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CHARTE

 

Ne sont autorisées que
 1) les reproductions et copies réservées à l’usage privé, non commercial du copiste à l’exclusion de toute utilisation collective

2) les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration

3) l’insertion d’extraits dans un ouvrage de formation

associées, pour 2) et 3) à la citation du site

 

 

3 / 6.3

Procès-verbal d’assemblée (2) Version minimale imposée
Assemblée générale annuelle (dite ordinaire)

 

 

L’article 17 du décret du 17 mars 1967, modifié par décret n°2004-479 du 27 mai 2004 art. 11, est ainsi conçu en ses trois premiers alinéas .

« Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Lorsque le registre est tenu sous forme électronique, ces signatures sont établies conformément au deuxième alinéa de l'article 1316-4 du code civil.

« Le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.

« Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions. »

 

Il faut et il suffit que, dans sa version signée impérativement avant la clôture de l’assemblée, qu’il soit conforme aux prescriptions de l’alinéa 2. Le modèle présenté ci-dessous est conforme aux dites prescriptions. Il comporte même en outre les informations fournies en 10, 11 et 12.

Cette version correspond aux textes en caractères noirs.

Il est possible d’enrichir le procès-verbal, sous réserve de ne pas porter atteinte à la version signée avant la clôture de l’assemblée. Ces enrichissements, que l’on retrouve en 3 / 6.2 dans la version définitive, figurent ci-dessous en caractères de colorés.

Il est facile d’établir à l’avance une matrice imposée du procès-verbal et de la compléter, voire la modifier (amendements) en cours d’assemblée. Toutefois, il est certain qu’un logiciel de traitement de texte est plus souple qu’un logiciel dit « d’assemblée ».

 

 

I.          procès verbal

 

Les titres hiérarchisés marquent les différentes parties du procès-verbal sans faire partie de son texte, sauf pour la numérotation des questions traitées

 

 

A.        identification de l’assemblée

 

SYNDICAT DES COPROPRIÉTAIRES 3 rue de la rivière

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DU 15 MAI 2009

PROCÈS VERBAL

 

B.        avant désignation du président

Les copropriétaires de l’immeuble sis à Paris 3 rue de la Rivière 75015 se sont réunis en assemblée générale le 15 mai 2009 à 18 heures en les bureaux de la Société X, 41 rue de la Liberté à Paris 15e, syndic de la copropriété, auteur de la convocation.

M. Gérant, représentant la Société X, remplit en début de séance les fonctions de secrétaire provisoire et dépose sur le bureau de l'assemblée le règlement de copropriété de l'immeuble, les justificatifs des convocations adressées aux copropriétaires, les pièces annexées à la convocation, la feuille de présence et autres documents ou pièces nécessaires au déroulement de l'assemblée.

Dans le présent procès verbal, sauf mention particulière propre à chaque résolution, les décisions ont été prises à l'unanimité des copropriétaires présents ou représentés.

 

ART 42 DE LA LOI DU 10 JUILLET 1965    Les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de nullité, être introduites par les copropriétaires  opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification des dites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic, dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l'assemblée générale. Sauf en cas d'urgence, l'exécution par le syndic des travaux décidés par l'assemblée générale, en application des articles 25 et 26, est suspendue jusqu'à l'expiration du délai mentionné à la première phrase du présent alinéa.

Le droit de contestation ne peut être exercé que par la voie judiciaire. Si vous n'entendez pas contester judiciairement les décisions notifiées, veuillez retourner au syndic la déclaration de renonciation jointe afin de permettre leur mise en œuvre sans délai.

 

1.         COMPOSITION DE L'ASSEMBLÉE :

M. Gérant indique qu’il résulte de la feuille de présence que 9 copropriétaires sont présents ou représentés, représentant  720 voix /.1000.

Sont absents et non représentés Mesdames ou Messieurs : Dubois (88), Durand (78), SCI Tetra (114), représentant 280 voix / 1000.

Il invite les copropriétaires à désigner le président de l’assemblée.

2.         PRÉSIDENCE DE L’ASSEMBLÉE

L’assemblée, appelée à voter sur la candidature unique de M. Antar, le désigne à l’unanimité en qualité de président.

Celui ci déclare la séance ouverte à 18 h 15.

 

C.        après désignation du président (formalités)

 

1.         désignation des scrutateurs

Le président rappelle qu’il convient également de procéder à la désignation de deux scrutateurs. Les candidatures de Madame Huot et de Monsieur Lure sont successivement soumises à l’assemblée.

