|
00043608 CHARTE Ne sont
autorisées que 2) les analyses et courtes citations
dans un but d’exemple et d’illustration 3) l’insertion d’extraits dans un
ouvrage de formation associées, pour 2) et 3) à la citation du site |
5 / 1.2.2 Le carnet d’entretien de l’immeuble Mise à jour 20/03/2014 : Actions et omissions engageant la responsabilité du syndic (sous la table des matières) I. tenue du carnet d’entretien A. cas des groupes d’immeubles B. cas des syndicats secondaires C. cas des ensembles immobiliers A. informations obligatoires (ART 3) B. informations obligatoires, si elles
existent (ART. 4) C. informations obligatoires en vertu d’une
décision de l’assemblée (ART. 5) III. modalités
pratiques de la tenue du carnet IV. le carnet d’entretien enrichi A. descriptif technique de l’immeuble B. centralisation des documents réglementaires C. tableau des opérations d’entretien lourd D. contrôle des contrats avec garantie totale L’expérience montre que le carnet d’entretien est un outil de gestion précieux, et donc un élément prépondérant au sein de la masse documentaire syndicale. Encore faut-il qu’il n’ait pas été réduit à l’opuscule ridicule prévu par le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 lors de sa constitution. Mais aussi qu’après avoir été créé très sérieusement par le syndic en collaboration avec le conseil syndical et des copropriétaires anciens il ait été tenu à jour avec zèle et transmis dans les meilleures conditions s’il y a eu un ou plusieurs changements de syndics. Les associations de copropriétaires ont ferraillé bruyamment depuis dix ans au sujet des coûts d’établissement et de mise à jour, et parfois à juste titre. Mais elles se sont désintéressées des questions principales : le contenu, l’utilisation, la mise à jour et la transmission du carnet d’entretien. Il faut donc rappeler en
premier lieu que le carnet d’entretien initialement établi est la propriété
du syndicat. En cas de changement de syndic il doit être remis par le syndic
sortant au syndic entrant qui doit le recevoir, le conserver et poursuivre sa mise à jour sans avoir le droit de lui
substituer un nouveau carnet d’entretien établi par ses soins. Or cette pratique est fréquente. Elle ne saurait être admise, a fortiori lorsque le syndic entrant facture au syndicat le coût d’établissement d’un carnet d’entretien après avoir archivé, - et parfois détruit -, celui qui lui avait remis. Il convient alors de mettre en demeure le syndic entrant
de représenter au conseil syndical le carnet d’entretien initial et de le
reconstituer s’il l’a détruit. A noter également que le carnet d’entretien fait partie des documents qui, dans tous les cas, doivent être remis au nouveau syndic. Dès lors qu’il s’agit d’un document imposé par les dispositions impératives du statut de la copropriété, le syndic sortant ne peut pas prétendre utilement qu’il ne l’a jamais détenu. Dans un arrêt du
31 octobre 2012 (voir l’arrêt) la
Cour de cassation a pris la peine d’énoncer clairement les obligations respectives
du syndic sortant et du syndic entrant. Elle insiste sur le fait que celui-ci
ne doit pas se contester de prendre ce qu’on lui donne mais doit exiger tous
les documents que le syndic sortant avait l’obligation légale de détenir. La
recherche judiciaire d’une pièce manquante peut être dirigée contre chacun
des syndics précédents (dans la mesure du possible bien sur !) Dans ce domaine, le rôle des conseils syndicaux est
important, alors surtout que le président du conseil syndical est investi de
pouvoirs spéciaux à l’occasion d’un changement de syndic. Difficultés techniques : Nous connaissons les difficultés de reprise d’un document ancien alléguées par les syndics. Certaines sont réelles, d’autres ne sont que de mauvaises excuses. Rien n’a été fait depuis un demi-siècle pour assurer la cohérence des outils informatiques utilisés par les syndics professionnels. Les organisations professionnelles sont demeurées passives bien que certains professionnels aient travaillé sur la question de leur propre chef. Il est irritant de constater qu’on travaille beaucoup sur le chantier des notifications électroniques alors que le chantier de la compatibilité des logiciels anciens est resté en plan. On peut quand même affirmer que depuis l’an 2000 il est rare de ne pas pouvoir récupérer d’une manière ou d’une autre les fichiers d’un confrère. Pour ce qui est du carnet d’entretien, il existe des logiciels spécifiques qui sont présentés comme universellement compatibles. +++++++++ fin de la mise à jour
