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2 / 4.6.2

Délégation à un tiers de la mission de contrôle
Assistance au conseil syndical

 

 

I.        Le cadre institutionnel

A.       inopposabilité au syndic du contrôle externe

B.       opposabilité au syndic du contrôle externe

II.       La mise en œuvre du contrôle externe

A.       contrôle des comptes et contrôle de la gestion

1.        justification de la distinction

2.        mise en œuvre de la distinction

B.       La qualification du contrôleur externe

III.      Les clauses à insérer dans le contrat de syndic

 

 

En l’état des textes, à l’occasion du contrôle des comptes et de la gestion de l’exercice, le conseil syndical ne peut imposer au syndic la présence d’un « assistant » extérieur.

Cette assistance peut s’avérer indispensable pour la sauvegarde des intérêts des copropriétaires. Elle peut présenter pour le syndic des avantages significatifs.

L’insertion d’une clause appropriée dans le contrat de syndic permet de remédier aux lacunes et ambiguïtés du statut. Elle doit permettre l’intervention d’un « assistant » externe et fixer les modalités de cette intervention.

Il appartient à l’assemblée générale de valider cette clause avec l’ensemble du contrat de syndic, mais aussi de faire choix de l’assistant, d’approuver l’adhésion s’il s’agit d’une association ou le projet de contrat avec une personne, enfin de prévoir  le financement nécessaire.

L’assistant, sans être nécessairement un professionnel de la spécialité au sens propre du terme, doit être pourvu de connaissances et qualités au moins équivalentes. Il doit réaliser le contrôle avec pondération et en toute objectivité.

Le contrôle ne peut être réalisé hors la présence effective d’un membre au moins du conseil syndical.

Il porte sur la régularité objective des opérations d’administration et de gestion, le fonctionnement des organes du syndicat, et la gestion comptable et financière, eu égard aux dispositions légales et réglementaires applicables.

Le rapport écrit de l’assistant doit être porté à la connaissance des copropriétaires, de même, s’il y a lieu que les observations du syndic et du conseil syndical.

 

Par ailleurs, il faut consolider la distinction couramment proclamée entre le contrôle des comptes et celui de la gestion, mais occultée dans le statut de la copropriété. Le contrôle de l’administration du syndicat et de la gestion de l’immeuble doit faire l’objet d’une question particulière dans l’ordre du jour de l’assemblée ordinaire annuelle. L’approbation par l’assemblée sur ces points peut être assortie de réserve(s) qui ne peuvent être enregistrées au titre de l’approbation des comptes. Ainsi circonscrite, le cas échéant, elle doit s’accompagner de l’octroi au syndic du quitus.

La clause peut comporter également l’obligation pour l’assemblée de délibérer sur l’approbation de la gestion et l’octroi du quitus.

 

 

I.          Le cadre institutionnel

 

Le statut de la copropriété proclame que le conseil syndical, organe obligatoire de la collectivité des copropriétaires, - mais collège non doté de la personnalité morale -, assiste le syndic et contrôle sa gestion (art. L 21).

Il confère au conseil syndical un très large pouvoir d’investigation auprès du syndic.

Il impose au syndic de consulter le conseil syndical sur certaines questions et, - pour l’information des copropriétaires mais non pour la validité de la décision correspondante -, de joindre l’avis rendu par le conseil syndical à la convocation pour l’assemblée appelée à en traiter. Le syndic n’est pas tenu par l’avis du conseil syndical.

Il précise que le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution (Art. D 26).

Et encore, que le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité (Art. D 27 modifié par Décret du 27/05/2004). A ce sujet on rappelle qu’avant 2004 le conseil syndical pouvait « se faire assister par toute personne de son choix »

Le conseil syndical doit « rendre compte à l’assemblée, chaque année, de l’exécution de sa mission » (art. D 22) mais il n’est pas tenu d’établir à cet effet un rapport écrit devant être joint à la convocation. C’est un vice fondamental du statut car les copropriétaires ne pouvant assister à l’assemblée n’ont pas connaissance du compte-rendu avant de donner un pouvoir de représentation.

A.        inopposabilité au syndic du contrôle externe

Sur le plan juridique, le conseil syndical dispose d’une mission prépondérante de contrôle et de tous les pouvoirs nécessaires pour la remplir.

Il n’a pas la faculté de déléguer ses pouvoirs d’investigation et de contrôle.

Il semble avoir perdu la possibilité de se faire assister « au fil de l’eau ». Il peut ponctuellement « prendre conseil auprès d’une personne de son choix » mais ne peut « demander un avis technique qu’à un professionnel de la spécialité ».

