http://www.copyrightdepot.com/images/Sceau1.gif

00043608

 

CHARTE

 

Ne sont autorisées que
 1) les reproductions et copies réservées à l’usage privé, non commercial du copiste à l’exclusion de toute utilisation collective

2) les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration

3) l’insertion d’extraits dans un ouvrage de formation

associées, pour 2) et 3) à la citation du site

 

 

 

 

 

3/2.2.2

Le contenu de la convocation

 

 

I.        Spécificité de la convocation

II.      Informations relatives à la tenue de l’assemblée

III.     informations relatives à l’ordre du jour

A.       Questions communes à toutes les assemblées

B.       assemblée générale annuelle dite « ordinaire »

C.       assemblée générale dite « extraordinaire »

D.       rédaction des questions et projets de résolution

IV.     informations relatives aux majorités nécessaires

V.       informations relatives à la représentation des copropriétaires

VI.     les pouvoirs en blanc et les instructions de vote

VII.   disparition de l’ordre du jour complémentaire

 

 

Le volume et le contenu des convocations en assemblée générale vont en croissant. La qualité de l’information préalable des copropriétaires n’est pas à l’aune de cette variation. Cette situation est due à l’augmentation constante des questions qui doivent figurer impérativement à l’ordre du jour, à la division préconisée des résolutions relatives à une même question et au volume des pièces annexes. 

On entend ici par convocation le pli adressé aux copropriétaires, comprenant la lettre de convocation elle-même et les pièces annexées. 

I.          Spécificité de la convocation

La lettre recommandée de convocation est spécifique à une assemblée déterminée. Si le syndic convoque en même temps une assemblée d’un syndicat principal et l’assemblée d’un syndicat secondaire qui aura lieu à la suite, les convocations et les plis eux-mêmes doivent être distincts. A défaut il ne pourra pas prouver la régularité de chacune des deux convocations. Un pli de convocation peut comporter la diffusion du procès verbal d’une précédente assemblée [1] mais ne peut comporter la notification de ce procès verbal à un absent ou opposant. Ces prescriptions sont astreignantes et coûteuses mais doivent être respectées.

II.         Informations relatives à la tenue de l’assemblée

La convocation a pour but principal d’informer le copropriétaire destinataire de la tenue d’une assemblée. Elle doit indiquer la date, l’heure et le lieu ou elle se tiendra.

Pour un immeuble important, il peut être indiqué que la feuille de présence sera mise à disposition pour les émargements un quart d’heure ou plus avant le début prévu de l’assemblée. Celle ci ne peut débuter avant l’heure prévue.

III.        informations relatives à l’ordre du jour

La convocation a également pour but de faire connaître les questions qui seront débattues et feront l’objet de scrutins.

Les ordres du jour sont alourdis par un grand nombre de questions dont le libellé est exagérément détaillé. Les syndics suivent en cela les recommandations de la Commission de la copropriété qui, instruite par l’expérience, pousse la minutie à l’extrême avec l’espoir de voir fructifier ainsi une partie de ses semailles. La précision est louable  mais l’expérience montre que ces détails égarent nombre de copropriétaires.

La plupart des questions sont assorties de documents annexes. Certaines exigent l’envoi avec la convocation d’un projet de résolution. Il a été judicieusement suggéré d’établir un projet de résolution pour chacune des questions figurant à l’ordre du jour. Il est recommandé de faire figurer la majorité nécessaire pour l’adoption de chaque résolution.

Pour faciliter la lecture de l’ordre du jour il paraît souhaitable  d’en limiter le texte à l’exposé nécessaire mais suffisant des questions avec renvoi aux documents joints et projets de résolutions dont un état récapitulatif peut être établi à la suite de la convocation proprement dite. Cela permet au destinataire d’apprécier rapidement l’importance relative des questions. Cet exposé doit être établi avec soin et sa rédaction constitue parfois un exercice difficile. Les positions contradictoires de la jurisprudence en ce qui concerne la nécessité de votes séparés ou la possibilité d’un vote unique sur certaines questions doivent inciter le rédacteur à une grande prudence.

L’ordre du jour lie doublement l’assemblée :

·         L’assemblée ne peut délibérer que sur les questions figurant à l’ordre du jour

·         L’assemblée doit prendre une décision sur chaque question y figurant. Cette décision peut être un renvoi à une assemblée ultérieure. La motivation doit en être précisée, notamment si la question peut engager la responsabilité du syndicat.

On peut distinguer les questions devant figurer à l’ordre du jour des assemblées annuelles dites ordinaires de celles figurant à l’ordre du jour des assemblées dites extraordinaires. Mais avant tout il existe des questions communes à toutes les assemblées générales.

A.        Questions communes à toutes les assemblées

Le début de l’ordre de l’ordre du jour est commun à touts les assemblées générales :

·         désignation du président

·         désignation des scrutateurs

·         secrétariat de l’assemblée

Notons que l’on ne parle plus du « bureau » de l’assemblée.

