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3/2.3.1

Composition de l’assemblée et feuille de présence

 

 

I.         présentation matérielle de la feuille de présence

A.       conformité à la liste officielle des copropriétaires

B.       conformité au règlement de copropriété

C.       Présentation graphique de la feuille de présence :

D.       présentation électronique de la feuille de présence

II.        émargement de la feuille de présence

A.       procurations de vote

1.        limitation en nombre et en voix des pouvoirs détenus

2.        traitement des pouvoirs en blanc

3.        substitution de pouvoir

4.        incidents courants

B.       réduction des voix d’un copropriétaire majoritaire

1.        Scrutins restreints prévus par l’article 24 de la loi

2.        groupe d’immeubles

C.       présence ou représentation d’une personne morale

III.       contrôle de la feuille de présence

 

 

Il est nécessaire de vérifier la qualité des personnes physiquement présentes dans la salle de réunion à l'heure dite, puis d’établir la preuve de cette présence. La représentation des copropriétaires physiquement absents mais ayant donné pouvoir doit être contrôlée. Les opérations d’émargement de la feuille de présence ont pour objet d’établir la composition de l’assemblée et d’en constituer la preuve matérielle.

La feuille de présence est un document combinant des données extraites de la liste officielle des copropriétaires et du règlement de copropriété à l’effet d’obtenir un tableau comportant, pour chacun des lots, l’immatriculation de son propriétaire et le nombre de voix qui lui sont attachées. Ce tableau comporte un outre un emplacement permettant l’émargement par signature manuscrite. Après vérification des opérations d’émargement la feuille de présence, instrument de preuve, se présente en outre  comme une synthèse des facultés décisionnelles de l’assemblée

I.          présentation matérielle de la feuille de présence

De nos jours la feuille de présence est généralement préétablie par des moyens informatiques. Elle peut aussi bien être dactylographiée, voire manuscrite, dans les mêmes conditions de présentation. Elle est, dans tous les cas, préparée à l’avance et ne peut être complétée que par les émargements des personnes habilitées à participer aux scrutins, auxquels s’ajoutent  et les noms et adresses des représentants mandatés lorsqu’ils ne sont pas eux-mêmes copropriétaires.

Elle est aussi bien une feuille d’absence. Elle ne peut donc être établie au fur et à mesure de l’arrivée des présents et clôturée après émargement de dernier arrivant, sans mention aucune des absents. Le recensement de ceux-ci en début d’assemblée est nécessaire pour contrôler la cohérence des données par rapport à la liste officielle des copropriétaires.

Elle ne peut comporter aucune mention relative aux personnes invitées à assister à l’assemblées en qualité de conseils, entrepreneurs ou consultants divers. Il en est fait mention dans le procès verbal.

Elle doit par contre comporter une annexe réservée aux personnes réglementairement convoquées avec voix consultative (gérant d’une société d’attribution, représentants qualifiés d’organisations de locataires par exemple).

A.        conformité à la liste officielle des copropriétaires

La feuille de présence préparée doit comporter tous les lots et par conséquent les noms de tous les copropriétaires, titulaires de droit ou associés de sociétés d’attribution. La raison d’être de la feuille de présence et les nécessités pratiques semblent commander, pour les lots dont la propriété est démembrée, de ne faire apparaître que le nom et l’adresse du mandataire commun régulièrement désigné. Il est alors souhaitable que cette qualité soit indiquée dans l’immatriculation. Celle ci doit comporter mention du groupe représenté (Succession Dupont par exemple).

Les nécessités pratiques commandent également  que le tableau soit trié par noms, dans l’ordre alphabétique, et non par numéros de lot. Il est en effet souhaitable que la présence du propriétaire de plusieurs lots puisse être établie par un seul émargement. Les regroupements de lots ne doivent toutefois être effectués que pour une même qualité juridique : Monsieur Durand peut être seul propriétaire des lots 2, 20 et 23, et propriétaire avec son épouse des lots 7, 16 et 35. Ces deux groupes doivent être distingués.

B.        conformité au règlement de copropriété

La feuille de présence préparée doit comporter, pour chaque entrée nominative, le nombre total de voix détenues pour chaque catégorie prévisible de scrutin, c’est à dire le total des quotes-parts de parties communes générales et, s’il y a lieu, spéciales. Il peut être également nécessaire de faire figurer les quotes-parts de contribution à certaines catégories de charges spéciales si des scrutins doivent concerne les équipements ou services communs correspondants.

On ne doit pas oublier à ce stade que si un copropriétaire détient plus de  la moitié des voix de tous les copropriétaires, ses droits de vote sont réduits au total des voix des copropriétaires présents ou représentés.

