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7 / 1 Gestion comptable et financière (généralités) Les copropriétaires sont tenus de participer aux charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes comme à celles entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun dans les conditions fixées par le statut légal, le règlement de copropriété, et les décisions de l’assemblée générale. Ce mécanisme implique dans les cas les plus simples : · des mouvements de fonds internes (paiements des copropriétaires au syndicat) · des mouvements de fonds externes (paiements du syndicat à ses fournisseurs) Le syndic veille à l’approvisionnement et à la sauvegarde de la trésorerie syndicale. Il tient la comptabilité du syndicat et doit à ce titre : · enregistrer les recettes et les dépenses, · procéder périodiquement à la répartition des charges communes entre les membres de la communauté immobilière · en fin de chaque période (exercice), rendre compte à l’assemblée générale de l’exécution de ces missions. La loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et le décret n° 67-223 du 17 mars 1967, en leur état initial étaient discrets au sujet de la gestion financière et comptable des syndicats de copropriétaires. La doctrine traditionnelle a respecté cette discrétion. On doit citer néanmoins la sixième Recommandation de la Commission relative à la Copropriété[1]. Les praticiens ont innové. Pendant quarante ans, les syndics professionnels et les auteurs de progiciels dédiés ont conservé le monopole de la conception et de l'exploitation des procédures comptables. Il était devenu nécessaire de normaliser les règles de la comptabilité des syndicats et tout particulièrement la présentation des comptes présentés aux copropriétaires afin d’en faciliter l’exploitation et le contrôle. Il était pareillement nécessaire de normaliser les règles concernant la gestion financière des syndicats et le maniement des fonds par les syndics. L’importance des réformes apportées par la loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000 (loi SRU) en ce qui concerne la comptabilité et la gestion des fonds syndicaux n’est pas contestable. Nous en rappelons les principales dispositions : · La comptabilité du syndicat doit faire apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat. · Les syndics professionnels doivent gérer la trésorerie par compte séparé ouvert au nom du syndicat. L’assemblée générale peut néanmoins les autoriser à gérer par compte unique. · Les syndics professionnels autorisés à gérer plusieurs trésoreries syndicales par compte unique doivent tenir pour chacun d’eux une comptabilité séparée. · Le préfinancement des charges est assuré par des provisions trimestrielles, exigibles au premier jour de chaque trimestre. · Le rôle du budget prévisionnel, limité aux charges courantes, est renforcé. Il permet la liquidation des appels provisionnels · La périodicité annuelle de la répartition des charges est désormais imposée. · Le recouvrement des provisions sur charges courantes est doté d’une procédure spécifique qui vient à l’appui des procédures traditionnelles.. · Dans tous les cas une faculté de récupération sur le débiteur des frais exposés par le syndicat, est ouverte à celui-ci sous certaines conditions · La comptabilité syndicale est soumise au respect d’un plan comptable, qui s’inspire du Plan comptable général sans lui être assujetti. · La présentation des comptes est soumise à des règles impératives. · La procédure d’engagement, au sens comptable du terme, doit être respectée, tant pour les dépenses que pour les recettes. · Les comptes particuliers des copropriétaires sont classés dans les comptes de tiers, par nécessité comptable, sans incidence de nature juridique. Ces dispositions font de chaque syndicat une entité comptable et financière totalement autonome et indépendante. La position, à cet égard, du syndic sera celle d’un expert-comptable restituant en fin de mission l’ensemble de la comptabilité à son client. Elles permettent le respect du principe de la continuité comptable. Notre matière s’inscrit dans un cadre strict qui se présente en trois éléments · Le cadre institutionnel dont il convient de fixer les éléments constitutifs. · Le cadre conventionnel établi par les dispositions complémentaires du règlement de copropriété propre à chaque syndic. · Enfin l’environnement et les techniques comptables traditionnelles dont l’utilisation reste indispensable malgré l’autonomie légale de la comptabilité des syndicats. Nous exposerons les règles désormais applicables, sous réserve de certains reports d’entrée en vigueur, tant à la gestion financière qu’à la gestion comptable des syndicats. Les indications figurant dans le présent chapitre sont limitées aux règles essentielles dont la connaissance est impérative. Nos lecteurs trouveront en (16/3) des études plus approfondies. Avant d’aborder cet exposé, nous avons jugé utile · de montrer, en un schéma très simple, les rapports qui existent entre le syndicat et son environnement social, juridique et économique. · de présenter en un tableau simple le fonctionnement d’un syndicat de copropriétaires dans son rôle d’intermédiaire entre les copropriétaires et leurs partenaires habituels tels qu’ils apparaissent dans le schéma qui précède. · d’expliquer ce que sont ces « charges de copropriété » qui seront au cœur de notre étude. I. L’environnement financier du syndicat Il peut être schématisé ainsi :
Notez dès à présent que, pour la technique comptable, les copropriétaires sont, à l’égard du syndicat, des tiers que nous qualifierons de tiers internes. Dans la colonne de gauche figurent des tiers à l’égard desquels le syndicat, · bénéficie d’une certaine maîtrise · entretient des relations financières bilatérales (dépôts et retraits pour la banque, paiements et remboursements pour les copropriétaires) Dans la colonne de droite figurent des tiers à l’égard desquels le syndicat ne dispose d’aucune maîtrise naturelle et qui sont en principe toujours des créanciers du syndicat, exception faite des tiers externes (un assureur verse au syndicat des indemnités à la suite d’un sinistre). Le schéma montre bien la fonction essentielle du syndicat : être un intermédiaire incontournable entre les copropriétaires et les autres tiers. C’est un collecteur de cotisations au sens propre du terme : sommes à payer par les membres d’un groupe en vue des dépenses communes. Après avoir payé les créanciers il répartit les dépenses entre les membres du groupe en fonction de leurs obligations respectives et solde les comptes individuels. On peut considérer la banque comme le coffre-fort de la collectivité, dont le contenu n’appartient pas au syndicat qui n’est que dépositaire. Le syndic, quant à lui, a pour mission de sauvegarder ces fonds et de les manier conformément à leur destination. II. Fonctionnement comptable et financier du syndicat
Dans ce tableau nous supposons · que les comptes de l’exercice ont été approuvés · que les provisions appelées ont été payées intégralement · que les factures enregistrées ont été payées Dans ce cas le solde final est nul. III. Charges et produits du syndicat Dans le langage juridique, on a |
