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5 / 1.2.1 Le syndic et les travaux d’entretien ou d’amélioration II. gestion des services
collectifs VII. le
rôle de conseil du syndic VIII. le
syndic et les décisions de l’assemblée C’est avec une certaine légèreté qu’on a écrit que le syndic est un « prescripteur prépondérant « ! Mandataire social du syndicat des copropriétaires, le syndic est investi par la loi du 10 juillet 1965 de différentes obligations et des pouvoirs lui permettant de les remplir. Ce mécanisme est strictement encadré par le statut, le règlement de copropriété et les décisions d’assemblées. Le syndic ne dispose d’un véritable pouvoir d’initiative qu’en cas d’urgence caractérisée. Même dans ce cas, ses prérogatives sont réglementées dès lors qu’il a pris les mesures de sauvegarde immédiate. Pour ce qui est des travaux d’entretien et d’amélioration, l’inventaire des missions du syndic peut être dressé rapidement : · représentation légale du syndicat qui comporte la signature des contrats divers passés par le syndicat et des ordres de services · administration de l’immeuble et gestion des services collectifs · conservation de l’immeuble. Elle incombe au syndicat (article L 14) mais l’article L 18 commande au syndic d’y pourvoir. À côté de la conservation juridique, elle s’entend bien entendu de la conservation technique. · garde de l’immeuble. Ici encore l’expression a un double sens juridique et technique. · entretien de l’immeuble : il s’entend aussi bien de l’entretien de propreté que de l’entretien technique. · Plus généralement, il est chargé d’exécuter et mettre en œuvre les décisions prises par l’assemblée générale, notamment en ce qui concerne les travaux importants, qu’il s’agisse d’entretien ou d’amélioration La mission du syndic est ici déterminée par la consistance du bâtiment et la nature de ses éléments d’équipement collectifs. Il doit veiller au maintien en bon état d’usage et de jouissance toutes les parties communes de l’immeuble et les éléments d’équipement. Sa mission ne s’étend pas aux parties privatives mais, de fait, elle les concerne directement. La jouissance d’un appartement est gravement affectée s’il est victime d’infiltrations d’eau en provenance de la toiture commune. Il en est de même si son chauffage correct n’est pas assuré par l’installation collective. Ses actions peuvent être directes ou indirectes. Il peut ordonner la réparation immédiate d’une fuite ou d’un ascenseur en panne. Mais des travaux lourds de conservation exigent la consultation de l’assemblée générale. Sa mission est remplie dès qu’il a informé le conseil syndical de la nécessité d’un ravalement et inscrit la question à l’ordre du jour d’une assemblée. Elle s’étend à la nécessité d’une information correcte des copropriétaires et à la présentation éventuelle d’un dossier technique. Sa responsabilité n’est pas engagée si l’assemblée refuse d’effectuer les travaux qu’il a suggérés. Nous verrons plus loin qu’il est doté de prérogatives particulières en cas d’urgence. C’est le cas par exemple si une souche de cheminée s’écroule sur la voie publique. II. gestion des services collectifs Rappelons d’abord que les services collectifs s’entendent ici · des prestations de confort apportées par les éléments d’équipement. L’installation de chaufferie est un élément d’équipement. Le chauffage des locaux est un service collectif. · des prestations de confort apportées par des personnels salariés ou des prestataires de services identiques. Le gardiennage de l’immeuble est un service collectif. Les prestations obligatoires sont également déterminées par le nombre et la nature des services existants et prévus dans le règlement de copropriété ou créés par une décision d’assemblée. Elles relèvent en partie de l’administration lorsqu’il s’agit de l’établissement et de la souscription des contrats d’entretien ou d’exploitation opportuns ou réglementairement imposés. Dans ce domaine le syndic n’a pas le libre choix des prestataires de services à moins qu’il ne lui ait été délégué par une décision de l’assemblée, au moins pour certains d’entre eux. Mais le contrôle de la bonne exécution des prestations contractuelles est de son ressort. Il y pourvoit à sa convenance, dès lors qu’il est effectué de manière suffisante. L’entretien technique de l’immeuble est préventif ou correctif (ou réparateur : néologisme admis au même titre qu’en chirurgie). L’entretien préventif est caractérisé par l’inventaire des parties à vérifier et l’organisation cohérente de contrôles périodiques accompagnés, dans la mesure du possible, d’interventions immédiates (par exemple la fixation de couvre-joints décloués sur une toiture ). Son coût souvent modeste est compensé par des économies substantielles. L’entretien correctif est, pour partie, rendu nécessaire par le défaut d’entretien préventif. Les conséquences d’un désordre