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3/2.2.1

L’auteur de la convocation

 

 

I.         convocation par le syndic

II.        convocation par une autre personne

A.       convocation par le président du conseil syndical (Art. D 8)

B.       Convocation par un copropriétaire ou un mandataire de justice (art. D 50)

C.       Convocation par un administrateur provisoire (art. D 47)

III.       initiative de la convocation de l’assemblée

A.       l’assemblée annuelle

B.       seconde assemblée ou assemblée prévue par une assemblée précédente

C.       convocation sur demande du conseil syndical ou de copropriétaires

D.       Évènements fortuits justifiant la convocation de l’assemblée

1.        Travaux urgents

2.        Contentieux

3.        Situation financière du syndicat

4.        Demande urgente présentée par un copropriétaire

 

 

L’assemblée est convoquée par le syndic (Article D 7 al. 2). En vertu de ce texte, celui-ci est, pour l’assemblée annuelle, l’initiateur et le réalisateur de la convocation dans la mesure ou il s’agit d’une assemblée statutairement obligatoire. Dans certains cas, l’assemblée peut être convoquée par une autre personne.

I.       convocation par le syndic

La validité de la convocation est subordonnée à la qualité effective de syndic. Le syndic dont le mandat est expiré ne peut donc convoquer utilement [1]. Le syndic doit en conséquence refuser de convoquer l’assemblée annuelle à une date qui risquerait de faire jouer ce cas de nullité.

L’annulation de la désignation du syndic, plusieurs années après, en raison de la durée de la procédure, entraîne la nullité des assemblées postérieures [2] . C’était un inconvénient majeur de l’obligation faite périodiquement à l’assemblée de délibérer au sujet de l’ouverture ou non d’un compte bancaire séparé. La loi du 13 décembre 2000 a porté remède à cette difficulté. La règle subsiste dans les cas ou la désignation (ou le renouvellement de mandat) est annulée pour une autre raison, qui peut d’ailleurs être la nullité de la convocation pour l’assemblée qui a désigné le syndic ou a renouvelé son mandat.

II.         convocation par une autre personne

L’assemblée peut être convoquée dans des circonstances exceptionnelles par le président du conseil syndical, par un administrateur provisoire, par un copropriétaire ou un mandataire de justice.

A.        convocation par le président du conseil syndical (Art. D 8)

L’article D 8 permet au conseil syndical, ou à un ou plusieurs copropriétaires possédant représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement ne prévoie un nombre inférieur de voix, de demander la convocation d’une assemblée. La demande, qui doit comporter les questions devant figurer à l’ordre du jour, est adressée au syndic. Elle peut être suivie d’une mise en demeure en cas de silence du syndic. Le président du conseil syndical peut convoquer l’assemblée si la mise en demeure est restée infructueuse pendant plus de huit jours. Il doit alors notifier la convocation au syndic

Cette disposition de l’article D 8 appelle plusieurs observations.

Les copropriétaires font habituellement confusion entre les deux formalités différentes que sont la demande, d’une part, la mise en demeure d’autre part. La demande n’est assortie d’aucun délai [3]. Le syndic n’a pas la possibilité matérielle de convoquer immédiatement à réception de la demande, qui ne comporte d’ailleurs pas toujours les précisions ou documents annexes nécessaires. Le syndic ne saurait pour autant laisser la demande sans suite et sa réaction doit être rapide pour déterminer les modalités de l’assemblée en accord avec le conseil syndical et les demandeurs. Une réaction tardive justifie l’envoi d’une mise en demeure, dont la réception fait courir le délai de huitaine.

Si la demande est présentée par un ou plusieurs copropriétaires, ceux ci doivent s’adresser au président du conseil syndical s’ils entendent se prévaloir de la carence du syndic. L’article D 50 leur donne la faculté de mettre en demeure le président du conseil syndical s’il ne réagit pas. Sa carence constatée à l’expiration du délai de huitaine peut aboutir à la convocation par un copropriétaire ou un mandataire de justice par application de l’article D 50 (cf. ci après B)

Dans la plupart des cas, la convocation par le président du conseil syndical exige l’intervention du syndic qui détient la liste officielle des copropriétaires. Il est évident que la responsabilité du président ou d’un copropriétaire pourrait être engagée en cas d’erreur dans l’envoi des convocations en l’absence de toute précaution.

