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2 / 4.6.3 L’assistance au conseil syndical (mise en place) On peut parler d’assistance au conseil syndical lorsque
le syndicat des copropriétaires met à la disposition de son conseil syndical
les services permanents d’un organisme extérieur. Le statut ne comporte aucune disposition à cet égard. Il
n’évoque que des conseils ou avis occasionnels. Nombreux sont les conseils
syndicaux qui fonctionnent parfaitement bien sans assistance permanente. Mais
il faut admettre que dans certains cas l’intervention d’un assistant
extérieur peut faciliter la tâche du syndic aussi bien les actions du conseil
syndical. La mise en place d’un dispositif d’assistance peut être
effectuée à titre expérimental pour un ou deux exercices. C’est donc en toute liberté que les copropriétaires,
réunis en assemblée générale, peuvent apprécier l’opportunité voire la
nécessité de cette assistance, faire le choix d’un organisme d’assistance,
mettre en place le financement et effectuer les actes juridiques nécessaires à la mise en place du mécanisme. Le conseil syndical doit toujours veiller à l’insertion
dans le budget prévisionnel d’une ligne concernant ses propres frais de
fonctionnement, dont le financement est prévu par la loi. Il ne faut pas les
confondre avec les frais générés par un mécanisme d’assistance permanente
issu d’une décision de l’assemblée générale. Du point de vue comptable, ces
deux catégories de frais sont soumises à un régime identique. C’est généralement le conseil syndical qui exprime le
désir de bénéficier d’une assistance permanente et présente à l’assemblée la
proposition d’un organisme. Un copropriétaire peut aussi bien demander
l’inscription de cette question à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Il peut s’agir d’une association dédiée, ou d’une
personne physique ou morale exerçant l’activité d’assistance à titre
professionnel. Les associations dédiées sont
fréquemment des associations de consommateurs. Elles exercent donc tout
naturellement aussi des activités militantes. Il peut s’agir aussi
d’associations de propriétaires, - souvent très anciennes -, qui ont élargi
leur activité au secteur de la copropriété. Leur activité militante est en
principe plus sereine. Le recours à une association
exige l’adhésion du syndicat des copropriétaires et le paiement d’une
cotisation. Les professionnels sont
souvent des experts-comptables. Il faut alors avoir recours à ceux d’entre
eux qui ont une connaissance suffisante du statut et de la pratique de la
copropriété. Il existe également des conseillers exerçant en nom propre ou
ayant constitué une société commerciale pour l’exercice de l’activité de
conseil en gestion de copropriété. Le recours à un
professionnel exige la souscription par le syndic, au nom du syndicat des
copropriétaires, d’une convention de fourniture de prestations. L’assemblée générale doit successivement Adopter le principe de l’assistance
pour une durée déterminée ; il peut s’agir de la durée restant à
courir du présent exercice et la
totalité de l’exercice suivant. Il
est nécessaire que l’assistant ait pu participer au contrôle des
comptes d’un exercice pour que son efficacité puisse être appréciée. Faire le choix de l’organisme Ouvrir en conséquence le
crédit nécessaire et donner mission au syndic d’adhérer ou contracter au nom
du syndicat. Il peut être opportun, par la même occasion, de compléter
ou modifier le « contrat du syndic ». Il faut valider ces
modifications par la même occasion, sous la réserve qu’elles aient été
acceptées par le syndic. Il faut prévoir notamment que le président du conseil
syndical sera substitué au syndic pour participer aux assemblées générales de
l’association choisie. Ces décisions sont prises à la majorité de l’article 24.
La délégation que nous venons d’évoquer n’est pas conférée par l’assemblée mais
par le syndic qui aurait normalement vocation à représenter le syndicat à ces
assemblées. Pour le choix de l’organisme d’assistance, l’assemblée
n’est pas obligée de retenir la proposition du conseil syndical. Il est vrai
que sur ce point la concertation est souhaitable. Mais on sait que dans un
certain nombre de syndicats il y a deux camps rivaux de conseillers syndicaux
potentiels, les uns pour l’association X, les autres pour l’association Y. Or
il est souhaitable d’assurer la pérennité et la cohérence de l’assistance au conseil syndical, qui doit
être au final considérée comme une assistance au syndicat lui-même. Si
vraiment il y a conflit, c’est le choix de l’assemblée qui s’impose. Les syndics professionnels ne doivent pas paralyser la
mise en place d’un organisme d’assistance au conseil syndical. Il est vrai
que certains assistants se présentent encore comme des justiciers et non
comme des contrôleurs de gestion. Il y a lieu pour les uns et les autres des
respecter un Code de déontologie qui n’a pas encore été écrit. Cela ne
saurait tarder. Le syndic n’est pas tenu de communiquer des documents à
l’assistant. Il ne doit pas y avoir de rapports directs entre le syndic et un
assistant, hors la présence d’un membre habilité du conseil syndical. C’est
le conseil syndical qui doit communiquer à l’assistant les documents. Il est bien entendu souhaitable que le syndic soit tenu
informé des observations voire critiques de l’assistant. Il lui est loisible
de répondre à ces observations et on doit rappeler à cet égard que certains
organismes d’assistance présentent parfois des avis juridiques très
contestables assortis de solutions pratiques séduisantes mais … illégales. Régularisation d’une assistance déjà en place Il est fréquent de se trouver confronté à un mécanisme d’assistance
irrégulièrement mis en place. C’est le conseil syndical qui a « adhéré »
à une association. Il convient de maintenir le mécanisme en place. Il suffit
de le consolider par l’adhésion du syndicat des copropriétaires aux lieu et
place de conseil syndical. Cette opération peut en principe être effectuée
dès la constatation de l’irrégularité de la situation. L’association ne peut pas
refuser la régularisation d’une situation dont elle ne peut ignorer l’illégalité. La décision de l’assemblée doit comporter mention du
souci de régulariser une situation irrégulière par adhésion du syndicat. La régularisation peut être effectuée dans les mêmes
conditions pour un contrat souscrit avec un prestataire de services. Par la suite, les relations avec l’organisme se
poursuivent comme dans le cas d’une adhésion nouvelle. |
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