|
00043608 CHARTE Ne
sont autorisées que 2)
les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration 3)
l’insertion d’extraits dans un ouvrage de formation associées, pour 2) et 3) à la citation du site |
7 / 1.2 Le cadre conventionnel I. le règlement de copropriété A. État descriptif de division B. Le règlement de copropriété III. les
décisions de l’assemblée générale Le cadre conventionnel est constitué par : · le règlement de copropriété et l’état descriptif de division · les décisions de l’assemblée générale. · le contrat de syndic, malgré sa nature contestable, dès lors qu’il a été également approuvé par une décision de l’assemblée. I. le règlement de copropriété Le règlement de copropriété est un élément primordial de l’organisation comptable du syndicat dans la mesure où, conformément à l’article L 10 il fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges. A cet effet il comporte un état de répartition des charges (article D 1 alinéa 1) sous la forme de grilles de répartition. Ces éléments constituent des données constantes du mécanisme permettant de déterminer les cotisations des copropriétaires. . Ces dispositions sont impératives : · Le règlement de copropriété doit impérativement comporter l’état de répartition des charges · Le syndic ne peut utiliser pour répartir les charges que les grilles figurant dans le règlement de copropriété. Certains règlements de copropriété anciens ne sont pas en conformité avec ces prescriptions. Ils ne prévoient pas la discrimination des charges imposée par l’article L 10 ou comportent des clauses contraires aux dispositions d’ordre public de la loi de 1965. L’adaptation du règlement de copropriété prévue par l’article L 49 nouveau permettra d’intégrer les dispositions de la loi SRU et de faire disparaître les clauses devenues caduques. C’est ainsi que les clauses prévoyant la mise en répartition trimestrielle des charges devront disparaître. Les syndics ont réussi jusqu’à présent à s’accommoder de ces difficultés pour établir des grilles de répartition finalement conformes au statut légal en vigueur. Elles ont l’inconvénient de n’exister que sur les disques durs des ordinateurs. On peut regretter que l’application stricte du nouvel article L 49 ne permette pas une véritable remise en ordre de ces règlements anciens. La Recommandation n° 23 de la Commission relative à la copropriété « recommande de ne pas utiliser l’article 49 pour […] rectifier les erreurs de calculs ou ajuster seulement le quantum des charges. Plus clairement l’adaptation de ces règlements pour ce qui est de la répartition des charges s’entend exclusivement de l’insertion des « critères de répartition (utilité et proportionnalité). La commission rappelle que l’article L 10 ne précise pas les éléments à retenir, ni la méthode de calcul permettant de déterminer la quote-part de charges dans chaque catégorie. La mise en œuvre des critères insérés relève alors de la modification du règlement de copropriété et non plus de son adaptation ! Le règlement de copropriété peut comporter des clauses relatives à la gestion financière et comptable. Elles conservent leur valeur dès lors qu’elles ne sont pas contraires aux dispositions légales d’ordre public. On peut citer comme exemple de clause ancienne demeurant en principe valable l’obligation faite au syndic de ne percevoir une indemnité d’assurance importante qu’avec l’assistance et en présence d’un membre du conseil syndical. Au contraire l’absence dans un règlement ancien d’une clause prévoyant la constitution d’un fonds de roulement (réserve de trésorerie) s’avère gênante dès lors que l’article D 35 1° vise « l’avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété ». On constate heureusement que la plupart des règlements de copropriété anciens satisfont pour l’essentiel aux exigences légales nouvelles. A. État descriptif de division Nous le mentionnons dans le cadre conventionnel bien qu’il soit considéré de nos jours comme un document établi pour les seuls besoins de la publicité foncière, ainsi dépourvu de tout caractère conventionnel. L’existence de copropriétés antérieures au décret du 4 janvier 1955 sur la publicité foncière nous semble suffisante pour démontrer l’inanité de cette solution jurisprudentielle. L’établissement d’un état descriptif de division est une condition juridique fondamentale de la mise en copropriété d’un immeuble. La réforme, - bénéfique -, de la publicité foncière n’a été à cet égard qu’un avatar organisationnel sans incidence à nos yeux sur la nature juridique de l’état descriptif. L’état descriptif identifie l’immeuble et il décrit, s’il y a lieu, la division générale de la copropriété. C’est le cas quand il s’agit d’un groupe de bâtiments. Il comporte la division de l’immeuble en lots en indiquant pour chaque lot son numéro, le bâtiment dans lequel il se trouve, l’escalier, l’étage, la nature du lot et la quote-part dans la copropriété du sol. La