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CHARTE

 

Ne sont autorisées que
 1) les reproductions et copies réservées à l’usage privé, non commercial du copiste à l’exclusion de toute utilisation collective

2) les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration

3) l’insertion d’extraits dans un ouvrage de formation

associées, pour 2) et 3) à la citation du site

 

 

 

2 / 2.1.3.3.1

Le contrat « tout sauf » : modèle présenté par JPM-COPRO

 

Note JPM-COPRO : (10/07/2015) Nous estimons que, pour l’essentiel, la structure du contrat-type est conforme à la notion de « contrat tout sauf ». Nous présentons un projet de contrat-type susceptible pour la plupart des syndicats de ne pas excéder six pages en trois feuillets recto-verso. Les modifications éventuelles seront signalées avec leur date.

Le texte du décret est en caractères noirs. Certaines parties sont barrées.

Nos observations figurent en caractères rouges.  Nous pensons que certaines dispositions sont contestables, ou inopportunes, parfois même illégales. D’autres alourdissent inutilement un texte qui doit être aussi clair que possible.  Parfois nous avons suggéré l’ajout d’obligations, surtout pour la comptabilité qui n’a pas été traitée à la mesure de son importance.

Nous n’avons fait figurer aucune estimation de coût. C’est la structure du contrat qui est traitée.

Nous sommes à l’écoute des toutes les observations et contestations et suggestions objectives.

Notre JPM- COPRO : (13/07/2015) Insertion dans les prestations de gestion courante de la fourniture des indications relatives aux charges récupérables et à la TVA dans les relevés généraux de charges et produits

* * *

À la suite du texte comportant des observations,  vous trouverez un texte net en six pages.

 

L’assemblée générale des copropriétaires de l’immeuble sis à Paris 75022 17 rue de Fleurs, tenue le 18 avril 2015, a désigné à nouveau la SARL Copropriété sereine en qualité de syndic pour une durée de dix-huit mois courant du 18 avril 2015 au 18 octobre 2016.

Elle a approuvé le contrat de syndic établi comme il suit, et désigné Monsieur Gabriel FOURNIER, copropriétaire présent à l’assemblée pour le signer au nom du syndicat des copropriétaires :

 

Entre les soussignés:

1.. D’une part :

La SARL Copropriété Sereine, dont le siège est à Paris 75022 42 Avenue du Vivre ensemble, représentée par Monsieur Claude DILIGENT, Gérant directeur général, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro      ;

Titulaire de la carte professionnelle mention (préciser) n° , délivrée le par

Titulaire d’un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle souscrit le auprès de

Titulaire d’une garantie financière conformément à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970 précitée, souscrite le         auprès de                 , dont l’adresse est                  . pour un montant  de 1.100.000 € au titre de l’année 2015.

2... D’autre part :

Le syndicat des copropriétaires de l’immeuble sis à Paris 75022 17 rue de Fleurs, immatriculé sous le n° (nnnnnn)

Titulaire d’un contrat d’assurance responsabilité civile souscrit le          auprès de             

Représenté par Monsieur Gabriel FOURNIER comme indiqué ci-dessus

 

Il a été convenu ce qui suit :

PRÉAMBULE

 

Le présent contrat de mandat est soumis aux dispositions de la loi du 10 juillet 1965 précitée et des textes pris pour son application, notamment le décret du 17 mars 1967. Les articles 1984 et suivants du code civil s’y appliquent de façon supplétive.

Le syndic est un mandataire social. À propos du mandat du Code civil, M. Capoulade (La copropriété Ed 2012-2013 n° 956) a fort bien rappelé les observations doctrinales : S’agissant des pouvoirs, l’idée du mandat n’est acceptable que dans la mesure ou le syndic tient directement ses pouvoirs d’une décision de l’assemblée du syndicat. Or la loi du 10 juillet 1965 reconnaît au syndic des attributions propres, déterminées par la loi elle-même, soit par son décret d’application. L’article 18 de la loi souligne nettement le pouvoir autonome du syndic, profondément différent de celui d’un mandataire »

Dans la pratique la jurisprudence a recours à certaines solutions fournies par les articles 1984 et suivants du Code civil, mais ces assimilations ne permettent pas de parler de dispositions supplétives. Au demeurant tout mandataire peut en principe se faire substituer alors que cela est interdit au syndic.

Le syndic professionnel est soumis aux dispositions de la loi du 2 janvier 1970, ci-dessus mentionnée, et au décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 pris pour son application ainsi qu’au code de déontologie promulgué en application de l’article 13-1 de cette même loi.

A ce jour le Code de déontologie n’existe pas. On ne voit pas bien ce qu’il pourrait comporter en sus des dispositions du régime Hoguet et du statut de la copropriété.

L’article 66 du décret du 2 juillet 1972 dispose que « Le mandataire [ici le syndic] ne peut ni demander ni recevoir, directement ou indirectement, d’autres rémunérations, à l’occasion des opérations dont il est chargé [ ici la mission dont il est chargé], que celles dont les conditions de détermination sont précisées dans la décision de nomination et dans le mandat, ni de personnes autres que celles qui y sont désignées. »

Nous insérons dans le contrat les dispositions exactes de l’article 66 du décret Hoguet qui restent en vigueur. À noter que l’article 66 distingue les sources des conditions de détermination de la rémunération selon qu’on les trouve dans le mandat (pour l’agent immobilier) ou la décision de nomination (pour le syndic)

 

1. Missions

Le syndicat confie au syndic qui l’accepte mandat d’exercer la mission de syndic de l’immeuble ci-dessus désigné. L’objet de cette mission est notamment défini à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précitée et par le présent contrat.

Il y a contradiction dans le texte du modèle

- entre    « Le syndic désigné par l’assemblée générale en date du        »

- et         « Le syndicat confie au syndic qui l’accepte mandat d’exercer la mission de syndic »

Le syndicat qui a désigné le syndic n’a plus ensuite à lui conférer un quelconque mandat. Les deux parties ont seulement intérêt commun à déterminer différentes modalités d’exercice du mandat social. On peut appeler cela contrat de mandat. Il doit être adopté en même temps que la désignation du syndic.

