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2 / 4.6 Organisation et fonctionnement du conseil syndical I. respect impératif des
dispositions de l’art. D 27 II. le président du conseil syndical III. règles relatives à la composition IV. règles relatives au
fonctionnement du conseil A. les réunions du conseil syndical B. les décisions du conseil syndical E. assistance, avis et conseils extérieurs Le statut exige que soient établies, pour chaque syndicat de copropriétaires, des règles d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical. On peut consulter avantageusement sur les points traités ci dessous la Recommandation n° 13 de la Commission relative à la copropriété dont les indications demeurent parfaitement valables. I. respect impératif des dispositions de l’art. D 27 Jusqu’à présent les dispositions de l’article D 27 ancien ont été négligées : « À moins que le règlement de copropriété n’ait fixé les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées dans les conditions de majorité prévues à l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 par l’assemblée générale qui désigne les membres du conseil syndical. » Les rédacteurs de règlement de copropriété en ont rarement tenu compte et peu de syndicats ont pris la peine de remédier à cette insouciance. Elle est plus grave encore quand un syndicat ne respecte pas la seule obligation imposée par le statut : celle de désigner un président. Le décret du 27 mai 2004 a modifié la majorité nécessaire pour la fixation des règles d’organisation et de fonctionnement, réduite à celle prévue par l’article L 24. L’article D 27 est désormais rédigé comme suit : « À moins que le règlement de copropriété n’ait fixé les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées par l’assemblée générale à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. » On constate également qu’elles peuvent être fixées par n’importe quelle assemblée générale, sans qu’il soit nécessaire qu’elle soit appelée par ailleurs à désigner les membres du conseil syndical. Il appartient donc aux syndics et particulièrement aux professionnels, tenus à une obligation de conseil plus consistante, de rappeler cette obligation aux copropriétaires et d’inscrire la question à l’ordre du jour d’une assemblée. A notre avis le pouvoir décisionnel du conseil syndical, déjà sujet à contestation du fait de l’absence de toute personnalité juridique, est gravement fragilisé en l’absence de règles fixant les modalités des scrutins. Un principe fondamental du droit des institutions collectives est que leur volonté collective ne peut s’exprimer valablement que dans un cadre procédural précis. Les dispositions de l’article L 49 relatives à l’adaptation des règlements de copropriété favorisent cette remise en ordre puisque la majorité nécessaire est désormais la majorité ordinaire. Le statut laisse une grande liberté aux praticiens pour fixer les règles d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical. Les règles d’organisation peuvent concerner la composition du conseil, la répartition des tâches et, le cas échéant, la création de commissions spécialisées, ainsi que les conditions dans lesquelles le conseil peut recourir à des services extérieurs. Les règles de fonctionnement peuvent concerner la périodicité des réunions, les modalités de convocation, l’établissement de procès verbaux des réunions, les modalités des scrutins, la conservation des archives du conseil, etc... Avant de décrire les règles pouvant être ainsi établies, nous devons rappeler celles, fixées par le statut, qui sont relatives au président du conseil syndical. II. le président du conseil syndical M. Vigneron [1] exprime parfaitement les prérogatives et obligations du président : « Le président est appelé à jouer un rôle très important. D’une part, il lui appartient de réunir le conseil syndical, d’en diriger les débats et les conclusions, d’assurer une liaison effective avec le syndic dans le cadre de la mission dévolue au conseil syndical et de dresser un rapport d’activités lors de l’assemblée générale annuelle appelée à statuer sur les comptes de la copropriété ». Le président est élu par les membres du conseil, à la majorité simple (un membre = une voix), au cours de la première réunion tenue après leur désignation. Toutefois il est courant, au moins pour les petits et moyens syndicats, de désigner le président au cours de l’assemblée générale. Cette procédure présente l’avantage de pouvoir faire figurer la désignation du président dans le procès verbal. Si tous les membres désignés sont présents, et a fortiori si la désignation du président recueille l’unanimité des votants, cette pratique doit être validée. Elle doit être écartée si la désignation exige un débat plus ou moins long car le déroulement de l’assemblée serait alors perturbé de manière inadmissible. Le président doit veiller à réunir le conseil aussi rapidement que possible après sa désignation et plus généralement à tenir la main, autant que faire se peut, à la présence effective des membres. Rappelons que les suppléants n’ont pas qualité pour remplacer un