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3/2.2.4

Les documents annexés à la convocation
Jean-Pierre MANTELET   DES Droit privé ©

 

 

I.        les documents annexes obligatoires

A.   Liste des documents obligatoirement joints (art. D 11)

B.   documents joints « pour la validité de la décision »

1.       état financier du syndicat et compte de gestion général

2.       projet de budget prévisionnel

3.       conditions essentielles des contrats

4.       contrats de syndic

5.       projet de convention imposé par l’article D 39

6.       établissement ou modification d’actes du syndicat

7.       projets de résolutions divers

8.       projet de résolution pour habilitation à agir en justice

9.       conclusion du rapport de l’administrateur provisoire (art. l 29-1)

10.    conclusions du rapport du mandataire ad hoc (art. l 29-1b)

11.    projets de résolution relatifs à la saisie immobilière d’un lot

12.    projet de convention de concession de services (ART L 41-2)

13.    situation financière du service dont la suppression est envisagée

C.   Documents pour l’information des copropriétaires

1.       Les annexes au budget prévisionnel ;

2.       L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération

3.       Les avis du conseil syndical sur les consultations imposées

4.       Le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical

5.       le projet d’état individuel de répartition des charges

D.   Notification impérative d’autres documents

1.       projet de résolution imposé par un copropriétaire

2.       projet de résolution imposé par un tiers partenaire

E.   Sanction de l’omission de documents à annexer

II.       le relevé général des charges et produits de l’exercice

III.     les documents annexes facultatifs

IV.     formules jointes

 

 

 

Les documents annexés à la convocation présentent un intérêt primordial. Ils ont pour objet d’apporter aux copropriétaires les informations nécessaires sur les points figurant à l’ordre du jour. Les copropriétaires disposent d’un délai substantiel pour les lire, rechercher éventuellement d’autres sources d’information sur un point particulier, discuter avec les autres copropriétaires.

Tout cela est propre à faciliter la tenue de l’assemblée, alimenter les débats, permettre la participation « éclairée » aux scrutins.

 

L’assemblée générale annuelle, - dite aussi « ordinaire » -, mérite quelques observations préliminaires.

A l’occasion de l’assemblée annuelle des copropriétaires, le syndic mandataire doit
rendre compte de sa gestion au syndicat mandant
et lui faire raison de tout ce qu’il a reçu en vertu de son mandat

La reddition de compte est imposée, en l’état présent des textes, par l’article 1993 du Code civil. Elle concerne les rapports entre le syndicat mandant et le syndic mandataire (exécution de la mission et usage des fonds)

 

Par ailleurs, l’art. 18 de la loi impose au syndic d’établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes et de les soumettre au vote de l’assemblée. Il s’agit alors des rapports entre le syndicat et les copropriétaires et de l’approbation des comptes qui valide l’état des dépenses de l’exercice, les nove en charges des copropriétaires, approuve la répartition qui en a été faite et génère l’exigibilité des insuffisances ou excédants révélés.

 

Chacune de ces opérations exige la diffusion aux copropriétaires, par voie de notification, d’informations relatives aux opérations administratives, techniques et financières de l’exercice échu, mais aussi aux propositions de décisions qui feront l’objet de scrutins au cours de l’assemblée. 

 

On remarquera qu’il n’est pas explicitement question dans les textes statutaires de la diffusion aux copropriétaires d’un état complet et détaillé des charges et produits de l’exercice échu.

La reddition de compte du Code civil impose cette diffusion car tout compte présenté doit comporter l’intégralité des articles dont les montants sont les facteurs justifiant le solde final.  Nous reprenons cette question ci-dessous en II.

Pour revenir aux textes du statut, l’article 18-1 de la loi est ainsi conçu  : « Pendant le délai s’écoulant entre la convocation de l’assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l’assemblée générale ».

Il est bien évident qu’un copropriétaire ne peut exercer utilement ce droit de contrôle que s’il a reçu préalablement un relevé général de toutes les charges mises en répartition au terme de l’exercice.

De la même manière, la notification du  projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire visé par l’article 11 II 5° que nous retrouverons plus loin n’aurait aucun sens si elle n’était pas accompagnée de la notification du relevé général des charges.

 

Le relevé général présente les charges classées par catégories (base de répartition) et, dans chaque catégorie par rubrique (nature de la charge).