Nous avons signalé l’importance pratique de la modification apportée à la rédaction de l’article D 27.

Dans le même sens , M. le Ministre de l’Équipement et du Logement, dans une réponse ministérielle (voir  RM n° 49706 du 18/01/2005) faite à M. Jeanjean, député, a indiqué : « La participation aux opérations de contrôle de la personne chargée d'assister ou de conseiller le conseil syndical pourra être négociée avec le syndic. La substitution du terme « conseil » à celle d'« assistance » dans l'article 27 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 d'application de la loi du 10 juillet 1965 n'a pas modifié l'état antérieur du droit. » .

Le Ministre considère donc que depuis la promulgation de la loi de 1965 il n’a jamais été possible au conseil syndical d’imposer au syndic la présence d’un tiers « compétent » à l’occasion d’un contrôle des comptes et/ou de la gestion.

 

B.        opposabilité au syndic du contrôle externe

 

Il convient de ne pas laisser subsister sur ce point la nécessité d’une négociation avec le syndic. Pour éviter cet écueil, il suffit, - mais il le faut -, d’insérer dans le contrat de syndic une clause prévoyant la possibilité d’un contrôle externe et ses modalités.

La Commission relative à la copropriété, dans sa Recommandation n° 13 mise à jour en 2010, recommande aux membres du conseil syndical « d’utiliser […] la possibilité de se faire assister par toute personne de son choix, en fixant avec elle les conditions de paiement des honoraires, frais et débours, sauf si elles sont déjà déterminées dans le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par décision de l’assemblée générale ».

La Commission a négligé le problème précis évoqué par M. Jeanjean. Il lui aurait été difficile d’aller à l’encontre de l’interprétation du décret par l’un des Ministres signataires.

 

Sur le plan pratique, nous écartons ici la controverse relative aux conditions et modalités d’une assistance du conseil syndical. Nous retenons l’hypothèse de l’intervention d’un tiers qualifié.

Dans bien des cas, l’intervention d’un spécialiste extérieur compétent présente un grand intérêt pour les copropriétaires comme pour le syndic lui-même.

La controverse a trouvé son origine dans des modalités critiquables d’exécution de ces interventions externes, mais aussi dans la conception tendancieuse que certains se font de ces contrôles dont l’intérêt ne peut être contesté.

Les assemblées générales doivent prendre les décisions nécessaires à l’intervention d’un « professionnel de la spécialité », ici un spécialiste de la gestion des copropriétés. Nous reviendrons plus loin sur ce qu’il faut entendre par « spécialiste de la gestion des copropriétés » et sur le détail des décisions que nous venons d’évoquer.

 

II.         La mise en œuvre du contrôle externe

 

La notion d’assistance au conseil syndical ne saurait occulter la raison d’être fondamentale de la mission du contrôleur : informer objectivement et complètement les copropriétaires. Il doit donc relever toutes les actions ou omissions présentant un caractère critiquable, en ce compris, s’il y a lieu, celles du conseil syndical ou de certains de ses membres, et celles de l’assemblée générale, dans le cas d’une décision manifestement illicite.

Il arrive que les présidents de conseils syndicaux s’immiscent abusivement dans la gestion de l’immeuble et/ou l’administration du syndicat. Un « dévouement » souvent réel leur confère une autorité quasi tyrannique sur les assemblées générales. Les syndics soucieux de conserver leur mandat n’ont pas d’autre solution que de se plier aux décisions de conseils syndicaux qui sont eux-mêmes à la botte d’un président généralement inamovible.

Il ne revient pas au contrôleur de se substituer à l’assemblée pour contrer la politique habituelle de l’institution. Mais il engagerait sa propre responsabilité à ne pas relever une irrégularité majeure susceptible de préjudicier à la collectivité des copropriétaires en ouvrant à l’un d’entre eux la possibilité d’une action judiciaire manifestement imparable.

C’est la raison qui justifie le nécessité de réserver à l’assemblée générale le choix de l’organisme ou de la personne physique chargée de l’assistance au conseil syndical et la détermination des modalités d’exécution d’un contrôle externe.

 

Après la clôture des comptes d’un exercice et avant la tenue de l’assemblée générale appelée à approuver les comptes, le conseil syndical doit procéder au contrôle des comptes présentés par le syndic.

