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Budget prévisionnel

 

 

I.         le budget prévisionnel est-il un document comptable ?

II.        contenu du budget prévisionnel

III.       établissement du budget prévisionnel

IV.      présentation matérielle du budget prévisionnel

A.       ventilation des provisions par nature de charges

B.       ventilation des provisions par catégories

C.       tableau comparatif

V.       fonctions du budget prévisionnel

A.       le budget prévisionnel proposé

B.       le budget prévisionnel approuvé

1.        Le budget prévisionnel, fondement juridique du préfinancement

2.        Le budget prévisionnel, fondement des engagements de dépenses

VI.      inscription à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle

 

 

 

Nous rappelons les dispositions des articles L 14-1, L 14-2 et L 14-3  et nos indications relatives aux modalités d’adoption du budget prévisionnel (cf. 7/2.4 II A).

La réforme SRU renforce le statut et la fonctionnalité du budget prévisionnel. Elle laisse pourtant planer des incertitudes quant à son statut et aux modalités de son établissement et de son adoption.

I.          le budget prévisionnel est-il un document comptable ?

A la lecture de l’article L 14-3, on devrait répondre par l’affirmative. Le budget prévisionnel est cité parmi les éléments composant les comptes du syndicat.

L’article L 18 distingue au contraire les comptes du syndicat et le budget prévisionnel, un document qui se borne dans un premier temps à rappeler le montant de chaque rubrique de charges courantes pour l’exercice échu de référence.

Pour le surplus l’établissement du budget prévisionnel est le fruit d’une opération intellectuelle qui mêle le raisonnement logique à la pure divination. Elle aboutit à un document chiffré qui n’est pas un compte mais le détail d’une prévision globale.

Approuvé par l’assemblée générale, le budget prévisionnel se trouve doté d’effets juridiques très simples :

·      la liquidation des appels de provisions du prochain exercice

·      l’exigibilité aux dates prévues par la loi ou une décision d’assemblée.

·      le pouvoir donné au syndic d’en exiger le paiement

Document de gestion privée, le budget prévisionnel ne présente ni les vertus ni les inconvénients des budgets du droit public qui incitent les ordonnateurs à épuiser tous les crédits ouverts avant la clôture de l’exercice.

On ne peut même pas dire que le budget prévisionnel est, pour le comptable, le document justificatif des écritures qu’il passe. C’est dans le procès verbal de l’assemblée qu’il trouve la résolution adoptée par l’assemblée et fixant le montant du budget prévisionnel. Il peut  être différent de celui figurant dans le projet.

Le budget prévisionnel n’est pas un document comptable, mais un document de gestion.

II.         contenu du budget prévisionnel

Aux termes de l’article L 14-1, le contenu est limité aux « dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble ».

Le décret du 27 mai 2004 fixe la liste des « dépenses pour travaux non comprises dans le budget prévisionnel » prévue par l’article L 14-2.. A ce titre, l’article D 44 énumère les « dépenses non comprises dans le budget prévisionnel », qui sont, « d’une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs ».

La rédaction n’est pas très heureuse quand elle évoque des « travaux » qui ne concourent pas à l’administration des parties communes. La cohérence des différents textes n’est pas assurée. L’article D 44 devait viser les « dépenses pour travaux non comprises … » et non pas les « dépenses non comprises … ».

L’article D 45 du décret définit les travaux de maintenance

Les travaux de maintenance sont les travaux d’entretien courant, exécutés en vue de maintenir l’état de l’immeuble ou de prévenir la défaillance d’un élément d’équipement commun ; ils comprennent les menues réparations.

« Sont assimilés à des travaux de maintenance les travaux de remplacement d’éléments d’équipement communs, tels que ceux de la chaudière ou de l’ascenseur, lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d’entretien y afférent.

« Sont aussi assimilées à des travaux de maintenance les vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement communs. »

 

Le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 ajoute en son article DC 9  que :

« les charges pour opérations courantes et produits attendus sur opérations récurrentes font l’objet d’un budget prévisionnel, soumis au vote des copropriétaires. Ils sont présentés dans un document récapitulatif conforme au modèle de l’annexe n° 2 »

 

Il faut établir la synthèse de ces textes en respectant l’ordre hiérarchique.