C.        Présentation graphique de la feuille de présence :

La feuille de présence est présentée en format “ paysage”.(ou à l’italienne). Le syndic doit imposer, s’il y a lieu, ce mode de présentation à son prestataire de service informatique. L’expérience montre qu’il est difficile de servir une feuille de présence en format “portrait” ou à la française. Une gestion correcte des sauts de page est impérative pour éviter les erreurs de comptage, de report et de sous-totaux.

Chaque zone horizontale est affectée à un propriétaire et à son lot ou groupe de lots. Elle comporte les cases affectées respectivement à l’immatriculation et aux numéros des lots concernés, à l’indication du ou des nombres de voix détenues, à la mention des nom et adresse du mandataire éventuel, aux signatures enfin. Celles ci sont portées dans une même colonne, qu’ils s’agissant des propriétaires ou des représentants. Il est souhaitable qu’elle comporte une case “observations” dans laquelle seront éventuellement portées les heures d’arrivée tardive ou de départ anticipé de tel ou tel[1]

Les voix sont totalisées page par page dans chaque catégorie, avec reports pour le contrôle final.

La dernière page comporte la mention de certification de la feuille de présence et les emplacements nécessaires pour les signatures du président, des membres du bureau et du secrétaire..

Il arrive qu’à l’occasion de la signature de la feuille des copropriétaires souhaitent faire enregistrer des modifications de toute nature (changement d’adresse, mariage, divorce.) Il n’y a pas lieu de reporter ces rectifications sur la feuille de présence mais le syndic doit prendre soin de disposer de formules séparées mises à la disposition des intéressés pour fournir ces précisions et signer la fiche. La ou les fiches seront exploitées ultérieurement. Dans certains cas des justificatifs devront être adressés au syndic par pli recommandés avec avis de réception.

 

La feuille de présence ne doit pas être utilisée comme feuille d’enregistrement des votes. Il est conseillé d’utiliser un document de disposition identique dont les dernières cases seront utilisées pour cet enregistrement.. Un exemplaire identique peut être remis aux scrutateurs pour une vérification contradictoire des résultats des scrutins.

Il faut veiller en début de séance, puis en fin de séance à vérifier si tous les présents ont émargé la feuille présence. On évite ainsi l’apparition de votes émis alors que les intéressés sont considérés comme absents non représentés sur la feuille de présence.

La feuille de présence est elle-même signée en fin de séance par le président, le secrétaire et les membres du bureau s’il y a lieu.

D.        présentation électronique de la feuille de présence

L’article D 14 a été modifié par le décret du 27 mai 2004.

Il précise désormais que la feuille de présence «  peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du Code civil ». Dans le même esprit, L’article D 17 modifié précise que le registre des procès verbaux peut être tenu de la même manière.

Les nouvelles dispositions ajoutent que la feuille de présence constitue une annexe du procès verbal avec lequel elle est conservée. On doit en conclure que la feuille de présence peut désormais être communiquée avec le procès verbal, ce qui était controversé jusqu’à présent.

II.         émargement de la feuille de présence

Le statut ne prévoit aucune procédure particulière pour les opérations d’émargement. Dans la pratique il est effectué sous le contrôle du syndic avec l’assistance d’un ou deux membres du conseil syndical. Il leur est loisible de demande rune vérification de l’identité d’une personne se présentant comme copropriétaire, mais totalement inconnue.

Les incidents constatés à l’occasion de l’émargement sont répertoriés et, s’il y a lieu, évoqués après constitution du bureau. On note que, dans le silence de la loi, il peut se faire qu’une personne n’ayant pas qualité pour assister à l’assemblée participe néanmoins à la désignation du président et des membres du bureau. Si sa prétention est rejetée, il convient de modifier en conséquence les résultats du vote et, en tout cas, de faire mention précise de l’incident et de ses suites sur le procès verbal.

A.        procurations de vote

Les personnes, copropriétaires ou non, ayant reçu directement pouvoir d’un copropriétaire, émargent la feuille de présence en précisant leur nom et leur adresse. Mention en est faite sur la feuille de présence. Il n’y a pas lieu, pour ces mandataires, d’exiger la consultation de feuilles d'instructions de vote qui leur auraient été remises.

1.         limitation en nombre et en voix des pouvoirs détenus

Un même copropriétaire peut détenir trois pouvoirs, ou plus, mais dans la limité de 5% des voix de tous les copropriétaires. Le respect de ce plafond doit être vérifié soigneusement. Dans les assemblées importantes, la présence d'un collaborateur du syndic et d’un ordinateur renseigné peut faciliter ces travaux.