Dans la plupart des cas ce contrôle est limité au pointage des dépenses et des factures liées. Le conseil syndical vérifie

- que pour toute dépense figurant dans le relevé général des charges de l’exercice il existe bien une facture établie au nom du syndicat des copropriétaires

- et que le montant de la dépense inscrite correspond à celui figurant au pied de la facture.

Au mieux le contrôle s’étend à la cohérence des documents comptables de fin d’exercice (les annexes) et à la justification du montant de la trésorerie syndicale à la date de clôture.

 

A.        contrôle des comptes et contrôle de la gestion

Le statut de la copropriété ne comporte aucune disposition propre à l’approbation de la gestion de l’immeuble et de l’administration du syndicat. La pratique ancienne de l’octroi du quitus n’a pas été reprise dans la loi de 1965. Elle fait l’objet d’une controverse dépourvue de fondements cohérents. Le refus de statuer sur l’approbation de la gestion est particulièrement critiquable quand il y a eu intervention d’un contrôleur qualifié.

 

1.         justification de la distinction

Cette lacune est aussi préjudiciable aux copropriétaires qu’au syndic.

Il est légitime d’éviter au syndic d’éviter au syndic, pendant la durée du délai de prescription, la mise en cause de sa responsabilité à propos d’un acte de gestion porté à la connaissance de l’assemblée sans avoir été critiqué.

Quant aux copropriétaires, ils ne peuvent faire inscrire dans la résolution relative aux comptes des critiques étrangères aux opérations comptables et financières. Si l’ordre du jour ne comporte pas une question relative à l’approbation de l’administration et de la gestion, ils ne peuvent faire enregistrer efficacement une réserve sur un acte de gestion, alors même qu’ils estimeraient que cette critique ne doit pas générer, dans leur esprit, un refus de renouvellement du mandat du syndic.

Dès avant la réforme de 1965, les praticiens ont pris le soin de distinguer l’approbation des comptes et celle de la gestion.

Ils n’ont fait que reprendre une pratique ancienne qu’on retrouvait dans le droit des sociétés anonymes (le décret-loi du 31 août 1937 par exemple). M. Cabanac écrivait ainsi en 1960 : « Il est par contre légitime que le syndic obtienne de l’assemblée une décharge de responsabilité pour sa gestion de l’année écoulée ». Il précisait que le quitus ne pouvait porter que sur les actes portés à la connaissance des copropriétaires et que la révélation ultérieure d’un  dol le rendait inopérant [1].

Madame Kischnewsky-Broquisse [2], dont l’autorité ne saurait être contestée, présentait en 1989 la demande de quitus du syndic comme toute naturelle. Elle notait, comme bien d’autres auteurs, que « le quitus doit être accordé sans fraude et en toute connaissance de cause » et que « le quitus donné dans l’ignorance de faits générateurs de la responsabilité du syndic est vicié pour erreur et ne peut faire obstacle à l’exercice d’une action en responsabilité contre le syndic ». On trouve dans la jurisprudence maints exemples de l’application rigoureuse de cette remarque.

 

L’existence manifeste d’un ordre commun à toutes les institutions collectives justifie la comparaison entre leurs régimes respectifs et le souci de remédier aux  lacunes de l’un d’entre eux dans le respect d’un principe fondamental de cet ordre.

En pratique, dans l’ordre du jour standard des assemblées de sociétés, les associés ou les actionnaires sont appelés

- à approuver les comptes au vu des documents qu'ils ont pu consulter (inventaire, bilan, compte de résultat, rapport des dirigeants, rapports du commissaire aux comptes) ainsi que toutes les opérations traduites dans ces comptes ou résumées dans ces rapports

- à approuver les conventions qui sont intervenues ou qui se sont poursuivies au cours de l’exercice.

- à donner quitus aux dirigeants pour l'accomplissement de leur mandat au cours de l'exercice.

 

On retrouve peu ou prou une pratique identique dans tous les types d’institutions collectives, notamment les associations de la loi de 1901. On ne voit pas pourquoi la pratique du quitus serait écartée dans notre domaine.

Les associations consuméristes allèguent à tort que le conseil syndical doit s’opposer à l’inscription à l’ordre du jour de l’approbation de la gestion avec octroi du quitus. Ce faisant, le conseil syndical adopte une position irresponsable et se déconsidère. Lorsque les actions de gestion portées à la connaissance des copropriétaires ont été sérieusement vérifiées, l’octroi du quitus ne peut en aucun cas porter préjudice au syndicat des copropriétaires.