Doivent figurer dans le budget prévisionnel les dépenses courantes :

·      de maintenance et d’administration des parties communes de l’immeuble

·      de maintenance et de fonctionnement des éléments d’équipement commun

 

On relève l’importance nouvelle de la notion de maintenance, qui s’entend pour l’essentiel « des travaux d’entretien courant, exécutés en vue de maintenir l’état de l’immeuble ou de prévenir la défaillance d’un élément d’équipement commun », en ce compris les menues réparations.

 

Le texte distingue en outre :

·      la maintenance préventive, qui a pour objet de maintenir l’état de l’immeuble ou de prévenir la défaillance d’un élément d’équipement commun.

·      la maintenance corrective, limitée ici aux menues réparations.

Le remplacement d’éléments d’équipement commun, tels que ceux de l’ascenseur ou de la chaudière, n’entre pas dans les travaux de maintenance.

L’article D 45 prévoit toutefois une exception « lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d’entretien y afférent. »

Elle vise le cas des contrats d’entretien ou d’exploitation de longue durée comportant une clause de garantie totale assortie d’une redevance spécifique. Le financement de cette redevance périodique doit être assuré. Elle est donc incluse dans le budget prévisionnel.

L’intérêt pratique de l’exception est mince puisque le remplacement nécessaire d’une chaudière en cours de contrat est alors effectué par l’exploitant sans facturation, donc sans dépense ni charge.

La redevance annuelle au titre de la garantie totale exige un traitement particulier car cette charge n’est pas récupérable par le bailleur dans le régime réglementé des baux d’habitation.

Le suivi d’une clause de garantie totale doit être assuré dans le carnet d’entretien. Dans la comptabilité commerciale traditionnelle, les prestations fournies au titre de la garantie totale seraient répercutées au niveau des amortissements comptables. Pour les syndicats de copropriétaires, c’est l’amortissement technique qui est seul pris en considération. Le remplacement génère une nouvelle courbe d’usure.

La clause de garantie totale et le paiement des redevances génèrent à la charge de l’exploitant une obligation de maintenance dont le respect est vérifié en fin de contrat par le contrôle de l’état de l’installation.

 

A ces « charges pour opérations courantes » le décret comptable ajoute, pour déterminer le budget prévisionnel, des produits.

Les « produits attendus sur opérations courantes » sont intégrés au budget prévisionnel (article DC 9).

Est-il opportun, voire impératif d’en tenir compte pour la détermination des appels ? Ce n’est pas évident dès lors que la défaillance du locataire d’une partie commune, par exemple, génère fatalement une insuffisance de trésorerie dans ce cas.  Il est donc prudent de fixer le budget prévisionnel en fonction de la totalité des prévisions de dépenses. La répartition des produits effectivement encaissés atténuera les effets de cette politique.

On peut aussi prétendre que c’est à la « réserve » (ex-fonds de roulement ; ex-avance permanente de trésorerie) de pourvoir aux incidents de recouvrement d’un produit récurrent, et que les textes le prévoient implicitement.

III.        établissement du budget prévisionnel

En vertu de l’article L 18, le syndic est chargé de l’établissement du budget prévisionnel.

Le budget prévisionnel est un document comparatif de gestion

L’article L 14-3 précise que « les comptes sont présentés avec comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé ». Cette exigence s’applique au budget prévisionnel. Les praticiens ont d’ailleurs adopté cette méthode depuis longtemps. Elle exige la cohérence des rubriques d’un exercice à l’autre

Concertation avec le conseil syndical

Le bon sens exige qu’il soit le fruit d’une concertation avec le conseil syndical. Le syndic n’est pas tenu par l’avis du conseil syndical. Sa position n’est pas toujours facile mais en présence d’exigences manifestement incompatibles avec les réalités financières, le syndic ne doit pas hésiter à présenter les prévisions qu’il estime correctes.

Présentation claire de l’état comparatif des charges

La présentation du tableau comparatif doit permettre la ventilation cohérente des charges courantes d’une même rubrique. Dans le relevé général des charges, la rubrique « entretien chauffage » peut comporter aussi bien les redevances au titre du contrat d’entretien que le coût de travaux de réparations ou celui de remplacement d’une pompe de circulation d’eau. Ces frais sont différents par nature bien qu’entrant dans une même rubrique.

Rattachement des charges à l’exercice concerné

Il faut également vérifier que la règle de rattachement à l’exercice a bien été respectée. L’insertion d’une facture du fioul livré le 23 décembre 2005 dans les comptes de l’exercice 2005 fausse les comptes si la livraison suivante a eu lieu le 4 février 2006. La plus grande partie du fioul a été consommée en 2006.

