http://www.copyrightdepot.com/images/Sceau1.gif

00043608

 

CHARTE

 

Ne sont autorisées que
 1) les reproductions et copies réservées à l’usage privé, non commercial du copiste à l’exclusion de toute utilisation collective

2) les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration

3) l’insertion d’extraits dans un ouvrage de formation

associées, pour 2) et 3) à la citation du site

 

 

 

 

2 / 4.6

Organisation et fonctionnement du conseil syndical

 

 

I.      le règlement de fonctionnement  (RFCS)

II.    le président du conseil syndical

III.  Règles relatives à l’organisation du conseil syndical

IV.    règles relatives au fonctionnement du conseil

A.      les réunions du conseil syndical

B.      les décisions du conseil syndical

C.      rapports

D.      exécution d’une délégation

 

 

Nous avons montré dans les précédentes études relatives au conseil syndical que le législateur a progressivement reconnu l’importance de cet organe pour imposer finalement son existence dans tous les syndicats de copropriétaires. Il l’a doté d’un fort pouvoir de contrôle de la gestion du syndic et des moyens nécessaires pour exercer ce pouvoir.

On ne peut que se féliciter de cette évolution, tout en continuant à regretter que l’article 17 de la loi présente le syndic comme « placé sous le contrôle du conseil syndical ». Il convenait, à ce stade de l’exposé du régime légal, de s’en tenir au rôle prépondérant du syndic, représentant légal du syndicat et organe fatalement indispensable d’une personne morale.

 

Tout naturellement le législateur a, de la même manière, renforcé l’encadrement juridique du conseil syndical  en réglementant strictement sa composition et les modalités de son fonctionnement.

 

Force est de constater que, dans bien des cas, ces règles demeurent bafouées. On peut noter aussi bien des carences regrettables que des excès ou abus de pouvoir manifestes. On peut heureusement noter aussi que, dans de nombreux syndicats de copropriétaires, une activité correcte du conseil syndical s’accompagne d’une gestion satisfaisante par le syndic et d’un climat serein au sein de la communauté immobilière.

Il est hautement souhaitable que les dispositions du statut de la copropriété soient à l’avenir appliquées strictement et que les manquements divers soient sanctionnés.

 

I.       le règlement de fonctionnement  (RFCS)

Le statut exige que soient établies, pour chaque syndicat de copropriétaires, des règles d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical.

Jusqu’à présent les dispositions de l’article D 22 ancien ont été négligées :

« À moins que le règlement de copropriété n’ait fixé les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées dans les conditions de majorité prévues à l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 par l’assemblée générale qui désigne les membres du conseil syndical. »

 

Les rédacteurs de règlement de copropriété en ont rarement tenu compte et peu de syndicats ont pris la peine de remédier à cette insouciance. Elle est plus grave encore quand un conseil syndical ne respecte pas la seule obligation imposée par le statut : celle de désigner un président.

Le décret du 27 mai 2004 a modifié la majorité nécessaire pour la fixation des règles d’organisation et de fonctionnement, réduite à celle prévue par l’article L 24. L’article D 22 est désormais rédigé comme suit :

« À moins que le règlement de copropriété n’ait fixé les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées par l’assemblée générale à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. »

On constate également qu’elles peuvent être fixées par n’importe quelle assemblée générale, sans qu’il soit nécessaire qu’elle soit appelée par ailleurs à désigner les membres du conseil syndical.

 

Il appartient donc aux syndics et particulièrement aux professionnels, tenus à une obligation de conseil plus consistante, de rappeler cette obligation aux copropriétaires et d’inscrire la question à l’ordre du jour d’une assemblée.

 

A notre avis le pouvoir décisionnel du conseil syndical, déjà sujet à contestation du fait de l’absence de toute personnalité juridique, est gravement fragilisé en l’absence de règles fixant les modalités des scrutins. Un principe fondamental du droit des institutions collectives est que leur volonté collective ne peut s’exprimer valablement que dans un cadre procédural précis.

Les dispositions de l’article L 49 relatives à l’adaptation des règlements de copropriété favorisent cette remise en ordre puisque la majorité nécessaire est désormais la majorité ordinaire.

 

Le statut laisse une grande liberté aux praticiens pour fixer les règles d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical.

Les règles d’organisation peuvent concerner la désignation du président, la répartition des tâches et, le cas échéant, la création de commissions spécialisées, ainsi que les conditions dans lesquelles le conseil peut recourir à des services extérieurs. La clause du règlement de copropriété fixant la composition du conseil syndical est étrangère au RFCS.

Les règles de fonctionnement peuvent concerner la périodicité des réunions, les modalités de convocation, l’établissement de procès verbaux des réunions, les modalités des scrutins, la conservation des archives du conseil, etc...

Avant de décrire les règles pouvant être ainsi établies, nous devons rappeler celles, fixées par le statut, qui sont relatives au président du conseil syndical.