++++++++++++ Le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001, dont le texte est inséré en partie 13 fixe le contenu du carnet d’entretien prévu par l’article L 18, modifié par l’article 78 de la loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000 (loi SRU). Il précise les modalités relatives à la tenue et à la mise à jour du carnet, ainsi que les trois catégories d’informations qu’il est susceptible de comporter. I. tenue du carnet d’entretien Le carnet est établi et mis à jour par le syndic. Celui ci est chargé de son actualisation, imposée par la modification des données existantes et l’apparition de nouvelles données soumises à enregistrement. A. cas des groupes d’immeubles Pour les groupes d’immeubles, le carnet devra comporter un chapitre par bâtiment. Ce cas pose le problème des informations communes, et des modalités de communication. Il existe deux possibilités. Dans la première un « chapeau « comporte toutes les informations communes et les chapitres ne comportent que les informations techniques propres à chaque bâtiment. Dans la seconde, les chapitres constituent en fait autant de carnets reprenant les informations communes. Le choix paraît dépendre de la structure du groupe et de l’indépendance technique relative de tel ou tel immeuble. B. cas des syndicats secondaires En cas d’existence de syndicat(s) secondaire(s), un carnet d’entretien sera ouvert pour le syndicat principal, d’une part, et un carnet pour chaque syndicat secondaire, d’autre part. Le décret ne tient pas compte de la coexistence possible d’un groupe d’immeubles et d’un syndicat secondaire, lorsqu’un seul bâtiment s’est constitué en syndicat secondaire, les autres bâtiments n’ayant pas opté pour ce régime. Dans ce cas, théoriquement il existera un carnet d’entretien du syndicat principal comportant un chapitre pour les parties communes générales et autant de chapitres que de bâtiments demeurés au sein du syndicat principal, enfin un carnet d’entretien pour le syndicat secondaire. C. cas des ensembles immobiliers Le cas des ensembles immobiliers soumis au statut de la copropriété n’est pas traité par le décret. Le syndic de l’ensemble immobilier devra, par extrapolation du texte, établir un carnet d’entretien pour les parties communes et les éléments d’équipements communs de l’ensemble. S’il est en outre syndic d’un immeuble ou d’un groupe d’immeubles inscrits dans l’ensemble, il devra se conformer aux dispositions relatées dans les paragraphes A et B ci dessus. Les informations à mentionner dans le carnet sont obligatoires ou facultatives à l’égard du syndicat. Certaines informations sont impératives dans la mesure ou leur existence est naturelle. D’autres ne le sont qu’à raison de leur existence. Enfin l’assemblée générale peut décider d’insérer dans le carnet des informations non prévues comme obligatoires par le décret. A. informations obligatoires (ART 3) Le carnet d’entretien devra impérativement mentionner les informations suivantes : - l'adresse de l'immeuble pour lequel il est établi ; - l'identité du syndic en exercice ; - les références des contrats d'assurances de l'immeuble souscrits par le syndicat des copropriétaires, ainsi que la date d'échéance de ces contrats. B. informations obligatoires, si elles existent (ART. 4) Le carnet devra impérativement, mais le cas échéant, seulement, mentionner : - l'année de réalisation des travaux importants, tels que le ravalement des
façades, la réfection des toitures,
le remplacement de l'ascenseur, de la chaudière ou des canalisations, ainsi
que l'identité des entreprises
ayant réalisé ces travaux ; - la référence des contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits pour le compte du
syndicat des copropriétaires, dont
la garantie est en cours ; - s'ils existent, les références des contrats
d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que la date d'échéance de ces contrats ; - s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé par l'assemblée générale des copropriétaires. C. informations obligatoires en vertu d’une décision de l’assemblée (ART. 5) L’assemblée aura la faculté de décider l’inclusion dans le carnet d’entretien d’informations complémentaires portant sur l’immeuble, telles que celles relatives à sa construction ou celles relatives aux études techniques réalisées. Sur ce point les syndics pourront user de leur obligation de conseil. Dans de nombreux cas, les syndics usent déjà de bases de données qui répondent au vœu du législateur. Ils devraient pouvoir bénéficier d’une certaine liberté dans ce domaine. Ils ne doivent toutefois pas perdre de vue que le carnet sera soumis à un droit de consultation. Les copropriétaires en place peuvent souhaiter que certains projets ne soient pas soumis à publicité. On constate que, limité à