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CHARTE

 

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 1) les reproductions et copies réservées à l’usage privé, non commercial du copiste à l’exclusion de toute utilisation collective

2) les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration

3) l’insertion d’extraits dans un ouvrage de formation

associées, pour 2) et 3) à la citation du site

 

 

 

 

 

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Le contrat de syndic « tout sauf » de JPM-COPRO

 

 

 

 

I.contrat de syndic «  tout sauf »

 

Nous reproduisons ci-dessous le projet de contrat « tout sauf » établi en 2009. Il n’a bien entendu aucune prétention à un quelconque caractère définitif

 

 

Entre les soussignés

le syndicat de la copropriété :

et

Cabinet  NNNN, représenté par M. …, SARL au capital     dont le siège est situé à

Immatriculation : RCS n° 

Carte professionnelle : n°     G  Préfecture de 

Garantie financière : XXXXXX contrat n°  Montant : … € ,

Assurance Responsabilité Civile : YYY police n°.

 

Il a été convenu ce qui suit :

Le syndicat de copropriété référencé ci-dessus confie au Cabinet NNNN qui accepte les fonctions de syndic du dit syndicat de copropriété aux clauses et conditions suivantes.

 

Durée du mandat et possibilités de résiliation

16 mois à compter de la date décidée durant l’assemblée générale élisant le syndic et à défaut de précision au lendemain de la dite assemblée.

Le syndicat de copropriété pourra résilier en cours le contrat lors de toute assemblée générale sans avoir à justifier d’un motif.

Le syndic pourra résilier le contrat avec un préavis de 3 mois notifié à chacun des membres du conseil syndical, pour un motif grave et légitime et après avoir convoqué une assemblée générale spéciale dont les frais seront à sa seule charge.

Élection de domicile

Les parties élisent domicile au siège du syndic.

 

Missions

Les missions du syndic de copropriété sont celles prévues par la loi , notamment celle du 10 juillet 1965 et de son décret du 17 mars 1967, en tenant compte de leurs modifications successives.

 

Engagement sur les activités commerciales du Cabinet NNNN au sein de la copropriété

• Immeuble sous garantie décennale : le syndic déclare ne pas avoir de relation commerciale avec le promoteur.

• Absence de mandats de vente ou de gestion locative sur les lots de la copropriété : le syndic s’interdit tout mandat autre que celui de syndic au sein de cette copropriété.

 

Modalités de rémunération du syndic

Les modalités de rémunération du syndic Cabinet NNNN sont conformes à l’avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre 2007.

La rémunération est partagée en :

• une rémunération au forfait dite « gestion courante »

• une rémunération variable pour des montants par définition non quantifiables et prévisibles au moment de l’établissement du contrat.

 

Principe du tout sauf :

Toute prestation du syndic prévue par la loi et non indiquée dans ce contrat comme donnant droit à la rémunération d’une prestation particulière est considérée comme incluse dans la gestion courante.

 

Calcul des honoraires annuels Gestion courante pour la copropriété

La rémunération est proportionnelle au nombre de lots principaux avec un minimum de 500 € HT

Lot principal type A:

appartement, bureau, commerce, avec cave, grenier, parking ou garage en  lot accessoire 110 € HT

Lot principal type B :

parking ou garage non rattaché à un appartement , bureau, commerce. 55 € HT

Nombre de lots principaux type A : X 110 €  =

Nombre de lots principaux type B : X   55 €  =

Honoraires gestion courante : nnn1  HT soit : nnn2 € TTC

Honoraires gestion courante 1ère année "découverte" - 10 % : soit - 0 € TTC

 

Facturation des honoraires de gestion courante

Les honoraires sont facturés d’avance par fraction de 25 % au début de chaque trimestre. Une régularisation prorata temporis pourra se faire sur le dernier trimestre.

 

Engagement de libre accès sur internet aux documents de la copropriété

Le cabinet NNNN veut entretenir une relation de confiance avec les copropriétaires. La transparence est le moyen d’y parvenir et en partageant facilement les informations qu’il détient, le syndic redonne ainsi au conseil syndical et aux copropriétaires une place essentielle dans la vie de la copropriété.

La facilité de consultation sur internet des informations sur l’immeuble amène naturellement de la part du syndic à une grande rigueur dans la gestion de votre copropriété.

C’est pourquoi, chaque copropriétaire, qui le demande, se voit attribuer un code d’accès personnel pour le site internet de la copropriété.

