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3/2.1

La préparation de l’assemblée

 

 

I.         les problèmes pratiques

A.       la date de l’assemblée

1.        Contraintes juridiques

2.        contraintes techniques

3.        contraintes pratiques

B.       le lieu de l’assemblée

II.        la préparation du dossier

A.       l’ordre du jour

1.        les documents à annexer

2.        les contrôles préalables

B.       concertation avec le conseil syndical

1.        réunion du conseil syndical

2.        le rapport du conseil syndical

 

 

Une assemblée doit faire l’objet d’une préparation minutieuse qui est l’une des conditions de son bon déroulement. C’est pour le syndic une occasion de contacts fructueux avec le conseil syndical.

Les modalités de préparation de l’assemblée diffèrent selon sa nature, ordinaire ou extraordinaire, l’importance de l’immeuble et celle, particulière, d’un ou plusieurs questions traitées. Elles peuvent être affectées par la survenance de difficultés conjoncturelles, la dégradation consécutive du climat syndical, l’éventualité d’une procédure importante ou d’autres facteurs de même ordre.

La préparation présente des aspects purement matériels (date, lieu, location de salle, matériel à utiliser, etc.) et des aspects juridiques ou techniques. Le temps est passé des approximations faciles et la jurisprudence montre que certains copropriétaires, et leurs conseils, savent exploiter les moindres failles pour obtenir l’annulation d’une décision ou, plus gravement, de l’assemblée elle-même..

I.          les problèmes pratiques

Ils concernent, dans certaines copropriétés, la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. L’extension progressive du « régime des trente cinq heures » accroît les difficultés que l’on connaissait déjà. L’alignement de l’exercice sur l’année civile, imposé de fait, ne permettra plus l’étalement des assemblées.

A.        la date de l’assemblée

La fixation de la date de l’assemblée est souvent l’une des principales difficultés lorsque le syndic est un professionnel. Elle est soumise à des contraintes juridiques, techniques, et pratiques. Le copropriétaire syndic peut être confronté à certaines d’entre elles.

1.         Contraintes juridiques

Elles concernent principalement l’assemblée annuelle.

Certains règlements de copropriété comportent une disposition imposant la tenue de l’assemblée avant une date déterminée, en fonction de la date de clôture de l’exercice, parfois fixée au 30 juin. Ces clauses ne conservent leur efficacité que dans la mesure ou elles ne sont pas en contradiction avec le statut légal.

Elles peuvent être incompatibles avec  la date limite de renouvellement du mandat du syndic, celle de l’évocation périodique de “l’ouverture ou non d’un compte séparé” (dans le régime de la loi du 31 décembre 1985) ou celle de tenue de l’assemblée annuelle (dans le régime de la loi SRU du 13 décembre 2000). Sous réserve du régime transitoire imposé par la loi SRU, ces différentes dispositions trouvent, de manière ou d’autre, application et la date de l’assemblée doit être déterminée en conséquence. Il faut de plus prévoir la tenue d’une éventuelle assemblée de rattrapage.

2.         contraintes techniques

Elles apparaissent lorsqu’il s’agit de convoquer une copropriété importante. Il faut prévoir les délais d’exécution des tâches matérielles imposées par la convocation. Le professionnel doit tenir compte du cumul de ces tâches. Le non-professionnel doit tenir compte des délais d’exécution de travaux confiés à des intervenants extérieurs, mais aussi des délais d’acheminement postal.

La nécessité d’adresser un complément d’ordre du jour doit être prévue. Elle constitue pour tous une gêne d’autant plus importante qu’elle impose un contrôle de la recevabilité des demandes qui est astreignant et parfois impossible à réaliser de manière satisfaisante.

3.         contraintes pratiques

La tenue de l’assemblée exige une salle de réunion dont la capacité doit être appréciée en fonction du nombre total de copropriétaires. Un époux copropriétaire peut être accompagné de son conjoint. Pour les petites ou moyennes copropriétés, l’assemblée peut être tenue au cabinet du syndic professionnel mais le syndicat exige parfois la tenue dans un local plus proche, voire dans l’appartement d’un copropriétaire.

Il faut s’efforcer de faire choix d’une date  pouvant convenir à tous les copropriétaires, ce qui est généralement impossible. Il est d’usage de tenir compte de certaines considérations tenant à la composition de l’assemblée. On évite de réunir l’assemblée le jour d’une fête religieuse importante lorsqu’il est connu qu’un nombre significatif de copropriétaires est concerné. Certaines retransmissions télévisées ont une incidence évidente sur l’absentéisme des copropriétaires.

