|
|
7 / 1.3 Environnement et techniques comptables B. livres et pièces comptables II. traitements comptables
automatisés A. caractères généraux du traitement 1. paramètres de la comptabilité 3. création de l’état de répartition des
charges IV. les exigences de l’arrêté du 14
mars 2005 Le respect des procédures élémentaires de comptabilité n’est pas une nouveauté pour les syndics. Les niveaux de qualification sont variés, qu’il s’agisse des professionnels ou des non-professionnels. Nous insérons ici un petit aide-mémoire pouvant intéresser également ceux qui lisent et contrôlent les comptes. Nous évoquons ici la notion de compte et le mécanisme de la comptabilité en partie double, puis les traits principaux du bilan des entreprises, dans la mesure où ils peuvent se retrouver dans la comptabilité syndicale caractérisée par l’absence de tout résultat. L’agenda le plus modeste comporte, pour chaque journée, un tableau permettant l’enregistrement des recettes et dépenses ménagères. Il se présente en trois colonnes qui permettent de noter, ligne par ligne · La nature d’une opération (colonne 1) · Le montant correspondant en recettes (colonne 2) ou en dépenses (colonne 3) La dernière ligne permet de totaliser chacune des colonnes 2 et 3
Tableau 1 : Compte caisse de Sophie Ce tableau est le compte de ménage de Sophie réservé aux opérations en espèces. Notons tout de suite que les positions : recettes à gauche et dépenses à droite sont impératives. Plus
généralement la pratique comptable positionne Nous reviendrons plus loin (3 : la partie double) sur ces positions impératives et leur justification. Comme Sophie dispose également d’un compte bancaire, elle doit tenir un second compte pour noter les encaissements et paiements effectués par la banque.
Tableau 2 : Compte banque de Sophie Les professionnels utilisent des comptes pour toutes les
opérations qu’ils doivent effectuer, même lorsqu’il ne s’agit pas de
mouvements financiers. Chaque compte est identifié par un nom (banque,
caisse, nom de fournisseur, etc.) et par un code numérique. Le code d’un compte professionnel n’est pas attribué au hasard. Il a été nécessaire de créer un plan comptable pour normaliser la présentation des comptes professionnels organisés en classes, elles-mêmes subdivisées de manière cohérente. La classe 5 est affectée aux comptes financiers, la subdivision 53 aux fonds de caisse, la subdivision 531 à la caisse principale, la subdivision 5311 à la caisse principale en euros la subdivision 5314 à la caisse principale en devises Le compte (tableau 1) de Sophie serait donc le compte 531101 Caisse Sophie dans le monde professionnel. Elle peut avoir une cagnotte qui serait le 531102. Elle peut encore détenir des dollars dans un compte 531401. On comprend aisément que la numérotation des comptes facilite leur classement manuel ou informatisé. Le solde d’un compte est la différence entre le total de la colonne « crédit » et celui de la colonne « débit ». Le solde est débiteur quand le total des débits est supérieur à celui des crédits Le solde est créditeur quand le total des crédits est supérieur à celui des débits Dans une balance comptable, pour assurer l’égalité des totaux de colonnes, un solde débiteur figure dans la colonne « crédit » et réciproquement un solde créditeur apparaît dans la colonne « débit ». Dans un grand-livre le solde d’un compte apparaît séparément En principe un journal ne comporte pas de solde. L’apparition d’un solde est une anomalie qui exige une vérification. La pratique comptable utilise la convention selon laquelle les écritures sont passées en débit (à gauche) ou en crédit (à droite). Un compte déterminé, la banque par exemple, diminue à droite (crédit) et augmente à gauche (débit). Lorsque Sophie remet en banque le chèque de Jacques, le solde de son compte bancaire augmente. Or ce solde est une dette de la banque à l’égard de Sophie qui peut à tout moment retirer ses fonds. Les sommes figurant en débit (à gauche) dans la comptabilité de Sophie sont des créances de Sophie sur la banque. Ses dépenses payées par chèque figurent en crédit (à droite) dans sa comptabilité. Le débit effectif du chèque fait baisser le solde de son compte bancaire. Dans une comptabilité de type professionnel le compte « banque » de Sophie se présenterait sous des intitulés différents pour les colonnes 2 et 3 :
Tableau 3 : 531101
Banque Sophie Le mécanisme de la partie double consiste à passer, en contrepartie de chaque écriture au crédit dans un compte une écriture de même montant avec même libellé au débit dans un autre compte et réciproquement. L’existence d’un compte de fournisseurs permet de passer la contrepartie des deux écritures de dépenses :