Avec une mise à jour au moins 1 fois par semaine, il pourra consulter les documents suivants :

• règlement de copropriété, plans, attestations techniques (dont amiante)

• convocations, procès verbaux d’assemblées générales et feuilles de présence

• contrats, factures, relevés compteurs divisionnaires d’eau, documents comptables et relevés bancaires

• suivi des sinistres : déclaration, rapport d’expert, indemnisation…

• à compter de la date de sa prise de fonction, l’ensemble des correspondances du syndic et des copropriétaires, sous réserve que les propos ne soient pas considérés comme diffamatoires envers un autre copropriétaire.

 

Engagement d’un envoi mensuel au conseil syndical de la copropriété

Le conseil syndical, au travers de son président, reçoit au début de chaque mois, copie de l’ensemble des correspondances papiers (pas systématiquement les e-mails compte tenu de leur nombre), factures et contrat reçus et envoyés au nom de la copropriété pour le mois précédent.

• sont exclus : les attestations de propriété délivrées par les notaires, tout autre document que le syndic estime porter atteinte au respect de la vie privée ainsi que les accusés de réception des lettres, plus difficiles à numériser.

 

Engagement du syndic de publier sur internet les principaux événements

En complément de la consultation des archives, le syndic informe sur internet de ses principales interventions. Moins complet que les archives, ce flux d’informations permet au copropriétaire, même non occupant, de s’informer facilement des principaux événements de sa copropriété (mise à jour 1 à 2 fois par semaine).

Il peut ainsi connaître au moins 4 mois à l’avance la date d’assemblée générale fixée en concertation avec le conseil syndical, suivre la réalisation des décisions d’assemblée générale ou encore la gestion par le syndic d’un sinistre ou de travaux.

 

Administration de la copropriété

Gestion courante, remboursements et prestations particulières

Vacation horaire du syndic

Vacation horaire 75 € HT 89.7 € TTC

 

Plage horaire des prestations gestion courante

Les copropriétaires peuvent contacter par téléphone ou rencontrer sur rendez vous le syndic du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 & 14h00 à 18h30.

Dans le cadre de la gestion courante, en cas d’intervention en dehors de la plage horaire ci-dessus, le syndicat de copropriété prend en charge le surcoût des heures supplémentaires sur la base d’une demi-vacation horaire soit 49.8 € TTC/H

 

Compte bancaire au nom du syndicat de copropriétaire

Le syndicat de copropriété dispose de

• son propre compte bancaire (dit « séparé ») ;

• son propre compte épargne pour le dépôt de fonds important lors de travaux votés ou à venir.

Frais de gestion du compte bancaire séparé inclus dans la gestion courante

Frais de gestion compte épargne de la copropriété 0.4 %

Le syndic encourage la copropriété à provisionner des fonds pour des travaux futurs sur un compte bancaire rémunéré au bénéfice du syndicat.

Le syndic ne prend pas de frais pour l’administration de ce compte. Il est cependant indemnisé pour le surcoût sur sa garantie financière. La rémunération est de 4 pour mille sur le montant maximum détenu dans l’année précédente.

 

Frais de correspondances postales

Le syndic facture l’ensemble des frais postaux :

• frais de timbres et recommandés frais réels

• formulaire postal de lettre recommandée avec accusé de réception 0.5 € TTC / lettre

 

Frais de photocopie & « frais administratifs »

Les frais administratifs inclus dans la gestion courante

Le principe est que l’ensemble des frais administratifs est inclus dans la gestion courante et  notamment pour les convocations et procès verbal d’assemblée générale, la comptabilité la gestion des sinistres ou toute correspondance du syndic.

Des frais de photocopie sont facturés pour les demandes de documents archivés que le copropriétaire a la possibilité de consulter et télécharger gratuitement sur internent : exemple contrat d’assurance, attestation amiante, procès-verbal d’assemblée générale perdu…

Frais de photocopie 0.20 € / page

 

Comptabilité

Le syndic assure la comptabilité du syndicat de la copropriété ainsi que le recouvrement des créances auprès des copropriétaires.

Le conseil syndical peut contrôler les factures tout au long de l’année sur internet et les copropriétaires peuvent consulter leur compte individuel sur internet.

