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Régime du fonds documentaire

 

 

I.         Techniques de maintenance et d’archivage

A.       hébergement des archives

B.       archivage électronique

II.        Durée de conservation

III.       Droit d’accès au fonds documentaire

IV.      Transmission des archives (changement de syndic)

 

 

L’actualité des pièces constituant le fonds documentaire syndical diffère selon leur nature et varie avec l’écoulement du temps. Certaines doivent être conservées sous la main, d’autres peuvent être archivés au sens commun du terme. L’obligation de conservation est temporaire pour les unes, perpétuelle pour les autres.

I.          Techniques de maintenance et d’archivage

Le soin de la conservation du fonds documentaire est une lourde tâche pour les syndics, qu’ils soient bénévoles ou professionnels. Ces derniers se voient confrontés à des masses importantes et à la nécessité d’y consacrer des locaux d’un volume conséquent. Ils doivent concilier des exigences contradictoires

·         retrait périodique des documents périmés

·         accessibilité permanente et rapide aux documents

·         réduction du volume entreposé

·         nécessité de produire des originaux ou des copies papier

Certaines entreprises peuvent apporter des solutions à ces difficultés soit par l’entreposage externe soit par des moyens techniques (microfilms ou assimilés).

D’autre part, l’apparition officielle des techniques électroniques dans le Code civil et dans le statut de la copropriété appelle différentes observations.

A.        hébergement des archives

Il est possible de recourir aux services d’une entreprise de garde d’archives. Dans les cas les plus nombreux il s’agit d’une simple convenance pour le syndic. Dans d’autres cas le volume très important des archives du syndicat exige cette solution.

Lorsqu’il s’agit d’une simple convenance du syndic, celui ci doit veiller à traiter l’hébergement avec une entreprise très qualifiée. Il conserve à sa charge le coût de l’hébergement mais doit néanmoins informer les copropriétaires sur le mode d’hébergement. Le contrat de garde doit permettre, d’une manière ou d’une autre, à chaque syndicat de reprendre ses archives en cas de carence du syndic dûment constatée.

Dans les autres cas, le contrat de garde doit être souscrit au nom du syndicat, représenté par son syndic. En cas de changement de syndic, le syndicat conserve le bénéfice du contrat. Les frais de garde sont passés en dépenses d’administration du syndicat.

B.        archivage électronique

En l’état actuel des textes et des techniques, il faut considérer que le recours à l’archivage électronique ne peut exclure la conservation des documents « papier ».

L’expérience de la conservation des archives comptables sur microfilms a montré les difficultés qu’éprouvaient certains syndicats dans le retraitement des microfilms rendu nécessaire par une procédure contentieuse.

Il n’est pourtant pas inutile de faire connaître les dispositions déjà en vigueur à ce sujet. Elles résultent de la délibération de la CNIL n° 2005-213 du 11 octobre 2005  portant adoption d'une recommandation concernant les modalités d’archivage électronique, dans le secteur privé, de données à caractère personnel. Soucieuse avant tout de la protection des données personnelles, la CNIL fournit en premier lieu les définitions suivantes :

 

Par archivage électronique de données à caractère personnel, il convient d’entendre les pratiques de conservation des données visées à l’article 2 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, que celles-ci soient collectées, reçues, établies ou transformées sous forme électronique, par toute personne, service ou organisme privé dans l’exercice de son activité.

 

La présente recommandation a vocation à s’appliquer aux archives dites courantes, intermédiaires et définitives, ainsi définies :

par archives courantes, il convient d’entendre les données d'utilisation courante par les services concernés dans les entreprises, organismes ou établissements privés (par exemple les données concernant un client dans le cadre de l’exécution d’un contrat) ; 

par archives intermédiaires, il convient d’entendre les données qui présentent encore pour les services concernés un intérêt administratif, comme par exemple en cas de contentieux, et dont les durées de conservation sont fixées par les règles de prescription applicables ; 

par archives définitives, il convient d’entendre exclusivement les données présentant un intérêt historique, scientifique ou statistique justifiant qu’elles ne fassent l’objet d’aucune destruction.