II.      le président du conseil syndical

M. Vigneron [1] exprime parfaitement les prérogatives et obligations du président : «  Le président est appelé à jouer un rôle très important. D’une part, il lui appartient de réunir le conseil syndical, d’en diriger les débats et les conclusions, d’assurer une liaison effective avec le syndic dans le cadre de la mission dévolue au conseil syndical et de dresser un rapport d’activités lors de l’assemblée générale annuelle appelée à statuer sur les comptes de la copropriété ».

Le président est élu par les membres du conseil, à la majorité simple (un membre = une voix), au cours de la première réunion tenue après leur désignation. Le RFCS doit préciser les modalités de convocation de cette réunion. Il est parfaitement admissible qu’elle soit organisée à l’initiative du syndic.

Toutefois il est courant, au moins pour les petits et moyens syndicats, de désigner le président au cours de l’assemblée générale. Cette procédure présente un double avantage

Pouvoir faire figurer la désignation du président dans le procès verbal.

Permettre le fonctionnement normal du conseil syndical sans aucun retard

 Si tous les membres désignés sont présents, et a fortiori si la désignation du président recueille l’unanimité des votants, cette pratique doit être validée. Elle doit être écartée si la désignation exige un débat plus ou moins long car le déroulement de l’assemblée serait alors perturbé de manière inadmissible.

Le président doit veiller à réunir le conseil aussi rapidement que possible après sa désignation et plus généralement à tenir la main, autant que faire se peut, à la présence effective des membres. Rappelons que les suppléants n’ont pas qualité pour remplacer occasionnellement un conseiller empêché. Ils ne peuvent que remplacer définitivement un membre dont le mandat a cessé pour quelque cause que ce soit (démission, révocation, perte de la qualité de copropriétaire, etc…)

La fonction est astreignante, même dans un petit immeuble, et son exercice effectif exige une certaine force de caractère.

 

Après la réforme ALUR, la loi du 10 juillet 1965 évoque l’intervention du président du conseil syndical dans les textes suivants :

Article 17-1 à propos du syndicat coopératif

Article 18 II à propos du régime des petits immeubles (relevé de compte bancaire)

Article 18 V à propos de la convocation de l’assemblée générale

Article 18-2 à propos des difficultés en cas de changement de syndic

Article 22 II à propos du mandat de représentation aux assemblées du syndicat principal (4 occurrences)

 

 

III.     Règles relatives à l’organisation du conseil syndical

Les règles d’organisation peuvent concerner la désignation du président, la répartition des tâches et, le cas échéant, la création de commissions spécialisées, ainsi que les conditions dans lesquelles le conseil peut recourir à des services extérieurs

Il n’est pas vain de rappeler une fois de plus que la désignation d’un président est imposée par l’article 21 de la loi du 1 juillet 1965 : « Le conseil syndical élit son président parmi ses membres ».

Dans les syndicats importants il est courant de constituer des commissions spécialisées. Cette pratique est parfaitement admissible dès lors qu’on le considère comme une méthode de travail sans aucun effet juridique.

Il convient à notre avis d’insérer dans le RFCS les dispositions relatives à l’assistance permanente du conseil syndical par un professionnel de la gestion ou une association.

IV.    règles relatives au fonctionnement du conseil

Tout conseil syndical doit être doté d’un règlement de fonctionnement.

Elles concernent en premier lieu les réunions et les décisions du conseil syndical, mais aussi les rapports et les délégations qu’il doit établir ou exécuter et enfin les interventions d’assistants ou techniciens  extérieurs.

A.        les réunions du conseil syndical

Les règles de fonctionnement doivent fixer les conditions dans lesquelles sont organisées les réunions du conseil syndical et notamment la première suivant une assemblée générale, ayant notamment pour objet la désignation du président. Il est opportun de fixer la périodicité des réunions et, s’il y a lieu, les modalités de convocation.

La présence du syndic n’est pas juridiquement indispensable mais peut être utile de temps à autre. Les réunions peuvent d’ailleurs occasionnellement être tenues en son cabinet. Il convient à cet égard de veiller à la cohérence des clauses du règlement et des clauses du contrat de syndic.

Les réunions doivent être sérieusement préparées. Considérées par certains comme un agréable délassement, elles peuvent constituer pour d’autres une obligation qui doit être insérée dans un emploi du temps chargé. C’est souvent le cas du syndic, mais aussi de certains conseillers.

Il est souhaitable d’établir un procès verbal de chaque réunion qui doit être communiqué au syndic et peut faire l’objet d’une diffusion auprès des autres copropriétaires.

B.        les décisions du conseil syndical

Le conseil syndical peut être amené à prendre une « décision », notamment à l’occasion de l’exécution d’une délégation de pouvoir donnée par l’assemblée. Il s’agit alors, par exemple, de faire choix d’un entrepreneur pour un chantier dont le principe et le coût maximum ont été décidés par l’assemblée. Le régime de ces décisions prises par un organe dépourvu de personnalité juridique, n’est pas déterminé par le statut. Il peut être fixé par le règlement de copropriété .