• Consultation par le copropriétaire de son compte sur internet incluse dans la gestion courante

• Consultation des factures sur internet incluse dans la gestion courante

 

Analyse financière sur 5 ans des contrats et consommations incluse dans la gestion courante

• tableau de bord évolution du coût des contrats

• tableau de bord évolution du coût des consommations d'eau, électricité et chauffage collectif

 

Recouvrement des impayés

• 1ère relance gratuite, 2ème relance avec mise en demeure LRAR 17.94 € TTC

• remise dossier à l'huissier 88.2 € TTC

• constitution d'un dossier pour l'avocat et suivi procédure 179.4 € TTC

 

Imputation d’intérêt de retard au bénéfice du syndicat de copropriété

En cas d’impayé, le syndic peut comptabiliser des intérêts de retard aux débiteurs.

Pour être efficace et dissuasive, cette démarche doit cependant faire l’objet d’un vote en assemblée :

Mise en place d’une procédure comprise et acceptée : délai pour payer, procédures à mettre en place par le syndic face aux débiteurs …

 

Mutation

Dossier de situation financière du vendeur (état daté); à la charge du vendeur 179.4 € TTC

 

Gestion comptable des relevés compteurs d’eau individuels incluse dans la gestion courante

Le syndic n’a cependant pas en charge le relevé dans l’immeuble des indices des compteurs.

 

Gestion des parties communes

Sont inclus dans la gestion courante :

• les visites des parties communes facilement accessibles 1 fois par trimestre

􀀹 immeuble neuf : visite une fois / mois la première année ou jusqu’à la levée de toutes les réserves

• la gestion des contrats de maintenance avec mise en concurrence au moins 1 fois tous les 5 ans

• la gestion des travaux courants de maintenance dans le cadre du budget annuel voté et en collaboration avec le conseil syndical

• tout rendez-vous dans l’immeuble pour la bonne gestion des parties communes

• la gestion du personnel de la copropriété (sous réserve de l’importance suffisante de la copropriété, ce point peut donc faire l’objet d’une prestation spécifique compte tenu de la complexité du droit social)

• la mise en place et l’actualisation du cahier d’entretien

 

Gestion des travaux & prestations de services nécessitant un appel de fonds hors budget ordinaire

Les travaux sont à l’origine d’un surplus de travail exceptionnel pour le syndic qu’il se doit d’être rémunéré, notamment la demande de devis, demande d’autorisation administrative, traitement comptable, gestion des appels de fonds, facturation, visites de chantier ou réception des travaux.

Le syndic reste le représentant de la copropriété et donc un maître d’ouvrage. Il n’a pas qualité, ni la qualification et encore moins les assurances pour agir en maître d’œuvre et donc imposer des préconisations techniques pour des travaux.

La présence d’un maître d’œuvre pour les travaux importants est donc fortement encouragée.

La charge de travail n’étant pas systématiquement proportionnelle au montant des travaux, les honoraires sont en régie (au temps passé et validé par le conseil syndical) avec

• Un minimum de 7 € HT/ lot

• Une vacation horaire 75 € HT 89.7 € TTC

• Un plafond de facturation

o Sans maîtrise d’œuvre % honoraires HT / travaux HT 3.5 %

o Avec maîtrise d’œuvre % honoraires HT / travaux HT (hors hono. maîtrise d’œuvre) 2.5 %

Le calcul de montant des honoraires voté en assemblée est fait sur la base du minimum ou d’un pourcentage. A la fin des travaux, en concertation avec le conseil syndical, le syndic établie le relevé de ses heures et réduit à son initiative ses honoraires, si ce temps effectif est inférieur à l’estimation voté en assemblée.

 

Assurances & gestion des sinistres

Gestion des sinistres impliquant les parties communes incluse dans la gestion courante

En cas de sinistre important demandant de la part du syndic un travail exceptionnel par rapport au traitement moyen d’un sinistre, des honoraires complémentaires en régie pourront être demandé.

Un sinistre est considéré comme important s’il demande plus de 3 rendez-vous pour le syndic et après accord du conseil syndical sur son caractère exceptionnel.

 

Assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale annuelle est un moment essentiel de la vie de la copropriété. Le syndic y apporte donc un soin particulier.