On retrouve un classement identique dans le relevé individuel. Tout copropriétaire raisonnablement avisé peut exploiter ces documents sans difficulté.

 

 

La nature des documents annexes à joindre aux convocations varie en fonction des questions inscrites à l’ordre du jour. Nous reviendrons sur ce point à propos des différentes catégories d’assemblées. Mais il convient dès à présent de brosser un tableau du cadre réglementaire après les modifications apportées à l’article D 11 par le décret du 27 mai 2004.

I.       les documents annexes obligatoires

L’article D 11 fixe la liste des documents qui doivent être joints impérativement à la convocation. Il est possible de procéder par une notification séparée, qui peut être antérieure à celle de la notification. Il n’est pas possible de faire référence à des documents déjà notifiés pour une précédente assemblée. Si la notification des documents annexes a été faite avant celle de la convocation, il faut vérifier qu’un nouveau copropriétaire en a bien été destinataire.

A.        Liste des documents obligatoirement joints (art. D 11)

L’article 11 du décret du 17 mars 1967,  modifié par le décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 7 est désormais rédigé comme suit :

Sont notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour :

I.- Pour la validité de la décision :

1° L’état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé ;

2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l’assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;

La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ;

Il s’agit donc des annexes suivantes :

Annexe 1 : État financier après répartition au (date de clôture d l’exercice)

Annexe 2 : Compte de gestion général de l’exercice clos réalisé (N)  du … au … et budget prévisionnel de l’exercice N+2 du … au …

Annexe 3 : Compte de gestion pour opérations courantes de l’exercice clos réalisé (N) du … au … et budget prévisionnel de l’exercice N+2 du … au …

Annexe 4 : Compte de gestion pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel de l’exercice clos réalisés (N) du … au …

Annexe 5 : État des travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice  du … au …

 

À ces documents imposés par le statut de la copropriété il faut ajouter le document imposé par le droit commun de l’approbation des comptes d’un mandataire : la liste détaillée de ce qu’il a dépensé et reçu au titre de son mandat. Il s’agit pour nous du relevé détaillé des charges et produits de l’exercice, classés par catégories et rubriques de répartition, soit dans l’ordre prévu pour l’annexe 3 qui ne comporte que les sous totaux du relevé détaillé.

 

3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d’appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;

4° Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l’assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;

5° Le projet de convention, ou la convention, mentionné à l’article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus ;

6° Le projet de règlement de copropriété, de l’état descriptif de division, de l’état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l’assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ;

7° Le projet de résolution lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur l’une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26 (1), 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ;

8° Le projet de résolution tendant à autoriser, s’il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;

9° Les conclusions du rapport de l’administrateur provisoire lorsqu’il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l’ordre du jour résulte de ces conclusions ;

10° Les conclusions du rapport du mandataire ad hoc lorsqu’il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en vertu de l’article 29-1B de la loi du 10 juillet 1965 et que l’assemblée générale est appelée à statuer sur les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport ;

11° Les projets de résolution mentionnant, d’une part, la saisie immobilière d’un lot, d’autre part, le montant de la mise à prix, ainsi que le montant des sommes estimées définitivement perdues, lorsque l’assemblée générale est appelée à autoriser le syndic à poursuivre la saisie immobilière d’un lot ;

12° Le projet de convention et l’avis du conseil syndical mentionnés au second alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ou la teneur de la délégation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de ce même article ;

13° La situation financière du ou des services dont la suppression est envisagée en application de l’article 41-4 de la loi du 10 juillet 1965.

 

II.- Pour l’information des copropriétaires :

1° Les annexes au budget prévisionnel ;

2° L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;

3° L’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ;

4° Le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l’article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil syndical en application du second alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;

5° En vue de l’approbation des comptes par l’assemblée générale, le projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire.

Le contenu de ces documents ne fait pas l’objet d’un vote par l’assemblée des copropriétaires.

NOTA:

Décret n° 2010-391 du 20 avril 2010, article 32 : Les dispositions du présent décret relatives aux résidences-services figurant à son article 7 entrent en vigueur le premier jour du septième mois suivant celui de sa publication (1er novembre 2010).

 

 

On note  la distinction faite entre les documents notifiés pour la validité de la décision et ceux notifiés pour l’information des copropriétaires. Le contenu de ces derniers ne fait pas l’objet d’un vote par l’assemblée générale. Ce critère de distinction est assez mal venu.

