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2 / 1.5.1

Désignation du syndic par l’assemblée générale

 

 

I.        contenu de la décision

A.       la désignation du syndic

B.       le contrat de mandat du syndic

C.       la dispense d’ouverture d’un compte séparé

II.      durée des fonctions du syndic

A.       première désignation du syndic

B.       renouvellement du mandat

III.     durée de la dispense

IV.     élaboration de la décision

A.       désignation d’un nouveau syndic

B.       renouvellement du mandat du syndic en place

V.       effets de la décision

VI.     annulation de la décision ou du mandat

A.       annulation de la décision

B.       nullité de plein droit du mandat

 

 

Nous rappelons en premier lieu les textes à prendre en considération pour traiter de la désignation du syndic.

 

Article L 17

« Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d'un conseil syndical.

« Dans les cas où, avant la réunion de la première assemblée générale, un syndic a été désigné par le règlement de copropriété ou par tout autre accord des parties, cette désignation doit être soumise à la ratification de cette première assemblée générale.

« A défaut de nomination, le syndic est désigné par le président du tribunal de grande instance saisi à la requête d'un ou plusieurs copropriétaires. »

 

Modifié par LOI n°2014-366 du 24 mars 2014 - art. 55 (V)

Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d’un conseil syndical.

Dans les cas où, avant la réunion de la première assemblée générale suivant la mise en copropriété, un syndic provisoire a été désigné par le règlement de copropriété ou par tout autre accord des parties, ce syndic ne peut être maintenu que par décision de l’assemblée générale, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndics effectuée par le conseil syndical, s’il en existe un, ou les copropriétaires.

A défaut de nomination, le syndic est désigné par le président du tribunal de grande instance saisi à la requête d’un ou plusieurs copropriétaires, du maire de la commune ou du président de l’établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d’habitat du lieu de situation de l’immeuble .

 

 

 

Article L 18 :

« Indépendamment des pouvoirs qui lui sont conférés par d'autres dispositions de la présente loi ou par une délibération spéciale de l'assemblée générale, le syndic est chargé, dans les conditions qui seront éventuellement définies par le décret prévu à l'article 47 ci-dessous :

« […]

« - d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut en décider autrement à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1 lorsque l'immeuble est administré par un syndic soumis aux dispositions de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce ou par un syndic dont l'activité est soumise à une réglementation professionnelle organisant le maniement des fonds du syndicat. La méconnaissance par le syndic de cette obligation emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu'il aurait passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables. »

 

Modifié par LOI n°2014-366 du 24 mars 2014 - art. 55 (V)

 

II.-Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé :

[…]

-d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut en décider autrement à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1 lorsque l'immeuble est administré par un syndic soumis aux dispositions de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce ou par un syndic dont l'activité est soumise à une réglementation professionnelle organisant le maniement des fonds du syndicat. La méconnaissance par le syndic de cette obligation emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu'il aurait passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables ;

 

Modifié par LOI n°2014-366 du 24 mars 2014 - art. 55 (V)  Version au 26 mars 2015

 

-d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il choisit, un compte séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut décider, à la majorité de l'article 25, que ce compte est ouvert dans un autre établissement bancaire de son choix. Ce compte bancaire ne peut faire l'objet ni d'une convention de fusion, ni d'une compensation avec tout autre compte. Les éventuels intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat. La méconnaissance par le syndic de ces obligations emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu'il a passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables. Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci. Toutefois, lorsque le syndicat comporte au plus quinze lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, l'assemblée générale peut, à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1, dispenser le syndic soumis à la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce, ou dont l'activité est soumise à une réglementation professionnelle organisant le maniement des fonds du syndicat, d'ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat. Le compte unique fait apparaître dans les écritures de l'établissement bancaire un sous-compte individualisant comptablement les versements et prélèvements afférents au syndicat. Le syndic effectue sur ce sous-compte, sans délai, les versements des sommes et valeurs appartenant au syndicat et y reporte les dépenses effectuées pour son compte. Le syndic transmet au président du conseil syndical une copie des relevés périodiques bancaires du sous-compte, dès réception de ceux-ci. Dans ce cas, le syndic ne peut pas proposer une rémunération différenciée en fonction de la décision de l'assemblée relative à la dispense de compte bancaire séparé ;

 

 

Article L 21

 

Article 21

Modifié par LOI n°2014-366 du 24 mars 2014 - art. 55 (V)

 

Au cas où l’assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic, celle-ci est précédée d’une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic, faisant notamment état des frais afférents au compte bancaire séparé, effectuée par le conseil syndical, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen des projets de contrat de syndic qu’ils communiquent à cet effet.