􀀹 Immeuble neuf : les assemblées générales ont lieu 4 mois avant la date d’extinction de chaque garantie : parfait achèvement (1ère année) , bon fonctionnement (2 ans) et décennale (10 ans),

Sont inclus dans la gestion courante :

• entre 6 & 4 mois avant l’assemblée réunion du syndic avec le conseil syndical pour préparer l’ordre du jour et fixer la date,

• envoi des convocations sous la forme et dans les délais prévus par la loi

• tenue de l’assemblée générale

• rédaction et signature en séance du procès verbal

• Si la salle de réunion le permet (mur blanc), un rétroprojecteur est connecté à l’ordinateur portable du syndic

- pour permettre à l’assemblée de suivre la rédaction du procès verbal et le calcul des voix

- pour présenter des photos ou tableaux si nécessaire au cours de l’assemblée

• photocopies convocation & procès-verbal assemblée générale

• envoi du procès-verbal

Sont exclus de la gestion courante

• Location de la salle de réunion à proximité de l’immeuble frais réels

Plafond à la charge de la copropriété : 100 €

• Présence du syndic après 18h30 : ½ vacation horaire 49.8 € TTC/H

• assemblée générale exceptionnelle

(hors coûts des frais postaux et recommandés) 299 € TTC

 

En cas de contestation devant un tribunal d'une assemblée générale par un copropriétaire sur la base d’un vice de forme du fait du syndic, la convocation et tenue d'une seconde assemblée est à la complète charge financière du syndic.

 

Remise des archives

En cas de changement de syndic, remise des archives papier inclus dans la gestion courante

Le nouveau syndic dispose au lendemain de l’assemblée générale de l’ensemble des ressources financières de la copropriété et des archives électroniques pendant 3 mois : période supérieure au délai légal pour la transmission des archives papiers.

 

SIGNATURES

Le ……………2007

 

 

 

 

II.     Liste et classement des prestations

 

Dans un premier temps, cette étude a pour objet de déterminer le contenu d’un texte réglementaire pouvant constituer le support du contrat de syndic « tout sauf ».

Elle a également pour objet de présenter explicitement certaines solutions qui nous semblent conformes à l’esprit de ce que l’on peut considérer comme une réforme importante :

Les copropriétaires sont en droit d’exiger d’un syndic professionnel une gestion de haute qualité.

Ils doivent admettre la nécessité de lui consentir une rémunération de même niveau.

Le mécanisme du « tout sauf » a pour objet de simplifier les relations entre les syndicats de copropriétaires et les syndics professionnels et d’éliminer les risques conflictuels.

 

 

Les honoraires auxquels le syndic peut prétendre sont distingués en deux catégories :

- L’honoraire de « gestion courante » rémunèrent la représentation légale du syndicat ainsi que les prestations nécessaires, prévisibles et récurrentes assumées par le syndic tant pour l’administration du syndicat que pour la gestion quotidienne des parties communes et des services collectifs. Le contrat fixe le montant hors taxes,  global et forfaitaire de ces honoraires.

- Les honoraires exceptionnels rémunèrent les prestations nécessaires, imprévisibles et ponctuelles assumées par le syndic à raison d’une obligation légale, d’une décision de l’assemblée générale, d’une demande légitime d’un ou plusieurs copropriétaires ou d’une situation fortuite. Le contrat fixe, pour chacune de ces prestations, le montant hors taxes de la rémunération ou les modalités précises de son calcul.

Dans tous les cas, l’indication comporte, à la suite du montant hors taxes, le montant de la TVA collectée par le syndic et le montant TTC de la charge. En cas de variation du taux de la TVA en cours d’exercice, celle ci est calculée au taux en vigueur à la date de facturation des honoraires, prorata temporis s’il y a lieu.

Toute prestation fournie par le syndic est considérée comme couverte par l’honoraire de gestion courante si elle ne figure pas dans la liste des prestations exceptionnelles avec indication de son coût ou des modalités de son calcul.

Par dérogation, et pour le seul exercice en cours, le syndic peut prétendre à la rémunération d’une prestation nouvellement imposée par un texte postérieur à la date du contrat.

Le syndic peut en outre obtenir le remboursement sur justifications de certains frais et débours.

 

L’arrêté a pour objet

D’expliciter les critères permettant le classement des prestations dans l’une l’autre des catégories

De déterminer le contenu de la catégorie des prestations courantes

De simplifier les documents à soumettre à l’approbation de l’assemblée générale en permettant le renvoi à un texte normatif de portée générale.