Tableau 4 : 401100
Fournisseurs Sophie Dans ce compte les fournisseurs sont groupés par simplification. L’appel de prime d’assurance reçu par Sophie est enregistré au crédit du compte fournisseurs (Sophie est débitrice). Le paiement de la prime est passé au débit du compte fournisseurs. La vérification de ce compte permet à Sophie de vérifier qu’elle ne doit rien à ses fournisseurs. Revenons à notre précédente indication : La pratique comptable positionne À
gauche : les débits, emplois et
actifs Le bilan d’une entreprise est la description détaillée et chiffrée
Le mécanisme de la comptabilité en partie double permet de présenter les observations relatives à l’emprunt de manière plus satisfaisante. Aussi bien à l’actif qu’au passif chaque compte se présente en débit et crédit :
Notons en passant que le solde du compte emprunt ne peut être que créditeur (l’emprunt n’est pas totalement remboursé) ou nul (l’emprunt est remboursé). Un solde débiteur est une anomalie : le remboursement final comportait également un paiement d’intérêts qui n’a pas été ventilé correctement. La comptabilité en partie double permet de retrouver facilement des erreurs de ce genre. A l’inverse d’autres comptes ne peuvent être que débiteurs ou nuls. C’est le cas pour les comptes « terrains » ou « matériel » à l’actif. La règle est générale : · les soldes des comptes d’actif sont débiteurs ou nuls, · les soldes des comptes de passif sont créditeurs ou nuls Le bilan d’une entreprise comporte en outre les comptes d’exploitation, qui reprennent les charges et produits liés à l’activité courante de l’entreprise. Les charges sont les dépenses imposées par cette activité : loyers, salaires et charges sociales, fournitures, impôts et taxes, etc. Les produits sont les sommes provenant de la vente des produits fabriqués à la clientèle. Au pied du bilan, les totaux des soldes des comptes sont différents. La différence constitue le résultat de l’exercice. Dans les meilleurs cas le total de l’actif est supérieur au total du passif. Le résultat est alors positif. Le compte résultat est un compte du passif présentant alors un solde créditeur. Ce solde est la contrepartie globale de différents postes des comptes d’exploitation dans la plupart des cas. Les règles de la comptabilité des syndicats de copropriétaires sont conformes à celles que nous venons d’examiner. Mais le syndicat de copropriétaires n’exerce pas une activité commerciale ou industrielle. Il ne cherche pas à faire des bénéfices et la notion de résultat n’existe pas dans notre domaine. C’est la raison pour laquelle certains principes de la comptabilité traditionnelle n’y trouvent pas application. Autre particularité, le syndicat n’a pas, en principe, à se soucier du financement de ses charges. Elles sont réparties entre les copropriétaires et le syndicat n’est finalement, à ce titre, qu’un intermédiaire entre les copropriétaires et les fournisseurs et autres créanciers de la communauté. Ainsi apparaît le particularisme comptable et financier du syndicat, pleinement reconnu par la réforme SRU. B. livres et pièces comptables Le syndic est astreint à la tenue des livres comptables usuels. La réglementation des traitements comptables automatisés doit être également respectée. De nos jours, on parle
plus facilement de documents que de livres comptables. Les documents
élémentaires de toute comptabilité sont : ·
Le journal
général ·
Les balances
comptables ·
Le grand-livre Le document fondamental
de toute comptabilité est le journal
dans lequel sont portées par ordre chronologique toutes les écritures
comptables. Chaque mouvement donne lieu à la passation d’une écriture qui
comporte, ·
sa date, ·
son numéro ·
le numéro de la
pièce comptable la justifiant ·
l'indication de
sa nature (libellé), ·
les numéros des
comptes crédités et débités ·
le montant au
crédit ou au débit. Note JPM 26/11/2007 : Un visiteur bienveillant attiré mon attention sur le fait que dans cette étude, les copropriétaires se trouvent dotés d’un compte 410 alors que le plan comptable impose un compte 450. Il a raison, et … je n’avais pas tort à la première date d’insertion de ces tableaux. En effet, les plans comptables utilisés depuis longtemps par les syndics professionnels enregistraient en 41 les « clients » copropriétaires. Ceci étant, je rectifie ces références. journal
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||