Le conseil syndical peut proposer de ne pas procéder à la mise en concurrence mentionnée au troisième alinéa lorsque le marché local des syndics ne permet pas cette mise en concurrence. Le syndic notifie cette proposition aux copropriétaires dans un délai leur permettant de demander l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen des projets de contrat de syndic qu’ils communiquent à cet effet. La proposition du conseil syndical ne fait pas l’objet d’une question inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Le conseil syndical peut se prononcer, par un avis écrit, sur tout projet de contrat de syndic. Si un tel avis est émis, il est joint à la convocation de l’assemblée générale, concomitamment avec les projets de contrat concernés.

 

 

Article L 25

« Ne sont adoptées qu’à la majorité des voix de tous les copropriétaires les décisions concernant :

« […]

« c) la désignation ou la révocation du ou des syndics et des membres du conseil syndical. »

 

Article D 28

« Sous réserve des dispositions de l'article L. 443-15 du code de la construction et de l'habitation et des stipulations particulières du règlement de copropriété, les fonctions de syndic peuvent être assumées par toute personne physique ou morale.

« En dehors de l'hypothèse prévue par l'article L. 443-15 précité, la durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois années. Toutefois, pendant le délai prévu à l'article 1792 et 2270 du code civil, elle ne peut dépasser une année lorsque le syndic, son conjoint, leurs commettants ou employeurs, leurs préposés, leurs parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus ont, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, même par personne interposée, participé à la construction de l'immeuble.

« Le syndic peut être de nouveau désigné par l'assemblée générale pour les durées prévues à l'alinéa précédent. »

 

Article D 29

Version antérieure au Décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 14

« Le contrat de mandat du syndic fixe sa durée, sa date de prise d'effet ainsi que les éléments de détermination de la rémunération du syndic. Il détermine les conditions d'exécution de la mission de ce dernier en conformité avec les dispositions des articles 14 et 18 de la loi du 10 juillet 1965.

« La décision qui désigne le syndic et qui approuve le contrat de mandat est votée par l'assemblée générale à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965. »

 

Version modifiée par Décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 14

Le contrat de mandat du syndic fixe sa durée et précise ses dates calendaires de prise d’effet et d’échéance, ainsi que les éléments de détermination de la rémunération du syndic. Il détermine les conditions d’exécution de la mission de ce dernier en conformité avec les dispositions des articles 14 et 18 de la loi du 10 juillet 1965.

La décision qui désigne le syndic et qui approuve le contrat de mandat est votée par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

 

Article D 29-1

« La décision, prise en application du septième alinéa de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, par laquelle l'assemblée générale dispense le syndic de l'obligation d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat fixe la durée pour laquelle la dispense est donnée.

« Cette dispense est renouvelable. Elle prend fin de plein droit en cas de désignation d'un autre syndic. »

 

I.          contenu de la décision

De la combinaison  de ces textes, il résulte qu’il faut distinguer :

- La désignation du syndic, qui fait l’objet de l’article L 25

- L’approbation du contrat de mandat qui fait l’objet de l’article D 29 alinéa 2

 

L’article 29 alinéa 2 du décret vise « la décision qui désigne le syndic et qui approuve le contrat de mandat ». Le décret ne saurait contrarier la loi. Mais la principe de l’unicité de la décision finale doit être approuvé car c’est un solution logique.

L’expérience montre néanmoins que, dans bien des cas, il est nécessaire de faire précéder l’adoption « solennelle » de cette décision unique par des scrutins portant sur différentes modalités du mandat et notamment :

La durée du mandat, - et non pas celle du contrat de syndic -, qui est impérativement liée à celle du mandat.

