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7 / 1.3 Environnement et techniques comptables B. livres et pièces comptables II. traitements comptables
automatisés A. caractères généraux du traitement 1. paramètres de la comptabilité 3. création de l’état de répartition des
charges IV. les exigences de l’arrêté du 14
mars 2005 Le respect des procédures élémentaires de comptabilité n’est pas une nouveauté pour les syndics. Les niveaux de qualification sont variés, qu’il s’agisse des professionnels ou des non-professionnels. Nous insérons ici un petit aide-mémoire pouvant intéresser également ceux qui lisent et contrôlent les comptes. Nous évoquons ici la notion de compte et le mécanisme de la comptabilité en partie double, puis les traits principaux du bilan des entreprises, dans la mesure où ils peuvent se retrouver dans la comptabilité syndicale caractérisée par l’absence de tout résultat. L’agenda le plus modeste comporte, pour chaque journée, un tableau permettant l’enregistrement des recettes et dépenses ménagères. Il se présente en trois colonnes qui permettent de noter, ligne par ligne · La nature d’une opération (colonne 1) · Le montant correspondant en recettes (colonne 2) ou en dépenses (colonne 3) La dernière ligne permet de totaliser chacune des colonnes 2 et 3
Tableau 1 : Compte caisse de Sophie Ce tableau est le compte de ménage de Sophie réservé aux opérations en espèces. Notons tout de suite que les positions : recettes à gauche et dépenses à droite sont impératives. Plus
généralement la pratique comptable positionne Nous reviendrons plus loin (3 : la partie double) sur ces positions impératives et leur justification. Comme Sophie dispose également d’un compte bancaire, elle doit tenir un second compte pour noter les encaissements et paiements effectués par la banque.
Tableau 2 : Compte banque de Sophie Les professionnels utilisent des comptes pour toutes les
opérations qu’ils doivent effectuer, même lorsqu’il ne s’agit pas de
mouvements financiers. Chaque compte est identifié par un nom (banque,
caisse, nom de fournisseur, etc.) et par un code numérique. Le code d’un compte professionnel n’est pas attribué au hasard. Il a été nécessaire de créer un plan comptable pour normaliser la présentation des comptes professionnels organisés en classes, elles-mêmes subdivisées de manière cohérente. La classe 5 est affectée aux comptes financiers, la subdivision 53 aux fonds de caisse, la subdivision 531 à la caisse principale, la subdivision 5311 à la caisse principale en euros la subdivision 5314 à la caisse principale en devises Le compte (tableau 1) de Sophie serait donc le compte 531101 Caisse Sophie dans le monde professionnel. Elle peut avoir une cagnotte qui serait le 531102. Elle peut encore détenir des dollars dans un compte 531401. On comprend aisément que la numérotation des comptes facilite leur classement manuel ou informatisé. Le solde d’un compte est la différence entre le total de la colonne « crédit » et celui de la colonne « débit ». Le solde est débiteur quand le total des débits est supérieur à celui des crédits Le solde est créditeur quand le total des crédits est supérieur à celui des débits Dans une balance comptable, pour assurer l’égalité des totaux de colonnes, un solde débiteur figure dans la colonne « crédit » et réciproquement un solde créditeur apparaît dans la colonne « débit ». Dans un grand-livre le solde d’un compte apparaît séparément En principe un journal ne comporte pas de solde. L’apparition d’un solde est une anomalie qui exige une vérification. La pratique comptable utilise la convention selon laquelle les écritures sont passées en débit (à gauche) ou en crédit (à droite). Un compte déterminé, la banque par exemple, diminue à droite (crédit) et augmente à gauche (débit). Lorsque Sophie remet en banque le chèque de Jacques, le solde de son compte bancaire augmente. Or ce solde est une dette de la banque à l’égard de Sophie qui peut à tout moment retirer ses fonds. Les sommes figurant en débit (à gauche) dans la comptabilité de Sophie sont des créances de Sophie sur la banque. Ses dépenses payées par chèque figurent en crédit (à droite) dans sa comptabilité. Le débit effectif du chèque fait baisser le solde de son compte bancaire. Dans une comptabilité de type professionnel le compte « banque » de Sophie se présenterait sous des intitulés différents pour les colonnes 2 et 3 :
Tableau 3 : 531101
Banque Sophie Le mécanisme de la partie double consiste à passer, en contrepartie de chaque écriture au crédit dans un compte une écriture de même montant avec même libellé au débit dans un autre compte et réciproquement. L’existence d’un compte de fournisseurs permet de passer la contrepartie des deux écritures de dépenses :
Tableau 4 : 401100
