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I.         représentation légale du syndicat

II.        pouvoir disciplinaire

III.       administration de l’immeuble

IV.      conservation de l’immeuble

A.       conservation juridique

B.       conservation technique

V.       garde de l’immeuble

VI.      entretien de l’immeuble

VII.     gestion financière et comptable

VIII.    fonctionnement de l’assemblée

IX.      administration du syndicat

X.       missions légales incidentes

XI.      Pouvoirs et obligations implicites

 

 

 

Lorsque le syndic discute un contrat il agit en gestionnaire. Lorsqu’il le signe, il agit comme représentant légal et il exécute une décision du syndicat. Il faut donc distinguer

- les obligations légales mises à la charge du syndicat lui-même

- de celles qui paraissent mises directement à la charge du syndic.

 

L’expansion récente de la pratique d’un « contrat de syndic », - encore ignoré à ce jour par la loi du 10 juillet 1965 -, a conduit à établir différentes listes prétendument exhaustives des prestations confiées aux syndics. Nous avons tenté d’en établir une synthèse (voir Contrat de syndic JPM-COPRO.htm ).

Pour la détermination de la rémunération des syndics  professionnels, ces listes comportent un classement des prestations en deux catégories :

- Les prestations relevant de la « gestion courante », en fonction de leur récurrence et de leur prévisibilité à la date d’établissement du contrat

- Les prestations dites particulières ou exceptionnelles

 

La vérité est que, tant du point de vue juridique que du point de vue pratique, le syndic doit faire tout ce qui est nécessaire à l’administration du syndicat et à la gestion de l’immeuble, sans que la loi ni le règlement de copropriété puissent à cet égard limiter sa compétence ni ses obligations et les prérogatives qui en découlent. Notre faveur va au contrat «  tout sauf » (voir Contrat syndic tout sauf.htm ) qui présente l’avantage de ne lister que les prestations exceptionnelles, toutes les autres relevant de plein droit de la gestion courante.

 

Nous écartons donc le cadre fourni par le régime consumériste de la détermination des honoraires des professionnels dans la présente étude qui prend en considération l’ensemble des dispositions légales et réglementaires applicables aux syndicats, aux immeubles en copropriété et aux personnes concernées d’une manière ou d’une autre.

 

I.          représentation légale du syndicat

Le syndic doit accomplir tous les actes liés aux fonctions qui lui sont dévolues sans que les énumérations légales, réglementaires ou contractuelles puissent avoir un caractère limitatif.

·         Représentation légale du syndicat

·         Représentation en justice

·         Publicité foncière

·         Signature des contrats et conventions

·         Actes d’aliénation et d’acquisition au nom du syndicat (art. L 16)

·         Ensemble des formalités incombant au syndicat

·         Ordres de services et commandes de fournitures courantes.

La fonction de représentation présente, dans la mission du syndic, une parfaite autonomie. Le fait pour un syndic d’avoir été frappé d’une interdiction d’exercer (art 186 de la loi du 25 janvier 1985) ne le prive pas de sa fonction de représentation [1]. Cette fonction doit être prise en considération pour la détermination des honoraires de gestion courante du syndic.

La théorie du mandat apparent peut trouver application pour certaines de ces prestations. Un acte extra-judiciaire est valablement délivré à un ancien syndic. Son effet interruptif d’un délai est reconnu même s’il y a lieu de renouveler la signification l’acte au nouveau syndic, dès lors que le requérant n’avait pas eu connaissance du changement de syndic.

La validation des actes effectués par un syndic avant l’annulation judiciaire de sa nomination, prévue par la loi dans certains cas, n’est pas fondée sur la théorie du mandat apparent car, au moment de l’acte, le syndic avait bien cette qualité.

II.         pouvoir disciplinaire

Les spécialistes des institutions collectives reconnaissent le pouvoir disciplinaire comme une caractéristique essentielle de l’ordre collectif. Il est considéré par les classiques comme permettant la sanction de la violation d’une clause contractuelle. Au contraire, pour les tenants de l’institution, le pouvoir disciplinaire « procède  de l’autorité nécessaire à tout groupement sur ses membres, en constitue le complément indispensable et possède le même fondement qu’elle » [2], qui est conventionnel.