peuvent se présenter immédiatement sous la forme de dégradations significatives (dégâts d’eau). Plus souvent le désordre entraîne une simple gêne ou fait apparaître un risque non imminent de dégradation. Il peut encore s’agir simplement de désagréments esthétiques. Le syndic peut et doit y remédier dans les meilleurs délais et il dispose à cet égard d’une large autonomie. Elle trouve ses limites lorsque les réparations s’avèrent plus importantes que celles prévues. Le bon entretien de l’immeuble est un facteur de jouissance agréable mais aussi un facteur de valorisation souvent mésestimé. Il est perçu sous les formes les plus modestes (mise à jour des étiquettes de boîtes à lettres). Il peut se faire qu’une dégradation importante survienne de manière imprévisible et génère des risques graves pour la sécurité des personnes et la conservation de l’immeuble. Il est impossible d’attendre la tenue d’une assemblée générale pour prendre les mesures nécessaires. Le syndic est alors investi d’un pouvoir propre de décision (article D 37) lui permettant de faire procéder, de sa propre initiative, à l’exécution des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble (bâchage d’une couverture par exemple ou pose d’étais par exemple). Il en informe les copropriétaires et peut effectuer un appel de fonds spécial après avis du conseil syndical. Ceci étant fait, il doit convoquer une assemblée générale appelée à prendre les décisions adéquates. Il peut sans aucun doute se faire assister d’un technicien qualifié à cette occasion, notamment pour la pose d’étais. Mais l’autonomie du syndic est alors passagère et il ne doit pas l’oublier. L’entretien des parties communes et des éléments d’équipement ne se limite pas à des réparations occasionnelles. Un excellent entretien ne peut éviter finalement les effets du vieillissement. Tout au plus peut-il en retarder les manifestations. Il est alors nécessaire, selon les cas, de ravaler une façade, de remplacer totalement ou partiellement des éléments d’une installation de chauffage ou d’une machinerie d’ascenseur. Il peut encore s’agir, sans modification substantielle de l’installation, d’une mise en conformité avec des normes nouvelles de sécurité. Le rôle du syndic est alors de provoquer les décisions d’assemblée relatives à l’étude de l’opération puis à sa réalisation effective. Il est généralement assisté des techniciens spécialisés (architecte, ingénieur, etc. ). Le conseil syndical est tenu informé de l’évolution des études. Des réunions avec le syndic et le technicien sont toujours souhaitables. Le syndic doit fournir aux copropriétaires des informations sur les modalités possibles de réalisation et de financement des travaux. La décision d’exécution étant prise, le syndic est chargé de sa mise en œuvre. La gestion prévisionnelle de l’entretien lourd est souhaitable. Elle comporte, pour une période donnée, la réalisation d’un diagnostic de l’état de l’immeuble effectué par un homme de l’art, d’une liste de travaux prévisibles sur la période (en général cinq ans) et la détermination de l’ordre souhaitable des réalisations en fonction de l’urgence et de la cohérence technique (ne pas repeindre une cage d’escalier avant de remplacer la trémie de l’ascenseur). La constitution progressive de provisions sur travaux futurs accompagne heureusement une opération de gestion prévisionnelle pour en faciliter le financement. Le régime prévu par la loi du 28 juin 1938 condamnait les immeubles en copropriété au remplacement à l’identique des parties dégradées et éléments d’équipement vétustes, sauf décision unanime permettant une modification. L’une des raisons d’être de la loi du 10 juillet 1965 a été de remédier à cette incapacité juridique. Pour autant le législateur n’a pas indiqué ce qu’est une amélioration. Cette omission a été critiquée mais on s’est aperçu par la suite qu’elle permettait à la jurisprudence de remédier à certaines difficultés imprévues en 1965 en affirmant par exemple de manière dogmatique que le remplacement techniquement impossible d’un chauffage central à air chaud (type Michel Perret) par des chaudières à gaz individuelles constituait une amélioration pouvant être décidée majoritairement. Il n’en reste pas moins qu’une véritable amélioration de l’immeuble est la création d’un ascenseur lorsqu’il n’en est pas pourvu. C’est le type de cas dans lequel les travaux « apportent des éléments supplémentaires de confort et d’habitabilité par rapport aux aménagements préexistants et procurent de ce fait une valorisation certaine de l’immeuble » (Jurisclasseur copropriété fascicule 94). La frontière entre travaux d’entretien et travaux d’amélioration est plus difficile à fixer lorsque des travaux de remplacement sont accompagnés du recours à des matériaux ou appareils plus performants alors que le remplacement à l’identique demeure possible. Les hypothèses