l’entretien, le décret ne traite pas des améliorations réalisées, et a fortiori des améliorations minoritaires autorisées. Le problème du statut juridique de ces dernières apparaît ainsi au grand jour. On ne pourra pas se contenter plus longtemps de cet environnement brumeux et du défaut de publicité des facultés ou obligations de rachat de droit d’utiliser un équipement qui peut apparaître aux yeux d’un acquéreur comme commun. III. modalités pratiques de la tenue du carnet Le décret est muet sur ce point. On craignait des prescriptions rigoureuses et parfois incompatibles avec les réalisations pratiques déjà en place. On regrette l’absence d’un minimum de normalisation. Comme souvent, la pratique a précédé le législateur et beaucoup de syndics ont déjà mis en place une documentation qui répond peu ou prou aux exigences réglementaires. Les informaticiens spécialisés ont également travaillé sur ce thème. Faut-il rappeler enfin que des organisations techniques professionnelles ont également préconisé la tenue d’un tel document et présenté des suggestions intéressantes. Les progrès récents de la technique informatique ouvrent de larges horizons. Ils permettent l’insertion dans les bases de données d’extraits de plan ou de photographies venant à l’appui des descriptifs techniques fort utiles. Il faut, certes, tenir compte de la diversité des immeubles et des modes de gestion. Une bonne information technique est profitable aux immeubles les plus modestes mais on ne peut imposer aux syndics bénévoles l’utilisation de matériels dont ils n’ont pas la pratique habituelle. Il est vraisemblable que des interventions extérieures seront proposées dans ce domaine et les associations dédiées trouveront ici un secteur favorable d’assistance. IV. le carnet d’entretien enrichi Le carnet d’entretien ne présente de réel intérêt que s’il comporte des informations beaucoup plus nombreuses, assorties de liens ou renvois précis vers les dossiers archivés dans lesquels il est possible de retrouver des documents utiles. A. descriptif technique de l’immeuble Avant même le décret du 30 mai 2001, nous avons évoqué la nécessité d’un fichier technique de l’immeuble. Il doit être désormais l’un des éléments primordiaux du carnet d’entretien. Simple et complet ? Ce n’est pas toujours facile. Pour justifier la nécessité de ce descriptif, on peut rappeler que, dans bien des cas, le syndic ignore l’existence de certains éléments techniques de l’immeuble, ou plus simplement leur nature exacte, leur raison d’être ou les risques qu’ils présentent lorsqu’il s’agit d’éléments subsistant après la suppression d’un service. Nombreux sont les immeubles construits au début du 20e siècle, dotés à l’époque d’un calorifère (de type Michel Perret, par exemple) et d’un réseau de gaines de distribution d’air chaud. Dans la quasi-totalité des cas, ces installations ont été abandonnées. Le chauffage est désormais assuré par des installations privatives. Au fil du temps les bouches de chaleur dans les appartements ont été obturées plus ou moins sommairement et les gaines ont été laissées à l’abandon. Elles contribuent à la propagation des bruits. Elles peuvent aussi faciliter l’extension d’un incendie. Ces installations figurent rarement sur les plans de sécurité établis à l’intention des sapeurs-pompiers. Il est possible de citer d’autres exemples de même genre. Plus simplement, le descriptif technique peut constituer un aide-mémoire précieux lorsqu’il est judicieusement combiné avec d’autres parties du carnet d’entretien. B. centralisation des documents réglementaires Pour le respect des dispositions réglementaires, le syndicat des copropriétaires est assimilé à un propriétaire. Il est tenu à l’établissement, la mise à jour et la détention d’un certain nombre de documents, diagnostics et registres d’entretien et de sécurité. Le volume croissant de ces documents ne permet pas d’envisager leur insertion dans le carnet d’entretien. Par contre, on doit trouver dans celui-ci la liste des documents détenus et les indications nécessaires pour contrôler le respect des obligations tenant à leur mise à jour. Pour certains de ces documents, il peut exister une obligation de diffusion ou un droit de communication accordé à toute personne disposant d’un titre d’occupation dans l’immeuble. En l’état, nous citons quelques-uns uns des documents concernés : Ascenseur : carnet d’entretien (art L125-2-1 CCH) et rapport de contrôle technique (art L125-2-7 CCH) Chauffage : Diagnostic de la performance énergétique (DPE) Art. 134-1 et ss CCH Plomb : constat des risques d’exposition au plomb (CREP Amiante : dossier technique amiante Chantiers divers : Dossier