Une particularité navrante du statut de la copropriété reste de confier cette mission au syndic en lui refusant les pouvoirs nécessaires. Le législateur, qui s’était réservé la détermination des pouvoirs du syndic, n’avait envisagé ni une intervention réglementaire aussi réductrice que celle de l’article D 55 ni la rigoureuse interprétation qui en a été faite par la jurisprudence. Ceci étant, le pouvoir disciplinaire du syndic peut se manifester de différentes manières :

Surveillance générale des activités et contrôle du respect de la destination

Organisation appropriée du gardiennage et instructions au personnel

Droit de remontrance et rappel des clauses du règlement de copropriété

Dès lors que des interventions amiables demeurent sans effet, le syndic n’a d’autre solution que d’informer l’assemblée et lui demander l’autorisation d’agir en justice contre les contrevenants. Une autorisation anticipée, même limitée à un objet précis, est considérée comme nulle par la jurisprudence. Le syndic peut seulement organiser sa riposte en engageant une action qui sera soumise postérieurement à la ratification de l’assemblée.

L’importance de cet aspect de la vie des copropriétés méritait, nous semble-t-il, ces considérations juridiques qui pourraient justifier des actions doctrinales en faveur d’une réforme salutaire, exigée par la dégradation constante de la situation dans ce domaine. Nous verrons que, pour les infractions les plus graves, la jurisprudence écarte trop souvent les réactions syndicales au nom des prérogatives individuelles et de la liberté de jouissance du lot.

III.        administration de l’immeuble

La loi du 10 juillet 1965 laisse au syndicat le soin de l’administration des parties communes (art. L 14). Elle traite en son chapitre II de l’administration de la copropriété mais n’y fait expressément référence qu’en l’article 17 dont le dernier alinéa vise « le cas ou l’administration de la copropriété est confiée à un syndicat coopératif ». L’article 18 enfin confie au syndic la charge d’administrer l’immeuble. A des titres divers (agent juridique du syndicat, agent d’exécution des décisions d’assemblées, pouvoir propre de faire respecter les clauses du règlement de copropriété, le syndic est donc chargé de l’administration de l’immeuble et de celle du syndicat. Ses attributions sont variées :

·         Administration des parties communes

·         Contrôles des domiciliations loi de 1984, de la recevabilité des demandes et du respect des délais de validité.

·         Rapport avec les autorités administratives

·         Gestion des services collectifs

·         Traitement initial de toute question intéressant la collectivité dont il est saisi de quelque manière que ce soit, en ce compris l’apparition de règles nouvelles.

IV.       conservation de l’immeuble

L’article L 14 fixe comme objet au syndicat la conservation de l’immeuble mais l’article L 18 confie au syndic la charge de pourvoir à sa conservation. Il en a par conséquent la charge aussi bien que les pouvoirs. La conservation de l’immeuble présente un double aspect, juridique et technique.

A.        conservation juridique

Dans de nombreux cas, la mission de conservation juridique du syndic se confond avec sa mission disciplinaire. Elle se rapproche du rôle d’un propriétaire avisé dès lors qu’il s’agit de lutter contre des empiètements ou des atteintes diverses à la substance même du bien commun.

·         Contrôle des empiètements internes ou externes

·         Contrôle des travaux privatifs affectant les parties communes

·         Contrôle des travaux voisins ou de voirie

·         Expropriation ; mesures d’urbanisme ; zonage (article 16-2)

·         Atteintes diverses

·         Souscription de contrat d’assurances, en particulier de l’assurance dommage ouvrage prévue par la loi  n° 78-12 du 04/01/1978

·         Actions possessoire  et pétitoire

·         Contrôle d’exploitation des droits accessoires aux parties communes art L 37 

·         Prestations relatives à la publicité foncière (publication de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété  et des modificatifs)

B.        conservation technique

Il s’agit ici de sauvegarder la substance matérielle du bien commun, de ses éléments d’équipement et la maintenance des services. Les prestations à ce titre sont variées, de l’organisation et du contrôle de l’entretien courant jusqu’à l’exécution immédiate de travaux nécessités par une urgence absolue. Elles comportent le recours à des assistances appropriées et l’information des copropriétaires sur les opportunités de la gestion prévisionnelle et la prévention des risques.