Il suffit de constater que la seconde catégorie comporte des documents nécessaires pour l’information des copropriétaires. Cela suffit à imposer  la possibilité de sanctionner sévèrement l’omission de certains d’entre eux dans la convocation.

 

B.        documents joints « pour la validité de la décision »

 

1.         état financier du syndicat et compte de gestion général

L’article 11 I 1° vise « L’état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé ; »

 

L’article 8 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 (régime comptable) précise :

« Les comptes arrêtés à la clôture de l’exercice font l’objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires, qui comprennent nécessairement l’état financier, le compte de gestion général du syndicat des copropriétaires et l’état des travaux de l’article 14-2 précité et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice, établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux annexes n°s 1, 2, 3, 4 et 5 du présent décret. »

 

Il s’agit donc des annexes 1 et 2. Dans la pratique les annexes 1, 2 et 3 sont systématiquement notifiées. Les annexes 4 et/ou 5 sont notifiées lorsque des travaux exceptionnels ont été réalisés ou sont en cours.

 

2.         projet de budget prévisionnel

L’article 11 I 2° vise : « Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l’assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ; »

 

On sait qu’en principe une assemblée tenue au cours du premier semestre 2013 est appelée à approuver les comptes de l’exercice 2012. Elle peut modifier le budget prévisionnel de l’exercice 2013 en cours.

 Elle est aussi appelée à voter le budget prévisionnel 2014. C’est l’objet de la disposition évoquée.

On trouve le budget prévisionnel 2014 (N + 2) sur l’annexe n° 2.

 

L’article 11 I 2° précise in fine : La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ;

 

3.         conditions essentielles des contrats

L’article 11 I 3° vise : « Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d’appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ; »

Le décret, comme précédemment, n’impose pas de joindre les contrats, devis ou projets de marchés dans leur texte intégral. Il pose seulement la nécessité d’un tableau des conditions essentielles du contrat ou, en cas d’appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux.

Il convient donc d’abandonner la pratique néfaste qui consiste à annexer des masses de photocopies de devis, contrats ou marchés à la convocation. Ces documents exigent, pour une bonne exploitation, un traitement préparatoire facilitant leur bonne compréhension par les destinataires. Il peut être établi par un architecte ou un technicien spécialisé qui pourra être invité à le commenter au cours de l’assemblée.

En revanche, il convient de ne pas omettre une mention ou clause importante. C’est le cas en particulier des garanties dont le syndicat pourra bénéficier à l’issue du chantier, et clauses pénales exceptionnelles au profit du proposant.

4.         contrats de syndic

 L’article 11 I 4° vise : « Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l’assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat »

Nous avons indiqué que le contrat de syndic a fait son apparition dans le statut avec le décret du 27 mai 2004. Apparition dans le décret mais pas dans la loi qui ignore toujours le contrat de syndic.

En l’état du texte, on doit considérer que tous les syndics sont concernés, y compris les syndics copropriétaires, bénévoles ou rémunérés. On voit mal pourtant comment le projet de contrat de syndic pourrait être présenté dans un syndicat de forme coopérative puisque le syndic n’est pas désigné par l’assemblée.

Le projet de contrat du syndic (ou les projets s’il y a éventualité de changement de syndic) doit, quant à lui, être joint en texte intégral. Cela est parfaitement compréhensible et cette disposition doit inciter les syndics professionnels à «  faire court », sans omettre les mentions indispensables.

Dans la pratique on constate que les contrats proposés encombrent les convocations avec souvent plus de dix pages pour des syndicats parfois modestes.

 

5.         projet de convention imposé par l’article D 39

L’article 11 I 5° vise : « Le projet de convention, ou la convention, mentionné à l’article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus ».

Il s’agit des conventions visées par l’article D 39 modifié :

Convention entre le syndicat et le syndic, ses préposés, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, la personne liée à lui par un pacte civil de solidarité  ou ceux de son conjoint au même degré.

Conventions entre le syndicat et une entreprise dont les personnes mentionnées à l’alinéa précédent sont propriétaires ou détiennent une participation dans son capital, ou dans lesquelles elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées.

Enfin, le syndic, lorsqu’il est une personne morale, ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l’assemblée générale, contracter pour le compte du syndicat avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital.

