évident d’illégalité.

Il nous est apparu souhaitable de formuler cette observation au seuil de cette étude et de rappeler ci dessous les textes concernés.

 

Article L 14-3 alinéa 2 :

Les charges et les produits du syndicat prévus au plan comptable sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement [ou dès réception par lui dès produits] [3].

 

Article DC 4 :

Les produits constatés pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chacun des copropriétaires en vertu de l’obligation leur incombant résultant de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, les emprunts contractés par le syndicat pour couvrir les dépenses pour travaux, les subventions notifiées, les indemnités d’assurance et les loyers des parties communes, ainsi que les produits divers issus des placements décidés par le syndicat et les intérêts des sommes dues au syndicat suivant affectation décidée par l’assemblée générale des copropriétaires.

Les produits pour travaux et opérations exceptionnelles sont à constater au titre de l’exercice de leur exigibilité.

 

Article 4 alinéas 2 et 3 du projet initial de décret comptable

Lorsque les travaux ou prestations s’effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondants aux travaux et prestations votés à effectuer sur exercices futurs sont mentionnés en « engagements sur exercices futurs » dès la signature du contrat et comptabilisés au titre de l’exercice au cours duquel ces travaux ou prestations sont réalisés.

Les travaux décidés par l’assemblée sont également mentionnés dans les engagements.

 

103         Avances

 

Le traitement comptable de l’abondement des comptes est identique pour toutes les avances (1031 à 1033). L’arrêté du 14 mars 2005 (AC) détaille par contre les opérations liées à l’utilisation des fonds provisionnés..

 

compte

libellé

provision

banque

copro 01

copro 02

01

1031

appel res. très.

1000

01

450-01

appel res. très.

600

01

450-02

appel rés. tres.

400

02

450-01

paiement 01

600

02

51

paiement 01

600

03

450-02

paiement 02

400

03

51

paiement 02

400

1000

1000

600

600

400

400

 

Le tableau présente :

·      écriture 01 : la répartition de l’appel de réserve de trésorerie de 1000 entre copro1 et copro2

·      écritures 02 et 03 le paiement de l’appel de fonds par chacun des copropriétaires.

Les règles diffèrent pour ce qui est de l’utilisation des avances.

 

Utilisation des avances de trésorerie (1031)

 

L’article 10 indique :

« Lorsque les sommes figurant au compte 1031 ou éventuellement celles du compte 1033 sont utilisées en règlement de dépenses courantes ou imprévues, le compte 703 est crédité par le débit du compte 1031 ou du compte 1033 selon le cas, des sommes effectivement affectées au règlement de ces dépenses dans la limite du solde disponible de ces comptes. »

 

S’agissant de la réserve de trésorerie (ex-avance permanente de trésorerie et ex-fonds de roulement) le dispositif énoncé trouble la doctrine autant que la pratique.

Le compte 703 doit être soldé à la clôture de l’exercice. Que doit-on faire alors des prélèvements effectués sur le compte 1031, dès lors que seules les provisions sur charges doivent être restituées aux copropriétaires en fin d’exercice ? Le principe nous semble être que les avances de trésorerie, lorsqu’il ne s’agit pas de provisions spécifiques, ne sont pas affectées et peuvent être utilisées pour les besoins du syndicat sans qu’il soit tenu compte de leur nature et de leur origine.

Ce principe n’interdit pas une gestion financière prudente et équitable. La bonne organisation et la bonne tenue de la comptabilité permettent d’y pourvoir. Si l’assemblée a décidé de constituer une avance de trésorerie spéciale pour les dépenses de chauffage, le syndic doit veiller à ne pas laisser impayées des factures relevant de cette catégorie tout en payant d’autres factures dont le préfinancement n’a pas été correctement établi.

 

Si l’assemblée a décidé la constitution d’une réserve de trésorerie de 1000 €, le compte 1031 doit présenter à tout moment, au crédit, un solde égal à ce montant. A défaut il serait par exemple impossible d’établir correctement un état daté.

Les opérations de restitution et reconstitution imposées par la vente d’un lot, seules, imposent un double mouvement. Elles doivent être enregistrées (débit/crédit) simultanément. Le solde reste alors inchangé.

Si l’assemblée générale décide le placement de tout ou partie de la réserve de trésorerie, on doit considérer que le syndicat place 1000 € sans incidence de cette décision dans le compte 1031. Ce placement est enregistré distinctement. L’assemblée peut affecter la rémunération du placement.