L’état comparatif des charges doit être établi en conséquence. La solution comptable idéale est la tenue, pour les fournitures importantes, d’un compte de stock à la date de fin d’exercice. Il devra être tenu de manière extra-comptable car le plan comptable ne comporte pas de comptes de stock.

Il est toutefois possible d’utiliser le compte 486 (charges payées d’avance). Notons toutefois que la nomenclature devrait mentionner charges constatées d’avance. La rectification a été effectuée dans l’arrêté de même date (article 10).

Récolement des charges de l’exercice écoulé

Lorsque le nouveau régime comptable aura pris son cours normal, cette opération ne sera plus nécessaire pour les utilisateurs d’un système informatisé.

Elle restera nécessaire, dans un premier temps, pour le passage du régime ancien au nouveau.

La préparation du budget prévisionnel exige alors la totalisation, pour chacune des rubriques et sous-rubriques, des charges de l’exercice écoulé. L’utilisation des comptes de classe 9 (comptes analytiques de charges) facilite ce travail.

Pour les petits syndicats et plus généralement lorsque le traitement comptable informatisé ne comporte pas l’utilisation des comptes analytiques de classe 9, le récolement doit être effectué manuellement.

Reprise du budget prévisionnel antérieur et traitement des écarts

Il faut reprendre le budget prévisionnel adopté pour cet exercice antérieur et déterminer l’origine des écarts significatifs. C’est sur ces points que le syndic sera interrogé. Ils constitueront l’essentiel de la concertation avec le conseil syndical et de la discussion en cours d’assemblée. Le plus simple est de prévenir les questions en fournissant d’emblée les réponses. Le syndic doit par ailleurs tirer les enseignements de ce contrôle.

Estimation des prévisions pour l’exercice futur

La réflexion porte enfin sur les prévisions à établir pour l’exercice suivant. Il est difficile d’établir en mars 2006 des prévisions pour l’ensemble de l’exercice 2007. C’est pourquoi il sera nécessaire de valider d’éventuels ajustements à l’occasion de l’assemblée annuelle tenue en 2007.

Le syndic doit veiller à ce qu’un élément d’équipement nouveau soit pris en considération. S’il est couvert par une période de garantie gratuite, il convient d’ouvrir la rubrique avec un montant nul ou un prorata temporis. Il faut plus généralement prendre en considération toute modification pouvant affecter le budget.

 

Les informations anticipées doivent être prises en considération (augmentation ou baisse du prix du gaz prévue à une date donnée) et il en est de même des tendances constatées (augmentation des primes d’assurances compte tenu de l’état du marché).

L’objet primordial du budget prévisionnel est d’assurer le préfinancement suffisant des charges de l’exercice traité

 

Le syndic et les membres du conseil syndical doivent avoir conscience de l’objet primordial du budget prévisionnel : assurer au syndicat la suffisance permanente de la trésorerie. Les autres fonctions du budget prévisionnel, sans être négligeables, sont secondaires. Les économies envisagées ne peuvent donc se substituer aux économies réalisées. Il convient de servir toutes les rubriques du budget y compris celles dont les crédits n’ont pas été utilisés précédemment. On vient de le dire pour les frais de contentieux.

Neutralité de la réserve de trésorerie (fonds de roulement)

L’existence d’une « réserve » de trésorerie est sans incidence sur les estimations figurant dans le budget prévisionnel. Elles doivent « coller » à la réalité prévisible, sans être réduites parce qu’il y a par ailleurs « de l’argent dans la caisse ». La « réserve » interdit par contre le gonflement systématique des prévisions, couramment pratiqué pour éviter les insuffisances de trésorerie en l’absence d’un « fonds de roulement ».

En l’absence d’une « réserve », les estimations doivent être légèrement supérieures à ce qui est raisonnablement prévisible. Tant mieux si un poste n’augmente pas, cela permettra d’équilibrer l’envolée d’un autre poste.

Affectation relative des « lignes » du budget

Le montant de chaque rubrique n’a d’effet juridique que pour la régularité des engagements de dépenses par le syndic (voir ci dessous : rôle du budget).

IV.       présentation matérielle du budget prévisionnel

Le budget prévisionnel doit être présenté conformément aux modèles annexés au décret du 14 mars 2005 , et sous deux formes différentes, l’une par nature de charges, l’autre par catégories.