Ces conventions doivent faire l’objet d’une autorisation spéciale de l’assemblée générale donnée à la majorité de l’article L 24.

Les dispositions des articles D 11 et D 39 concernent tous les syndics, qu’ils soient professionnels ou non professionnels. Elles visent à éviter tout favoritisme à l’occasion de la souscription de contrats et marchés de fournitures, sans interdire pour autant l’établissement de relations économiques entre le syndicat et des personnes physiques ou morales proches de son syndic.

 

6.         établissement ou modification d’actes du syndicat

L’article 11 I 6° vise : « Le projet de règlement de copropriété, de l’état descriptif de division, de l’état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l’assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ; »

 

7.         projets de résolutions divers

L’article 11 I 7° vise : Le projet de résolution lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur l’une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26, 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ;


Questions à traiter par l’assemblée

14-1 (2e et 3e alinéa),

Modalités relatives aux provisions sur charges courantes

14-2 (2e alinéa),

Modalités relatives aux provisions de l’article 14-2

18 (7e alinéa),

Dispense d’ouverture d’un compte séparé

24 (alinéas 2 et 3),

Travaux d’accessibilité pour les handicapés

25,

Toutes les questions

26 ,

Toutes les questions

30 (alinéas 1er, 2 et 3),

Travaux d’amélioration aux frais du syndicat

35,

Surélévation

37 (alinéas 3 et 4) 

Réserve d’un droit accessoire aux parties communes

39

Amélioration après sinistre technologique

 

A noter que toutes les questions relevant des articles 25 et 26 doivent désormais faire l’objet d’un projet de résolution.

 

8.         projet de résolution pour habilitation à agir en justice

L’article 11 I 8° vise : « Le projet de résolution tendant à autoriser, s’il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ; »

 

Nous attirons l’attention des syndics, des membres des conseils syndicaux, voire même des avocats, sur le soin qu’il convient d’apporter à la rédaction d’un tel projet de résolution. C’est par millions de francs puis d’euros que l’on doit chiffrer les pertes occasionnées à des syndicats de copropriétaires par des rédactions incertaines et pour finir illicites.

Il est vrai que la jurisprudence a lourdement favorisé les assureurs.

Il est vrai aussi que bien des professionnels immobiliers ou avocats ont été fort légers.

 

9.         conclusion du rapport de l’administrateur provisoire (art. l 29-1)

L’article 11 I 9° vise : « Les conclusions du rapport de l’administrateur provisoire lorsqu’il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l’ordre du jour résulte de ces conclusions ; »

Il s’agit d’une nouvelle disposition entrant dans le cadre du dispositif de prévention des insuffisances de trésorerie. La notification des conclusions du rapport de l’administrateur provisoire n’est imposée que « lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l’ordre du jour résulte de ces conclusions ».

10.      conclusions du rapport du mandataire ad hoc (art. l 29-1b)

Le décret modifié impose de joindre les conclusions du rapport du mandataire ad hoc lorsqu’il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en vertu de l’article 29-1B de la loi du 10 juillet 1965 et que l’assemblée générale est appelée à statuer sur les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport.

. On note que le nouveau texte évoque les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport. On doit donc considérer que ces projets de résolution doivent être insérés dans la convocation. Cela est d’ailleurs logique.

 

11.      projets de résolution relatifs à la saisie immobilière d’un lot

L’article 11 I 11° vise : « Les projets de résolution mentionnant, d’une part, la saisie immobilière d’un lot, d’autre part, le montant de la mise à prix, ainsi que le montant des sommes estimées définitivement perdues, lorsque l’assemblée générale est appelée à autoriser le syndic à poursuivre la saisie immobilière d’un lot ;

 

Nous renvoyons sur ces points à l’étude 11-3-9 consacrée à la saisie immobilière d’un lot.

 

12.      projet de convention de concession de services (ART L 41-2)

L’article 11  I 11° vise : « le projet de convention et l’avis du conseil syndical mentionnés au second alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ou la teneur de la délégation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de ce même article ; »

Cette disposition nouvelle concerne exclusivement les résidences services en copropriété.

13.      situation financière du service dont la suppression est envisagée

L’article 11  I 11° vise : « la situation financière du ou des services dont la suppression est envisagée en application de l’article 41-4 de la loi du 10 juillet 1965 ; »

Cette disposition nouvelle concerne exclusivement les résidences services en copropriété.