2.         traitement des pouvoirs en blanc

Les pouvoirs adressés en blanc au syndic sont distribués aux copropriétaires présents acceptant de les recevoir avec photocopie de le feuille d’instructions de vote dont l’original est conservé par le syndic. Ces opérations sont contrôlées par le conseil syndical et authentifiées par le Président et le bureau s’il en existe un..

Les originaux de tous les pouvoirs sont conservés au dossier de l’assemblée.

3.         substitution de pouvoir

La procuration peut comporter au profit de la personne désignée comme mandataire faculté de se substituer une autre personne si, par exemple, elle est déjà pourvue de trois procurations. La substitution doit être acceptée par le sous-mandataire. Les formules établies par le syndic doivent comporter cette faculté.

4.         incidents courants

On peut citer quelques cas constatés dans la pratique.

·         pouvoirs remis à des copropriétaires époux : deux époux peuvent-ils détenir chacun trois pouvoirs ? Il résulte a contrario d’un arrêt de la Cour de Cassation que cette pratique est possible[2] Les deux époux communs en biens étaient présents. Il s’agissait de savoir si les voix attachées au lot indivis devaient être ou non prises en compte aussi bien pour le mari que pour la femme. L’arrêt précise qu’elles ne doivent être prises en compte pour le mari qui exerce le droit de vote. Il ne critique nullement la remise de pouvoirs aux deux époux.

·         pouvoirs remis à un copropriétaire préposé du syndicat : la pratique est inopportune mais, semble-t-il, possible.

·         pouvoirs irréguliers en la forme : le pouvoir peut être établi sous une forme autre que celle de la formule jointe à la convocation mais doit comporter toutes mentions nécessaires à l’expression d’une procuration de vote. A défaut, le bureau peut constater sa nullité. La décision du bureau peut être contestée judiciairement dans le délai prévu par l’article L 42 alinéa. 2.

·         un copropriétaire accepte d’émarger pour des copropriétaires qu’il représente, mais refuse d’émarger pour ses propres lots. Dans ce cas insolite les mandants ont été enregistrés comme représentés, et, pour ses propres lots, le mandataire a été considéré comme absent non représenté.

·         pouvoirs adressés par télécopie ou message électronique : ils sont en général confirmés par envoi de l’original reçu par le syndic après l’assemblée. Les dispositions nouvelles relatives à la signature électronique ouvrent de nouveaux horizons dans ce domaine.

·         pouvoirs permanents à un gestionnaire locatif : on doit prendre en compte la spécificité du pouvoir, donné pour une assemblée déterminée. Ce principe conduit à penser qu’un gestionnaire locatif doit être habilité pour chaque assemblée comme un mandataire ordinaire

·         pouvoir général d’administration établi par acte authentique : ce pouvoir peut être présenté une fois pour toutes au syndic qui l’enregistre au fichier et en conserve copie. Il est opportun de notifier au mandant qu’il devra notifier l’extinction du pouvoir général au syndic. Ce mécanisme pose en outre le problème de l’étendue des pouvoirs du mandataire à propos d’une décision comportant un acte de disposition (vente de partie commune).

B.        réduction des voix d’un copropriétaire majoritaire

Un copropriétaire peut détenir, au titre d’un ou plusieurs lots, plus de la moitié des voix (par exemple 520 voix sur 1000). Ce cas est prévu par l’article L 22, alinéa 1 du statut, issu de la loi n° 66-1006 du 28 décembre 1966 article 3 :

« Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Toutefois, lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre des voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. »

Dans notre cas l’intéressé disposera de 480 voix et le total des voix à prendre en considération est de 960.

Cette disposition est critiquée et certaines juridictions ont tenté d’aggraver la réduction en ajoutant au texte. Il faudrait prendre en considération la somme des voix des autres copropriétaires présents ou représentés [3]. Cet ajout, serait-il souhaitable, ne peut être admis. Il n’est pas interdit à un copropriétaire majoritaire de recevoir des pouvoirs mais on peut comprendre que des pouvoirs en blanc ne lui soient pas remis.

Lorsque tous les autres copropriétaires sont présents ou représentés et adoptent une position contraire à celle du majoritaire, la situation est bloquée. L’assemblée ne peut, sur le point considéré, prendre aucune décision. Il appartient au Juge de déterminer la position la plus conforme à l’intérêt commun. Les Tribunaux rechignent généralement à se substituer à l’assemblée et n’acceptent une telle mission que lorsque la nécessité le commande absolument (travaux urgents).

Lorsque certains autres copropriétaires sont défaillants, le majoritaire a toute liberté de décision. Pour autant, il ne saurait en abuser et les Magistrats exercent sur les décisions prises dans de telles conditions un contrôle strict.