quote-part des parties communes attachée à chaque lot peut être différente de la quote-part dans la copropriété » du sol. Elle ne figure pas nécessairement dans l’état descriptif et peut être déterminée ultérieurement. On trouve ainsi dans certains règlements de copropriété deux colonnes indiquant ces quotes-parts différentes. Dans ce cas l’énonciation des parties communes générales se présente en deux rubriques : l’une comporte le sol et ses accessoires (clôture, équipements enterrés, etc.), l’autre comporte les parties communes traditionnelles (gros œuvre). On retrouve cette différence dans la répartition des charges. Cette organisation n’est pas contraire aux dispositions des articles L 5 et L 10 alinéa 2 dès lors que, sous les deux rubriques, la valeur relative de chaque partie privative par rapport à l’ensemble des valeurs desdites parties est différente. On peut trouver un exemple pratique de cette distinction dans le Guide pratique des millièmes et charges de copropriété de MM. Arnaud et Bouyeure [1] On doit trouver le reflet fidèle de l’état descriptif de division dans les fichiers du syndic. On ne peut ci admettre aucun des accommodements qui peuvent figurer dans la reproduction de l’état de répartition des charges, sauf la conversion des quotes-parts comportant des décimales ( 72,23/1000e > 7223/100 000e ). Notons enfin une récente innovation résultant de la loi n° 2003-721 du 1er août 2003. Tout entrepreneur individuel (personne physique) immatriculé à un registre de publicité légale peut faire déclarer insaisissables les droits immobiliers qu’il possède sur sa résidence principale. Cette déclaration faite par acte notarié doit faire l’objet d’une publicité foncière. En cas d’occupation mixte la partie affectée à la résidence principale, seule insaisissable, doit être définie dans un état descriptif de division, et notamment dans l’état descriptif d’un immeuble en copropriété [2]. B. Le règlement de copropriété Son caractère conventionnel est établi par la loi. Pour ce qui nous concerne, il doit comporter impérativement certaines indications et peut facultativement en comporter d’autres. On doit trouver premier lieu le classement des différentes parties de l’immeuble en parties communes et parties privatives. Ce classement doit être respecté car l’article L 3 qui en traite n’est pas d’ordre public mais seulement supplétif. Outre ces deux catégories, on peut aussi trouver l’indication de parties communes dites spéciales, indivises entre certains copropriétaires seulement, et de parties communes affectées en jouissance privative à tel ou tel lot.[3] On doit également trouver l’état de répartition des charges prévu par l’article D 1. Cet état doit respecter la distinction entre les charges régies respectivement régies par les alinéas 1 et 2 et l’article L 10. Il fixe conformément à l’article L 10 alinéa 3 et, s’il y a lieu à l’article L 24 alinéa 2 (charges communes spéciales) la quote-part qui incombe à chaque lot dans chacune des catégories de charges ; à défaut il indique les bases selon lesquelles la répartition est faite pour une ou plusieurs catégories de charges. Une catégorie comporte les charges réparties en fonction d’une base déterminée, à raison de la partie commune (charges bâtiment A), de l’élément d’équipement (charges ascenseur) ou du service (charges de chauffage) concernés. Une base s’entend à la fois du critère de répartition utilisé (volume chauffé) et du total des quotes-parts afférentes aux lots entre lesquels la répartition est effectuée. On parle habituellement de grilles de répartition à propos des tableaux établis dans l’état de répartition des charges. Le règlement de copropriété peut également comporter des clauses particulières à certaines rubriques de charges. S’agissant de la répartition des charges, un exemple fréquent est la clause stipulant qu’en cas de ravalement général de l’immeuble, les parties privatives extérieures telles que fenêtres, persiennes, garde-corps, seront traitées en même temps que les parties communes et que le coût de ce traitement sera incorporé au coût général de l’opération pour être réparti de la même manière entre tous les copropriétaires. La licéité de cette clause est admise. Au contraire, la plupart des clauses exonératoires de contribution sont déclarées illicites. C’est le cas pour les clauses exonérant les propriétaires de boutiques de toute contribution aux frais de ravalement mais laissant à leur seule charge les frais de remise en peinture des devantures. Le règlement de copropriété peut encore comporter des clauses relatives à la tenue de la comptabilité qui peuvent être conformes ou non aux dispositions d’ordre public du statut. Tout nouveau syndic doit étudier attentivement le règlement de copropriété pour être en mesure de respecter les clauses qu’il contient. Le contrat de syndic était jusqu’à présent une pratique propre à la gestion professionnelle, issue d’un « engagement de modération » [des honoraires] agréé par les pouvoirs publics le 24 septembre 1980, et repris par un « accord de régulation » [des honoraires] en date du 16 janvier 1982. Les juristes ont critiqué vivement cette pratique. Le statut légal prévoit que le syndic est désigné (sauf dans les syndicats coopératifs) par l’assemblée générale qui fixe le montant de sa rémunération lorsqu’il s’agit d’un professionnel ou d’un copropriétaire rémunéré [4]. C’est le procès verbal de l’assemblée qui établit la désignation du mandataire social. Mais l’article D 29 nouveau est ainsi conçu : « Le contrat de mandat du syndic fixe sa durée,