 

C.        documents pour l’information des copropriétaires

A ces documents joints pour la validité des décisions, il faut ajouter ceux qui doivent être joints pour l’information des copropriétaires.

1.         Les annexes au budget prévisionnel ;

Il n’existe aucune précision relative à ces annexes. On peut penser qu’il s’agit de documents d’information, tableaux d’évolution des charges permettant une meilleure information dans les copropriétés importantes.

 

2.         L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération

Nous avons écrit précédemment : « On ne sait pas s’il s’agit seulement des sommes versées par le syndicat ou s’il convient d’y ajouter celles versées directement par les copropriétaires (par exemple les vendeurs pour l’établissement de l’état daté et de la note de renseignements demandée par le notaire) ».

Rappelons que désormais on peut réellement considérer que le syndic ne peut recevoir de rémunération que du syndicat des copropriétaires, qui a, dans certains cas, la possibilité d’imputer au copropriétaire concerner la charge de la rémunération payée au syndic, en vertu de l’article 10-1 de la loi.

Une controverse bien inutile subsiste à propos de « l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ». En effet les dispositions postérieures du décret et de l’arrêté du 14 mai 2005 relatifs à la comptabilité des syndicats de copropriétaires ont rendu obsolète cette rubrique.

L’annexe 2 comporte les comptes 621 et 622. On y trouve les indications demandées sous réserve des observations suivantes :

Les textes auraient dû mentionner l’obligation de les détailler en faisant figurer les sous-comptes. Il est donc conseillé aux syndics de prendre cette précaution pour éviter l’établissement d’un document supplémentaire.

Les sous comptes affectés aux honoraires « individualisés » ne font apparaître aucun solde. La charge de l’honoraire est compensée par son transfert au copropriétaire concerné. On peut se demander si l’obligation d’information s’étend à ces honoraires puisque les copropriétaires ne sont pas appelés à y contribuer. Quoiqu’il en soit, le conseil syndical peut effectuer à ce titre des vérifications et notamment prendre copie intégrale du compte 421 du syndic pour l’intégralité de l’exercice. Sur l’ensemble de la question, voyez aussi notre article « La liste des honoraires ».

 

3.         Les avis du conseil syndical sur les consultations imposées

L’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Il s’agit des marchés et contrats d’un montant supérieur au seuil fixé par l’assemblée général, exigeant l’avis du conseil syndical. L’avis du conseil syndical doit impérativement être écrit puisqu’il doit être joint à la convocation.

Le syndic n’est pas tenu de suivre l’avis émis par le conseil syndical.

 

4.         Le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical

L’article 11 II 4° vise « Le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l’article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil syndical en application du second alinéa de l’article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ; »

On note avec satisfaction que désormais, par application de l’article D 11 II 4° le conseil est tenu d’établir un rapport écrit de son activité, qui devra être joint à la convocation. Cette formalité présente sans nul doute un caractère obligatoire nonobstant l’avis contraire de certaines associations qui, pourtant, n’hésitent pas à invoquer le caractère contraignant du texte lorsqu’il s’agit pour le syndic de présenter l’état détaillé des sommes perçues par lui au titre de sa rémunération.

La carence du conseil syndical pourra donc aboutir à la mise en cause de la responsabilité de ses membres, si l’insuffisance de l’information fournie aux copropriétaires génère un préjudice.

Le bon sens commande toutefois de faire une application prudente et éclairée de cette rigueur nouvelle.

 

A noter que dans le régime des résidences avec services et plus particulièrement dans le cas prévu par l’article 41-2 le conseil doit établir en outre un bilan.

 

5.         le projet d’état individuel de répartition des charges

L’article 11 II 5° vise : « En vue de l’approbation des comptes par l’assemblée générale, le projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire. »

 

On note avec satisfaction ce qui pour certains est une « innovation » apportée par l’article 11 II 5°.

C’est en réalité un simple retour à la bonne pratique ancienne que nous avions suggéré. Mais la rédaction de cet alinéa est assez malheureuse. Que faut-il entendre par « l’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire » ?.  Il doit s’agir du relevé individuel des charges et produits de chaque copropriétaire.

Un tel relevé doit préciser, dans chaque catégorie et rubrique concernant son ou ses lot(s),  la masse des charges et produits à répartir, le mode de calcul de sa contribution dans ces catégories et rubriques, sa quote-part dans ces charges et produits et au final le solde apparaissant à son crédit ou à son débit après imputation des provisions appelées.

