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5 / 1.2.2 Le carnet d’entretien de l’immeuble Le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001, dont le texte est inséré en partie 13 fixe le contenu du carnet d’entretien prévu par l’article L 18, modifié par l’article 78 de la loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000 (loi SRU). Il précise les modalités relatives à la tenue et à la mise à jour du carnet, ainsi que les trois catégories d’informations qu’il est susceptible de comporter. I. tenue du carnet d’entretien Le carnet est établi et mis à jour par le syndic. Celui ci est chargé de son actualisation, imposée par la modification des données existantes et l’apparition de nouvelles données soumises à enregistrement. A. cas des groupes d’immeubles Pour les groupes d’immeubles, le carnet devra comporter un chapitre par bâtiment. Ce cas pose le problème des informations communes, et des modalités de communication. Il existe deux possibilités. Dans la première un « chapeau « comporte toutes les informations communes et les chapitres ne comportent que les informations techniques propres à chaque bâtiment. Dans la seconde, les chapitres constituent en fait autant de carnets reprenant les informations communes. Le choix paraît dépendre de la structure du groupe et de l’indépendance technique relative de tel ou tel immeuble. B. cas des syndicats secondaires En cas d’existence de syndicat(s) secondaire(s), un carnet d’entretien sera ouvert pour le syndicat principal, d’une part, et un carnet pour chaque syndicat secondaire, d’autre part. Le décret ne tient pas compte de la coexistence possible d’un groupe d’immeubles et d’un syndicat secondaire, lorsqu’un seul bâtiment s’est constitué en syndicat secondaire, les autres bâtiments n’ayant pas opté pour ce régime. Dans ce cas, théoriquement il existera un carnet d’entretien du syndicat principal comportant un chapitre pour les parties communes générales et autant de chapitres que de bâtiments demeurés au sein du syndicat principal, enfin un carnet d’entretien pour le syndicat secondaire. C. cas des ensembles immobiliers Le cas des ensembles immobiliers soumis au statut de la copropriété n’est pas traité par le décret. Le syndic de l’ensemble immobilier devra, par extrapolation du texte, établir un carnet d’entretien pour les parties communes et les éléments d’équipements communs de l’ensemble. S’il est en outre syndic d’un immeuble ou d’un groupe d’immeubles inscrits dans l’ensemble, il devra se conformer aux dispositions relatées dans les paragraphes A et B ci dessus. II. informations mentionnées Les informations à mentionner dans le carnet sont obligatoires ou facultatives à l’égard du syndicat. Certaines informations sont impératives dans la mesure ou leur existence est naturelle. D’autres ne le sont qu’à raison de leur existence. Enfin l’assemblée générale peut décider d’insérer dans le carnet des informations non prévues comme obligatoires par le décret. A. informations obligatoires (ART 3) Le carnet d’entretien devra impérativement mentionner les informations suivantes : - l'adresse de l'immeuble
pour lequel il est établi ; B. informations obligatoires, si elles existent (ART. 4) Le carnet devra impérativement, mais le cas échéant, seulement, mentionner : - l'année de
réalisation des travaux importants, tels que le ravalement des façades, la
réfection des toitures, le
remplacement de l'ascenseur, de la chaudière ou des canalisations, ainsi que
l'identité des entreprises ayant
réalisé ces travaux ; - la référence des
contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits pour le compte du syndicat
des copropriétaires, dont la
garantie est en cours ; - s'ils existent, les
références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements
communs, ainsi que la date
d'échéance de ces contrats ; - s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l'assemblée générale des copropriétaires. C. informations obligatoires en vertu d’une décision de l’assemblée (ART. 5) L’assemblée aura la faculté de décider l’inclusion dans le carnet d’entretien d’informations complémentaires portant sur l’immeuble, telles que celles relatives à sa construction ou celles relatives aux études techniques réalisées. Sur ce point les syndics pourront user de leur obligation de conseil. Dans de nombreux cas, les syndics usent déjà de bases de données qui répondent au vœu du législateur. Ils devraient pouvoir bénéficier d’une certaine liberté dans ce domaine. Ils ne doivent toutefois pas perdre de vue que le carnet sera soumis à un droit de consultation. Les copropriétaires en place peuvent souhaiter que certains projets ne soient pas soumis à publicité. On constate que, limité à l’entretien, le décret ne traite pas des améliorations réalisées, et a fortiori des améliorations minoritaires autorisées. Le problème du statut juridique de ces dernières apparaît ainsi au grand jour. On ne pourra pas se contenter plus longtemps de cet environnement brumeux et du défaut de publicité des facultés ou obligations de rachat de droit d’utiliser un équipement qui peut apparaître aux yeux d’un acquéreur comme commun. III. modalités pratiques de la tenue du carnet Le décret est muet sur ce point. On craignait des prescriptions rigoureuses et parfois incompatibles avec les réalisations pratiques déjà en place. On regrette l’absence d’un minimum de normalisation. Comme souvent, la pratique a précédé le législateur et beaucoup de syndics ont déjà mis en place une documentation qui répond peu ou prou aux exigences réglementaires. Les informaticiens spécialisés ont également travaillé sur ce thème. Faut-il rappeler enfin que des organisations techniques professionnelles ont également préconisé la tenue d’un tel document et présenté des suggestions intéressantes. Les progrès récents de la technique informatique ouvrent de larges horizons. Ils permettent l’insertion dans les bases de données d’extraits de plan ou de photographies venant à l’appui des descriptifs techniques fort utiles. Il faut, certes, tenir compte de la diversité des immeubles et des modes de gestion. Une bonne information technique est profitable aux immeubles les plus modestes mais on ne peut imposer aux syndics bénévoles l’utilisation de matériels dont ils n’ont pas la pratique habituelle. Il est vraisemblable que des interventions extérieures seront proposées dans ce domaine et les associations dédiées trouveront ici un secteur favorable d’assistance. IV. conclusion L’intention était louable. Il n’est pas certain que la réalisation est à la hauteur du projet. Elle constitue néanmoins un premier pas. A tort ou à raison, la lecture du décret laisse le sentiment d’un relatif défaut de préparation, mais surtout d’une information insuffisante auprès des praticiens dont beaucoup n’avaient pas attendu les prescriptions légales pour établir, pour chaque immeuble géré, une documentation permanente de grande qualité. Cette documentation est constituée le plus souvent en un fichier d’immeuble dont les éléments sont dissociables à la demande. La partie « assurances » est déjà constituée et peut comporter certaines données précieuses, comme les superficies retenues pour l’établissement des polices et les clauses particulières attachées à certaines caractéristiques techniques de l’immeuble. N’omettons pas ici l’enregistrement des oppositions à paiement d’indemnités formulées par des préteurs de deniers et autres créanciers inscrits. Ces oppositions sont soumises à l’obligation de confidentialité mais l’informatique permet de les masquer en cas de diffusion du fichier. On peut espérer que les syndics pourront exploiter les travaux déjà réalisés dans ce domaine et conserveront la liberté de faire mieux encore que ce qui est exigé, tout en demeurant prudents en ce qui concerne la diffusion aux tiers des données saisies. |
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