 

 

 

 

Prestations de gestion courante

ADMINISTRATION du syndicat ET GESTION DE L’immeuble

Fichiers du syndicat

1.   Tenue et création s’il y a lieu  des fichiers administratifs, comptables et techniques

Respect de la loi Informatique et libertés et prestations qu’elle impose

Accès aux fichiers, droit de rectification

Sauvegarde de l’intégrité des documents détenus

Il s’agit ici de la cohérence des logiciels et systèmes d’exploitation. Par d’atteinte à l’intégrité du carnet d’entretien qui appartient au syndicat

Tenue et mise à jour de la liste des copropriétaires et titulaires de droits réels

La liste comporte, outre les copropriétaires, tous les titulaires de droits réels sauf les commodataires

Contrôle de la représentation légale des  personnes morales, indivisions et incapables

Les interventions pour régularisation relèvent du contentieux de la copropriété

Tenue du registre des procès verbaux

Tenue et mise à jour du carnet d’entretien

Tenue et mise à jour de tous les carnets, registres et autres documents permanents imposés par des textes généraux applicables à l’immeuble

Ascenseurs, chaufferie, climatisation, jeux d’enfants, etc …

2.   première désignation

Présence à l’assemblée de désignation

Dans certains cas car elle n’est pas nécessaire.

Reprise des fonds, documents et archives du syndicat

Contrôle de la suffisance de la remise effectuée par le syndic sortant

Responsabilité du nouveau syndic pour passivité en cas de non remise de documents primordiaux (registre des PV, police d’assurance, )

Exploitation des éléments recueillis et intégration des données

Compte rendu au CS.

Rémunération en cas de difficulté à l’occasion de la remise

Reprise ou mise en place des comptes financiers

Voir gestion financière

Reprise de la comptabilité syndicale telle que transmise par le syndic sortant ; contrôle de sa cohérence

Il faut prévoir la rémunération exceptionnelle du nouveau syndic quand la comptabilité du sortant présente des anomalies exigeant une remise en ordre

3.   fin de mandat

Clôture des opérations comptables et financières

Remise au successeur des fonds, documents et archives du syndicat

Informations en cas de tiers-archiveur

En cas d’externalisation non opposable au syndicat, le sortant doit assurer la tradition effective des archives.

Remise, au syndic successeur, de l’état financier, de la totalité des fonds, de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat

ENTRETIEN ET MAINTENANCE :

Visite(s) de la copropriété

soit : ………… visite(s) / an

durée : …….. h

Autre(s) visite(s) :

Peuvent être rémunérées à titre exceptionnel en fonction et dans le cadre de leur  objet

Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l’échéance dans le cadre du budget prévisionnel

Appels d’offre, étude des devis et mise en concurrence demande d’une pluralité de devis ou établissement d’un descriptif soumis à  plusieurs entreprises

Réalisation et surveillance des travaux d’entretien et de maintenance

Gestion des diagnostics et des registres et dossiers obligatoires 

Production des attestations pour la TVA réduite

CARNET D’ENTRETIEN:

4.   Établissement et mise à jour du carnet d’entretien

Établissement du carnet d’entretien limité aux exigences des articles 3 et 4 du décret du 30/05/2001

Mise à jour du carnet d’entretien

L’établissement du carnet d’entretien étendu peut faire l’objet d’une rémunération exceptionnelle.

CONSEIL SYNDICAL

Prestations courantes

Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat

Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire

Mise à disposition périodique du conseil syndical des livres et documents comptables

Établissement du budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical

Établissement de l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical

Réunions du conseil syndical 

Le CS peut se réunir hors la présence du syndic. Il convient de prévoir au titre de la gestion courante sa participation à deux réunions par exercice (dont une à son cabinet pour la préparation de l’assemblée annuelle ordinaire). Les parties peuvent compléter ce dispositif minimal.

Réunions contractuelles : Modalités:

Jours : du                         au

Durée :        heures incluses dans le forfait

Entre :         heures et       heures

Au-delà :    facturation à la vacation

Présence du syndic ou du gestionnaire

Rédaction du compte rendu de la réunion

ARCHIVES DU SYNDICAT :

5.   Gestion des archives

Conservation des archives « vivantes » ; allégement périodique vers les archives « dormantes ».

Conservation et gestion des archives dormantes ; extraction éventuelle de documents

Le coût de l’externalisation de cette tâche est supporté par le syndic, sauf accord de l’assemblée pour la souscription d’un contrat par le syndicat.

Élaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur

Gestion financière du syndicat

Ouverture au nom du syndicat d’un compte bancaire séparé ; gestion de ce compte et maniement des fonds

Ouverture au nom du syndicat d’un sous-compte du compte bancaire unique du syndic ; gestion de ce sous-compte et maniement des fonds

Ouverture au nom du syndicat d’un Livret A ; gestion de ce livret et maniement des fonds

Il faut considérer dès à présent que tout syndicat a vocation à constituer des provisions pour financer les travaux d’entretien et à en effectuer le placement dans les meilleures conditions. Ce qui implique des prestations modestes, prévisibles et récurrentes.