d’intervention ultérieure sur l’immeuble (DUIO) Jeux d’enfants : réglementation particulière résultant des décrets N° 94-699 du 10/08/1994 et 96-1136 du 18/12/1996 pris pour l’application des articles L 221-1 et ss. du Code de la consommation. Un tableau exhaustif sera inséré prochainement. C. tableau des opérations d’entretien lourd Les archives du syndicat comportent les dossiers relatifs aux chantiers importants réalisés dans le passé. La constitution du carnet d’entretien impose l’exploitation de ces archives pour permettre d’insérer les dates de ces travaux, leur nature et les précisions permettant d’accéder rapidement à ces dossiers pour y trouver des précisions complémentaires. Ces indications permettent de savoir, une ou plusieurs dizaines d’années après, de savoir ce qui a été fait, quel matériau a été utilisé pour la réfection d’un mur pignon. Il en résulte des économies significatives quand on évite ainsi d’avoir à réaliser des sondages ou autres investigations pour un nouveau chantier. Ce tableau est un élément d’information important pour les acquéreurs potentiels. Lorsque l’entretien lourd a été ponctuellement assuré, le tableau est un facteur significatif de valorisation des lots et du patrimoine des copropriétaires. D. contrôle des contrats avec garantie totale L’article 45 du décret du 17 mars 1967 énonce que : « Les
travaux de maintenance sont les travaux d'entretien courant, exécutés en vue
de maintenir l'état de l'immeuble ou de prévenir la défaillance d'un élément
d'équipement commun ; ils comprennent les menues réparations. « Sont assimilés à des travaux de maintenance les travaux de
remplacement d'éléments d'équipement communs, tels que ceux de la chaudière
ou de l'ascenseur, lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement
dans le contrat de maintenance ou d'entretien y afférent. » L’alinéa 2 vise les clauses de garantie totale figurant dans certains contrats d’entretien ou de maintenance. Moyennent une redevance spécifique (dite redevance P 3 lorsqu’il s’agit d’une installation de chauffage et/ou de production d’eau chaude), l’entreprise assure sans autres frais que la redevance annuelle forfaitaire les réparations, le renouvellement et la garantie totale des installations concernées. Les contrats comportant une clause de garantie totale ont une durée couramment supérieure à dix années sans pouvoir excéder 16 ans pour les installations de chauffage. Nous présentons ci dessous un modèle des dispositions contractuelles courantes relatives à la garantie totale. Il s’agit en l’espèce d’une installation de chauffage, mais le mécanisme peut s’appliquer à d’autres installations. 1.3. GARANTIE TOTALE L’Entreprise assurera les réparations, le renouvellement et la GARANTIE TOTALE des installations de production de chauffage et d’eau chaude sanitaire. Les matériels couverts par cette GARANTIE TOTALE sont les matériels thermiques installés pour le chauffage et pour la production de l’eau décrits à l’annexe 1. 1.3.1. DEPANNAGES Les travaux d’entretien et de renouvellement nécessaires au maintien
en bon état de fonctionnement des installations thermiques pendant toute la
durée d’exécution du contrat sont à la charge de l’Entreprise. En conséquence, celle-ci s’engage à faire seule et intégralement son
affaire, la maintenance en parfait état de service des installations, même en
état d’usure normale ou anormale, quelle qu’en soit la cause. A cet effet, l’Entreprise fournit le personnel et le matériel
nécessaire aux travaux d’entretien et renouvellement aux grosses réparations
ou remplacements afin que les installations thermiques soient toujours en
parfait état de fonctionnement et de conservation pendant toute la durée du
contrat. L’Entreprise est tenue de procéder à ces réparations ou remplacements
jusqu'à la mise en route des installations dans les plus courts délais
d’exécution. Elle ne saurait, en particulier, se prévaloir d’un retard quelconque
apporté à la livraison d’un matériel de rechange pour échapper aux pénalités
consécutives à une insuffisance de la fourniture, telles qu’elles sont
définies à l’article 10. 1.3.2. ENGAGEMENT DE TRAVAUX DE GARANTIE TOTALE Pour l’application de la clause de GARANTIE TOTALE, il est précisé
que les travaux de réparation ou de remplacement ne pourront être qu’après
accord du Client. Dans les circonstances nécessitant une réparation ou un remplacement
immédiat, le Client sera informé des travaux par l’Entreprise dès leur
exécution. Si, à l’occasion de travaux de gros entretien ou de renouvellement,
l’Entreprise se trouvait amener à devoir remplacer dans son ensemble un
matériel important, il devrait avant de procéder au dit remplacement en
