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3/2.2.6

Demande d’inscription à l’ordre du jour

 

 

I.         domaine d’application

II.        procédure de la demande d’inscription

III.            contenu de la demande

A.       demandes dans l’intérêt personnel du demandeur

B.       demandes dans l’intérêt collectif.

IV.      les obligations du syndic

V.       demandes présentées par le conseil syndical

 

 

Le décret du 27 mai 2004 modifiant celui du 17 mars 1967 comporte une innovation remarquable. Il accorde à tout copropriétaire l’exercice de droit d’initiative traditionnellement reconnu à tout membre d’une institution collective. Chaque copropriétaire peut désormais demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour. Cette voie est également ouverte au conseil syndical.

L’article D 10 nouveau est ainsi rédigé :

A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante. »

 

La disparition des demandes d’inscription complémentaire à l’ordre du jour régies par l’ancien article 10 sera appréciée par les syndics.

Ils devront informer les copropriétaires des modalités d’application de cette nouvelle procédure car on peut craindre, dans un premier temps, un afflux de demandes d’inscription pour des questions n’ayant qu’un lointain rapport avec celles dont cette réforme souhaite assurer la promotion.

 

I.          domaine d’application

Les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée doivent tout à la fois nécessiter une décision de l’assemblée et entrer dans son domaine de compétence.

Il est donc possible d’écarter les questions relatives à un problème dont la solution relève des pouvoirs de gestion courante du syndic. La demande doit alors être assimilée à un signalement exigeant une action du syndic.

Peuvent également être écartées les questions concernant un litige avec un autre copropriétaire. Dans ce cas le syndic ne peut intervenir qu’à titre officieux et l’assemblée est également dépourvue de toute possibilité d’intervention.

Les demandes recevables peuvent être formulées soit dans l’intérêt personnel du demandeur (demande d’autorisation de travaux affectant les parties communes), soit dans l’intérêt général. Il s’agit alors de suggestions relatives à l’organisation générale de la gestion ou à l’exécution de travaux de maintenance ou d’amélioration.

Le mécanisme permet aux copropriétaires de formuler plusieurs mois avant la date de l’assemblée annuelle des propositions plus ou moins détaillées qui pourront être étudiées en concertation avec le conseil syndical et le syndic. Le développement de cette pratique est susceptible de favoriser la participation effective des copropriétaires à la gestion collective. Il est donc souhaitable de veiller au traitement convenable des demandes présentées dans cet esprit.

L’utilisation de la demande d’inscription à l’ordre du jour par le conseil syndical devrait être exceptionnelle. La concertation permanente qui doit exister entre le conseil et le syndic devrait éviter sa mise en œuvre. Elle constitue néanmoins un moyen d’exiger l’inscription d’une question en présence d’une manifestation de mauvaise volonté du syndic.

 

II.         procédure de la demande d’inscription

La demande est faite, à tout moment, par voie de notification, c’est à dire par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

L’article 10 se borne à indiquer que «  le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation da la  prochaine assemblée générale ». Le texte n’impose pas au syndic de convoquer une assemblée spécialement pour traiter de la ou des questions posées. Il peut en principe surseoir jusqu’à la convocation de la prochaine assemblée annuelle ou d’une assemblée intermédiaire déjà prévue pour traiter de travaux importants par exemple.

En principe la procédure de demande d’inscription prévue par le nouvel article 10 ne peut être mise en œuvre après réception de la convocation pour une assemblée et pour obtenir l’inscription d’une question à l’ordre du jour de cette même assemblée, comme c’était le cas pour l’ancienne demande d’inscription complémentaire à l’ordre du jour. L’ancien texte rendait possible la notification du complément cinq jours au moins avant la date de cette réunion. C’est précisément l’impossibilité pratique d’étudier les nouvelles questions qui constituait le vice majeur de l’ancienne procédure.

C’est seulement dans le cas où la convocation aurait été notifiée avec un délai très large, non imposé par une clause du règlement de copropriété, que l’on pourrait envisager la notification des nouvelles questions sir le délai de quinze jours peut encore être respecté. C’est pourquoi l’article D 10 indique encore que « si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante ». On peut craindre sur ce point la naissance d’un contentieux.

Il évoque le cas d’une demande objectivement recevable mais pratiquement inexploitable (études nécessaires, absence de dossier joint, etc..). On pourra se référer sur ce point aux règles déjà en place, notamment pour les pièces à joindre à une demande selon sa nature. Le caractère bénéfique de l’innovation justifiera de « bonnes pratiques » tendant à faciliter sa mise en œuvre. On peut noter dès à présent la disparition des soucis et frais de diffusion d’un ordre du jour complémentaire.