Le mode de gestion des fonds syndicaux qui peut exiger l’octroi de la dispense d’ouverture d’un compte séparé et peut aussi avoir une incidence sur le montant des honoraires forfaitaires ht de gestion courante.

Éventuellement les modalités de la rémunération du syndic

 

Une bonne préparation de l’assemblée et la qualité de l’information préalable fournie aux copropriétaires peuvent faciliter grandement la mise en œuvre de cette procédure dans le cas de la désignation d’un nouveau syndic. Il est alors possible de présenter une résolution globale, ou plusieurs successivement en cas de pluralité de candidatures admises.

Pour chacun des candidats, s’il y a lieu, l’assemblée ne procède alors qu’à un seul scrutin, réserve faite, bien entendu, de la nécessité éventuelle de recourir à un second dans les conditions prévues par l’article L 25-1 sur lequel nous reviendrons plus loin.

En principe, ces difficultés n’apparaissent pas dans le cas d’un renouvellement du mandat social du syndic en place.

 

A.        la désignation du syndic

La désignation du syndic est l’élément essentiel de la décision.

La loi du 28 juin 1938 traitait de la nomination du syndic. Le terme de désignation met en valeur le caractère collectif de l’acte juridique : un vote de l’assemblée. Cet acte est commun à toutes les catégories de syndics, même au syndic coopératif désigné au suffrage indirect.

C’est exclusivement de sa désignation par un vote de l’assemblée que le syndic tient sa qualité de représentant légal du syndicat des copropriétaires, mandataire institutionnel de la communauté immobilière. Le « contrat de mandat » n’est qu’un accessoire, nonobstant son caractère indispensable.

L’article 28 du décret traite de « la durée des fonctions du syndic », c’est à dire de la durée du mandat social conféré par la désignation. La durée du mandat du syndic doit être fixée par la décision de désignation. Elle ne peut excéder trois années

L’article 29 porte atteinte à la cohérence du statut en précisant que « Le contrat de mandat du syndic fixe sa durée et précise ses dates calendaires de prise d’effet et d’échéance ». La durée du contrat accessoire de mandat ne peut que se confondre avec celle du mandat lui-même. Il est bien évident qu’en cas de démission ou révocation du syndic, le contrat de mandat ne saurait se poursuivre distinctement.

Dans la pratique, on doit considérer que la nécessaire mention des dates calendaires s’applique à la décision de désignation.

 

B.        le contrat de mandat du syndic

L’article D 29, dans sa nouvelle rédaction résultant du décret du 17 mai 2004, traite d’un contrat de mandat du syndic qui n’existe pas dans la loi du 10 juillet 1965. La pratique de ce contrat s’étant généralisée, les syndics ont intérêt à établir un projet de contrat de mandat comportant la liste des prestations de gestion courante et les honoraires ht et ttc correspondants, celle des prestations exceptionnelles et les indications relatives à leur rémunération. Sur ce point nous renvoyons aux indications fournies en 2 / 2.1.2 pour les syndics professionnels.

Les termes de l’article D 29 ayant une portée générale, les copropriétaires se portant candidats comme syndics non professionnels doivent également établir un projet de contrat, notamment lorsqu’ils sollicitent une rémunération.

Le projet de contrat de syndic doit être impérativement joint à la convocation conformément aux prescriptions de l’article D 11-I-4° . S’il y a plusieurs candidatures, chaque projet de contrat doit être joint à la convocation.

 

Le contrat de mandat du syndic accroché de guingois aux basques du syndic par le pouvoir réglementaire en fait un prestataire de services quasiment commerciaux sinon marchands. C’est avec peine que les Juges s’efforcent d’appliquer au statut du syndic certaines des règles du mandat civil.

Dans le même esprit, on doit noter que l’article 2004 du Code civil fait obligation au mandataire révoqué de restituer au mandant la procuration qui lui a été donnée. Cette disposition ne saurait être appliquée au syndic qui doit au contraire conserver la justification de sa qualité déchue.

Force est toutefois de reconnaître que, de nos jours, les syndics professionnels se présentent plus comme des prestataires de services que comme des représentants de groupes sociaux choisis spontanément pour leurs vertus et compétences dans l’intérêt de la collectivité. On peut donc comprendre l’établissement d’un « contrat de mandat » définissant les obligations du syndic et les modalités de sa rémunération.

