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3/2.3.3

Le déroulement de l’assemblée

 

 

I.         incidence de l’ordre du jour

II.        police de l’assemblée

III.       le  débat

A.       Le droit d’expression et le temps de parole

B.       les amendements à la résolution proposée

C.       la clôture du débat et le passage au vote

IV.      le scrutin

A.       les règles impératives

B.       l’organisation matérielle du scrutin

C.       décompte des voix

1.        Abstentions et refus de vote (art. L 24 al. 1)

2.        réduction ou neutralisation de voix

3.        parties et équipements spéciaux

D.       la proclamation du résultat

1.        les effets de la proclamation du résultat

2.        La portée et la relativité de la proclamation du vote

 

Voir la mise à jour du 25/03/2009 (trame jaune)

 

L’assemblée traite les questions dans l’ordre de leur inscription à l’ordre du jour. Il est possible, et parfois souhaitable de modifier cet ordre.

I.       incidence de l’ordre du jour

La présence de tiers invités peut justifier une modification de l’ordre des questions. Il s’agit par exemple d’éviter à l’architecte du syndicat d’avoir à attendre le règlement des questions figurant en tête de l’ordre du jour. Il est aussi possible de l’inviter à se présenter à une heure donnée. Il est en tout cas discourtois d’imposer sans autre raison que l’ordre prévu des questions une longue attente à un technicien consulté.

L’assemblée ne peut traiter utilement que les questions figurant à l’ordre du jour. Elle doit traiter toutes les questions y figurant. Il peut toutefois se faire que la longueur des discussions et la durée limitée de mise à disposition de la salle de réunion ne permette pas l’examen de toutes les questions. Une information préalable satisfaisante, une bonne organisation de la réunion et une limitation raisonnable des temps de parole peuvent se conjuguer pour éviter une telle difficulté. Il faut veiller, lorsque ce risque existe, à traiter en priorité les questions présentant une urgence caractérisée : les décisions nécessaires (comme le renouvellement du mandat du syndic, le budget prévisionnel, etc.) et les demandes d’autorisation présentées.

II.         police de l’assemblée

C’est au président qu’il appartient d’assurer la police de l’assemblée. C’est parfois une tâche difficile. Il n’existe pas de sanctions propres à l’exercice du droit de police sauf l’exclusion pour les tiers dont la présence ne serait pas autorisée.

On signale toutefois qu’un avocat invité à accompagner un client copropriétaire doit avoir la courtoisie de faire connaître au syndic, avant l’assemblée sa présence souhaitée. Toute infraction à cette règle doit être signalée au Bâtonnier de l’Ordre car il est nécessaire de lutter contre ce genre d’incivilité. S’il existe un contentieux en cours, il doit également prévenir son confrère, avocat du syndicat, conformément aux usages professionnels. Si cette obligation n’a pas été respectée, l’assemblée peut sans nul doute s’opposer à sa présence.

Un copropriétaire peut avoir sollicité judiciairement, par requête, l’autorisation d’être accompagné d’un huissier avec faculté de faire procéder à un enregistrement complet des débats. L’assemblée ne peut s’opposer à la réalisation de cette opération, si l’huissier est porteur de la décision judiciaire d’autorisation..

III.        le  débat

Le débat est depuis les origines une phase essentielle du mécanisme majoritaire. Les participants sont invités à présenter et confronter leurs avis et observations relatifs à la question évoquée, dont le sort dépend du scrutin qui suivra. Il permet en outre à certains de recueillir des informations complémentaires sur la proposition formulée. La liberté et l’efficacité du débat imposent le respect d’une certaine discipline.

A.        Le droit d’expression et le temps de parole

Chaque copropriétaire a vocation égalitaire à s’exprimer, quelle que soit l’importance de ses droits. C’est un principe fondamental du droit des assemblées générales. Il peut subir une relative atténuation lorsque l’intervention est faite sur une question qui ne concerne pas directement son auteur copropriétaire, son lot de trouvant dans un bâtiment alors que la question concerne un autre bâtiment. Elle peut néanmoins présenter un intérêt pour eux.

Les interventions doivent être mesurées dans leur ton et dans leur durée. Elles doivent être utiles au débat. Il convient de s’abstenir de toute considération politique, religieuse ou philosophique sans lien direct avec les questions traitées. Il n’est donc pas interdit pour autant d’évoquer la gêne qui pourrait résulter pour la collectivité de l’activité cultuelle exercée dans un lot.