2. Durée du contrat

Le présent contrat est conclu pour une durée identique à celle du mandat de syndic soit  dix-huit mois courant du 18 avril 2015 au 18 octobre 2016.

Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.

 

3. Révocation du syndic

Le contrat de syndic peut être révoqué par l’assemblée générale des copropriétaires statuant à la majorité des voix de tous les copropriétaires (art. 25 de la loi du 10 juillet 1965). Cette révocation doit être fondée sur un motif légitime.

La délibération de l’assemblée générale désignant un nouveau syndic vaut révocation de l’ancien à compter de la prise de fonction du nouveau (art. 18, dernier alinéa, de la loi du10 juillet 1965).

Dans ce dernier paragraphe le mot révocation est mal venu. Il faut écrire : « La délibération de l’assemblée générale désignant un nouveau syndic vaut extinction du mandat en cours. Ce qui est valable aussi bien pour le renouvellement du mandat du syndic en place que pour la désignation d’un nouveau syndic

 

4. Démission du syndic

Le syndic pourra mettre fin à ses fonctions à condition d’en avertir le président du conseil syndical, à défaut chaque copropriétaire, au moins trois mois à l’avance par lettre recommandée avec accusé de réception.

Il paraîtrait correct d’ajouter à ce texte l’obligation de convoquer une assemblée générale :

« La lettre de démission doit comporter un avertissement relatif à la nécessité de convoquer une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic et l’engagement pris par le démissionnaire de convoquer cette assemblée s’il a reçu des dossiers de candidatures dans les 45 jours de la notification de sa démission. »

Notez que le syndic démissionnaire peut alors convoquer régulièrement une assemblée pour une date antérieure à l’expiration de son mandat, mais aussi pour une date postérieure dès lors que la convocation a été faîte par le syndic régulièrement en place.

 

5. Nouvelle désignation du syndic

A la fin du présent contrat, l’assemblée générale des copropriétaires procède à la désignation du syndic de la copropriété. Un nouveau contrat, soumis à l’approbation de l’assemblée générale, est conclu avec le syndic renouvelé dans ses fonctions ou avec le nouveau syndic.

L’assemblée générale appelée à se prononcer sur cette désignation est précédée d’une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat, qui s’effectue dans les conditions précisées à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Cette disposition absurde fait l’objet d’un projet rectificatif : « tous les trois ans, le conseil syndical procède à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue de la prochaine assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'examen des projets de contrat de syndic qu'ils communiquent à cet effet » .

Les copropriétaires ne sont-ils pas assez grands pour savoir ce qu’ils doivent faire.

 

6. Fiche synthétique de copropriété

Le syndic met à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année.

Le syndic met cette fiche à disposition des copropriétaires. Il la communique dans les quinze jours au copropriétaire qui en fait la demande par lettre recommandée avec accusé de réception. A défaut, il est tenu à la pénalité financière suivante : € par jour de retard.

Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l’exercice.

Le modèle est établi pour un syndicat dont la fiche synthétique aura été effectivement établie.

 

7. Prestations et modalités de rémunération du syndic professionnel

Les jours et heures ouvrables de référence pour la détermination des modalités de rémunération sont fixés comme suit : Du lundi au vendredi de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h

Les démarches individuelles de chaque copropriétaire ou occupant de l’immeuble auprès du syndic s’effectuent aux jours et heures suivantes : Du lundi au vendredi de 9 h à 11 h et de 14 h à 16 h:

 

La rémunération du syndic professionnel est déterminée de manière forfaitaire. Toutefois, une rémunération spécifique peut être perçue en contrepartie des prestations particulières limitativement énumérées à l’annexe 2 du décret du 17 mars 1967 et dans les conditions stipulées au 7.2 du présent contrat (art. 18-1 A de la loi de 1965).

 

7.1. Le forfait

 

7.1.1. Contenu du forfait

Le forfait convenu entre les parties comprend toutes les prestations fournies par le syndic au titre de sa mission, à l’exclusion des prestations limitativement énumérées à l’annexe 2 du décret du 17 mars 1967.

A ce titre, il effectue les visites et vérifications périodiques de la copropriété impliquées par la mission relative à l’administration, à la conservation, à la garde et à l’entretien de l’immeuble.

Il est convenu la réalisation, au minimum, de visite(s) et vérifications périodiques de la copropriété, d’une durée minimum de heure(s), avec rédaction d’un rapport/sans rédaction d’un rapport et en présence du président du conseil syndical/hors la présence du président du conseil syndical (rayer les mentions inutiles).

Une liste non limitative des prestations incluses dans le forfait est annexée au présent contrat.

Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire.

 

Ne donnent lieu à aucune rémunération supplémentaire et sont comprises dans la rémunération forfaitaire :

- les formalités de déclaration de sinistre concernant les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes ;

- la gestion des règlements aux bénéficiaires.

Mentions superfétatoires puisqu’elles figurent clairement dans le tableau figurant en annexe

 

7.1.2. Précisions concernant la tenue de l’assemblée générale annuelle

Les parties conviennent que l’assemblée générale annuelle sera tenue pour une durée de    heures à l’intérieur d’une plage horaire allant de … heures à … heures, par : (  ) le syndic  (  ) un ou plusieurs préposés

Les assemblées générales sont majoritairement tenues en heures non ouvrables. Le syndic et ses collaborateurs ne peuvent pas cumuler la tenue des assemblées et le travail de bureau. Les copropriétaires eux-mêmes sont tenus par leurs obligations laborieuses.

Les syndics doivent proposer dans le cadre du forfait une formule couvrant la durée de 17 à 20 ou 21h, ou de 18 à 20 ou 21 h selon les syndicats. Les heures surpayées sont déterminées en conséquence.

7.1.3. Prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties

Nous considérons qu’il convient de prévoir dans le forfait des visites en nombre présumé suffisant

 

7.1.4. Prestations qui peuvent être exclues des missions du syndic sur décision de l’assemblée générale des copropriétaires

Nous considérons que le syndicat doit être doté d’un compte bancaire séparé et doit bénéficier d’un accès en ligne. Une éventuelle dispense ne s’accompagne d’aucun profit pour le syndic et donc d’aucune réduction.

Pour les archives le contrat stipule impérativement l’externalisation sauf pour les petits immeubles.

