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7 / 3.2 Exercice annuel I. définition de l’exercice
comptable II. synchronisation des relations
contractuelles III. rattachement a l’exercice IV. modification de l’exercice
comptable V. indépendance et clôture des
exercices La loi SRU impose très logiquement la gestion par exercice annuel puisqu’elle prescrit parallèlement la mise en répartition annuelle des charges et produits. La notion d’exercice était connue des syndics mais nous verrons qu’elle s’applique désormais avec une grande rigueur. I. définition de l’exercice comptable L’article 5 du décret du 14 mars 2005 relatif à l’exercice comptable dispose : « L’exercice comptable du syndicat des
copropriétaires couvre une période de douze mois. Les comptes sont arrêtés à
la date de clôture de l’exercice. Pour le premier exercice, l’assemblée
générale des copropriétaires fixe la date de clôture des comptes et la durée
de cet exercice qui ne pourra excéder dix-huit mois. « La date de clôture de l’exercice
pourra être modifiée sur décision motivée de l’assemblée générale des
copropriétaires. Un délai minimum de cinq ans devra être respecté entre les
deux décisions d’assemblées générales modifiant la date de clôture. » Les dates à prendre en considération pour la clôture de l’exercice sont, de préférence, le 30 juin ou le 31 décembre. La clôture au 30 juin présente l’avantage d’inclure dans l’exercice l’intégralité d’une saison de chauffe. Elle permet aux professionnels d’étaler la tenue des assemblées sur l’ensemble de l’année. La clôture au 31 décembre coïncide avec l’année civile (exercice calendaire). Elle permet de respecter les prescriptions de l’article 5-2 du décret du 17 mars 1967 relatives au décompte des créances garanties par le privilège spécial immobilier du syndicat [1]. La date de clôture peut être modifiée dans les conditions prévues par l’alinéa 2 du texte. Le non-respect des conditions peut justifier une demande en annulation de la décision modificative. II. synchronisation des relations contractuelles Le cadre désormais plus rigoureux de l’exercice comptable et la procédure d’engagement imposent aux syndics de faire coïncider la périodicité des contrats techniques du syndicat avec celle de l’exercice. Le maintien de contrats divers expirant les uns le 15 novembre, les autres le 18 octobre ou le 15 décembre exige des écritures de régularisation indispensables mais difficilement compréhensibles pour les copropriétaires. Dans les cas d’un contrat payable trimestriellement, dont la date anniversaire est le 15 novembre, les charges de l’exercice N comportent : · Les 6 / 12e de la facture du 15/11/N-1, repris en à nouveau au début de l’exercice N (débit du 486) · Les factures des 15/02, 15/05 et 15/08 de l’exercice N · Les 6 /12e de la facture du 15/11 de l’exercice N, dont le solde est enregistré au débit du 486 (charges constatées d’avance) Pour éviter cet inconvénient, il est conseillé de faire « coller » la périodicité des contrats à celle de l’exercice syndical. Le syndic a la faculté d’obtenir de l’entreprise l’établissement d’un avenant modificatif de la périodicité contractuelle, quitte à « arrondir » la durée prévue. III. rattachement a l’exercice La règle du rattachement strict des charges et produits à l’exercice est exprimée dans l’article 2 du décret du 14 mars 2005, en application de l’article L 14-3. Il convient, dans le même esprit, de suivre les engagements sur exercices futurs et d’en établir un état extra-comptable annuel. La règle a pour objet d’assurer la fiabilité des budgets prévisionnels. Elle facilite également l’établissement des comptes entre vendeurs et acquéreurs, rappel étant fait que ces comptes doivent désormais être établis par les parties elles-mêmes. Mais nous rappelons que les règles de mise en œuvre du privilège immobilier spécial font référence à l’année civile (article 5-2 visé plus haut). Lorsqu’en présence d’un vendeur demeurant débiteur du syndicat, le syndic doit faire délivrer une opposition à paiement du prix, il est tenu de présenter le compte de la créance par années civiles, même si l’exercice comptable ne correspond pas à cette périodicité. La règle impose l’utilisation des comptes 486 et 487 pour l’enregistrement des charges et produits constatés d’avance. Si une livraison de combustible effectuée le 1er décembre 2006 permet d’assurer le chauffage jusqu’au 30 janvier 2007, elle doit être enregistrée comme charge de l’exercice 2006 pour une moitié de son montant, et comme charge 2007 constatée d’avance pour l’autre moitié, au débit du 486. Cette écriture sera reprise au début de l’exercice 2007 en 486 puis virée au compte des charges chauffage de cet exercice. De même, à défaut d’enregistrement d’un engagement juridique, le syndic doit passer en factures non parvenues (compte 408) les dépenses correspondant à des fournitures livrées ou travaux effectuées dont les factures ne lui sont pas parvenues à la clôture de l’exercice. Il doit faire de même pour les abonnements divers en procédant par estimation. Les infractions aux règles sus-énoncées ont une incidence certain sur la fiabilité des budgets prévisionnels. IV. modification de l’exercice comptable Le texte précise que « La date de clôture de l’exercice pourra être modifiée sur décision motivée de l’assemblée générale des copropriétaires. Un délai minimum de cinq ans devra être respecté entre les deux décisions d’assemblées générales modifiant la date de clôture. » La modification de la date de clôture entraîne celle de la date du début de l’exercice en fonction de sa durée fixée à douze mois. Pour un syndicat dont l’exercice courait classiquement du 1er janvier au 31 décembre, la fixation au 30 juin de sa date de clôture impose la fixation