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2/3.7.1

Le contenu du fonds documentaire

 

 

Sa constitution initiale est liée à la création du syndicat.

Il s’accroît dans le temps en fonction

·         des modifications apportées aux documents statutaires, à l’immeuble et à la composition du syndicat (mutations de lots)

·         des pièces courantes relatives à l’administration du syndicat et à la gestion de l’immeuble

·         des événements divers pouvant affecter le syndicat (procédures diverses, scission, etc...) ou l’immeuble (sinistres importants, surélévation, etc...)

Il est réduit périodiquement par l’élimination de documents périmés.

I.          le FONDS DOCUMENTAIRE INITIAL

Sa consistance dépend des modalités de constitution du syndicat : construction de l’immeuble ou division par lots d’un immeuble existant. Dans tous les cas il doit comporter

·         le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, de préférence sous forme d’expédition (copie officielle) établie par le notaire

·         les plans juridiques annexés aux documents ci dessus, déterminant, étage par étage, les lots privatifs et leur numérotation. Ces plans juridiques figurent rarement dans les règlements de copropriété anciens.

·         la fiche cadastrale

·         la fiche hypothécaire générale sur laquelle figurent la liste des actes publiés concernant le syndicat et la liste des lots privatifs

·         les conventions diverses pouvant concerner l’immeuble (mitoyenneté, droit de passage,  etc...)

·         les décisions administratives telles que le classement ou l’inscription de tout ou partie de l’immeuble à l’Inventaire des Monuments historiques.

La Commission relative à la copropriété a recommandé la remise au syndic, lorsque l’immeuble vient d’être construit, de certains documents relatifs à l’opération de construction :

·         permis de construire ;

·         attestation de réception des travaux,

·         contrat d’assurances dommages ouvrages,

·         contrat d’assurances multirisques,

·         liste des intervenants techniques avec indication des références de leur police d’assurances, contrats d’entretien et d’exploitation et plans de récolement des réseaux.

La recommandation peut être étendue au cas de division d’un immeuble ancien accompagnée de travaux de rénovation importants.

II.         ÉVOLUTION DU FONDS DOCUMENTAIRE

Le fonds documentaire évolue au fil du temps, c’est une évidence. Il ne doit pas être considéré comme l’empilement périodique des documents syndicaux et sa gestion répond à des règles qui imposent la conservation des pièces utiles et l’élimination de celles qui ne le sont pas.

A.        Documents relatifs aux  membres du syndicat

Le syndicat est composé de personnes physiques ou morales :

·         copropriétaires au sens plein du terme

·         titulaires de droits réels différents résultant d’un démembrement de la propriété du lot (usufruit, droit d’habitation, etc...)

·         indivisaires titulaires de droits réels identiques mais conjoints sur le lot, y compris les époux séparés de biens

·         associés de sociétés propriétaires de plusieurs lots dans l’immeuble, en sus de la société elle-même

·         vendeur et acquéreur dans le cadre d’un contrat de location-accession régi par la loi du 12 juillet 1984

On peut s’interroger sur le cas des acquéreurs de lots en vertu d’une convention s.s.p devenue définitive avant constatation de la vente par acte authentique.

Ces membres ont des qualités, des droits et des obligations différentes. Ils ont tous vocation à participer aux assemblées générales. Certains ne disposent que d’un droit de vote spécifique. Les indivisaires doivent être représentés par un mandataire commun.

Le syndic doit en tenir la liste officielle dans les conditions prévues par l’article 32 du décret. La liste doit comporter les nom et prénom des intéressés, leur état civil et l’indication de leur domicile réel ou élu. La Commission relative à la copropriété (3e  recommandation) a complété la liste des personnes devant figurer sur la liste :

·         tuteurs et curateurs des incapables

·         administration des Domaines pour les successions vacantes

La tenue de ce fichier est soumise aux dispositions de la Loi Informatique et Liberté tant en ce qui concerne la déclaration du fichier qu’en ce qui concerne la collecte des informations, le droit d’accès des copropriétaires, le respect de l’obligation de confidentialité et le droit à l’oubli.

Cette liste n’est mise à jour qu’en fonction des notifications qui sont régulièrement faites au syndic à l’exclusion de tout autre mode d’information. On doit donc admettre qu’une personne peut être propriétaire d’un lot sans avoir la qualité de copropriétaire si la notification de la mutation n’a pas été réalisée. A l’inverse le vendeur conserve dans ce cas la qualité de copropriétaire.. En ce qui concerne les associés des sociétés propriétaires de plusieurs lots, la mise à jour est faite sur l’initiative du représentant légal de la société, en cas de cession de parts sociales.

Pour chaque copropriétaire, titulaire de droit réel ou ayant droit figurant sur la liste officielle, le syndic tient un dossier individuel comportant les correspondances échangées et les documents qui ont pu être confiés au syndic par l’intéressé. Ces dossiers ne sont archivés qu’après vente du lot ou sortie, pour quelque raison que ce soit, de la liste des copropriétaires. En outre un archivage partiel est justifié par un volume trop important du dossier.