aviser le Client afin de lui permettre d’examiner, en temps utiles, l’intérêt
qu’il pourrait y avoir, compte tenu de l’évolution de la technique, à substituer
aux appareils à remplacer des matériels de conception ou de capacité plus
grande, de façon à rendre plus rationnelle ou mieux adaptée aux
circonstances, la poursuite de l’exploitation, non seulement jusqu’à la fin
du marché d’exploitation, mais éventuellement au-delà de la date de son
expiration. Dans le cas ou la solution adoptée entraînerait à la charge de
l’Entreprise des obligations excédant celles auxquelles elle est
contractuellement tenue, il serait demandé une participation au Client, soit
procédé à un remaniement de la redevance P3 correspondante. 1.3.3. REPORT SUR LE LIVRET DE CHAUFFERIE Les travaux exécutés au titre de la GARANTIE TOTALE seront consignés
sur le livret de chaufferie. 1.3.4. REMISE DES INSTALLATIONS A L’EXPIRATION DU MARCHE A l’expiration du contrat l’Entreprise remettra au Client toutes les installations dont il avait la charge en état normal de service pour une durée de UN AN à dire d’expert choisi d’un commun accord. Pour établir son projet de contrat, l’entrepreneur a la faculté de visiter l’installation et d’effectuer des vérifications relatives à l’état de ses différents éléments. En fin de contrat, il doit restituer l’installation dans un état permettant son fonctionnement normal pendant un an à compter de l’expiration du contrat. A cette date, l’état peut faire l’objet d’un contrôle contradictoire. Un contrat avec garantie totale doit faire l’objet d’un suivi technique, comptable et financier. Cette tâche incombe au syndic dans le cas d’une copropriété. Lle modèle reproduit comporte à cet effet, en 1-3-2, des dispositions propres à assurer l’information du client. Elles sont complétées par le report au livret de chaufferie. Les informations fournies permettent au client, si bon lui semble, de faire procéder à l’estimation par un spécialiste du coût des fournitures et prestations fournies par l’entreprise. Utilisée prudemment, cette estimation permet d’apprécier l’intérêt financier de l’opération. Pour autant, notamment dans le cas d’une copropriété, on doit reconnaître que son intérêt primordial est d’assurer la permanence et la qualité du service. Sur le plan financier, le contrôle vise essentiellement à vérifier que la redevance annuelle forfaitaire n’est pas excessive. Certains contrats imposent à l’entreprise de préciser le coût des travaux effectués, marge bénéficiaire incluse. Ce sont alors ces coûts qui peuvent être contrôlés. Sur le plan comptable, la redevance annuelle forfaitaire doit faire l’objet d’un traitement spécifique. En particulier, elle ne peut pas être incluse dans les charges locatives récupérables auprès des locataires de lots relevant du régime légal des baux d’habitation. Elle peut aussi faire l’objet de dispositions fiscales particulières. Bien que couvrant en partie des travaux, la redevance forfaitaire annuelle doit être incluse distinctement dans le budget prévisionnel. Elle est assimilée à une charge de maintenance par l’article 45 du décret. Le carnet d’entretien doit comporter un état du suivi de ces opérations avec les indications permettant l’accès rapide aux documents justificatifs. L’intention était louable. Il n’est pas certain que la réalisation est à la hauteur du projet. Elle constitue néanmoins un premier pas. A tort ou à raison, la lecture du décret laisse le sentiment d’un relatif défaut de préparation, mais surtout d’une information insuffisante auprès des praticiens dont beaucoup n’avaient pas attendu les prescriptions légales pour établir, pour chaque immeuble géré, une documentation permanente de grande qualité. Cette documentation est constituée le plus souvent en un fichier d’immeuble dont les éléments sont dissociables à la demande. La partie « assurances » est déjà constituée et peut comporter certaines données précieuses, comme les superficies retenues pour l’établissement des polices et les clauses particulières attachées à certaines caractéristiques techniques de l’immeuble. N’omettons pas ici l’enregistrement des oppositions à paiement d’indemnités formulées par des préteurs de deniers et autres créanciers inscrits. Ces oppositions sont soumises à l’obligation de confidentialité mais l’informatique permet de les masquer en cas de diffusion du fichier. On peut espérer que les syndics pourront exploiter les travaux déjà réalisés dans ce domaine et conserveront la liberté de faire mieux encore que ce qui est exigé, tout en demeurant prudents en ce qui concerne la diffusion aux tiers des données saisies. |
Mise à jour |