Il faut néanmoins exiger des syndics l’établissement d’un rapport écrit de gestion permettant de justifier la fourniture des informations aux copropriétaires et de circonscrire ainsi la portée du quitus accordé au syndic. C’est un vœu des associations consuméristes auquel nous nous associons pleinement.

Le quitus peut être assorti de réserves précises. C’est un avantage pour  les copropriétaires et même pour le syndic qui peut être incité à consolider la situation litigieuse ou faire valider ses options.

 

2.         mise en œuvre de la distinction

 

Il convient, dans la pratique, de dissocier

Le contrôle des comptes, qui ne peut être effectué qu’en fin de l’exercice

Du contrôle approfondi de la gestion qui doit être effectué en cours d’exercice

La raison de cette dissociation est très simple. Le contrôle approfondi de la gestion est une opération relativement longue. Si l’on admet que tous les syndicats, - ou dans la pratique 50 % d’entre eux -, devraient bénéficier de contrôles sérieux, on constate l’impossibilité matérielle de les réaliser dans les délais relativement brefs apparaissant entre les dates habituelles de clôture (31 décembre et 30 juin) et les dates imposées pour la convocation de la tenue des assemblées ordinaires annuelles.

Au demeurant, en l’absence de changement de syndic, le contrôle approfondi de la gestion n’est pas nécessairement une opération annuellement récurrente.

Au contraire le contrôle des comptes est impératif en fin de chaque exercice. Il peut faire apparaître la nécessité de vérifier quelques problèmes relatifs à la gestion.

 

L’ARC, qui réalise un certain nombre de contrôles,  énonce comme suit les dix catégories d’opérations à effectuer pour la réalisation d’un contrôle des comptes et de la gestion.

1. L‘analyse des contrats

2. L’analyse des consommations (énergie/fluide)

3. L’analyse des répartitions d’eau

4. L’analyse des dépenses et des factures courantes

5. L’analyse des contrats et des frais de personnel

6. L’analyse des comptes concernant les gros travaux

7. L’analyse du bilan financier

8. L’analyse des impayés

9. Les contrôles purement comptables

10. L’analyse financière

 

Pour ne reprendre que le premier poste, il est évident que l’examen des contrats doit être effectué en cours d’exercice et non pas dans une période de presse. S’il apparaît opportun de remettre en concurrence tel ou tel partenaire, il faut conserver le temps d’effectuer une consultation dont les résultats pourront être présentés à une assemblée qui aura lieu dans huit ou six mois. L’expérience montre que ce délai n’est pas excessif.

Dans d’autres cas, ce sont les pratiques courantes de gestion qui doivent être examinées. Si des erreurs constantes sont imputables au syndic pour le traitement des consommations et notamment des relevés de compteurs, pour le traitement des salaires et charges sociales, pour le traitement des recouvrements de charges impayées, il est préférable de les relever en cours d’exercice. Il suffit de constater la constance de ces errements, de les signaler au syndic et d’obtenir une modification satisfaisante de son comportement. Il n’y a alors qu’avantage à le faire bien avant la clôture de l’exercice. Il sera ainsi  possible de faire apparaître des régularisations significatives à la date de clôture.

Un autre avantage est que le conseil syndical, informé des exigences ou recommandations formulées, pourra suivre plus facilement les opérations de remise en ordre pendant la période courant jusqu’à la clôture.

Cela permet de réduire considérablement la durée des contrôles de fin d’exercice et au final, d’obtenir la tenue  des assemblées ordinaires annuelles dans un moindre délai après la date de clôture.

 

Un contrôle après clôture de l’exercice doit être consacré avant tout à l’examen de la régularité et de la cohérence  des projets de présentation des comptes de l’exercice :

Le relevé général des dépenses et recettes externes (hors provisions appelées)

Les comptes de travaux et opérations relevant de l’article 14-2 de la loi

Les synthèses comptables de fin d’exercice, c’est à dire les annexes 1 2 et 3 et, le cas échéant 4 et/ou 5, établies après répartition des dépenses et recettes.

Les relevés individuels des copropriétaires, en fonction de la répartition des dépenses et recettes externes

Ce contrôle exige la consultation préalable de la balance générale des comptes du syndicat, au sens classique du terme. C’est le seul document permettant d’apprécier sérieusement la situation financière du syndicat. Il n’est possible de certifier l’exactitude des « annexes » qu’après avoir constaté leur cohérence avec les éléments fournis par la balance générale classique.

La consultation des autres documents comptables permet ensuite d’affiner le contrôle.

