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3 / 4.1

L’assemblée générale annuelle

 

 

I.         Caractères juridiques de l’assemblée annuelle

A.            L’assemblée annuelle est une formalité substantielle

B.            L’assemblée annuelle est-elle une assemblée ordinaire ?

C.            Participation des copropriétaires à la gestion 

D.            Obligations procédurales

II.        préparation de l’assemblée

A.            Fixation de la date de l’assemblée

B.            Vérification des comptes

C.            Établissement de l’ordre du jour

D.            Documents annexés à la convocation

III.       tenue de l’assemblée

 

 

Aux termes de l’article D 7, « Dans tout syndicat de copropriété, il est tenu, au moins une fois chaque année, une assemblée générale des copropriétaires.

Sous réserve des dispositions prévues aux articles 8 (alinéas 2 et 3), 47 et 50 du présent décret, l'assemblée générale est convoquée par le syndic. »

Aux termes de l’article L 14-1 « L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. »

 

Il résulte de la combinaison de ces deux textes que l’assemblée générale annuelle de tout syndicat de copropriétaires doit être réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent.

 

Lorsque l’exercice comptable coïncide avec l’année civile N (exercice calendaire), l’assemblée générale annuelle doit donc être tenue avant le 30 juin de l’année N + 1. Cette assemblée doit voter le budget prévisionnel de l’exercice N + 2 puisque la provision sur charges courantes exigible au 1er janvier N + 2 doit être calculée en fonction du budget prévisionnel de cet exercice N + 2.

L’aménagement apporté aux modalités d’adoption du budget prévisionnel par l’article D 43 alinéa 2 ne modifie pas la règle imposant la tenue de l’assemblée dans les six mois de la clôture de l’exercice.

De toute manière il est souhaitable de tenir l’assemblée annuelle aussi rapidement que possible après la clôture de l’exercice précédent puisque l’exigibilité des soldes individuels après répartition des charges est subordonnée à l’approbation préalable des comptes de cet exercice.

Nous verrons que les exigences  comptable et financière ne sont pas seules à justifier la tenue de l’assemblée annuelle. Elle est appelée à traiter d’autres questions qui doivent être évoquées périodiquement, au premier rang desquelles on trouve généralement la désignation à nouveau du syndic ou son remplacement par un autre syndic.

De la périodicité imposée de l’assemblée générale annuelle découle un certain particularisme qui justifie que lui soit consacrée une étude particulière. Pour la commodité de l’exposé nous suivrons sensiblement le plan adopté pour les généralités et les règles communes des assemblées.

I.          Caractères juridiques de l’assemblée annuelle

L’assemblée générale annuelle présente tous les caractères communs aux assemblées.

C’est néanmoins à l’assemblée annuelle seule que le statut donne le caractère d’une formalité substantielle.

C’est aussi à elle seule que la pratique attribue souvent la qualification d’assemblée ordinaire.

En second lieu l’assemblée annuelle est une occasion remarquable pour les copropriétaires d’user de leur droit de participer à la gestion du syndicat.

Enfin les obligations procédurales évoquées en 3 / 1.3 II sont particulièrement rigoureuses lors d’une assemblée annuelle notamment pour ce qui est de l’obligation de statuer sur les questions figurant à l’ordre du jour.

A.        L’assemblée annuelle est une formalité substantielle

La prescription de l’article D 7 rappelée en tête de l’étude est conforme aux principes généraux régissant les institutions collectives.

L’absence d’assemblée pendant un exercice entier dénonce l’inexistence de toute assemblée annuelle [1] , qui aboutit fatalement à la paralysie du syndicat. Il est en particulier impossible d’effectuer régulièrement de nouveaux appels de fonds et la durée du mandat du syndic peut avoir expiré. Une intervention judiciaire s’avère alors nécessaire.

On peut en inférer  la possibilité qu’a le syndic de convoquer d’autorité l’assemblée générale dans le délai requis si ses démarches en vue de la préparation concertée de l’assemblée sont demeurées vaines. Dans d’autres cas c’est le syndic qui reste sourd aux relances du conseil syndical, ce qui constitue une faute grave.