Fournisseurs Sophie Dans ce compte les fournisseurs sont groupés par simplification. L’appel de prime d’assurance reçu par Sophie est enregistré au crédit du compte fournisseurs (Sophie est débitrice). Le paiement de la prime est passé au débit du compte fournisseurs. La vérification de ce compte permet à Sophie de vérifier qu’elle ne doit rien à ses fournisseurs. Revenons à notre précédente indication : La pratique comptable positionne À
gauche : les débits, emplois et
actifs Le bilan d’une entreprise est la description détaillée et chiffrée
Le mécanisme de la comptabilité en partie double permet de présenter les observations relatives à l’emprunt de manière plus satisfaisante. Aussi bien à l’actif qu’au passif chaque compte se présente en débit et crédit :
Notons en passant que le solde du compte emprunt ne peut être que créditeur (l’emprunt n’est pas totalement remboursé) ou nul (l’emprunt est remboursé). Un solde débiteur est une anomalie : le remboursement final comportait également un paiement d’intérêts qui n’a pas été ventilé correctement. La comptabilité en partie double permet de retrouver facilement des erreurs de ce genre. A l’inverse d’autres comptes ne peuvent être que débiteurs ou nuls. C’est le cas pour les comptes « terrains » ou « matériel » à l’actif. La règle est générale : · les soldes des comptes d’actif sont débiteurs ou nuls, · les soldes des comptes de passif sont créditeurs ou nuls Le bilan d’une entreprise comporte en outre les comptes d’exploitation, qui reprennent les charges et produits liés à l’activité courante de l’entreprise. Les charges sont les dépenses imposées par cette activité : loyers, salaires et charges sociales, fournitures, impôts et taxes, etc. Les produits sont les sommes provenant de la vente des produits fabriqués à la clientèle. Au pied du bilan, les totaux des soldes des comptes sont différents. La différence constitue le résultat de l’exercice. Dans les meilleurs cas le total de l’actif est supérieur au total du passif. Le résultat est alors positif. Le compte résultat est un compte du passif présentant alors un solde créditeur. Ce solde est la contrepartie globale de différents postes des comptes d’exploitation dans la plupart des cas. Les règles de la comptabilité des syndicats de copropriétaires sont conformes à celles que nous venons d’examiner. Mais le syndicat de copropriétaires n’exerce pas une activité commerciale ou industrielle. Il ne cherche pas à faire des bénéfices et la notion de résultat n’existe pas dans notre domaine. C’est la raison pour laquelle certains principes de la comptabilité traditionnelle n’y trouvent pas application. Autre particularité, le syndicat n’a pas, en principe, à se soucier du financement de ses charges. Elles sont réparties entre les copropriétaires et le syndicat n’est finalement, à ce titre, qu’un intermédiaire entre les copropriétaires et les fournisseurs et autres créanciers de la communauté. Ainsi apparaît le particularisme comptable et financier du syndicat, pleinement reconnu par la réforme SRU. B. livres et pièces comptables Le syndic est astreint à la tenue des livres comptables usuels. La réglementation des traitements comptables automatisés doit être également respectée. De nos jours, on parle
plus facilement de documents que de livres comptables. Les documents
élémentaires de toute comptabilité sont : ·
Le journal
général ·
Les balances comptables ·
Le grand-livre Le document fondamental
de toute comptabilité est le journal
dans lequel sont portées par ordre chronologique toutes les écritures
comptables. Chaque mouvement donne lieu à la passation d’une écriture qui
comporte, ·
sa date, ·
son numéro ·
le numéro de la
pièce comptable la justifiant ·
l'indication de
sa nature (libellé), ·
les numéros des
comptes crédités et débités ·
le montant au
crédit ou au débit. journal
Pour la commodité de
l'exploitation et des vérifications, on établit habituellement, outre le
journal général, des journaux auxiliaires. Les écritures des
journaux auxiliaires doivent être reprises dans le journal général sous la
forme d’une centralisation quotidienne comportant le cumul, pour chacun des
journaux auxiliaires des mouvements en débit et crédit de la journée. On peut
citer comme journaux auxiliaires courants ·
le journal des
achats ·
le journal des
ventes ·
le journal de
banque ·
le journal de
paye des salaires ·
le journal des
opérations diverses (régularisations sans mouvements de fonds) Le grand-livre est
constitué par l’ensemble des comptes généraux et auxiliaires, dans l’ordre
des numéros de comptes. Chaque compte comporte
en première ligne, s’il y a lieu, la reprise de l’à nouveau en début
d’exercice. Il comporte ensuite,
pour l’exercice en cours, la reprise des écritures des journaux triées ·
par le numéro de
compte en clé principale ·
par la date en
clé secondaire En fin de chaque compte
doivent apparaître les totaux des débits et des crédits et le solde du
compte. L’édition du grand-livre doit en outre comporter des sous-totalisations
par sous-classes et classes et une totalisation générale. Elle est réalisée
sur papier, de préférence en continu sans saut de page entre chaque compte.
