|
00043608 CHARTE Ne sont
autorisées que 2) les analyses et courtes citations
dans un but d’exemple et d’illustration 3) l’insertion d’extraits dans un
ouvrage de formation associées, pour 2) et 3) à la citation du site |
7 / 3.2 Exercice annuel I. définition de l’exercice
comptable II. synchronisation des relations
contractuelles III. rattachement
a l’exercice La loi SRU impose très logiquement la gestion par exercice annuel puisqu’elle prescrit parallèlement la mise en répartition annuelle des charges et produits. La notion d’exercice était connue des syndics mais nous verrons qu’elle s’applique désormais avec une grande rigueur. I. définition de l’exercice comptable L’article 5 du décret du 14 mars 2005 relatif à l’exercice comptable dispose : « L’exercice comptable du syndicat des
copropriétaires couvre une période de douze mois. Les comptes sont arrêtés à
la date de clôture de l’exercice. Pour le premier exercice, l’assemblée
générale des copropriétaires fixe la date de clôture des comptes et la durée
de cet exercice qui ne pourra excéder dix-huit mois. « La date de clôture de l’exercice pourra être
modifiée sur décision motivée de l’assemblée générale des copropriétaires. Un
délai minimum de cinq ans devra être respecté entre les deux décisions
d’assemblées générales modifiant la date de clôture. » Les dates à prendre en considération pour la clôture de l’exercice sont, de préférence, le 30 juin ou le 31 décembre. La clôture au 30 juin présente l’avantage d’inclure dans l’exercice l’intégralité d’une saison de chauffe. Elle permet aux professionnels d’étaler la tenue des assemblées sur l’ensemble de l’année. La clôture au 31 décembre coïncide avec l’année civile (exercice calendaire). Elle permet de respecter les prescriptions de l’article 5-2 du décret du 17 mars 1967 relatives au décompte des créances garanties par le privilège spécial immobilier du syndicat [1]. La date de clôture peut être modifiée dans les conditions prévues par l’alinéa 2 du texte. Le non-respect des conditions peut justifier une demande en annulation de la décision modificative. II. synchronisation des relations contractuelles Le cadre désormais plus rigoureux de l’exercice comptable et la procédure d’engagement imposent aux syndics de faire coïncider la périodicité des contrats techniques du syndicat avec celle de l’exercice. Le maintien de contrats divers expirant les uns le 15 novembre, les autres le 18 octobre ou le 15 décembre exige des écritures de régularisation indispensables mais difficilement compréhensibles pour les copropriétaires. Dans les cas d’un contrat payable trimestriellement, dont la date anniversaire est le 15 novembre, les charges de l’exercice N comportent : · Les 6 / 12e de la facture du 15/11/N-1, repris en à nouveau au début de l’exercice N (débit du 486) · Les factures des 15/02, 15/05 et 15/08 de l’exercice N · Les 6 /12e de la facture du 15/11 de l’exercice N, dont le solde est enregistré au débit du 486 (charges constatées d’avance) Pour éviter cet inconvénient, il est conseillé de faire « coller » la périodicité des contrats à celle de l’exercice syndical. Le syndic a la faculté d’obtenir de l’entreprise l’établissement d’un avenant modificatif de la périodicité contractuelle, quitte à « arrondir » la durée prévue. III. rattachement a l’exercice La règle du rattachement strict des charges et produits à l’exercice est exprimée dans l’article 2 du décret du 14 mars 2005, en application de l’article L 14-3. Il convient, dans le même esprit, de suivre les engagements sur exercices futurs et d’en établir un état extra-comptable annuel. La règle a pour objet d’assurer la fiabilité des budgets prévisionnels. Elle facilite également l’établissement des comptes entre vendeurs et acquéreurs, rappel étant fait que ces comptes doivent désormais être établis par les parties elles-mêmes. Mais nous rappelons que les règles de mise en œuvre du privilège immobilier spécial font référence à l’année civile (article 5-2 visé plus haut). Lorsqu’en présence d’un vendeur demeurant débiteur du syndicat, le syndic doit faire délivrer une opposition à paiement du prix, il est tenu de présenter le compte de la créance par années civiles, même si l’exercice comptable ne correspond pas à cette périodicité. La règle impose l’utilisation des comptes 486 et 487 pour l’enregistrement des charges et produits constatés d’avance. Si une livraison de combustible effectuée le 1er décembre 2006 permet d’assurer le chauffage jusqu’au 30 janvier 2007, elle doit être enregistrée comme charge de l’exercice 2006 pour une moitié de son montant, et comme charge 2007 constatée d’avance pour l’autre moitié, au débit du 486. Cette écriture sera reprise au début de l’exercice 2007 en 486 puis virée au compte des charges chauffage de cet exercice. De même, à défaut d’enregistrement d’un engagement juridique, le syndic doit passer en factures non parvenues (compte 408) les dépenses correspondant à des fournitures livrées ou travaux effectuées dont les factures ne lui sont pas parvenues à la clôture de l’exercice. Il doit faire de même pour les abonnements divers en procédant par estimation. Les infractions aux règles sus-énoncées ont une incidence certain sur la fiabilité des budgets prévisionnels. |
Mise à jour |