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Convocation en assemblée générale (1)

 

 

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Le modèle présenté est celui d’une convocation pour une assemblée générale annuelle. Il tient compte des dispositions du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 27 mai 2004, et des modifications apportées par les textes relatifs à la comptabilité des syndicats de copropriétaires pour la présentation des états de fin d’exercice.

Nous rappelons que le délai de convocation a été porté à 21 jours (article 9 du décret modifié par le décret n°2007-285 du 1 mars 2007 art. 1.

 

Et qu’au sujet de la détermination des honoraires sur travaux du syndic  l’article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 Créé par LOI n°2009-323 du 25 mars 2009 - art. 17 est ainsi conçu :

« Seuls les travaux mentionnés à l’article 14-2 et votés par l’assemblée générale des copropriétaires en application des articles 24, 25, 26, 26-3 et 30 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques au profit du syndic. Ces honoraires sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés, aux mêmes règles de majorité. »

 

Il nous apparaît souhaitable d’insérer dans la convocation un projet de résolution pour chacune des questions inscrites. Il est ainsi possible de préparer une matrice de procès verbal conforme à l’ordre du jour. Ces résolutions sont bien entendu amendables et le procès verbal devra être modifié en conséquence.

Nous avons retenu également l’option consistant à rappeler dans l’ordre du jour puis dans le procès verbal des décisions antérieurement prises par l’assemblée. Il est inutile de porter chaque année certaines questions comme celle relative au seuil de consultation du conseil syndical. Il est bon par contre de rappeler le contenu de la décision en vigueur, notamment à l’intention des acquéreurs.

Ces questions peuvent être portées à l’ordre du jour d’une assemblée ultérieure s’il paraît opportun de les modifier. Certaines doivent l’être par l’effet de la loi. Ainsi pour la composition du conseil syndical.

 

I.          lettre de convocation

 

Nous avons l’honneur de vous prier de bien vouloir assister à l’assemblée générale annuelle du syndicat des copropriétaires de l’immeuble sis à Paris 3 rue de la Rivière qui aura lieu le 15 mai 2009 à 18 heures en nos bureaux 41 rue de la Liberté 75015 Paris,

afin de délibérer sur l’ordre du jour figurant ci après.

Si vous ne pouvez assister à cette réunion, vous avez la faculté de vous y faire représenter par un mandataire muni du pouvoir que vous trouverez joint à la présente. Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, membre ou non du syndicat. Le syndic et ses préposés ne peuvent être choisis comme mandataires. Un mandataire peut recevoir trois pouvoirs, ou plus si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 5%  des voix du syndicat.

Les copropriétaires peuvent, à titre individuel, consulter les pièces justificatives des charges le dernier jeudi précédant l’assemblée le jour de consultation individuelle des pièces comptables sur rendez-vous à convenir avec le syndic (art. 18-1 de la loi du 10 juillet 1965).

Vous trouverez également ci dessous la liste des pièces jointes à la présente convocation.

 

II.         Ordre du jour et projets de résolutions :

a)             désignation du président  (majorité art. 24)

Projet de résolution :

« L’assemblée désigne               en qualité de président(e)

b)         désignation des scrutateurs  (majorité art. 24)

Projet de résolution :

« L’assemblée désigne               en qualité de scrutateur »

 

Note JPM : Il convient de vérifier le nombre de scrutateurs éventuellement imposé par le règlement de copropriété et de réaliser autant de scrutins que de postes à pourvoir. Si le règlement de copropriété est muet, il faut désigner deux scrutateurs au moins, sauf à constater l’absence de candidature pour le second poste.