Il est toutefois possible d’éditer un compte par page. L’édition mensuelle du grand livre est
impérative. Chaque édition
mensuelle reprend pour chaque compte l’à nouveau au dernier jour du mois
précédant mais il est préférable, à notre avis, de reprendre l’ensemble des
écritures depuis le début de l’exercice. Cela permet l’archivage des éditions
antérieures. Voici un exemple très élémentaire de grand-livre : GRAND-LIVRE
L'ensemble des comptes
du syndicat est regroupé en une balance
qui récapitule pour chaque compte, le total des débits et des crédits ainsi
que les soldes. L'égalité nécessaire des différents soldes permet de déceler
les erreurs à vérifier. La balance doit
comporter pour chaque compte : ·
le numéro de
compte ·
l’intitulé du
compte ·
le total des
mouvements en débit et crédit depuis le début de l’exercice y compris les
écritures d’à nouveau ·
le solde du
compte, débiteur, créditeur ou nul ·
la date du dernier
mouvement Les syndics
professionnels gérant plusieurs trésoreries syndicales par compte unique
doivent établir une balance générale des syndicats concernés. Elle facilite
la détection des erreurs d’imputation entre syndicats et le contrôle de la
représentation des fonds détenus. Il est de règle que toute écriture comptable doit être justifiée par une pièce comptable comme une facture par exemple. Le statut de la copropriété comporte des dispositions particulières à ce sujet. Nous le retrouverons en (7 / 3) d’une manière complète. II. traitements comptables automatisés Les systèmes de traitements comptables automatisés dédiés ne sont soumis à aucune réglementation autre que celle prévue par la loi Informatique et libertés. Il appartient donc à chaque professionnel de s’assurer qu’un système proposé répond donc aux exigences de la fonction et d’obtenir sur ce point les garanties nécessaires. La plupart des progiciels classiques comportent des traitements permettant la constitution et l’édition de documents comptables facilitant la réalisation des contrôles imposés par la réglementation Hoguet. A. caractères généraux du traitement L’article 5 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 (Informatique et libertés) définit le traitement comme « tout ensemble d’opérations réalisées par des moyens automatiques, relatif à la collecte, l’enregistrement, l’élaboration, la modification, la conservation et la destruction des données ». L’exploitation d’un système de traitement · exige des entrées, ensemble des informations à fournir pour le traitement, · permet des sorties, ensemble des résultats obtenus à l’issue du traitement. Le système doit assurer · la saisie intégrale, l’enregistrement chronologique et la conservation des données de base. · la disponibilité des informations et l’édition à tout moment de documents et états · le contrôle de l’exactitude des données et de la fiabilité des routines de traitement Il doit interdire · la suppression d’une écriture enregistrée · l’ajout, la modification ou la suppression d’écritures dans les comptes d’un exercice clôturé · le masquage d’un ou plusieurs comptes lors de la consultation ou de l’édition d’états La comptabilité des syndicats de copropriétaires exige de recourir à la pratique de la clôture provisoire de l’exercice et à celle de l’ouverture provisoire de l’exercice suivant. Le système doit assurer la fiabilité et la cohérence de cette pratique et la parfaite isolation des exercices jusqu’à la clôture et l’ouverture définitive. On qualifie classiquement de fichier tout ensemble de données, mais il est courant de subordonner l’existence d’un fichier à l’organisation et à la structuration des données. Les fichiers comptables sont constitués par : · les paramètres de la comptabilité · les données permanentes · les informations de positions · les informations de mouvements 1.