B.        l’assemblée annuelle est-elle une assemblée ordinaire ?

Nous avons indiqué par ailleurs (voir l’étude 3 / 1.1 VI) que l’on a pris l’habitude de désigner l’assemblée générale annuelle obligatoire comme une assemblée ordinaire, les autres assemblées étant qualifiées d’assemblées extraordinaires. Cette pratique a été critiquée parce qu’elle risquait de provoquer une confusion avec la terminologie propre aux assemblées des sociétés ou des associations.

Dans ces cas, les assemblées ordinaires correspondent bien à nos assemblées annuelles, ayant pour objet notamment l’approbation des comptes de l’exercice passé, mais les assemblées extraordinaires ont pour objet de délibérer sur des questions suffisamment importantes pour exiger un quorum et des majorités renforcées.

Cette distinction n’existe pas en copropriété. En premier lieu le quorum est une notion inconnue dans notre domaine. Mais surtout l’assemblée annuelle (ordinaire) peut être saisie de questions diverses, exigeant les différentes majorités prévues par le statut, voire l’unanimité si elle est appelée à délibérer sur la vente d’une partie commune indispensable au respect de la destination de l’immeuble. Au contraire, une assemblée dite extraordinaire pourra être saisie d’un programme de travaux d’entretien importants mais pouvant être adopté à la majorité de l’article L 24.

La commodité semble pourtant commander de nos jours l’adoption de cette terminologie. Encore faut-il bien noter que la qualification d’assemblée extraordinaire, en copropriété, n’implique aucune autre distinction que celle, impérative, entre l’assemblée annuelle obligatoire (ordinaire) et les assemblées convoquées occasionnellement. C’est sous cette réserve expresse que nous utiliserons occasionnellement cette terminologie.

C.        participation des copropriétaires à la gestion

Le droit individuel de participer à la gestion syndicale trouve sa pleine expression au cours des assemblées annuelles où se prennent les décisions de gestion courante et celles relatives à l’administration du syndicat. Les copropriétaires sont peu fondés à critiquer ces décisions lorsqu’ils ont laissé à leurs consorts le soin de les élaborer.

La situation est plus déplorable encore lorsque la généralisation de l’absentéisme perturbe la manifestation de la volonté collective ; Rappelons à cet égard que le recours au dispositif de secours de l’article L 25-1 dénonce toujours un dysfonctionnement de l’activité du syndicat.

D.        obligations procédurales

Deux des obligations procédurales que nous avons citées en 3/1.3 II s’imposent particulièrement au cours d’une assemblée annuelle.

L’assemblée doit impérativement statue sur certaines des questions figurant à l’ordre du jour :

·      approbation avec ou sans réserve, ou rejet des comptes de l’exercice précédent

·      adoption du budget prévisionnel

·      et, s’il y a lieu, désignation à nouveau du syndic ou désignation d’un nouveau syndic.

Par ailleurs l’assemblée doit motiver une décision de rejet des comptes présentés.

II.         préparation de l’assemblée

Il n’est pas superflu d’insister sur la nécessité d’une préparation minutieuse de l’assemblée annuelle. Le conseil syndical doit y prendre une large part, en procédant notamment, en temps utile, au contrôle des comptes du syndicat et en établissant un rapport écrit de son activité qui pourra être annexé à la convocation.

A.        fixation de la date de l’assemblée

L’assemblée doit être tenue aussi rapidement que possible après le dernier jour de l’exercice précédent. Cette recommandation peut être facilement respectée par les syndics copropriétaires. Il n’en est pas de même pour les professionnels.

Pour la fixation de la date, il ne suffit pas de s’en tenir au délai de six mois imposé pour la tenue de l’assemblée. Il faut tenir compte également, le cas échéant, de la date d’expiration du mandat du syndic ; Ce facteur doit être exploité avec prudence car les différentes formules utilisées pour fixer la durée de ce mandat ne sont pas toutes accueillies avec la même bienveillance par la jurisprudence.