Madame Huot est désignée comme scrutateur à l’unanimité.

Monsieur Lure est désigné comme scrutateur à l’unanimité.

2.         SECRÉTARIAT DE L’ASSEMBLÉE

Le président indique que, sauf décision contraire de l’assemblée, Monsieur Gérant, représentant la société X, syndic, assurera le secrétariat de l’assemblée. Cette proposition est acceptée à l’unanimité.

3.         vérification de la feuille de présence

[Note JPM : Ajout d’une hiérarchisation sans modification du texte]

Le président procède à la vérification de la feuille de présence et confirme les indications données par le syndic, relatives à la composition de l’assemblée. La vérification des justificatifs postaux établit que les convocations ont été adressées à tous les copropriétaires par plis recommandés avec avis de réception le 17 avril 2009. Le dossier de l’assemblée comporte 11 accusés de réception et 1 pli non réclamé (SCI Tétra).

 

Le président rappelle l’ordre du jour figurant dans la convocation et propose à l’assemblée de passer immédiatement à l’examen des différentes questions.

 

D.        examen des questions figurant à l’ordre du jour

 

1.         VÉRIFICATION DES COMPTES DE L’EXERCICE 2008:

Le président invite Monsieur Erard, président du conseil syndical, à commenter le rapport qui a été joint à la convocation. Après débat, il met aux voix la résolution suivante :

« L’assemblée, connaissance prise des états comptables joints à la convocation et des observations du conseil syndical, approuve les comptes présentés par le syndic au titre de l’exercice 2008 tant en ce qui concerne les charges qu’en ce qui concerne la répartition qui en a été faite »

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

 

2.         QUITUS AU SYNDIC :

Le président indique que le conseil syndical propose à l’assemblée d’accorder au syndic le quitus pour sa gestion jusqu’au 31 décembre 2008. Après débat il met aux voix la résolution suivante :

« L’assemblée donne au syndic quitus plein et entier de sa gestion pour l’exercice arrêté au 31 décembre 2008 ».

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

 

3.         désignation du syndic

Le président rappelle que la durée du mandat de syndic du Cabinet X court jusqu’au jusqu’au 30 juin 2009. Il est proposé à l’assemblée de le désigner de nouveau pour une durée d’une année courant du 1er juillet 2009 au 30 juin 2010, dans les conditions prévues par le projet de contrat notifié avec la convocation.

Le syndicat étant titulaire d’un compte bancaire séparé, il n’y a pas lieu de délibérer sur la dispense visée par l’article 29-1 du décret du 17 mars 1967.

Le président, après débat, met aux voix la résolution suivante :

« L’assemblée renouvelle le mandat du Cabinet X en qualité de syndic pour une durée d’une année courant du 1er juillet 2009 au 30 juin 2010. Elle fixe à 3 700 euros hors taxes, soit 4425,20 € ttc sa rémunération au titre de la gestion courante pour la même période.

« Elle approuve le projet de contrat présenté, incluant  le barème des honoraires exceptionnels et désigne M. Erard pour le signer »

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

 

4.         délégation au conseil syndical

Le président indique que les membres du conseil syndical ont été désignés pour une durée courant jusqu’à la date de la prochaine assemblée annuelle devant être tenue avant le 30 juin 2010. Il est toutefois nécessaire de renouveler sa délégation de décision de dépenses et d’en préciser l’objet pour le respect de l’article 21 du décret de 1967. Le conseil syndical propose de déterminer ainsi l’objet de cette délégation : « toutes décisions relatives aux mesures et travaux urgents de sauvegarde ou maintenance de l’immeuble en ses parties, services ou équipements communs rendues nécessaires par un événement  exigeant une intervention immédiate ».

