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2 / 3.2

Composition du syndicat des copropriétaires

 

 

I.         les membres du syndicat

II.        les “ quasi-copropriétaires”

III.       le fichier et la liste des copropriétaires

A.       Le fichier des copropriétaires

1.        contenu du fichier des copropriétaires

a)       Données personnelles nécessaires pour la gestion du syndicat

b)       Modalités d’établissement du fichier des copropriétaires

B.       La liste des copropriétaires

1.        liste initiale et mise à jour de la liste

a)       Actes et faits juridiques exigeant la mise à jour

b)       Notifications et rectifications

2.        la loi informatique et libertés

a)       Confidentialité

b)       Droit d’accès

c)       Droit à l’oubli

C.       propriétés juridiques de la liste

1.        preuve de la qualité de copropriétaire

2.        réserve de la preuve contraire

3.        composition de l’assemblée générale

4.        portée des mentions figurant sur la liste

5.        extrait de liste certifié

IV.      fiche des propriétaires d’un lot (MODèle)

V.       Liste des copropriétaires (modèle élémentaire)

 

 

Après constitution du syndicat, toute personne physique ou morale ayant qualité de propriétaire d’un lot ou de titulaire d’un droit réel fait partie du syndicat, sans exigence d’une manifestation spécifique d’adhésion, par l’effet, nécessaire mais suffisant, de la notification au syndic de tout acte translatif de propriété ou constitutif de droit réel dans les conditions prévues par l’article D 6.

La qualité de copropriétaire se perd identiquement par la notification de la cession du lot.

Les actes d’acquisition ou de cession du lot ne suffisent pas à faire acquérir ou perdre la qualité de copropriétaire. Une personne peut être propriétaire sans être copropriétaire ou demeurer copropriétaire après avoir vendu son lot si la notification de l’acte, dans l’un ou l’autre cas, n’a pas été régularisée.

I.       les membres du syndicat

Sous cette réserve, sont membres du syndicat :

·         Les personnes physiques ou morales ayant la pleine propriété d’un lot au moins

·         Les propriétaires en indivision quelle que soit l’origine de l’indivision, en ce compris les époux placés sous un régime matrimonial communautaire si le lot est un bien commun et ceux placés sous un régime de séparation de biens s’ils sont tous les deux propriétaires.

·         les titulaires d’un droit d’usufruit ou de nue-propriété portant sur un lot de copropriété.

·         les titulaires d’un droit d’usage et d’habitation [1] et le propriétaire du lot grevé, qui demeure propriétaire

·         la (ou les) société(s) d’attribution, rappel étant fait de son particularisme. Le représentant légal de la société doit être convoqué à une assemblée à laquelle il participera à titre consultatif.

·         Les bénéficiaires d’un contrat de location-accession dans les conditions prévues par l’article 32 de la loi n° 84-595 du 12 juillet 1984 :

Pour l’application des dispositions de la loi n° 65-667 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, la signature d’un contrat de location-accession est assimilée à une mutation et l’accédant est subrogé dans les droits et obligations du vendeur sous réserve des dispositions suivantes : …

·         Sous réserve des dispositions du décret d’application, les accédants à la propriété par le biais des SCI d’accession progressive à la propriété créées par la loi n° 2006-872 du 13 juillet 2006 (voir en II ci-dessous)

 

Il faut signaler le statut particulier du lot en communauté lorsque l’un des époux l’utilise en entier pour les besoins d’une profession séparée. Dans ce cas l’article 1421 alinéa 2 réserve à cet époux « le pouvoir d’accomplir les actes d’administration et de disposition nécessaires à celle ci ». On admet alors qu’il peut être seul convoqué, ce qui impose une notification au syndic de cette situation et une mention spécifique au fichier du syndicat, sans occultation des qualités de l’autre époux.

 

Le cas des commodataires est controversé. Ils sont titulaires d’un droit réel d’usage de la partie privative et des parties communes et contribuent à certaines catégories de charges (art. 1886 C. civ.). Mais le prêteur demeure propriétaire du bien prêté (art. 1876 C. civ.)

II.      les “ quasi-copropriétaires”

Le sort de certaines personnes ne peut être négligé, soit parce qu’elles sont titulaires d’un droit réel portant sur un lot, soit parce qu’elles sont liées à la communauté immobilière bien que titulaires d’un droit purement personnel.

·         Les associés des sociétés d’attribution ont un « germe » de droit réel. Ils ont vocation à détenir la pleine propriété du lot dont ils n’ont, dans l’immédiat, que la seule jouissance. Le statut les fait bénéficier d’une assimilation partielle aux copropriétaires. Ils peuvent participer aux assemblées et plus généralement à la gestion collective puisqu’ils peuvent être membres du conseil syndical. Mais la société d’attribution reste propriétaire des lots non attribués en propriété et débitrice principale des charges. Elle a seule qualité pour contester les décisions de l’assemblée. La complexité de cette organisation est d’autant plus gênante pour l’administration du syndicat que le particularisme de ce régime est souvent ignoré par la pratique courante. Il resurgit à l’occasion de contestations diverses et notamment lorsque le syndic se trouve obligé de recouvrer judiciairement les charges afférentes au lot.