 

Certains copropriétaires majoritaires usent des stratagèmes les plus divers pour se réserver une majorité effective. Il suffit de vendre un petit lot à une personne de confiance pour que la règle soit tournée. On trouve dans la jurisprudence, abondante sur ce point, les mécanismes juridiques les plus divers. Ils sont sanctionnés sévèrement, les Magistrats n’hésitant pas à annuler une vente frauduleuse ou, du moins, à la déclarer inopposable au syndicat [4]

 

Il existe quelques difficultés d’application de la règle de réduction des voix d’une copropriétaire.

1.         Scrutins restreints prévus par l’article 24 de la loi

L’article 24 énonce :

« Lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d’entretien d’une partie de l’immeuble ou celles d’entretien et de fonctionnement d’un élément d’équipement, il peut être prévu par ledit règlement que ces copropriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent ces dépenses. Chacun d’eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa participation aux dites dépenses. »

La réduction ne s’applique que « lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié », ce qui génère ipso facto un nombre de voix supérieur  à la moitié. Il n’y a donc pas lieu à réduction dans le cas évoqué d’un scrutin réalisé en vertu de l’article 24, puisque le nombre des voix est alors en fonction des tantièmes de contribution aux charges et non des tantièmes de copropriété des parties communes.

Il importe peu que, s’agissant de travaux d’entretien d’une partie commune, la contribution aux charges soit calculée en fonction des tantièmes de copropriété. Dans ce cas en effet, certains copropriétaires seulement participent au scrutin. Or le texte ne prévoit de réduction qu’en fonction de la totalité des copropriétaires et des quotes-parts des parties communes.

2.         groupe d’immeubles

Lorsque le groupe est organisé en syndicats secondaires, la réduction peut jouer à l’occasion de l’assemblée du syndicat principal ou de l’assemblée de chacun des syndicats secondaires.

A défaut, il existe un syndicat unique qui assure l’administration de tous les bâtiments. Les assemblées générales réunissent tous les copropriétaires du groupe. Au cours de ces assemblées, certaines questions inscrites à l’ordre du jour peuvent faire l’objet de scrutins restreints, auxquels ne participent que certains copropriétaires.

 

Le règlement de copropriété d’un groupe d’immeubles peut comporter

Soit une clause de spécialisation des parties communes dans chaque bâtiment.

Les propriétaires des lots constituant chaque bâtiment sont propriétaires indivis des parties communes spéciales dont la liste exhaustive doit figurer dans la clause. Il s’agit généralement du gros-œuvre du bâtiment et de certains éléments d’équipement commun. L’ascenseur par exemple. Le règlement de copropriété indique pour chaque lot la quote-part des parties communes générales, d’une part, la quote-part des parties communes spéciales, d’autre part, qui sont l’une et l’autre attachées au lot.

La spécialisation des parties communes entraîne de plein droit la spécialisation des charges liées.

On peut concevoir la tenue d’assemblées spéciales ouvertes exclusivement aux propriétaires des lots constituant un bâtiment pour prendre des décisions concernant des travaux affectant les parties communes spéciales. Dans ce cadre la réduction des voix doit  jouer sans aucun doute. Il convient d’éviter  la prééminence d’un « gros porteur ».

La légalité de ces assemblées spéciales est contestée par certains auteurs parce que le groupement des propriétaires des lots constituant le bâtiment n’est pas doté de la personnalité juridique. Ces auteurs font remarquer qu’il est alors préférable d’adopter l’organisation en syndicats secondaires. Sur cette controverse voir 3-4-3 en III .

Il est sage pour les rédacteurs de règlements de copropriété prévoyant la spécialisation de certaines  parties communes  de prévoir également la tenue des assemblées spéciales.

 

Soit une clause de spécialisation des charges

Le règlement de copropriété ne stipule pas la spécialisation du gros œuvre de chacun des bâtiments. Il ne fait donc pas mention, pour chaque lot, de quotes-parts ou tantièmes spéciaux dans la propriété indivise du gros-œuvre.

Mais il stipule que les charges générées par les travaux d’entretien et de reconstruction de ce gros-œuvre seront réparties exclusivement entre les propriétaires des lots constituant le bâtiment. Il doit préciser, dans l’état de répartition des charges, les modalités de répartition applicables. Dans la pratique cette catégorie de charges fait l’objet d’un tableau comportant les tantièmes spéciaux de contribution à ces charges spéciales.

Il y a ici encore une controverse. On trouve de telles clauses dans de nombreux règlements de copropriété anciens ou récents. Certaines juridictions considèrent qu’il ne peut y avoir de charges spéciales en l’absence de parties communes spéciales.

