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2 / 4.6.1

Règlement de fonctionnement du conseil syndical (modèle)

 

 

Le modèle présenté ci dessous concerne un conseil syndical comprenant 11 membres. Les seuils indiqués peuvent être modifiés en fonction du nombre de membres.

 

 

Le présent règlement de fonctionnement a pour objet de fixer les règles de fonctionnement propres  au conseil syndical de la Résidence X.

 

Première réunion du conseil syndical dans une nouvelle formation :

Le conseil syndical est dans une nouvelle formation après la tenue d’une assemblée générale au cours de laquelle tous ses membres ont été désignés ou désignés à nouveau.

Les membres du conseil syndical doivent se réunir dans le délai maximum de quinze jours à compter de la tenue de l’assemblée générale qui les a désignés, sur l’initiative

·         du nouveau président, s’il a été désigné à l’issue de l’assemblée [1], et à défaut,

·         soit de l’ancien président si son mandat de conseiller a été renouvelé

·         soit de l’un des conseillers

Si la réunion n’a pas été tenue dans ce délai, le syndic peut la provoquer en convoquant les conseillers.

 

Cette première réunion a impérativement pour objet :

- la désignation du président, s’il n’a pas été désigné à l’issue de l’assemblée.

- l’établissement de la liste des conseillers comportant les adresses des non-résidents et l’échange des indications leur permettant de communiquer.

Le conseil peut désigner un vice-président. En cas d’indisponibilité du président, le vice-président est investi des pouvoirs du président et tenu aux mêmes obligations.

 

Présidence du conseil syndical

Hormis le cas où le Président a été désigné à l’issue de l’assemblée, sa désignation au cours de la première réunion est impérative. Il est élu parmi les conseillers, en ce compris le représentant habilité d’une personne morale.

Le président est élu à la majorité des conseillers pour une durée d’une année. Cette désignation est renouvelable cinq fois pour une durée identique, sauf décision spéciale de prolongation prise à l’unanimité des conseillers présents.

La désignation est définitive après acceptation explicite par l’élu(e) de cette fonction.

Le président organise et convoque les réunions du conseil. Il veille à la bonne exécution des missions confiées au conseil syndical et au maintien de relations sereines avec les différents partenaires de son action. Il est interdit au conseil syndical, à son président et à chacun de ses membres de s’immiscer dans les opérations de gestion de l’immeuble et d’administration du syndicat des copropriétaires.

Il veille à la pérennité de l’assurance couvrant les risques encourus par les conseillers dans le cadre de leur activité.

Il remplit les missions propres qui lui sont dévolues par le statut de la copropriété.

Il exécute les délégations de pouvoir qui lui sont personnellement accordées, notamment, s’il y a lieu, la représentation du syndicat aux assemblées ou réunions d’une association à laquelle il aurait adhéré.

Il valide les habilitations ou délégations de mission consenties par le conseil à un ou plusieurs de ses membres.

Il assure la diffusion aux conseillers des documents fournis par le syndic ou des tiers (lorsqu’ils présentent un intérêt pour les travaux du conseil).

Il veille à assurer l’information des copropriétaires sur les travaux du conseil.

 

Réunions du conseil syndical

Le conseil syndical se réunit au moins une fois par trimestre. L'une des quatre réunions doit être tenue deux mois au moins avant l'assemblée générale annuelle appelée à délibérer sur l’approbation des comptes de l’exercice échu.

Il peut en outre être réuni soit sur l’initiative du président s’il le juge utile, soit à la demande de plus de la moitié de ses membres , soit à la demande justifiée du syndic.

Le conseil syndical peut être réuni sans formalité en cas d’urgence manifeste.

Les convocations sont notifiées par le président, par lettre recommandée avec avis de réception ou par remise contre récépissé ou émargement. Elles mentionnent les questions faisant l'objet de l'ordre du jour. Elles sont accompagnées, s’il y a lieu, des pièces et documents permettant une meilleure information préalable des conseillers.

Une copie de la convocation est adressée au syndic.

L’ordre du jour doit comporter les questions dont le syndic a demandé l’inscription. Il est accompagné, s’il y a lieu, d’une copie des documents nécessaires à l’examen des questions inscrites.

Le conseil peut également fixer au cours d’une réunion, la date, l’heure et le lieu de sa prochaine réunion. Il en est fait mention dans le procès-verbal de la réunion. Les conseillers absents lors de celle ci sont convoqués par notification.

 

En cas d’irrégularité dans la convocation, tout conseiller concerné peut renoncer explicitement à toute contestation de ce chef. Mention en est faite au procès verbal.

Tout conseiller syndical titulaire peut notifier au président une demande d’inscription complémentaire à l’ordre du jour. Il lui appartient de la notifier également aux autres conseillers.

Le président peut consulter les conseillers par écrit notamment pour la préparation des réunions et l’opportunité d’y convoquer des tiers. Le vote par correspondance est interdit.

 

Tenue des réunions

Le président préside les réunions du conseil syndical.

Il établit la liste des conseillers présents et de ceux absents excusés. Un conseiller syndical absent non excusable à trois réunions successives pourra être considéré comme démissionnaire.