 

C.        la dispense d’ouverture d’un compte séparé

Une innovation majeure de la loi SRU du 13 décembre 2000 a été d’imposer, par une modification de l’article L 18, le principe de la gestion de la trésorerie du syndicat par le truchement d’un compte séparé ouvert au nom du syndicat.

Mais l’article L 18 comporte une exception au profit :

- Des syndics professionnels classiques, assujettis au régime de la loi Hoguet

- Des professionnels divers exerçant l’activité de syndic à titre accessoire, et « dont l'activité est soumise à une réglementation professionnelle organisant le maniement des fonds du syndicat. ». C’est le cas des géomètres-experts et des architectes notamment.

 

Dans ces cas, « l'assemblée générale peut en décider autrement à la majorité de l'article 25 et, le cas échéant, de l'article 25-1 ». L’assemblée peut ainsi dispenser les syndics professionnels de l’obligation d’ouvrir un compte séparé. Nantis de cette dispense, ils peuvent gérer la trésorerie par le truchement d’un compte bancaire ou postal unique ouvert à leur nom.

L’article D 29-1 précise que

- la décision de dispense doit fixer la durée pour laquelle la dispense est donnée

- la dispense est renouvelable

- la dispense prend fin de plein droit en cas désignation d’un autre syndic

 

Dès lors que le syndic à désigner est un professionnel soumis à ces dispositions, la question de la dispense d’ouverture d’un compte séparé doit être inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée appelée à décider sur la désignation, s’il exige de gérer la trésorerie par un compte bancaire unique ouvert à son nom, ou s’il propose à l’assemblée les deux solutions, avec des conditions de rémunération différentes.

Le bon sens commande de joindre la question de la dispense aux précédentes. Toutefois le projet peut se présenter en deux branches au sujet de la dispense. Le syndic peut présenter en effet deux propositions de rémunération. L’une correspond à la gestion par compte unique, l’autre, majorée, correspond à la gestion par compte séparé.

 

Certains font valoir que le cas de la dispense  pourrait figurer simplement dans le contrat de mandat. Mais l’expérience montre que les projets de contrat de syndic annexés aux convocations ne sont lus que par un faible nombre de copropriétaires. Il est donc justifié que ce point important figure de manière distincte dans le projet de résolution soumis à l’assemblée.

 

Pour apprécier finalement les différents éléments de la décision de nomination du syndic, on doit considérer :

·          Que les pouvoirs et obligations de tout syndic d’une copropriété déterminée ont pour fondements exclusifs les dispositions du statut de la copropriété et les clauses du règlement de copropriété.

·          Que sa qualité de représentant légal du syndicat peut lui imposer en outre, le cas échéant, des obligations occasionnelles distinctes non prévues dans les textes législatifs, réglementaires ou conventionnels.

·          Que M. X en est investi par sa désignation en qualité de syndic par l’assemblée générale

·          Que le contrat de mandat n’a pour objet essentiel que de déterminer « les conditions d’exécution de sa mission » , c’est à dire les modalités d’exercice de ses pouvoirs et surtout de ses obligations. Rien n’interdit d’ailleurs la modification du contrat de syndic pendant la durée du mandat. Elle exige alors l’accord des deux parties intéressées.

·          Que s’il y a lieu, l’assemblée accepte ou refuse de dispenser le syndic de son obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé

 

Au final, la décision de l’assemblée doit comporter :

- La désignation du syndic, qui fait l’objet de l’article L 25

- L’approbation du contrat de mandat qui fait l’objet de l’article D 29 alinéa 2

- Le cas échéant, la dispense d’ouverture du compte séparé et ses modalités, qui fait l’objet des articles L 18 et D 29-1

 

II.         durée des fonctions du syndic

L’article 28 du décret indique qu’en dehors de l’hypothèse prévue par l’article L. 443-15 du code de la construction et de l’habitation, la durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois années.

Toutefois, pendant les délais prévus à l’article 1792-4-1 du code civil, elle ne peut dépasser une année lorsque le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, leurs commettants ou employeurs, leurs préposés, leurs parents ou alliés jusqu’au troisième degré inclus ont, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, même par personne interposée, participé à la construction de l’immeuble.