·         La loi n° 2006-872 du 13 juillet 2006 (art. L 443-6-2 à 13 CCH) a créé un nouveau mode d’accession à la propriété par le truchement des SCI d’accession progressive à la propriété. Dans ce cas « le locataire ne devient propriétaire du logement qu'il occupe qu'après avoir acquis la totalité des parts du lot représentatif de son logement ». A l’origine la SCI est propriétaire de l’intégralité de l’immeuble. Il passera sous le régime de la copropriété après attribution en propriété d’un lot.

·         Le créancier d’un copropriétaire est titulaire d’un droit réel sur son lot lorsqu’il dispose d’une garantie hypothécaire. Le syndicat ne bénéficie à cet égard d’aucune information, exception faite d’un avis d’opposition sur l’indemnité à recevoir en cas de destruction de l’immeuble. Le projet d’information préalable présenté lors des discussions parlementaires est demeuré sans suite. Cette procédure aurait présenté un réel intérêt avant la création du privilège immobilier spécial. Le syndicat se trouvait parfois primé par des inscriptions d’un montant supérieur à la valeur du lot. Le créancier inscrit pourrait, de son côté, avoir intérêt à s’assurer de l’entretien convenable du bien constituant son gage [2].

·         L’acquéreur d’un droit de surélévation jusqu’alors étranger au syndicat ne devient copropriétaire qu’après réalisation effective de la construction

·         Le locataire d’un lot est considéré comme un tiers à l’égard du syndicat par la doctrine classique qui lui impose néanmoins le respect du règlement de copropriété et celui des décisions de l’assemblée. La position de la jurisprudence est identique mais, au fil du temps, force a bien été de lui reconnaître certains droits, à côté de ces obligations. L’absence d’un statut approprié du locataire en copropriété a provoqué des interventions parfois erratiques du législateur. Ceci étant, le locataire n’est pas membre du syndicat, mais, sous certaines conditions, les associations ou groupements divers de locataires peuvent participer aux assemblées générales et exercer un droit de contrôle sur la gestion syndicale. L’immatriculation des locataires au fichier syndical est exigée par le Code civil du Québec. On trouve une solution identique dans le Code civil algérien qui prévoit même la participation des locataires à l’assemblée générale sous certaines conditions.

 

III.     le fichier et la liste des copropriétaires

L’article D 32 prescrivait initialement au syndic d’établir et tenir à jour une liste de tous les copropriétaires avec l’indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires des droits visés à l’article D 6, avec mention de leur état-civil ainsi que leur domicile réel ou élu.

Il a été modifié par le décret n°2010-391 du 20 avril 2010 ( art. 15 ) :

« Le syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires avec l’indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires des droits mentionnés à l’article 6 ; il mentionne leur état civil ainsi que leur domicile réel ou élu, et, s’il s’agit d’une personne morale, sa forme, sa dénomination, son siège social et l’organe qui la représente légalement ou statutairement.

« Lorsqu’un copropriétaire fait l’objet d’une mesure de protection en application des articles 447, 437, 477 ou 485 du code civil, le tuteur ou, selon le cas, le curateur, le mandataire spécial, le mandataire de protection future, lorsque son mandat prend effet, ou le mandataire ad hoc notifie son mandat au syndic qui porte cette mention sur la liste prévue au premier alinéa. Il en est de même de l’administrateur légal d’un mineur copropriétaire, du mandataire commun désigné en application de l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 en cas d’indivision ou d’usufruit d’un lot de copropriété et du mandataire qui a reçu mission d’administrer ou de gérer à effet posthume un lot de copropriété en application de l’article 812 du code civil. »

 

Pour l’essentiel le nouveau texte reprend à son compte les observations que nous avions formulées dans la version initiale de la présente étude (15 juillet 2007).

Toutefois, pour ce qui est des mesures de protection des personnes physiques, il tient compte à juste titre des dispositions législatives postérieures. Les mesures de protection des personnes physiques sont désormais les suivantes :

Sauvegarde de Justice Art. 433

Article 437 modifié par la loi n°2007-308 du 5 mars 2007 - art. 7 en vigueur le 1er janvier 2009

« S'il y a lieu d'agir en dehors des cas définis à l'article 436, tout intéressé peut en donner avis au juge.

« Le juge peut désigner un mandataire spécial, dans les conditions et selon les modalités prévues aux articles 445 et 448 à 451, à l'effet d'accomplir un ou plusieurs actes déterminés, même de disposition, rendus nécessaires par la gestion du patrimoine de la personne protégée. Le mandataire peut, notamment, recevoir mission d'exercer les actions prévues à l'article 435.

« Le mandataire spécial est tenu de rendre compte de l'exécution de son mandat à la personne protégée et au juge dans les conditions prévues aux articles 510 à 515.

 

Tutelle et curatelle (Art. 440 du Code civil)

Article 447 modifié par la loi n°2007-308 du 5 mars 2007 - art. 7 en vigueur le 1er janvier 2009

Le curateur ou le tuteur est désigné par le juge.

Celui-ci peut, en considération de la situation de la personne protégée, des aptitudes des intéressés et de la consistance du patrimoine à administrer, désigner plusieurs curateurs ou plusieurs tuteurs pour exercer en commun la mesure de protection. Chaque curateur ou tuteur est réputé, à l'égard des tiers, avoir reçu des autres le pouvoir de faire seul les actes pour lesquels un tuteur n'aurait besoin d'aucune autorisation.