La limitation raisonnable du temps de parole a pour raison d’être la sauvegarde du droit pour tout participant de s’exprimer. Le président a donc le droit de la faire respecter.

La correction s’impose à l’égard des tiers invités ou dont la présence a été autorisée. Les premiers ont, en général, vocation à s’exprimer. C’est le but de leur présence. Les seconds ne peuvent en principe que s’entretenir avec leur client, sans perturber pour autant le débat. Ils peuvent être invités à faire connaître leur point de vue. La présence de l’avocat d’un copropriétaire peut, dans certains cas, contribuer à régler un litige né de la méconnaissance par ce copropriétaire des règles juridiques.

B.        les amendements à la résolution proposée

Dans la plupart des cas, les résolutions proposées peuvent être amendées, élaguées ou complétées. Il est parfaitement possible d’en soumettre aux votes plusieurs versions. Elles ne peuvent toutefois être fondamentalement dénaturées. Si l’ordre du jour comporte la location d’un local commun, certaines modalités peuvent être modifiées mais l’assemblée ne peut en décider la vente.

Le texte amendé doit être reporté exactement au procès verbal de manière à éviter toute confusion sur le contenu de la résolution adoptée ou rejetée.

Les difficultés à cet égard concernent fréquemment les résolutions tendant à autoriser le syndic à agir en justice au nom du syndicat. Ces résolutions doivent être aussi précises et complètes que possibles. Le débat peut mettre en lumière, s’agissant d’une action contre des constructeurs, la nécessité d’étendre la liste des personnes à mettre en cause. Le lien évident de cette extension avec la question principale permet la modification de la résolution.

Une résolution doit toujours être présentée de manière affirmative.. Cela évite des erreurs dans les votes individuels et surtout des difficultés ultérieures d’interprétation pour la détermination de la qualité d’opposant. La formule « L’assemblée n’autorise pas … » doit donc être proscrite.

C.        la clôture du débat et le passage au vote

Toutes les opinions ayant été exprimées, le président invite l’assemblée à voter. Il rappelle le texte final de la ou des résolutions présentées, l’ordre logique de présentation des différentes versions ou des différents points constitutifs de la décision et la majorité nécessaire pour l’adoption effective.

L’enregistrement d’une majorité suffisante sur une première résolution ne dispense pas de soumettre au vote une autre résolution ayant même objet mais comportant des modalités différentes. C’est la résolution ayant recueilli le maximum de voix qui sera adoptée.

Depuis la promulgation de la loi du 13 décembre 2000 (SRU) le président doit rappeler les modalités de décompte des voix et notamment l’exclusion des abstentions et refus de vote dans le décompte des voix.

IV.       le scrutin

Le scrutin est la phase ultime du mécanisme majoritaire. Chaque participant émet un avis favorable ou défavorable à la résolution proposée. Si le nombre des voix favorables est égal ou supérieur à la majorité requise, la résolution est adoptée. La décision prise est celle de la collectivité, uniformément opposable à tous ses membres.

A.        les règles impératives

Le scrutin est organisé de manière à permettre l’enregistrement correct des votes individuels, y compris pour les copropriétaires représentés, et le report détaillé des résultats au procès verbal. Il est aussi nécessaire de veiller, pour les scrutins spéciaux, à ce que tous les copropriétaires concernés, mais eux seuls, participent au scrutin.

Les votes se traduisent par « oui », « non » ou « abstention ». Les commentaires, réserves ou explications ne sont pas pris en considération. Ils peuvent seulement être retenus pour déterminer l’orientation d’un scrutin suivant.

Il est nécessaire, malgré le caractère astreignant de cette opération, de vérifier les arrivées nouvelles et les départs anticipés. Notons à cet égard les dangers de l'enregistrement des votes par différence, les présents n’ayant pas votés « non » étant considérés comme ayant voté « oui », sans appel nominal ou bulletin vérifié.

B.        l’organisation matérielle du scrutin

Le statut de la copropriété exclut toute possibilité de vote secret puisque les noms des opposants doivent figurer au procès verbal. Le détail complet du résultat du scrutin doit figurer au procès verbal.