Une première évidence est que l’assemblée doit être convoquée pour une date antérieure à celle de l’expiration du mandat.

Cette précaution n’est pas suffisante. Il faut envisager le risque d’une absence de décision à la majorité requise sans possibilité de second vote immédiat dans les conditions prévues par l’article L 25-1. L’article D 19 permet alors, si le projet de résolution n’a pas recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, de convoquer une nouvelle assemblée. Le délai de convocation est alors réduit à huit jours sans nécessité de renouveler les notifications prévues à l’article 11 si le nouvel ordre du jouir ne comprend que des questions déjà inscrites dans celui de la première assemblée. Dans tous les cas, les convocations doivent être expédiées dans le délai maximal de trois mois à compter de cette première assemblée.

Au pis aller, la date de l’assemblée doit être fixée de telle manière que les convocations pour une seconde assemblée puissent être expédiées avant la date d’expiration du mandat. L’assemblée est alors régulièrement convoquée.

Au mieux elle doit être fixée de telle manière que la date de tenue de la seconde assemblée soit antérieure à celle de l’expiration du mandat. L’expérience montre en effet qu’il peut y avoir des difficultés si la date d’expiration du mandat tombe après la convocation, - régulière -, mais avant la tenue de l’assemblée. A cette dernière date le syndicat peut tenir son assemblée mais il est dépourvu de syndic. Celui ci ne peut participer qu’officieusement. Certains estiment qu’il ne peut assurer le secrétariat. Cette opinion est contestable puisque l’assemblée peut désigner toute personne pour assurer le secrétariat et donc son « ancien syndic ». Mais il faut alors une décision expresse de l’assemblée.

Si l’assemblée ne doit pas être tenue tardivement, elle ne peut pas non plus être tenue trop hâtivement car il est nécessaire pour le syndic de la préparer en concertation avec le conseil syndical. Celui ci est également tenu d’effectuer certaines prestations.

B.        Vérification des comptes

La vérification des comptes par le conseil syndical impose évidemment que ceux ci aient été établis par le syndic.

Aux termes de l’article L 14-3, « Les comptes du syndicat comprenant le budget prévisionnel, les charges et produits de l'exercice, la situation de trésorerie, ainsi que les annexes au budget prévisionnel sont établis conformément à des règles comptables spécifiques fixées par décret. Les comptes sont présentés avec comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé. »

L’article 8 du décret du 14 mars 2005 précise : « Les comptes arrêtés à la clôture de l’exercice font l’objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires, qui comprennent nécessairement l’état financier, le compte de gestion général du syndicat des copropriétaires et l’état des travaux de l’article 14-2 précité et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice, établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux annexes n°s 1, 2, 3, 4 et 5 du présent décret. »

L’arrêté du 14 mars 2005 enjoint au syndic de tenir à disposition « à l’occasion de toute vérification, le grand livre, le livre journal, les deux balances [2] et, le cas échéant, les journaux auxiliaires »

Il est donc nécessaire que les comptes aient été établis par le syndic conformément aux dispositions ci dessus. Il doit de plus être en mesure de présenter les pièces justificatives des charges et produits.

Il est alors possible de fixer rendez-vous au conseil syndical pour la vérification des comptes. Le conseil pourra ensuite préparer un compte rendu d’activités qui, de préférence, sera joint à la convocation.

C.        établissement de l’ordre du jour

Par la même occasion le conseil syndical et le syndic peuvent établir l’ordre du jour de l’assemblée qui pourra comporter, outre les questions d’usage à l’occasion d’une assemblée annuelle, d’autres questions. Pour ces dernières il pourra s’agir de questions inscrites à la demande de certains copropriétaires dans les conditions prévues par l’articles D 10.