Le juge peut diviser la mesure de protection entre un curateur ou un tuteur chargé de la protection de la personne et un curateur ou un tuteur chargé de la gestion patrimoniale. Il peut confier la gestion de certains biens à un curateur ou à un tuteur adjoint.

A moins que le juge en ait décidé autrement, les personnes désignées en application de l'alinéa précédent sont indépendantes et ne sont pas responsables l'une envers l'autre. Elles s'informent toutefois des décisions qu'elles prennent.

 

Mandat de protection future

Article 477 modifié par la loi n°2007-308 du 5 mars 2007 - art. 7 en vigueur le 1er janvier 2009

« Toute personne majeure ou mineure émancipée ne faisant pas l'objet d'une mesure de tutelle peut charger une ou plusieurs personnes, par un même mandat, de la représenter pour le cas où, pour l'une des causes prévues à l'article 425, elle ne pourrait plus pourvoir seule à ses intérêts.

« La personne en curatelle ne peut conclure un mandat de protection future qu'avec l'assistance de son curateur.

« Les parents ou le dernier vivant des père et mère, ne faisant pas l'objet d'une mesure de curatelle ou de tutelle, qui exercent l'autorité parentale sur leur enfant mineur ou assument la charge matérielle et affective de leur enfant majeur peuvent, pour le cas où cet enfant ne pourrait plus pourvoir seul à ses intérêts pour l'une des causes prévues à l'article 425, désigner un ou plusieurs mandataires chargés de le représenter. Cette désignation prend effet à compter du jour où le mandant décède ou ne peut plus prendre soin de l'intéressé.

« Le mandat est conclu par acte notarié ou par acte sous seing privé. Toutefois, le mandat prévu au troisième alinéa ne peut être conclu que par acte notarié.

 

Et l’article 485 Créé par Loi n°2007-308 du 5 mars 2007 - art. 7 en vigueur le 1er janvier 2009

« Le juge qui met fin au mandat peut ouvrir une mesure de protection juridique dans les conditions et selon les modalités prévues aux sections 1 à 4 du présent chapitre.

« Lorsque la mise en oeuvre du mandat ne permet pas, en raison de son champ d'application, de protéger suffisamment les intérêts personnels ou patrimoniaux de la personne, le juge peut ouvrir une mesure de protection juridique complémentaire confiée, le cas échéant, au mandataire de protection future. Il peut aussi autoriser ce dernier ou un mandataire ad hoc à accomplir un ou plusieurs actes déterminés non couverts par le mandat.

« Le mandataire de protection future et les personnes désignées par le juge sont indépendants et ne sont pas responsables l'un envers l'autre ; ils s'informent toutefois des décisions qu'ils prennent.

 

Il faut ajouter le cas particulier du mandat à titre posthume :

Article 812 modifié par la loi n°2006-728 du 23 juin 2006 - art. 1 en vigueur le 1er janvier 2007

« Toute personne peut donner à une ou plusieurs autres personnes, physiques ou morales, mandat d'administrer ou de gérer, sous réserve des pouvoirs confiés à l'exécuteur testamentaire, tout ou partie de sa succession pour le compte et dans l'intérêt d'un ou de plusieurs héritiers identifiés.

Le mandataire peut être un héritier.

« Il doit jouir de la pleine capacité civile et ne pas être frappé d'une interdiction de gérer lorsque des biens professionnels sont compris dans le patrimoine successoral.

« Le mandataire ne peut être le notaire chargé du règlement de la succession.

 

Dans le système des fichiers de la copropriété, le fichier des copropriétaires figure parmi les plus importants.

La liste des copropriétaires est un document primordial mais, du point de vue des traitements informatiques, il n’est, à chaque instant, que le produit de l’un des traitements du fichier des copropriétaires : son édition selon un modèle préétabli. Ce modèle permet de limiter les informations fournies à celles exigées par la finalité du traitement.

Nous devons donc décrire successivement la constitution du fichier des copropriétaires puis l’établissement de la liste des copropriétaires.

A.        Le fichier des copropriétaires

1.         contenu du fichier des copropriétaires

Aux termes de l’article D 32 la liste est celles de tous les copropriétaires avec l’indication des lots qui leur appartiennent. Le strict contrôle de la cohérence du tableau et l’utilisation des moyens informatiques incite à recommander l’utilisation d’une base de données relationnelle comportant la liste permanente des lots et la liste des copropriétaires. Des modèles et liens appropriés permettent la présentation des données en fonction des besoins. Si l’on s’en tient au texte, la liste est celle des noms, accompagnés des numéros des lots.

a)         Données personnelles nécessaires pour la gestion du syndicat

La consistance des renseignements relatifs aux copropriétaires déterminée par ce texte est largement insuffisante.

Il faut y ajouter les renseignements visés par l’article 6 du décret :

« Tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, sans délai, au syndic, soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avocat ou soit par l'avoué qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.

« Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des nom, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l'article 23 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965. »

La Commission relative à la copropriété, dans sa recommandation n° 3, actualisée en 2006, relève les lacunes du statut de la copropriété dans ce domaine. Elle suggère, pour y remédier, à tous les professionnels concernés, d’y remédier en prenant l’initiative d’informer le syndic

 

On retrouve tout naturellement des lacunes identiques dans la norme simplifiée n° 21 définie par la délibération n° 03-067 du 18 décembre 2003 relative à la gestion et aux négociations des biens immobiliers. La CNIL a pourtant tenu compte de certaines observations des praticiens. Il lui est difficile de traiter de données que le statut de la copropriété

 

Pour la finalité du traitement (article 2 b ), c’est à dire la gestion des syndicats de copropriétaires, les indications suivantes sont ou peuvent s’avérer occasionnellement impérativement nécessaires :

 

Renseignements nécessaires (copropriétaires)

Informations

Justification de la collecte et de l’enregistrement

N° compte 

Informatique ; regroupement des charges du groupe de lots

N° personne

Informatique ; principe de la personne unique ; rattachement des charges

Groupe de lots

Informatique ; regroupement des charges du groupe de lots

Groupe de personnes

Informatique , rattachement à indivision ; SCI, etc

Civilité

En fonction des données recueillies

Nom marital si épouse

État-civil ;

Nom de jeune fille

État-civil ; nécessaire pour levée d’une fiche du fichier immobilier

Prénom

État-civil ; nécessaire pour levée d’une fiche du fichier immobilier

Date naissance

État-civil ; nécessaire pour levée d’une fiche du fichier immobilier

Lieu naissance

État-civil ; nécessaire pour levée d’une fiche du fichier immobilier

Nationalité

Détermination du statut personnel (Cass. civ. 12/06/2002) ;régime des AG

Qualité

propriétaire

Statut légal

Indivisaire

Statut légal

Époux non-propriétairee

Éligibilité CS + Pouvoir AG + charges ménagères (art. 220 C. civ.)

Pacsé propriétaire

Statut légal

Pacsé non-propriétaire

Charges ménagères (Cass. civ. 3e  01/12/1999 + circulaire 05/02/2007)

Usufruit

Statut légal ; notification par le notaire

Nu-propriétaire

Statut légal ; notification par le notaire

Accédant 1

Loi de 1984 accession à la propriété

Cédant 1

Loi de 1984 accession à la propriété

Accédant 2

Art 442-6-3 à 13  CCH sous réserve du décret d’application

Usager

Droit d’usage et d’habitation ; répartition des charges

Grevé d’usage

Droit d’usage et d’habitation ; répartition des charges

Commodat

Prêt à usage immobilier ; contribution aux charges

Associé attributaire

Participation aux AG  + recouvrement charges si société défaillante

Régime matrimonial

Participation aux AG ; Représentation ; qualité pour agir (Code civil)

État 1 :

Incapable mineur

Capacité générale ; participation aux AG ; représentation nécessaire

Incapable majeur

Capacité générale : Intervention nécessaire de l’administrateur légal

Protection future

Régime du mandat de protection future

Mandat à titre posthume

Régime du mandat à titre posthume art. 812 C. civ.

Faillite personnelle

Mise en œuvre des garanties ; recouvrement des charges ; déclaration

Surendettement

Intervention du syndicat ; paiement des charges

État 2

Marié

Éligibilité CS + Pouvoir AG + charges ménagères (art. 220 C. civ.)

Célibataire

État-civil ; mention « époux néant »

Pacsé

Charges ménagères (Cass. civ. 3e – 01/12/1999 + circulaire 05/02/2007

Concubin

Situation non enregistrée ; pas de contribution ménagère art. 220 C. civ.

Divers

Indivision

Mandataire commun

Obligation légale

Tutelle - Curatelle

Administrateur légal

Obligation légale

Protection future

Mandataire de Prot. fut.

Régime art. 477 et 485

Mandat à titre posthume

Mandataire posthume

Régime art.812 C civ.

Inscriptions

Fichier immobilier

Oppositions sur indemnités après sinistres

Notifiées au syndic par des créanciers inscrits

RIB

Banque

 

 

b)         Modalités d’établissement du fichier des copropriétaires

L’enregistrement des données imposées par le statut ne peut être contesté. Les autres données figurant sur la fiche « copropriétaire » sont plus particulièrement soumises aux règles définies par la CNIL (Commission Nationale pour l’Informatique et les libertés). Nous reviendrons sur ce point.

A notre avis, il convient de faire figurer les associés des sociétés d’attribution dans la liste des copropriétaires pour des raisons techniques. Il faut alors doter la fiche d’un code permettant de ne pas les faire figurer dans l’édition d’une «  liste des copropriétaires ».

Pour un syndicat déterminé, chaque « fiche » individuelle doit comporter  l’ensemble des lots appartenant au copropriétaire. Si le traitement comptable utilise le système des groupes de lots pour des investisseurs, ce système doit être inactif pour la présentation de la liste des copropriétaires.

Par contre les lots appartenant à un même copropriétaire en pleine propriété, en usufruit ou en nue propriété doivent être groupés séparément au sein d’une même fiche.

