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2 / 4.6.1 Règlement de fonctionnement du conseil syndical (modèles) Le modèle présenté ci dessous
concerne un conseil syndical comprenant 11 membres. Les seuils indiqués
peuvent être modifiés en fonction du nombre de membres. Une version
simplifiée pour les syndicats moins importants est présentée à la
suite. Note 02/04/2007 :
La version initiale a été révisée. Les rectifications sont apparentes : Le présent règlement de fonctionnement, établi conformément aux prescriptions de l’article 22 du décret du 17 mars 1967, a pour objet de fixer les règles de fonctionnement propres au syndicat des copropriétaires de la Résidence X. Il ne reprend pas les dispositions statutaires et conventionnelles qui s’imposent de plein droit. Il sera, le cas échéant, adapté en fonction des modifications qui seraient ultérieurement apportées à ces dispositions. Première réunion d’une nouvelle formation du conseil
syndical : Après toute recomposition du conseil syndical dans une nouvelle formation, les membres du conseil syndical doivent se réunir dans le délai maximum de quinze jours à compter de la tenue de l’assemblée générale qui les a désignés, sur l’initiative · du nouveau président, s’il a été désigné à l’issue de l’assemblée [1], et à défaut, · soit de l’ancien président si son mandat de conseiller a été renouvelé · soit du copropriétaire le plus ancien dans la résidence · soit, le cas échéant, de tout autre conseiller Cette première réunion a notamment
pour objet - la désignation du président, s’il n’a pas été désigné à l’issue de l’assemblée. - l’établissement de la liste des Le conseil peut désigner un vice-président. En cas d’indisponibilité du président, le vice-président est investi des pouvoirs du président et tenu aux mêmes obligations. Présidence du conseil syndical La désignation d’un président au cours de la première réunion est impérative. Il est choisi exclusivement parmi les conseillers, en ce compris le représentant d’une personne morale. Le président est élu à la majorité des conseillers pour une durée d’une année. Cette désignation est renouvelable cinq fois pour une durée identique, sauf décision spéciale de prolongation prise à l’unanimité des conseillers présents. Le président organise et convoque les réunions du conseil. Il veille à la bonne exécution des missions confiées au conseil syndical et au maintien de relations sereines avec les différents partenaires de son action. Il est interdit au conseil syndical et à chacun de ses membres d’empiéter sur les prérogatives du syndic en s’immisçant dans les opérations de gestion de l’immeuble et d’administration du syndicat des copropriétaires. Il veille à la pérennité de l’assurance couvrant les risques encourus par les conseillers dans le cadre de leur activité. Il remplit les missions propres qui lui sont dévolues par le statut de la copropriété.
Il valide les délégations de mission consenties par le conseil à un ou plusieurs de ses membres. Il veille à assurer l’information des copropriétaires sur les travaux du conseil. Réunions du conseil syndical Le conseil syndical se réunit au moins une fois par
trimestre, l'une des quatre réunions devant se tenir Il peut en outre être réuni soit sur l’initiative du
président s’il le juge utile, soit à la demande de plus de la moitié de ses
membres Les convocations sont adressées par le président, par lettre recommandée avec avis de réception ou par remise contre récépissé ou émargement ; elles mentionnent les questions faisant l'objet de l'ordre du jour. Elles sont accompagnées, s’il y a lieu, des pièces et documents permettant une meilleure information préalable des conseillers. Une copie de la convocation est adressée au syndic. L’ordre du jour doit comporter les questions dont le syndic a demandé l’inscription. Le conseil peut également fixer au cours d’une réunion, la date, l’heure et le lieu de sa prochaine réunion. Il en est fait mention dans le procès-verbal de la réunion. Les conseillers absents lors de celle ci sont convoqués par notification. En cas d’irrégularité de la convocation, tout conseiller concerné peut renoncer explicitement à toute contestation de ce chef. Mention en est faite au procès verbal. Tout conseiller syndical titulaire peut notifier au président une demande d’inscription complémentaire à l’ordre du jour. Il lui appartient de la notifier également aux autres conseillers. Le président peut consulter les conseillers par écrit notamment pour la préparation des réunions et l’opportunité d’y convoquer des tiers. Le vote par correspondance est interdit. Tenue des réunions Le président préside les réunions du conseil syndical. Il établit la liste des conseillers présents et de ceux
absents excusés. Un conseiller syndical absent à
