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2/3.7

Les archives du syndicat

 

 

Les archives syndicales comportent l’ensemble des documents, pièces et informations relatifs

·         à la constitution, à la vie et à l’administration du syndicat

·         à la gestion et à la maintenance de l’immeuble

·         aux copropriétaires et titulaires de droits réels sur les lots

La nécessité de leur conservation est déterminée par leur actualité, en fonction de leur nature, d’obligations légales ou réglementaires diverses, voire de la simple opportunité. Elles constituent ainsi un fonds documentaire syndical dont la  gestion doit être méticuleuse. Elle est régie par les textes suivants :

Aux termes de l’article 33 du décret du 17 mars 1967

« Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, le diagnostic technique.

« Il délivre des copies ou extraits, qu'il certifie conformes, des procès-verbaux des assemblées générales et des annexes.

« Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, du diagnostic technique mentionné au premier alinéa du présent article. »

 

Les articles L 18-2 et D 33-1 déterminent les modalités de transfert des documents et archives entre le syndic sortant et son successeur

La Commission relative à la copropriété a consacré sa 10e recommandation aux remises de documents techniques au syndic et la 20e à l’ensemble du régime des archives.

 

La gestion des archives du syndicat impose des prestations significatives et les frais d’entreposage ne sont pas négligeables. Ce poste doit donc faire l’objet d’une estimation distincte dans la détermination par le syndic de ses coûts de gestion et de ses honoraires de gestion courante.

Il n’est pas douteux en effet que les prestations de gestion des archives relèvent de la gestion courante.

La même observation doit être faite à propos de la remise des dossiers et archives à un éventuel successeur qui est également prévisible puisqu’elle est liée à l’extinction du mandat.

Il n’y a donc pas lieu de faire figurer à ces titres des honoraires exceptionnels dans le contrat de syndic ou dans un barème de rémunération. Les clauses de ce type, auraient-elles été approuvées par l’assemblée générale, sont réputées non écrites. On ne peut ici qu’approuver la solution.

 

L’arrêté du 19 mars 2010 relatif à l’encadrement des contrats de syndic confirme cette solution. Il range parmi les prestations de gestion courante

« III-1. Archives du syndicat.

« III-1.1. Détention :

« Détention, conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble [il convient de préciser expressément leur nature, leur volume et leur ancienneté], notamment les plans, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, l’état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les contrats de travail des préposés du syndicat, les contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative datant de moins de deux ans.

« III-1.2. Transmission des archives au syndic successeur.

« III-1.3. Élaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur. »

 

L’auteur de l’arrêté n’a pas eu la prudence de se référer aux dispositions du statut de la copropriété et aux travaux de la commission relative à la copropriété, dans sa Recommandation n° 20. On trouve ainsi dans l’arrêté une description insuffisante et parfois inexacte du fonds documentaire syndical. Elle pourrait inciter les syndics à jeter toute pièce administrative « de plus de deux ans » et les décisions de justice dont les délais de contestation sont « révolus ».

 

 

 

Les syndics doivent apporter un soin tout particulier à la gestion des archives, trop souvent délaissée. Leur responsabilité peut être gravement engagée en cas d’impossibilité de représenter un document essentiel pour la sauvegarde des intérêts du syndicat.

La gestion doit être active. Prenant un nouveau mandat, le syndic doit vérifier la liste des archives transmises par son prédécesseur et relever les manques manifestes. Il doit s’efforcer de procéder à la reconstitution, soit en utilisant la procédure prévue par le statut à l’encontre du prédécesseur, soit, en cas d’échec, par des démarches appropriées.

Nombreux sont les documents manquants susceptibles d’être retrouvés dans des archivages externes, administratifs ou autres. Les prestations du syndic à ce titre peuvent bien entendu faire l’objet d’une rémunération exceptionnelle.

 

 

 

 

Mise à jour

24/03/2010