L’article 28 ajoute que « Le syndic peut être de nouveau désigné par l’assemblée générale pour les durées prévues à l’alinéa précédent. »

Il faut appliquer à la détermination de la durée du mandant l’exigence de précision ses dates calendaires de prise d’effet et d’échéance. Cette recommandation a été déjà formulée dans le passé par la Commission relative à la copropriété. Elle fait écho aux décisions de jurisprudence qui ont justement jugé qu’une mandat d’une année conféré le 18 mai 2010 expire le 18 mai 2011.

Nous savons tous maintenant qu’il ne faut pas désigner pour une durée d’une année. Le mandat qualifié « mandat d’un an » exige la désignation du syndic pour une durée de dix-huit mois sous les réserves que nous présentons ci-après. 

Quant à l’article D 29, il  indique à tort que le contrat de mandat fixe également la durée du mandat, sa date de prise d’effet et les éléments de détermination de la rémunération du syndic.

 

A.        première désignation du syndic

Une première règle permet d’encadrer le sujet : lorsque la durée des fonctions du syndic est de trois années, cette durée court, de quantième à quantième, de la date de l’entrée en fonction à celle identique de la troisième année. Plus précisément, pour un syndic désigné le 17 avril 2009, entré en fonction le 18 avril 2009, la date d’expiration des fonctions est le 18 avril 2012. Il sera donc nécessaire qu’à cette date l’assemblée ait désigné à nouveau le même syndic ou désigné un autre syndic. A défaut, le syndicat se trouvera dépourvu de syndic.

De la même manière, si l’assemblée tenue le 17 mai 2010 a désigné le syndic pour une durée d’une année avec entrée en fonction le 18 mai 2010, une nouvelle assemblée aura dû être tenue avant le 18 mai 2011 pour le désigner à nouveau ou désigner un autre syndic [1] .

 

Pour contourner la rigueur de cette solution, une pratique vicieuse a été de faire mention de la durée d’une année en ajoutant qu’elle pouvait se prolonger jusqu’à la date de l’assemblée appelée à statuer sur les comptes de l’exercice [précédent]. » Cette solution a été admise par la jurisprudence et même par la Cour de cassation [2]

La Commission relative à la copropriété, dans sa recommandation n° 15, a mis en garde les syndics au sujet de l’imprécision de ce mode de détermination de la durée de leurs fonction.

La Cour de cassation a modifié sa position et jugé qu’il convient de s’en tenir aux termes de la décision de l’assemblée qui limite strictement à une année de quantième à quantième la durée des fonctions du syndic, sans qu’il soit possible de faire référence à une date d’assemblée générale à convoquer [3].

« Mais attendu qu'ayant relevé, par motifs propres et adoptés, que le mandat de la société S. avait été renouvelé le 22 mai 1997 pour une durée d'un an prenant fin lors de l'assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l'exercice clos au 31 décembre 1997, ce qu'elle ne pouvait ignorer et qu'il appartenait à celle-ci de faire en sorte que ce vote intervînt avant le 22 mai 1998, la cour d'appel a retenu, à bon droit, que le mandat de la société S. prenant fin le 22 mai 1998, celle-ci ne pouvait après cette date convoquer une assemblée générale et qu'elle devait rembourser diverses sommes que le syndicat avait dû payer en raison du maintien de son activité ; »

Une solution pratique : le mandat de dix-huit mois.

Une solution simple, dans le cas d’un syndicat dont l’exercice court du 01/01 au 31/12, est donc de désigner le syndic pour une durée de dix huit mois qui, dans la plupart des cas, n’est jamais accomplie. L’assemblée réunie le 14 avril 2010 désigne le syndic pour une durée de dix-huit mois à compter du jour de sa désignation. L’assemblée annuelle suivante est tenue le 19 avril 2011 et désigne à nouveau le syndic pour une durée de dix huit mois à compter du 19 avril 2011. La durée effective du mandat peut être supérieure à douze mois. Cette méthode assure parfaitement la sécurité juridique du syndicat.

Ce mécanisme est déjà utilisé mais les projets de résolutions présentés sont parfois ambigus. Nous proposons donc le projet suivant et restons à l’écouter des observations et suggestions qu’il pourrait susciter.