·         en cas d’urgence faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble (pouvoir propre) ; notion d’urgence ; cas des atermoiements de l’assemblée

·         Proposition de provisions spéciales pour travaux futurs

·         Tenue du carnet d’entretien

·         Gestion et exploitation des contrôles techniques (chaufferie, ascenseurs et contrôles quinquennaux ou après changement d’exploitant ou gros travaux), contrôles particuliers IGH et ERP ou immeubles à destination particulière.

·         Réglementation relative aux ascenseurs

·         Réglementation relative aux portes de garages

·         Réglementation relative aux vide ordures

·         Réglementation relative aux installations sportives (notamment piscines) et aires de jeux des enfants

·         Télévision et réseau câblé

·         Prévention et diagnostics (amiante, termites, légionellose, saturnisme, radon, etc…)

 

Elles varient en fonction de la nature, de l’importance, de l’âge et de la destination de l’immeuble.

Les prescriptions à mettre en œuvre peuvent avoir une incidence sur le nombre et la qualification des salariés du syndicat comme sur la nature des relations à entretenir avec certains services publics

V.        garde de l’immeuble

L’article L 18 impose au syndic de « pourvoir à la garde et à l’entretien de l’immeuble ». Cette prescription n’est pas limitée à l’organisation matérielle du gardiennage et de la protection contre les intrusions. Elle renvoie aux dispositions de l’article 1384 du code civil, premier alinéa :

On est responsable non seulement du dommage que l’on cause par son propre fait mais encore de celui qui est causé par le fait des choses que l’on a sous sa garde

Le gardien de la chose est celui qui en a l’usage, la direction et le contrôle. La responsabilité spécifique du syndicat édictée par l’article L 14 pour les dommages causés aux copropriétaires et aux tiers par le vice de construction ou le défaut d’entretien des parties communes n’exclut pas sa mise en cause sur le fondement de l’article 1384 du code civil.[3] On retrouve dans la jurisprudence propre aux immeubles en copropriété toutes les hypothèses connues en droit commun.

Le transfert de la garde peut exonérer le propriétaire de la chose de toute responsabilité. En copropriété, le fait de confier à une entreprise spécialisée la surveillance de l’immeuble et de ses installations n’a pas pour effet de lui en transférer la garde et d’exonérer le syndicat en cas de sinistre[4].

Le champ d’application de la notion de garde de l’immeuble est donc plus étendu qu’on ne le pense :

·         Assurer la garde et la sécurité de l’immeuble

·         Veiller à la pérennité de la garde et au fonctionnement du service de gardiennage

·         Faire assurer l’efficacité des clôtures

·         Garde juridique : veiller aux sources de responsabilité pour ce qui relève de l’article 1384 du Code civil.

·         Embauche et licenciement du personnel (art D 31 mais détermination des emplois par l’assemblée.

VI.       entretien de l’immeuble

Les sinistres sont souvent provoqués par un défaut d’entretien des parties communes. Les observations précédentes demeurent valables dans ce domaine. Il ne s’agit pas seulement de veiller à la propreté des parties communes. Le syndic doit se préoccuper du mauvais état d’un escalier parce qu’une marche usée ou cassée peut être à l’origine de la chute d’une personne[5] Les prestations relatives à l’entretien de l’immeuble sont également très variées :

·         Entretien courant

·         Contrats d’entretien de faible durée

·         Menus travaux

·         Gestion des aires de jeux

·         Tenue du carnet d’entretien

·         Gestion et exploitation des contrôles techniques (chaufferie, ascenseurs et contrôles quinquennaux ou après changement d’exploitant ou gros travaux), contrôles particuliers IGH ou immeubles à destination particulière.

·         Respect de tous les textes techniques ou autres étrangers au statut de la copropriété

On retiendra sur ces deux points, garde et entretien, l’existence d’une double confusion. D’une part ces questions semblent relever de la seule application de la Convention nationale des gardiens et employés d’immeubles. D’autre part le texte est lié à la mise en œuvre éventuelle de la responsabilité du syndicat par application des dispositions de l’article 1384 du code civil.

VII.     gestion financière et comptable

Le syndic est chargé du maniement des fonds syndicaux et de la tenue de la comptabilité de l’immeuble. Il faut préciser que ces prestations comportent le paiement des créanciers du syndicat, l’encaissement des cotisations dues par les copropriétaires, la répartition périodique entre eux des charges et l’établissement des documents financiers et comptables de fin d’exercice, y compris celui du budget prévisionnel.