conseiller empêché. La fonction est astreignante, même dans un petit immeuble, et son exercice effectif exige une certaine force de caractère. III. règles relatives à la composition La Commission relative à la copropriété recommande en premier lieu de prévoir dans la composition du conseil la représentation des différents intérêts qui peuvent exister parmi les copropriétaires. Elle cite plusieurs exemples : bailleurs et occupants, pluralité de bâtiments sans organisation en syndicats secondaires et les différents modes d’usage du lot (habitation, professionnel ou commercial). Dans la pratique la représentation de chacun des bâtiments d’un groupe d’immeubles semble être la seule préoccupation pouvant justifier une règle. Les autres exemples ne peuvent qu’inciter à la pluralité des candidatures. On peut en dire autant pour une autre suggestion de la Commission : tenir compte dans la mesure du possible des compétences techniques des copropriétaires (ingénieur, comptable, juriste, métiers du bâtiment…). La Commission recommande que le nombre des membres titulaires soit impair afin d’éviter le risque des partages de voix. Mais par ailleurs on recommande un multiple de quatre pour éviter les difficultés d’application de l’article D 25 relatives à l’incapacité de fonctionnement du conseil en cas de vacance de plus d’un quart des sièges ! Pour éviter cette difficulté, elle recommande à juste titre la désignation de membres suppléants. Rappelons que la suppléance n’est pas en principe affectée à un siège déterminé. Un titulaire du bâtiment B peut être remplacé par un suppléant du bâtiment C sans possibilité de dérogation puisque les suppléants sont désignés comme titulaires dans l’ordre de leur élection sans qu’on sache très bien ce qu’il faut entendre par-là (ordre des scrutins ou rang en fonction du nombre de voix obtenues). Le nombre des membres du conseil syndical peut être fixé par l’indication d’un nombre minimum et celle d’un nombre maximum. Cela permet de parvenir à une composition régulière en présence d’un faible nombre de candidatures. On admet dans ce cas que la règle de l’article D 25 s’applique en fonction du nombre minimum. En vérité, il faut dire qu’elle ne s’applique pas : c’est la clause du règlement de copropriété qui précise le seuil de sauvegarde de la collégialité, qui est le nombre minimal de conseillers. Autre remarque : dans la pratique, si le nombre maximum n’est pas atteint, il ne peut exister de membres suppléants. Si la règle prévoit six à neuf membres titulaires, il n’est pas possible d’en désigner sept, puis de désigner quatre suppléants sans pourvoir préalablement les deux derniers postes de titulaires. Enfin la Commission est opposée à la présentation d’une ou plusieurs listes à élire en bloc. Elle indique ainsi que « la désignation des membres du conseil syndical par l’assemblée générale s’effectue par un vote sur les candidatures individuelles et non sur des candidatures groupées. Il est pourtant admis qu’en l’absence d’autres candidatures, un groupe de candidats peut être désigné par un scrutin unique. Mais par ailleurs la Commission néglige ainsi une pratique qui est relativement courante dans les copropriétés importantes. Six candidats peuvent se présenter en indiquant qu’ils n’entendent pas collaborer avec d’autres copropriétaires. Cette attitude peut être critiquable mais il est en fait impossible de les empêcher de démissionner immédiatement si un septième candidat, indépendant celui-ci, est également élu. IV. règles relatives au fonctionnement du conseil Elles concernent en premier lieu les réunions et les décisions du conseil syndical, mais aussi les rapports et les délégations qu’il doit établir ou exécuter et enfin les interventions d’assistants ou techniciens extérieurs. A. les réunions du conseil syndical Les règles de fonctionnement doivent fixer les conditions dans lesquelles sont organisées les réunions du conseil syndical et notamment la première suivant une assemblée générale, ayant notamment pour objet la désignation du président. Il est opportun de fixer la périodicité des réunions et, s’il y a lieu, les modalités de convocation. La présence du syndic n’est pas juridiquement indispensable mais peut être utile de temps à autre. Les réunions peuvent d’ailleurs occasionnellement être tenues en son cabinet. Il convient à cet égard de veiller à la cohérence des clauses du règlement et des clauses du contrat de syndic. Les réunions doivent être sérieusement préparées. Considérées par certains comme un agréable délassement, elles peuvent constituer pour d’autres une obligation qui doit être insérée dans un emploi du temps chargé. C’est souvent le cas du syndic, mais aussi de certains conseillers. Il est souhaitable d’établir un procès verbal de chaque réunion qui doit être communiqué au syndic et peut faire l’objet d’une diffusion auprès des autres copropriétaires. B. les décisions du conseil syndical Le conseil syndical peut être amené à prendre une « décision », notamment à l’occasion de l’exécution d’une délégation de pouvoir donnée par l’assemblée. Il s’agit alors, par exemple, de faire choix