B.        Assemblées générales

Le syndic ne doit pas se borner à la conservation du registre des procès verbaux. Il convient de conserver les dossiers complets des assemblées et notamment les documents annexés aux convocations, les pouvoirs de représentation, et les justifications postales de l’envoi des convocations et des notifications, ou les bordereaux d’émargement. Cette obligation est particulièrement lourde puisque, dans certains cas, la prescription de l’action en nullité de l’assemblée est trentenaire !

Le registre des procès verbaux n’est pas indéfiniment extensible. Les registres sont donc archivés successivement. A cet égard l’obligation de conserver dans le registre les feuilles de présence est une mesure inappropriée pour les syndicats importants. Il serait préférable de les archiver correctement.

C.        Assurances

Le syndic doit détenir la police d’assurances de l’immeuble ainsi que les polices d’assurances dommage ouvrage souscrites pour certains travaux.

Il est recommandé de conserver les dossiers de sinistres.

Il doit également assurer la gestion des oppositions à paiement d’indemnité qui peuvent lui être notifiées par des organismes de prêt. L’effet de ces oppositions est souvent très long.

D.        Contentieux

Les procédures contentieuses concernent soit des recouvrements de charges impayées, soit des litiges plus ou moins importants. Si les textes visent la seule conservation des décisions elle mêmes, il n’en est pas moins prudent de conserver l’intégralité des dossiers. Il convient de récupérer les pièces qui ont pu être confiées aux différents intervenants, en particulier lorsque le litige a donné lieu à une expertise.

E.        Maintenance technique

Outre les plans techniques, le syndic doit conserver :

·         les contrats de maintenance

·         les dossiers techniques de travaux réalisés

·         les études de travaux non réalisés

·         les rapports de contrôle technique

·         le contrôles quinquennaux des ascenseurs

·         les dossiers relatifs aux différents diagnostics

 

Pour les immeubles récents, le syndic doit normalement détenir

le dossier de récolement, qui comprend :

- les plans d’exécution à jour, plans architecturaux avec une perspective, pièces graphiques à jour ;

- les études, dossiers d’appels d’offres, pièces écrites ;

- les plans de détail des entreprises pour accord du promoteur,

plans d’exécution donnés par l’entreprise au promoteur ;

- les ’avis  pour la conformité des installations électriques et de gaz ;

- les documents relatifs aux garanties.

 

et le dossier de sécurité prévu par l’article R 238 du Code du travail. Il comporte les documents relatifs aux dispositions destinées à assurer la sécurité sur les chantiers prises au moment de la construction. La connaissance de ces dispositions présente un intérêt évident pour les entreprises chargées de travaux d’entretien ou de travaux ultérieurs. Ces travaux peuvent donner lieu à établissement de dispositions complémentaires qui viennent compléter le dossier de sécurité.

Ces pièces constituent le Dossier d’interventions ultérieures sur l’ouvrage (DIUO) qui comprend les plans, notes techniques, et dossiers de maintenance des installations. Il est déposé au rang des minutes du notaire, communiqué au syndic et à l’acheteur, éventuellement. Le DIUO est joint aux actes notariés à chaque mutation de l’ouvrage.

 

Il doit s’assurer de la présence sur place des registres de maintenance (ascenseur, chaufferie, etc...). A ces prescriptions s’ajoutent celles propres à certains types d’immeubles relevant d’une réglementation particulière.

F.         Personnel du syndicat

Le syndicat est astreint aux obligations communes à tous les employeurs. Le syndic doit  détenir :

·         les contrats de travail

·         les livres et registres obligatoires

·         les déclarations sociales

·         les dossiers individuels des salariés

La généralisation des traitements informatiques provoque des difficultés en ce domaine. Il est indispensable que certaines données soient reproduites sur un document papier afin d’en permettre la transmission en cas de changement de syndic.

Les Documents uniques d’évaluation des risques (DUER) doivent être ajoutés à cette liste lorsque l’évaluation a été renouvelée.

G.        Gestion financière et comptable

La pratique, en ce domaine, a du remédier aux lacunes des textes. Le syndic doit conserver :

·         les journaux, balances et grands-livres des comptabilités propres à chaque syndicat

·         les états financiers annuels (état des dettes et créances et situation de trésorerie)

·         les états comparatifs de charges et budgets prévisionnels

·         les documents bancaires ou postaux (en cas de compte séparé)

·         les relevés généraux et individuels de charge

·         les dossiers comptables établis pour des chantiers importants ou les opérations exceptionnelles

·         les dossiers des emprunts et ceux des participations avec participation différée pour des travaux d’amélioration

·         les dossiers comptables de travaux d’amélioration pouvant faire l’objet d’un rachat d’usage, afin de permettre le calcul de la valeur de rachat le moment venu

·         les attestations établies pour déductions fiscales

Le syndic doit  conserver toutes les justifications relatives aux charges réparties, essentiellement les factures des fournisseurs et entrepreneurs. La décision d’approbation des comptes ne saurait l’exonérer de cette obligation.

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

21/06/2011