 

7.1.5. Modalités de rémunération

 

La rémunération forfaitaire annuelle perçue par le syndic au titre du présent contrat s’élève à la somme de … € hors taxes, soit … € toutes taxes comprises. Cette rémunération est payable d’avance trimestriellement:

Les dépassements des horaires et durées convenus pour la tenue des assemblées générales, réunions et visites/vérifications périodiques incluses dans le forfait sont facturés selon le coût horaire mentionné au 7.2.1.

L’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés.

 

Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires a, en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :

- de la somme de € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) ;

- de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).

Alourdissement inutile du contrat

Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires a, en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de dispenser le syndic de son obligation de mise à disposition d’un service d’accès en ligne aux documents dématérialisés, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle est imputé soit (rayer la mention inutile) :

- de la somme de € (que les parties conviennent de fixer dès à présent),

- de la somme toutes taxes comprises éventuellement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).

Le montant de l’imputation prévue au titre des deux derniers alinéas est calculé prorata temporis de la période restant à courir jusqu’à la date d’exigibilité de la rémunération.

Alourdissement inutile du contrat

7.2. Les prestations particulières pouvant donner lieu à rémunération complémentaire

7.2.1. Modalités de rémunération des prestations particulières

La rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée :

- soit en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : … €/ heure hors taxes, soit … €/heure toutes taxes comprises ;

- soit en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulière.

- soit en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l’importance des travaux préalablement à leur exécution ( ajout conforme à  7-2-5  )

La rémunération due au titre des prestations particulières s’entend hors frais d’envoi. L’envoi des documents afférents aux prestations particulières donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés.

 

7.2.2. Prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires (au-delà du contenu du forfait stipulé aux 7.1.1 et 7.1.3)

 

 

DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION

La préparation, la convocation et la tenue d’une assemblée générale supplémentaire de … heures, à l’intérieur d’une plage horaire allant de … heures à … heures

Le cas échéant, majoration spécifique pour dépassement d’horaires convenus : … %

L’organisation d’une réunion supplémentaire avec le conseil syndical d’une durée de … heures, par rapport à celle(s) incluse(s) dans le forfait au titre du 7.1.3

 

La réalisation d’une visite supplémentaire de la copropriété avec rédaction d’un rapport/sans rédaction d’un rapport et en présence du président du conseil syndical/hors la présence du président du conseil syndical (rayer les mentions inutiles), par rapport à celle(s) incluse(s) dans le forfait au titre du 7.1.1

 

 

 

7.2.3. Prestations relatives au règlement de copropriété et à l’état descriptif de division

 

 

DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION

L’établissement ou la modification du règlement de copropriété à la suite d’une décision du syndicat prise en application de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 (si l’assemblée générale décide, par un vote spécifique, de confier ces prestations au syndic)

(Nota. - Les parties peuvent convenir que le montant des honoraires sera fixé lors de la décision de l’assemblée générale.)

La publication de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes

 

 

7.2.4. Prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres

 

DÉTAIL DE LA PRESTATION

Les déplacements sur les lieux

La prise de mesures conservatoires

L’assistance aux mesures d’expertise

Le suivi du dossier auprès de l’assureur

 

Les prestations effectuées en dehors des jours et heures ouvrables et rendues nécessaires par l’urgence sont facturées  au coût horaire majoré de … %.

Toute somme versée par l’assureur au syndic au titre de la couverture des diligences effectuées par ce dernier dans le cadre du règlement d’un sinistre vient en déduction de la rémunération due en application du présent article.

Cette clause est contraire aux dispositions de l’article 66 du décret Hoguet

Si l’assureur prend en charge la rémunération des prestations du syndic, son versement doit entrer dans la comptabilité du syndicat comme un produit. Le syndic établit une facture de même montant. Le syndicat lui paie cette facture. Le mécanisme doit être expliqué au conseil syndical.

Le syndic ne doit pas exiger du syndicat d’autres honoraires. Cet abus est parfois constaté

 

7.2.5. Prestations relatives aux travaux et études techniques

Les travaux dont la liste est fixée à l’article 44 du décret du 17 mars 1967 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques, savoir :

- les travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble, autres que ceux de maintenance ou d’entretien courant ;

- les travaux portant sur les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance ;

- les travaux d’amélioration, tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;

- les études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;

- d’une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble.

Les diligences entreprises par le syndic dans le cadre de la réalisation du diagnostic de performance énergétique collectif et de l’audit énergétique peuvent donner lieu à rémunération dans les conditions prévues au présent article.

Les honoraires complémentaires éventuels sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés et aux mêmes règles de majorité (article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965).

Une telle rémunération fixée dans le projet de résolution soumis au vote de l’assemblée générale doit être exprimée en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l’importance des travaux préalablement à leur exécution. Ce paragraphe pourrait être supprimé puisque la disposition légale figure en 7-2-1.

Le choix du prestataire par l’assemblée générale est précédé d’une mise en concurrence dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et à l’article 19-2 du décret du 17 mars 1967. Cette clause est totalement étrangère à la rémunération du syndic

 

7.2.6. Prestations relatives aux litiges et contentieux (hors frais de recouvrement visés au point 9.1)

DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION

La mise en demeure d’un tiers par lettre recommandée avec accusé de réception

 

La constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier de justice ou à l’assureur protection juridique (à l’exclusion des formalités visées au 7.2.4)

 

Le suivi du dossier transmis à l’avocat

 

 

 

7.2.7. Autres prestations

 

 

DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION

Les diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d’acquisition ou de disposition des parties communes

(Les parties peuvent convenir que le montant des honoraires sera fixé lors de la décision de l’assemblée générale confiant au syndic les prestations concernées)

La reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non répartis (changement de syndic)

 

La représentation du syndicat aux assemblées d’une structure extérieure (syndicat secondaire, union de syndicats, association syndicale libre) créée en cours de mandat ainsi qu’aux assemblées supplémentaires de ces mêmes structures si elles existaient antérieurement à la signature du présent contrat

 

La constitution et le suivi du dossier d’emprunt souscrit au nom du syndicat en application de l’article 26-4 alinéa 1 et 2 de la loi du 10 juillet 1965

 

La constitution et le suivi d’un dossier de subvention accordé au syndicat

 

L’immatriculation initiale du syndicat

 

 

8. Défraiement et rémunération du syndic non professionnel

Sans objet

9. Frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires

Le coût des prestations suivantes est imputable au seul copropriétaire concerné et non au syndicat des copropriétaires qui ne peut être tenu d’aucune somme à ce titre.