A l’appui de ce document, le syndic doit joindre également à la convocation le relevé détaillé des charges et produits de l’exercice. Sur ce point le texte demeure lacunaire. Notons que la plupart des syndics, comme auparavant, joignent ce relevé.

 

D.        Notification impérative d’autres documents

 

1.         projet de résolution imposé par un copropriétaire

Nous rappelons les dispositions de l’article 10 du décret du 17 mars 1967, modifié par Décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 6 :

« A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante.

« Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l’inscription d’une question à l’ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande, le projet de résolution lorsque cette notification est requise en application des 7° et 8° du I de l’article 11. Lorsque le projet de résolution porte sur l’application du troisième alinéa de l’article 24 et du b de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, il est accompagné d’un document précisant l’implantation et la consistance des travaux.

« A l’occasion de chaque appel de fonds qu’il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle les dispositions de l’alinéa précédent. »

 

2.         projet de résolution imposé par un tiers partenaire

En cas d’emprunt pour un programme de travaux, l’organisme financier consulté exige en général l’adoption par l’assemblée d’une résolution habilitant le syndic à réaliser l’opération. Cette formalité est exigée aussi bien pour un emprunt syndical que pour un ensemble d’emprunts individuels traités par l’intermédiaire du syndic.

Cette modalité peut être imposée à l’occasion d’autres opérations. Il est généralement impossible d’amender ces résolutions dont le texte peut seulement être modifié au cours des pourparlers préalables avec l’organisme tiers.

 

E.        sanction de l’omission de documents à annexer

L’article D 13 comporte la sanction de non-respect des prescriptions relatives aux documents à joindre à la convocation. L’assemblée ne délibère valablement que sur les questions inscrites à l’ordre du jour et dans la mesure ou les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles D 9 à D 11-I. Si une question inscrite à l’ordre du jour a fait l’objet d’une décision alors que les documents d’information n’ont pas été notifiés, cette décision peut être annulée. La validité de l’assemblée n’est pas remise en cause et les autres résolutions ne sont pas affectées, si elles sont indépendantes de la résolution incriminée.

La mention dans l’article D 11 de la notification nécessaire «  pour la validité de la décision » renforce l’évidence de l’automaticité de la sanction dès lors qu’un copropriétaire opposant demanderait l’inscription d’une réserve au procès verbal et demanderait ensuite l’annulation de la décision incriminée.

Mais l’omission d’un document visé au II de l’article 11 peut sans nul toute justifier une action en responsabilité contre le syndic, voire le syndicat qui est le véritable auteur de la notification.

Il n’est pas interdit de songer à une action en nullité de la décision, fondée sur les règles du droit commun, si l’omission a vicié la volonté du copropriétaire.

L’appréciation du contenu de certains documents annexes laisse place à des interprétations divergentes. C’est notamment le cas pour des décisions relatives à un programme important de travaux. Il est souvent jugé qu’un rapport détaillé de l’architecte chargé de l’étude préalable assure une meilleure information des copropriétaires que la copie intégrale d’un ensemble de devis dont la compréhension n’est pas à la portée de profanes. A cet égard, il est recommandé aux syndics de déterminer avec les hommes de l’Art les modalités de présentation de leurs rapports.

Dans d’autres cas la sanction est appliquée strictement mais la jurisprudence admet parfois qu’un projet de résolution très précis peut tenir lieu de document d’information préalable s’il comporte mention de tous les éléments à prendre en considération pour l’élaboration de la décision. Les comptes de fin d’exercice doivent être établis conformément aux prescriptions légales.

Dans de nombreux cas, le rapport du conseil syndical n’est pas joint à la convocation alors qu’il est obligatoire pour une ou plusieurs questions. Un rapport oral au cours de l’assemblée ne peut remédier à cette carence qui peut être exploitée par un opposant.

 

 

II.      le relevé général des charges et produits de l’exercice

Tout mandataire est tenu à la formalité de reddition de son compte à son mandant.

S’il a reçu 5000 € pour l’exécution de sa mission et restitue finalement 3600 €, il doit justifier l’emploi de la somme de 1400 € en présentant la liste détaillée des dépenses et pour chacune d’entre elles une facture ou autre justificatif.