Projet de résolution

 

« La durée du présent mandat est fixée à 18 mois à compter de ce jour, 14 avril 2010, pour se terminer au plus tard le 14 octobre 2011.

« Elle expirera de plein droit à la date de la prochaine assemblée générale annuelle appelée soit à renouveler le présent mandat, soit à désigner un autre syndic ou, le cas échéant, en vertu de l’article 25-1 de la loi, à la date de la « seconde assemblée » appelée à décider ce renouvellement ou la désignation d’un autre syndic.

« Le renouvellement du mandat ou la désignation d’un autre syndic entraînera la cessation du présent mandat et l’entrée en vigueur d’un nouveau mandat à compter de l’une ou l’autre des ces dates.

« En cas de non-renouvellement de son mandat, le Cabinet X renonce d’ores et déjà à toute rémunération pour la période courant de la date de la décision et se terminant à l’échéance maximale du présent mandat.

 

Dans cet exemple, la désignation pour une année imposerait la tenue de la prochaine assemblée annuelle avant le 14 avril 2011 et interdirait la convocation d’une seconde assemblée. En effet le syndicat serait dépourvu de syndic en l’absence de renouvellement du mandat du syndic en place et de désignation d’un autre syndic. On peut d’ailleurs noter que la formule de la désignation pour un an génère fatalement un raccourcissement progressif du délai de convocation.

La prochaine assemblée générale annuelle devra être tenue normalement avant le 30 juin 2011. En cas de difficultés imprévues, ce mécanisme permet la tenue de l’assemblée en juillet et la tenue éventuelle d’une seconde assemblée en septembre, voire début octobre, sans risque de vacance du poste de syndic.

 

B.        renouvellement du mandat

L’article D 28, en son dernier alinéa, précise que « le syndic peut être de nouveau désigné par l’assemblée générale par l’assemblée générale pour les durées prévues à l’alinéa précédent »

Nous préférons pour notre part conserver le terme de renouvellement du contrat de mandat. Le terme « renouvellement » n’impose pas, en effet, la conservation à l’identique des clauses du contrat renouvelé. Le renouvellement du mandat s’entend essentiellement du maintien au syndic de sa qualité de mandataire institutionnel du syndicat. Les conditions du mandat de syndic peuvent être modifiées.

Le renouvellement du mandat est décidée comme indiqué dessus pour une durée de 18 mois et dans les mêmes conditions. Si une assemblée  annuelle a été tenue tardivement, en septembre par exemple, alors qu’elle aurait due être tenue avant le 30 juin, il est bien entendu possible de raccourcir à 15 mois la durée du mandat.

Le renouvellement du mandat ne vaut pas quitus de la gestion passée. Il peut être décidé par l’assemblée alors que des réserves ont été formulées pour l’exercice échu, soit au sujet des comptes, soit au sujet de la gestion.

III.        durée de la dispense

On ne saurait oublier ici le problème posé par la durée de la dispense d’ouverture du compte séparé, dont la durée doit également être fixée.

Est-il nécessaire de porter chaque année cette question à l’ordre du jour ? La logique juridique devrait conduire à une réponse affirmative puisque l’assemblée tenue en 2010 ne semble pas pouvoir déterminer les rapports juridiques entre le syndicat et le syndic pour une durée supérieure à celle du mandat qu’elle confère.

Du point de vue pratique, il faut au contraire prendre en considération le fait que le syndic peut légalement subordonner son acceptation de prendre en charge un nouveau syndicat au maintien de la gestion de la trésorerie par le truchement de son compte unique. On conçoit qu’il puisse souhaiter être assuré de la stabilité de ce régime pour un certain temps.

La solution serait alors de décider lors de l’assemblée décidant sa désignation, de lui accorder la dispense pour une durée excédant celle du premier mandat, voire pour la durée de tous ses mandats successivement renouvelés.