Placements de fonds pour le compte du syndicat ; gestion des placements et maniement des fonds

Constitution de provisions spéciales :

Placement des fonds, affectation des intérêts,

COMPTABILITE du syndicat

Tenue de la comptabilité du syndicat conformément aux dispositions légales et réglementaires

Enregistrement ponctuel des mouvements et engagements

Clôtures mensuelles dans le délai de dix jours

Respect du plan comptable du syndicat

Édition mensuelle des livres (journaux, grand livre et balance classique)

Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur ; diffusion d’un relevé détaillé des charges et produits de l’exercice

Établissement du compte de gestion générale et des annexes conformément au décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires

Réalisation et diffusion des avis (provisions art. 14-1)

Sauf frais de poste

Réalisation et diffusion des appels de fonds (art. 14-2)

Sauf frais de poste

Réalisation et diffusion des comptes définitifs de l’exercice approuvés ; mise en recouvrement des insuffisances ; restitution des excédents

B.   Traitement des charges individualisées

Exploitation des relevés généraux des différents comptages

Imputation des honoraires exceptionnels individualisés

Régularisation des débours individualisables

C.   Budget prévisionnel

Établissement du budget prévisionnel

Contrôle de l’assiette sur exercice échu (élimination des charges exceptionnelles ou rattachées)

Concertation avec le conseil syndical

En cas de divergences, le syndic présente sa version du budget et indique les observations du CS

COMPTE COPROPRIÉTAIRE :

Tenue des comptes des copropriétaires

Indication de la TVA

Traitement des charges locatives récupérables

Projet d’état individuel de répartition des comptes

Projet de relevé général des charges et produits

Notification du projet relevé détaillé des charges et produits de l’exercice écoulé

Doit être joint à la convocation

Notification du projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire (art. D 11 II 5°)

Doit être joint à la convocation

COMPTE FOURNISSEURS – FACTURES :

Tenue de comptes fournisseurs distincts

Existence d’un compte 401nn pour chaque « fournisseur » y compris le syndic

Vérification et paiement ponctuel des factures

Attestation de TVA 5,5%

Couverte par les honoraires sur travaux lorsqu’il s’agit de travaux de l’article 14-2

D.   Assemblées générales

Le syndic peut prévoir en jours ouvrés la tenue des assemblées à partir de 17 h et la forfaitisation de 2, 3 ou 4 heures (selon les syndicats) pour les assemblées ordinaires annuelles. Après 21 heures, le temps passé peut être facturé. On doit admettre par ailleurs que la tenue d’une assemblée en cours de journée perturbe l’activité du cabinet.

E.    ASSEMBLÉE GENERALE ANNUELLE (ordinaire)

F.    Convocation de l’assemblée générale annuelle.

à tenir dans le cours du semestre suivant la clôture de l’exercice échu

Élaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions (hors frais d’affranchissements)

.

Notifications de la convocation par remise contre émargement

Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues (’art. L 18-1)

TENUE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE :

Modalités :  Jours : du            au

Durée :       heures incluses dans le forfait

Entre :        heures et         heures

Au-delà :    facturation à la vacation

Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs

Contrôle du respect des plafonnements

Mise en œuvre de la réduction des voix du majoritaire

Procès-verbal : rédaction du procès-verbal lorsque le syndic assure le secrétariat

Contrôle de la signature effective du procès verbal avant la clôture de la réunion

Diffusion et notification du procès-verbal dans le délai légal

hors frais de tirages, d’affranchissements et d’acheminements

Présence du syndic ou d’un fondé de pouvoir qualifié

Le fondé de pouvoir doit pouvoir notamment négocier valablement certains éléments du barème des honoraires ou du contrat de syndic.

Présence de préposé(s)  nécessaire(s) pour la tenue de l’assemblée ou l’information des copropriétaires

Affichage dans les parties communes d’un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l’entretien de la copropriété et aux travaux

ASSEMBLÉE GENERALE extraordinaire

Voir Prestations exceptionnelles

ASSURANCES

Il n’est pas souhaitable qu’un syndic exerce aussi l’activité de courtier en assurances. Mais le syndic peut avoir des relations suivies et anciennes avec un assureur qui garantit la majorité des syndicats qu’il administre. Cette situation peut contribuer à un traitement satisfaisant des sinistres. La souscription d’une nouvelle police exige une information complète des copropriétaires et une décision d’assemblée générale dans l’intérêt du syndic lui-même.