La disposition spécifique de l’article 24 de la loi reproduite plus haut démontre à notre avis que le législateur admet au contraire la spécialisation des charges en l’absence de parties communes spéciales..

Dans les scrutins spéciaux (au cours d’une assemblée groupant tous  les copropriétaires) il ne peut y avoir de réduction des voix comme nous l’avons indiqué plus haut.

 

C.        présence ou représentation d’une personne morale

A propos d’une assemblée générale, on parle indistinctement de la représentation d’une personne morale propriétaire de lot pour décrire deux situations différentes.

Dans un premier cas la personne morale est présente à l’assemblée.

Elle est représentée par son représentant légal ou statutaire, ou par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet. On peut ici reprendre les termes de l’article L 21 relatif à la participation d’une personne morale aux travaux du conseil syndical. L’expression « fondé de pouvoir » implique une fonction permanente au sein de la personne morale avec délégation plus ou moins étendue.

Pour participer à une assemblée générale, le fondé de pouvoir doit présenter une justification de sa qualité établie par un document propre à la personne morale et distincte de la formule de pouvoir envoyée par le syndic avec la convocation. Ce document est établi dans les conditions prévues par le statut juridique propre à la personne morale. 

Dans un second cas, la personne morale est représentée à l’assemblée :

Comme tout autre copropriétaire le représentant légal ou statutaire, ou un fondé de pouvoir qualifié, donne pouvoir à un autre copropriétaire, ou à toute autre personne étrangère à la structure interne de la personne morale, aux fins de la représenter dans les conditions prévues par la loi du 10 juillet 1965. Le pouvoir est établi sur le formulaire adressé par le syndic.

Dans les deux cas le « pouvoir » doit être revêtu du cachet de la personne morale.

Le syndic, d’une part, lors de la signature de la feuille de présence, le président de l’assemblée et le bureau, d’autre part, doivent veiller à la régularité de la présence ou de la représentation d’une personne morale.

Pour autant le syndic ne peut être tenu de vérifier systématiquement l’identité du représentant légal ou statutaire d’une personne morale à l’occasion de chaque assemblée. On peut considérer que l’apposition du cachet et l’apparence régulière du document produit suffisent à établir une présomption de régularité. A contrario l’absence de tout cachet doit alerter les organes de contrôle. Ce contrôle a fait l’objet de la 4e Recommandation de la Commission de la copropriété et des observations de Christian Atias Dalloz 1995 chronique p. 175.

L’irrégularité d’un pouvoir est une cause de nullité de l’assemblée générale (CA Paris 22 novembre 2001 Loyers et copropriété 2002 n° 98).

Nous pensons toutefois que l’irrégularité liée à une procédure interne à la personne morale ne peut être invoquée à l’encontre du syndicat ni, a fortiori, par un copropriétaire autre que la personne morale.

III.        contrôle de la feuille de présence

La feuille de présence subit un double contrôle. Le premier est effectué de manière officieuse, généralement par le syndic qui, en fait, ouvre la séance afin que l’assemblée puisse procéder à la désignation du président. Celle ci étant faite, le président désigné fait procéder, s’il y a lieu, à la désignation des membres du bureau. Il est alors possible de proclamer officiellement, après règlements des incidents éventuels, les indications fournies par la feuille de présence.

On pourrait penser que c’est à ce moment que la procédure d’émargement est clôturée. Les retardataires seraient considérés comme défaillants. Les copropriétaires quittant prématurément la séance seraient ensuite considérés comme présents mais n’ayant pas participé aux derniers scrutins. La sécurité juridique commanderait certainement de s’en tenir à ce système. Il n’en est rien dans la pratique et les émargements se poursuivent alors que les débats sont en cours. Cela est source d’erreurs et de contestations mais la jurisprudence admet ces errements dont elle a établi peu à peu le régime juridique, notamment pour les départs anticipés.

Ce n’est finalement qu’en fin de séance que la feuille de présence est signée par le président, les membres du bureau et le secrétaire.

Nous rappelons au passage que le procès verbal doit être aussi désormais, établi et signé en fin de séance.

 

Mise à jour

01/07/2011

 



[1]  On verra plus loin nos observations relatives aux difficultés provoquées par ces allées et venues et nous évoquerons les dispositions particulières qui peuvent être prises à cet égard.

[2]  Cass. civ. 3 20/07/1994 Loy cop 1994 n° 488

[3]  CA Paris 19 B   23/10/1998 Loy cop mars 1999 n° 73

[4]  Cass. civ. 3  06/07/1982  Adm. avril 1983 39 note Guillot