 

DETAIL DE LA PRESTATION

TARIF

9.1. Frais de recouvrement (art. 10-1 a de la loi du 10 juillet 1965)

Mise en demeure (lettre recommandée avec accusé de réception)

Relance après mise en demeure ;

Conclusion d’un protocole d’accord par acte sous seing privé ;

Frais de constitution d’hypothèque ;

Frais de mainlevée d’hypothèque ;

Dépôt d’une requête en injonction de payer ;

Constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice **.

Suivi du dossier transmis à l’avocat **.

 

 

 

 

 

 

 

 

9.2. Frais et honoraires liés aux mutations

Établissement de l’état daté ;

Opposition sur mutation (article 20 I de la loi du 10 juillet 1965) ;

Délivrance du certificat prévu à l’art.20 II de la loi du 10 juillet 1965.

 

 

 

9.3 Frais de délivrance des documents sur support papier (art. 33 du décret du 17 mars 1967 et R. 134-3 du code de la construction et de l’habitation)

Délivrance d’une copie du carnet d’entretien ;

Délivrance d’une copie des diagnostics techniques ;

Délivrance des informations nécessaires à la réalisation d’un diagnostic de performance énergétique individuel mentionnées à l’article R. 134-3 du code de la construction et de l’habitation ;

Délivrance au copropriétaire d’une copie certifiée conforme ou d’un extrait de procès-verbal d’assemblée générale ainsi que des copies et annexes (hors notification effectuée en application de l’article 18 du décret du 17 mars 1967).

 

 

 

 

 

 

 

 

** Le texte précise : « (uniquement en cas de diligences exceptionnelles) » Cette mention conduit à la suppression de la rémunération d’une prestation ne relevant pas de la gestion courante. Ce qui serait illégal. Les diligences nécessaires pour la constitution d’un dossier de recouvrement sont connues. La notion de diligences exceptionnelles est ici vide de contenu.

 

10. Copropriété en difficulté

Sans objet

11. Reddition de compte

La reddition de compte interviendra chaque année à la date ou selon la périodicité suivante : …

Cette clause est illégale puisque le statut de la copropriété impose la comptabilité par exercice et l’arrêté des comptes à la date de clôture de l’exercice.

 

12. Compétence

Tous les litiges nés de l’exécution du présent contrat sont de la compétence de la juridiction du lieu de situation de l’immeuble.

Les parties élisent domicile aux fins des présentes, aux adresses ci-dessous : 

Pour le syndic ………………. Pour le syndicat …

Fait en deux exemplaires et signé ce jour, le … à …

Le syndicat                                     Le syndic

 

 

ANNEXE 1 AU CONTRAT DE SYNDIC

 

LISTE NON LIMITATIVE DES PRESTATIONS INCLUSES DANS LE FORFAIT

 

 

PRESTATIONS

I. - Assemblée générale

I-1° Préparation de l’assemblée générale.

a) Établissement de l’ordre du jour ;

b) Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965

I-2° Convocation à l’assemblée générale

a) Élaboration et envoi de la convocation avec l’ordre du jour, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions

I-3° Tenue de l’assemblée générale.

a) Présence du syndic ou de son représentant à l’assemblée générale suivant les stipulations prévues par le contrat au titre du forfait ;

b) Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs ;

c) Rédaction et tenue du registre des procès-verbaux.

I-4° Information relative aux décisions prises en assemblée générale.

a) Envoi et notification du procès-verbal comportant les décisions prises en assemblée générale aux copropriétaires (opposant ou défaillant) ;

b) Information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l’assemblée générale par affichage d’un procès-verbal dans les parties communes.

II. - Conseil syndical

II-5° Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat ou des lots gérés (notamment par accès en ligne sécurisé) ;

II-6° Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.

III. - Gestion des opérations financières et comptabilité générale de la copropriété

III-7° Comptabilité du syndicat.

Cette rubrique doit comporter la tenue de la comptabilité et le respect de la procédure d’engagement juridique

a) Établissement des comptes de gestion et des annexes du syndicat des copropriétaires, conformément à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 ;

b) Établissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical, conformément à l’article 14-1 de la même loi et au décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 ; Inutile puisque le statut l’impose

c) Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur.

d) Mention dans les relevés généraux des charges locatives récupérables et pour chaque article de la TVA liée. (Ajout 13/07/2015)

III-8° Comptes bancaires.

a) Ouverture d’un compte bancaire séparé ou, le cas échéant, d’un sous-compte individualisé en cas de dispense (résultant d’une décision de l’assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues au II de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;

b) Ouverture d’un compte bancaire séparé destiné à recevoir les cotisations prévues à l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965.

III-9° Comptabilité séparée de chaque copropriétaire.

Omission de la tenue de la comptabilité du syndicat conformément aux dispositions de l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965, et de celles du décret et de l’arrêté du 14 mars 2005 

Omission de la répartition des charges et produits conformément aux dispositions de l’article 10 de la loi du 10 juillet 1965 et de l’article 1 du décret du 17 mars 1967.

Omission de la restitution en fin d’exercice ou de chantier des provisions sur charges du budget prévisionnel ou sur travaux et opérations de l’article 14-2

a) Tenue des comptes de chaque copropriétaire ;

b) Appel des provisions sur budget prévisionnel ;

c) Imputations des consommations individuelles de fluide ou d’énergie ;

d) Reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs en l’absence de relevé ;

e) Appels sur régularisations de charge ;

f) Appels des cotisations du fonds de travaux.

III-10° Autres.

a) Vérification et paiement des factures des fournisseurs et prestataires ;

b) Recouvrement des créances auprès des tiers : relance par lettre simple avant mise en demeure ;

c) Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat ;

d) Attestation de TVA aux fournisseurs et prestataires.

III-11° Remise au syndic successeur.

a) Remise de l’état financier, de la totalité des fonds, de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat.