L’organisation du scrutin dépend du nombre de participants. Une assemblée importante exige l’utilisation de bulletins de vote. Il ne peut s’agit que de bulletins préparés à l’avance par des moyens informatiques. Dans les autres cas un vote à mains levées, avec identification précise d’opposants peu nombreux peut suffire. Une méthode sure est également le vote par appel nominatif, qui a l’avantage d’éviter toute erreur en ce qui concerne les copropriétaires représentés.

Le vote par bulletins doit être immédiatement dépouillé. Cette opération peut être effectuée dans un premier temps par un préposé du syndic. Elle est ensuite contrôlée par les scrutateurs mis en possession des bulletins classés.

 

 

Mise à jour du 25/03/2009

 

Les scrutins se présentent sous des aspects différents selon qu’il s’agit

- Soit d’accepter ou refuser une demande d’autorisation présentée par un copropriétaire

- Soit de faire un choix entre plusieurs propositions de nature identique.

 

Dans le premier cas, un scrutin suffit à déterminer la volonté de l’assemblée. Il n’y a nécessité d’un second vote immédiat que dans les cas relevant de l’article L 25-1.

 

Dans le second cas, s’il s’agit du choix d’un nouveau syndic ou d’un devis parmi les trois présentés, il faut envisager trois scrutins successifs à la majorité de l’article 25. Cette procédure est d’autant plus lourde que les ordres du jour des assemblées sont de plus en plus encombrés.

Une question est de savoir d’ailleurs si l’obtention de la majorité nécessaire par la première proposition permet à l’assemblée de négliger les deux autres en considérant que le choix est acquis. L’article D 19 ne répond pas à cette question. Il ne vise que les cas dans lesquels la première proposition n’a pas obtenu la majorité exigée par l’article L 25 mais un nombre de voix permettant l’application de l’article L 25-1. Le décret impose alors de procéder à l’examen des eux autres propositions avant de passer à un vote à la majorité de l’article 24.

Il nous paraît possible de voter sur les trois propositions au cours d’un seul et même premier vote.

Il suffit alors de demander aux copropriétaires d’indiquer celle des propositions qui a leur préférence. Il est bien entendu nécessaire que le débat préalable ait porté sur les trois propositions.

Si la proposition 2 recueille la majorité de l’article L 25 elle est adoptée.

Si aucune proposition n’a recueilli cette majorité, celle qui a obtenu le moins de voix est éliminée et un second scrutin, exigeant toujours la majorité de l’article L 25, est organisé.

L’assemblée ne peut recourir au mécanisme de l’article L 25-1 qu’après ce second vote.

 

Cette procédure présente à notre avis plusieurs avantages :

Elle évite en premier lieu d’éliminer des propositions sans qu’elles aient été examinées. Si la proposition 1 a été adoptée à la majorité de 503 / 1000, rien ne dit que la proposition 3 n’aurait pas recueilli une majorité plus importante encore.

Il se peut en effet que plusieurs copropriétaires soient favorables à deux des propositions. Il convient de les forcer à faire un choix dès le premier vote.

Elle permet un traitement plus rapide des questions de ce genre, même lorsqu’il est nécessaire de recourir à deux scrutins à la majorité de l’article L 25, avant, le cas échéant, un scrutin à la majorité simple.

Du point de vue pratique, il est préférable d’utiliser des bulletins de vote. Il est toutefois possible de réaliser le scrutin par appel nominal , mais le plus grand soin pour l’enregistrement des votes.

 

C.        décompte des voix

Le décompte des voix doit être effectué avec précision et en tenant compte de certaines dispositions particulières.

1.         Abstentions et refus de vote (art. L 24 al. 1)

La loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000, en son article. 81, a modifié le premier alinéa de l’article L 24 qui est désormais rédigé comme suit :

« Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés, s’il n’en est autrement ordonné par la loi. » ;

Il est admis que la nouvelle rédaction tend à éliminer du décompte des voix à prendre en considération pour la détermination de la majorité celles des copropriétaires abstentionnistes ou qui ont déclaré refuser de participer aux votes. Si 35 copropriétaires sur 42, détenant 8 750 voix, sont présents ou représentés et si, à l’occasion d’un vote, Dupont (110 voix) s’est abstenu tandis que Durand (120 voix) a refusé de voter, le total des voix exprimées est de 8 520 voix. La majorité s’établit à 4 261 voix (au lieu de 4376 voix auparavant).

Cette disposition ne concerne que les résolutions soumises à la majorité prévue par l’article 24. Pour les autres majorités, c’est le total des voix favorables qui demeure pris en compte soit 5 001 (article L 25) ou 6 667 (article L 26) et encore 3 334 (article 25-1) pour déterminer la possibilité d’un second vote immédiat..