sa date de prise d’effet ainsi que les éléments de détermination de la
rémunération du syndic. Il détermine les conditions d’exécution de la mission
de ce dernier en conformité avec les dispositions des articles 14 et 18 de la
loi du 10 juillet 1965. « La décision qui désigne le syndic et qui approuve le contrat de mandat est votée par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. » Il donne un véritable fondement juridique au contrat de syndic dont l’établissement et l’approbation paraissent nécessaires désormais quelle que soit la qualité, professionnelle ou non, du syndic. Le contrat de syndic peut comporter des précisions relatives à la gestion financière et comptable. Avant la réforme SRU il pouvait imposer la gestion des fonds par compte séparé, et l’établissement de certains documents complémentaires en fin d’exercice. (un tableau comparatif des consommations de fioul sur trois exercices échus par exemple). Ces clauses sont licites dès lors qu’elles n’entrent pas en conflit avec des dispositions d’ordre public. Avant la loi SRU, à propos de la consultation trisannuelle de l’assemblée générale sur la question de l’ouverture ou non d’un compte séparé, la Cour de cassation a sanctionné à plusieurs reprises l’omission de la consultation trisannuelle au sujet de l’ouverture ou non d’un compte séparé, « justifiée » aux yeux du syndicat et du syndic par l’existence d’une clause dans le contrat de syndic. Les dispositions de la réforme SRU auront pour effet de limiter le domaine des clauses éventuelles du contrat de syndic. Elles réglementent en effet de manière impérative la plupart des opérations de gestion financière et comptable. III. les décisions de l’assemblée générale Le domaine de compétence de l’assemblée générale est également restreint et précisé par la réforme SRU, pour ce qui est de la gestion financière et de la comptabilité. L’assemblée peut dispenser le syndic professionnel de l’ouverture d’un compte séparé au nom du syndicat. L’article D 29-1 nouveau énonce à cet égard : « La décision, prise en application du septième
alinéa de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, par laquelle l’assemblée
générale dispense le syndic de l’obligation d’ouvrir un compte bancaire ou
postal séparé au nom du syndicat fixe la durée pour laquelle la dispense est
donnée. « Cette dispense est renouvelable. Elle prend fin de plein droit en cas de désignation d’un autre syndic. » Elle peut, au contraire, lui imposer de procéder à la ventilation comptable en quatre sous-comptes des fonds versés par les copropriétaires (art. 7 du décret du 14 mars 2005). De toute manière, le syndic doit être en mesure de ventiler les sommes exigibles à recevoir de chaque copropriétaire. Cette ventilation est indispensable dans le cas d’une procédure de recouvrement de charges. Il en est de même lorsque le syndic doit établir un état daté avant la vente d’un lot, et encore faire opposition au paiement du prix de vente lorsque le vendeur demeure débiteur de charges. Cette opposition met en œuvre le privilège spécial du syndicat dont la portée est en fonction de la nature et de l’ancienneté des charges dues. L’assemblée est chargée d’adopter le budget prévisionnel. Ce n’est pas une nouveauté mais l’importance de la décision est plus grande que par le passé. Elle fixe le montant du « fonds de roulement », ex-avance permanente de trésorerie et désormais avance constituant la réserve de trésorerie. Elle peut créer des provisions sur travaux futurs et doit alors fixer le mode de placement de ces provisions. L’assemblée détermine librement les modalités de préfinancement des travaux et opérations présentant un caractère exceptionnel. Pour le préfinancement des charges courantes, elle peut modifier la périodicité des appels provisionnels et moduler leurs montants en fonction de l’évolution dans le temps des besoins de trésorerie. Pour le surplus, les syndicats et leurs syndics seront tenus de respecter les nouvelles prescriptions légales et réglementaires. Pour être déchargés de la tutelle des Hautes autorités comptables, les syndicats n’en seront pas moins tenus de respecter les pratiques comptables traditionnelles. Elles complètent l’encadrement de l’activité comptable des syndics. Nous allons maintenant les décrire. |
Mise à jour |