IV. - Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété

IV-12° Immatriculation du syndicat.

a) Mise à jour du registre d’immatriculation.

IV-13° Documents obligatoires.

a) Élaboration et mise à jour de la fiche synthétique de copropriété ;

b) Gestion de tous les audits, diagnostics et dossiers obligatoires (à l’exclusion du diagnostic de performance énergétique collectif et de l’audit énergétique, qui peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques dans les conditions précisées au 7.2.5 du présent contrat) ;

c) Établissement et mise à jour du carnet d’entretien conformément au décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 ;

d) Établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires ;

e) Notification de l’exercice du droit de délaissement prévue au III de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. (Manifestement hors gestion courante)

IV-14° Archives du syndicat et accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés.

La rédaction de cette disposition est particulièrement déplorable et susceptible de préjudicier grandement aux syndicats par déperdition d’archives

a) Détention et conservation des archives, notamment les plans, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, l’état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les diagnostics techniques, les contrats de travails des préposés du syndicat, les contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que toute pièce administrative (l’assemblée générale, statuant à la majorité de tous les copropriétaires, peut décider de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat en application du I de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;

b) Transmission des archives au syndic successeur ;

c) Élaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur ;

d) Mise à disposition d’un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l’assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965).

 

IV-15° Entretien courant et maintenance.

a) Visites de la copropriété et vérifications, selon les stipulations prévues au contrat ;

b) Gestion des travaux d’entretien courant et de maintenance visés à l’article 45 du décret du 17 mars 1967 ;

c) Vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement communs ;

d) Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l’échéance dans le cadre du budget prévisionnel ;

e) Établissement et présentation à l’assemblée générale, au moins tous les trois ans, de la liste des travaux d’entretien et de conservation des parties communes et des éléments d’équipement commun nécessaires dans les trois années à échoir, en vue de la constitution de provisions spéciales ;

f) En vue de la consultation au cours d’une assemblée générale incluse dans le forfait, appel d’offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d’une pluralité de devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret du 17 mars 1967.

V. - Assurances

V-16° Souscription des polices d’assurance au nom du syndicat soumise au vote de l’assemblée générale.

V-17° Déclaration des sinistres concernant les parties communes ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes.

V-18° Règlement des indemnités aux bénéficiaires.

VI. - Gestion du personnel

VI-19° Recherche et entretien préalable.

VI-20° Établissement du contrat de travail et de ses avenants éventuels.

VI-21° Gestion des procédures de rupture du contrat de travail.

VI-22° Paiement du salaire, tenue du livre des salaires, édition des bulletins de paies.

VI-23° Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux.

VI-24° Attestations et déclarations obligatoires.

VI-25° Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité.

VI-26° Mise en place et mise à jour du document unique d’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs.

VI-27° Gestion de la formation du personnel du syndicat.

VI-28° contrôle d’activité du personnel du syndicat

 

 

ANNEXE 2

 

LISTE LIMITATIVE DES PRESTATIONS PARTICULIÈRES POUVANT DONNER LIEU AU VERSEMENT D’UNE RÉMUNÉRATION SPÉCIFIQUE COMPLÉMENTAIRE

 

PRESTATIONS

DÉTAILS

I. - Prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires

1° Préparation, convocation et tenue d’assemblées générales supplémentaires et dépassement des plages horaires de référence convenues ;

2° Organisation de réunions supplémentaires avec le conseil syndical ;

3° Réalisation de visites supplémentaires de la copropriété.

II. - Prestations relatives au règlement de copropriété et à l’état descriptif de division :

4° Établissement ou modification du règlement de copropriété à la suite d’une décision du syndicat ;

5° Publication de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes.

III. - Prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres

6° Déplacements sur les lieux ;

7° Prise de mesures conservatoires ;

8° Assistance aux mesures d’expertise ;

9° Suivi du dossier auprès de l’assureur.

IV. - Prestations relatives aux travaux et études techniques dont la liste est fixée à l’article 44 du décret du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi du 10 juillet 1965.

 

V. - Prestations relatives aux litiges et contentieux (hors recouvrement de créances auprès des copropriétaires)

10° Mise en demeure par lettre recommandée accusée de réception ;

11° Constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier, à l’assureur protection juridique ;

12° Suivi du dossier transmis à l’avocat.

VI. - Autres prestations

13° Diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d’acquisition ou de dispositions de parties communes (hors prestations visées au II) ;

14° Reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non réparti(s), en cas de changement de syndic ;

15° Représentation du syndicat aux assemblées d’une structure extérieure (syndicat secondaire, union de syndicats, association syndicale libre) créée en cours de mandat ainsi qu’aux assemblées supplémentaires de ces mêmes structures si elles existaient antérieurement à la signature du contrat de syndic ;

16° Constitution et suivi du dossier d’emprunt souscrit au nom du syndicat en application des alinéas 1 et 2 de l’article 26-4 de la loi du 10 juillet 1965 ;

17° Constitution et suivi d’un dossier de subvention au profit du syndicat ;

18° Immatriculation initiale du syndicat.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Le contrat JPM-COPRO après son nettoyage

 

 

 

L’assemblée générale des copropriétaires de l’immeuble sis à Paris 75022 17 rue de Fleurs, tenue le 18 avril 2015, a désigné à nouveau la SARL Copropriété sereine en qualité de syndic pour une durée de dix-huit mois courant du 18 avril 2015 au 18 octobre 2016.

Elle a approuvé le contrat de syndic établi comme il suit, et désigné Monsieur Gabriel FOURNIER, copropriétaire présent à l’assemblée pour le signer au nom du syndicat des copropriétaires :

 

Entre les soussignés:

1.. D’une part :

La SARL Copropriété Sereine, dont le siège est à Paris 75022 42 Avenue du Vivre ensemble, représentée par Monsieur Claude DILIGENT, Gérant directeur général, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro      ;

Titulaire de la carte professionnelle mention (préciser) n° , délivrée le par

Titulaire d’un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle souscrit le auprès de

Titulaire d’une garantie financière conformément à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970 précitée, souscrite le         auprès de                 , dont l’adresse est                  . pour un montant  de 1.100.000 € au titre de l’année 2015.