2.         réduction ou neutralisation de voix

Lors du décompte des voix, on ne doit pas omettre l’application des règles relatives à la réduction des voix du copropriétaire majoritaire (article L 22 alinéa 2), à la neutralisation des voix attachées à un lot privatif appartenant au syndicat (article L 16).

3.         parties et équipements spéciaux

Il faut enfin tenir compte des modalités de vote prévues par l’article 24 alinéa 2 :

Lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d’entretien d’une partie de l’immeuble ou celles d’entretien et de fonctionnement d’un élément d’équipement, il peut être prévu par ledit règlement que ces propriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent ces dépenses. Chacun d’eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa participation aux dites dépenses.

Cette disposition peut trouver application soit à l’occasion d’une « assemblée spéciale » soit à l’occasion d’un vote spécifique au sein d’une assemblée de tous les copropriétaires.

D.        la proclamation du résultat

Le résultat du scrutin doit être proclamé au cours de l’assemblée [1]

L’assemblée peut passer à l’examen d’une question suivante pendant qu’un collaborateur du secrétaire syndic procède au dépouillement Il ne faut pas toutefois procéder à un nouveau scrutin avant la proclamation des résultats du précédent. Il est bien entendu que le bureau procède à la vérification des bulletins examinés.

1.         les effets de la proclamation du résultat

La proclamation du résultat du vote a des effets créateurs :

·         Le syndicat a élaboré une nouvelle décision. Elle est positive (adoption de la résolution) ou négative (rejet de la résolution)

·         La décision ouvre immédiatement aux opposants une action en nullité de la décision. Il ne leur est pas nécessaire d’attendre la notification du procès verbal pour, au moins, préparer leur riposte. Les défaillants auront connaissance de la décision par la notification du procès verbal.

·         Elle est créatrice de droit pour le copropriétaire qui aura obtenu une autorisation sollicitée. A défaut de contestation, la naissance du droit remonte au moment de la proclamation.

·         Elle ouvre, si les conditions sont remplies, la possibilité d’un second vote ou d’une seconde assemblée si une majorité insuffisante a été recueillie.

·         Elle crée pour le syndic l’obligation d’exécuter la décision prise. Elle lui confère les pouvoirs nécessaires pour sa mise en œuvre. La loi prévoit toutefois que l’exécution de certaines décisions est suspendue pendant le délai de contestation prévu par l’article L 42 alinéa 2.

Elle a aussi des effets extinctifs :

·         Elle interdit à tout copropriétaire la modification de son vote individuel. La jurisprudence admet une telle modification avant la proclamation mais l’interdit après [2]. Le remords tardif d’un opposant ne peut donc être pris en considération.

·         Si la résolution adoptée vise l’exécution d’un acte irréversible, la question ne pourra plus faire l’objet de nouvelles propositions. L’effet est extinctif s’il s’agit de la vente d’une partie commune.

2.         La portée et la relativité de la proclamation du vote

La proclamation n’a d’effet immédiat qu’à l’égard des copropriétaires présents ou représentés. Elle est retardée jusqu’à la notification du procès verbal pour les défaillants.

Ses effets créateurs sont relatifs dans la mesure ou la décision, bien que régulièrement prise, peut être victime de la rédaction défectueuse du procès verbal, pouvant entraîner l’annulation de la décision voire de l’assemblée elle-même. Nous verrons plus loin que l’existence de la décision dépende de sa reproduction dans le procès-verbal dans des conditions conformes aux prescriptions légales.

Enfin, une vérification des votes après clôture de l’assemblée peut démontrer une erreur matérielle : la majorité nécessaire a bien été atteinte alors qu’un résultat négatif a été proclamé, ou le contraire. Si une seconde assemblée  demeure possible, l’erreur pourra être réparée. Dans cette attente, la décision demeure annulable.

Plus généralement encore, toutes les décisions proclamées peuvent être remises en cause si la validité de l’assemblée peut être contestée en raison d’un vice fondamental tel que le défaut de convocation d’un copropriétaire.

 

 

 

Mise à jour

26/03/2009

 



[1]  Cass. civ. 3  03/12/1971  JCP 1972 II 16985

[2]  CA Paris 23 B  26/09/1986  Adm  mars 1988 note Guillot