 

III.        contenu de la demande

Nous avons évoqué plus haut la nature des demandes qui peuvent être présentées. Il faut distinguer ici les demandes d’intérêt personnel de celles d’intérêt collectif.

 

A.        demandes dans l’intérêt personnel du demandeur

On peut se référer sur ce point aux indications fournies par la jurisprudence antérieure.

Il appartient au demandeur de préparer lui-même le projet de résolution qu’il souhaite voir présenté à l’assemblée [1]. Le syndic n’est pas tenu de se substituer à lui de ce chef. Il ne lui est pas interdit de lui donner des conseils mais il ne doit pas risquer d’engager sa responsabilité. Il ne doit pas, a fortiori, agir à l’encontre des intérêts du syndicat.

La demande doit, le cas échéant, être accompagnée des pièces exigées tant par l’article D 11 que par d’autres textes étrangers au statut. C’est le cas notamment pour une demande d’installation d’une antenne individuelle.

 

B.        demandes dans l’intérêt collectif.

Dans ce cas, un copropriétaire fait une proposition qui est susceptible d’intéresser tous les autres copropriétaires. Le régime de la demande est officiellement le même mais son traitement pratique doit être envisagé différemment.

Le demandeur peut se borner à présenter un principe général : la suppression du poste de concierge et le recours à une entreprise extérieur par exemple. La demande peut être étayée par des indications pratiques recueillies ça et là. Elle peut aboutir à une étude plus approfondie avec le concours du syndic et du conseil syndical.

L’expérience montrera rapidement les différents aspects de l’exercice du droit d’initiative.

 

IV.       les obligations du syndic

Le syndic est tenu d’exploiter d’une manière ou d’une autre toutes les demandes fondées sur l’article D 10. Il doit accuser réception de la demande. Il peut en profiter pour élaguer certaines questions.

Si une question relève de la gestion courante, il lui suffit de préciser que le nécessaire va être fait pour remédier au dysfonctionnement évoqué. Dans d’autres cas la question concerne un litige entre copropriétaires que ne peut faire l’objet d’une décision utile de l’assemblée. Il faut l’expliquer au demandeur.

Abstraction faite de ces réserves le syndic doit conserver toutes les demandes régulièrement notifiées et veiller à leur inscription à l’ordre du jour le moment venu. Sa responsabilité peut être engagée en cas de défaillance. Il en résultera pour les syndics un alourdissement des tâches mais on peut penser qu’il sera largement compensé par la disparition des demandes d’inscription complémentaire de l’ancien régime.

Au-delà des obligations, l’exploitation cohérente des demandes d’inscription peut se traduire par des actions bénéfiques pour la collectivité et une amélioration du climat interne. Les conseils syndicaux devront aussi s’impliquer dans ces actions.

 

V.        demandes présentées par le conseil syndical

Nous avons déjà indiqué que la nouvelle rédaction de l’article D 10 s’inscrit dans le particularisme du droit des institutions collectives. On trouve la notion de droit d’initiative dans les régimes les plus anciens. C’est une prérogative individuelle fondamentale.

Il n’est pas mauvais que l’article D 10 fournisse au conseil syndical un moyen juridique de faire respecter le droit qu’il a incontestablement de faire inscrire une question à l’ordre du jour d’une assemblée. L’obligation dans laquelle se trouverait le conseil de recourir aux dispositions de ce texte laisse apparaître l’existence de tensions entre le conseil et le syndic. Cela est toujours regrettable. Il est d’usage en effet que l’ordre du jour d’une assemblée soit fixé à la suite d’une concertation entre ces deux organes du syndicat, sans que le conseil puisse craindre la censure du syndic, qui ne peut être qu’abusive.

Quoiqu’il en soit, le régime applicable aux demandes du conseil syndical est identique. Le syndic doit impérativement tenir compte des demandes régulièrement formulées. Il est en droit de joindre à la convocation une note personnelle attirant l’attention des copropriétaires sur le caractère manifestement illégal d’une demande. Il est même tenu de le faire en vertu de son obligation de conseil.

 

En conclusion, on peut exprimer une vive satisfaction à la suite de cette réforme ponctuelle que nous avions souhaitée dans notre précédente étude .

 

 

Mise à jour

28/01/2016

 

 

 

 



[1]  Cass. civ. 3e 15/03/1983 JCP G 102 IV 172