Pour les lots dont la propriété est démembrée, chaque titulaire doit apparaître sur la liste avec les indications appropriées. Le progiciel doit permettre une reconstitution correcte de la listes de lots. Si le progiciel fonctionne sur le principe de la « personne unique » il faut veiller à ne pas faire apparaître dans la liste des copropriétaires une indivision X…. Cette personne n’existe pas juridiquement. Par contre des zones d’enregistrement doivent être réservées pour faire figurer différentes catégories de mandataires légaux ou contractuels (mandataire permanent, administrateur des biens d’incapables mineurs ou majeurs, mandataire commun, etc…).

Il faut veiller à ce qu’un intervenant non-copropriétaire n’apparaisse pas au fil des temps comme ayant qualité de copropriétaire. Le risque est plus grand encore lorsque, effectivement, il est copropriétaire au titre d’un autre lot (l’indivisaire désigné comme mandataire commun doit apparaître en cette qualité sur les fiches de tous les indivisaires).

Les biens des époux, des concubins, pacsés [3] ou non, sont fréquemment indivis mais il peut exister des exceptions. Le fichier général de l’immeuble peut comporter des données qui ne doivent pas apparaître sur la liste des copropriétaires. C’est le cas lorsqu’un époux est seul propriétaire, donc seul copropriétaire. Il figure seul sur la liste des copropriétaires mais le fichier général peut et doit comporter les données relatives à l’époux non-propriétaire. Celui-ci peut être désigné comme membre du conseil syndical et peut être astreint à contribuer au paiement des charges en vertu de la solidarité ménagère (ancienne contribution aux charges du ménage). Un partenaire de PACS non-propriétaire n’est pas éligible comme membre du conseil syndical mais est soumis à l’obligation de solidarité ménagère.

Les fiches des personnes morales doivent comporter les indications propres à cette catégorie de copropriétaires. Mais la personne morale a seule qualité de copropriétaire et doit seule figurer sur la liste. Mais le fichier doit faire mention de son représentant légal et, le cas échéant, d’un fondé de pouvoir.

La liste doit comporter l’état civil de chaque personne immatriculée en ce compris les indications relatives à son mariage et à son régime matrimonial et, s’il y a lieu, à sa nationalité. Ici encore le fichier général peut comporter d’autres mentions qui ne doivent pas être reproduites sur la liste des copropriétaires.

B.        La liste des copropriétaires

On entend classiquement par liste des copropriétaires le document défini par l’article D 32.

Dans la pratique l’édition des données du fichier des copropriétaires triées par les noms ou les codes de personnes aboutit à l’établissement d’une liste des copropriétaires.

Il est normal que le syndic dispose d’une liste comportant toutes les informations. Au contraire, les éditions réalisées en vue de la communication à un copropriétaire, par exemple, doivent être restreintes aux seules informations nécessaires à l’opération motivant la demande.

1.         liste initiale et mise à jour de la liste

La liste initiale est constituée par le premier syndic d’un immeuble récemment construit ou divisé. Elle est établie à partir des indications fournies par le notaire chargé de la vente des lots.

La liste initiale est également celle remise par un syndic sortant à son successeur. Elle est présumée exacte. Cela ne dispense pas le successeur d’un contrôle, a fortiori lorsque sa présentation ou sa tenue apparaît défectueuse. Il peut être opportun dans certains cas de lever des fiches hypothécaires pour effectuer les vérifications nécessaires.

 

La mise à jour du fichier général et de la liste officielle des copropriétaires ne peut être effectuée qu’au vu de justifications à conserver. Les mises à jour doivent être effectuées dès réception des notifications.

a)         Actes et faits juridiques exigeant la mise à jour

La mise à jour de la liste est justifiée par des actes translatifs de propriété, entre vifs ou à cause de mort et par des actes constitutifs de droits réels. La mise à jour est alors provoquée par la notification qui en est faite au syndic.

Le décès d’un copropriétaire doit inciter le syndic à prendre contact avec le notaire chargé de régler la succession. Le cas échéant, il devra prendre des mesures conservatoires pour disposer dans les meilleurs délais d’un interlocuteur qualifié. Le décès est souvent suivi d’une période intermédiaire plus ou moins longue courant jusqu’au règlement de la succession.

Des modifications plus modestes peuvent être notifiées (changement d’état, d’adresse réelle ou élue, survenance ou disparition d’une incapacité, etc. ). Elles doivent être traitées avec soin car une omission peut entraîner des inconvénients pratiques et la nullité d’une assemblée. Certaines modifications peuvent être effectuées au vu d’une simple lettre mais jamais sur avis verbal direct ou téléphonique, même si l’auteur est identifié. En cas de contestation, le syndic ne pourrait alors justifier son intervention.

La mise à jour du fichier des associés d’une société d’attribution est effectuée au vu des indications fournies par le représentant légal de la société. Toutefois les attributions en toute propriété par voie de partage partiel ou de retrait doivent être notifiées au syndic.