B.        assemblée générale annuelle dite « ordinaire »

·         vérification des comptes  de l’exercice 2009:

·         quitus au syndic :

·         désignation du syndic

Nécessaire ou non en fonction de la durée du mandat du syndic. S’il y a lieu à désignation, l’ordre du jour doit faire mention de l’adoption du projet de contrat présenté par le syndic. Celui-ci peut demander l’octroi de la dispense d’ouverture d’un compte bancaire séparé. On a donc :

- ADOPTION DU CONTRAT DE SYNDIC

- DISPENSE AU SYNDIC DE L’OUVERTURE D’un compte bancaire sÉparÉ

A notre avis, ces questions doivent faire l’objet d’un scrutin unique car le syndic peut refuser des amendements à son contrat comme également l’obligation de gérer la trésorerie par compte séparé. Les trois questions forment donc un bloc indissociable. Néanmoins les trois éléments de la décision doivent être présentés distinctement et clairement dans la résolution unique.

La décision de dispense doit comporter mention de la durée de la dispense.

·         désignation des membres du conseil syndical

Nécessaire ou non en fonction de la durée des mandats des membres du conseil syndical. Les différentes candidatures doivent de plein droit faire l’objet de scrutins séparés mais il n’est pas obligatoire de faire figurer les candidatures dans l’ordre du jour.

·         délégation au conseil syndical

Cette question est usuelle dans de nombreux cas. La délégation permet au conseil syndical de prendre en cours d’exercice des décisions relatives à des travaux d’entretien urgents. Elle détermine le montant maximum des engagements pouvant être décidés par le conseil syndical.

·         budget prévisionnel de l’exercice 2010 en cours:

Il peut être nécessaire ou possible de rectifier le montant de certains postes du budget prévisionnel de l’exercice en cours.

·         budget prévisionnel de l’exercice 2011

·         rÉserve de trésorerie

Il peut être nécessaire de modifier le montant de cette réserve en fonction du montant du budget prévisionnel qui en détermine le plafond (1/6e).

 

D’autres questions peuvent faire l’objet d’un simple rappel des décisions prises antérieurement et demeurant en vigueur ou au contraire d’un nouveau débat et d’un nouveau vote.

 

·         conseil syndical

Rappel de sa composition s’il n’y a pas lieu à désignation de membre(s)..

·         Consultation individuelle des pièces comptables (art L 18-1)

·         Seuil de consultation du conseil syndical (art L 21 al. 2)

·         Seuil de mise en concurrence

·         Provision pour travaux futurs

Il s’agit d’un simple rappel quand la provision existe. Dans le cas contraire, le syndic doit porter la question à l’ordre du jour tous les trois ans.

 

La consultation trisannuelle relative à l’ouverture d’un compte séparé n’est plus imposée. Lorsqu’une assemblée antérieure a accordé ou refusé au syndic la dispense d’ouverture d’un compte séparé, la solution demeure valide mais peut faire l’objet d’une décision modificative, ce qui exige l’inscription de la modification  à l’ordre du jour.

Lorsque la dispense d’ouverture a été accordée, la décision doit fixer la durée de cette dispense. La question doit être inscrite à nouveau avant le terme convenu.

A ces questions, il est possible, à l’occasion d’une assemblée générale annuelle, d’ajouter d’autres questions, notamment celles dont l’inscription a été demandée par des copropriétaires.

C.        assemblée générale dite « extraordinaire »

Une assemblée générale extraordinaire ne comporte en principe aucune des questions inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée annuelle. Il n’est toutefois pas interdit d’inscrire une ou plusieurs questions dès lors que cela est nécessaire.

Sous cette réserve, les questions inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée extraordinaire concernent le plus souvent l’exécution de travaux importants, des affaires contentieuses ou des demandes d’autorisations diverses présentées par un ou plusieurs copropriétaires.

Plus généralement encore toute question d’intérêt individuel ou collectif peut justifier la convocation d’une assemblée générale extraordinaire.

D.        rédaction des questions et projets de résolution

L’auteur de la convocation doit rédiger les questions inscrites de manière très explicite. Les copropriétaires doivent savoir « de quoi on va parler » !

L’adjonction systématique d’un projet de résolution permet de ne pas surcharger les titres de questions. Il a été ainsi jugé que la mention « fermeture de l’immeuble » [2] ne constituait pas une information préalable suffisante. Dans ce cas, il est possible de trouver dans le projet de résolution un complément d’information.

De plus ce mécanisme facilite l’établissement du procès verbal en cours d’assemblée.

Les projets de résolution doivent être rédigés en mode positif. Pour une demande d’autorisation formulée par un copropriétaire : « l’assemblée décide d’autoriser Monsieur Dupont … » Cette méthode favorise la clarté du vote et la constatation du résultat.