2... D’autre part :

Le syndicat des copropriétaires de l’immeuble sis à Paris 75022 17 rue de Fleurs, immatriculé sous le n° (nnnnnn)

Titulaire d’un contrat d’assurance responsabilité civile souscrit le          auprès de             

Représenté par Monsieur Gabriel FOURNIER comme indiqué ci-dessus

 

Il a été convenu ce qui suit :

 

PRÉAMBULE

 

Le présent contrat de mandat est soumis aux dispositions de la loi du 10 juillet 1965 précitée et des textes pris pour son application, notamment le décret du 17 mars 1967.

Le syndic professionnel est soumis aux dispositions de la loi du 2 janvier 1970, ci-dessus mentionnée, et au décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 pris pour son application ainsi qu’au code de déontologie promulgué en application de l’article 13-1 de cette même loi.

L’article 66 du décret du 2 juillet 1972 dispose que « Le mandataire [ici le syndic] ne peut ni demander ni recevoir, directement ou indirectement, d’autres rémunérations, à l’occasion des opérations dont il est chargé [ ici la mission dont il est chargé], que celles dont les conditions de détermination sont précisées dans la décision de nomination et dans le mandat, ni de personnes autres que celles qui y sont désignées. »

 

1. Missions

Le syndicat confie au syndic qui l’accepte mandat d’exercer la mission de syndic de l’immeuble ci-dessus désigné. L’objet de cette mission est notamment défini à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précitée et par le présent contrat.

Le présent contrat est conclu pour une durée identique à celle du mandat de syndic soit  dix-huit mois courant du 18 avril 2015 au 18 octobre 2016.

Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.

 

3. Révocation du syndic

Le contrat de syndic peut être révoqué par l’assemblée générale des copropriétaires statuant à la majorité des voix de tous les copropriétaires (art. 25 de la loi du 10 juillet 1965). Cette révocation doit être fondée sur un motif légitime.

La délibération de l’assemblée générale désignant un nouveau syndic vaut révocation de l’ancien à compter de la prise de fonction du nouveau (art. 18, dernier alinéa, de la loi du10 juillet 1965).

 

4. Démission du syndic

Le syndic pourra mettre fin à ses fonctions à condition d’en avertir le président du conseil syndical, à défaut chaque copropriétaire, au moins trois mois à l’avance par lettre recommandée avec accusé de réception.

 « La lettre de démission doit comporter un avertissement relatif à la nécessité de convoquer une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic et l’engagement pris par le démissionnaire de convoquer cette assemblée s’il a reçu des dossiers de candidatures dans les 45 jours de la notification de sa démission. »

 

5. Nouvelle désignation du syndic

A la fin du présent contrat, l’assemblée générale des copropriétaires procède à la désignation du syndic de la copropriété. Un nouveau contrat, soumis à l’approbation de l’assemblée générale, est conclu avec le syndic renouvelé dans ses fonctions ou avec le nouveau syndic.

L’assemblée générale appelée à se prononcer sur cette désignation est précédée d’une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat, qui s’effectue dans les conditions précisées à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

 « tous les trois ans, le conseil syndical procède à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue de la prochaine assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'examen des projets de contrat de syndic qu'ils communiquent à cet effet ».

6. Fiche synthétique de copropriété

Le syndic met à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année.

Le syndic met cette fiche à disposition des copropriétaires. Il la communique dans les quinze jours au copropriétaire qui en fait la demande par lettre recommandée avec accusé de réception. A défaut, il est tenu à la pénalité financière suivante : € par jour de retard.

Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l’exercice.

 

7. Prestations et modalités de rémunération du syndic professionnel

Les jours et heures ouvrables de référence pour la détermination des modalités de rémunération sont fixés comme suit : Du lundi au vendredi de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h

Les démarches individuelles de chaque copropriétaire ou occupant de l’immeuble auprès du syndic s’effectuent aux jours et heures suivantes : Du lundi au vendredi de 9 h à 11 h et de 14 h à 16 h:

 

La rémunération du syndic professionnel est déterminée de manière forfaitaire. Toutefois, une rémunération spécifique peut être perçue en contrepartie des prestations particulières limitativement énumérées à l’annexe 2 du décret du 17 mars 1967 et dans les conditions stipulées au 7.2 du présent contrat (art. 18-1 A de la loi de 1965).

 

7.1. Le forfait

 

7.1.1. Contenu du forfait

Le forfait convenu entre les parties comprend toutes les prestations fournies par le syndic au titre de sa mission, à l’exclusion des prestations limitativement énumérées à l’annexe 2 du décret du 17 mars 1967.

A ce titre, il effectue les visites et vérifications périodiques de la copropriété impliquées par la mission relative à l’administration, à la conservation, à la garde et à l’entretien de l’immeuble.

Il est convenu la réalisation, au minimum, de visite(s) et vérifications périodiques de la copropriété, d’une durée minimum de heure(s), avec rédaction d’un rapport/sans rédaction d’un rapport et en présence du président du conseil syndical/hors la présence du président du conseil syndical (rayer les mentions inutiles).

Une liste non limitative des prestations incluses dans le forfait est annexée au présent contrat.

Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire.

 

7.1.2. Précisions concernant la tenue de l’assemblée générale annuelle

Les parties conviennent que l’assemblée générale annuelle sera tenue pour une durée de    heures à l’intérieur d’une plage horaire allant de … heures à … heures, par : (  ) le syndic  (  ) un ou plusieurs préposés

7.1.3. Prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties

 

7.1.4. Prestations qui peuvent être exclues des missions du syndic sur décision de l’assemblée générale des copropriétaires

 

7.1.5. Modalités de rémunération

La rémunération forfaitaire annuelle perçue par le syndic au titre du présent contrat s’élève à la somme de … € hors taxes, soit … € toutes taxes comprises. Cette rémunération est payable d’avance trimestriellement:

Les dépassements des horaires et durées convenus pour la tenue des assemblées générales, réunions et visites/vérifications périodiques incluses dans le forfait sont facturés selon le coût horaire mentionné au 7.2.1.

L’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés.

 

7.2. Les prestations particulières pouvant donner lieu à rémunération complémentaire

7.2.1. Modalités de rémunération des prestations particulières

La rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée :

- soit en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : … €/ heure hors taxes, soit … €/heure toutes taxes comprises ;

- soit en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulière.