Un « emprunt du syndicat auprès des copropriétaires » a pour objet pratique une augmentation de la réserve de trésorerie rendue nécessaire par une insuffisance manifeste. Les fonds peuvent être utilisés comme ceux constituant la réserve de trésorerie. Il convient de l’enregistrer dans un sous-compte distinct du 1031 [4].

 

Utilisation d’une provision sur travaux futurs (1032)

 

L’article AC 10 indique :  « Lorsque les travaux sont décidés et que leur financement est en partie réalisé par imputation des sommes figurant en avance pour travaux au compte 1032, le compte 1032 est débité du montant affecté à ce financement par le crédit du compte 102 ».

Comme indiqué plus haut (voir 102), nous suggérons d’utiliser directement le compte 702 pour éviter des écritures inutiles.

 

Utilisation d’autres avances (1033)

 

Il s’agit en principe d’avances dédiées. Elles ont de plus vocation à être placées ce qui fait disparaître tout problème à propos de leur utilisation.

 

12           Solde en attente sur travaux et opérations exceptionnelles

 

Le compte 12 est utilisé en fin d’exercice pour établir la situation des travaux et opérations exceptionnelles non achevés à la clôture de l’exercice. L’article AC 10 indique :

Le compte 12 reçoit le solde des opérations sur travaux ou opérations exceptionnelles qui ne peuvent pas être clôturées en fin d’exercice.

Ce compte est débité en fin d’exercice par le crédit des comptes de charges pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles intéressés. Il est crédité à l’ouverture de l’exercice suivant par le débit des mêmes comptes.

Les comptes de charges 671 pris en considération sont débités des facturations et non pas des paiements de factures, enregistrés aux comptes 401nnn des entrepreneurs.

Il est admis que le syndic se réfère à la facturation pour déterminer l’état d’avancement des travaux, sauf à effectuer des contrôles sur le chantier.

Ce compte est crédité en fin d’exercice par le débit des comptes de produits sur travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles. Il est débité à l’ouverture de l’exercice suivant par le crédit de ces mêmes comptes.

 

Son solde et son détail apparaissent dans l’annexe n° 5 « État des travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice ». Son solde est repris dans l’annexe n° 1 « État financier ».

 

Prenons un chantier pour lequel le total des provisions appelées est de 12000 (702-20) et le total des travaux facturés  de 7000 (671-20) au 31 décembre 2010. Un paiement de 5000 € a été effectué au profit de l’entreprise. Les écritures seront les suivantes :

 

compte

libellé

banque

provision

copropriétaire

fournisseurs

charges

01

702-20

appel prov. 1

6000

 

01

450-01

appel prov. 1

3600

 

01

450-02

appel prov. 1

2400

 

02

450-01

paiement 01

3600

 

02

51

paiement 01

3600

 

03

450-02

paiement 02

2400

 

03

51

paiement 02

2400

 

 

04

702-20

appel prov. 2

6000

 

04

450-01

appel prov. 2

3600

 

04

450-02

appel prov. 2

2400

 

05

450-01

paiement 01

3600

 

05

51

paiement 01

3600

 

06

450-02

paiement 02

2400

 

06

51

paiement 02

2400

 

 

07

401-12

mémoire X

7000

 

07

671-20

mémoire X

7000

 

08

401-12

à X paiement

5000

 

08

51

à X paiement

5000

 

Soldes

7000

12000

2000

7000

 

12000

12000

12000

12000

12000

12000

7000

7000

7000

7000

 

 

 

 

RAPPEL :  Un solde créditeur (total crédit > total débit), apparaît dans la colonne « débit » et vice-versa.

 

En fin d’exercice (31 décembre 2010), le compte 12 est mouvementé comme suit :

 

compte

libellé

banque

provisions

Compte 12

charges

702-20

solde fin exercice

12000

671-20

solde fin exercice

7000

09

702-20

virement solde

12000

09

12

virement solde

12000

10

671-20

virement solde

7000

10

12

virement solde

7000

Solde compte 12

5000

Totaux

12000

12000

12000

12000

7000

7000

 

 

On voit que le paiement de 5000 € effectué à l’entreprise est totalement ignoré dans l’établissement du compte 12. C’est la facturation seulement qui est prise en compte.