La Recommandation 22, complétée, de la Commission indique :

« Considérant que la durée se définit comme un espace de temps ;

« Considérant que le texte ne lie pas la durée de la dispense à la durée du mandat de syndic et que, dès lors, la première peut excéder la seconde ; qu'il appartient à l'assemblée générale de décider du principe et de la durée de la dispense ; que néanmoins une durée indéterminée équivaudrait à une absence de durée. Que cette solution contreviendrait directement au texte en vigueur qui prévoit le renouvellement de la dispense, ce qui implique une limitation dans le temps, autre que celle qui pourrait résulter soit d'une nouvelle désignation du syndic, soit d'un changement de syndic ;

« Considérant qu'une dispense accordée pour un certain nombre de mandats de syndic ne correspondrait pas à une durée puisque chaque assemblée désignant le syndic peut librement fixer le temps de sa mission dans la limite de trois ans ;

« Que par ailleurs si la durée de la dispense peut excéder celle du mandat de syndic, il convient d'appeler l'attention sur le risque inhérent à la solution qui consiste à ne pas faire coïncider les deux dates.

« Considérant qu'en raison de la nullité de plein droit attachée à l'absence d'une dispense régulière en cours de validité, il convient aux assemblées générales de décider de la durée avec précision ;

« Considérant que si la dispense prenait fin en cours de mandat, il serait nécessaire que l'assemblée générale statue de nouveau en temps voulu ;

« Recommande en conséquence,

- de fixer la durée de la dispense prévue par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 à une durée déterminée et certaine en mois ou en année, qui peut être celle du mandat de syndic, en précisant la date de prise d'effet.

- de faire coïncider, dans la mesure du possible, sa durée avec celle du mandat de syndic.

 

Il faut en retenir avant tout la nécessité d’une détermination précise de la durée et une mise en garde à propos d’une durée qui se terminerait en cours de mandat. Par contre la durée fixée pour un nombre de mandats successifs ne serait pas indéterminée puisque, de toute manière, la durée de chaque mandat ne peut excéder trois années. Une assemblée tenue le 15 avril 2010 peut désigner la syndic pour une durée de dix huit mois et accorder la dispense pour ce premier mandat et les deux suivants et se terminant de toute manière le 15 octobre 2013. Cette décision peut être modifiée ultérieurement pour être adaptée à une modification de la durée des mandats futurs.

 

La solution la plus simple est de limiter la durée de la dispense à celle du mandat conféré.

 

IV.       élaboration de la décision

Nous distinguons ici encore deux cas : désignation d’un nouveau syndic et renouvellement du mandat d’un syndic en place.

A.        désignation d’un nouveau syndic

Dans ce cas, l’assemblée est généralement saisie de plusieurs propositions qui ont été recueillies par le conseil syndical, dans le cadre d’une mise en concurrence.

Les projets de contrat de syndic doivent être joints à la convocation. Celle ci doit comporter un projet de résolution dont certaines zones devront être complétées.

Le conseil syndical peut faire rapport à l’assemblée de ses démarches et indiquer ses préférences après avoir commenté les différentes propositions. Le président peut tenir compte de l’avis du conseil syndical pour fixer l’ordre dans lequel les propositions seront mises aux voix.

La décision de l’assemblée est prise dès lors qu’une candidature a recueilli la majorité des voix de tous les copropriétaires. Il n’y a pas lieu de poursuivre l’examen des autres candidatures.

 

Si aucune candidature n’a recueilli la majorité nécessaire, l’assemblée peut procéder à un second vote dans les conditions prévues par l’article L 25-1 si l’une au moins des candidatures a obtenu au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires. La décision peut alors être prise à la majorité prévue à l’article 24.

B.        renouvellement du mandat du syndic en place

Les dispositions des articles L 21 et D 19-2 relatives à la mise en concurrence ne sont pas applicables au contrat de syndic. Le syndic se borne donc à joindre à la convocation un nouveau projet de contrat.

Par contre, le syndic est tenu de porter à l’ordre du jour une proposition de changement de syndic régulièrement notifiée par un copropriétaire dans les conditions prévues par l’article D 10. Cette demande doit être accompagnée d’un projet de contrat de syndic.

Dans ce cas, le bon sens commande au président de faire examiner en premier lieu la proposition de renouvellement du syndic en place. La décision de renouvellement est adoptée si le renouvellement a recueilli la majorité de l’article 25. Il est inutile d’examiner l’autre proposition.