- soit en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l’importance des travaux préalablement à leur exécution ( ajout conforme à  7-2-5  )

La rémunération due au titre des prestations particulières s’entend hors frais d’envoi. L’envoi des documents afférents aux prestations particulières donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés.

 

7.2.2. Prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires (au-delà du contenu du forfait stipulé aux 7.1.1 et 7.1.3)

 

 

DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION

La préparation, la convocation et la tenue d’une assemblée générale supplémentaire de … heures, à l’intérieur d’une plage horaire allant de … heures à … heures

 

Le cas échéant, majoration spécifique pour dépassement d’horaires convenus : … %

L’organisation d’une réunion supplémentaire avec le conseil syndical d’une durée de … heures, par rapport à celle(s) incluse(s) dans le forfait au titre du 7.1.3

 

La réalisation d’une visite supplémentaire de la copropriété avec rédaction d’un rapport/sans rédaction d’un rapport et en présence du président du conseil syndical/hors la présence du président du conseil syndical (rayer les mentions inutiles), par rapport à celle(s) incluse(s) dans le forfait au titre du 7.1.1

 

 

 

7.2.3. Prestations relatives au règlement de copropriété et à l’état descriptif de division

 

 

DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION

L’établissement ou la modification du règlement de copropriété à la suite d’une décision du syndicat prise en application de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 (si l’assemblée générale décide, par un vote spécifique, de confier ces prestations au syndic)

(Nota. - Les parties peuvent convenir que le montant des honoraires sera fixé lors de la décision de l’assemblée générale.)

La publication de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes

 

 

7.2.4. Prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres

 

DÉTAIL DE LA PRESTATION

Les déplacements sur les lieux

La prise de mesures conservatoires

L’assistance aux mesures d’expertise

Le suivi du dossier auprès de l’assureur

 

Les prestations effectuées en dehors des jours et heures ouvrables et rendues nécessaires par l’urgence sont facturées  au coût horaire majoré de … %.

Les indemnités prises en charge par l’assureur au titre de la rémunération des prestations fournies par le syndic à l’occasion des sinistres sont encaissées par le syndicat qui aura payé les dires rémunérations.

 

7.2.5. Prestations relatives aux travaux et études techniques

Les travaux dont la liste est fixée à l’article 44 du décret du 17 mars 1967 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques, savoir :

- les travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble, autres que ceux de maintenance ou d’entretien courant ;

- les travaux portant sur les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance ;

- les travaux d’amélioration, tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;

- les études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;

- d’une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble.

Les diligences entreprises par le syndic dans le cadre de la réalisation du diagnostic de performance énergétique collectif et de l’audit énergétique peuvent donner lieu à rémunération dans les conditions prévues au présent article.

Les honoraires complémentaires éventuels sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés et aux mêmes règles de majorité (article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965).

 

7.2.6. Prestations relatives aux litiges et contentieux (hors frais de recouvrement visés au point 9.1)

DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION

La mise en demeure d’un tiers par lettre recommandée avec accusé de réception

 

La constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier de justice ou à l’assureur protection juridique (à l’exclusion des formalités visées au 7.2.4)

 

Le suivi du dossier transmis à l’avocat

 

 

 

7.2.7. Autres prestations

 

 

DÉTAIL DE LA PRESTATION

MODALITÉS DE TARIFICATION

Les diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d’acquisition ou de disposition des parties communes

(Les parties peuvent convenir que le montant des honoraires sera fixé lors de la décision de l’assemblée générale confiant au syndic les prestations concernées)

La reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non répartis (changement de syndic)

 

La représentation du syndicat aux assemblées d’une structure extérieure (syndicat secondaire, union de syndicats, association syndicale libre) créée en cours de mandat ainsi qu’aux assemblées supplémentaires de ces mêmes structures si elles existaient antérieurement à la signature du présent contrat

 

La constitution et le suivi du dossier d’emprunt souscrit au nom du syndicat en application de l’article 26-4 alinéa 1 et 2 de la loi du 10 juillet 1965

 

La constitution et le suivi d’un dossier de subvention accordé au syndicat

 

L’immatriculation initiale du syndicat

 

 

 

 

8. Défraiement et rémunération du syndic non professionnel

Sans objet

9. Frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires

Le coût des prestations suivantes est imputable au seul copropriétaire concerné et non au syndicat des copropriétaires qui ne peut être tenu d’aucune somme à ce titre.

 

DETAIL DE LA PRESTATION

TARIF

9.1. Frais de recouvrement (art. 10-1 a de la loi du 10 juillet 1965)

Mise en demeure (lettre recommandée avec accusé de réception)

Relance après mise en demeure ;

Conclusion d’un protocole d’accord par acte sous seing privé ;

Frais de constitution d’hypothèque ;

Frais de mainlevée d’hypothèque ;

Dépôt d’une requête en injonction de payer ;

Constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice .

Suivi du dossier transmis à l’avocat .

 

 

 

 

 

 

 

 

9.2. Frais et honoraires liés aux mutations

Établissement de l’état daté ;

Opposition sur mutation (article 20 I de la loi du 10 juillet 1965) ;

Délivrance du certificat prévu à l’art.20 II de la loi du 10 juillet 1965.

 

 

 

9.3 Frais de délivrance des documents sur support papier (art. 33 du décret du 17 mars 1967 et R. 134-3 du code de la construction et de l’habitation)

Délivrance d’une copie du carnet d’entretien ;

Délivrance d’une copie des diagnostics techniques ;

Délivrance des informations nécessaires à la réalisation d’un diagnostic de performance énergétique individuel mentionnées à l’article R. 134-3 du code de la construction et de l’habitation ;

Délivrance au copropriétaire d’une copie certifiée conforme ou d’un extrait de procès-verbal d’assemblée générale ainsi que des copies et annexes (hors notification effectuée en application de l’article 18 du décret du 17 mars 1967).

 

 

 

 

 

 

 

 

10. Copropriété en difficulté

Sans objet

 

11. Reddition de compte

La reddition des comptes est effectuée dans les conditions prévues par la loi du 10 juillet 1965, le décret du 17 mars 1967, le décret et l’arrêté du 14 mars 2005.