Le décret du 27 mai 2004 modifiant celui du 17 mars 1967 comme le décret du 14 mars 2005 et son arrêté d’application de même date ont apporté de profondes modifications au contenu de la mission du syndic dans ce domaine.

Le nouveau régime légal pose en principe la gestion des fonds par un compte bancaire ou postal séparé ouvert au nom du syndicat. Ce régime est impératif pour les copropriétaires syndics (y compris les syndics coopératifs). Les syndics professionnels y sont également astreints sauf si l’assemblée décide de conserver ou d’adopter le régime du compte unique ouvert au nom du syndic.

Il impose le financement des charges par des appels provisionnels et leur mise en répartition annuelle en fin d’exercice. En d’autres termes il écarte formellement le système ancien des « comptes trimestriels ».

Il impose l’utilisation de la comptabilité par engagement. Un ordre de service doit donc faire l’objet d’un enregistrement comptable à régulariser après facturation. Cette méthode présente l’avantage d’un suivi plus fiable de la situation financière réelle du syndicat. Sa mise en œuvre posera certainement des problèmes mais le principe n’est pas sérieusement contestable.

Il établit un lien étroit entre le budget prévisionnel, réservé aux charges courantes, et le financement provisionnel. Ce principe, conjugué à la gestion par compte bancaire ou postal propre au syndicat, imposera aux syndics et aux membres des conseils syndicaux une étude sérieuse des budgets prévisionnels et l’appréciation de l’importance d’une réserve de trésorerie (fonds de roulement) qui demeurera indispensable.

Le nouveau régime impose enfin de nouvelles règles comptables et surtout un plan comptable. Les prestations générales imposées au syndic demeurent les suivantes :

·         Tenue de la comptabilité conformément à la nouvelle réglementation

·         Établissement des documents généraux et comptables par exercice

·         Gestion financière du syndicat (ouverture de compte, préfinancement et répartition des charges, recouvrement des impayés, inscription de l’hypothèque légale du syndicat (article L 19), mise en œuvre des privilèges syndicaux (art L 19 pour privilège art. 2102-1° ; art 19-1 pour privilège immobilier art 2103), opposition à paiement de prix de vente art L 20, réalisation des appels de fonds art D 35 et D 37)

·         Établissement du budget prévisionnel

·         Ouverture d’un compte bancaire ou postal s’il y a lieu

·         Placement des fonds au titre des provisions spéciales

·         Assurer le respect du droit de contrôle individuel des comptes (article 18-1)

·         Obligation de régler les dettes du syndicat

·         Gestion des mutations et des mesures sauvegardant les intérêts du syndicat.

·         Reddition des comptes et rapport de gestion

·         Appels des provisions prévues par la loi

 

Nous examinerons le détail de ces obligations dans les études consacrées à la gestion financière et comptable du syndicat.

VIII.    fonctionnement de l’assemblée

Sur ce point nous renvoyons à l’étude consacrée aux assemblées générales. Elle consacre le rôle primordial dévolu au syndic en ce domaine. Nous rappelons les prestations essentielles imposées au syndic

·         Convoquer l’assemblée générale annuelle dans les conditions imposées par la loi même en cas d’opposition ou de carence du conseil syndical (art D 7).

·         Assurer le secrétariat de l’assemblée sauf décision contraire

·         Convocation des assemblées nécessaires, décidées ou imposées

·         Établissement du procès verbal

·         Diffusion et notification du procès verbal

·         Exécution des décisions de l’assemblée

·         Établissement ou traitement des documents à joindre à la convocation

·         Diffusion des demandes d’ordre du jour complémentaires

·         En l’absence de précision des textes, effectuer les prestations nécessaires en début d’assemblée (signature de la feuille de présence et désignation du président)

IX.       administration du syndicat

L’administration de l’immeuble ne peut être confondue avec celle du syndicat. Celle ci comporte des prestations que nous rappelons ci dessous. Cette liste n’est pas limitative et il faut en particulier y ajouter l’établissement des correspondances diverses exigées par les rapports avec les tiers et les copropriétaires.

·         Administration du syndicat (tenue de la liste des copropriétaires art D 32, des archives et des registres de procès verbaux, délivrance de copies)

·         Gestion des salariés du syndicat

·         Assurer le respect du droit de contrôle du conseil syndical (art L 21 et D 26)

·         Informer les copropriétaires de toute nouvelle procédure (art D 59).