Les règles de fonctionnement du conseil syndical doivent préciser les modalités des scrutins. Le scrutin doit être régi, à notre avis, par la règle « une tête = une voix ». Le « poids » d’un conseiller syndical ne saurait être régi par le nombre des tantièmes attachés à ses lots.

Dans les copropriétés importantes, le règlement de copropriété peut fixer un quorum interdisant la tenue d’une réunion du conseil syndical dès lors que le nombre des conseillers absents est trop important.

Les décisions sont habituellement prises à la majorité simple et il ne nous semble pas possible de prévoir la prépondérance du vote du président en cas de partage. Mieux vaut, à notre avis, admettre que la résolution proposée est adoptée en cas de partage des voix.

 

Il n’existe pas, au sens propre du terme, de recours contre une décision du conseil syndical. Les règles de droit commun en matière de nullité s’appliquent.

Un membre du conseil syndical peut donc mettre en cause la régularité de certaines opérations s’il peut rapporter la preuve de ses affirmations. L’action doit être dirigée contre le président et/ou d’autres conseillers. Il peut néanmoins être nécessaire de rendre la décision à venir opposable au syndicat en le mettant en cause à cette seule fin. Elle peut viser, par des moyens appropriés, à paralyser la mise en œuvre d’une « décision » jugée par le demandeur contraire aux intérêts de la collectivité. C’est ainsi qu’un entrepreneur peut avoir bénéficié d’un avantage illégitime, ses concurrents ayant été abusivement éliminés.

Un copropriétaire non conseiller syndical, informé de tels faits, et sous les réserves énoncées quant à la preuve à apporter, peut agir de la même manière.

C.        rapports

Les rapports établis par le conseil peuvent être assimilés, toutes proportions gardées, à des rapports d’expertise judiciaire établis par un collège d’experts. Les conseillers syndicaux qui sont en désaccord avec le contenu du rapport et ses conclusions peuvent refuser de le signer.

Une meilleure solution est de faire état des divergences et des avis contraires à celui émis par les conseillers majoritaires.

D.        exécution d’une délégation

L’assemblée ne peut, en vertu de l’article de l’article 25 a), déléguer son pouvoir de décision que pour celles visées à l’article 24.

Conformément à l’article 11 I 7°, toute décision de délégation impose l’insertion dans la convocation d’un projet de résolution. Ce projet doit être précis et comporter, le cas échéant, le plafond de dépense pouvant être engagé par le conseil syndical.

L’exécution d’une délégation doit faire l’objet d’un compte rendu spécifique lors de l’assemblée générale suivante. Il doit donc apparaître distinctement dans le compte rendu général désormais imposé au conseil syndical.

 

Nous rappelons ici les indications données en 2-4-4 I C 3

Il faut distinguer clairement deux types de délégations :

D’une part la délégation de pouvoir donnée au conseil syndical portant sur un acte ou une décision expressément déterminé. Il s’agit alors, par exemple, de faire le choix d’une entreprise pour l’exécution décidée par l’assemblée d’un chantier important. Il est alors nécessaire que l’assemblée ait préalablement statué sur les éléments essentiels du chantier : descriptif précis, ouverture du crédit global et modalités de préfinancement, époque et durée des travaux, présence ou non d’un maître d’œuvre, etc… ; il convient de prohiber toute délégation générale à ce titre, même lorsqu’un plafond financier a été déterminé. En outre le conseil syndical ne peut effectuer le choix qu’entre les entreprises dont les devis ont été joints à la convocation.

 

D’autre part, la délégation peut autoriser le conseil syndical à décider de dépenses dont elle détermine l’objet et fixe le montant maximum ; Cette pratique doit être encouragée. Elle permet en effet de réagir rapidement à des incidents occasionnels exigeant la réalisation de travaux urgents mais ne relevant pas de la procédure prévue par l’article D 37.

Dans certains cas il peut s’agir de travaux relevant des pouvoirs d’initiative du syndic mais qu’il peut hésiter à engager pour une raison ou une autre. La délégation permet de consolider l’engagement des travaux. Sa mise en œuvre, le cas échéant, peut se présenter sous la forme d’une ratification d’une initiative du syndic reprise à son compte par le conseil syndical.

La rédaction de la décision de l’assemblée doit respecter les exigences du texte relatives à la détermination de l’acte ou de la décision. Il faut admettre que l’expression « un acte ou une décision » s’applique à la nature de l’acte ou de la décision. S’il s’agit d’une opération d’entretien urgente, et si l’incident se reproduit dans le cours de l’exercice, le conseil syndical peut sans nul doute prendre une décision de même nature.

 

 

 

 

Mise à jour

14/03/2015

 



[1]  Jurisclasseur copropriété fasc. 92 n° 55