L’ordre du jour de l’assemblée annuelle tenue en l’année N comporte en principe les questions suivantes :

 

1) Rapport du conseil syndical sur l’exécution de sa mission (exercice N – 1)

2) Approbation des comptes de l’exercice N-1

3) Quitus au syndic de sa gestion pour l’exercice N – 1

4) Désignation à nouveau du syndic ou désignation d’un nouveau syndic ; fixation de sa rémunération ; adoption du contrat de syndic ; désignation du copropriétaire chargé de la signature du contrat au nom et pour le compte du syndicat

5) Dispense ou non au syndic d’ouverture d’un compte séparé au nom du syndicat ; durée de la dispense ;

6) Désignation des membres du conseil syndical

7) Délégation au conseil syndical à l’effet de décider de dépenses nécessaires pour des réparations d’entretien urgentes ; fixation du plafond pour chaque décision et, le cas échéant, pour l’ensemble de l’exercice ;

8) Fixation du seuil du montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire

9) Fixation du seuil du montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire

10) Modification éventuelle du budget prévisionnel des dépenses courantes de l’exercice N adopté en N – 1

11) Adoption du budget prévisionnel des dépenses courantes de l’exercice N + 1

11 bis) [ ou, le cas échéant, en vertu de l’article D 43 alinéa 2] Adoption du budget prévisionnel des dépenses courantes de l’exercice N

12) Constitution éventuelle de provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d’entretien et de conservation des parties communes et des éléments d’équipement commun, susceptibles d’être nécessaire dans les trois années à venir et non encore décidés par l’assemblée générale

On constate que le programme de l’assemblée est ainsi déjà bien chargé, alors qu’il peut y avoir en outre d’autres questions à traiter. Il est possible de l’alléger en fonction des remarques qui suivent.

Les questions 4, 5 et 6 ne doivent figurer dans l’ordre du jour que lorsqu’il y a lieu de désigner le syndic (à nouveau ou un nouveau !) et les ou des membres du conseil syndical. Notons que les désignations pour un exercice ou une durée approchante sont les plus fréquentes.

Les questions 7, 8, 9 peuvent être réduites à la simple confirmation des décisions antérieures ce qui simplifie les votes. Il faut néanmoins rappeler dans ce cas les indications caractéristiques et notamment les montants confirmés. Ceux-ci peuvent bien entendu être modifiés. L’inscription à l’ordre du jour des questions 8 et 9 est impérative mais les pouvoirs de l’assemblée sont limités à la fixation du seuil.

Au sujet des questions 10, 11 et 11 bis, nous rappelons que l’article L 14-1 impose implicitement le vote du budget prévisionnel N + 1 lors de l’assemblée annuelle tenue en N. L’article D 43 alinéa 1 explicite cette exigence : « Le budget prévisionnel couvre un exercice comptable de douze mois. Il est voté avant le début de l'exercice qu'il concerne ». Il est possible, à notre avis, de rectifier le budget N lors de l’assemblée annuelle tenue en N. C’est l’objet de la question 10.

La question 11 traite de l’adoption du budget N + 1 par l’assemblée annuelle N.

Mais l’article D 43 alinéa 2 présente, dans sa rédaction du 27 mai 2004 une solution de secours :  « Toutefois, si le budget prévisionnel ne peut être voté qu'au cours de l'exercice comptable qu'il concerne, le syndic, préalablement autorisé par l'assemblée générale des copropriétaires, peut appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté. La procédure prévue à l'article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s'applique pas à cette situation ». La question 11 bis est alors substituée à la question 11.

La question 12 n’est inscrite obligatoirement que tous les trois ans. Par prudence les syndics l’inscrivent  chaque année et elle fait généralement l’objet d’un vote unanime de rejet qui est très rapide. Un traitement plus long n’est donc envisageable que lorsque l’opportunité de créer une provision de ce type apparaît.

L’ordre du jour est complété, s’il y a lieu, par d’autres questions. Certaines d’entre elles peuvent entrer dans le champ des questions relevant de l’assemblée annuelle.

 

La bonne qualité du rapport du conseil syndical est déterminante pour limiter au strict nécessaire la durée et l’ampleur des débats. Dans sa partie initiale le rapport ne doit pas traiter par anticipation des questions figurant à l’ordre du jour, mais se limiter au rappel des activités du conseil et des incidents notables survenus en cours d’exercice. Les avis relatifs aux questions inscrites sont donnés au fur et à mesure de l’avancement de l’assemblée.