S’il a également reçu des sommes diverses, on doit les retrouver distinctement dans le compte. Toute compensation avec des dépenses est interdite abstraction faite de celle correspondant à la détermination du solde du compte.

Sauf à ce que le mandant renonce à l’exercice de droit de contrôle, il ne peut y avoir approbation des comptes sans présentation spontanée du détail méticuleux des dépenses et recettes. C’est une obligation du Code civil qui a échappé aux rédacteurs des différents textes d’application.

 

Les annexes 2 et 3 ne fournissent que des sous-totaux et totaux par catégories et rubriques. L’approbation des comptes exige la présentation des articles constituant chaque rubrique.

Dans le relevé général des charges et produits de l’exercice, les articles sont présentés dans l’ordre des catégories et rubriques et, dans chaque rubrique, dans l’ordre chronologique de l’enregistrement des factures ou produits.

Il doit y avoir correspondance entre la présentation du relevé général et celle des annexes.

Il doit également y avoir correspondance entre la présentation du relevé général et celle du relevé individuel, réserve faite de ce qu’un lot ne contribue pas fatalement à toutes les catégories ou rubriques.

 

La Cour de cassation veille avec minutie au respect des règles sus-énoncées. Elle a jugé récemment (Cass. Civ. 3e 15 avril 2015 n° 14-13255) que les frais imputés individuellement à un copropriétaire qui avait demandé dans son seul intérêt la convocation d’une assemblée générale devaient apparaître en charges et produits dans le relevé général. Leur omission justifie l’annulation de la décision d’approbation des comptes. :

« Mais sur le premier moyen :

« Vu l’article 14-3, ensemble l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 ;

« Attendu que pour rejeter la demande d’annulation de la décision n° 3 de l’assemblée générale du 10 décembre 2009 portant approbation des comptes de l’exercice 2008-2009, la cour d’appel retient que les frais de l’assemblée générale du 19 janvier 2009, convoquée à la demande de la SCI Les Chênes, constituent une charge personnelle de ce copropriétaire, lui ont été facturés comme tels et n’ont pas à figurer dans l’état des dépenses de la copropriété pour l’exercice 2008-2009 ;

« Qu’en statuant ainsi, alors que les comptes du syndicat doivent comporter les charges et les produits de l’exercice et qu’est entachée de nullité une décision d’assemblée générale approuvant des comptes irréguliers, la cour d’appel a violé les textes susvisés ; »

 

Comme le syndic doit facturer au syndicat toutes ses prestations particulières, y compris celles imputables individuellement, on comprend facilement que l’établissement d’un état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération est inutile.

 

III.     les documents annexes facultatifs

Il est d’usage, dans les copropriétés d’une certaine importance, de joindre un rapport écrit sur les évènements qui ont marqué la vie de la copropriété pendant depuis la dernière assemblée annuelle. Cette pratique est excellente, surtout quand le rapport est le fruit d’une bonne collaboration entre le syndic et le conseil syndical. Ce rapport peut être accompagné de documents complémentaires d’information sur l’évolution de la consommation d’eau ou de fioul par exemple.

Il est possible de joindre à la convocation des documents liés à une ou plusieurs questions inscrites, dont la notification n’est pas imposée. Un rapport technique ou juridique peut être établi sur une question par un copropriétaire et joint à la convocation.

Certains syndics utilisent les convocations pour joindre une circulaire relative aux modalités d’exercice de leur activité. Il est déconseillé de formuler de cette manière des offres de services et a fortiori de proposer des opérations immobilières. Ces documents peuvent entraîner une augmentation des frais postaux, ce qui peut générer des critiques de la part des copropriétaires. Les frais de convocation des assemblées demeurent en effet à la charge du syndicat.

IV.    formules jointes

Nous avons vu qu’il indispensable de joindre à la convocation une formule de mandat de représentation pour les copropriétaires ne pouvant participer en personne à l’assemblée et, le cas échéant, une formule d’instructions de votes.

Il peut être également opportun de joindre des formules dont le traitement est nécessaire pour certaines opérations comme les emprunts pour travaux importants, ou d’autres documents présentant un intérêt collectif quelconque..

 

Les indications qui précèdent montrent que le volume des convocations va croissant. C’est un réel problème aussi bien pour les syndics que pour les copropriétaires.

 

 

Mise à jour
20/10/2015