 

c)         secrétariat de l’assemblée  (majorité art. 24)

Projet de résolution :

« L’assemblée désigne M. Gérant (Société X, syndic)  en qualité de secrétaire »

A défaut :

« L’assemblée désigne             en qualité de secrétaire

 

Note JPM : L’article 15 du décret précise à ce sujet « Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l'assemblée générale ». Par prudence, les syndics prévoient opportunément l’inscription sur ce point. Dans la pratique, un vote n’est nécessaire que lorsqu’un ou plusieurs participants présente(nt) leur candidature à cette fonction. Le premier vote porte sur l’application ou non du principe de la désignation du syndic. Si elle recueille la majorité, le poste est pourvu et il n’y a pas lieu de voter sur la ou les candidature(s) présentée(s).

 

d)         vérification des comptes  de l’exercice 2008  (majorité art. 24)

Projet de résolution

« L’assemblée, connaissance prise des états comptables joints à la convocation et des observations du conseil syndical, approuve les comptes présentés par le syndic au titre de l’exercice 2008 tant en ce qui concerne les charges qu’en ce qui concerne la répartition qui en a été faite »

Le cas échéant : « Cette approbation est assortie des réserves suivantes : …

 

Note JPM : La rectification éventuelle du budget prévisionnel de l’exercice en cours et l’adoption du budget prévisionnel de l’exercice suivant font l’objet ci-dessous de questions distinctes.

 

e)         quitus au syndic  (majorité art. 24)

Projet de résolution

« L’assemblée donne au syndic quitus plein et entier de sa gestion pour l’exercice arrêté au 31 décembre 2008 ».

Le cas échéant : « Cette approbation est assortie des réserves suivantes : …

 

f)         désignation du syndic  (majorité art. 25)

Le projet de résolution 1 doit toujours être utilisé.

Le projet de résolution 2 doit être utilisé lorsque l’assemblée est en outre appelée à délibérer et voter sur la dispense d’ouverture d’un compte bancaire au nom du syndicat (voir les précisions complémentaires ci dessous)

 

Projet de résolution 1 :

 « L’assemblée désigne à nouveau le Cabinet X en qualité de syndic pour une durée courant jusqu’au 30 juin 2010 et fixe à 3 700 euros hors taxes (4 225.20 € ttc) sa rémunération au titre de la gestion courante pour la période du 1er juillet 2009 au 30 juin 2010. [le barème des honoraires exceptionnels demeurant inchangé].

Elle approuve le projet de contrat, incluant le barème des honoraires exceptionnels, présenté par le syndic et désigne M. Erard pour le signer ».

 

Note JPM : Nous contestons la notion de contrat de mandat du syndic. Mais l’article 29 du décret demeure en place, faute d’avoir été contesté. La prudence juridique, la confusion qui règne à ce sujet et l’état de la jurisprudence commandaient une modification du projet de résolution. Nous avons pris le soin de faire apparaître clairement les modifications apportées.

Le projet de résolution comporte ainsi la collation du mandat légal (désignation du syndic) et l’adoption des modalités contractuelles qui doivent faire l’objet d’un scrutin unique.

Dans le modèle de résolution la rémunération du syndic au titre de la gestion courante est liée à la désignation. C’était la pratique au temps de la promulgation de la loi de 1965 dans la mesure où ces honoraires étaient strictement réglementés. De nos jours, elle peut être incluse dans le projet de contrat car elle est librement fixée entre les parties.

 

Projet de résolution 2 (voir la note ci-dessous) :

« Elle dispense le syndic de l’obligation d’ouvrir au nom du syndicat un compte bancaire séparé, prévue par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 ; cette dispense est accordée pour la durée du mandat fixée ci-dessus ; en conséquence les fonds du syndicat seront déposés à un sous-compte propre au syndicat du compte bancaire unique  ouvert au nom du syndic pour le dépôt des fonds des syndicats de copropriétaires qu’il administre »

 

Note JPM :

L’article 18 de la loi pose en principe général la gestion des fonds par compte séparé ouvert ou nom du syndicat. La question du mode de gestion des fonds n’est donc portée à l’ordre du jour que lorsque le syndic souhaite ou exige d’être dispensé de cette obligation.

