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Gestion des archives et responsabilité du syndic

 

 

A l’occasion de son entrée en fonction, le syndic doit vérifier qu’il détient bien toutes les pièces nécessaires à la gestion de l’immeuble. L’examen de la fiche hypothécaire générale lui permet par exemple de vérifier qu’il a été mis en possession de tous les modificatifs au règlement de copropriété. Si tel n’est pas le cas, il doit effectuer une intervention auprès de son prédécesseur. Faute d’avoir obtenu satisfaction, il doit demander une expédition au notaire détenteur de l’acte. On ne saurait par contre lui reprocher de n’avoir pas exigé la remise d’un dossier ancien dont il ignorait l’existence.

De même l’ancien syndic ne peut représenter un document qui ne lui a pas été remis par son prédécesseur et dont la reconstitution s’est avérée impossible. Sa responsabilité est, par contre, engagée s’il ne peut représenter un document qu’il a incontestablement détenu. Encore faut-il qu’il y ait de ce chef un préjudice immédiat ou éventuel pour le syndicat.

L’assurance professionnelle du syndic doit couvrir la sauvegarde des archives qu’il détient et leur reconstitution, dans la mesure du possible, en cas de sinistre. Même observation pour un éventuel sinistre informatique. Une faute dans la gestion des sauvegardes de données peut être lourde de conséquence.

La responsabilité du syndic peut encore être engagée pour une faute dans la maintenance du fonds documentaire, spécialement dans la tenue de la liste officielle des copropriétaires. L’hypothèse la plus fréquente est le défaut de convocation d’un copropriétaire due à l’omission d’un changement d’adresse régulièrement notifié.

Toute infraction à l’obligation de confidentialité des données personnelles peut être sanctionnée, qu’elle soit imputable aux membres du conseil syndical ou au syndic. Il est en particulier interdit de vendre un fichier de copropriétaires à un marchand de listes. Un projet de loi modifiant les pouvoirs de la CNIL prévoit des sanctions assez lourdes pour cette catégorie d’infractions.

Les peines et soins apportés à la gestion des archives méritent salaire. Il convient d’en tenir compte pour la détermination des honoraires de gestion courante. Cette prestation ne saurait faire l’objet d’un honoraire exceptionnel.

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

08/05/2008