paramètres de la
comptabilité Ils comportent les instructions données au système pour lui permettre de répondre point par point aux exigences de la prestation à effectuer. Le paramétrage est effectué par l’utilisation des options offertes à l’utilisateur par des boîtes de dialogue. Il lui suffit d’indiquer son choix. On peut citer comme exemples de paramètres les intitulé et code de chaque journal, la longueur des numéros de comptes, les options relatives à la centralisation des écritures, au calcul ou au contrôle de la TVA, les traitements avec ou sans historique, etc. Il s’agit avant tout du plan comptable et de sa structure. Dans les logiciels spécialisés, les données permanentes comportent également celles relatives à la division de l’immeuble, à l’état de répartition des charges et à la liste des copropriétaires ou ayants-droit. L’insertion de ces données est une nécessité propre à la comptabilité syndicale qui doit permettre la mise en répartition des charges et produits entre les copropriétaires. Elles comportent exclusivement, pour chaque numéro de compte, le cumul des débits et des crédits et éventuellement le solde. Il s’agit des écritures comptables à proprement parler. Les données de ce fichier sont indispensables à la quasi-totalité des traitements. La protection de l’intégrité de ce fichier doit être assurée en permanence · par l’enregistrement immédiat de chaque nouvelle écriture saisie · par les procédures usuelles de sauvegarde Les systèmes de gestion de syndicats de copropriétaires n’ont pas une vocation exclusivement comptable. Ils assurent également la constitution · de fichiers de données relatives à l’immeuble · de fichiers de données relatives à la division de sa propriété · de fichiers de données relatives à la contribution aux charges · de fichiers de données relatives aux propriétaires des lots La gestion comptable du syndicat des copropriétaires présente la particularité d’inclure le mécanisme essentiel de la répartition des charges entre les copropriétaires. Le traitement spécifique · utilise à cet effet des données permanentes en provenance de fichiers extracomptables en sus des codes de regroupement et des liaisons entre comptes. · comporte des opérations de répartition qui ne sont pas d’ordre purement comptable · produit finalement des états (comptes généraux et individuels de charges) qui sont peu ou prou assimilables à des factures et dont les résultats constituent bien des écritures qui doivent être reprises automatiquement dans la comptabilité syndicale. Vous trouverez en fin de cette étude des indications plus détaillées sur la création des fichiers de gestion. Les entrées sont les informations nécessaires à la réalisation parfaite des traitements désirés. La saisie est effectuée manuellement ou de manière automatique ou semi-automatique. Un lecteur de codes à barres est un outil de saisie. Les entrées alimentent aussi bien les fichiers permanents (liste des lots) que les fichiers de mouvements (remises de chèques). Les sorties sont les résultats obtenus à l’issue d’un traitement quelconque. Elles peuvent apparaître à l’écran mais elles ont vocation à l’édition sur papier surtout quand elles présentent un caractère obligatoire comme l’édition périodique du grand-livre de fin de mois. Il est de même nécessaire d’éditer sur papier les appels de fonds, les relevés généraux de charges et les relevés particuliers de copropriétaires. Les sorties de documents comptables (journaux, balances, grand-livre) doivent respecter des règles permettant de contrôler leur fiabilité et leur intégrité. On doit y trouver la date d’arrêté de compte, une pagination continue, des totaux de bas de page et reports en haut de page suivante, des totaux généraux en fin de document en solde, débit et crédit, sans compensation. Le système doit permettre de faire apparaître les anomalies après réalisation d’un traitement. Des zones appropriées sont insérées à cet effet dans les masques. Dans certains cas, le traitement peut aider l’opérateur à trouver l’origine de l’erreur. Par exemple la référence du règlement d’un copropriétaire est celle de l’immeuble 220 alors que la trésorerie mouvementée est celle de l’immeuble 430. Les systèmes comportent fréquemment des routines de rapprochement automatique des écritures qui peuvent être utilisées avec une relative prudence. Il est indispensable que le rapprochement puisse conserver un caractère provisoire jusqu’à vérification de tous les comptes. La sécurité des traitements s’entend de l’exactitude des données et des résultats (conformité des informations de mouvements avec les pièces comptables et conformité