·         L’annexe 2 comporte la présentation du budget par nature de charges

·         L’annexe 3 comporte la présentation du budget par catégories de charges.

 

Si nous prenons l’exemple d’un groupe de trois bâtiments constitué en un syndicat unique sans syndicats secondaires, la présentation par nature de charges (rubriques) distingue les charges d’administration, les charges de personnel, les charges de chauffage, etc… ; dans chaque rubrique figurera un montant global pour l’ensemble de la copropriété sans distinction entre les bâtiments.

Ces indications font référence à la pratique ancienne qui permettait une information satisfaisante des copropriétaires.

L’annexe 2 ne respecte pas vraiment le principe de la présentation par nature des charges ! On constate par exemple qu’en 614 le montant à inscrire est le total des coûts de tous les contrats de maintenance, qu’il s’agisse du chauffage, de l’ascenseur ou d’autres éléments d’équipement communs. Cette indication qui fait référence au support juridique de la dépense et non à son objet technique, est dépourvue d’intérêt.

 

C’est seulement dans l’annexe 3 que les copropriétaires peuvent trouve une information utile, dès lors que les montants globaux de charges sont « à détailler par poste, par imputation, avec indication facultative des numéros de comptes ».

Pour certaines rubriques de charges, le règlement de copropriété comporte des modalités de répartition des charges tenant compte de la situation des lots dans l’un ou l’autre des bâtiments. L’état de répartition des charges prévu par l’article 1er du décret du 17 mars 1967 comporte des tableaux indiquant les quotes-parts contributives dans chacune de ces catégories, par exemple :

Charges chauffage bâtiment A

Charges chauffage bâtiment B

Charges chauffage bâtiment C

 

A.   ventilation des provisions par nature de charges

La logique commande d’assurer la cohérence entre la classification imposée par le plan comptable et celle des rubriques du budget prévisionnel. Les syndics ont une grande liberté pour l’organisation des sous-comptes des comptes 614 (contrats de maintenance) et 615 (entretien et petites réparations).

Il est donc théoriquement possible qu’un logiciel permette un regroupement convenable des données de l’exercice précédent. Cela exige un traitement correct de l’enregistrement de ces données au cours de cet exercice.

De toute manière, une intervention humaine de contrôle demeure nécessaire.

Comme indiqué plus haut, le modèle de l’annexe 2 ne présente malheureusement aucun intérêt pour les copropriétaires, pour ce qui est de la gestion pratique.

B.   ventilation des provisions par catégories

Le mécanisme d’établissement de cette seconde présentation est en principe très simple. Il suffit de reprendre le montant global de la rubrique « chauffage » par exemple et de le ventiler en fonction des bases de répartition propres à chacune des catégories (chauffage bâtiment A, chauffage bâtiment B, chauffage bâtiment C).

 

Le syndic doit-il pour autant ventiler les appels de provisions par catégories ?

C’est la solution préconisée par M. Picault [1] , qui reconnaît néanmoins que les textes sont muets sur la question. Le guide comptable de l’ARC présente une solution identique. Le problème ne se pose avec acuité que pour les syndicats dotés d’un état de répartition assez complexe, Dans ces cas il était déjà courant de ventiler certaines masses pour éviter aux propriétaires de lots non chauffés de verser des provisions à ce titre.

C.   tableau comparatif

L’article 14-3 indique que les comptes du syndicat comprenant le budget prévisionnel, les charges et produits de l’exercice, la situation de trésorerie ainsi que les annexes au budget prévisionnel sont présentés conformément à des règles comptables spécifiques fixées par décret. Les comptes sont présentés avec comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé.

L’article 8 du décret comptable rectifie cette rédaction : « les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l’exercice précédent ».

V.        fonctions du budget prévisionnel

Pour décrire les différentes fonctions dévolues au budget prévisionnel, il faut le considérer successivement avant et après son approbation par l’assemblée générale.

A.   le budget prévisionnel proposé

Le budget prévisionnel proposé est un document de gestion destiné à l’information préalable des copropriétaires appelés à fixer, à l’occasion d’une assemblée générale annuelle le montant et les modalités du préfinancement des charges pour l’exercice suivant.

La fonction d’information en historique n’est pas contestable. Elle doit être complétée par des informations sur les écarts significatifs.