de ce genre se raréfient et les modernisations à l’occasion de travaux d’entretien importants sont le plus fréquemment admises. L’évolution des mœurs, la généralisation nécessaire des mesures de sécurité, la nécessité des économies d’énergie ont également incité le législateur à mettre au rang des travaux d’entretien des opérations considérées comme améliorations en 1965. A cet égard comme à d’autres, on peut parler de la relativité dans le temps des règles de la copropriété. Dans ce domaine, le rôle du syndic est identique à celui qu’il doit jouer à l’occasion des travaux d’entretien, réserve faite de certaines dispositions propres aux travaux d’amélioration à proprement parler : · participation différée de la contribution financière des opposants · autorisation de travaux d’amélioration réalisés par certains copropriétaires à leurs propres frais · organisation juridique de la contribution financière aux frais des améliorations VII. le rôle de conseil du syndic Cet aspect de l’étude concerne les syndics professionnels, spécifiquement tenus d’une obligation de conseil. A ce titre ils doivent informer les copropriétaires de leurs obligations relatives à l’entretien de l’immeuble et les mettre en mesure de s’y conformer dans les meilleures conditions. Notre propos est de surpasser le caractère obligatoire de la fonction de conseil en évoquant les bienfaits d’une relation de confiance entre les copropriétaires, membres ou non du conseil syndical et le syndic, groupe auquel il faut joindre si possible l’architecte du syndicat qui, sans être en charge des menues réparations, est périodiquement consulté et chargé de travaux significatifs. Il est évident que l’existence d’une telle relation est un gage de bonne gestion, même quand elle est perturbée par un contestataire opiniâtre, dès lors qu’il demeure seul ou presque. Un bon architecte d’entretien peut tout à la fois exprimer les possibilités et les contraintes techniques et s’imprégner des vœux et des empêchements, financiers ou autres, des copropriétaires pour enfin présenter une synthèse harmonieuse de tous ces facteurs. Ajoutons des entrepreneurs sérieux et qualifiés. Le syndic est alors pour de bon un prescripteur privilégié, sinon prépondérant. VIII. le syndic et les décisions de l’assemblée Le syndic doit encore veiller à l’effectivité des décisions de l’assemblée générale tendant à l’exécution de travaux. Elles ne doivent pas être limitées à la décision d’exécution. Il est nécessaire de préciser les modalités de préfinancement et tout particulièrement celles de la répartition des coûts entre les copropriétaires. On doit donc y trouver : La définition des travaux à exécuter, généralement par référence au descriptif établi pour l’étude préalable La désignation des entreprises choisies pour chaque lot du chantier Les références des devis acceptés et les montants ttc correspondants La ou les clés de répartition à utiliser pour les appels de préfinancement et l’apurement définitif du compte Les dates et montants des appels de provision à effectuer ainsi que leur affectation s’il y a lieu. Les différentes tranches d’exécution, notamment si elles s’étendent sur plusieurs exercices. La désignation complémentaire du maître d’œuvre lorsqu’il a été désigné dans un premier temps pour la seule phase d’étude et le montant ou le mode prévu de ses honoraires La désignation des autres intervenants s’il y a lieu (coordonnateur SPS, ingénieur d’études, etc.) et leur rémunération La souscription d’une assurance dommage ouvrage et son coût Le montant global du crédit ouvert (ttc) par l’assemblée générale, qui peut comprendre en outre un crédit pour imprévus. Dans ce cas la décision doit préciser les modalités d’utilisation de ce crédit et, généralement, comporter une délégation spécifique au profit du conseil syndical. La décision peut encore comporter une référence explicite à un cadre juridique comme, par exemple, le protocole de la Ville de Paris en matière de ravalement. Nous avons évoqué une décision. Dans la pratique il peut être nécessaire de prévoir plusieurs scrutins. Mais le syndic doit veiller à la cohérence de ces scrutins. Certaines questions doivent être constituées en blocs. Il n’est pas possible de faire choix d’une entreprise en imposant une autre méthode technique ou un coût autre que prévu à son devis.. Nous avons dressé un tableau exhaustif du contenu d’une décision d’exécution de travaux. Dans de nombreux cas, les décisions nécessaires sont plus simples. Mais le syndic doit savoir que l’omission des modalités de préfinancement, en ce compris la clé de répartition, offre à tout contestataire la possibilité d’un refus de paiement fondé sur le non-respect des dispositions de l’article L 14-2 qui précisent que « les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l’assemblée générale ». |
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