Le solde du compte 12 et son détail doivent apparaître dans l’état des travaux de l’article 14-2 votés non encore clôturés au 31 décembre 2010 (annexe 5). Le solde, seul cette fois, doit être repris dans l’état financier (annexe 1).

Lorsqu’il existe plusieurs chantiers son clôturés à la fin de l’exercice, il nous semble souhaitable de présenter distinctement la situation de chaque chantier dans le compte 12.

Le compte 12 est repris au début de l’exercice 2006. Son solde est annulé au 1er janvier 2011 par passation des écritures inverses.

 

131         Subventions accordées en instance de règlement

 

Les subventions peuvent provenir de l’État ou des collectivités territoriales,  par le biais d’organismes délégués. Le plan comptable ne distingue pas selon que les subventions sont globalement accordées au syndicat des copropriétaires ou accordées à certains copropriétaires mais versées au syndic pourvu d’un mandat conforme aux dispositions de l’article D 39-1.

De toute manière les subventions doivent être isolées sur des sous-comptes distincts (131-10, 131-15, etc.)

Le décret comptable prévoit ici la mise en œuvre de la procédure d’engagement. Les subventions sont enregistrées dès la notification de la décision accordant la subvention, par le débit du compte 441 (État et autres organismes) ou du, compte 443 (collectivités territoriales). Le compte comportant l’engagement sera soldé à l’occasion du versement. On voit ici l’intérêt de la procédure d’engagement qui permet éventuellement, par simple consultation de la comptabilité, de constater qu’un dossier n’est pas réglé.

L’engagement est enregistré même en présence de l’assujettissement du versement à une condition comme l’achèvement des travaux avant une date déterminée. Il pourra être annulé en cas de défaillance de la condition.

L’article AC 10 indique : « la constatation en produit au compte 711 est effectuée au fur et à mesure de la réalisation de la charge qu’elle couvre. » Il est donc nécessaire d’ouvrir dans 711 un sous-compte ayant même suffixe que le compte 702 ouvert pour les provisions sur travaux (711-20 dans notre exemple). A la clôture du compte du chantier, il faut veiller à intégrer le solde du 711-20 dans les produits liés au chantier 20.

 

Quand les subventions sont destinées à certains copropriétaires seulement, il n’y a pas lieu bien entendu de ventiler l’engagement au crédit de leurs comptes 450 respectifs.

Les appels de fonds sont débités à ces copropriétaires nonobstant la probabilité, voir la certitude de subventions individuelles. Le syndic doit veiller à ce qu’ils ne fassent pas l’objet de relances et a fortiori de recouvrements judiciaires à concurrence du montant de la subvention accordée.

Lors du versement des subventions individuelles par l’organisme, les fonds sont conservés par le syndic et les comptes individuels sont crédités à due concurrence.

Dans l’exemple ci-dessous, le montant du chantier est de 6000 ; Copro 01 bénéficie d’une subvention de 1000, Copro02 bénéficie d’une subvention de 800.

 

compte

libellé

banque

provision

copropriétaire

subventions

tiers

01

702-20

appel prov.

6000

 

01

450-01

appel prov.

3600

 

01

450-02

appel prov.

2400

 

02

450-01

paiement 01

2500

 

02

512

paiement 01

2500

 

03

450-02

paiement 02

1500

 

03

512

paiement 02

1500

 

 

04

441

subvention X 01

1000

 

04

131-20

subvention X 01

1000

 

05

441

subvention X 02

800

 

05

131-20

subvention X 02

800

 

 

06

441

de X paiement 01

1000

 

06

512

de X paiement 01

1000

 

07

441

de X paiement 02

800

 

07

512

de X paiement 02

800

 

08

450-01

Subvention 01

1000

 

08

131-20

Subvention 01

1000

 

09

450-02

Subvention 02

800

 

09

131-20

Subvention 02

800

 

 

10

450-01

de 01 solde

100

 

10

512

de 01 solde

100

 

11

450-02

de 02 solde

100

 

11

512

de 02 solde

100

 

 

6000

6000

6000

6000

1800

1800

1800

1800

 

 

 

Groupes d’écritures

écritures 01 à 03 

 appel de fonds de 6000 et paiement d’acomptes par Copro 01 et Copro 02

écritures 04 et 05 

 engagement des subventions après notification d’accord

écritures 06 et 07 

 paiement des subventions

écritures 08 et 09 

 liquidation de l’engagement (voir note ci-dessous)

écritures 10 et 11 

 paiement des soldes dus par les copropriétaires.