au 1er juillet de l’année précédente celle de son début. A défaut d’indication contraire la décision peut être prise à la majorité de l’article 24. V. indépendance et clôture des exercices La comptabilité des syndicats de copropriétaires respecte la plupart des principes généraux de la comptabilité commerciale mais pour des raisons plus nobles. Elle n’est pas soumise au culte du résultat. Elle subit rarement les incursions fiscales voire douanières. Le principe d'intangibilité du bilan d'ouverture est un principe comptable qui impose que le bilan d’ouverture doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent (article L 123-19 du code de commerce). Pour les copropriétaires il s’agit d’une évidence aussi intuitive que rationnelle. Pour les commerçants il s’agit d’un pan entier du droit fiscal en raison de son incidence sur le jeu de la prescription des possibilités de redressement. Faisons simple et bref : le bilan de clôture de l’exercice N est peut-être prescrit, mais le bilan d’ouverture de l’exercice N+1 n’est pas prescrit. Le fisc peut donc aller fouiller dans les à nouveaux. Pour les copropriétaires il s’agit de veiller à ce que les charges liées à la qualité de propriétaire de lots pendant l’exercice 2015 aient été correctement recensées avant la mise en répartition entre les cotisants. Omettre des charges manifestement prévisibles dans le compte des factures non parvenues est une faute qui bouleverse la bonne gestion du syndicat. Le syndic ne doit pas trop compter sur le délai laissé pour l’apurement des comptes avant clôture provisoire de l’exercice car on ne peut négliger les effets juridiques du contrôle des comptes par le conseil syndical. Il est en principe suivi par l’établissement du rapport du conseil qui sera annexé à la convocation. On arrive assez vite à la date de son expédition puis à celle de la tenue de l’assemblée générale. Nous en venons à la pratique très regrettable de certains
syndics qui est de ne pas respecter l’obligation de clôture des exercices. L’article 5 de l’arrêté du 14 mars 2005
est ainsi conçu : « Les documents comptables sont tenus sans altération et sans
blanc. Une écriture erronée est annulée par une écriture contraire. « Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et
garantir l’intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date
d’arrêté des comptes » Il se présente ainsi comme un véritable règlement de police visant à la prévention contre les enregistrements frauduleux dont le but n’est pas toujours restreint au camouflage d’une faute de gestion. Le défaut de clôture des exercices permet au syndic de naviguer à sa guise dans les exercices anciens pour y modifier des écritures. À défaut de cette hypothèse de fraude il alourdit inutilement le grand-livre et la balance et prive le conseil syndical de ces deux outils précieux parce que les totalisations qu’on y trouve comportent celles des exercices précédents. Il est
très simple de déceler l’omission de clôturer les exercices. Nous vous
donnons ci-dessous les moyens et des exemples de comptabilités défectueuses. GRAND LIVRE (Exercices antérieurs non clôturés)
Il
s’agit bien entendu d’un exemple sommaire. Notez en particulier que le total de
l’exemple révèle un solde au crédit de 8300 € alors que les totaux du
grand-livre sont égaux. Le
compte 1031-00001 (Avance de trésorerie) présente logiquement un solde au
crédit puisque le fonds de roulement a été appelé plusieurs années
auparavant, sans avoir été modifié. Il n’y a pas d’enregistrement pendant
l’exercice 2015 parce que l’assemblée générale n’a pas non plus modifié le
montant de l’avance de trésorerie. Le
compte 1200-00000 recueille au dernier jour de l’exercice le solde provisoire
du compte d’un chantier qui n’est pas achevé à la date de clôture des comptes
[montant des appels de fonds effectués – montant des travaux réalisés]. Le solde antérieur correspond à un
chantier réalisé trois ans auparavant. Il traîne encore à cause du défaut de
clôture. Le compte 4010-00128
présente l’exemple le plus caractéristique de la pollution du grand-livre par
des comptes anciens.
Soldé et non mouvementé au cours de l’exercice 2015, il est la preuve
formelle de l’absence de clôture des exercices précédents. Le
compte 4010-00130 comporte également un à nouveau mais avec un solde au
crédit de 300 €. Il aurait été suffisant de reporter seulement ce solde
créditeur. Il aurait été mieux encore de rechercher son origine et de purger
le problème avant le contrôle des comptes par le conseil syndical. Notez que
dans ce cas le solde doit être « renseigné ». L’écriture d’à
nouveau doit être ventilée s’il y a lieu puisque la compensation et la
confusion sont interdites. Le syndic doit pouvoir le motiver clairement. Le compte 4010-00320 montre l’inconvénient majeur du défaut de clôture des exercices. Normalement tout contrôleur doit pouvoir vérifier le montant des charges d’ascenseur qui est de 2132 €. Dans ce cas il doit soustraire le report à nouveau du total lisible (13552 – 11420 = 2132) et renouveler l’opération pour la plupart des comptes. Enfin le grand-livre est considérablement alourdi par cette mauvaise pratique. Si l’exercice 2014 avait été clôturé il se présenterait comme suit : GRAND LIVRE (Exercices antérieurs
clôturés)
Dans le cas du syndicat concerné, le grand-livre du syndic s’étend sur 30 pages alors que le grand-livre rectifié est réduit à 19 pages. Mais l’intérêt principal de la présentation légale est de permettre la lecture directe des totaux et sous-totaux que l’on doit retrouver dans les annexes. Nous faisons donc campagne pour la chasse aux exercices non clôturés ! |
Mise à jour |
[1] L’article D 5-2 précise que l’année s’entend en ce cas de l’année civile comptée du 1er janvier au 31 décembre.