Souscription des polices d’assurance au nom du syndicat

Dans de nombreux cas, la police  comporte une clause de rémunération au profit du syndic.

Déclaration, serait-ce à titre conservatoire, des sinistres portés à la connaissance du syndic.

Suivi des déclarations en fonction des éléments recueillis et des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles opposables au syndicat

GESTION DU PERSONNEL

Recherche et entretien préalable (hors coûts de la publication des annonces)

Établissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants

Paiement du salaire et de toute indemnité, prime… dus au salarié

Tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie

Déclaration et paiement aux organismes fiscaux  et  sociaux.

Établissement des attestations et déclarations obligatoires

Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité

Mise en place du DUERSST et mise à jour

Gestion de la formation du personnel du syndicat

Gestion de la prévoyance le cas échéant

Préparation du dossier de retraite

Cette prestation peut faire l’objet d’une rémunération exceptionnelle

Inspection du travail

Contrôle URSSAF concernant exclusivement le syndicat

Licenciement

AUTRES MISSIONS :

Groupe d’immeubles ; ensemble immobilier

Représentation des copropriétaires aux assemblées des associations syndicales

Représentation du syndicat aux assemblées d’union

Traitement des opérations administratives, comptables et financières courantes avec l’institution

G.   accès électronique

L’accès électronique aux documents syndicaux doit demeurer identique pour tous les copropriétaires. On ne peut en admettre l’exploitation par le syndic en contrepartie d’une redevance mensuelle payée par certains copropriétaires seulement. Il est par contre normal que le syndic tienne compte du coût de ce service pour la détermination de l’honoraire forfaitaire.

Accès aux documents syndicaux

 

 

Honoraires exceptionnels

 

H.   Assemblée générale extraordinaire

Élaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions (hors frais d’affranchissements)

.

Notifications de la convocation par remise contre émargement

Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues (’art. L 18-1)

I.      TENUE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE :

Entre :        heures et         heures

facturation à la vacation

Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs

Contrôle du respect des plafonnements

Mise en œuvre de la réduction des voix du majoritaire

Procès-verbal : rédaction du procès-verbal lorsque le syndic assure le secrétariat

Contrôle de la signature effective du procès verbal avant la clôture de la réunion

Diffusion et notification du procès-verbal dans le délai légal

frais réels de tirages, d’affranchissements et d’acheminements

Présence du syndic ou d’un fondé de pouvoir qualifié

Le fondé de pouvoir doit pouvoir notamment négocier valablement certains éléments du barème des honoraires ou du contrat de syndic.

Présence de préposé(s)  nécessaire(s) pour la tenue de l’assemblée ou l’information des copropriétaires

Affichage dans les parties communes d’un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l’entretien de la copropriété et aux travaux

Honoraires individualisés (art. L 10-1)

En vertu de l’article 66 du décret du 20 juillet 1972 (Hoguet) le syndic « ne peut demander ni recevoir, de rémunérations de personnes autres que le mandant ».

Le syndic doit donc facturer au syndicat les prestations exceptionnelles dont la charge peut être individualisée.

Il ne peut ni les facturer au copropriétaire concerné ni en recevoir le paiement direct ou indirect par ce copropriétaires.

Contentieux

Mise en demeure

Constitution du dossier

Suivi de procédure et exécution

Injonction de payer

Injonction de faire

Désignation de mandataire commun

Désignation d’administrateur provisoire

Pour le syndicat
Pour un lot

Protection de la personne

Saisie immobilière

Comptabilité

Reprise de comptabilité sur exercices antérieurs non approuvés et/ou non répartis

Le principe de la rémunération n’est pas contestable mais le syndic doit justifier de la nécessité de son intervention à raison de la carence du sortant. Il est prudent de recueillir l’avis du CS.

Mouvements liés à des travaux

La rémunération correspondante doit être  prévue et incluse dans les honoraires liés au chantier

Mouvements liés à un contentieux

La rémunération correspondante doit être  prévue et incluse dans les honoraires liés au contentieux

Mouvements liés à une mutation de lot

La rémunération correspondante doit être  prévue et incluse dans les honoraires liés à la mutation

J.    Mutation de lot

L’honoraire de mutation couvre, en sus de l’établissement de l’état daté et de la note jointe, toutes les prestations minimales générées par une mutation : mise à jour de la liste des copropriétaires, clôture du compte du vendeur, ouverture du compte de l’acquéreur, traitement des avances et provisions.