trois réunions successives Le conseil peut débattre dès lors que [cinq] conseillers au moins sont présents. Il ne peut émettre de décisions ou avis que si [neuf] conseillers au moins sont présents. (Note : ces nombres peuvent être modifiés en fonction du nombre total de conseillers titulaires mais il est souhaitable d’exiger un nombre de présents supérieur pour les votes de décisions ou d’avis) Le président veille à la sérénité des débats et au respect du temps de parole. L’accès à la salle de réunion est réservé aux conseillers titulaires et au syndic lorsque sa participation est requise. Le conseil peut décider d’inviter ou convoquer des tiers. Leur participation est limitée au temps d’examen de la question les concernant. Le syndic ou son représentant qualifié participe obligatoirement à tout ou partie de chacune des réunions trimestrielles. Le conseil avise à l’opportunité de sa présence aux autres réunions et l’en informe. Sa participation est requise pour l’examen des questions dont il a demandé l’inscription à l’ordre du jour et pour la préparation de l’assemblée annuelle. Lorsque le quorum est atteint, les avis et rapports du conseil syndical sont adoptés à la majorité de ses membres. Chaque conseiller dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, la décision ou l’avis objet du vote est considéré comme adopté si l’égalité subsiste après un second vote. Il est établi un procès-verbal de chaque réunion, signé par le président et les membres du conseil syndical. Le procès-verbal est communiqué au syndic. Dispositions particulières Le conseil syndical peut user des services du syndic pour l’exécution de certains travaux de secrétariat tout en conservant la maîtrise d’autres prestations. Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Les conseils rémunérés doivent être pris auprès d’une personne qualifiée. Pour les questions juridiques, elle doit avoir qualité pour donner des consultations juridiques. Il peut, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Le conseil doit vérifier la qualification du professionnel. Dans tous les cas, et notamment dans ses rapports et avis, le conseil doit préciser ses sources d’information. Le conseil doit bénéficier d’une documentation suffisante. Elle doit être tenue à la disposition des membres suppléants. Il peut proposer à l’assemblée générale l’adhésion du syndicat à un organisme spécialisé assurant la formation et l’information des conseils syndicaux et des copropriétaires. Le choix de l’organisme revient à l’assemblée générale. Celle-ci peut modifier toute organisation de ce type déjà en place. Le conseil syndical établit en fin de chaque exercice un
rapport écrit qui sera joint à la convocation de
l’assemblée générale annuelle appelée à délibérer sur l’approbation des comptes
et la gestion du syndic Ce rapport rend compte en même temps : · de l'exécution des délégations particulières que l'assemblée générale a pu confier au conseil syndical en application de l’article 21 du décret du 17 mars 1967; · des avis fournis au syndic à propos de la passation des marchés et contrats dont le montant unitaire est supérieur au seuil fixé par l'assemblée générale en application de l'alinéa 2 de l’article 21 modifié de la loi du 10 juillet 1965. Le défaut de production de ce rapport constitue un motif de révocation de ceux des membres dont la responsabilité pourrait être engagée à ce titre. Le conseil syndical peut constituer des commissions temporaires ou permanentes investies de missions particulières. Elles ne peuvent comporter plus de trois membres. Chaque membre ne peut participer à plus de deux commissions. Une commission ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel et ne peut donner avis qu’au conseil syndical.
Pour l’information des copropriétaires, un compte rendu-abrégé des réunions du conseil syndical est joint aux appels de fonds diffusés par le syndic. Le conseil peut également faire procéder à l’affichage de ce document abrégé dans les parties communes. Version simplifiée Le présent règlement de fonctionnement, établi conformément aux prescriptions de l’article 22 du décret du 17 mars 1967, a pour objet de fixer les règles de fonctionnement propres au syndicat des copropriétaires 22 rue des Fleurs. Première réunion d’une nouvelle formation du conseil
syndical : Après toute recomposition du conseil syndical dans une nouvelle formation, les membres du conseil syndical doivent se réunir dans le délai maximum de quinze jours à compter de la tenue de l’assemblée générale qui les a désignés, sur l’initiative de l’un des conseillers désignés. Cette première réunion a notamment pour objet - la désignation du président, s’il n’a pas été désigné à l’issue de l’assemblée. - l’échange des indications permettant aux conseillers de communiquer entre eux. Le conseil peut désigner un vice-président. En cas d’indisponibilité du président, le vice-président est investi des pouvoirs du président et tenu aux mêmes obligations. Présidence du conseil syndical La désignation d’un président au cours de la première réunion est impérative. Le président est élu à la majorité des conseillers pour une durée d’une année. Cette désignation est renouvelable. Le président organise les réunions du conseil. Il veille à la bonne exécution des missions confiées au conseil syndical, sans immixtion abusive dans les opérations de gestion de l’immeuble et d’administration du syndicat des copropriétaires, et à la pérennité de l’assurance couvrant les risques encourus par les conseillers dans le cadre de leur activité., et enfin à l’information des copropriétaires sur les travaux du conseil. Il remplit les missions propres qui lui sont dévolues par le statut de la