Le président, après débat, met aux voix la résolution suivante :

« L’assemblée renouvelle la délégation permanente donnée au conseil syndical à l’effet de prendre toutes décisions relatives aux mesures et travaux urgents de sauvegarde ou maintenance de l’immeuble en ses parties, services ou équipements communs rendues nécessaires par un événement  exigeant une intervention immédiate. Elle fixe à 1 500 euros ht, le plafond de cette délégation. Ce plafond s’appliquera pour chaque intervention sans que le cumul des engagements puisse dépasser 4 500 euros ht pour un exercice. »

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

 

5.         BUDGET PRÉVISIONNEL de l’EXERCICE 2009 en cours:

Le syndic rappelle que l’assemblée du 11 avril 2008 a fixé à 34 500 euros, le montant du budget prévisionnel 2009, avec possibilité d’actualisation lors de l’assemblée annuelle tenue en 2009. Les propositions d’actualisation ont été jointes à la convocation. Après débat, le président met aux voix la résolution suivante :

« L’assemblée décide de porter à 35.500 euros le montant du budget prévisionnel 2009 par augmentation du poste assurances (+ 200 euros) et création d’une rubrique "contentieux" (800 euros). En conséquence les appels provisionnels des 1er juillet et 1er octobre 2009 seront portés à 17 750 euros chacun au lieu de 17 250 »

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

 

6.         BUDGET PRÉVISIONNEL de l’EXERCICE 2010

M. Erard expose qu’en accord avec le conseil syndical, le syndic a proposé de fixer à 37 500 euros le montant du budget prévisionnel 2010 avec faculté d’actualisation lors de l’assemblée annuelle qui sera réunie en 2010.

Le président, après débat, met aux voix la résolution suivante :

« L’assemblée décide de fixer à 37 500 euros le budget prévisionnel de l’exercice 2010 avec faculté d’actualisation lors de l’assemblée annuelle qui sera tenue en 2010. Elle fixe donc à 9 375 euros le montant de chacun des quatre appels provisionnels de 2010, réserve faite des modifications qui pourront être apportées au budget lors de la prochaine assemblée annuelle en 2010 »

Cette résolution est adoptée par tous les copropriétaires présents ou représentés à l’exclusion de M. Baret (45 voix) qui vote contre (soit 675 voix pour).

 

7.         reserve DE TRÉSORERIE

M. Erard rappelle que le montant actuel du « fonds de roulement » est de 2 286,74 euros. Le conseil syndical propose de le porter à 2 500 euros dans un souci de cohérence comptable. Ce montant est inférieur au plafond réglementaire égal à un sixième du budget prévisionnel.

Le président, après débat, met aux voix la résolution suivante :

« L’assemblée décide de porter le montant de la réserve de trésorerie  à 2 500 euros. Le syndic effectuera un appel complémentaire à ce titre de 213,26 euros le 1er octobre 2009 »

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

 

8.         TRAVAUX de mise en SÉCURITÉ ÉLECTRIQUE

Le syndic expose que plusieurs incidents récents l’ont incité à proposer au conseil syndical de faire réaliser un diagnostic de sécurité électrique des services généraux par un organisme habilité. La synthèse de ce diagnostic a été jointe à la convocation. Elle fait apparaître la nécessité de travaux urgents.

M. Erard indique que le conseil a reçu communication des trois devis joints à la convocation et propose l’adoption du devis de la société Y qui est le seul à comporter l’ensemble des prescriptions du rapport. Le coût des travaux est de 4 270 euros ttc. Il convient de prévoir en sus

·      le coût des travaux de peinture rendus nécessaires par les travaux d’électricité (550 euros) selon devis de l’entreprise Z.

·      le coût du contrôle préalable (175 euros)

·      les honoraires de travaux du syndic qui être fixés par une décision de l’assemblée générale en vertu de  l’article 18-1 A nouveau de la loi du 10 juillet 1965, créé par l’article 17 de la loi n°2009-323 du 25 mars 2009. Il est proposé d’en effectuer le calcul au taux de 2 % ttc sur le montant ttc du coût des travaux soit 96,40 arrondis à 97 €.

soit un montant total de 5 092 arrondi à 5 100 euros.

Le président, après débat, met aux voix la résolution suivante, qui fera, s’il y a lieu, l’objet de votes successifs pour chacune des entreprises :

« L’assemblée décide de faire exécuter les travaux de mise en sécurité des circuits électriques des services généraux par l’entreprise Y et les travaux de peinture par l’entreprise Z conformément aux devis présentés et ouvre à cet effet un crédit total de 5 100  euros savoir :

              Travaux électricité Ets Y                                         4 270

              Travaux remise en peinture Ets Z                               550

              Frais de contrôle                                                         175

              Honoraires du syndic suivant contrat                            97

A cet effet le syndic appellera deux provisions de 2 550 euros chacune les 1er juillet et 1er octobre 2009 (rubrique charges communes générales).