 

La liquidation de l’engagement est, en comptabilité privée non assujettie aux règles de la comptabilité commerciale et de la comptabilité publique ce que la loi appelle son annulation. S’agissant, comme ici, de l’engagement d’un produit, on vérifie que le montant du paiement reçu est égal à celui de la créance enregistrée. S’il y a une différence, on vérifie si elle est justifiée.

Dans l’affirmative, on passe les opérations appropriées en débit et crédit.

Dans la négative, on discute avec le débiteur.

 

Nos présentation en tableaux sont commodes pour voir clairement les mouvements comptables mais il ne faut les prendre ni pour un journal ni pour un grand-livre. L’occasion est bonne de présenter côte à côte ces deux « livres comptables ». Vous les trouvez ci-dessous.

Dans le journal, toutes les opérations figurent dans une seule colonne double (débit/crédit), dans l’ordre des numéros d’écriture, c’est à dire dans l’ordre chronologique.

Dans le grand livre, elles figurent

1°) dans l’ordre primaire des numéros de comptes

2°) dans chaque compte, dans l’ordre secondaire des numéros d’écriture (ordre chronologique).

Notez toutefois que cette présentation du grand livre est conforme au principe de son organisation mais que, dans la pratique le grand livre comporte des indications plus complètes. En particulier, chaque ligne précise la contrepartie de l’écriture enregistrée, ce qui facilite les recherches et contrôles. De plus une colonne à droite est affectée à la présentation du solde de chaque compte.

 

 

Journal

appel de la provision

01

702-20

appel provision

6000

01

450-01

appel provision

3600

01

450-02

appel provision

2400

02

450-01

paiement 01

2500

02

51

paiement 01

2500

03

450-02

paiement 02

1500

03

51

paiement 02

1500

Subvention (engagt)

04

441

subvention XXX 01

1000

04

131-20

subvention XXX 01

1000

05

441

subvention XXX 02

800

05

131-20

subvention XXX 02

800

Subvention (encaist)

06

441

de XXX paiement 01

1000

06

51

de XXX paiement 01

1000

07

441

de XXX paiement 02

800

07

51

de XXX paiement 02

800

Liquidation (engagt)

08

450-01

Subvention 01

1000

08

131-20

Subvention 01

1000

09

450-02

Subvention 02

800

09

131-20

Subvention 02

800

Soldes copro

10

450-01

de 01 solde appel

100

10

51

de 01 solde appel

100

11

450-02

de 02 solde appel

100

11

51

de 02 solde appel

100

15600

15600

Grand-livre

Subventions

04

131-20

subvention XXX 01

1000

05

131-20

subvention XXX 02

800

08

131-20

Subvention 01

1000

09

131-20

Subvention 02

800

1800

1800

État et collectivités

04

441

subvention XXX 01

1000

05

441

subvention XXX 02

800

06

441

de XXX paiement 01

1000

07

441

de XXX paiement 02

800

1800

1800

Copropriétaire 01

01

450-01

appel provision

3600

02

450-01

paiement 01

2500

08

450-01

Subvention 01

1000

10

450-01

de 01 solde appel

100

3600

3600

Copropriétaire 02

01

450-02

appel provision

2400

03

450-02

paiement 02

1500

09

450-02

Subvention 02

800

11

450-02

de 02 solde appel

100

2400

2400

Banque

02

51

paiement 01

2500

03

51

paiement 02

1500

06

51

de XXX paiement 01

1000

07

51

de XXX paiement 02

800

10

51

de 01 solde appel

100

11

51

de 02 solde appel

100

6000

Provision travaux

01

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Mise à jour

08/09/2014

 

 

 



[1] Jurisclasseur copropriété fascicule 250 n° 93

[2] Caroline Jaffuel Le dispositif comptable Loyers et copropriété n° hors série  sur la loi SRU mai 2001 p. 7 n° 26

[3] La partie de la phrase mise entre crochets a été supprimée.

[4] M. Laporte estime que les « avances de solidarité » que sont pour lui les « emprunts du syndicat auprès des copro­priétaires » doivent enregistrées en 1033.