Le syndic dispose à notre avis d’un pouvoir de contrôle à l’occasion de toute mise à jour du fichier. Il peut exiger, sur notification de mutation, la fourniture des données prévues par la loi comme la désignation d’un mandataire commun ou une élection de domicile dans les cas prévus par le statut. L’indication d’une boîte postale ne suffit pas à établir le domicile réel. Pour autant le syndic ne peut négliger la notification. Il a l’obligation de faire le nécessaire pour régulariser la situation ou faire compléter les indications reçues. Faute d’avoir provoqué la désignation judiciaire du mandataire commun d’indivisaires qui avaient négligé cette formalité, il est responsable de leur convocation irrégulière à une assemblée générale [4]. A défaut de disposition spécifique relative à l’élection de domicile, il peut agir par voie d’injonction de faire ou de référé pour que la situation soit régularisée.

b)         Notifications et rectifications

Les modifications à apporter à la liste des copropriétaires sont en général consécutives à des notifications par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Cette forme est impérative dans certains cas et surtout pour les transferts de propriété. Si une lettre simple est admise dans d’autres cas, elle n’assure pas au copropriétaire demandeur la preuve de la bonne réception de sa demande.

Le syndic peut, à l’issue d’une vérification personnelle, procéder à la rectification de données personnelles figurant sur la liste. Il doit en aviser le copropriétaire intéressé et tenir compte de ses observations éventuelles. C’est le cas pour la mention du numéro d’inscription au registre du commerce d’une personne morale. Il convient en effet d’éviter les conséquences d’une confusion de personne ou de société. Les renseignements recueillis doivent résulter d’une collecte licite des données. On peut considérer comme licite l’utilisation de données accessibles au public (publicité foncière, registre du commerce) dès lors qu’elle est conforme au principe de finalité du fichier et de ses traitements. Le changement de dénomination d’une rue peut être enregistré spontanément dans l’adresse postale du domicile.

2.         la loi informatique et libertés

Comme tout fichier, la liste des copropriétaires est soumise au régime particulier de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

a)         Confidentialité

Dès avant la promulgation de cette loi, on s’est demandé si le syndic était tenu de donner copie à un copropriétaire de la liste des copropriétaires. En dernier lieu, un arrêt de la Cour d’appel de Versailles en date du 13 juin 1988 a admis la communication si elle « s’avère indispensable à la protection des droits et libertés de la demande qui les demande ». Exception faite de ce cas particulier, et conformément aux dispositions de l’article L 21, le conseil syndical peut seul obtenir copie de ce document. Ses membres sont tenus à une obligation identique de confidentialité.

Il faut toutefois rappeler, à ce sujet, que le statut de la copropriété permet désormais aux copropriétaires d’obtenir la communication du procès verbal d’une assemblée générale et de ses annexes. Parmi celles-ci figure la feuille de présence sur laquelle on trouve des indications relatives aux associés des sociétés d’attribution et surtout aux mandataires étrangers au syndicat. Cette modification du statut nous paraît contraire aux dispositions de la loi Informatique et liberté.

b)         Droit d’accès

La loi Informatique et libertés réserve à toute personne fichée le droit de consulter les mentions figurant au fichier et d’en obtenir soit la rectification, si elles sont inexactes, soit la suppression, sir elles sont inutiles et, de ce fait, non conformes au critère de finalité du ficher.

c)         Droit à l’oubli

Cette loi permet également à toute personne d’obtenir la suppression de la fiche la concernant dès lors que son existence semble devenue inutile et notamment dès qu’elle n’est plus membre du groupement exploitant le ficher. Cette disposition pose des problèmes certains dans notre domaine car il peut être utile, plusieurs années après la vente de son lot, de retrouver la trace d’un ancien copropriétaire. Cette situation semble n’avoir jamais été évoquée par une juridiction et les normes de la CNIL sont muettes à ce sujet. Il semble donc, en l’état, que le syndic peut conserver en archives les traces d’un ancien copropriétaire.

 

C.        propriétés juridiques de la liste

La liste des copropriétaires est soumise aux dispositions de la loi Informatique et libertés. Malgré la réticence des magistrats à cet égard, elle constitue la seule preuve de la qualité de copropriétaire. Elle détermine enfin la composition de l’assemblée des copropriétaires à une date donnée.

1.         preuve de la qualité de copropriétaire

A un instant donné, la liste des copropriétaires tenue à jour est le seul document permettant d’établir la qualité de copropriétaire ou non d’une personne déterminée. En effet cette qualité, dont on a vu qu’elle ne coïncide pas automatiquement avec celle de propriétaire, ne peut résulter que d’une notification de mutation régulièrement adressée au syndic. Ce dernier est le seul à pouvoir affirmer ou nier, sauf preuve contraire, l’existence d’une telle notification. Les juridictions exigent à tort la production de documents cadastraux ou de publicité foncière qui ne peuvent comporter aucune mention à cet égard. Ils ne peuvent établir que la qualité de propriétaire à une date qui n’est pas celle du jour d’un éventuel débat judiciaire.

2.         réserve de la preuve contraire

C’est donc avec le plus grand soin que la tenue de cette liste doit être réalisée et les modifications qui lui sont apportées doivent être justifiées. Si le syndic nie la réception d’une notification, il appartient à celui qui l’invoque d’en rapporter la preuve par la production du récépissé postal.

Dans quelques cas exceptionnels le Juge peut être amené à statuer sur une interprétation des pièces produites. Rappel est ici fait que l’avis de mutation prévu par l’article L 20 ne vaut pas notification de la mutation au sens de l’article D 6.

3.         composition de l’assemblée générale

Le syndic doit convoquer à une assemblée générale toutes les personnes qui figurent sur la liste des copropriétaires et titulaires de droits réels à la date de la convocation.