Il est souhaitable que le pointage des factures soit effectué par le conseil syndical. à cette occasion, les observations relatives à la qualité des travaux, à la durée de leur exécution et même à la régularité de leur engagement doivent être considérées comme étrangères  au contrôle comptable. Une facture régulière reçue par le syndic doit être enregistrée telle quelle se présente. Cela n’interdit pas, bien entendu, l’intérêt de traiter dans un autre cadre les observations formulées.

Il convient de veiller au strict respect du plan comptable. Les lacunes qu’il comporte imposent néanmoins d’admettre certaines initiatives du syndic. Cet aspect est normalement traité à  l’occasion d’un contrôle en cours d’exercice. Mais les infractions peuvent apparaître plus clairement en fin d’exercice.

 

Le contrôleur doit également relever les irrégularités dans les opérations comptables liées aux relations du syndicat avec des institutions collectives connexes. C’est le cas, par exemple, lorsque les charges d’une association syndicale sont réparties entre les syndicats de copropriétaires dont les immeubles sont inscrits dans son périmètre.

En principe les membres d’une association syndicale sont les copropriétaires eux-mêmes. C’est entre eux que les charges doivent être réparties.

On trouve des confusions identiques  lorsqu’un ensemble immobilier est organisé en syndicats secondaires avec un syndicat principal.

Mais de telles irrégularités doivent être admises dans certains cas. Elles sont admissibles, - et de fait imposées -, quand il y a défaut de cohérence entre les critères de répartition des dépenses (de chauffage par exemple) figurant dans les statuts d’une association syndicale et ceux figurant dans les règlements de copropriété des copropriétés inscrites dans son périmètre.

Le syndic n’a pas toujours la maîtrise d’un tel mécanisme. Ainsi pour un syndic secondaire lorsqu’il n’est pas également le syndic principal. Il en va de même pour le syndicat lui-même dans le cas d’une association syndicale.

 

B.        La qualification du contrôleur externe

 

On ne peut privilégier à cet égard le choix d’un expert-comptable.

Le fait que les experts-comptables aient l’exclusivité des contrôles effectués chez les syndics à la demande des garants financiers ne permet pas de contredire notre affirmation. Les deux missions sont radicalement différentes.

Les contrôles de garantie financière portent sur les masses financières détenues par les syndics professionnels, la représentation des fonds déposés au compte unique du syndic, la détermination de la pointe de trésorerie, la suffisance du montant de la garantie.

Un contrôle des comptes et de la gestion du syndicat porte sur la comptabilité et la gestion de ce syndicat. L’expérience monte que les experts ne connaissent pas toujours les règles juridiques applicables. Ils connaissent moins encore les pratiques, - régulières ou non -, de cette activité très particulière.

Il faut faire exception pour certains cabinets d’expertise comptable disposant de collaborateurs ayant une bonne connaissance de ces règles et pratiques. Il en existe, mais ils ne sont pas nombreux actuellement.

Les gestionnaires retraités actifs ont une vocation particulière à exercer cette activité.

Encore faut-il qu’ils puissent justifier d’une formation de bonne qualité et qu’ils aient exercé dans des cabinets soucieux de gérer et administrer correctement.

Ils peuvent exercer à titre individuel ou dans le cadre d’associations dédiées

Il ne serait pas vain de leur conférer un statut spécifique comportant des dispositions d’ordre déontologique..

 

III.        Les clauses à insérer dans le contrat de syndic

La première clause a pour objet de prévoir la possibilité pour le syndicat de désigner un intervenant qualifié pour assister le conseil syndical à l’occasion des opérations de contrôle prévues par le statut et de constater l’accord du syndic sur la présence de cet assistant  et sa qualité à intervenir au même titre que le ou les membres  du conseil syndical.

 

La seconde clause a pour objet de prévoir l’inscription à l’ordre du jour de toute assemblée ordinaire annuelle d’une question distincte relative à l’approbation des actes d’administration et de gestion et à l’octroi du quitus au syndic.

 

Une troisième clause imposerait au syndic l’établissement d’un rapport écrit de sa gestion.

 

Ces clauses entrent dans le cadre des modalités d’exécution de la mission du syndic visées par l’article 29 du décret du 17 mars 1967.

On peut souhaiter qu’à l’avenir les dispositions qu’elles comportent soient reprises dans le statut de la copropriété.

 

 

 

Mise à jour

06/10/2011

 

 

 

 



[1]  Traité formulaire de la profession de syndic (Cahiers de la copropriété Lyon 1960)

[2]  Traité de la copropriété Ed 1989 n° 508