des résultats avec les informations permanentes). Elle s’entend aussi · de la conservation des données (sauvegardes) · de la protection des données contre les intrusions de tiers non autorisés · de l’exécution ponctuelle des corrections et des clôtures périodiques. La réalisation de sauvegardes périodiques est imposée en premier lieu par les assureurs. L’une au moins des copies de sauvegarde doit être conservée en un lieu différent de celui de l’exploitation. Il est prudent de considérer que le programme de sauvegarde doit être intégré à l’application de gestion. Dans la pratique c’est l’ensemble des fichiers du syndic qui doit être sauvegardé Le syndic, professionnel ou non, doit assurer la confidentialité des données personnelles. A cette obligation imposée par la loi Informatique et libertés doit s’ajouter le souci constant de ne pas permettre à des tiers d’accéder sans contrôle ni autorisation aux données, même purement comptables, qu’il détient. Les erreurs constatées doivent être corrigées sans délai, par extourne (contre-passation) sans effacement. Une journée doit être clôturée avant le début des saisies de la journée suivante. Un décalage d’une journée est toléré pour les chèques et les remises en banque. La clôture d’une journée est définitive. Nous nous proposons ici de fournir les indications élémentaires relatives aux fichiers que doit créer le syndic pour assurer la gestion d’un immeuble en copropriété. Ces informations concerneront avant tout les fichiers comptables mais nous étendront nos observations aux autres catégories de fichiers qui peuvent faciliter la tâche du syndic. Nous prendrons comme exemple un immeuble très simple. Vous constaterez qu’il suffit d’assimiler le mécanisme d’une organisation élémentaire pour traiter ensuite sans difficulté des immeubles plus complexes. Notre immeuble est situé à Paris 32 rue Dupont. Dans notre exemple le syndic est un syndic professionnel. En informatique, l’immeuble c’est avant tout un code qui va l’identifier. La fiche de l’immeuble doit par ailleurs comporter un certain nombre de renseignements qui lui sont propres. Le code de l’immeuble peut comporter au plus 5 caractères, dont les deux premiers au moins doivent être des lettres. Il faut éviter en effet éviter toute confusion avec les codes comptables qui ne comportent que des chiffres. Nous retiendrons comme code DU034. Il faut ensuite préciser son nom et son adresse dans les zones appropriées : · SDC 32 rue Dupont · 32 rue Dupont · 75021 · Paris Le raccourci « SDC » pour Syndicat des copropriétaires, permet de réduire la longueur de l’enregistrement. Dans certains documents, le logiciel permet sa conversion pour une meilleure présentation. Notre immeuble est titulaire d’un compte bancaire séparé. Une zone permet d’enregistrer le RIB (relevé d’identité bancaire) du syndic qui comporte le code de la banque, celui de l’agence bancaire et le numéro du compte en 11 caractères. La gestion par exercices comptables impose de préciser les dates de début et de fin de l’exercice comptable. Les mentions sont celles de l’exercice en cours soit 01/01/04 et 31/12/04. Les données indispensables étant ainsi fournies, il est possible de « créer de nouvel immeuble ». Cette création génère automatiquement la création d’autres fichiers, sous une forme élémentaire qui devra, dans certains cas être complétée ou affinée. Nous aurons finalement les nouveaux éléments suivants : L’immeuble Le syndicat des copropriétaires Le plan comptable du syndicat Les journaux principaux La mention du professionnel en qualité de syndic Un compte fournisseur au nom du syndic pour les honoraires Il faut indiquer le nombre de lots. Ce nombre doit être celui figurant dans le règlement de copropriété, compte tenu des modificatifs ultérieurs s’il y a lieu. Le délai de paiement admis pour le règlement des appels de fonds La nécessité d’éditer avec chaque appel de fonds le compte en historique de chaque copropriétaire depuis le précédent appel (case à cocher) Les références des organismes sociaux s’il y a lieu Les intitulés des différentes clés de répartition du syndicat, avec mention du total des tantièmes et le type de clé (tantièmes ou compteur). Le détail des clés de répartition sera enregistré à un autre stade de la création. La date à laquelle a débuté, débute ou débutera le mandat du syndic La nature et la date des différents contrats souscrits par le syndicat ainsi, bien entendu que le nom du fournisseur. Ces indications pourront être fournies après la création. Le nom du fournisseur devra par ailleurs figurer, en termes strictement identiques, dans la liste des comptes de