·         Nomination d’un mandataire ad hoc dans les cas nécessaires (art D 54)

·         Rapports avec les organisations de locataires s’il y a lieu.

·         Obligations relatives aux locataires et aux bailleurs.

·         Tenue de la liste des copropriétaires ; communication de cette liste (art. D 32)

·         Conservation des archives du syndicat (art D 33 et Recommandation 19)

·         Communication des documents relatifs au syndicat.

·         Respect de la Loi informatique et libertés

·         Recueil des informations dues par le représentant légal d’une société d’attribution copropriétaire

·         Désignation d’un mandataire commun (art L 23 et D 12)

·         Établissement d’une élection de domicile lorsque cela est nécessaire

·         Gestion des mutations et des mesures de sauvegarde des intérêts du syndicat.

·         Publicité foncière des décisions prises par le syndicat soumises à cette obligation.

·         Gestion des actions et défenses en justice (art L 15 + art L 18)

·         Prestations liées aux risques de responsabilité du syndicat (article L 14)

·         Exécution des dispositions du règlement de copropriété

X.        missions légales incidentes

Il peut arriver que la personne exerçant la fonction de syndic soit chargée d’une mission légale à titre personnel mais à raison de sa qualité de syndic. C’est le cas par exemple pour une copropriété comportant un établissement recevant du public (ERP). Le régime des ERP prévoit la désignation d’un « responsable unique de la sécurité » pour l’ERP. A défaut de désignation par les propriétaires ou exploitants concernés, le responsable peut être désigné judiciairement. C’est alors fréquemment le syndic qui est désigné par le Juge. Sur cette question voir Syndic secur ERP.htm 

Pour les immeubles de grande hauteur (IGH) le syndic a la charge du contrôle de l’application de l’article R 122-18  CCH par les propriétaires ou occupants. Il s’agit de la détermination du potentiel calorifique des éléments mobiliers introduits dans l’immeuble qui ne doit pas excéder les limites fixées par le règlement de sécurité. Toutefois le respect des règles de sécurité incombe aux occupants de l’immeuble et le « mandataire » s’acquitte suffisamment de son obligation en demandant à chacun des occupants la justification du respect de cette obligation particulière (Rep. min. n° 24200 du 24/01/1999 JOAN Q 01/03/1999 1277).

Nous avons placé le terme « mandataire » entre guillemets car le syndic intervient alors en qualité de mandataire dans les conditions prévues par l’article R 122-14 CCH.

Il existe d’autres exemples de missions légales incidentes.

XI.       Pouvoirs et obligations implicites

Obligation de conseil et d’information (notamment mode de répartition des charges, décisions irrégulières, majorités nécessaires, maintenance de la documentation et de la jurisprudence, vérification de la qualité des entreprises et correspondants divers, signaler une répartition défectueuse sans y remédier de sa propre initiative).

Respecter l’ensemble des dispositions légales et réglementaires de source statutaire ou extérieure.

Disposer des moyens nécessaires à assurer la mission confiée, y compris pour le syndic bénévole

Respect de tous les textes techniques ou autres étrangers au statut de la copropriété

Pouvoirs et obligations sur délégation de l’assemblée (art 25 a et D 21)

 

 

 

 

Mise à jour

22/08/2014

 



[1]  CA Paris 19e 13/12/1995 Jurisdata 024237 ; Une solution identique est admise pour le gérant d’une SARL lorsque la fonction d’administration provisoire ne comporte pas la représentation de la société

[2]  Brethe de la Gressaye et Legal Le pouvoir disciplinaire dans les institutions privées Sirey 1938 p. 12 & ss. ; position reprise par J.P Gastaud Personnalité morale et droit subjectif LGDJ 1977 p. 365

[3]  Cass. civ. 3  27/01/1977 JCP G 1977 IV 71

[4]  Cass. civ. 3  16/06/1998 RDI 1998 690 note Capoulade ; Loyers & cop. 1998 n° 257. La cause du sinistre était un acte de malveillance que la société de gardiennage n’avait pu prévenir (ouverture d’une vanne d’incendie et inondation)

[5]  CA Paris 03/03/1977 D 1978 IR 136