Le conseil peut débattre dès lors que [cinq] conseillers au moins sont présents. Il ne peut émettre de décisions ou avis que si [sept] conseillers au moins sont présents. (Note : ces nombres peuvent être modifiés en fonction du nombre total de conseillers titulaires mais il est souhaitable d’exiger un nombre de présents supérieur pour les votes de décisions ou les émissions d’avis. Il est préférable de faire choix de nombres impairs. )

Le président veille à la sérénité des débats et au respect du temps de parole.

L’accès à la salle de réunion est réservé aux conseillers titulaires et au syndic lorsque sa participation est requise. Le conseil peut décider d’inviter ou convoquer des tiers. Leur participation est limitée au temps d’examen de la question les concernant. Il peut également d’inviter des membres suppléants.

Le syndic ou son représentant qualifié participe obligatoirement à tout ou partie de chacune des réunions trimestrielles. Sa participation est requise pour l’examen des questions dont il a demandé l’inscription à l’ordre du jour et pour la préparation de l’assemblée annuelle. Le conseil avise à l’opportunité de sa présence aux autres réunions et l’en informe.

Lorsque le quorum est atteint, les décisions du conseil sont adoptées à la majorité de ses membres. Chaque conseiller dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, la décision objet du vote est considérée comme adoptée si l’égalité subsiste après un second vote.

Sous la même réserve, les avis sont émis régulièrement. Il est fait mention des conseillers favorables à l’avis émis et de ceux défavorables et, pour ces derniers, de leurs observations importantes.

Il est établi un procès-verbal de chaque réunion, signé par le président et les membres du conseil syndical. Le procès-verbal est communiqué au syndic.

 

Dispositions particulières

Le conseil syndical peut user des services du syndic pour l’exécution de certains travaux de secrétariat tout en conservant la maîtrise d’autres prestations.

Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Les conseils rémunérés doivent être pris auprès d’une personne qualifiée. Pour les questions juridiques, la personne consultée avec rémunération doit avoir légalement qualité pour donner des consultations juridiques.

Il peut, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Le conseil doit vérifier la qualification du professionnel consulté et s’en assurer la preuve.

Dans tous les cas, et notamment dans ses rapports et avis, le conseil doit préciser ses sources d’information.

 

Le conseil doit bénéficier d’une documentation suffisante. Elle doit être tenue à la disposition des membres titulaires et suppléants.

Il peut proposer à l’assemblée générale l’adhésion du syndicat à un organisme spécialisé assurant la formation, l’information, voire l’assistance des conseils syndicaux. Le choix de l’organisme revient à l’assemblée générale qui doit alors autoriser le syndic à souscrire le contrat nécessaire ou adhérer à une association, au nom et pour le compte du syndicat.

L’assemblée générale peut imposer cette assistance dans les mêmes conditions.

S’il est fait recours à une association, l’assemblée doit déléguer au président du conseil syndical le pouvoir de représenter le syndicat aux assemblées et réunions de l’association.

 

Le conseil syndical établit en fin de chaque exercice un compte rendu de l’exécution de sa mission qui sera joint à la convocation de l’assemblée générale annuelle appelée à délibérer sur l’approbation des comptes et la gestion du syndic.

Il rend compte également :

·         de l'exécution des délégations particulières que l'assemblée générale a pu confier au conseil syndical en application de l’article 21 du décret du 17 mars 1967;

·         des avis fournis au syndic à propos de la passation des marchés et contrats dont le montant unitaire est supérieur au seuil fixé par l'assemblée générale en application de l'alinéa 2 de l’article 21 modifié de la loi du 10 juillet 1965.

Le défaut de production de ce rapport constitue un motif de révocation de ceux des membres dont la responsabilité pourrait être engagée à ce titre.

 

Le conseil syndical peut constituer des commissions temporaires ou permanentes investies de missions particulières. Elles ne peuvent comporter plus de trois membres. Un conseiller  ne peut participer à plus de deux commissions. Une commission ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel et ne peut donner avis qu’au conseil syndical.

 

Les membres du conseil syndical sont tenus, dans les mêmes conditions que le syndic,  au respect de la confidentialité des informations à caractère personnel portées à leur connaissance à l’occasion de l’exercice de leur fonction. Ils ne peuvent exiger, à l’occasion de l’exercice de leur droit de communication des pièces, documents et archives du syndicat, la réalisation par le syndic de traitements informatisés prohibés par la Commission nationale de l’informatique et des Libertés (CNIL)

 

Pour l’information des copropriétaires, un compte rendu-abrégé des réunions du conseil syndical peut être joint aux appels de fonds diffusés par le syndic. Le conseil peut également faire procéder à l’affichage de ce document abrégé dans les parties communes.

 

 

 

 

 

Mise à jour

05/10/2011

 

 



[1] Il est possible de suspendre le cours de l’assemblée pendant quelques instants lorsqu’ils suffisent à régulariser une désignation prévue à l’avance. Ce mécanisme est excellent et il est possible de mentionner le nom du président dans le procès-verbal de l’assemblée générale.