Lorsqu’il y a exigence du syndic, il est nécessaire de procéder à un scrutin unique sur l’ensemble des éléments liés à la désignation, en ce compris la dispense.

Lorsqu’il y a simple vœu du syndic, il est préférable d’inscrire séparément la question de la dispense et de procéder à un scrutin séparé (majorité art. 25).

Cette question doit faire l’objet d’une concertation préalable entre le conseil syndical et le syndic.

 

g)        délégation au conseil syndical (mesures urgentes)  (majorité art. 25)

Projet de résolution :

« L’assemblée renouvelle la délégation permanente donnée au conseil syndical de prendre toutes décisions relatives aux mesures et travaux urgents de sauvegarde ou maintenance de l’immeuble en ses parties communes ou éléments d’équipement commun rendues nécessaires par un incident exigeant une intervention immédiate. Elle fixe à 1 500 euros ht, le plafond de cette délégation. Ce plafond s’appliquera pour chaque intervention sans que le cumul des engagements puisse dépasser 4 500 euros ht pour un exercice. »

h)         budget prévisionnel de l’exercice 2009 en cours  (majorité art. 24)

Projet de résolution :

« L’assemblée décide de porter à 35.500 euros le montant du budget prévisionnel 2009 par augmentation du poste assurances (+ 200 euros) et création d’une rubrique "contentieux" (800 euros). En conséquence les appels provisionnels des 1er juillet et 1er octobre 2009 seront portés à 17 750 euros chacun au lieu de 17 250 »

i)          budget prévisionnel de l’exercice 2010  (majorité art. 24)

Projet de résolution :

« L’assemblée décide de fixer à 37 500 euros le budget prévisionnel de l’exercice 2010 avec faculté d’actualisation lors de l’assemblée annuelle qui sera tenue en 2010. Elle fixe donc à 9 375 euros le montant de chacun des quatre appels provisionnels de 2010, réserve faite des modifications qui pourront être apportées au budget lors de la prochaine assemblée annuelle en 2010 »

j)         reserve de trésorerie  (majorité art. 24)

Projet de résolution :

« L’assemblée décide de porter le montant de la réserve de trésorerie  à 2 500 euros. Le syndic effectuera un appel complémentaire à ce titre de 213,26 euros le 1er octobre 2009 »

Le cas échéant, il est possible d’ajouter :

« Elle décide que cette réserve sera placée sur un compte [préciser les modalités] dont la rémunération sera ( 1 : affectée à son accroissement) ou ( 2 : répartie en fin d’exercice dans la catégorie utilisée pour sa constitution)

 

Note JPM :

Il s’agit ici de l’avance permanente de trésorerie plus connue sous le nom de « fonds de roulement ». Elle peut faire l’objet d’une décision de placement. Le mode de placement doit assurer sa constante disponibilité.

Nous rappelons qu’en principe la réserve de trésorerie est unique et doit être répartie entre tous les copropriétaires au prorata des quotes-parts des parties communes attachées à leurs lots respectifs dans la propriété des parties communes (tantièmes de copropriétés).

Néanmoins il n’est pas interdit de prévoir deux réserve de trésorerie, affectées à des catégories de charges importantes concernant certains groupes de lots seulement (charges de chauffage par exemple). On peut ainsi éviter aux propriétaires de lots non concernés (parkings extérieurs par exemple) de cotiser pour le financement de charges auxquelles ils ne contribuent pas. Il faut alors prévoir plusieurs scrutins avec le même type de résolution, adapté à ces situations.

S’il y a plusieurs « fonds de roulement », la répartition des produits en fin d’exercice doit être effectuée en fonction de la clé de répartition (catégorie de charges) utilisée pour la constitution de chaque fonds de roulement : clé charges communes générales et clé charges chauffage par exemple.