copropriété. Il valide les délégations de mission consenties par le conseil à un ou plusieurs de ses membres. Réunions du conseil syndical Le conseil syndical se réunit au moins une fois par trimestre. L’une des réunions doit se tenir deux mois au moins avant l'assemblée générale annuelle appelée à délibérer sur l’approbation des comptes de l’exercice échu. Le syndic participe obligatoirement à cette réunion, au cours de laquelle l’ordre du jour de l’assemblée annuelle est établi. Il peut en outre être réuni soit sur l’initiative du président s’il le juge utile, soit à la demande de plus de la moitié de ses membres titulaires, soit à la demande du syndic. Les convocations peuvent résulter d’une concertation entre les membres du conseil. Le cas échéant, elles sont adressées par le président, par lettre recommandée avec avis de réception ; elles mentionnent alors les questions inscrites à de l'ordre du jour. Elles sont accompagnées, s’il y a lieu, des pièces et documents permettant une meilleure information préalable des conseillers. La tenue de toute réunion du conseil syndical est portée à la connaissance du syndic. Celui-ci peut indiquer les questions sur lesquelles il demande avis au conseil. Ces questions doivent être traitées au cours de la réunion. Tout conseiller syndical titulaire peut notifier au président une demande d’inscription à l’ordre du jour. Il lui appartient de la notifier également aux autres conseillers. Le président peut consulter les conseillers par écrit notamment pour la préparation des réunions et l’opportunité d’y convoquer des tiers. Le vote par correspondance est interdit. Tenue des réunions Le président préside les réunions du conseil syndical. Il établit la liste des conseillers présents et de ceux
absents excusés. Un conseiller syndical absent à
trois réunions successives pourra être considéré comme démissionnaire. Le conseil peut débattre dès lors que les deux tiers des conseillers sont présents. L’accès à la salle de réunion est réservé aux conseillers titulaires et au syndic lorsque sa participation est requise. Le conseil peut décider d’inviter ou convoquer des tiers. Leur participation est limitée au temps d’examen de la question les concernant. Lorsque le quorum est atteint, les avis et rapports du conseil syndical sont adoptés à la majorité de ses membres. Chaque conseiller dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, la décision ou l’avis objet du vote est considéré comme adopté si l’égalité subsiste après un second vote. Il est établi un procès-verbal de chaque réunion, signé par le président et les membres du conseil syndical. Le procès-verbal est communiqué au syndic. Dispositions particulières Le conseil syndical peut user des services du syndic pour l’exécution de certains travaux de secrétariat. Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Les conseils rémunérés doivent être pris auprès d’une personne qualifiée. Pour les questions juridiques, elle doit avoir qualité pour donner des consultations juridiques. Il peut, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité. Le conseil doit vérifier la qualification du professionnel consulté. Dans ses rapports et avis, le conseil doit préciser ses sources d’information. Le conseil doit bénéficier d’une documentation suffisante. Elle doit être tenue à la disposition des membres suppléants. Il peut proposer à l’assemblée générale l’adhésion du syndicat à un organisme spécialisé assurant la formation et l’information des conseils syndicaux et des copropriétaires. Le choix de l’organisme revient à l’assemblée générale. Celle-ci peut modifier toute organisation de ce type déjà en place. Le conseil syndical établit en fin de chaque exercice un rapport écrit qui sera joint à la convocation de l’assemblée générale annuelle appelée à délibérer sur l’approbation des comptes et la gestion du syndic. Ce rapport rend compte s’il y a lieu : · de l'exécution des délégations particulières que l'assemblée générale a pu confier au conseil syndical en application de l’article 21 du décret du 17 mars 1967; · des avis fournis au syndic à propos de la passation des marchés et contrats dont le montant unitaire est supérieur au seuil fixé par l'assemblée générale en application de l'alinéa 2 de l’article 21 modifié de la loi du 10 juillet 1965. Le défaut de production de ce rapport constitue un motif de révocation de ceux des membres dont la responsabilité pourrait être engagée à ce titre. Les membres du conseil syndical sont tenus, dans les mêmes conditions que le syndic, au respect de la confidentialité des informations à caractère personnel portées à leur connaissance à l’occasion de l’exercice de leur fonction. Pour l’information des copropriétaires, un compte rendu-abrégé des réunions du conseil syndical est joint aux appels de fonds diffusés par le syndic. Le conseil peut également faire procéder à l’affichage de ce document abrégé dans les parties communes. |
Mise à jour Révision |
[1] Il est possible de suspendre le cours de l’assemblée pendant quelques instants lorsqu’ils suffisent à régulariser une désignation prévue à l’avance. Ce mécanisme est excellent et il est possible de mentionner le nom du président dans le procès-verbal de l’assemblée générale.