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Les organes de l’assemblée et les formalités d’ouverture de la séance

Il n’existe aucune prescription pour les modalités d’ouverture de la séance.

I. la désignation du PRÉSIDENT et la constitution du bureau

On admet généralement que le syndic assure les fonctions de secrétaire provisoire et provoque l’ouverture de la séance. Il est malséant que le président du conseil syndical ou d’autres conseillers s’installent d’autorité au bureau de l’assemblée.

Le syndic rend compte des premières opérations qui demeurent provisoires, tant qu’elles n’ont pas été validées par le bureau. Il provoque la désignation du président par un vote séparé. Le président désigné prend dès lors ses fonctions et c’est à lui qu’il appartient de provoquer les scrutins relatifs à la désignation des membres du bureau, puis du secrétaire si l’intervention à ce titre du syndic est contestée.

A. la désignation du président

Le président de l’assemblée ne peut être désigné que par un vote de l’assemblée. Les clauses du règlement de copropriété prévoyant le choix du président en fonction d’un critère quelconque sont illicites.

S’il y a plusieurs candidatures, elles doivent faire l’objet de scrutins successifs. Une candidature unique ne dispense pas l’assemblée d’un vote. En l’absence de candidat, si les propositions faites à tel ou tel sont repoussées, l’assemblée ne peut se poursuivre. Il faut à cet égard admettre, dans certaines copropriétés, qu’en fait le syndic a l’initiative de la direction des débats, le président et les scrutateurs se bornant à signer la feuille de présence puis le procès verbal. Cela ne les empêche nullement de participer activement aux débats.

La désignation du président donne enfin une organisation officielle à l’assemblée.

B. la désignation des scrutateurs

L’article D 15 a été modifié par le décret du 27 mai 2004.

Le statut ancien n’imposait pas, aux côtés du président, la constitution d’un bureau de l’assemblée. Elle était obligatoire lorsque prévue par le règlement de copropriété. Elle restait une simple faculté dans les autres cas.

Le nouveau texte dispose qu’au début de chaque réunion, l’assemblée générale désigne, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs.

On ne sait pas ce qu’il faut entendre par « s’il y a lieu » ! On prétendra sans doute que cette désignation est impérative lorsque le règlement de copropriété, adapté ou non en vertu de l’article L 49, prévoit un bureau. Dans les autres cas, il est bien certain que la désignation d’un ou plusieurs scrutateurs est souhaitable mais facultative.

Ils devront être désignés que par votes séparés sur chacune des candidatures. Les anciennes clauses du règlement relatives à la détermination des membres du bureau demeureront illicites lorsqu’elles privilégient tel ou tel copropriétaire. On peut penser toutefois que, dans un groupe d’immeubles, la clause imposant un copropriétaire de chaque immeuble à désigner par vote est licite.

L’obligation nouvelle d’établir le procès verbal en cours d’assemblée et de le signer avant la fin de la séance confère aux scrutateurs un rôle plus important encore que par le passé, tant sur le plan pratique que sur le plan juridique.

C. le secrétariat de l’assemblée

Le secrétariat de l’assemblée est, par défaut, assuré par le syndic mais l’assemblée peut en décider autrement. Elle doit donc être appelée à voter pour confirmer son accord sur l’application de la règle par défaut.

Il est évident que le syndic est le plus apte à tenir cette fonction pour laquelle il peut disposer d’une organisation spécifique facilitant la tenue des assemblées importantes. Les moyens modernes permettent, dans un grand nombre de cas, d’établir le procès verbal au cours de l’assemblée. L’original peut être signé en fin d’assemblée. Il est ainsi possible de réaliser la diffusion, mais surtout la notification sans délai. Il est possible de procéder après l’assemblée à des rectifications matérielles mineures. Il est alors nécessaire de faire signer un nouvel original.

Le secrétaire de l’assemblée est placé, pour cette tâche, sous le contrôle du président. Si le syndic est secrétaire, il doit, en vertu de son rôle de conseil, attirer l’attention de celui-ci sur le respect des exigences légales relatives à la police de l’assemblée, à l’organisation des votes et à l’établissement du procès verbal, notamment pour ce qui est du report des résultats des votes, l’enregistrement des réserves régulièrement formulées soit par les copropriétaires soit par le syndic ou des techniciens consultés. La responsabilité du président peut être engagée pour n’avoir pas tenu compte de certaines observations justifiées du secrétaire syndic.

Ici encore, l’établissement du procès verbal en cours d’assemblée exigera du secrétaire des soins minutieux.

D. l’ouverture de la séance

L’ouverture officielle de l’assemblée est constatée alors que des délibérations et scrutins ont déjà eu lieu.

Le président confirme les constatations faites après exploitation de la feuille de présence.

Il doit donner connaissance des incidents enregistrés à l’occasion de la signature de la feuille de présence. Ils font éventuellement, après avis du bureau, l’objet d’un vote de l’assemblée.

Il doit informer l’assemblée de la présence de tiers invités. Il peut s’agir de techniciens invités pour l’information des copropriétaires sur certaines questions.. Le président, dans une assemblée importante, doit inviter tout tiers qui ne se serait pas présenté, à la faire sans délai. L’assemblée est appelée à délibérer et voter l’autorisation aux tiers non invités d’assister à l’assemblée.

L’assemblée est ensuite invitée à examiner les questions inscrites à l’ordre du jour,