Établissement de l’état daté et de la note jointe

État daté simple
État daté complexe

Il convient de retenir un coût de base pour la majorité de ces prestations et d’admettre une rémunération spécifique pour les cas complexes susceptibles d’engager lourdement la responsabilité du syndic

Mise à jour de l’état daté

Opposition simple

Opposition complexe

Même motivation que dessus pour l’état daté

K.   Gestion des salariés

Gestion du départ à la retraite

Gestion d’un congé sabbatique

L.    Délivrance de copies

Sans recherche

Avec recherche et/ou extraction d’archive

M.   Emprunts

Emprunt du syndicat décidé à l’unanimité

Emprunt du syndicat (pour certains copropriétaires)

Emprunt type Copro 100   ( ?????)

Emprunt du syndicat auprès des copropriétaires

N.   Subventions

Au profit du syndicat

Au profit de copropriétaires (mandataire)

O.   Études et prestations spécifiques

Amélioration avec droit de rachat d’utilisation ; étude pour la mise en place du régime

Opérations diverses : surélévations, ventes ou acquisition de parties communes, location d’emplacement pour affichage ou antennes, etc

Adaptation du règlement de copropriété

Règlement de fonctionnement du conseil syndical

Prestation indispensable pour que le CS puisse fonctionner efficacement.

Établissement d’un carnet d’entretien enrichi

Cette prestation est particulièrement recommandée

Études particulières pour le syndicat

Prestations fournies en vertu d’une décision d’assemblée pour une opération abandonnée ou des travaux rejetés par une assemblée suivante.

Contrat d’économies de charges

Annexé à l’engagement de lutte contre l’inflation BOCC 09/03/1985 p ;73

P.    Prestation nouvelle créée en cours de l’exercice

Issue d’une décision du syndicat

Issue d’une réglementation nouvelle

Notifications des travaux nécessitant l’accès aux parties privatives (cf. art. 9 loi 1965)

Les frais doivent être pris en considération pour la détermination de la rémunération exceptionnelle au titre de l’opération concernée

Travaux exceptionnels

Art 18-1-A : travaux mentionnés à l’art. L 14-2 et votés en vertu des art. 24,25,26, 26-3 et 30

On doit distinguer
- 1 les prestations toujours imposées au syndic nonobstant la présence d’un maître d’œuvre professionnel
- 2 de celles qu’il doit fournir comme maître d’œuvre profane en l’absence d’un professionnel

En principe ce type de rémunération est déterminé (hors taxes) en fonction d’un taux sur le montant ht des seuls travaux (hors frais divers). Le syndic doit soumettre à l’assemblée un taux global en précisant s’il y a lieu sa ventilation entre les postes 1 et 2. Ce taux est adopté par une décision spécifique.

Le montant prévisionnel ttc des honoraires est inclus dans le budget global du chantier. Au final, le montant définitif des honoraires peut être réduit ou majoré en fonction du coût global approuvé des travaux.

 

La rémunération du syndic peut également être calculée au temps passé.

Le syndic soumet à l’assemblée les coûts horaires ht et ttc pour trois types de prestations au maximum. Il doit se réserver la justification des prestations fournies et en présenter un bordereau détaillé en fin de chantier.

 

La Cour d’appel de Grenoble (arrêt du 05/03/2012) a jugé que le syndic peut faire figurer dans son contrat, sans opposabilité contractuelle, les propositions qu’il compte présenter à l’assemblée générale si l’adoption de travaux exceptionnels figure à l’ordre du jour. Elle vise les prestations suivantes :

- obtention d'autorisations d'urbanisme, permis de construire, déclaration de travaux si nécessaire,

- appels d'offres et études des devis, mise en concurrence

- recensement et mise en concurrence des prestataires : maître d’œuvre, coordonnateur SPS, DO, contrôle technique etc...

- négociation et passation des marchés des prestataires

- déclaration d'ouverture du chantier de travaux (hors coordination SPS)

- réception des ouvrages, signature des procès verbaux, levée des réserves,

- obtention sans réserves du dossier de fin de chantier : DIUO etc

- vérification des factures,

- règlement et répartition des factures,

- approbation du compte travaux et du compte rendu de la délégation du choix des prestataires,

- assistance aux travaux et aux missions des prestataires.

En l’absence d’un maître d’œuvre professionnel, on peut distinguer les prestations du syndic comme suit :

Prestations juridiques, administratives et comptables en qualité de maître d’ouvrage

Prestations en qualité de maître d’œuvre non professionnel du bâtiment

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

08/05/2015