 

Sur la durée de conservation des données archivées

Les archives courantes et intermédiaires doivent répondre, conformément aux articles 6-5° et 24 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004, à des durées de conservation spécifiques, proportionnées à la finalité poursuivie (en particulier au regard des durées de prescription définies par la réglementation commerciale, civile ou fiscale), qui doivent être précisées dans le cadre des dossiers de formalités préalables adressés à la CNIL.

Les durées de conservation déclarées à la CNIL doivent être respectées sous peine de sanction prévue par l’article 226-20 du code pénal. 

Recommande par conséquent que le responsable de traitement établisse, dans le cadre de ses moyens d’archivage, des procédures aptes à gérer des durées de conservation distinctes selon les catégories de données qu’il collecte et soit en mesure d’effectuer, le cas échéant, toute purge ou destruction sélective de données.

Sur la sécurité des données archivées, elle recommande :

s’agissant des archives intermédiaires, que l’accès à celles-ci soit limité à un service spécifique (par exemple un service du contentieux) et qu’il soit procédé, a minima, à un isolement des données archivées au moyen d’une séparation logique (gestion des droits d’accès et des habilitations). 

s’agissant des archives définitives, que celles-ci soient conservées sur un support indépendant, non accessible par les systèmes de production, n’autorisant qu’un accès distinct, ponctuel et précisément motivé auprès d’un service spécifique seul habilité à consulter ce type d’archives (par exemple la direction des archives de l’entreprise).

Recommande, afin de garantir l’intégrité des données archivées, de mettre en oeuvre des dispositifs sécurisés lors de tout changement de support de stockage des données archivées.

Recommande de mettre en oeuvre des dispositifs de traçabilité des consultations des données archivées.

Sur le droit d’accès aux données archivées

Les archives courantes et intermédiaires sont soumises au droit d’accès.

Dès lors que le traitement des archives définitives se limite à assurer la conservation à long terme de documents d'archives, et sauf demande spéciale motivée, soumise le cas échéant, à l'appréciation de la Commission, le responsable du traitement n'est pas tenu de donner suite aux demandes concernant les informations archivées et n’a pas le notifier préalablement à la CNIL.

Néanmoins le responsable de traitement doit, dans ce cas, être en mesure de justifier que les moyens d’archivage employés sont de nature à exclure manifestement tout risque d’atteinte à la vie privée des personnes concernées.

Recommande par conséquent d’utiliser, en particulier en cas de données sensibles au sens de l’article 8 de la loi « Informatique et Libertés » modifiée, des procédés d’anonymisation.

Recommande enfin que les entreprises, organismes ou établissements privés définissent, dans le cadre de procédures formalisées, des règles d’archivage répondant à l’ensemble des préconisations précitées et qu’une information puisse être fournie sur ces règles, en cas de demande exprimée de leur part, aux individus faisant l’objet des traitements archivés.

 

Nous rappelons que la norme simplifiée applicable aux professionnels immobiliers reste en fort décalage avec les obligations avec les obligations légales qui leur sont imposées. On doit donc admettre qu’abstraction faite d’autres problèmes pratiques, le recours systématique à l’archivage électronique est encore éloigné.

II.         Durée de conservation

Elle résulte de la nature des pièces et d’obligations légales ou réglementaires dont les plus nombreuses sont étrangères au statut de la copropriété. Les documents fondamentaux du syndicat conservent bien entendu une actualité permanente (règlement de copropriété, état descriptif, etc...). Il en est de même de nombreux documents techniques, parmi lesquels il faut ranger certains dossiers relatifs à des chantiers importants.

La conservation temporaire est la règle pour les volumes les plus importants. La prudence commande de retenir le principe de la conservation décennale, qui correspond à la durée de la prescription des actions personnelles fondées sur le statut de la copropriété. Elle excède la durée de conservation commandée par la plupart des prescriptions étrangères au statut.

 

En ce qui concerne les données personnelles informatisées, les personnes fichées bénéficient d’un droit à l’oubli leur permettant d’obtenir l’effacement des données lorsqu’elles ne présentent plus d’utilité pour l’exploitant du fichier. Le critère retenu est celui de la finalité de l’information. Un copropriétaire ayant vendu son lot paraît pouvoir demander l’effacement des données le concernant. L’expérience montre que tel n’est pas le cas. Les acquéreurs successifs du lot sont responsables à l’égard du syndicat des infractions au règlement de copropriété commises par un de leurs auteurs. Il peut donc être utile de retrouver sa trace grâce aux données conservées.