fournisseurs. Le masque informatique guide l’exécutant. Il comporte les zones suivantes : Groupe Bâtiment Escalier Ces indications ont pour objet de préciser le découpage de l’immeuble. Dans certains cas il existe plusieurs groupes d’immeubles, ou plusieurs bâtiments (A, B, C) ou plusieurs escaliers. Notre petit immeuble ne connaît pas ces divisions. La pratique est alors de porter la mention « 1 » dans chaque zone. Vous devez entrer ensuite la liste des lots. La grille comporte au minimum les zones : Numéro du lot : ce numéro constitue également un code qui, associé à celui de l’immeuble, sera fréquemment utilisé, en particulier pour la répartition des charges. Dans notre cas, il se présentera en deux chiffres : 01, 02, 03, etc. Type : les logiciels présentent habituellement une liste déroulante dans laquelle vous devez choisir un type (appartement, cave, garage, etc.) Étage : il est indiqué par 0 (rez-de-chaussée), le numéro réel de l’étage ou une valeur négative s’il s’agit d’une cave ou d’un parking en sous-sol. Position : il s’agit de préciser la position du lot. Par exemple un lot dans l’escalier au premier étage à droite (1D). Principal : il est important de savoir s’il s’agit d’un lot principal (appartement) ou d’un lot accessoire (cave, chambre de domestique). Cette indication est donnée en général au moyen d’une case à cocher. Ces indications nous suffisent. Nous verrons plus loin que d’autres renseignements peuvent figurer dans le fichier des lots. 3.
création de l’état
de répartition des charges Il s’agit ici de constituer dans le système de données permanentes un reflet fidèle de l’état de répartition des charges figurant dans le règlement de copropriété. a)
l’état
descriptif de division et l’état de répartition des charges Il faut distinguer l’état descriptif de division de l’immeuble de l’état de répartition des charges. L’état descriptif de division énumère les lots. Il les décrit et indique leur position dans l’immeuble. Il indique également la quote-part des parties communes générales attachées au lot, et, le cas échéant, les quotes-parts des parties communes spéciales. L’état de répartition des charges indique, pour chaque lot, la quote-part contributive du lot dans chaque catégorie de charges. b)
création
des clés de répartition : les catégories Les catégories de charges groupent les charges soumises à une même clé de répartition. Il s’agit par exemple des charges générales du bâtiment A assujetties au régime prévu par l’article 10 alinéa 2. Nous reprenons le terme de catégorie justement employé par la loi mais vous pourrez trouver dans la pratique d’autres termes : masses ou centres par exemple. Ces catégories dénommées correspondent à des clés numérotées. Il convient de reprendre les différentes clés de répartition et, pour chacune d’entre elles, indiquer le numérateur de la quote-part correspondant au lot En principe une catégorie de charges entrée dans le fichier doit correspondre à une catégorie existant dans le règlement de copropriété. Dans la pratique il n’en va pas de même. Il est parfois nécessaire de créer une nouvelle clé pour affiner la répartition, voire pour respecter une prescription légale. C’est le cas lorsqu’un copropriétaire ayant triomphé dans une procédure engagée contre le syndicat a été dispensé par le jugement de contribuer aux frais de cette procédure. Sur ce point le comptable, après avoir signalé l’anomalie, se conforme aux instructions du gestionnaire. Dans certains cas, la quote-part contributive est égale pour tous les lots. Toutes les quotes-parts sont égales à 1. Les rubriques groupent, au sein d’une catégorie, des charges de même nature (EDF, chauffage, etc.). Elles permettent une présentation correcte des charges. Il est de plus possible d’effectuer un tri par dates de factures au sein d’une rubrique. L’utilisation des rubriques permet également l’éclatement de certaines charges pour la détermination des charges locatives récupérables (gardiennage par exemple). Les rubriques sont dénommées et codifiées (lettre + 2 chiffres) dans l’ordre souhaité de la présentation des comptes : R01 Gardiennage (75%) R02 Gardiennage (25%) R03 Électricité Ce classement doit être adapté à toutes les catégories de charges. Il est donc nécessaire de faire figurer en fin de liste les rubriques spécifiques à certaines catégories de charges (parkings par exemple). La création de l’immeuble a entraîné la création du syndicat des copropriétaires comme personne. Les copropriétaires, les fournisseurs, les organismes fiscaux et sociaux, les salariés sont aussi des personnes qui doivent figurer dans le fichier. Une des principales