La double présentation des charges par nature et par catégories n’a d’intérêt que dans les immeubles importants.

Plus généralement, le projet de budget permet de satisfaire à la nécessaire information préalable qui est une condition fondamentale de la validité de toute décision collective.

B.   le budget prévisionnel approuvé

Le budget prévisionnel adopté a une double vertu créatrice :

·         il constitue le fondement des opérations de préfinancement

·         il constitue le fondement des engagements de dépenses courantes.

 

1.    Le budget prévisionnel, fondement juridique du préfinancement

Le budget prévisionnel approuvé dans le délai légal est le fondement juridique exclusif de l’organisation du préfinancement des charges. Il fixe le montant global des appels de provisions sur charges courantes, en vertu de l’article L 14-1 .

Le budget prévisionnel approuvé génère la liquidité des appels individuels. Il  permet la mise en œuvre de l’action en déchéance du terme qui sanctionne le retard apporté par un copropriétaire au paiement d’une provision périodique.

2.    Le budget prévisionnel, fondement des engagements de dépenses

Il s’agit ici de l’engagement au sens juridique du terme : la commande d’une fourniture ou l’ordre d’exécuter un travail, par opposition à l’engagement comptable qui traduit l’incidence financière prévisible de l’engagement juridique.

Les engagements de dépenses effectués par le syndic en conformité avec les éléments du budget prévisionnel adopté bénéficient d’une double présomption d’opportunité de la dépense et de régularité de son engagement.

Engagement de dépenses

La conformité au budget prévisionnel s’entend ici de la nature et du montant de la dépense.

Si la prévision pour le poste « réparations chaudière » est de 2 500 euros, le syndic peut donner ordre d’exécution d’une réfection de briquetage intérieur sur un devis forfaitaire de 1 150 euros. La présomption de régularité de l’engagement ne peut être combattue que si la preuve est rapportée de l’inutilité évidente et prévisible du travail effectué.

Un engagement de dépense excédant les limites du budget n’est pas contestable si la preuve est rapportée de la nécessité de l’intervention et de la normalité de son coût.

 

Le syndic n’est pas tenu, comme en droit public, d’épuiser les crédits ouverts.

En revanche, un dépassement n’est pas interdit dès lors que la dépense est indispensable et correspond au juste prix.

Les prévisions proposées et adoptées n’interdisent nullement des négociations avec les fournisseurs, des mises en concurrence et autres interventions pour la réduction des charges. Elles ne peuvent pas plus empêcher les effets de hausses supérieures aux prévisions.

Souscription de contrats

Une controverse subsiste au sujet de la possibilité qu’aurait ou non le syndic de souscrire de son propre chef un contrat d’entretien, sans même une consultation du conseil syndical, dès lors que le montant de la redevance contractuelle demeure conforme aux prévisions. L’assemblée est maîtresse des engagements contractuels du syndicat mais on doit reconnaître au syndic un certain pouvoir d’initiative. En présence de la cessation d’activité en cours d’exercice d’un prestataire de services, le syndic peut souscrire un nouveau contrat comportant une condition suspensive de ratification par la prochaine assemblée générale. Les modalités diffèrent selon la nature et l’importance du contrat (du contrat de sortie et rentrée des bacs à déchets ménagers au contrat d’exploitation de chauffage avec garantie totale pour une durée de dix années).

VI.       inscription à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle

L’adoption du budget prévisionnel doit impérativement être portée à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle.

L’omission d’inscription à l’ordre du jour rendrait impossible l’approbation du budget prévisionnel de l’exercice suivant et rendrait inopérants les appels de provisions.

Le projet de budget prévisionnel et ses annexes, s’il y a lieu, établis conformément aux prescriptions légales et réglementaires, doivent être joints à la convocation.

L’assemblée générale appelée à voter le budget prévisionnel doit être réunie dans les six mois de la clôture de l’exercice clos. Cette assemblée doit être appelée également à approuver les comptes de l’exercice précédent. Deux raisons commandent cette solution :

Le vote du budget prévisionnel impose l’approbation préalable des comptes de l’exercice précédent

En pratique, il serait absurde de convoquer deux assemblées successives, hormis dans des cas tout à fait exceptionnels.

 

 

 

 

Mise à jour

24/05/2010

 

Révision
24/05/2010

 



[1] Gérard Picault Copropriété : les nouvelles règles de comptabilité p. 81