Il doit convoquer également, le cas échéant, les associés des sociétés d’attribution. Pour des raisons pratiques, il est souhaitable que le syndic fasse figurer ces associés dans le fichier du syndicat en plaçant un code spécifique permettant de signaler leur qualité particulière.

Il ne peut convoquer d’autres personnes.

Pour la même raison, il doit exister une concordance parfaite entre la liste des copropriétaires et la feuille de présence établie à cette même date.

4.         portée des mentions figurant sur la liste

La liste des copropriétaires visée par l’article D 32 est un document fondamental à usage purement interne. Le syndic est seul habilité à la constituer, la mettre à jour, la modifier et en exploiter les données. Cette exploitation n’est pas libre. Comme pour tout fichier, le traitement est soumis au critère de finalité.

La liste n’est pas un instrument de publicité foncière, même subsidiaire. L’immatriculation d’une personne ne saurait être invoquée à l’appui d’une action pétitoire, possessoire ou confessoire. Sa portée est limitée aux relations juridiques fondées sur la qualité de copropriétaire (ou titulaire de droit réel), susceptible d’être alléguée, déniée ou contestée.

5.         extrait de liste certifié

Cette qualification ne figure pas dans le statut. La confidentialité de la liste ne s’oppose pas, dans certains cas, à la délivrance d’extraits concernant un lot ou une personne. La délivrance d’un extrait permet de satisfaire à la demande sans livrer les indications relatives aux autres copropriétaires. On peut considérer qu’un extrait de la liste des copropriétaires devrait être inclus dans tout dossier de recouvrement de charges pour établir la qualité de copropriétaire du défendeur.

IV.    fiche des propriétaires d’un lot (MODèle)

Nous présentons ci après un tableau des données personnelles susceptibles de figurer dans le fichier des copropriétaires tenu à jour par le syndic. Il peut servir de guide pour l’établissement des masques de saisie informatisée.

Nous attirons l’attention des lecteurs sur la nécessité de respecter les prescriptions générales de la loi Informatique et liberté et celles concernant plus particulièrement les professionnels immobiliers, édictées par la norme simplifiée n° 21. Ces prescriptions sont également opposables aux syndics non professionnels.

La norme indique que peuvent être licitement enregistrées les données suivantes :

« a) […]

« - pour l’acquéreur, le candidat acquéreur, le copropriétaire ou le propriétaire, l’associé, le conjoint du copropriétaire ou du propriétaire, leur partenaire signataire d’un pacte civil de solidarité (sous réserve de l’accord exprès des intéressés) à condition qu’il ait des droits dans la copropriété, chacun des co-indivisaires en cas d’indivision, le ou les titulaires des droits visés à l’article 6 du décret du 17 mars 1967 : nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, situation familiale, régime matrimonial, adresse, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification (à l'exclusion du numéro d'inscription au répertoire national d'identification).

« - coordonnées du mandataire commun en cas d’indivision ou du gérant qui gère les lots

« b) identité bancaire ou postale ; 

« c) […] 

« d) numéro d’identification, identité et coordonnées du porteur du support électronique d’identification pour l’accès aux immeubles. »

 

Dans la pratique, d’autres données doivent être enregistrées parce qu’elles sont indispensables pour les nécessités de la gestion. Ces enregistrements doivent être justifiés par l’existence de textes propres au statut de la copropriété ou de textes généraux dont l’application est requise pour la gestion des syndicats de copropriétaires.

Les données ne peuvent être utilisées qu’en respectant la règle fondamentale de la finalité du traitement. En d’autres termes : pour assurer exclusivement les opérations de gestion et d’administration du syndicat. Elles doivent être collectées licitement et les copropriétaires et titulaires de droits réels doivent être informés de l’existence d’un droit d’accès aux informations enregistrées.

Une fiche de copropriétaires se présente comme suit :

 

FICHE  DES  COPROPRIÉTAIRES

N° compte

Lots

Groupes lots

1

Nom marital si épouse

Prénom

Nom de jeune fille

Date naissance

Lieu naissance

Nationalité

Qualité

propriétaire

indivisaire

ép.non pr

partenaire

commodat

usufruit

nu-propr

accédant

usager

autre

État 1 :

incapable mineur

incapable majeur

État 2

marié

célibataire

pacs

Régime matrimonial

Nom marital si épouse

Prénom

Nom de jeune fille

Date naissance

Lieu naissance

Nationalité

Qualité

propriétaire

indivisaire

ép.non pr

partenaire

commodat

usufruit

nu-propr

accédant

usager

autre

État 1 :

incapable mineur

incapable majeur

protection future

État 2

marié

célibataire

pacs

Domicile

réel

élu

Communication

Élection de domicile

date :

options

tout

comptes

notifications

 

n° rue

bâtiment

Ville

code postal

pays

Destinataire

n° rue

bâtiment

Ville

code postal

pays

Tel domicile

Tel bureau

Courriel

Autre

Civilité

Mr et Mme

Mr ou Mme

Messieurs

Mesdames

Monsieur

Madame

Mademoiselle

RIB

Divers

Tutelle

Curatelle

Mandataire
commun

INSCRIPTIONS

OPPOSITIONS

 

Le support de la fiche est un lot, un groupe de lots, ou un ensemble de groupes de lots appartenant à une personne ou à un groupe de personnes physiques déterminées (nous présenterons également un modèle de fiche pour les personnes morales).