Ces travaux seront effectués dans la seconde quinzaine de septembre 2009. »

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

 

9.         autorisation au syndic d’agir en justice

Le syndic rappelle que M. P, propriétaire de l’immeuble voisin (5 rue de la Rivière) refuse de contribuer aux frais de réfection du mur séparatif qui est mitoyen. Ces travaux, d’un coût total de 7 000 euros ont été votés, pour la quote-part du syndicat, lors de l’assemblée de 2007. Ils doivent être effectués avant l’hiver.

Le président, après débat, met aux voix le projet de résolution joint à la convocation :

« L’assemblée donne autorisation au syndic d’engager la procédure préconisée par Maître R , avocat du syndicat, à l’encontre de M. P, propriétaire de l’immeuble 5 rue de la Rivière et de toutes autres personnes de son chef, pour permettre l’exécution des travaux d’entretien du mur mitoyen séparatif des deux immeubles et obtenir le paiement par M. P de sa quote-part des travaux. »

Cette décision est adoptée à l’unanimité

 

10.      traitement des demandes d’inscription à l’ordre du jour

Le syndic donne lecture de l’article 10 modifié du décret du 17 mars 1967. Il n’est désormais plus possible de demander dans les six jours de la réception de la convocation l’inscription d’une question à l’ordre du jour. Les copropriétaires peuvent à tout moment de l’exercice demander l’inscription d’une question. Pour des raisons purement pratiques, il est toutefois nécessaire de considérer que les demandes doivent lui parvenir au plus tard un mois avant la date prévue pour l’assemblée, qui a généralement lieu en avril.

M. Erard indique que le conseil syndical a demandé au syndic de joindre une circulaire précisant les conditions dans lesquelles ce nouveau texte peut être utilisé. Il sera recommandé en particulier d’établir les demandes en cours d’exercice et d’en communiquer copie au conseil syndical.

Le président indique qu’en l’état il n’y a pas lieu pour l’assemblée d’émettre un vote sur ce point.

 

11.      rappel de décisions antérieures (information)

Le président rappelle que le syndicat a décidé en 1992 qu’à l’occasion de chaque assemblée annuelle, il sera fait mention en fin de procès verbal de certaines décisions antérieures demeurant en cours de validité. à l’intention notamment des nouveaux acquéreurs. Ces décisions sont les suivantes :

a)         Conseil syndical

L’assemblée du 11 avril 2008 a désigné en qualité de membres du conseil syndical Mme Huot, M. Erard et M. Lure, pour une durée courant jusqu'à la date de l’assemblée annuelle de 2010. M. Erard en est le président.

b)         Consultation individuelle des pièces comptables (art L 18-1

La même assemblée a fixé au dernier jeudi précédant l’assemblée le jour de consultation individuelle des pièces comptables sur rendez-vous à convenir avec le syndic.

c)         Seuil de consultation du conseil syndical (art L 21 al. 2)

La même assemblée a fixé à 900 euros ht le seuil des montants des devis et marchés au-delà duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire.

d)         Seuil de mise en concurrence

La même assemblée a fixé à 3 000 euros ht le seuil des montants des devis et marchés au-delà duquel une mise en concurrence est exigée.

e)         Provision pour travaux futurs

La même assemblée a décidé de constituer une provision pour travaux futurs au moyen d’appels provisionnels trimestriels de 475 euros soit 1900 euros par exercice. Les fonds sont placés sur un compte ouvert au Crédit de la copropriété. La provision en cours est destinée à une réfection partielle de couverture.

 

12.      QUESTIONS DIVERSES :

Le syndic indique que l’article 13 modifié du décret du 17 septembre 1967 dispose que l’assemblée « peut, en outre, examiner sans effet décisoire toutes questions non inscrites à l’ordre du jour ». Ce texte permet d’examiner des questions relevant des pouvoirs courants du syndic et demander l’étude gratuite d’opérations ou travaux éventuels.

M. Baret signale les disfonctionnements fréquents de la gâche électrique de la porte sur rue. Celle ci sera vérifiée.

 

E.        clôture de l’assemblée

 

L’ordre du jour étant épuisé, la séance a été levée à 20 heures après signature du présent procès-verbal et de la feuille de présence par le président, les scrutateurs et le secrétaire.

 

LE PRÉSIDENT             LES SCRUTATEURS              LE SECRÉTAIRE

 

 

 

II.         commentaires

 

Le texte des points 10, 11 et 12 est maintenu parce qu’il comporte des informations.

 

 

 

 

Mise à jour

19/01/2010