IV.       informations relatives aux majorités nécessaires

La loi n’impose pas ce genre d’information. Elle ne l’interdit pas. Il est hautement recommandé d’indiquer, pour chaque question inscrite, la majorité nécessaire à son adoption. Certains syndics prennent en outre le soin de mentionner le mode de calcul des différentes majorités. On ne peut que les approuver.

Un avantage majeur est de prévenir tout débat à ce sujet en cours d’assemblée, mais aussi, le cas échéant, de provoquer avant la réunion la réaction d’un copropriétaire directement intéressé contre l’indication fournie.

L’indication donnée par le syndic peut, en effet, être contestée. Il est préférable que cette contestation soit faite à réception de la convocation plutôt qu’en cours d’assemblée. Il sera, le plus souvent, possible de régler la difficulté rapidement. Dans certains cas, le syndic peut être amené à reconnaître le caractère erroné de l’indication fournie. Il ne semble pas que l’erreur commise puisse entacher la validité de la délibération, dès lors qu’elle a été signalée d’emblée au début de l’examen de la question concernée.

Il est néanmoins préférable qu’en présence d’une question complexe, la détermination de la majorité nécessaire fasse l’objet de soins attentifs, comme la consultation d’un juriste qualifié.

V.        informations relatives à la représentation des copropriétaires

La convocation doit indiquer que les copropriétaires ont la faculté de se faire représenter à l’assemblée s’ils ne sont pas en mesure d’y participer. L’interdiction faîte au syndic à ce sujet doit être rappelée.

La mention doit préciser qu’une formule de procuration est jointe à la convocation et doit être utilisée pour l’établissement du pouvoir. Elle peut indiquer les conditions de retour du pouvoir à l’intention des copropriétaires qui ont peu de relations avec leurs consorts, membres ou non du conseil syndical. Cette observation appelle la question des “pouvoirs en blanc”.

Il est recommandé de joindre au pouvoir une formule d’instructions de vote. Il est vrai que la notion de mandat impératif est contestable mais en l’espèce « nécessité fait loi ».

VI.       les pouvoirs en blanc et les instructions de vote

La pratique courante des pouvoirs en blanc retournés au syndic a été, dans un premier temps, radicalement condamnée par la jurisprudence qui y voyait un moyen pour celui ci d’orienter les votes par une distribution sélective. Dans certains cas, une observation identique peut être faite au sujet du président du conseil syndical, autre destinataire privilégié.

L’expérience a aussi montré que les copropriétaires présents, ne connaissant pas les intentions de mandants souvent inconnus, prenaient le parti de s’abstenir, en leur nom, sur les questions les plus importantes. Sur ce point particulier, on a remédié à la difficulté par l’établissement de fiches d’instructions de vote jointes aux convocations (voir ci-dessus). Elles doivent être retournées avec les pouvoirs, dûment complétées. On aboutit ainsi à un mandat impératif qui heurte les principes mêmes du jeu majoritaire, fondé sur l’importance déterminante  du débat préalable. Les nécessités pratiques l’ont emporté et la pratique des instructions de vote est maintenant admise. Cette pratique a pour effet de réduire à néant les critiques fondées sur la distribution sélective.

Pour revenir aux pouvoirs en blanc, le principe a finalement été admis sous réserve qu’ils soient distribués sous le contrôle du conseil syndical. Il s’agit d’un accommodement pratique car le conseil syndical est dépourvu de pouvoir à cet égard. La pratique sus indiquée des instructions de vote améliore la transparence du mécanisme. Il faut dans la pratique que soient établies des photocopies des instructions qui seront remises aux mandataires accrédités.

Il est souhaitable que les formules d’instructions soient immatriculées et comportent mention du nombre de voix correspondant au(x) lot(s) concerné(s) dans chaque catégorie de scrutin. Les moyens informatiques peuvent y pourvoir.

VII.     disparition de l’ordre du jour complémentaire

L’article D 10 permettait aux copropriétaires ou au conseil syndical de demander, dans les six jours de la convocation, l’inscription de nouvelles questions à l’ordre du jour de l’assemblée.

Les inconvénients de cette procédure étaient nombreux.

Le décret du 27 mai 2004, modifiant celui du 17 mars 1967, a fort heureusement substitué à la demande d’inscription complémentaire à l’ordre du jour le droit ouvert aux copropriétaires ou au conseil syndical de demander à tout moment l’inscription d’une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

Cette réforme est fort heureuse. Elle fait l’objet de l’étude 3/2.2.6.

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

06/11/2010

 

 



[1]  Il s’agit de la diffusion aux présents et représentés, à distinguer de la notification aux opposants et défaillants. La preuve de la diffusion, qui est facultative, n’est pas nécessaire.

[2] CA Paris, 26/09/1996 Loyers cop. 1996, n° 46