d’un entrepreneur pour un chantier dont le principe et le coût maximum ont été décidés par l’assemblée. Le régime de ces décisions prises par un organe dépourvu de personnalité juridique, n’est pas déterminé par le statut. Il peut être fixé par le règlement de copropriété . Les règles de fonctionnement du conseil syndical doivent préciser les modalités des scrutins. Le scrutin doit être régi, à notre avis, par la règle « une tête, une voix ». Le « poids » d’un conseiller syndical ne saurait être régi par le nombre des tantièmes attachés à ses lots. Dans les copropriétés importantes, le règlement de copropriété peut fixer un quorum interdisant la tenue d’une réunion du conseil syndical dès lors que le nombre des conseillers absents est trop important. Les décisions sont habituellement prises à la majorité simple et il ne nous semble pas possible de prévoir la prépondérance du vote du président en cas de partage. Mieux vaut, à notre avis, admettre que la résolution proposée est adoptée en cas de partage des voix. Il n’existe pas, au sens propre du terme, de recours contre une décision du conseil syndical. Les règles de droit commun en matière de nullité s’appliquent. Un membre du conseil syndical peut donc mettre en cause la régularité de certaines opérations s’il peut rapporter la preuve de ses affirmations. L’action doit être dirigée contre le président et/ou d’autres conseillers. Il peut néanmoins être nécessaire de rendre la décision à venir opposable au syndicat en le mettant en cause à cette seule fin. Elle peut viser, par des moyens appropriés, à paralyser la mise en œuvre d’une « décision » jugée par le demandeur contraire aux intérêts de la collectivité. C’est ainsi qu’un entrepreneur peut avoir bénéficié d’un avantage illégitime, ses concurrents ayant été abusivement éliminés. Un copropriétaire, informé de tels faits, et sous les réserves énoncées quant à la preuve à apporter, peut agir de la même manière. Les rapports établis par le conseil peuvent être assimilés, toutes proportions gardées, à des rapports d’expertise judiciaire établis par un collège d’experts. Les conseillers syndicaux qui sont en désaccord avec le contenu du rapport et ses conclusions peuvent refuser de le signer. Une meilleure solution est de faire état des divergences et des avis contraires à celui majoritairement émis. L’exécution d’une délégation confiée globalement au conseil peut faire l’objet de démarches diverses dont l’organisation peut être fixée au cours d’une réunion du conseil. Les tâches peuvent être réparties entre les conseillers. Les résultats peuvent être confrontés au cours d’une réunion suivante et un accord unanime peut apparaître sur une décision précise. La discussion peut au contraire faire apparaître des avis discordants et la décision doit alors soumise à un vote. E. assistance, avis et conseils extérieurs Établie avant la réforme SRU, la recommandation n° 13 indique que le conseil syndical peut « utiliser, mais toutefois avec précaution, la possibilité de se faire assister par tout technicien de son choix, mais à la condition que le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par décision de l’assemblée générale, fixe les conditions de paiement des honoraires, frais et débours de ces techniciens ». Elle ne faisait donc pas de l’article D 27 l’interprétation très libérale avancée par certains conseils syndicaux « activistes ». Elle ne traite pas, il est vrai, des « contrats d’assistance » passés par des conseils syndicaux avec des organismes spécialisés sans consultation préalable de l’assemblée générale. Il paraît certain que, pour la Commission, l’assistance au conseil syndical était déjà, avant la réforme, strictement encadrée. On peut même se risquer à dire qu’il n’y avait aucune possibilité d’assistance en l’absence de dispositions appropriées du règlement de copropriété ou de décisions spécifiques de l’assemblée générale. Au demeurant la Commission ajoutait la nécessité « que les frais nécessités par le fonctionnement du conseil syndical, qui constituent des dépenses d’administration soient fixés dans les mêmes conditions ». Autant dire que le préfinancement devrait en être assuré dans le budget prévisionnel. L’article D 27, modifié par le décret du 27 mai 2004, a fait disparaître la notion d’assistance mais confirme au conseil syndical la possibilité de prendre conseil auprès de toute personne de son choix et de demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. L’encadrement évoqué par la Commission subsiste certainement. Nous avons vu par ailleurs qu’une réponse ministérielle indique que le conseil syndical ne peut imposer au syndic la présence d’un tiers technicien à l’occasion d’une opération de contrôle des comptes. Cette présence doit être « négociée » avec le syndic. On peut en conclure que l’existence de règles d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical est également indispensable à cet égard. Il est alors facile aux uns et aux autres d’agir conformément à ces règles, dont on doit trouver l’écho dans le contrat de syndic. |
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