 

Le modèle présenté peut être utilisé pour une personne unique ou un couple, quel que soit son statut juridique. Il peut s’agir par exemple de deux indivisaires.

Les systèmes informatiques permettent d’aménager d’une manière ou d’une autre les masques pour permettre le traitement d’un groupe de personnes plus important.

Le numéro de compte est la référence principale, correspondant généralement au numéro du sous-compte 450-NNN dans le plan comptable. Certains systèmes dont le critère principal est la « personne » peuvent comporter une organisation différente.

La qualité de la personne correspond à la nature de son droit réel sur le lot : ainsi du copropriétaire au sens plein du terme, de l’usufruitier, du nu-propriétaire, etc. Il peut être opportun de mentionner la quotité attachée à ce droit, dans le cas des indivisions par exemple.

L’état se présente sous deux aspects. État 1 permet d’enregistrer l’existence d’une incapacité juridique éventuelle. État 2 précise la situation matrimoniale ou assimilée.

En cas d’existence d’une incapacité, L’une des rubriques tutelle ou curatelle doit être servie pour enregistrer le nom et les coordonnées du tuteur ou du curateur. Notez que le tuteur seul doit être convoqué à l’assemblée, alors qu’en cas de curatelle le copropriétaire incapable et le curateur doivent être convoqués.

Les indications relatives au domicile sont distinguées selon qu’il s’agit du domicile réel (qui doit toujours être connu, où qu’il se trouve) ou du domicile élu. Rappel est fait qu’il peut y avoir élection de domicile imposée par la loi ou volontaire. Le masque permet de préciser la date du document portant élection de domicile et les modalités de celle-ci.

Il est également possible d’enregistrer les données relatives au mandataire commun désigné par les indivisaires, en ce compris les époux séparés de biens ayant tous les deux qualité de copropriétaire.

Enfin la fiche permet de noter l’existence d’inscriptions hypothécaires et celle d’oppositions sur les indemnités d’assurance représentatives du bien notifiées au syndic par les créanciers inscrits.

 

La liste des copropriétaires est établie à partir du fichier des copropriétaires.

Dans la pratique elle est éditée sous la forme de documents divers comme la  feuille de présence et la feuille d’enregistrement des votes pour la tenue des assemblées. Il arrive que la communication en soit demandée au syndic. Elle ne doit pas porter atteinte à la confidentialité des données enregistrées.

La liste des copropriétaires est alors éditée au moyen d’un masque ne comportant que les numéros des lots ou groupes de lots, le nom, le prénom et l’adresse de chaque copropriétaire ou titulaire de droits réels. Ces données sont filtrées comme dans le cas d’établissement d’une feuille de présence. L’adresse correspond au domicile élu pour l’a notification des convocations.

 

Le conseil syndical peut avoir un accès plus large au fichier des copropriétaires. Mais le syndic doit veiller à ce que la communication des données soit justifiée par une nécessité de gestion. Par exemple l’incapacité juridique d’un copropriétaire peut être à l’origine de délais inhabituels à l’occasion de procédure de recouvrement. Le syndic doit alors indiquer au conseil syndical les motifs de ces délais. Les membres du conseil syndical sont eux-mêmes tenus à sauvegarder le caractère confidentiel des indications qu’ils recueillent ainsi.

 

V.     Liste des copropriétaires (modèle élémentaire)

Nous présentons ci-dessous un modèle de liste des copropriétaires susceptible d’être fourni pour la convocation d’une assemblée générale des copropriétaires par le président du conseil syndical.

Nous précisons toutefois que, dans ce cas particulier, le syndic doit toutefois ajouter, dans la colonne 4, des indications complémentaires au sujet des modalités de convocation imposées par le régime matrimonial, conformément aux dispositions du Code civil.

Dans le cas d’une communication pour l’envoi d’une circulaire, il est inutile de prévoir l’indication des tantièmes.

Le document doit comporter la mention attestant que toutes les notifications reçues par le syndic à la date de mise à jour indiquée ont été reportées.

 

 

Syndicat des copropriétaires 32 rue Machin
Liste des copropriétaires (à jour au
15/07/2007)

Lots

Domicile

Tantièmes

1, 15, 21

M. et Mme DUPONT Charles
Immeuble

78

2, 21, 27

M. DURAND Gérard
12 rue des Fleurs 75022 Paris

80

3, 19, 25

M. et Mme DUBOIS François
22 rue de la Chaumière 75023 Paris

82

Etc.

Etc….

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

07/11/2010


Révisions
15/07/2007
01/10/2010

 



[1]  L’usager est assimilé à l’usufruitier pour la contribution aux charges de l’immeuble (Cass. civ. 3e  14 novembre 1996)

[2]  Le Code civil du Québec accorde un statut particulier au créancier hypothécaire

[3]  Rappelons sur ce point que les syndics disposent d’un droit de communication auprès des greffes des tribunaux d’instance.

[4]  CA Paris 23 B  20/12/2001  Loyers & cop. juin 2002 158