B.        Convocation par un copropriétaire ou un mandataire de justice (art. D 50)

La procédure prévue par l’article D 50 peu être utilisée par le ou les demandeurs

·         en cas de carence du président du conseil syndical, mais également

·         si le syndicat n’est pas pourvu d’un conseil syndical

·         ou si les membres du conseil n’ont pas été désignés

Ils peuvent saisir, par assignation, le président du tribunal de grande instance statuant en matière de référé qui a la faculté d’habiliter un copropriétaire ou un mandataire de justice à l’effet de convoquer l’assemblée. Si la mission est confiée à un mandataire de justice, le Magistrat peut également étendre sa mission à la présidence de l’assemblée.

L’assignation est délivrée au président du conseil syndical, en cas de carence de sa part, au syndic dans les autres cas. Il est conseillé de mettre en cause le syndic dans tous les cas, ne serait-ce que pour obtenir les informations et pièces nécessaires à la réalisation de la convocation. L’assignation doit à peine d’irrecevabilité être précédée de la mise en demeure qui justifie la carence.

La possibilité laissée au Juge de confier au mandataire de justice la présidence de l’assemblée est l’unique exception à la nécessaire désignation par vote de l’assemblée de son président. Elle est justifiée par le fait que ce mandataire n’est chargé d’aucune mission d’administration. Il n’est donc pas soumis au contrôle des copropriétaires. Sa mission se termine à la fin de l’assemblée, sauf extension à la seconde assemblée qui pourrait être nécessaire en vertu de l’article L 25-1.

C.        Convocation par un administrateur provisoire (art. D 47)

En vertu de l’article D 47, le président du tribunal de grande instance peut désigner un administrateur provisoire de la copropriété par ordonnance rendue à la requête de tout intéressé dans tous les cas ou le syndicat est dépourvu de syndic, hormis celui ou l’assemblée n’a pu désigner un syndic. Ce cas est prévu par l’article D 46 qui prévoit alors la désignation d’un syndic judiciaire par ordonnance à la requête d’un ou plusieurs copropriétaires, membres ou non du conseil syndical.

Nous traiterons par ailleurs les questions posées par l’administration provisoire du syndicat. Il suffit de rappeler ici que l’administrateur provisoire ne peut présider l’assemblée même si, par erreur, il en a reçu mission dans l’ordonnance.

III.     initiative de la convocation de l’assemblée

La convocation de l’assemblée doit être justifiée par un motif valable. L’assemblée est un corps permanent. Il ne faut pas en déduire que ses membres peuvent et doivent être convoqués à tout moment pour des motifs futiles. Nous devons donc examiner les cas justifiant la réunion des copropriétaires.

A.        l’assemblée annuelle

Il s’agit là d’une obligation légale. Le syndic doit la convoquer dans le délai imposé. Le conseil syndical doit prendre les initiatives nécessaires s’il constate un retard prévisible, quelles qu’en soient les raisons.

Dans la mesure du possible, il convient d’ajouter à son ordre du jour impératif les questions posées par l’administration du syndicat et la gestion de l’immeuble.

B.        seconde assemblée ou assemblée prévue par une assemblée précédente

Le syndic doit convoquer à nouveau les copropriétaires si une décision n’a pu être prise dans les conditions de majorité prévues par l’article L 25, sans qu’un second vote ait pu avoir lieu en vertu de l’article L 25-1..

Il doit également convoquer si une précédente assemblée a adopté une décision de principe et prévu une nouvelle assemblée pour délibérer sur les études demandées et prendre éventuellement une décision exécutoire.

C.        convocation sur demande du conseil syndical ou de copropriétaires

Nous avons examiné plus haut cette question et les différentes procédures applicables. Elle appelle toutefois quelques précisions complémentaires.