Si le renouvellement n’a pas obtenu la majorité de l’article 25, l’assemblée doit être invitée à voter sur la proposition de changement de syndic. L’article D 19 interdit en effet de passer d’emblée à un second vote (article L 25-1) sur le renouvellement du syndic en place.

Si la proposition du nouveau candidat est adoptée à la majorité de l’article 25, la décision est prise. Dans le cas contraire il est procédé à un second vote si les conditions fixées par l’article L 25-1 sont remplies pour l’une au moins des propositions ou les deux éventuellement.

V.        effets de la décision

En vertu de la décision de l’assemblée, le syndic désigné est investi de son mandat institutionnel à l’instant fixé pour son entrée en fonction. Lorsque la situation n’est pas conflictuelle, il est possible de fixer la date d’effet de la décision à une date postérieure à celle de l’assemblée, notamment un fin de mois. C’est une commodité évidente pour la présentation de la comptabilité.

Une mission directement liée à la désignation est la reprise des fonds, documents et archives détenus par son prédécesseur, dans les conditions prévues par les articles L 18-2, D 33 et 33-1. Notons qu’à l’égard du syndic sortant, le délai de remise des pièces court à compter de la cessation de ses fonctions.

La décision fait également courir, s’il y a lieu, le délai de trois mois qui lui est imparti par l’article L 18, pour faire procéder à l’ouverture au nom du syndicat d’un compte bancaire ou postal séparé.

Lorsqu’il existe des instances judiciaires en cours, le syndic doit intervenir auprès des avocats ou avoués du syndicat pour que soient modifiées les indications relatives à la représentation du syndicat dans les pièces de procédure.

Les autres formalités relèvent de la pratique courante des relations commerciales et administratives.

 

Quand il s’agit d’un renouvellement, le syndic poursuit purement et simplement sa mission. Il n’est tenu à aucune formalité particulière 

 

VI.       annulation de la décision ou du mandat

La décision de l’assemblée est assujettie au régime général fixé par l’article L 42. Les effets de l’annulation présentent néanmoins quelques aspects particuliers.

Par ailleurs l’article L 18 prévoit une sanction spécifique lorsque le syndic désigné n’a pas respecté l’obligation d’ouvrir au nom du syndicat un compte séparé dans le délai de trois mois : la méconnaissance de cette obligation emporte la nullité de plein droit de son mandat. Nous examinerons ce point particulier.

A.        annulation de la décision

Les cas d’annulation de la décision pour des motifs intrinsèques à son objet sont liés à la constatation d’une incapacité ou d’une interdiction quelconque. C’est le cas par exemple lorsque le syndic professionnel désigné n’est pas titulaire de la carte professionnelle exigée pour l’exercice de cette activité.

Par ailleurs la décision peut être annulée pour des motifs tenant au droit commun de la copropriété : convocation irrégulière de l’assemblée par exemple.

L’annulation de la décision peut alors avoir pour conséquence l’annulation des assemblées que le syndic aura convoquées depuis le jour de sa désignation jusqu’au jour où la décision judiciaire d’annulation sera devenue définitive.

B.        nullité de plein droit du mandat

On constate ici l’ambiguïté de la terminologie employée.

Lorsque le syndic n’a pas fait ouvrir un compte séparé dans le délai prévu par la loi, la nullité de plein droit frappe-t-elle la désignation, le mandat institutionnel ou le « contrat de mandat » ?

Il faut considérer

·          Que pendant trois mois le syndic a exercé dans des conditions parfaitement régulières, que l’on ne retrouve pas lorsque la décision a été viciée par une irrégularité antérieure à sa proclamation.

·          Que le texte prévoit un effet rétroactif de la sanction puisqu’il précise que les actes que le syndic aurait passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables.

 

Il nous semble donc que c’est d’une révocation de plein droit qu’il aurait fallu parler.

 

 

 

 

Mise à jour

24/08/2014

 

 



[1] Cass. Civ. 3e 12/03/1997 RDI 1997 p. 286 note Capoulade

[2] Cass. Civ. 3e 23/02/2000 Loyers et cop. 2000 n° 129

[3] Cass. Civ. 3e 26/05/2004 ; 22/09/2004 Loyers et cop. 2004 n° 215