 

k)         travaux de mise en sécurité électrique  (majorité art. 25)

Projet de résolution 1 :

« L’assemblée décide de faire exécuter les travaux de mise en sécurité des circuits électriques des services généraux par l’entreprise Y et les travaux de peinture par l’entreprise Z conformément aux devis présentés.

Projet de résolution 2 :

« L’assemblée décide de fixer les honoraires du syndic au titre de ce chantier à n % ht du coût ht des travaux soit un montant ttc estimé de 97 € sauf à parfaire ou à diminuer ;

Elle  ouvre en conséquence un crédit total de 5 100  euros savoir :

              Travaux électricité Ets Y                                         4 270

              Travaux remise en peinture Ets Z                               550

              Frais de contrôle                                                         175

              Honoraires du syndic suivant contrat                            97

Pour le préfinancement de ce chantier, le syndic appellera deux provisions de 2 550 euros chacune les 1er juillet et 1er octobre 2009 (rubrique charges communes générales).

Ces travaux seront effectués dans la seconde quinzaine de septembre 2009. »

 

l)         autorisation au syndic d’agir en justice  (majorité art. 24)

Projet de résolution :

« L’assemblée donne autorisation au syndic d’engager la procédure préconisée par Maître R , avocat du syndicat, à l’encontre de M. P, propriétaire de l’immeuble 5 rue de la Rivière et de toutes autres personnes de son chef, pour permettre l’exécution des travaux d’entretien du mur mitoyen séparatif des deux immeubles et obtenir le paiement par M. P de sa quote-part des travaux. »

m)        rappel de décisions antérieures (information)

1-)        conseil syndical

L’assemblée du 11 avril 2007 a désigné en qualité de membres du conseil syndical Mme Huot, M. Erard et M. Lure, pour une durée de trois ans. M. Erard en est le président.

2-)        Consultation individuelle des pièces comptables (art L 18-1

La même assemblée a fixé au dernier jeudi précédant l’assemblée le jour de consultation individuelle des pièces comptables sur rendez-vous à convenir avec le syndic.

3-)        Seuil de consultation du conseil syndical (art L 21 al. 2)

La même assemblée a fixé à 900 euros ht le seuil des montants des devis et marchés au-delà duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire.

4-)        Seuil de mise en concurrence

La même assemblée a fixé à 3 000 euros ht le seuil des montants des devis et marchés au-delà duquel une mise en concurrence est exigée.

5-)        Provision pour travaux futurs

La même assemblée a décidé de constituer une provision pour travaux futurs au moyen d’appels provisionnels trimestriels de 475 euros soit 1900 euros par exercice. Les fonds sont placés sur un compte ouvert au Crédit de la copropriété.

 

n)    Question inscrite à la demande de la SCI des Platanes

Projet de résolution :

« L’assemblée, connaissance prise du projet technique communiqué par la SCI des Platanes, l’autorise à procéder à la plantation de dix arbustes d’une hauteur maximum de 1,3 m. dans le jardin dont elle a la jouissance exclusive, sous la réserve qu’elle en assure à ses frais l’entretien annuel ; »

o)        questions diverses (sans effet décisionnaire **):

Note JPM :

L’article 13 du décret énonce que l’assemblée « peut, en outre, examiner sans effet décisoire toutes questions non inscrites à l'ordre du jour. ». Il convient de faire mention de cette possibilité.

** Nous avons signalé par ailleurs que le terme « décisoire », employé dans le texte, n’est pas doté du sens que les auteurs du décret ont voulu lui donner. C’est « décisionnaire » qu’il faut écrire

 

III.        Liste des pièces jointes

Annexes comptables n° 1, 2, 3 (à compléter le cas échéant par 4 et 5)

Relevé détaillé des charges et produits de l’exercice 2008

Devis relatifs à l’exécution des travaux de sécurité électrique.

Projet de contrat du syndic

Projet de résolution tendant à autoriser le syndic à engager une action en justice ;

Lettre de la SCI Les Platanes

État détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;

 

 

 

Mise à jour

19/01/2010