Une telle demande de convocation doit s’avérer justifiée. Elle impose le déplacement des copropriétaires et des frais qui peuvent être importants. Nous avons vu que la demande elle-même doit comporter son objet, sous la forme d’un ordre du jour. Elle doit, s’il y a lieu, comporter également les pièces à joindre à la convocation en fonction des questions évoquées. Celles ci doivent concerner les intérêts communs. Dans certains cas, une concertation entre le syndic et le conseil syndical, voire les copropriétaires demandeurs peut permettre de remédier à des malentendus et divergences occasionnelles.

L’article D 8 ouvre à un copropriétaire détenant seul plus du quart des voix la possibilité de demander la convocation de l’assemblée. Il ne saurait utiliser cette voie dans un intérêt purement personnel, pour présenter une demande d’autorisation de travaux affectant les parties communes par exemple. Nous examinerons ci-dessous les conditions dans lesquelles ce genre de demande peut être traité.

D.        Évènements fortuits justifiant la convocation de l’assemblée

Des évènements fortuits peuvent imposer la convocation de l’assemblée ou la rendre opportune aux yeux du syndic ou du conseil syndical en accord avec lui.

1.         Travaux urgents

L’article D 35 permet au syndic, en cas d’urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble. Il doit en informer les copropriétaires et convoquer immédiatement une assemblée générale. La convocation est alors soumise à des dispositions spéciales tant en ce qui concerne le délai de convocation que les documents à annexer.

2.         Contentieux

Il peut être nécessaire pour le syndicat d’engager rapidement une procédure pour laquelle il est tenu de respecter un délai (notamment de prescription). L’article D 55 impose au syndic de demander à cet effet une habilitation de l’assemblée générale. Ce motif peut justifier la convocation d’une assemblée qui prendra sa décision à la majorité de l’article L 24.

Le syndic n’a pas besoin de cette habilitation pour défendre à une action intentée contre le syndicat. Mais, en présence d’une assignation délivrée au syndicat, il est tenu d’en donner connaissance à tous les copropriétaires. Il peut lui paraître nécessaire de convoquer l’assemblée pour position sur la demande, décider de confier le dossier à un avocat déterminé et d’une manière générale organiser la défense des intérêts du syndicat.

3.         Situation financière du syndicat

La détérioration de la situation financière du syndicat, l’accroissement des appels impayés, la situation particulière d’un copropriétaire, peuvent inciter le syndic à informer l’assemblée et l’inviter à prendre les décisions appropriées. Il doit également être habilite pour procéder à la vente sur saisie immobilière du lot d’un copropriétaire débiteur. Il peut enfin demander à l’assemblée la réalisation d’un appel de fonds de couverture pour disposer des fonds nécessaires au paiement des dettes du syndicat.

4.         Demande urgente présentée par un copropriétaire

Les règlements de copropriété anciens laissaient fréquemment au syndic le soin d’accorder aux copropriétaires des autorisations diverses d’intervention s affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble. Sur le fondement de la loi de 1965, la jurisprudence réserve à l’assemblée générale la possibilité d’accorder ces autorisations [4].

Les syndics seraient peu soucieux, de nos jours, d’endosser la responsabilité de décisions comme l’autorisation d’exécution de travaux présentée au nom de son locataire commerçant par un propriétaire de boutique. La division régulière d’un lot, accompagnée d’une vente partielle, impose l’approbation par l’assemblée de la nouvelle répartition des charges. Les demandes formulées par les copropriétaires exigent donc souvent un traitement rapide peu compatible avec les lourdeurs de la copropriété.

Dès lors que la demande de convocation d’assemblée est présentée de manière régulière, il est pourtant nécessaire d’y déférer.

 

 

Mise à jour

28/01/2016

 



[1] Cass. civ. 3  26/03/1997 Loyers Copropriété juin 1997 177 note Vigneron

[2] Cass. civ. 3  16/12/1988 

[3] En ce sens Lafond et Stemmer Code de la copropriété sous art. D 8

[4] CA Paris  04/07/1979 Administrer 1981 p. 28 note Guillot (majorité art 24 nécessaire) ; Cass. civ. 3  07/05/1997 RDI 1997 487 note Capoulade (majorité art. 25 nécessaire)