D.        documents annexés à la convocation

L’article D 11 fixe la liste des documents à joindre à la convocation compte tenu de la nature des questions inscrites. Pour celles relevant de l’assemblées annuelle obligatoire, la liste se présente comme suit :

I. - Pour la validité de la décision :

1° L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé ;

2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;

La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ;

L’article 8 du décret du 14 mars 2005 impose la production

·      de l’état financier après répartition à la clôture de l’exercice clos N (annexe 1)

·      du compte de gestion général de l’exercice N avec budget prévisionnel de l’exercice clos N + 2 (annexe 2)

·      du compte de gestion pour opérations courantes de l’exercice N avec budget prévisionnel de l’exercice N + 2 (annexe 3)

·      du compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles de l’article L 14-2  de l’exercice clos N (annexe 4)

·      de l’état des travaux de l’article L 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice clos (annexe 5)

4° Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;

….

7° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26-2, 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ; il s’agit pour les questions imposées lors d’une assemblée annuelle des questions suivantes :

·         modification des modalités d’appel des provisions de l’article L 14-1

·         modification des conditions d’exigibilité des provisions de l’article L 14-1

·         fixation des modalités d’exigibilité des provisions de l’article L 14-2

·         constitution d’un « fonds de prévoyance pour les travaux »

·         autorisation au syndic de ne pas ouvrir un compte séparé

·         toutes les questions énumérées dans l’article L 25

….

Compte tenu de la nécessité nouvelle d’établir le procès verbal des décisions en cours d’assemblée, nous pensons qu’il convient désormais d’établir un projet de résolution pour chacune des questions figurant à l’ordre de jour d’une assemblée générale.

 

II. - Pour l'information des copropriétaires [3] :

1° Les annexes au budget prévisionnel ;

2° L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;

3° L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

 

On ne saurait oublier ici les documents éventuellement annexés à une question dont l’inscription a été demandée par un copropriétaire, si elle entre dans le champ des questions relevant de l’assemblée annuelle.

Il est évident que la plus modeste assemblée exige désormais une préparation minutieuse.

III.        tenue de l’assemblée

Il n’existe pas de règles juridiques particulières pour la tenue d’une assemblée annuelle. Nous limitons notre propos à quelques observations pratiques.

L’ordre du jour de toute assemblée annuelle comportera désormais une dizaine de questions liées à la nature particulière de l’assemblée. Il faudra y ajouter toutes les questions concernant l’administration du syndicat et la gestion de l’immeuble. Dès à présent on constate que les ordres du jour d’assemblées annuelles comporte dans les cas les plus simples une vingtaine de questions et, pour des syndicats plus consistants, trente à trente cinq.

C’est alors la possibilité pratique de tenir les assemblées générales dans des conditions raisonnables qui se pose, en excluant même le cas des « syndicats difficiles ».

En l’état, tout commande une préparation écrite rigoureuse des assemblées afin de « déminer le terrain » et d’éviter les questions oiseuses et les errements dans les débats.

Bien que le conseil syndical lui-même soit soumis au contrôle de l’assemblée, il sera souhaitable de désigner l’un de ses membres en qualité de président de l’assemblée. Sa connaissance des dossiers syndicaux lui permettra en général de diriger l’assemblée efficacement et d’en assurer la discipline.

Dans ce concert, le syndic aura bien entendu son rôle à jouer.

 

 

Mise à jour

20/06/2007

 



[1] Ce membre de phrase montre l’intérêt éventuel du terme « ordinaire » qui serait sans doute plus approprié.

[2] L’article 2 de l’arrêté dispose : « Le syndic édite deux balances générales des comptes, l’une éditée selon la nomenclature comptable du présent arrêté, l’autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Les deux balances sont en concordance. »

[3] Le contenu de ces documents ne fait pas l'objet d'un vote par l'assemblée des copropriétaires.