III.        Droit d’accès au fonds documentaire

Le conseil syndical bénéficie d’un large droit d’accès au fonds documentaire syndical en vertu de l’article 21 de la Loi, modifié par la loi du 31 décembre 1985. Il a notamment la possibilité de recevoir, sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. S’agissant de documents ou de données personnelles concernant des copropriétaires, le législateur a omis d’imposer aux membres du conseil une obligation de confidentialité sévèrement sanctionnée. La divulgation d’informations trouvées dans les dossiers de recouvrement de charges, assez fréquente, est à l’origine de nombreux incidents. Même en l’absence de texte spécifique, la responsabilité d’un membre du conseil syndical pourrait être engagée dans une telle hypothèse.

Le droit d’accès aux  copropriétaires est plus restreint. La possibilité d’obtenir copie de la liste des copropriétaires, longtemps contestée, est maintenant reconnue. Elle est limitée à l’identité et à l’adresse officielle des copropriétaires. Un copropriétaire peut obtenir copie d’extraits du registre des procès verbaux. Il peut également consulter les pièces comptables de l’exercice avant l’assemblée générale annuelle.

La courtoisie impose néanmoins au syndic de répondre favorablement à des demandes de communication justifiées et raisonnables. Il est conseillé par contre de renvoyer vers le notaire détenteur toute demande de copie du règlement de copropriété ou de l’état descriptif de division.

IV.       Transmission des archives (changement de syndic)

L’expérience montre que tout changement de syndic entraîne une perte partielle des archives. Les difficultés enregistrées dans le passé ont incité le législateur à déterminer précisément les rapports entre l’ancien et le nouveau syndic. C’est l’objet de l’article 18-2 de la Loi, dans la rédaction de la Loi du 31 décembre 1985 :

En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles après apurement des comptes, et l’ensemble des documents et archives du syndicat.

La pratique des syndics professionnels prévoit la reprise des pièces par le nouveau syndic au cabinet de son confrère. Elle est justifiée par la possibilité, de cette manière, d’éliminer d’un commun accord des archives manifestement sans intérêt.

Il existe ici une double obligation :

- l’ancien syndic doit présenter à son successeur la totalité des archives qu’il détient

- le nouveau syndic doit les recevoir et procéder à leur retrait

Cette transmission doit faire l’objet d’un bordereau de remise signé par les deux syndics. Le bordereau doit préciser les archives éliminées d’un commun accord. Lorsque le nouveau syndic refuse de recevoir une partie des archives, il est prudent pour l’ancien de se réserver par une lettre recommandée la preuve de leur présentation avec indication qu’il sera procédé à leur destruction après un délai fixé.

L’établissement d’un bordereau des pièces et archives transmises, pratique déjà courante entre les professionnels, a été consacré par l’article 33-1 nouveau du décret du 17 mars 1967 qui prévoit en outre la remise du bordereau au conseil syndical sans préciser qui en a la charge.

De son côté, le nouveau syndic se doit d’exiger la remise de pièces non présentées et dont l’existence est certaine ou peut être présumée, dans la mesure ou elles demeurent d’actualité.

Le droit pour l’ancien syndic créancier du syndicat de séquestrer les archives syndicales n’est plus reconnu. Il ne saurait en tout cas être admis pour les documents primordiaux, indispensables à l’entrée en fonction du successeur. Toutefois, lorsque l’assemblée a refusé à l’ancien syndic l’approbation des comptes ou l’octroi du quitus par décision non motivée, il peut, nous semble-t-il, conserver des pièces non primordiales afin de pouvoir photocopier des documents qu’il estimerait nécessaires à la sauvegarde de ses intérêts. Cette prérogative peut être exercée sous le contrôle du Juge.

Précisons enfin que l’article 18-2 prévoit, en cas de non remise des archives, la possibilité pour le syndic nouvellement nommé ou le président du conseil syndical de demander au juge statuant en référé de l’ordonner sous astreinte.

 

 

 

 

Mise à jour

08/05/2008