difficultés résulte de l’unicité impérative de la personne dans l’ensemble des fichiers. On pense immédiatement aux possibilités d’homonymie (nom et prénom). Par ailleurs une même personne peut être copropriétaire dans plusieurs immeubles administrés par le même syndic. Dans le premier cas, l’utilisation du second prénom permet de surmonter la difficulté. A défaut il faut avoir recours à deux présentations différentes : J-C Dubois et Dubois J-C par exemple. L’utilisation d’espaces est déconseillée car cet artifice n’est pas perceptible à l’écran. La référence de la personne créée est attribuée automatiquement par le logiciel. La création d’une personne impose de renseigner les zone suivantes : Type : il s’agit de distinguer les personnes physiques des personnes morales. En général l’écran offre un choix par case à cocher. Civilité : ici encore l’écran offre un choix par liste déroulante (Monsieur, Madame, etc.). Pour les personnes morales la civilité « Messieurs » apparaissant par défaut n’est pas reportée sur les adresses. Nom : enregistrez le nom ou la dénomination de la société. Il faut veiller à la qualification correcte de la société. Lorsqu’il s’agit d’une société civile immobilière, il convient de prévoir l’enregistrement du nom du gérant pour la reproduction sur les adresses postales. Prénom(s) Il est possible généralement d’enregistrer des renseignements complémentaires et notamment des indications de numéros de téléphone, de télécopie, une adresse de courriel, etc. Ce fichier permet également l’enregistrement des renseignements d’état civil et, pour les sociétés, le numéro Kbis d’inscription au Registre du commerce, ainsi que différentes indications usuelles. Il permet encore d’enregistrer le RIB de la personne. Cela est indispensable lorsque les appels de fonds sont réglés par prélèvement automatique. Il est généralement possible de rattacher des personnes à un groupe tel qu’une indivision ou désormais les partenaires d’un PACS. La qualité de membre d’un conseil syndical doit figurer dans le fichier immeuble pour éviter les confusions concernant une personne copropriétaire dans plusieurs immeubles. IV. les exigences de l’arrêté du 14 mars 2005 L’arrêté comptable impose la tenue de la comptabilité en partie double. Il rappelle que dans ce cas tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture. Il rappelle ainsi qu’une écriture se présente en deux lignes ou plus dont les valeurs cumulées, au débit et au crédit sont impérativement égales. Le syndic doit tenir un livre journal et un grand livre des comptes du syndicat. Le livre journal, pièce maîtresse du dispositif, doit être tenu conformément aux dispositions du décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983. Il enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat. On entend classiquement par « finances » l’ensemble des ressources et des charges. Les opérations ayant une incidence financière ne comprennent donc pas seulement les mouvements de trésorerie (encaissements et paiements) mais aussi les actes, - voire les faits-, juridiques générant des créances (produits)ou des dettes (charges) au profit ou la charge du syndicat. Le recours imposé à la procédure d’engagement exige l’enregistrement de ces actes juridiques avec la valorisation correspondante. Les dispositions applicables du décret n° 83-1020 sont les suivants : Article 2 Tout commerçant tient obligatoirement un livre-journal, un grand livre et un livre d'inventaire. Le livre-journal et le livre d'inventaire peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal de commerce ou, le cas échéant, du tribunal de grande instance statuant en matière commerciale, au registre duquel le commerçant est immatriculé. Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par le greffier sur un registre spécial. Des documents informatiques écrits peuvent tenir lieu de livre-journal et de livre d'inventaire ; dans ce cas, ils doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Article 3 Les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés opération par opération et jour par jour pour le livre-journal. Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie. Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique. Les pièces justificatives sont classées dans un ordre défini au document visé à l'article 1er. Toutefois, les personnes mentionnées aux articles L. 123-25 et L. 123-28 du code de commerce peuvent procéder à l'enregistrement comptable des encaissements et des paiements en retenant la date de l'opération figurant sur le relevé qui leur est adressé par un établissement de crédit ou la poste. Article 4 Les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et ventilées selon le plan de comptes du commerçant. Article 5 Le livre-journal et le grand livre sont détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins du commerce l'exigent. Les écritures portées sur les journaux et les livres auxiliaires sont centralisées une fois par mois au moins sur le livre-journal et le grand livre. Le syndic doit en outre éditer deux balances générales des comptes : · l’une éditée selon la nomenclature comptable · l’autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Cette disposition de l’article AC 2 sera très contraignante pour les syndics copropriétaires ne disposant pas d’un système informatique approprié. Les opérations sont enregistrées toutes taxes comprises dans les comptes dont l’intitulé correspond à leur nature. On sait que, d’une manière générale, les commerçants et autres professionnels récupèrent la TVA figurant dans les factures des fournitures et services qu’ils utilisent. Ils ont le droit de la déduire de la TVA générée par leur activité. Ils sont redevables ensuite de la différence entre la TVA à déclarer au titre de leur activité et la TVA déductible au titre de leurs charges. Ils passent donc en comptabilité le montant hors TVA de leurs charges. Le syndicat des copropriétaires n’est pas assujetti à la TVA. Il ne peut pas déduire la TVA liée aux travaux et fournitures constituant les charges de copropriété. La situation est généralement identique en ce qui concerne les copropriétaires pour les lots à usage d’habitation. Il est donc normal que les factures soient passées TVA incluse. Toutefois certains lots sont à usage professionnel, commercial ou industriel. Les propriétaires de ces lots peuvent avoir vocation à déduire la TVA. La solution peut être identique pour les locataires exerçant une activité dans ces lots, pour les charges locatives qu’ils sont tenus de rembourser au propriétaire bailleur. A ce titre, la transparence fiscale du syndicat est admise et l’article AC 3 précise que « le montant et le taux des taxes sont indiqués lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires ont déclaré être assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). L’arrêté met fin à une controverse ancienne sur l’obligation qu’avait ou non le syndic de procéder à l’extraction de la TVA sur les charges. Sous la condition d’une déclaration préalable du copropriétaire concerné, il impose cette extraction qui prend alors la forme d’une prestation particulière justifiant une rémunération laissée à la seule charge du ou des intéressés. Dans la pratique, la majorité des syndics professionnels ont pris le parti de faire apparaître systématiquement la TVA sur les charges aussi bien les comptes généraux que dans les comptes individuels. Il va de soi que la rémunération correspondante est incluse dans les honoraires de gestion courante. Elle est modeste car la plupart des logiciels professionnels réalisent cette opération. On note, quand même, que l’extraction de la TVA impose une codification supplémentaire, donc un coût significatif. Notons également que l’arrêté ne prend pas en considération le dispositif temporaire du taux réduit applicable à certains travaux communs. Dans ce cas, la présence de lots à usage commercial ou assimilé impose au syndic un traitement particulier. L’article AC 4 impose pour tout enregistrement comptable un libellé permettant une identification de la pièce justificative qui l’appuie, notamment date et numéro de facture, date et référence du paiement, période de l’appel de fonds et son objet. En revanche l’indication sur les factures, mémoires et situations de la ou des dates de paiement reste facultative. Il est conseillé de considérer cette faculté comme une obligation. L’article 5 prescrit la tenue des documents comptables sans blanc et sans altération. Il interdit à juste titre l’effacement d’une écriture erronée. La rectification doit être effectuée par annulation de l’écriture. Dans le même esprit, l’article AC 9 interdit toute compensation entre des comptes dont le solde est débiteur et des comptes dont le solde est créditeur. Enfin l’article AC 11 impose que les documents comptables soient établis au nom du syndicat avec l’adresse de l’immeuble. Ils précisent leur contenu et la référence de l’exercice comptable auquel ils se rapportent. Ces mentions sont destinées à facilité le contrôle, l’archivage et la remise éventuelle des pièces à un successeur. Le texte renforce ainsi l’autonomie de la comptabilité de chaque syndicat administré par un professionnel. |
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