 

12. Compétence

Tous les litiges nés de l’exécution du présent contrat sont de la compétence de la juridiction du lieu de situation de l’immeuble.

Les parties élisent domicile aux fins des présentes, aux adresses ci-dessous : 

Pour le syndic ………………. Pour le syndicat …

 

Fait en deux exemplaires et signé ce jour, le … à …

 

Le syndicat                                     Le syndic

 

 

Annexes

 

 

ANNEXE AU CONTRAT DE SYNDIC

 

LISTE NON LIMITATIVE DES PRESTATIONS INCLUSES DANS LE FORFAIT

 

 

PRESTATIONS

I. - Assemblée générale

I-1° Préparation de l’assemblée générale.

a) Établissement de l’ordre du jour ;

b) Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965

I-2° Convocation à l’assemblée générale

a) Élaboration et envoi de la convocation avec l’ordre du jour, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions

I-3° Tenue de l’assemblée générale.

a) Présence du syndic ou de son représentant à l’assemblée générale suivant les stipulations prévues par le contrat au titre du forfait ;

b) Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs ;

c) Rédaction et tenue du registre des procès-verbaux.

I-4° Information relative aux décisions prises en assemblée générale.

a) Envoi et notification du procès-verbal comportant les décisions prises en assemblée générale aux copropriétaires (opposant ou défaillant) ;

b) Information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l’assemblée générale par affichage d’un procès-verbal dans les parties communes.

II. - Conseil syndical

II-5° Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat ou des lots gérés (notamment par accès en ligne sécurisé) ;

II-6° Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.

III. - Gestion des opérations financières et comptabilité générale de la copropriété

III-7° Comptabilité du syndicat.

- la tenue de la comptabilité conformément aux dispositions de l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 (procédure d’engagement juridique) (ajout)

- la répartition des charges et produits conformément aux dispositions de l’art. 10 de la loi du 10 juillet 1965 et de l’art. 1 du décret du 17 mars 1967. (ajout)

- la restitution en fin d’exercice ou de chantier des provisions sur charges du budget prévisionnel ou sur travaux et opérations de l’article 14-2 (ajout)

a) Établissement des comptes de gestion et des annexes du syndicat des copropriétaires, conformément à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 ;

b) Établissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical,

c) Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur.

III-8° Comptes bancaires.

a) Ouverture d’un compte bancaire séparé ou, le cas échéant, d’un sous-compte individualisé en cas de dispense (résultant d’une décision de l’assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues au II de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;

b) Ouverture d’un compte bancaire séparé destiné à recevoir les cotisations prévues à l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965.

III-9° Comptabilité séparée de chaque copropriétaire.

a) Tenue des comptes de chaque copropriétaire ;

b) Appel des provisions sur budget prévisionnel ;

c) Imputations des consommations individuelles de fluide ou d’énergie ;

d) Reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs en l’absence de relevé ;

e) Appels sur régularisations de charge ;

f) Appels des cotisations du fonds de travaux.

III-10° Autres.

a) Vérification et paiement des factures des fournisseurs et prestataires ;

b) Recouvrement des créances auprès des tiers : relance par lettre simple avant mise en demeure ;

c) Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat ;

d) Attestation de TVA aux fournisseurs et prestataires.

III-11° Remise au syndic successeur.

a) Remise de l’état financier, de la totalité des fonds, de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat.

IV. - Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété

IV-12° Immatriculation du syndicat.

a) Mise à jour du registre d’immatriculation.

IV-13° Documents obligatoires.

a) Élaboration et mise à jour de la fiche synthétique de copropriété ;

b) Gestion de tous les audits, diagnostics et dossiers obligatoires (à l’exclusion du diagnostic de performance énergétique collectif et de l’audit énergétique, qui peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques dans les conditions précisées au 7.2.5 du présent contrat) ;

c) Établissement et mise à jour du carnet d’entretien conformément au décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 ;

d) Établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires ;

e) Notification de l’exercice du droit de délaissement prévue au III de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. (Manifestement hors gestion courante)

IV-14° Archives du syndicat et accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés.

a) Détention et conservation des archives, notamment les plans, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, l’état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les diagnostics techniques, les contrats de travails des préposés du syndicat, les contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que toute pièce administrative (l’assemblée générale, statuant à la majorité de tous les copropriétaires, peut décider de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat en application du I de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;

b) Transmission des archives au syndic successeur ;

c) Élaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur ;

d) Mise à disposition d’un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l’assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965).

 

IV-15° Entretien courant et maintenance.

a) Visites de la copropriété et vérifications, selon les stipulations prévues au contrat ;

b) Gestion des travaux d’entretien courant et de maintenance visés à l’article 45 du décret du 17 mars 1967 ;

c) Vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d’équipement communs ;

d) Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l’échéance dans le cadre du budget prévisionnel ;

e) Établissement et présentation à l’assemblée générale, au moins tous les trois ans, de la liste des travaux d’entretien et de conservation des parties communes et des éléments d’équipement commun nécessaires dans les trois années à échoir, en vue de la constitution de provisions spéciales ;

f) En vue de la consultation au cours d’une assemblée générale incluse dans le forfait, appel d’offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d’une pluralité de devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret du 17 mars 1967.

V. - Assurances

V-16° Souscription des polices d’assurance au nom du syndicat soumise au vote de l’assemblée générale.

V-17° Déclaration des sinistres concernant les parties communes ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes.

V-18° Règlement des indemnités aux bénéficiaires.

VI. - Gestion du personnel

VI-19° Recherche et entretien préalable.

VI-20° Établissement du contrat de travail et de ses avenants éventuels.

VI-21° Gestion des procédures de rupture du contrat de travail.

VI-22° Paiement du salaire, tenue du livre des salaires, édition des bulletins de paies.

VI-23° Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux.

VI-24° Attestations et déclarations obligatoires.

VI-25° Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité.

VI-26° Mise en place et mise à jour du document unique d’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs.

VI-27° Gestion de la formation du personnel du syndicat.

VI-28° contrôle d’activité du personnel du syndicat

 

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

15/07/2015

 

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