L’horaire lui-même peut poser des problèmes. Il y a conflit entre les retraités qui optent pour les heures ouvrables et les actifs qui préfèrent la fin de journée, voire la soirée. Les syndics professionnels facturent habituellement aux syndicats les heures d’assemblée non ouvrables. Cette pratique constitue un facteur de choix.

Tous les intéressés doivent dans ce domaine faire preuve de sagesse et tenir compte de l’importance de l’assemblée pour le bien commun.

B.        le lieu de l’assemblée

L’article D 9 impose que l’assemblée soit réunie dans la commune de situation de l’immeuble sous réserve des stipulations du règlement de copropriété..

Pour un syndicat important, le respect de cette règle n’est pas toujours possible matériellement, en l’absence d’une salle suffisante dans la commune. La Cour de Cassation a sagement reconnu à l’assemblée, statuant à la majorité de l’article 24, la possibilité de fixer un autre lieu de réunion[1].

Mais la jurisprudence sanctionne strictement les infractions à la règle en prononçant la nullité d’une assemblée tenue dans une autre commune[2] , serait-elle limitrophe[3] . A fortiori les copropriétaires majoritairement hollandais d’un immeuble situé en France ne peuvent décider de tenir l’assemblée en Hollande.[4] .L’assemblée peut être tenue au cabinet du syndic, s’il est situé dans la commune. Dans les villes pourvues d’arrondissements, le cabinet peut être situé dans un arrondissement différent.

Cette question est souvent négligée. Comme la clause du règlement de copropriété, une décision d’assemblée sur ce point doit être motivée et fixer un lieu proche de la situation de l’immeuble, pour respecter au moins le principe de l’article D 9.

II.         la préparation du dossier

La préparation sérieuse d’une assemblée générale est un facteur primordial de sa bonne tenue. C’est une tâche astreignante dont la lourdeur est méconnue

A.        l’ordre du jour

Nous l’envisageons ici sous l’angle particulier des prestations qu’il impose, en fonction des questions inscrites.

1.         les documents à annexer

Nous indiquerons plus loin les documents qu’il convient d’annexer à la convocation selon les différents cas. Le syndic a la maîtrise de l’établissement de certains d’entre eux, notamment les documents comptables. Dès lors qu’il s’agit de devis, de rapports d’architecte ou de conseils divers, le syndic dépend des correspondants du syndicat. Il doit veiller à ce que les dossiers lui soient adressés en temps utile.

2.         les contrôles préalables

La préparation d’une assemblée donne l’occasion de vérifier que les différents fichiers concernant le syndicat ont été correctement mis à jour. La vérification concerne en premier lieu la liste officielle des copropriétaires (report des mutations, des changements d’adresse ou d’état-civil). Le syndic doit s’assurer de la désignation d’un mandataire commun par les copropriétaires qui y sont légalement tenus.

Les contrôles comptables sont opportuns même si l’assemblée n’est pas appelée à vérifier les comptes. Le syndic pourra être interrogé sur un recouvrement en cours, ou sur la situation financière du syndicat dont la bonne tenue peut être déterminante pour l’adoption d’une résolution.

B.        concertation avec le conseil syndical

La concertation avec le conseil syndical est un gage de réussite d’une assemblée générale. Encore faut-il que le conseil soit suffisamment actif.

1.         réunion du conseil syndical

Le conseil syndical doit se réunir avant l’assemblée pour examiner les différentes questions qu’il est prévu d’inscrire à l’ordre du jour. Il peut lui incomber d’examiner des documents qui seront adressés aux copropriétaires. Il est toujours souhaitable que le syndic participe à cette réunion préparatoire qui peut d’ailleurs être tenue à son cabinet.

2.         le rapport du conseil syndical

Le statut impose au conseil syndical, pour certaines questions, de faire rapport à l’assemblée de son avis sur les éléments d’appréciation qui lui ont été soumis. Cette obligation est souvent méconnue. L’objectivité commande d’en faire peser la responsabilité sur les membres des conseils qui laissent sans réponse les communications du syndic.

Il faut reconnaître que la procédure est, de fait, assez lourde et qu’il est souvent difficile de s’y conformer en respectant les délais imposés et les obligations des uns et des autres. Les copropriétés fortement structurées et caractérisées par un taux important de copropriétaires occupants ne connaissent pas ce genre de difficulté.

 

 

Mise à jour

28/01/2016

 



[1] Cass. civ. 3  10/06/1970  JCP 1970 II 16465

[2] CA Grenoble 21/02/1989  RDI 1989 251

[3] CA Paris 23  11/10/1996  Loy cop janvier 1997 23

[4] Cass. civ. 3  22/05/1993  Loy cop août 1990