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7 / 2.4 Préfinancement des charges courantes I. principe DU préfinancement des charges courantes II. rÉgime
du préfinancement par provisions A. budget prévisionnel : une condition
impérative 1. Adoption préalable du budget prévisionnel
de l’exercice 2. Ajustement postérieur du budget
prévisionnel B. ventilation des appels par catégories de
charges C. périodicité des appels provisionnels D. exigibilité et liquidité des appels
provisionnels III. recouvrement
des provisions sur charges courantes Nous rappelons en premier lieu les principes établis par la loi. Nous étudierons ensuite le régime du préfinancement. Nous attirons l’attention de nos lecteurs sur le caractère impératif de toutes les dispositions qui seront exposées ci après. I. principe DU préfinancement des charges courantes L’article L 14-1 dispose : Pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, le syndicat des copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel. L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent.. Les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté. Toutefois l’assemblée peut fixer des modalités différentes. La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l’assemblée générale. Le système de la répartition trimestrielle des charges a été écarté par la réforme SRU. Les dépenses courantes sont préfinancées par des provisions trimestrielles, exigibles en principe le premier jour de chaque trimestre. L’article L 14-1 permet à l’assemblée de fixer des modalités différentes. Ces modifications ne peuvent à notre avis concerner que la périodicité (mensualisation par exemple) et/ou la modulation des montants appelés. Elles ne peuvent avoir pour effet de modifier le montant total des appels provisionnels qui doit être égal à celui du budget prévisionnel. Il est certainement interdit à l’assemblée de fixer des appels dont le montant total serait supérieur à celui du budget prévisionnel. Peut-il être inférieur ? Nous penchons pour la négative. Le législateur a manifestement souhaité imposer un régime impératif pour éviter les discussions internes sur ce point. Une conséquence néfaste serait par ailleurs la possibilité d’altérer de cette manière le calcul du plafond de la réserve de trésorerie qui est également lié à celui du budget prévisionnel. Exception faite des provisions versées dans ces conditions, le syndicat d’aucune autre source de préfinancement des charges courantes. Il peut seulement puiser dans la réserve de trésorerie s’il en existe une. Profitons en pour recommander vivement la constitution d’une telle réserve si elle n’existe pas. Une autre précaution est d’étudier sérieusement le budget prévisionnel et d’en servir toutes les rubriques, plutôt que de « gonfler » une rubrique en ne prévoyant aucun crédit pour la rubrique des contentieux éventuels. II. rÉgime du préfinancement par provisions Le régime SRU soumet la validité des appels provisionnels à l’adoption préalable du budget prévisionnel de l’exercice et impose par défaut la périodicité trimestrielle des appels. A. budget prévisionnel : une condition impérative Le préfinancement exige un budget prévisionnel ayant force exécutoire. 1.
Adoption préalable
du budget prévisionnel de l’exercice Aux termes de la loi, il est nécessaire que le budget prévisionnel de l’exercice concerné ait été régulièrement adopté avant le premier jour de cet exercice. Après l’entrée en vigueur de la loi SRU la pratique courante a été de voter le budget prévisionnel 2005 au cours de l’assemblée annuelle tenue dans le cours du premier semestre 2004, appelée à approuver les comptes de l’exercice 2003. L’inconvénient est que les prévisions faites plus de six mois avant le début de l’exercice suivant, et plus de dix huit mois avant sa fin ( !) sont sujettes à caution. Les rédacteurs du décret d’application ont eu conscience de cette difficulté. Ils ont inséré dans l’article D 43 les dispositions suivantes : Le budget prévisionnel couvre un exercice comptable de
douze mois. Il est voté avant le début de l’exercice qu’il concerne. Toutefois, si le budget prévisionnel ne peut être voté qu’au cours de l’exercice comptable qu’il concerne, le syndic, préalablement autorisé par l’assemblée générale des copropriétaires, peut appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté. La procédure prévue à l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s’applique pas à cette situation. Les syndicats ont donc le choix entre deux solutions : La première est, comme indiqué ci dessus de fixer lors de l’assemblée annuelle tenue en N me budget prévisionnel de l’exercice N+1, en réservant la possibilité de le modifier à l’occasion de l’assemblée annuelle suivante. La légalité de la rectification ultérieure du budget prévisionnel ne nous paraît pas contestable. La seconde consiste à adopter, comme par le passé, le budget prévisionnel de l’exercice N lors de l’assemblée annuelle tenue en N. Il faut alors qu’une assemblée générale tenue en N-1 ait autorisé le syndic à « appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté ». Cette assemblée générale n’est pas forcément l’assemblée ordinaire annuelle. Il peut s’agir d’une assemblée extraordinaire tenue postérieurement, - mais avant le premier jour de l’exercice suivant -, convoquée en raison d’un événement quelconque justifiant la dérogation sollicitée. Cette facilité est assortie d’un inconvénient majeur : « la procédure prévue à l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s’applique pas à cette situation ». Le syndicat ne peut donc demander la déchéance du terme à l’occasion du recouvrement des deux premières provisions ! Rien ne peut justifier cette sanction, sinon une invitation très claire à adopter la première solution exposée ci-dessus. Certains praticiens proposent de renouveler cette autorisation lors de chaque assemblée annuelle à moins de recourir à une modification sur ce point du règlement de copropriété dont la publication serait nécessaire. Ce mécanisme assez lourd présenterait l’inconvénient d’interdire au syndicat de revenir ultérieurement à la première solution. A notre avis, cette solution doit être prohibée. La règle posée par l’article 43 du décret doit être respectée systématiquement. La dérogation ne peut être qu’exceptionnelle. Elle procure un dispositif de secours dont l’utilisation n’est possible qu’en raisons de la survenance d’un incident interdisant pour une raison quelconque le respect de la règle. 2.
