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7 / 2.1 Domaine des opérations financières du syndicat Ce domaine est déterminé en fonction de l’objet du syndicat (art. L 14) : Conservation de l’immeuble Administration des parties communes et des missions confiées au syndic (art. L 18) : Administrer l’immeuble Pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien En cas d’urgence, faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de [l’immeuble] Comme tout budget, celui d'un syndicat de copropriétaires comporte des charges (dépenses) et des produits (recettes). Les charges sont diverses : les frais de gestion et d'administration les charges des fournitures diverses les charges d'entretien et de conservation des parties communes des éléments d'équipement communs les frais afférents aux services communs à titre exceptionnel les charges résultant d'opérations particulières décidées par l'assemblée, de décisions d’effectuer des améliorations ou encore de condamnations prononcées contre le syndicat Les dépenses syndicales ne sont pas toujours des « charges de copropriété ». Au sujet des résidences avec services, la Cour de cassation vient de juger que les frais afférents aux services concédés à un prestataire de services ne peuvent être considérés comme des charges de copropriété. La solution est identique pour les intérêts d’un emprunt collectif souscrit par le syndicat des copropriétaires pour l’exécution de travaux. Nous reviendrons sur cette distinction et les conséquences pratiques qu’elle comporte. Les produits comportent la contribution des copropriétaires au préfinancement des dépenses courantes les avances pour constitution de la réserve de trésorerie les soldes débiteurs de cotisations après répartition des charges courantes ou exceptionnelles les provisions sur travaux décidés par l’assemblée les avances pour constitution de provisions sur travaux futurs les produits financiers à titre exceptionnel les profits résultant d'opérations particulières décidées par l'assemblée ou de condamnations prononcées au profit du syndicat. les subventions ou emprunts Le statut organise le préfinancement des dépenses pour permettre au syndic d’en effectuer le paiement régulier. Le statut de la copropriété impose désormais la gestion par compte annuel. La pratique ancienne des comptes trimestriels est maintenant prohibée. Les travaux et opérations exceptionnels demeurent financés par des appels provisionnels avec établissement d'un compte en fin de chantier ou d’opération. Les modalités de préfinancement doivent être fixées dans la décision collective d’exécution. Les profits courants ou exceptionnels peuvent être portés au crédit des comptes de charges ou faire l'objet de mises en répartition particulières, en fonction des décisions prises par l’assemblée générale. Les modalités de fonctionnement de ces systèmes sont déterminées par l'article D 35 qui énumère exhaustivement les appels de fonds pouvant être effectués par le syndic. La nouvelle rédaction est la suivante : Le syndic peut exiger le versement : « 1° De l’avance
constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne
peut excéder 1/6 du montant du budget prévisionnel ; « 2° Des provisions
du budget prévisionnel prévues aux alinéas 2 et 3 de l’article 14-1 de la loi
du 10 juillet 1965 ; « 3° Des provisions
pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel prévues à
l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et énoncées à l’article 44 du
présent décret ; « 4° Des avances
correspondant à l’échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté
par l’assemblée générale ; « 5° Des avances constituées par les provisions spéciales prévues au sixième alinéa de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. » On remarque dans le texte des termes qui, sans être nouveaux, ont une grande importance dans le nouveau régime de la gestion financière et comptable. L’article D 45-1 les définit avec précision : Au sens et pour l’application des règles comptables du
syndicat : - sont nommées
provisions sur charges les sommes versées ou à verser en attente du
solde définitif qui résultera de l’approbation des comptes du syndicat ; - sont nommés avances
les fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision de
l’assemblée générale, à constituer des réserves, ou qui représentent un
emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d’entre eux. Les avances sont remboursables. La réserve n’est pas définie. En comptabilité classique, les réserves des sociétés sont des prélèvements effectués sur les bénéfices pour demeurer à la disposition de la société sans incorporation au capital, à toutes fins utiles. La notion est la même mais, s’agissant du syndicat de copropriétaires, qui ne réalise pas de bénéfice, la réserve est constituée par des cotisations. Le statut met à la charge du syndic l'obligation d'établir un projet de budget prévisionnel des charges courantes qui est soumis à l'assemblée générale annuelle. Son adoption, avec ou sans modification, par l'assemblée générale, permet de déterminer le montant des appels provisionnels à effectuer pour le préfinancement des dépenses courantes. Leur montant total ne peut excéder celui du budget prévisionnel adopté. Il est aussi le fondement de la régularité des engagements de dépenses[1] par le syndic. Le budget prévisionnel est ventilé par catégories de charges courantes. Il ne génère pas les contraintes des budgets du droit public. Le dépassement, pour une ou plusieurs rubriques, du budget prévisionnel, n’implique nullement l’irrégularité de la dépense, contrairement à ce qui est souvent avancé. La responsabilité du syndic ne peut être engagée que si le dépassement est lié à l’engagement de dépenses ne présentant aucune nécessité ni urgence.[2] A l’inverse, l’engagement sans autorisation de l’assemblée d’une dépense ni nécessaire ni urgente peut être considéré comme fautif même s’il n’entraîne aucun dépassement budgétaire dans la catégorie concernée. La réforme SRU a mis un terme à une longue controverse relative à ce qu’on appelle communément le fonds de roulement, qualifié ensuite d’avance permanente de trésorerie, et, depuis le décret du 27 mai 2004 « avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété » Le préfinancement des charges exceptionnelles reste assuré, comme par le passé, par des provisions dont le montant et les modalités de paiement restent fixés par l’assemblée générale ayant préalablement décidé les travaux ou opérations concernés. Il peut aussi être assuré par l’utilisation de provisions pour travaux futurs constituées conformément aux dispositions de l’article L 18. Enfin des subventions ou emprunts peuvent également contribuer au financement de ces travaux ou opérations. La conservation des fonds syndicaux est désormais assurée, en principe, par le truchement d’un compte bancaire ou postal ouvert au nom du syndicat des copropriétaires. Le maniement des fonds est assuré par le syndic. Celui ci peut néanmoins être dispense par une décision spéciale de l’assemblée générale de l’ouverture d’un compte séparé. Les fonds du syndicat sont alors déposés au compte unique ouvert par le syndic pour tous les syndicats qu’il administre. Le syndic demeure alors dépositaire et détenteur des fonds syndicaux et soumis à l’obligation de représentation des fonds ainsi déposés au nom et pour le compte du syndicat. Le syndicat est une entité comptable soumise à l’obligation de tenir une comptabilité dont les règles dans les conditions fixées désormais par le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 et par l’arrêté de même date pris pour son application. L’entrée en vigueur du nouveau régime comptable a été fixée au 1er janvier 2006.[3] |
Mise à jour |
[1] Il faut distinguer l’engagement de dépense (commande de fournitures ou ordre de travaux) de la procédure comptable d’engagement (reflet comptable de l’engagement de dépense).
[2] Dans une étude, - par ailleurs fort intéressante -, sur le contrôle des comptes par le conseil syndical, l’association des responsables de copropriété (ARC) indique à tort, selon nous, que [le syndic] « ne peut dépasser - pour chaque poste - le montant voté au budget prévisionnel. S'il le fait, il devra obtenir une ratification pour l'assemblée générale. A défaut, il sera tenu d'assurer le dépassement »
[3] Il est possible que l’entrée en vigueur soit reportée pour tenir compte du retard apporté à la publication du décret et de l’arrêté.