Ajustement
postérieur du budget prévisionnel Il exige bien entendu l’inscription de la question à l’ordre du jour de l’assemblée suivante et la production des documents comptables exigés dans ce cas, comme si la question du budget prévisionnel était évoquée pour la première fois. Le budget peut être aussi bien augmenté que réduit. Il est souhaitable que cette question soit évoquée dans le rapport du conseil syndical, avec les motifs justifiant la rectification proposée. La décision de rectification prise par l’assemblée devra préciser les montants rectifiés à appeler pour les appels postérieurs à l’assemblée. B. ventilation des appels par catégories de charges Certains syndics ont cru devoir ventiler les appels de provisions sur charges pour chacune des rubriques. Une ventilation aussi détaillée est inutile et inopportune. Néanmoins, dans les syndicats dont le règlement de copropriété comporte plusieurs catégories de charges, il est possible, - voire souhaitable -, de ventiler les appels en fonction des catégories les plus importantes. Cela permet d’éviter de demander une provision sur dépenses indifférenciées à des propriétaires de lots non desservis par l’ascenseur ou l’installation de chauffage. C. périodicité des appels provisionnels On peut envisager la mensualisation ou la modulation des appels. Le statut prévoit que les provisions sont appelées par quarts exigibles dès le premier jour du trimestre. L’assemblée peut adopter sur ce point des modalités différentes. En effet le texte prévoit l’exigibilité éventuelle de la provision « le premier jour de la période fixée par l’assemblée ». A cet égard, les syndicats importants prévoient la possibilité de mensualisation des appels. Dans ce cas la provision est exigible le premier jour de chaque mois. Il semble également possible de moduler les montants globaux des appels en fonction des besoins de trésorerie prévisibles. Dans ce cas les montants globaux des appels seraient différents. Cette modalité concerne surtout les appels trimestriels car la mensualisation impose plutôt des appels de montants identiques, réserve faite d’une éventuelle rectification du budget prévisionnel en cours d’exercice. D. exigibilité et liquidité des appels provisionnels – les avis Les appels de provisions pour dépenses courantes doivent faire l’objet d’un « appel papier ». L’article D 35 2 indique à ce sujet que : Pour l’exécution du budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d’exigibilité déterminée par la loi, un avis indiquant le montant de la provision exigible. Le syndic est tenu de matérialiser la demande de versement par un document indiquant les modalités de calcul de la cotisation et son montant. Cet appel de fonds (papier) doit, à notre avis, faire connaître également à chaque copropriétaire la position de son compte en historique. Le texte ne l’impose pas mais le service doit être rendu aux copropriétaires. Il facilitera, le cas échéant, les recouvrements éventuels. Notons que les avis d’appel de fonds ont vocation à devenir un bulletin d’information officiel pour les copropriétaires. L’intérêt des comptes trimestriels était de faciliter l’établissement en cours d’exercice des comptes de charges locatives (en cas de départ du locataire), et celui des comptes entre vendeur et acquéreur (en cas de vente du lot). La théorie de la répartition immédiate des charges et l’adoption de la procédure d’engagement pourront se conjuguer pour remédier aux inconvénients de la mise en répartition annuelle. Dans l’immédiat il est plus réaliste d’exploiter judicieusement le budget prévisionnel. III. recouvrement des provisions sur charges courantes La réforme comporte l’avantage certain de faciliter le recouvrement des impayés. La preuve de la créance est facile à rapporter et le copropriétaire débiteur est rarement en mesure de contester la demande formulée. Il est donc opportun d’utiliser la voie de l’injonction de payer. Le recouvrement des provisions et charges fait l’objet des études 11 / 3 et suivantes. |
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